сотрудник предприятия, получающий “под отчет” деньги для производства разных расходов на надобности предприятия; деньги эти называются подотчетными суммами.
Отличное определение
Неполное определение ↓
ЛИЦО, ПОДОТЧЕТНОЕ
работник предприятия, получивший авансом наличные денежные суммы на предстоящие расходы, связанные с хозяйственной деятельностью. Список подотчетных должностных лиц оформляется приказом руководителя предприятия. П.л. должно предоставить в установленные сроки авансовые отчеты о расходе подотчетных лиц. Для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет "Расчеты с подотчетными лицами".На выданные под отчет суммы счет "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале-ордере, контокоррентных карточках в зависимости от применяемых на предприятии учетных регистров. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета "Расчеты с персоналом по оплате труда", если они могут быть удержаны из заработной платы работника, а если не могут быть удержаны - в дебет счета "Расчеты с персоналом по прочим операциям".
Как осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами в 2018 году
N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке".
Так что любую покупку подотчетника от имени фирмы по одному договору свыше 60 000 руб. налоговики однозначно трактуют как превышение лимита.
Пример 1
Дебет 10 Кредит 73
Дебет 73 Кредит 71
Дебет 71 Кредит 50
Пример 2
Дебет 26 Кредит 71
Дебет 10 Кредит 71
Дебет 26 Кредит 10
Ошибки в отчетности
Например
Без отчета — опять под отчет
Пример 3
О.Курилова
Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список подотчетных лиц, регулярно получающих денежные средства под отчет на административно-хозяйственные расходы, оформляется приказом по организации.
Коммерческие организации или ассоциации, занимающиеся вопросами, упомянутыми в пункте 1 выше, могут стать Членами, связанными с Организацией, при условии, что их заявка на членство будет представлена в письменной форме Генеральному секретарю и поддержана государством, под юрисдикцией которого Штаб-квартира заявителя находится. Такие кандидатуры утверждаются Ассамблеей большинством в две трети голосов присутствующих и участвующих в голосовании полноправных членов при условии, что такое большинство составляет большинство действующих членов Организации.
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту постоянной работы. Работника направляет в командировку руководитель, что оформляется выдачей командировочного удостоверения. По усмотрению руководителя организации наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказ. При направлении в командировку подотчетное лицо также получает служебное задание, форма которого утверждена Госкомстатом России.
Пример заполнения авансового отчета
Может быть учрежден Комитет аффилированных Членов, который устанавливает свои собственные правила процедуры при условии одобрения Ассамблеей. Комитет может быть представлен на заседаниях Организации. Вы можете запросить, чтобы пункты были включены в повестку дня этих совещаний. Он также может выносить рекомендации на таких встречах.
Присоединившиеся члены могут участвовать, индивидуально или в качестве группы в рамках Комитета-члена, в деятельности Организации. Органами Организации являются. Заседания Ассамблеи и Совета проводятся в месте пребывания Организации, если соответствующие органы не примут иного решения.
Размер аванса, выдаваемого подотчетному лицу, определяется заданием (что купить, оплатить) и условиями командировки (пункт назначения, виды транспорта, продолжительность командировки).
Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм.
Подотчетное лицо обязано в трехдневный срок (после использования средств или возвращения из командировки) составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы (квитанции, чеки, проездные билеты, счета и Др.). командировочное удостоверение. Целесообразность расходов подтверждает руководитель отдела, в котором работает сотрудник. Бухгалтерия проверяет расходы, представленные в авансовом отчете, а руководитель организации утверждает отчет. Затем авансовый отчет принимается к учету.
Ассамблея является высшим органом Организации; состоит из делегатов, представляющих фактических членов. Члены Ассамблеи могут быть представлены не более чем пятью делегатами на любой сессии Ассамблеи, причем один член будет назначен главой делегации этого государства-члена.
Комитет аффилированных членов может назначить до трех наблюдателей, и каждый член-член может назначить наблюдателя для участия в работе Ассамблеи. Ассамблея собирается на очередную сессию каждые два года, а также на внеочередной сессии, когда этого требуют обстоятельства. Внеочередные сессии могут быть созваны по просьбе Совета или большинства эффективных членов Организации.
Командировочные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг).
Хозяйственные расходы подтверждаются квитанциями почтовых отделений, счетами и чеками магазинов, оптовых и транспортных организаций и др.
Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.
Ассамблея принимает свои собственные правила процедуры. Ассамблея может рассмотреть любой вопрос и вынести рекомендации по любому вопросу, входящему в компетенцию Организации. В дополнение к тем, которые по другим причинам объясняются настоящим Уставом, его атрибуты заключаются в следующем.
Ассамблея избирает своего Председателя и своих заместителей Председателя в начале каждой сессии. Председатель председательствует на Ассамблее и выполняет возложенные на нее задачи. Президент несет ответственность перед Ассамблеей в ходе ее заседаний. Президент представляет Организацию на весь период своего мандата во всех проявлениях, когда такое представительство становится необходимым.
Денежные средства, полученные под отчет, расходуются строго по назначению. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Наличные деньги выдаются под отчет при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. У лиц, не представивших отчеты и оправдательные документы о расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу организации остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из начисленной заработной платы задолженность в порядке, предусмотренном действующим I законодательством.
Совет состоит из членов, избираемых Ассамблеей пропорционально одному члену на каждые пять полноправных членов в соответствии с правилами, установленными Ассамблеей в целях обеспечения справедливого и справедливого географического распределения. Ассоциированный член, назначенный ассоциированными членами Организации, может участвовать в работе Совета без права голоса.
Представитель Комитета членов может участвовать в работе Совета без права голоса. Срок полномочий избранных членов Совета составляет четыре года, за исключением половины членов первого Совета, назначенного на судьбу, который должен составлять два года. Выборы половины членов Совета проводятся каждые два года.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы, выданные под отчет и в возмещение перерасхода, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и неиспользованные и сданные по приходным кассовым ордерам. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) и 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Совет собирается не реже двух раз в год. Совет избирает Председателя и заместителей Председателя из числа своих избранных членов на срок полномочий одного года.
Учет расчетов с подотчетными лицами
Совет принимает свои собственные правила процедуры. Функции Совета, помимо тех, которые были приписаны ему по другим причинам в соответствии с настоящим Уставом, заключаются в следующем.
Кто является подотчетным лицом
В промежутке между сессиями Ассамблеи и при отсутствии каких-либо положений об обратном в настоящем Уставе Совет принимает такие административные и технические решения, какие могут потребоваться в рамках задач Организации и финансовых ресурсов, и готовит доклад о принятых решений, для утверждения следующей сессии Ассамблеи.
Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в ведомости по каждой сумме, выданной под отчет. В регистре отражаются выдача денежных средств по отчет в разрезе корреспондирующих счетов и списание задолженности при представлении авансовых отчетов с отнесением расходов на счета затрат, запасов и др. Бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными лицами представлены в табл. 10.1.
Секретариат состоит из Генерального секретаря и персонала, необходимого для Организации. По рекомендации Совета Генеральный секретарь назначается на четырехлетний срок большинством в две трети голосов всех полноправных членов, присутствующих и участвующих в голосовании в Ассамблее.
