Приветствую! Сегодня мы продолжим изучать участок бухучета денежных средств. Следующим его представителей (наряду с расчетным счетом) является учет денег в кассе фирмы. Пожалуй, это тоже самый простой участок в работе.
Учет денежных средств в кассе - минимум теории
Бухгалтерский счет учета по кассе - это счет с кодом 50. На этом счете ведется учет информации о деньгах в кассе предприятия. Эти деньги называют наличными, в обиходе - НАЛ. Весь бухгалтерский участок касса можно описать буквально несколькими ключевыми терминами:
- Лимит денежных средств в кассе
- Ограничение на максимальную сумму расчетов с контрагентами по кассе
- Два основных первичных документа кассы
- Специальный отчет по кассе.
- Специальный документ, предназначенный для выдачи заработной платы.
Лимит денежных средств
В кассе каждый день может храниться сумма денег, не превышающая некоторый лимит. Лимит или ограничение суммы определяется банком, по согласованию с руководителем предприятия. Сумма лимита - это сумма денег, необходимая предприятию для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдача командировочных, выплата заработной платы и др. Сумма лимитов может пересматриваться в связи с возрастающей потребностью фирмы.
Организации, не ИП, излишек наличных денег обязательно сдают в банк на расчетный счет. Для этого, если суммы большие, предприятия пользуются услугами инкассации, которые в конце дня приезжают и забирают излишек. В конце месяца фирма-инкассация выставляет нашей фирмы суммы по оказанным услугам.
Единственный случай, когда в кассе разрешается иметь суммы сверх лимита - это дни выплаты заработной платы. И то, есть ограничение в количестве дней - от 3-х до 5. Сумма не выданной заработной платы помечается в бухучете, как депонированная и деньги сдаются в банк.
Ограничение расчетов наличными деньгами
Для начала вспомним, кто такие контрагенты - это участники рынка, с которыми взаимодействует наше предприятие. Участниками могут быть организации, индивидуальные предприниматели и физические лица. Все они взаимодействуют между собой и осуществляют взаиморасчеты наличкой, т.е. через кассу.
Когда взаимодействие происходит между организациями и физическими лицами - ограничений нет.
Между организацией и другими организациями, между организацией и ИП - существует ограничение в 100000р. в рамках одного договора. Т.е. выплатить или получить деньги можно только в сумме не больше 100000р. по одному договору. Если сумма договора больше, то остальные платежи придется осуществлять через расчетный счет. Либо составлять несколько договоров, отличающихся друг от друга. Придумывание новых немного разных договор делается для того, чтобы контролирующие органы не посчитали их сделанными специально для обхода ограничения в 100000р.
Первичные документы для учета денежных средств в кассе
Суть работы участка кассы - это взаиморасчеты с контрагентами, сотрудниками, а также выдача денег подотчетным лицам на оплату нужд самого предприятия. Самые основные первичные документы в бухучете по учету кассы - это:
- Приходный кассовый ордер (ПКО)
- Расходный кассовый ордер (РКО)
- Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость
Назначение ПКО и РКО - зарегистрировать прием, либо выдачу денег по кассе. Эти документы не должны иметь исправлений, помарок. Если нужно что-то исправить - выписывается новый документ.
В работе кассира, кроме создания по кассе ПКО и РКО, существует еще одно действие, выполняемое в конце дня. Этим действием будет создание и распечатка специального отчета под названием «Кассовая книга».
Отчет «Кассовая книга» - это специального вида реестр, собирающий за день все движения по кассе: все ПКО и РКО. Кассовая книга показывает остаток в кассе на начало дня, все приходы за счет ПКО, расходы за счет РКО и остаток на конец дня.
Документ «Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость» - это документ больше для расчетчика заработной платы. Для кассы (т.е. для кассира) используется печатная форма этого документа для выдачи наличных денег по заработной плате. В печатной форме «расчетно-платежная ведомость» сотрудник расписывается за полученные деньги. В конце дня кассир подводит итог всех выплаченных сумм и делает один общий РКО на итоговую сумму. Печатную форму РКО кассир подкалывает к печатной форме «Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость»
Примеры первичных документов для работы денежными средствами по кассе
Взаимодействие учета денежных средств с другими счетами
Как только встречается слово взаиморасчеты по кассе, так сразу же должно всплывать словосочетание «поставщики», «покупатели», «сотрудники». Добавьте сюда еще участок подотчетных лиц и расчетный счет. И все. Это самые используемые на фирмах участки бухучета, работающие с кассой.
