Из этой статьи вы узнаете:
- Что такое командировка
- Кого можно отправлять в командировку
- Что содержит Положение о командировках
- Как оформить командировку
- Как выглядит приказ на командировку
- Как составляется отчет о командировке
- Командировка директора - что стоит учесть
- Документы, которые подтвердят срок и расходы в командировке
- Как отмечается командировка в табеле учета рабочего времени
- Как оплачивается командировка
- Срок командировки
Если работодатель заключил трудовой договор с сотрудником и требует от него срочно выполнить поручение в рамках установленных договором обязанностей, (не на территории предприятия) - нужно оформлять командировку. Отъезд (по служебным делам) подтверждается приказом на командировку. В документе уточняются сроки пребывания в другом городе, цель посещения конкретного предприятия. Задачи, которые необходимо выполнить работнику. После возвращения на предприятие, сотрудник обязан представить отчет о командировке, проинформировать об использованных средствах. Выходные дни в командировке учитываются как рабочие, если доказано, что в данный период специалист добирался/возвращался или выполнял поручение руководителя.
Что такое командировка
Служебная командировка - отъезд сотрудника в другую страну или город, инициированный работодателем для исполнения поручения не в организации, где с ним заключен трудовой договор, а на другом предприятии. Согласно п. 3 «Положение о служебных командировках» (утверждено Постановлением правительства РФ от 13.10.2008 г №749), местом работы (постоянной, что отражено в договоре) нужно считать фактическое месторасположение предприятия, где с человеком оформлены трудовые отношения.
Помните, что не любой отъезд может признаваться командировкой. Если трудовые обязанности сотрудника связаны с постоянным нахождением в ином регионе, пути и в разъездах - отсутствие специалиста нельзя оформлять, как направление работника в командировку.
Командировка работника должна соответствовать определенным требованиям:
Поездка инициирована руководителем, а не предпринята по собственному желанию.
Служебное поручение нужно выполнить за пределами постоянного места работы.
Пребывание в другом городе ограничено определенным периодом времени (указывается в приказе на командировку, заполненному по образцу).
Специалист не может исполнять должностные обязанности непосредственно в пути, а его работа не может быть охарактеризована как разъездная.
Командировка должна оформляться надлежащим видом. Для этого на предприятии издается приказ, составляется направление в командировку по образцу. Рассчитываются и выдаются суточные затраты сотруднику на все время пребывания в поездке.
Отчет по командировке.
Кого можно отправлять в командировку в 2017 году в соответствии с новыми правилами учета
Руководитель предприятия (любая правовая форма) не имеет полномочий инициировать командировку (по служебным обязанностям) человека, если с гражданином не оформлены никакие трудовые отношения (не заключен контракт). Закон запретил отправлять в поездку граждан, которые оказывают разовые или многократные услуги предприятию по гражданско-правовому контракту.
Если работодатель оформил направление в командировку постороннему гражданину, который не трудится на предприятии - соответствующие расходы фискальный орган не признает расходами на командировку. Запрещено отправлять в служебную поездку такие категории граждан:
Беременных женщин. Работница должна представить медицинские заключения, справки, подтверждающие ее положение.
Сотрудников, с которыми заключен договор (ученический), только если поездка не связана с необходимостью пройти обучение в другом регионе/стране/городе.
Женщин, которые имеют малолетних детей (до 3 лет), отцов и матерей, воспитывающих ребенка самостоятельно без второго родителя (до 5 лет). Работодатель обязуется ознакомить сотрудницу в письменной форме о праве отказаться от поездки.
Невозможно направление работника в командировку, если у такового оформлен статус опекуна. Граждан, на иждивении которых находятся несовершеннолетние дети, инвалиды или люди, за которыми осуществляется постоянный уход. Допускается командировка только по их письменному согласию.
Сотрудники, не достигшие 18 лет. Исключением может стать только творческий персонал, работа которых сопряжена со средствами массовой информации, кинематографом, театром, концертами, цирками и т.д.
В командировки не направляют инвалидов, если поездка нарушит план реабилитации.
Кандидатов (зарегистрированных), которые баллотируются на выборные должности.
Такие действия можно расценить, как нарушение трудовой дисциплины. Следует привлечь специалиста к дисциплинарной ответственности. Основание - нарушена обязательная для исполнения трудовая дисциплина на предприятии (отражено в локальных актах предприятия).
Служебное задание для направления в командировку.