Генеральный секретарь несет ответственность перед Ассамблеей и Советом. Генеральный секретарь несет ответственность за осуществление директив Ассамблеи и Совета. Он представляет Совету доклады о деятельности Организации, управленческих счетах и проекте общей программы работы, а также о бюджетных предложениях Организации.
Таблица 10.1
Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами
| № | Содержание факта хозяйственной деятельности | Корреспонденция счетов | |
| Дебет | Кредит | ||
| 1 | Отражается выдача денежных средств подотчетным лицам | 71 | 50,51 |
| 2 | Отражается выдача денежных документов подотчетным лицам | 71 | 50 |
| 3 | Отражается выдача денежных средств под отчет подразделениям организации, выделенным на отдельный баланс | 71 | 79 |
| 4 | Отражается оплата подотчетными лицами разных расходов, связанных с приобретением оборудования, материалов, их доставкой и хранением | 07, 08, 10, 15 | 71 |
| 5 | Отражается НДС по материальным ценностям, работам, услугам | 19 | 71 |
| 6 | Отражается сумма расходов, осуществленных подотчетными лицами и связанных с производством продукции, выполнением работ, оказанием услуг | 20, 23, 25,26 | 71 |
| 7 | Отражается сумма расходов, осуществленных подотчетными лицами и связанных с исправлением брака | 28 | 71 |
| 8 | Отражается сумма расходов, осуществленных подотчетными лицами и связанных с продажей продукции | 44,45 | 71 |
| 9 | Отражается возврат работниками в кассу неизрасходованных подотчетных сумм | 50 | 71 |
| 10 | Приняты к учету денежные документы, оплаченные из подотчетных сумм | 50 | 71 |
| 11 | Отражается возврат работниками организации на расчетный, валютный или специальные счета организации неизрасходованных сумм, ранее выданных под отчет | 51,52, | 71 |
| 12 | Отражается стоимость приобретенных подотчетным лицом ценных бумаг | 58 | 71 |
| 13 | Отражается оплата подотчетными лицами расходов, возмещаемых контрагентами в соответствии с условиями договоров | 62,76 | 71 |
| 14 | Отражаются суммы, удержанные из оплаты труда работника (с согласия работника) в связи с наличием у него неизрасходованных подотчетных сумм | 70 | 71 |
| 15 | Отражается задолженность работника по своевременно не возвращенным подотчетным суммам | 73 | 71 |
| 16 | Отражается оплата подотчетными лицами работ (услуг), выполненных (оказанных) для подразделения, выделенного на отдельный баланс | 79 | 71 |
| 17 | Отражается оплата подотчетными лицами прочих расходов | 91 | 71 |
| 18 | Отражаются подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки или незаконно израсходованные | 94 | 71 |
сотрудник предприятия, получающий “под отчет” деньги для производства разных расходов на надобности предприятия; деньги эти называются подотчетными суммами.
Генеральный секретарь обеспечивает юридическое представительство Организации. Генеральный секретарь назначает персонал Секретариата в соответствии с положениями о персонале, утвержденными Ассамблеей. Персонал Организации подотчетен Генеральному секретарю.
Главным соображением при наборе и установлении условий найма персонала должна быть необходимость предоставлять Организации услуги лиц, обладающих наивысшими качествами эффективности, технической компетентности и добросовестности. В соответствии с этим соображением должным образом учитывается важность вербовки по широкой географической базе.
Отличное определение
Неполное определение ↓
ЛИЦО, ПОДОТЧЕТНОЕ
работник предприятия, получивший авансом наличные денежные суммы на предстоящие расходы, связанные с хозяйственной деятельностью. Список подотчетных должностных лиц оформляется приказом руководителя предприятия. П.л. должно предоставить в установленные сроки авансовые отчеты о расходе подотчетных лиц. Для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет "Расчеты с подотчетными лицами".На выданные под отчет суммы счет "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале-ордере, контокоррентных карточках в зависимости от применяемых на предприятии учетных регистров. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета "Расчеты с персоналом по оплате труда", если они могут быть удержаны из заработной платы работника, а если не могут быть удержаны — в дебет счета "Расчеты с персоналом по прочим операциям".
При исполнении своих обязанностей Генеральный секретарь и персонал не должны ни искать, ни принимать указания от какого-либо правительства или органа, которые являются внешними по отношению к Организации. Они должны воздерживаться от любых действий, несовместимых с их положением в качестве международных должностных лиц, и несут исключительную ответственность перед Организацией.
Бюджет Организации, охватывающий ее административную деятельность и общую программу работы, финансируется за счет взносов фактических, ассоциированных и связанных с ними Членов в соответствии с шкалой оценки, принятой Ассамблеей, а также любым другим источником дохода Организации в в соответствии с положениями правил финансирования, прилагаемых к настоящему Уставу.
(Типичные ошибки)
Нередко московские фирмы покупают товар (работы или услуги) за наличные деньги. Но, несмотря на то что к таким расчетам все давно привыкли, ошибки при расчетах с подотчетными лицами — дело типичное. И многие на первый взгляд безобидные ошибки могут дорого обойтись организации.
Напомним, что предприятия имеют право выдавать наличные деньги под отчет (аванс) на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, на закупку товаров мелким оптом и некоторые другие операции (п.11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. N 40, далее — Порядок). При выездных налоговых проверках авансовые отчеты, как правило, попадают под сплошной контроль инспекторов. Ведь ошибки при их оформлении могут дать солидную "прибавку" к штрафным санкциям.
Мы рассмотрим наиболее типичные и в то же время "дорогие" для фирмы ошибки при расчетах с подотчетниками.
Отсутствие приказа по подотчетным лицам
Приказом по организации должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Как правило, в перечень входят водители, кладовщики, офис-менеджеры, секретари, командированные сотрудники и другие.
В приказе должны быть установлены:
- сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;
- порядок представления авансовых отчетов;
- запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;
- запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.
Перечисленных в приказе сотрудников нужно ознакомить с ним в обязательном порядке.
Если такого приказа в организации нет, налоговики посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.
Устаревшая форма авансового отчета
Бухучет должен вестись на основании правильно оформленных первичных учетных документов (ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен унифицированный первичный документ — авансовый отчет.
С 1 января прошлого года Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 введена новая форма авансового отчета N АО-1. Если организация не разработала свою форму авансового отчета и при этом по-прежнему оформляет авансовые отчеты по устаревшей форме, то она нарушает Закон о бухучете.
При проверке налоговики наверняка вынесут вердикт, что фирма грубо нарушила правила ведения бухучета (в данном случае — исказила строку бухгалтерского баланса более чем на 10 процентов), используя документы не установленной формы. А значит, есть все основания оштрафовать руководство предприятия по ст.15.11 КоАП РФ на сумму от 2000 до 3000 руб.
Несоблюдение предельного размера расчетов с организациями
Типична также ситуация, когда из подотчетных сумм производятся расчеты с юридическими лицами сверх установленного лимита. Напомним, что на сегодня он составляет 60 000 руб. по одной сделке <*>. Причем следует иметь в виду, что Центробанк и МНС в целях применения указанного лимита уравняли понятия "сделка" и "договор". Об этом сказано в совместном Письме ЦБ РФ от 2 июля 2002 г. N 85-Т и МНС России от 1 июля 2002 г. N 24-2-02/252 "По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами".