Теперь сразу небольшое практическое задание. Выпишите счета бухучета, с которыми, по-вашему мнению, задействован счет кассы (50)
Как выглядит в плане счетов
Сейчас настало время заглянуть в план счетов и посмотреть, как выглядит бухгалтерский счет в программе 1С Бухгалтерия. Давайте попробуем рассказать про счет и «предсказать», что мы ожидаем увидеть, когда начнем с ним работать. Ок?
Характеристики по 50 счету говорят нам, что счет :
«Аналитический» , поскольку имеются субсчета и субконто «Движения денежных средств». Таким образом, вся информация о наличности предприятия уже детализируется.
«Активный» - видим букву «А»
Вспоминаем, счет «Активный», значит информация с него в Балансе пойдет в таблицу Актив. Приход всех денег будет отображаться в Дебете счета, а расход пойдет в Кредит счета. Остаток по счету может быть только в Дебете либо 0.
Субконто «Движение денежных средств» , чем оно нам интересно? Дело в том, что это субконто разделяет информацию по кассе на более подробную, показывая нам Как двигаются наличные денежные средства. (кстати, помните, такое же субконто есть у 51 счета) Посмотрите на реальный отчет по кассе в "ОСВ по счету 50"
Дополнительно
Бухгалтер, работающий на участке касса, несет полную материальную ответственность за вверенные ему деньги: их учет, контроль и остаток.
Отчет «кассовая книга» имеет свою последовательную нумерацию и составляется только в те дни, когда были хоть какие-то движения по кассе. В те дни, когда не было ни одного ПКО или РКО - отчет «Кассовая книга» не составляется.
Выдача заработной платы, когда получателем является не сам сотрудник, а кто-то за него, тогда кассир требует доверенность.
Также доверенность требуется от представителя поставщика, если он пришел в кассу нашего предприятия получить деньги за что-то, что мы у него купили.
Для всех организаций Российской Федерации установлены единые требования к порядку учета и хранения наличных денежных средств. Все операции по приему и расходованию наличных денежных средств, а также хранение денег и денежных документов должны осуществляться в кассе организации.
Касса – это подразделение организации, выполняющее кассовые операции с наличными деньгами и денежными ценностями. Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать требованиям по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений .
Порядок ведения кассовых операций
Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией ЦБ России от 04.10.93 г. «О порядке ведения кассовый операций в РФ ».
Организации могут хранить в своих кассах наличные денежные средства в пределах лимитов остатка кассы , установленных банками по согласованию с руководителями организаций.
Прием наличных денег при расчетах с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.
Кассовые операции оформляются с использованием форм бланков кассовых документов , утвержденных Министерством Финансов РФ, и проводятся в следующем порядке:
- оформление первичных кассовых документов. Поступление наличных денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером . Выдача наличных денежных средств из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером ;
- регистрация сформированных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов ;
- регистрация кассовых операций в кассовой книге и ежедневное выведение остатка по кассовой книге. Записи в книгу делаются в двух экземплярах;
- сдача в бухгалтерию отчета кассира с приходными и расходными кассовыми документами.
В случаях оплаты труда, выдачи депонированных сумм, выплаты пособий по социальному страхованию и т.п. кассовые операции могут оформляться платежными ведомостями без составления кассового ордера для каждого получателя. В таком случае, на основании платежной ведомости, формируется один расходный кассовый ордер на общую сумму выданных по ведомости денежных средств.
Порядок учета кассовых операций
Для организации бухгалтерского учета кассовых операций предназначен счет 50 «Касса». Согласно утвержденному плану счетов бухгалтерского учета к счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
- 50.1 «Касса организации». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в валюте РФ;
- 50.2 «Операционная касса». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в билетных кассах, кассах отделений связи и т.п.;
- 50.3 «Денежные документы». На субсчете учитываются операции по движению почтовых марок, марок государственной пошлины, оплаченных авиабилетов и других денежных документов. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение.