Положение о командировках
Это главный документ («Положение о служебных командировках», утвержденное Постановлением правительства РФ от 13.10.2008 г №749), который регламентирует отношения работодателя и сотрудника во время служебной командировки.
Согласно Положению, работодатель обязуется составить письменное направление в командировку (по образцу). Четко определить цели таковой и материально обеспечить работника, пока он не может исполнять обязанности на своем предприятии.
В документе указанно, что срок командировки рассчитывается исходя из сложности и объема служебного задания. Дан полный перечень документов, которые могут подтвердить расходы во время поездки. Особое внимание уделено гарантиям, предоставляющимся работникам во время исполнения поручения работодателя (командировки). За ним сохраняется средний заработок, занимая должность на предприятии (не может быть уволен в этот период). Компенсируются расходы, связанные с проживанием, питанием, проездом к месту назначения (оплата билетов на все виды транспорта). Также компенсируются и другие расходы, которые связаны с командировкой работника при условии предоставления соответствующих документов (чеков, проездных и т.д).
Постановление об особенностях направления работников в служебные командировки.
Оформление командировки
Перед тем, как будет оформлено направление работника в командировку, руководитель организации должен подготовить документы, которые отразят цель поездки и подтвердят личную инициативу руководителя поручить задание конкретному сотруднику. Для командировки нужно подготовить служебное задание (это требование не обязательное, но его составление позволит точно определить цель поездки). Составлять его можно по форме № Т-10а. Именно этот документ можно считать основанием для издания приказа на командировку в 2017 (по образцу).
Обратите внимание, что теперь нет необходимости оформлять командировочное удостоверение.
В служебном задании на командировку обязательно указывается:
Наименование предприятия, где работает сотрудник (точно также, как указано в учредительных документах). Если в таковых указано и сокращенное наименование организации - дублируется в служебном задании на командировку (сразу после полного названия указать в скобках).
Паспортные данные специалиста - Ф.И.О., занимаемая должность, а также структурное подразделение, к которому он относится.
Начало и окончание командировки - ориентироваться на дату проездных документов.
Основания служебной поездки - может быть распоряжение руководителя предприятия, главы структурного подразделения (служебная записка), договор с предприятием.
Цель командировки сотрудника - кратко изложить суть поручения, обозначить инструменты для его решения (проведение переговоров, подписание контракта, проведение испытаний, изучение специфики производства и т.д.).
После того, как сотрудник вернется из командировки, он обязуется пояснить, какой объем работы выполнен, и подписать служебное задание лично. Руководитель знакомится с пояснениями и пишет заключение, подтверждая или опровергая выполнения задания сотрудником, визирует документ, ставит дату.
Обязательно нужно заполнить графу «отчет». Законодатель требует отчитаться за проведенную работу не позже 3 дней, после возвращения на предприятие из командировки.
Приказ на командировку
После оформления служебного задания, издается приказ на командировку (форма Т-9 или Т-9а, если в командировку направляются несколько сотрудников). Хоть в Положении отсутствует норма, обязывающая составлять приказ (только письменное оформление инициативы работодателя), сделать это нужно, чтобы подтвердить факт отбытия работника именно по инициативе работодателя. Без приказа отъезд сотрудника в командировку (при осуществлении ревизии) может расцениваться как прогул со всеми вытекающими последствиями.
В документе обязательно нужно указать, кто финансирует поездку, какова цель отъезда. Фиксируются сроки пребывания в поездке. Приказ на командировку в 2017 г. заполняется по образцу с обязательным внесением личных данных работника, а также его должности и принадлежности к конкретному структурному подразделению. Нужно отразить и цель поездки, кратко описав необходимые действия работника. Например, посещение конкретного предприятия, привлечение новых клиентов, тестирование оборудования и т.д. Хранить приказ на командировку следует 75 лет.
Приказ о направлении работника в командировку.
Отчет о командировке
В течение 3 дней после возвращения из командировки работник обязуется представить работодателю авансовый отчет, пояснив все расходы. К отчету нужно приложить все имеющиеся финансовые документы, связанные со служебной поездкой. Только после проверки отчета может быть произведен окончательный расчет с сотрудником. Если он затратил дополнительные личные средства помимо выданных ему авансом - разницу нужно выдать, произведя расчеты.
Если командированный потратил меньше денежных средств, выданных ему авансом, он обязуется их вернуть в кассу предприятия.