<*> Согласно Указанию ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке".
Так что любую покупку подотчетника от имени фирмы по одному договору свыше 60 000 руб.
Отражение «Подотчета» В бухгалтерском учете
налоговики однозначно трактуют как превышение лимита.
Предельный размер расчетов "наличкой" между организациями и физическими лицами не установлен. Поэтому некоторые фирмы пытаются использовать это положение и заставляют сотрудников совершать покупки от своего имени и за свой счет. Однако, согласно ст.183 Гражданского кодекса, сделка неуполномоченным лицом будет считаться заключенной от имени юридического лица, если руководство в дальнейшем одобрит данную сделку (подпишет авансовый отчет подотчетного лица). Значит, указанный лимит налоговики применят и при расчетах наличными деньгами с помощью подотчетников.
Если в ходе налоговой проверки будет выявлено данное нарушение, руководителю грозит штраф от 4000 до 5000 руб., а самой фирме — от 40 000 до 50 000 руб. (ст.151 КоАП РФ).
Неправильное оформление товарного чека
Приобретение канцелярских, хозяйственных и других товаров в розничной торговле должно подтверждаться чеком ККМ и товарным чеком, также содержащим отметку об оплате. Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчетник.
Если в чеке будет просто указано: "хозтовары" или "канцтовары", налоговики к нему обязательно придерутся. Вдруг были приобретены товарно-материальные ценности стоимостью меньше 10 000 руб., но со сроком службы больше 12 месяцев (например, вентилятор или дорогой бухгалтерский калькулятор)? В таком случае они должны быть оприходованы как основные средства в соответствии с ПБУ 6/01 "Учет основных средств".
Если все-таки подотчетник предъявил товарный чек без расшифровки, ситуацию можно спасти. Нужно организовать комиссию из уполномоченных лиц (например, в составе бухгалтера, завскладом или офис-менеджера). Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено.
Встречается и обратная ситуация: товарный чек со штампом "оплачено" есть, а кассового чека или приходного ордера нет. Такую ситуацию налоговики однозначно трактуют как отсутствие оправдательных документов на оплату. Кстати, до сих пор арбитражная практика по таким ситуациям неоднозначна. Так, Арбитражный суд г. Москвы Решением от 24 июня 1998 г. N А40-12511/98-80-170а отменил решение по акту документальной проверки, которым налоговики доначислили работникам подоходный налог с подотчетных сумм, списанных по товарным чекам без приложения ККМ. Впрочем, не единичны случаи, когда суд встает на сторону налоговиков.
Встречаются случаи, когда работник фирмы закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает ему расходы. Налоговики рассматривают такую операцию как факт покупки фирмой товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику деньги в расчет налога на доходы физических лиц.
Чтобы не было споров с налоговиками, предлагаем поступить так.
Пример 1 . Менеджер ООО "Сириус" 6 января на собственные деньги приобрел термобумагу для факса по очень низкой цене. По просьбе работника на товарном чеке продавцом магазина была сделана запись: "оплачено Ивановым, менеджером ЗАО "Сириус"". 9 января он представил в бухгалтерию организации авансовый отчет, который был утвержден руководителем фирмы 10 января. Расчеты с подотчетным лицом были произведены 14 января.
Бухгалтер "Сириуса" отразил операции следующим образом:
Дебет 10 Кредит 73
- отражена задолженность перед физическим лицом — сотрудником предприятия;
Дебет 73 Кредит 71
- возникла задолженность перед физическим лицом по подотчетным суммам на основании утвержденного авансового отчета;
Дебет 71 Кредит 50
- погашена задолженность перед подотчетным лицом.
Однако директор фирмы может посчитать, что сотрудник проявил излишнюю самостоятельность, и откажется утверждать авансовый отчет. А приобретенные ценности уже оприходованы и переданы в эксплуатацию. В таком случае необходимо заключить с работником договор купли-продажи и исчислить НДФЛ с полученного им дохода.
Неправильное отражение операций в бухучете
Типичная бухгалтерская ошибка — списание материальных ценностей на счета затрат (20, 23, 25, 26, 29, 44) без оприходования.
Пример 2 . Секретарь ООО "Лотос" как подотчетное лицо приобрела степлеры стоимостью 1000 руб. На основании товарного и кассового чеков бухгалтер "Лотоса" сделала запись:
Дебет 26 Кредит 71
- 1000 руб. — приобретены канцелярские принадлежности.
При этом факты оприходования и передачи степлеров в эксплуатацию в бухучете фирмы подтверждены не были. Значит, включение стоимости степлеров в состав расходов было необоснованным.
В данном случае следовало сделать записи:
Дебет 10 Кредит 71
- 1000 руб. — оприходованы степлеры, приобретенные подотчетным лицом;
Дебет 26 Кредит 10
- 1000 руб. — переданы в эксплуатацию степлеры.
Напоминаем, что неправильное отражение на счетах бухучета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей грозит фирме штрафом от 5000 до 15 000 руб. в зависимости от того, в скольких налоговых периодах допускалось нарушение (ст.120 НК РФ).
Ошибки в отчетности
Счет 71 — активно-пассивный и может иметь в аналитическом учете одновременно как дебетовое, так и кредитовое сальдо. Например , выданные под отчет Иванову суммы отражаются по дебету счета 71, а задолженность предприятия по авансовому отчету Петрова фиксируется по кредиту счета 71. В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетниками нужно учесть по строке 246, а кредиторскую — по строке 628.
Если бухгалтер это правило не соблюдает, последствия будут такие же, как и в предыдущей ситуации.
Без отчета — опять под отчет
Распространенной ошибкой является выдача денег под отчет сотрудникам, еще не отчитавшимся по предыдущему отчету. При этом нарушается п.11 Порядка. Налоговики предпочитают трактовать эту ситуацию так.
Пример 3 . 20 ноября 2002 г. офис-менеджер ООО "Сайдинг" получил под отчет 10 000 руб. на покупку канцелярских принадлежностей. Приказом по предприятию установлен срок представления авансовых отчетов — последнее календарное число месяца. Подотчетник не вернул выданные деньги ни в ноябре, ни в декабре.
Ставка рефинансирования ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм — 21 процент.
При проверке налоговики не возвращенную вовремя сумму трактовали как беспроцентный заем и рассчитали материальную выгоду, включаемую в налогооблагаемый доход работника в соответствии с п.1 ст.212 Налогового кодекса:
10 000 руб. x 21% x 3/4: 365 дн. x 31 день = 134 руб.
Сумма налога с материальной выгоды составит 47 руб. (134 руб. x 35%).
По нашему мнению, налоговики неправы. В соответствии со ст.808 ГК РФ между заимодавцем и заемщиком должен быть заключен письменный договор. Нет договора — нет займа.
Кроме того, при правильной организации аналитического учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" работники являются должниками фирмы до полного погашения сумм, выданных им под отчет. Поэтому наличие дебетового сальдо на этом счете не может классифицироваться как полученный подотчетным лицом доход. Кстати, это мнение подтверждено Постановлением ВАС от 16 декабря 1997 г. N 905/97.