- 50.4 «Касса в иностранной валюте». На субсчете учитываются операции с наличной валютой. Валюта может приобретаться на внутреннем валютном рынке РФ (в банках) для оплаты командировочных расходов работников организации.
По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выдача денежных средств и денежных документов из кассы организации.
Контроль кассовой дисциплины
Обязанность контроля за соблюдением кассовой дисциплины в коммерческих организациях, согласно ч. IV Порядка ведения кассовых операций в РФ, возложена на банки.
Техническая укрепленность помещений касс, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях проверяются органами внутренних дел.
Ответственность за соблюдение установленного порядка ведения кассовых операций и создание условий сохранности денег в помещении кассы несут руководитель, главный бухгалтер и кассиры организации.
Контроль соответствия остатка наличных денежных средств в кассе с учетными данными осуществляется проведением инвентаризации денежной наличности кассы. Ревизия кассы может проводиться периодически в соответствии с регламентом инвентаризаций, установленным в организации или в неплановом порядке при смене кассира.
Излишки, выявленные в результате инвентаризации денежных средств , оформляются приходным кассовым ордером.
На практике отечественной предпринимательской деятельности наибольшую актуальность получили денежные расчеты в наличной форме . Во многом это связано с комфортом и универсальностью.
Однако стоит обращать внимание на то, что применение «налички» не должно противоречить законодательству РФ, включая необходимость в учете кассовых операций.
Нормативное регулирование и регламент
Область использования наличных денег строго регулируется Центральным Банком РФ, в частности Рекомендациями Банка России от октября 2013 №3073-У .
Нередко компании пользуются денежными средствами из кассы на такие нужды , как выплата заработной платы, предоставление под отчет, в качестве различных расчетов с партнерами и для зачисления на расчетные счета и так далее.
Вне зависимости от того, для каких целей они применяются, следует отталкиваться от Рекомендаций №3210-У . В данном нормативном акте содержатся все необходимые тонкости верного соблюдения кассовой дисциплины организации.
Порядок ведения в 2018 году
Министерство финансов РФ сформировало Приказ от октября 2000 года №94н , в котором были утверждены План счетов, Инструкция по кассовым операциям.
На основании Приказа был введен счет 50 «Касса» , который предназначен исключительно для бухучета кассовых операций с финансовыми средствами в компании.
Раздел 5 Руководства по использованию Плана счетов допускает возможность компаний сформировать к счету 50 субсчета 50-1 «Касса компании» , 50-2 «Операционная касса» , 50-3 «Денежная документация» .
Необходимо обращать внимание на то, что субсчет 50-1 «Касса компании» применяется исключительно для движения финансовых средств наличной формы по кассе.
В процессе ведения операций с иностранной валютой следует открывать отдельные субсчета по каждой обособленной иностранной валюте.
Субсчет 50-2 «Операционная касса» используется исключительно для учета движений денежных средств в кассах товарных организаций, билетных, кассах вокзалов и так далее.
Субсчет 50-3 «Денежная документация»
используется в качестве учета документации, которая по праву является денежными оплаченными талонами:
- на ГСМ;
- на питание;
- путевки;
- полученные оповещения на почтовые переводы;
- госпошлины и так далее.
Основным признаком такой документации по праву считается стоимостная оценка.
В любой компании обязательно должен быть кассовый лимит .
Под этой терминологией подразумевается допустимый размер наличности, которая может находиться в кассе компании на конец трудового дня. Сумма, которая превышает лимит, подлежит сдаче в банковское учреждение.
Лимит может быть определен компанией самостоятельно, отталкиваясь от трудовой деятельности, учитывая не только объекты поступлений, но и выдачу наличных финансовых средств.
Важно обращать внимание на тот факт, что компании, которые относятся непосредственно к малому бизнесу, включая индивидуальных предпринимателей, имеют все законные права не устанавливать лимиты и оставлять на сохранность в кассе столько наличности, сколько необходимо (согласно пункту 2 действующего Указания Центрального Банка РФ).
По обособленным подразделениям
Обособленные подразделения, которые регулярно сдают денежные средства в банковское учреждение, обязательно должны включать в себя установленные кассовые лимиты. Непосредственно главная компания при имеющихся обособленных подразделениях в обязательном порядке устанавливает лимиты уже с учетом имеющихся обособленных подразделений.