Также сотрудник обязуется в течение 3 дней написать отчет о командировке (по образцу либо в свободной форме). В документе работник подводит итоги поездки:
Выполнен ли объем работы.
Достигнуты ли главные цели.
Какие дополнительные мероприятия проведены, затрачены необходимые ресурсы и т.д.
В качестве примера написания отчета о командировке можно использовать приказ на командировку либо служебное задание. Именно в этих документах отражены все важные условия поездки, работник может тезисно «ответить» на вопросы, указанные в документах.
Авансовый отчет.
Командировка директора - что стоит учесть
Если в служебную поездку отправляется глава предприятия, необходимо оформить все надлежащие документы, описанные выше. Но как быть с тем, что законодатель определил, что лиши директор (руководитель) имеет право установить цели и сроки командировки? Действительно, у его есть такие полномочия, и он может собственноручно подписать приказ о командировке директора. Есть и другой вариант. В случае отъезда директора нужно издать приказ о передаче полномочий заместителю или другому лицу. В документе можно указать, что полномочия передаются лишь на время отсутствия руководителя, обязательно прописать длительность замещения, действия, которые он должен выполнять в этот период. Например, намечается подписание контракта, получение оборудования от поставщика и т.д.
Приказ о передаче полномочий генерального директора.
Стоит учесть, что пока директор в командировке нужно оформить доверенность заместителю, которая позволит выполнять правовые действия, связанные с деятельностью организации. По прибытии из командировки директор:
Заполняет авансовый отчет по командировке (согласно требованиям законодателя в 2017 г).
Сдает остатки, неиспользованных средств в кассу предприятия.
Представляет все документы, подтверждающие факт проживания, проезда в другом городе.
Отчитывается за перерасход средств в командировке.
Если директор организации относится к категории граждан, которые имеют право работать без командировок - для выполнения его служебных обязанностей может направляться его заместитель или другое уполномоченное лицо.
Документы, которые подтвердят срок и расходы в командировке
Во время командировки сотрудников им должны быть возмещены следующие расходы (при наличии подтверждающих документов):
Проезд в обе стороны. Если возникла необходимость воспользоваться другим видом транспорта, чтобы добраться до места назначения.
Проживание в другом городе во время командировки.
Суточные расходы (дополнительные), которые обеспечат жизнедеятельность в условиях проживания вне места постоянного жительства.
Иные расходы - по согласованию с работодателем.
Суточные не выплачиваются в случае направления в командировку (заполняется по образцу, установленному в 2016 г), если поездка планируется в местность, откуда работник сможет возвращаться каждый день домой.
После прибытия из командировки, каждый сотрудник составляет служебную записку, указывая в ней срок отсутствия на предприятии (фактический, если он не совпадает с указанным в приказе на командировку, заполненному по образцу). Записка составляется в таких случаях:
Если сотрудник использовал транспорт, принадлежащий компании (учтен на балансе).
Ездил на личном авто.
До места командировки добирался на транспорте, которым управлял по доверенности.
Служебная записка может быть составлена в свободной форме или организация имеет право разработать образец документа. Если сотрудник во время служебной поездки передвигался исключительно на общественном транспорте, срок нахождения в командировке подтверждается соответствующими проездными билетами. В случае потери таковых, обосновать сове отсутствие на рабочем месте допускается документами, подтверждающими наем жилья в другом городе.
Обратите внимание, что с 21.10.2015 г. вступили в силу правила (новые) предоставления гостиничных услуг гражданам (Постановление Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085). Теперь временное жилье во время командировки может быть предоставлено только при заключении договора, обязательно отражается:
Цена номера.
Длительность проживания (в сутках).
Отчетным документов при заключении договора станет кассовый чек об оплате услуг, он оформляется только на бланке строгой отчетности.
Если между работодателем и командируемым достигнуто соглашение, можно во время командировки снять комнату для проживания непосредственно у собственника (физического лица). В такой ситуации подтвердить длительность поездки и расходы на проживание позволит договор аренды между двумя сторонами. К нему необходимо приложить расписку о получении всей суммы оплаты за проживание (указывается стоимость общая и за сутки).
Если командировка работника предполагает перелет до места исполнения служебного задания самолетом, подтвердить срок пребывания и расходы позволят:
Квитанция билета, в том числе и электронного.
Посадочный талон.
Багажная квитанция.
Если документы потеряны, работник имеет право обратиться к авиаперевозчику и затребовать подтверждающий документ.