Неправильный учет командировочных
Работнику возмещаются только расходы на проезд до места командировки и обратно. Расходы на пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными. Но очень часто в авансовые отчеты включают расходы на проезд в автобусе или троллейбусе с приложением талонов. Кроме того, за счет суточных должны покрываться также затраты на пользование мини-баром, питание, стоимость конфет и печенья к чаю при обслуживании в гостиницах.
При командировках за границу часто встречается ошибка, когда работник тратит выданную под отчет валюту на иные цели, например на проведение платежей по внешнеэкономическим сделкам или покупку материальных ценностей. Налоговики будут трактовать эти затраты как использование валюты на личные нужды.
Обращаем внимание на то, что для правильного отражения расчетов с сотрудниками, отправленными в командировку, прежде всего нужно учитывать цель командировки. Ведь расходы на непроизводственные командировки (например, поездки, связанные с лечением сотрудников, обслуживанием и передачей объектов непроизводственного назначения) относятся к прочим и не учитываются при исчислении налога на прибыль.
Подробнее о том, как правильно оформлять и учитывать командировочные расходы, мы писали в октябрьском номере нашего журнала за прошлый год.
О.Курилова
Расчет командировочных расходов и взаиморасчеты с подотчетным лицом
Операции по учету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами обычно включают в себя:
- учет командировочных расходов;
- учет расходов на проезд;
- учет расходов на проживание;
- выдачу денежных средств под отчет, проведение взаиморасчетов с подотчетным лицом, возврат неиспользованного остатка подотчетных сумм и т.д.
Условие задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами
Из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.
Продолжительность командировки 5 дней.
Продолжительность проживания в гостинице 5 дней. Стоимость проживания в гостинице 3 540 руб. в сутки в т.ч. НДС.
Расходы на проезд в обе стороны 5 900 руб. в т.ч.
Расчеты с подотчетными лицами
Сотрудником по окончании командировки представлен авансовый отчет за командировку в связи с общехозяйственными целями.
Решение задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами
Оплата суточных
За каждый день нахождения в командировке (в том числе и за время нахождения в пути) сотруднику выплачиваются суточные. Днем начала командировки считаются полные календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другой транспорт из места постоянной работы командированного, а днем приезда — календарные сутки (также от 0 до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает назад. Если командировка длится один день, суточные не выплачиваются. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства.
Выплата суточных освобождена и от обложения налогом на доходы физических лиц — НДФЛ в пределах нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2500 рублей — за пределами страны. Если организация установила размер суточных свыше этих сумм, то с превышения сотруднику необходимо уплачивать НДФЛ.
Таким образом, суточные по командировке составят 5 х 700 = 3 500 руб.
Расходы на проживание в командировке
Расходы по найму жилого помещения оплачиваются сотруднику в полном размере при наличии подтверждающих документов. Суммы расходов на проживание не относятся к доходам сотрудника, поэтому налог на доходы НДФЛ с них не начисляется. С этих выплат не начисляются страховые взносы (в Пенсионный фонд, ФСС, ФОМС).
Если по каким-то причинам сотрудник не смог документально подтвердить свои расходы на проживание, тогда они возмещаются ему по нормативам. В этом случае нормативные значения также не облагаются налогом.
Расходы на проживании в гостинице по условию задачи составят 5 х 3 540 = 17 700 руб. В том числе НДС 2 700 руб.
Транспортные расходы
Расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются сотруднику работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи, по государственному обязательному страхованию пассажиров, услуги предварительного бронирования, оплату постельных принадлежностей.
В случае утери проездных документов расходы возмещаются работнику по минимальной стоимости.
Транспортные расходы по условию задачи составляют 5 900 руб., в том числе НДС 900 руб.
Авансовый отчёт
При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают для бухгалтерии израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.
Бланк авансового отчета представляет собой двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре, как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии. Заполненный сотрудником авансовый отчет вместе с подтверждающими документами (билетами, чеками, документами из гостиницы и т.д.) сдается в бухгалтерию. Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов заполняет на оборотной стороне суммы расходов, принятых к учету с указанием бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.
После утверждения документа бухгалтерия формирует проводки по списанию подотчетных средств и проводит окончательный расчет с подотчетным лицом. Если аванс, полученный сотрудником, использован не полностью, то остаток сдается им в кассу предприятия. И, наоборот, перерасходованная сумма должна быть выплачена сотруднику бухгалтерией.
Итоговый расчет по расходам на командировку приведен в таблице ниже.
| Вид расхода | Расходы, руб. в сутки | Cутки | Расходы, руб. |
| Суточные | 700 | 5 | 3 500 |
| Проживание в гостинице | 3 540 | 5 | 17 700 в т.ч. НДС 2 700 |
| Проезд | 5 900 в т. ч. НДС 900 |
||
| ИТОГО | 27 100 |
Проводки по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами
Бухгалтерская проводка: из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.
Дт71 "Расчеты с подотчетными лицами" 10 000 руб.
Кт50 "Касса" 10 000 руб.
Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету начислены суточные.
Дт26 "Общехозяйственные расходы" 3 500 руб.
Кт71 "Расчеты с подотчетными лицами" 3 500 руб.
Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены расходы на проживание.
Дт26 "Общехозяйственные расходы" 15 000 руб.
Дт19 "НДС к возмещению по приобретенным ценностям" 2 700 руб.
Кт71 "Расчеты с подотчетными лицами" 17 700 руб.
Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены транспортные расходы.
Дт26 "Общехозяйственные расходы" 5 000 руб.
Дт19 "НДС к возмещению по приобретенным ценностям" 900 руб.
Кт71 "Расчеты с подотчетными лицами" 5 900 руб.
Произведен расчет с подотчетным лицом
Как вы уже знаете, для учета расчетов с подотчетными лицами используется бухгалтерский счет учета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". После выполнения приведенных выше бухгалтерских проводок данные по этому счету выглядят следующим образом.
Как видно из рисунка по счету 71, сотрудник потратил и отчитался за большую сумму, чем ему было выдано. Бухгалтерская проводка по расчетам с подотчетным лицом в этом случае будет выглядеть следующим образом:
Дт71 "Расчеты с подотчетными лицами" 17 100 руб.
Кт50 "Касса" 17 100 руб.
Если расчет произведен полностью, то остатка по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" быть не должно.
Задолженность — подотчетное лицо
Cтраница 1
Задолженность подотчетных лиц подлежит ежемесячной переоценке в связи с изменением курса рубля по отношению к иностранным валютам в общеустановленном порядке. Порядок списания курсовых разниц определяется принятой в организации учетной политикой.
Задолженность подотчетных лиц подлежит ежемесячной переоценке в связи с изменением курса рубля по отношению к иностранным валютам в общеустановленном порядке. Порядок списания курсовых разниц определяется принятой на предприятии учетной политикой в части курсовых разниц.
Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.
Погашение задолженности подотчетного лица перед предприятием показывается с помощью соответствующей проводки в кредите счета 71 с отнесением суммы в пределах установленных нормативов в дебет соответствующего затратного счета.