Документацию, на основании которой был установлен кассовый лимит конкретного обособленного подразделения, главная компания обязана передавать в ОП для ознакомления и хранения.
Если лимит превышен
Денежные средства, превышающие лимиты, в обязательном порядке должны быть переданы в банковское учреждение. Превышение допускается в такие дни , как:
- выплата заработной платы;
- получение денежных средств в банковском учреждении;
- выходные либо же праздничные.
В такие дни законодательством не предусматривается каких-либо штрафных санкций.
По наличным расчетам
Помимо рассматриваемого кассового, существует еще и лимит по денежным расчетам в наличной форме между юридическими лицами либо же ИП. Его размер составляет 100000 рублей в пределах одного соглашения (согласно 6 пункта Указания Центрального Банка РФ от октября 2013 года).
Иными словами, к примеру, если компания решила приобрести у юридического лица в пределах одного соглашения продукцию на сумму в 150 000 рублей, но при этом планирует осуществить оплату по частям, то размер наличного платежа не может превышать в сумме 100 000 рублей. Оставшуюся часть следует доплатить по безналичному расчету.
Что касается сделок с физическими лицами (принятие/выдача), компании/ИП вправе их осуществлять без каких-либо ограничений .
В процессе получения организации в свою кассу наличных финансов, их необходимо оформить таким образом:
- факт получения организацией наличных денежных средств в банковском учреждении, где расположен расчетный счет, оформляется по дебету 50 кредиту 51 «Расчетный счет» ;
- факт возврата лицом, которые получил подотчетные денежные средства, по которым не было предоставлено отчета (не израсходован финансовый капитал), оформляется по дебету 50 кредит 71 «Осуществление расчетов с подотчетными лицами» ;
- осуществление оплаты потребителями продукции либо же услуг оформляется по дебету 50 кредит 62 «Осуществление расчетов с клиентами и заказчиками» .
При ситуации предоставления организацией финансовых средств из кассы оформить такое движение следует таким образом :
Стоит дополнительно обращать внимание на то, что согласно нормам законодательства РФ, организации, которые в процессе своей трудовой деятельности применяют наличные денежные расчеты, в обязательном порядке должны :
- обеспечивать достоверное отображение в бухучете кассовых операций;
- строго соблюдать действующее законодательство РФ и кассовую дисциплину;
- избегать факта оформления документации относительно учета движения налички с ошибками.
При наличии каких-либо нарушений предусмотрено административное наказание в виде штрафа до 50000 рублей (за каждое выявленное правонарушение). По этой причине необходимо всегда быть крайне бдительным во избежание проблем с контролирующими органами.
Контроль
По праву считается одним из компонентов системы контрольного мероприятия в компании . Таким образом, можно подтвердить соответствие сведений учета текущему положению вещей относительно соблюдения всех предусмотренных законодательств РФ, включая обеспечение сохранности финансового капитала в компании, и пресекать все правонарушения.
Нередко используется вариант контроля проверки кассы и кассовых операций. Как правило, ею занимаются бухгалтера либо кассиры.
Известно, что внушительное количество денежного оборота влечет за собой большой риск недостоверного отображения операций, ошибок и так далее, вплоть до злоупотребления полномочиями.
По этой причине большая часть отечественных компаний выдвигают жесткие требования к соблюдению действующего законодательства РФ. Более того, формируются специальные локальные акты
, включающие в себя определенные правила.
При упоминании самой ревизии кассовых операций сразу подразумевается не какой-либо отдельный компонент, а целый перечень специальных процедур .
В свою очередь, она может быть плановой либо внеплановой, а также быть проведена уполномоченными лицами компании (специально сформированными группами) либо же внешними контролирующими органами.
Нередко встречаются ситуации, когда у владельцев либо менеджмента возникают определенные сомнения в должном уровне благонадежности ответственных лиц за выполнение денежных операций в наличной форме. Если этому было место, то они вправе привлекать к контролю внештатных лиц, с которыми подписано соглашение.
Согласно общепринятым правилам, действия компаний, которые напрямую связаны с принятием либо же выдачей денежных средств наличными, считаются кассовыми операциями . Стать их участниками могут любые лица, которые являются дееспособными и правоспособными.
Для возможности единообразно оформлять движение финансов были сформированы и в дальнейшем утверждены определенные формы документации.
Формы используются субъектами для расчетов в наличной форме и применяются при ведении кассовых операций. Заполнять их следует в обязательном порядке.
Основной документацией по праву считается:
- расходный ордер (имеется в виду кассовый и приходный);
- кассовая книга;
Важно обращать внимание на тот факт, что представители Центрального Банка РФ не имеют законных прав осуществлять проверку указанной документации.
Официально доверенному лицу в обязательном порядке предоставляются все соответствующие печати и штампы, в том числе и образцы для заполнений. Далее обязательно следует разъяснить права и обязанности с обязательной подписью после ознакомления.
Что касается ведения кассовой книги, то этот процесс подробно разъясняется нормативно-правовыми актами РФ.
Все без исключения записи в кассовой книге подлежат сопровождению РКО и . По завершении трудовой смены, кассир в обязательном порядке должен сверить все сведения в документе по форме КО-4 с той информацией, которая отображается в ордерах. По завершению этой процедуру вычисляется остаточный баланс денежных средств.
В процессе осуществления выдачи заработной платы наемным сотрудникам либо же стипендий возникает обязанность в формировании и ведении . Вся информация в ней должна полностью соответствовать сведениям в кассовой книге и РКО.
Дополнительная информация по бухгалтерскому учету кассовых операций представлена в данном видео.
Готовые к следующему платежу.
Наличные деньги — средства, состоящие из наличных денежных знаков.
Безналичные деньги — средства на расчетном счете в банке и на других счетах.
Выписка банка — копия записей по расчетному и текущему счетам предприятия с приложением первичных документов.
Обязательства предприятия — заемный капитал, который необходимо вернуть кредиторам в установленные сроки.
Учет кассовых операций
Часть денежных средств организации может храниться в кассе. Сумма этих средств ограничивается лимитом, который устанавливается банком по согласованию с организацией. В дни выплаты допускается превышение остатков денег в кассе над лимитом.
Основными документами, оформляющими поступление и выдачу наличных денег, являются приходные и расходные кассовые ордера . , пособия, пенсии и стипендии выдаются из кассы по платежным ведомостям. В этом случае расходные кассовые ордера на каждого получателя не составляются. В кассовых документах не допускаются подчистки, помарки и исправления.
Аналитический учет кассовых операций осуществляется кассиром в кассовой книге . Листы этой книги пронумеровываются, прошиваются и скрепляются сургучной печатью. Кассовая книга ведется в двух экземплярах через копировальную бумагу. Второй экземпляр книги в виде отрывных листов служит отчетом кассира и сдается в бухгалтерию. Записи в кассовой книге делают после приема или выдачи денег на основе приходных или расходных ордеров.
По окончании дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег на следующее число и сдает в бухгалтерию отчет вместе с приходными и расходными кассовыми документами.
В бухгалтерии для учета кассовых операций ведется (50 "Касса")
. Дебетовое сальдо по счету означает наличие денег в кассе организации (50-1) или кассах товарных контор, судов, речных переправ (50-2) по состоянию на 1 число данного месяца. К счету
50 "Касса" могут быть открыты субсчета: 50-1 "Касса организации",
50-2 "Операционная касса", 50-3 "Денежные документы" и др. Оборот по дебету счетов 50-1 и 50-2 показывает поступление наличных денег в кассы за месяц, а кредитовый оборот — суммы, выданные в течение месяца. Кассовые операции отражаются в журнале-ордере № 1, который ведется по кредиту счета 50 "Касса", а также в ведомости № 1 по дебету этого же счета. Записи в этих учетных регистрах (журнале-ордере и ведомости) делают на основании отчетов кассира.
В кассе наряду с наличными деньгами могут также храниться вексельные и почтовые марки, марки госпошлины, проездные билеты и другие денежные документы. Они учитываются на активном счете 50-3 "Денежные документы" в сумме фактических затрат на их приобретение. Поступление и выдача этих документов оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами. Аналитический учет ведется по их видам.
Не менее одного раза в месяц производится инвентаризация наличия денег в кассе , которая осуществляется внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира. Результаты инвентаризации оформляются актом. Выявленные недостачи взыскиваются с кассира, а излишки приходуются и зачисляются в прибыль организации.