Дебиторская задолженность включает задолженность подотчетных лиц, поставщиков по истечении срока оплаты, налоговых органов при переплате налогов и других обязательных платежей, вносимых в виде аванса. Она включает также дебиторов по претензиям и спорным долгам.
Сальдо дебетовое показывает задолженность подотчетных лиц предприятию. Деньги в подотчет выдаются из кассы.
При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании статей 2 и 7 Закона Российской Федерации О подоходном налоге с физических лиц подлежат включению в совокупный налогооблагаемой доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.
Дебетовое сальдо счета 71 означает задолженность подотчетных лиц по полученным авансам.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Сальдо счета 71 отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода.
Сальдо этого счета отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода.
В первом случае имеют в виду задолженность подотчетных лиц по выданным им авансам на командировки и операционные расходы в пределах сроков, установленных для сдачи отчетов, а также поставщиков и подрядчиков по оплате товаров. Просроченная дебиторская задолженность в условиях инфляции подвержена обесценению, поскольку воплощает требования на фиксированную сумму денег. Если не учитывать этого явления, то скрытые убытки могут исказить фактическое финансовое состояние предприятия с ликвидными средствами.
По статье Расчеты с подотчетными лицами показывается задолженность подотчетных лиц перед предприятием за полученный аванс.
Расчеты с подотчетными лицами — видно, что задолженность подотчетных лиц составляет 100 руб., то из него мы не можем знать, за кем именно числится эта задолженность, с кого требовать отчет в израсходовании 100 руб. или возврата денег, выданных под отчет.
Это — активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму невозмещенного перерасхода.
В итоговой части оборотно-сальдовой ведомости развернутое сальдо позволяет видеть по дебету задолженности подотчетных лиц, по кредиту — задолженности предприятия перед подотчетными лицами. Свернутое сальдо представляет собой результат окончательных взаиморасчетов между предприятием и подотчетными лицами — в нашем примере это кредитовое сальдо 269000 рублей. Это именно та сумма, которая необходима для окончательных расчетов с подотчетными лицами при условии, что дебиторская задолженность со стороны подотчетных лиц полностью погашена.
Страницы: 1 2
Подотчетные лица работники организации, получившие авансом наличные денежные средства на предстоящие расходы (хозяйственные и по служебным командировкам).
Подотчетное лицо - это физическое лицо (как правило, сотрудник предприятия), которому поручено проведение какой-либо хозяйственной операции, выполнение задания (командировка, приобретение и оплата товарно-материальных ценностей, услуг) и которое обязано отчитаться перед предприятием (физическим лицом-работодателем) о выполненном поручении.
Прежде всего, подотчетными являются лица, состоящие в трудовых отношениях с предприятием или физическим лицом-субъектом предпринимательской деятельности. Сотрудник, принятый на работу по любому трудовому договору (на постоянную, сезонную, временную работу, на работу по совместительству), является подотчетным лицом по отношению к своему работодателю.
Список лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, утверждается руководителем организации. Правила выдачи подотчетных сумм регулируются Порядком ведения кассовых операций и иными документами.
Новый аванс выдается только после полного расчета по ранее выданному. Размер аванса на предстоящие хозяйственные расходы и его сроки определяются руководителем организации. Выдача под отчет наличных денежных средств на расходы, связанные с деловыми поездками, включая служебные командировки, осуществляется в пределах сумм, причитающихся подотчетным лицам на эти цели.
Полученный аванс подотчетные лица могут расходовать только по целевому назначению. Передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому запрещается.
Подотчетное лицо должно представить руководителю организации отчет об использовании полученных денежных средств с приложением оправдательных документов (проездных билетов, счетов гостиниц, товарных чеков и др.). По авансам на хозяйственные расходы отчеты должны быть представлены в сроки, устанавливаемые руководителем организации.
Подотчетные лица в бухучете это
Сроки составления авансовых отчетов о расходах на служебные командировки предусмотрены соответствующими нормативными документами.
Остаток неизрасходованных сумм подотчетное лицо сдает в кассу организации одновременно с представлением авансового отчета. Перерасход подотчетных сумм выдают подотчетному лицу из кассы. Авансовые отчеты после проверки бухгалтерией утверждаются руководителем организации.
Подотчетными лицами называют работников организации, получивших денежные авансы на командировочные расходы и на хозяйственные нужды.
Командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне Aiecra ПОСТОЯННОЙ работы.
Не считается командировкой служебная поездка лица, постоянная работа которого носит разъездной характер или проте-
кает в пути, а также направление работника на фестивали или смотры художественной самодеятельности.
Срок командировки определяется руководителями. Командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должны превышать одного года. Максимальный срок командировки в министерства и другие государственные органы исполнительной власти пять дней, не считая времени нахождения в пути. Продление этого срока допускается в исключительных случаях, но не более, чем на пять дней с письменного разрешения руководителя органа управления, в который командированы работники.
В командировочном удостоверении делают отметки о днях прибытия и убытия из места командировки. По ним определяют фактическое время пребывания в месте командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки одне прибытия и дне выбытия делают в каждом пункте. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета или другого транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы.
Если работник специально командирован для деятельности в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. При командировках в такую местность, откуда командированный работник может ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о том, может ли он ежедневно возвращаться из командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решает руководитель.
Если командированный работник заболел, ему на общем основании возмещают расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный находится на стационарном лечении) и выплачивают суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев. Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства, должны быть подтверждены документально. Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается командированному работнику на общих основаниях за весь период нетрудоспособности.
За командированными работниками н течение всего времени командировки сохраняются место работы (должность) и средний заработок, втом числе и за время нахождения н пути. Ему возмещают также расходы по найму жилого помещения н на проезд к месту командировки и обратно, выплачивают суточные. Расходы на проезд возмещают в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездFtbix документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.
Командированному работнику оплачивают расходы на проезд транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы на проезд командированного работника в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по ί-IV группам тарифных ставок на судах морского флота, в каютах I и П категории на судах речного флота, а также на воздушном транспорте по билету Ї класса, возмещают в каждом отдельном случае с разрешения руководителя при предъявлении проездных документов.
Нормы возмещения расходов, связанных с командировкой (кроме расходов на проезд к месту командировки и обратно), нормированы работникам министерств, других государственных органов исполнительной власти, государственных организаций* расположенных на территории России, установлены постановлением Правительства РФ,
За время пребывания в зарубежной командировке суточные выплачиваются;
При проезде по территории Российской Федерации - в российских рублях по нормам, установленным для служебных командировок на территории Российской Федерации;
При проезде по иностранной территории и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для служебных командировок за границу.
В тех случаях когда работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой наличные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона суточные этим липам не выплачивает,
В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней выплата суточных начиная с 61 дня производится в размерах, установленных для работников загранучреж- дений Российской Федерации при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.
Работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся в Россию Q тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы.
При направлении работника в командировку в две или более страны суточные задень перемещения из страны в страну выплачиваются в размере 100%, как правило, в валюте и по нормам страны, в которую направляется работник.
Проезд к месту командировки воздушным, железнодорожным и водным транспортом, включая сборы аэропортов, страховые и комиссионные сборы, оплачивается по тарифам II класса (на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса). Если классификация кают на пассажирских судах установлена в категориях, то каюты I, II и Ш категории считаются каютами I класса, а каюты других категория - II (туристического класса). При отсутствии в стране вагонов (на судах кают) II класса расходы возмещаются по тарифу I класса.
Все перечисленные расходы на проезд возмещаются только при их документальном подтверждении (счета, квитанции, проездные билеты).
Все расходы, кроме суточных и тех, что связанны с получением загранпаспорта и виз, с пропиской паспорта, должны быть подтверждены документально (проездными билетами и счетами, квитанциями и др.). Иначе они не возмещаются работнику.
При направлении работника в служебную командировку за границу ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы исходя из реальных потребностей в стране пребывания, с учетом непредвиденных расходов в пути и па прибытии к месту назначения. Для этого с текущего валютного счета организации снимается наличная иностранная валюта на основании заявления, в котором должны быть указаны номер и дата приказа о направлении работника в служебную командировку за границу.
Снятие со счета наличных средств в иностранной валюте может быть произведено не ранее чем за три банковских дня до отъезда работника в зарубежную командировку. Снятые средства должны быть выданы работнику под отчет. В случае невыдачи они должны быть возвращены в полном объеме на тот же текущий валютный счет в течение трех банковских дней с момента их снятия. При этом представляется документ, подтверждающий их снятие с того счета, на который наличная иностранная валюта будет зачислена.
Вместо наличной иностранной валюты может быть куплен банковский или дорожный чек в валюте для покрытия расходов, связанных с загранкомандировкой. Порядок покупки и возврата чеков такой же, как для снятия и сдачи наличной иностранной валюты.
Выезжающему в служебную командировку работнику выдается денежный аттестат (справка-расчет), в котором должны быть указаны нормы выплат, маршруты, место назначеним, срок командировки и все полученные им денежные выплаты, В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить письменный доклад о результатах командировки и авансовый отчет об израсходованных денежных суммах.
В командировку могут быть направлены и внештатные сотрудники, однако следует иметь в виду, что возмещаемые им расходы должны включаться в их совокупный доход. Иными словами, с сумм возмещения затрат по командировке таких лиц следует удерживать налог на доходы физических лиц. Он взимается и с сумм, относимых за счет чистой прибыли, по лицам, работающим и штате организации.
Денежные авансы разрешается расходовать только на те цели, на которые они были выданы.
В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить авансовые отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Например, отчеты по командировкам должны быть представлены в течение трех дней по возвращении. Неизрасходованные суммы аванса сдают в кассу. Новый аванс выдают подотчетному лицу только после полного расчета по ранее выданному. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и устанавливают расходы, подлежащие списанию. Отчеты утверждает руководитель.
Подотчетные суммы учитывают на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдачу денежных авансов отражают записью:
Дебет 71 Кредит SO «Касса».
Расходы, оплачиваемые из подотчетных сумм, списывают следующим образом:
Дебет IOi 26, 44 и др. Кредит 71.
Возврат остатка неиспользованных сумм в кассу оформляют корреспонденцией:
Дебет SO Кредит 71.
Тем самым по данной сумме позиция по счету 71 «закрывается».
Аналитический учет ведут по каждой авансовой выдаче.
В Письме Минфина России от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158 разъясняется, что согласно Трудовому кодексу РФ размер возмещения командировочных расходов определяется коллективным
договором if локальным нормативным актом организации. C 1 января 2003 г. размер суточных нормируется только для целей налогообложения прибыли в соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 HK РФ.
В бухгалтерском учете и другие суммы, относящиеся к коман- дировочным расходам, отражаются в фактически произведенных размерах в пределах, установленных внутренними актами организации.
Суммы командировочных расходов налогом на доходы физических лиц облагаться не должны. Необходимо только предусмотреть размер таких расходов в коллективном договоре и утвердить их приказом руководителя организации.
Еще по теме Подотчетные лица:
- 74. Расчеты с подотчетными лицами. Бухгалтерский учет командировочный расходов
- 4.1. РОЛЬ И ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА. ПОРЯДОК ИСПРАВЛЕНИЯ ОШИБОК В ДОКУМЕНТАХ
- IV. Участие юридических лиц; индивидуальных предпринимателей в наличном денежном обращении Кассовые операции организаций; индивидуальных предпринимателей
- 12.3. Новые информационные технологиив АСУДП предприятий
- § 3.4. Подотчетность и контроль в системе корпоративного управления.
- Авторское право - Адвокатура - Административное право - Административный процесс - Антимонопольно-конкурентное право - Арбитражный (хозяйственный) процесс - Аудит - Банковская система - Банковское право - Бизнес - Бухгалтерский учет - Вещное право - Государственное право и управление - Гражданское право и процесс - Денежное обращение, финансы и кредит - Деньги - Дипломатическое и консульское право - Договорное право -
Нормативные документы, которые нужно знать!
- Гражданский кодекс РФ (глава 10 «Представительство. Доверенность»).
- Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».
- Постановление Правительства РФ от 08.02.2002г. № 93 «Об установлении норм расходов организации на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».
- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Когда работник получает деньги на закупку канцтоваров, или ему поручают заплатить другой организации за услуги наличными, или он направляется в командировку, во всех этих случаях он является подотчетным лицом.
ЗАПОМНИМ! Подотчетными лицами могут быть только сотрудники организации.
Постороннее лицо подотчетным быть не может. В принципе это могут быть
любые работники организации, но обычно круг таких лиц ограничен, ведь у
организации нет необходимости выделять каждому сотруднику денежные
средства. Сотрудник не имеет права передавать выданные ему деньги
другому лицу. Если сотруднику выдаются денежные средства, ему должно
быть указано, на какие нужды они выданы и на какой срок. В течение трех
дней по истечении этого срока подотчетное лицо должно отчитаться за
расход и вернуть остаток средств. Если такой срок не указан, то
считается, что он равен трем дням со дня выдачи денег, а для
командированных работников – трем дням со дня возвращения из
командировки. Если ездил в зарубежную командировку, то срок отчета
составляет 10 дней с момента возвращения из командировки. Существует
жесткое правило, установленное «Порядком ведения кассовых операций в
РФ» (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 г. № 40): пока
подотчетное лицо не отчитается за ранее выданные денежные средства,
новые авансы ему выдавать нельзя.
Я рекомендую, приказом руководителя утверждать перечень подотчетных
лиц с указанием того, когда и какие суммы им выдаются и когда
подотчетные лица должны отчитаться за эти деньги.
Например, организация ежемесячно выдает заместителю главного
бухгалтера 10 000 руб. на закупку канцтоваров, и отчитаться за эту
сумму он должен не позднее 25 числа каждого месяца. Естественно, такое
правило можно установить тогда, когда расходы носят более-менее
регулярный характер. В общем случае денежные средства выдаются тому,
кому это необходимо, и на тот срок, на какой это целесообразно.