Рассмотрим основные операции, отражаемые по дебету счета 50 "Касса".
1. Поступление в кассу наличных денег с расчетного счета в банке оформляется записью:- дебет счета 50 "Касса",
- кредит счета 51 "Расчетные счета".
- дебет счета 50 "Касса",
- кредит счета 99 "Прибыли и убытки".
- дебет счета 50 "Касса",
- кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
- дебет счета 50 "Касса",
- кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
- дебет счетов 50-1, 50-2,
- кредит счета 90-1 "Выручка",
- кредит счета 91-1 "Прочие доходы".
- дебет счета 50 "Касса",
- кредит счета 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".
Операции по кредиту счета 50 "Касса":
1. Выдача заработной платы:- дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по ",
- кредит счета 50 "Касса".
- дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",
- кредит счета 50 "Касса".
- дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами",
- кредит счета 50 "Касса".
- дебет счета 51 "Расчетный счет",
- кредит счета 50 "Касса".
- дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",
дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", - кредит счета 50 "Касса".
Если организации производят кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты субсчета для каждой наличной иностранной .
В бухгалтерии есть два понятия слова касса, и иногда с ними возникает некоторая путаница. Под кассой организации или ИП в широком смысле понимается совокупность денежной наличности и операций, проводимых с нею. Поэтому ее еще называют операционной кассой. Кроме того, касса - это аппарат ККМ для выбивания чеков при реализации товара. Как соотносятся эти понятия?
Касса и ККТ - в чем различия?
Что такое касса, как аппарат, то есть ККМ, понятно всем. Что же касается операционной кассы, то ее можно представить как виртуальный кошелек организации (ИП), в котором лежат наличные средства. В отличие от ККМ, в таком кошелке отражаются изменения денежных средств не только за счет реализации, но и от прочих операций. Например:
- операция 1 - денежные средства сняты с банковского счета на хозяйственные нужды - это приход по операционной кассе;
- операция 2 - выданы суммы сотрудникам под отчет - это расход по операционной кассе.
При этом ни первая, ни вторая операции не имеют никакого отношения к ККТ. Деньги получаются бухгалтером в банке и попадают в сейф. Оттуда же они выдаются работникам под отчет.
Назначение ККТ - фиксировать изменения выручки, то есть приход от реализации товаров и расход при их возврате, а также выбивать кассовый чек. Современные ККТ также обязаны передавать данные в ФНС через интернет.
В отличие от этого, операционная касса как совокупность денежной наличности отражает изменение средств в результате не только реализации, но и иных операций. Таким образом, операционная касса является более широким понятием, чем ККТ, а применение кассового аппарата является одним из элементов ведения кассового учета. Такой учет ведут и те торговые точки, которые не применяют кассовые аппараты.
Кассовый учет
Существует два вида кассового учета - базовый и упрощенный. Базовый учет подразумевает составление таких документов:
- Приходный кассовый ордер - оформляется при поступлении денежных средств в кассу.
- Расходный кассовый ордер - при выдаче наличных.
- Кассовая книга - в ней отражаются все операции, при которых выписываются ПКО и РКО.
- Авансовые отчеты - составляются работниками, чтобы отчитаться о суммах, которые были выданы им под отчет.
- Документы, по которым производятся выплаты работникам наличных средств:
- расчетно-платежная форма Т-49;
- платежная ведомость Т-53.
Также существует понятие кассового лимита, то есть максимальная сумма наличности, которая может быть в кассе. Лимит рассчитывается в соответствии с порядком, установленным Центральным банком РФ и закрепляется внутренним документом, например, приказом. Нарушать его можно лишь тогда, когда средства в кассе предназначены для выдачи физлицам.
Особенности упрощенного учета
С 1 июня 2014 года субъекты малого предпринимательства и индивидуальные предприниматели могут применять упрощенный кассовый учет. Он подразумевает отказ от приходного и расходного кассовых ордеров, кассовой книги. Также нет необходимости устанавливать лимит наличности. Таким образом, субъекты, принимающие упрощенный кассовый учет, обязаны составлять только платежно-расчетную форму № Т-49 и ведомость № Т-53.
Учет операций, которые проводятся через ККТ
Кассовые операции, то есть расчеты с покупателями, также оформляются документально. И это не только фискальный документ - кассовый чек, но и ПКО, РКО и некоторые виды отчетов. Раньше их было гораздо больше, но с внедрением онлайн-касс это количество существенно сократилось. В общей сложности отменены 9 отчетов, в том числе журнал и справка-отчет кассира-операциониста, акт о проверке наличных денежных средств, а также некоторые другие акты и журналы. Информация, которая передавалась в этих отчетах, теперь поступает с онлайн-касс в автоматическом режиме.
Приходный кассовый ордер можно сформировать в электронном виде. Делается это автоматически по данным о продажах, которые сохраняются в онлайн-кассе на фискальном накопителе (ФН). Эти данные формируются в виде кассового чека, а также отчетах о регистрации аппарата в ФНС (или изменении информация о кассе), открытии и закрытии смены, текущих расчетах и закрытии ФН. Для этого ККТ должна быть интегрирована с бухгалтерской учетной системой или сервисом.
Расходный кассовый ордер также можно составлять в электронном виде.
Расходные операции бывают двух типов:
- Выдача денег из кассы сотруднику организации.
- Возврат денег покупателю.
В первом случае кассовый чек не пробивается и никаких данных в ФНС не передается. Но необходимо указать причину выдачи денежных средств, например, зарплата или оплата наличными средствами поставщику за товары/услуги.
Случай возврата денег покупателю более сложный. Тут возможно несколько вариантов действий.
- Покупатель купил товар за наличные денежные средства и вернул его в тот же день. В этом случае деньги покупателю возвращаются из кассы, кассир пробивает чек с признаком расчета «возврат прихода», а данные об операции сразу направляются в ФНС.
- Покупатель купил товар за наличные и возвращает его в другой день. Кассир должен отыскать в памяти ККТ нужную смену за последние 14 дней, найти чек, выбитый при реализации этого товара и произвести возврат чека. Средства возвращаются покупателю из кассы, а в ФНС направляется чек с признаком «возврат прихода».
- Покупка оплачивалась банковской картой, и на нее же будет произведен возврат. Эта ситуация несколько сложнее, поскольку автоматически сделать возврат могут не все терминалы. В этом случае все делается в несколько этапов:
- оформляется заявление о возврате, а на его основании - расходный кассовый ордер;
- по данным РКО составляется платежное поручение;
- по платежному поручению деньги возвращаются на счет покупателя с расчетного счета продавца или из его наличных средств (в данном случае под наличными средствами понимается не денежный ящик ККТ, а операционная касса, например, наличность в сейфе).
Штрафные санкции
Если организация неправильно учитывает операции по операционной кассе , это считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета и карается по статье 15.11 КоАП. Должностное лицо может быть оштрафовано на 5000-10000 рублей, а если повторить нарушение - на 10000-20000 рублей. В качестве альтернативной меры может быть применена дисквалификация на срок до двух лет.
Штрафы за нарушение порядка применения ККТ более разнообразны. Они приведены в статье 14.5 КоАП РФ.
Если ККТ не применяется при проведении операций, которые должны быть проведены через нее, то предпринимателя или должностное лицо штрафуют на 25-50% суммы, которая проведена без применения аппарата. При этом минимальный штраф составит 10000 рублей. Штраф для организации за подобные правонарушения составит 75-100% не отраженных в кассовых чеках сумма, но не менее 30000 рублей. Если то же самое правонарушение повторится, должностное лицо может быть дисквалифицировано на 1-2 года. Организация и предприниматель и вовсе рискуют своей дальнейшей деятельностью - она может быть приостановлена на срок до 90 суток.
Если продавец не выдал чек , на первый раз его могут просто предупредить. В худшем случае штраф должностному лицу составит 2000 рублей, а юридическому - 10000 рублей.
Если организация нарушит правила применения или порядок регистрации кассовой техники , то будет оштрафована на 5000-10000 рублей. Должностному лицу за то же правонарушение грозит штраф 1500—3000 рублей.
Если вы допустили правонарушение неумышленно, целесообразно сразу же проинформировать об этом ИФНС. Тогда штрафа можно избежать в соответствии с пунктом 15 статьи 14.5 КоАП. Однако это верно в том случае, если ИФНС еще не знает о вашем правонарушений.