Нет никаких законодательных ограничений по поводу того, на какой срок
и какие суммы можно выдать. Тем не менее, здесь главным критерием
должен быть здравый смысл и производственная необходимость. Можно
выдать сотруднику 50 000 руб. для приобретения компьютеров, можно
выдать ту же сумму работнику, если он едет в командировку на край земли
для осмотра приобретаемого оборудования, но если организация выдает
50 000 руб. сроком на полгода для приобретения канцтоваров, которых
полно во всех местных магазинах, это очень странно. При проверке
налоговые инспекторы, скорее всего, догадаются, что организация просто
дала эту сумму работнику взаймы, и организация будет признана виновной в
недоплате налога на доходы физических лиц.
При отражении расчетов с подотчетными лицами первой операцией должна быть выдача денег, а второй — отчет за них, и не в коем случае не наоборот.
Варианты учета командировочных расходов.
Иногда организации делают такую ошибку: сначала сотрудник что-то
покупает (например, книгу о бухгалтерском учете), отчитывается в том,
что он купил, а затем организация оплачивает ему эту покупку. Такие
суммы не являются подотчетными, а сам сотрудник в эту минуту не
является подотчетным лицом. Ведь организация ему ничего не поручала,
денег не выдала, на что их тратить, не устанавливала. Получается, что
работник тратит собственные денежные средства, что-то на них покупает, а
потом родная организация приобретает у своего сотрудника эти самые
материальные ценности. Но такая сделка- это не отчет о расходовании
подотчетных сумм (их не было), а покупка у физического лица,
принадлежащего ему имущества. Так что сначала выдаются деньги, а потом
проверяется, как они потрачены.
Выдача наличных денег под отчет обычно производится из кассы
организации. Естественно, для этого у бухгалтерии должны быть
основания. Во-первых, таким основанием может быть приказ руководителя, о
котором я уже упоминал выше. Во-вторых, это может быть приказ
руководителя на разовую выдачу денег. В третьих, это может быть его
резолюция (типа «оплатить», «выдать») на каком-либо документе
(служебная записка, счет и т. д.). Резолюцию может поставить не только
руководитель, но и другое лицо (заместитель руководителя, главный
инженер, руководитель филиала и т. д.). Другие лица могут отдавать
распоряжение о выдаче подотчетных сумм только в том случае, если они на
это уполномочены приказом руководителя.
НА ЗАМЕТКУ! Следует сразу четко определить круг документов, на основании которых бухгалтерия оформляет расходные ордера на выдачу подотчетных сумм.
Теперь немного слов о доверенности и о том, какие полномочия она дает получившему ее лицу.
Доверенность
— документ, дающий право одному лицу,
предъявителю, осуществлять действия, оговоренные в документе, от имени
другого, выдавшего документ.
Если организация выдает сотруднику доверенность, то он действует от
имени своего предприятия, и все документы, которые он получит от других
организаций, будут оформлены на имя предприятия, которое он
представляет. Он получит и накладную, и счет-фактуру (что позволит
взять НДС в зачет). Если сотрудник доверенности не имеет, для других
организаций — он частное лицо. Все, на что может рассчитывать этот
сотрудник, — это кассовый и товарный чеки. В любом случае эти расходы
могут быть приняты организацией, но бухгалтерские проводки немного
различаются. Эти различия я покажу в таблице бухгалтерских проводок (см.
ниже).
Доверенность выписывается в одном экземпляре, регистрируется в специальном журнале регистрации доверенностей
и выдается на руки работнику, а у бухгалтера остается корешок от
доверенности, в котором указываются все ее реквизиты. Поскольку работник
представляет свою родную компанию в другой организации, то доверенность
и остается в той организации. Когда работник вернется к работодателю,
бухгалтер в корешке доверенности сделает отметку о выполнении
поручения.
В доверенности указывается дата ее выдачи и срок действия. Если в доверенности не указан срок, то такая доверенность действует 1 год
со дня выдачи. Если в доверенности не указана дата ее выдачи, то такая доверенность недействительна
.
Для получения материальных ценностей утверждена форма доверенности №
М-2 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997г. № 71а).
После выполнения поручения организации или возвращения из командировки сотрудник представляет авансовый отчет. Отчет должен быть заполнен самим сотрудником, а не бухгалтером.
Очень часто именно поэтому организация ограничивает круг подотчетных
лиц. Ведь не каждый человек может сразу грамотно заполнить авансовый
отчет, и тогда бухгалтеру приходиться объяснять очередному новичку, как
это делается. Если же подотчетные лица имеют дело с заполнением этих
документов, они уже хорошо знают порядок заполнения. Авансовый отчет
сдается в бухгалтерию вместе со всеми оправдательными документами,
упомянутыми в отчете. Бухгалтер принимает отчет и документы, отрывает
от отчета по линии отреза расписку, заполняет ее и отдает подотчетному
лицу. Эта расписка служит оправданием для сотрудника, что все документы
сданы им в бухгалтерию. Теперь за утерю чеков, накладных и т. д.
отвечает бухгалтер. Авансовый отчет должен быть утвержден
руководителем. Без этого бухгалтер не может принимать его к учету. После
того как директор подписывает авансовый отчет, сотрудник считается
отчитавшимся перед организацией за сумму, утвержденную в отчете. Если
он еще что-нибудь должен организации, он возвращает это (чаще всего в
кассу, реже — на расчетный счет). Если организация должна сотруднику,
она выдает ему эту сумму (обычно из кассы).
Что делать, если подотчетное лицо не возвращает денежные средства и не отчитывается, либо не возвращает остаток подотчетных сумм?
В Трудовом кодексе предусмотрено, что удержания из заработной платы работника производятся для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а так же в других случаях (ст. 137 ТК РФ). Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника этой суммы не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (и лучше, если он подтвердит это письменно). В любом случае общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 50 %. Если же работник возражает против суммы или срока возврата, или имеет другие претензии к организации, отношения придется выяснять в суде.Организация может принять решение простить долг сотруднику, это право работодателя. Тогда будет считаться, что работник получил доход, и с такого дохода следует удержать налог на доходы физических лиц.
В любом случае, независимо от того, удерживать суммы, идти в суд или простить долг, должен быть издан приказ руководителя . Бухгалтер не имеет права предпринимать каких-либо действий без этого приказа.
Перейдем от общих моментов к частным. Если работник направляется в командировку, то, прежде всего, издается приказ руководителя о направлении сотрудника в командировку . Командированный – это лицо, связанный с организацией трудовым договором. В приказе указывается, кто, куда, зачем направляется и на какой срок. На основании приказа выписывается командировочное удостоверение, в котором указываются все эти сведения.
Правда, есть исключение: если работник отправляется в зарубежную командировку, командировочное удостоверение не выписывается.
Работнику должны быть выданы денежные средства на будущие расходы.
Прежде всего, организация должна определить, как будут оплачиваться
расходы на проезд и проживание сотрудника. Организация может приобрести
билеты и оплатить гостиницу по безналичному расчету, но может выдать
денежные средства командированному сотруднику, и он будет оплачивать
это сам.
Разберем ситуацию на примере. Организация приобретает билеты
(предположим, стоимостью 23 600 руб., в том числе 3 600 руб. НДС) и
затем передает их командированному. В этом случае будет следующая
последовательность бухгалтерских операций:
- Организация оплачивает билеты.
Дт 60 Кт 51 23 600 руб. - Билеты поступают в организацию.
Дт 50-3 Кт 60 20 000 руб.
Дт 19 Кт 60 3 600 руб. На счете 50, субсчет 3 «Денежные документы» отражаются оплаченные билеты, почтовые марки и другие подобные документы. - Билеты выданы сотруднику, направляемому в командировку.
Дт 71 Кт 50-3 20 000 руб.
Выдача денег из кассы отражается проводкой:
Дт 71 Кт 50
Мы уже немного знакомы с НДС и знаем, что документом, дающим право на вычет НДС, является счет-фактура. Без этого документа НДС в зачет не берется. Командировочные расходы в этом отношении являются исключение: НДС, уплаченные за проживание и проезд, можно принять к вычету без счета-фактуры. Но при этом необходимо, чтобы в документах НДС был выделен отдельной суммой, а это не всегда бывает.
Кроме указанных сумм, сотрудник во время командировки получает так называемые суточные . Это сумма, установленная администрацией организации и представляющая собой, если так можно выразиться «деньги на карманные расходы» командированного лица. Например, если руководство организации установило размер суточных 300 руб. в сутки и работник направляется в командировку на 10 дней, то ему полагается выдать 3 000 руб., и при этом он не будет отчитываться в том, на что он их потратил и потратил ли он их вообще.
Суточные полагаются за каждый день командировки, причем день отъезда считается целым днем, и день приезда считается целым днем независимо от того, утром или вечером отбывает или прибывает транспортное средство. Размер суточных определяется приказом руководителя.
Но здесь есть одна важная деталь. Когда бухгалтер ведет бухгалтерский учет и составляет бухгалтерскую отчетность, он принимает в расчет в качестве расчетов организации тот размер суточных, который установлен приказом директора. Когда бухгалтер считает налоги, он принимает в расчет размер суточных 100 руб. в сутки . Этот размер установлен законодательно специально для расчета налога на прибыль. Все, что выше этого предела, то есть остальные расходы на оплату суточных, при расчете налогов не считаются расходами. Поэтому иногда организации устанавливают размер суточных в бухгалтерском учете тоже 100 руб., хотя эта сумма слишком мала.
Отбывая в командировку, сотрудник должен поставить печать своей организации в командировочном удостоверении. Прибыв на место, он должен поставить печать организации, в которую направлен. Отбывая из командировки, он опять-таки должен поставить печать организации, в которую был направлен, а по прибытии в родную компанию — ее печать. Получается, что в командировочном удостоверении работника должны быть как минимум 4 печати: две свои и две чужие. А если работник по пути еще заглядывал в какие-либо организации, то и больше. Без этих печатей командировка считается не состоявшейся.
Возвратившись из командировки, сотрудник представляет руководству отчет о выполнении командировочного задания, а так же сдает в бухгалтерию авансовый отчет, прилагая к нему все оправдательные документы. В отличие от суточных, стоимость проезда и проживания даже при расчете налогов законодательно не ограничивается. Опять-таки действуют законы здравого смысла: если организация торгует банными вениками, то ей будет очень трудно объяснить налоговым инспекторам, почему ее директор регулярно выезжает в командировки в европейские столицы на многочисленные семинары и при этом проживает в лучших апартаментах пятизвездочных отелей.
Для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет. Если организация выдала сотруднику суммы под отчет — это счет активный, если сотрудник перерасходовал суммы и принято решение их возместить, то перед нами пассивные счет.
Лица, которые получили от организации деньги под отчет и должны в ее интересах произвести расходы или приобрести имущество, именуются подотчетными лицами. Это, например, работники, отправляемые в командировку, или сотрудники, приобретающие для своего работодателя ТМЦ. Хотя подотчетником не обязательно должен быть работник организации: деньги под отчет могут быть выданы, например, лицу, которое выполняет работы по ГПД.
Для упорядочения расчетов с подотчетными лицами организация может разрабатывать Положение о расчетах с подотчетными лицами или иной аналогичный документ. Может также утверждаться перечень лиц, которые имеют право получать деньги под отчет. Как правило, для этого издается приказ, форму которого мы приводили в отдельном .
Основанием для выдачи денег под отчет может быть распорядительный документ юрлица (скажем, приказ) или письменное заявление подотчетника (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У). Подробнее об основаниях для выдачи денег под отчет, мы рассказывали в нашей , где приводили также образец соответствующего приказа.
Синтетический учет с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н). Подробнее о типовых бухгалтерских записях по учету расчетов с подотчетными лицами мы рассказывали .
В настоящее время особый интерес представляет порядок применения ККТ при расчетах с подотчетными лицами. Подробнее об этом расскажем в нашем материале.
Выдача подотчетнику и возврат им денег: применять ли ККТ
Напомним, что ККТ в общем случае применяется всеми организациями и ИП при проведении ими расчетов. А нужно ли использовать ККТ при выдаче денег подотчетному лицу или при возврате им подотчетных средств?
Напомним, что расчеты - это прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами или в безналичном порядке за товары, работы, услуги, в т.ч. в виде предварительной оплаты или авансов (ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Казалось бы, при выдаче денег под отчет или при возврате подотчетниками неизрасходованного аванса производятся расчеты. Нужно ли применять в таком случае ККТ?
По мнению московского Управления ФНС, выдача наличных из кассы под отчет по существу не является расчетом в смысле, заложенным в понятие «расчеты» Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Следовательно, применять ККТ в этом случае не нужно (Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@). Высказанная региональными налоговиками позиция была подтверждена федеральным налоговым ведомством в более позднем письме (Письмо ФНС от 29.06.2018 № 17-15/138351@).
Распространив логику на возврат денег подотчетником, применять ККТ при принятии от подотчетного лица неизрасходованных средств работодатель также не должен.
О применении ККТ при расчетах через подотчетное лицо
А что делать организации, которая выдала деньги под отчет, и этот подотчетник приобрел товары или услуги? Должна ли организация, за счет которой был произведен расчет, в момент оплаты выдавать чек с признаком «расход»?
Налоговое ведомство полагает, что если подотчетник не предъявил доверенность, подтверждающую, что он действует от имени организации, будет считаться, что операция произведена с физическим лицом. Следовательно, ни подотчетник, ни организация, выдавшая ему деньги, выдавать чек ККТ не должны. Применять ККТ должен только продавец товаров, работ или услуг.
И даже в случае, когда подотчетник предъявляет доверенность и считается, что расчет производится между организациями, применяться должна только одна единица ККТ и формироваться будет только один кассовый чек. Чек ККТ, как и в предыдущем случае, выдает (направляет) продавец (Письмо ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566@).
Обращаем внимание, что с 01.07.2019 обязательным реквизитом чека при расчетах между организациями (ИП) станет в том числе наименование покупателя (клиента) (наименование организации, Ф.И.О. ИП) (пп. «д» п. 15 ст. 1 , п. 2 ст. 4 Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Чек, сформированный после указанной даты, позволит идентифицировать обеих сторон расчетов. В связи с этим необходимости использовать ККТ одновременно продавцом и покупателем тем более не возникнет.