Когда сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, он обязуется по возвращении составить служебную записку и предоставить:
Путевой или маршрутный лист.
Счета, кассовые чеки за приобретенное топливо.
Другие документы, которые подтвердят соблюдение маршрута командировки - распечатки тахографа, накладные от поставщиков (с адресами) и т.д.
Как отмечается командировка в табеле учета рабочего времени
Исходя из нормы ч.4 ст. 91 ТК РФ, руководитель предприятия обязан вести табель учета фактически отработанного времени каждым сотрудником. Не исключением является и время командировки работника, ведь он исполняет порученные ему обязанности. Отображать все время пребывания вне предприятия, где заключен трудовой договор, необходимо обозначением «К», если кодируется цифрами - «06». Нет необходимости в соответствующих графах проставлять количество отработанных часов, так как на время командировки за человеком сохраняется его средний заработок.
Если во время командировки сотрудник заболел (подтвердить факт нужно предоставлением больничного листа) - дни в табеле кодируем буквой «Б». В такой ситуации необходимо выплатить компенсацию по временной нетрудоспособности.
Обратите внимание, что теперь нет необходимости вести на предприятии два вида журналов:
Учет сотрудников, которые выбывают в командировку.
Учет работников, которые приезжают на предприятие, на которое они были командированы.
Документы упразднены постановлением Правительства РФ от 29.07.2017г № 771, оно вступило в силу 8.08. 2015г.
Табель учета рабочего времени.
Оплата командировки
Расчет выплат по командировке производится с учетом оплаты среднего заработка сотрудника и суточных выплат за все дни отсутствия на рабочем месте. Обратите внимание, что оплата командировки в выходной день, а также за время в пути, праздничные даты - также предусмотрена законом. В таком случае начисляются и суточные, и средний заработок за каждый день .
Например, работник отбыл в командировку в субботу, вернулся к месту постоянного проживания в воскресенье - оплатить нужно оба выходных дня.
Если поездка планируется всего на один день (только по территории РФ) - суточные выплачивать не нужно. Но руководитель организации имеет право предусмотреть в локальных актах дополнительную компенсацию за однодневную командировку.
Если расчет командировок по среднему заработку регламентируется законодателем (нужно выплатить сумму соответствующую отработанному фактически времени), то размер суточных можно закрепить в локальных актах предприятия. Чтобы суточные на командировку не облагались НДФЛ, рекомендовано установить размер выплат:
700 руб. - каждые сутки по всей территории РФ.
2500 руб. - сутки пребывания за границей России.
Обратите внимание, что суточные могут быть выданы сотруднику перед командировкой из кассы предприятия или перечислены на банковскую карту. А расчет командировок по среднему заработку производится за последние 12 месяцев. Сумма начисляется и выплачивается в ближайший день зарплаты в организации.
Как правильно оплатить дни командировки?
З = Зрп/Дрп х Д ком
С - заработок (средний) за все дни, проведенные в командировке (отработанные).
З рп - все выплаты, которые повлияли на сумму среднего заработка (в расчетный период 12 месяцев).
Д рп - общее количество дней, которые отработал сотрудник за расчетный период.
Д ком - дни, которые соответствуют периоду, проведенному в командировке.
Бухгалтерский учет оплаты командировок и командировочных расходов.
Если ваш работник не успел отработать 12 месяцев, но уже отправлен в служебную поездку - расчетным периодом нужно считать время с первого дня исполнения трудовых обязанностей до последнего дня, перед поездкой.
Выходные в командировке, а также праздничные дни подлежат оплате, если будет доказано, что сотрудник исполнял обязанности или был в пути к месту назначения или возвращался домой.
Выходные дни в командировке нужно оплатить в двойном размере от дневной или часовой нормы, согласно тарифной сетке. Допускается оплата выходных в размере одинарной ставки, но тогда работнику предоставляется отгул за этот день.
Однодневная командировка - особенности оплаты
Законодатель не установил минимальный срок пребывания работника в командировке. Поэтому даже однодневное отсутствие придется оформлять как долгосрочную поездку:
Издать приказ.
Выдать задание.
Выплатить авансовую сумму на расходы во время поездки.
Отметить в табеле рабочего времени командировку.
По возвращении работник должен обязательно отчитаться за проведенную работу, объяснить, куда и сколько потратил выделенных средств (сдать авансовый отчет о командировке, заполнить по образцу).
Что касается суточных, то для однодневной поездки их выплачивать не нужно, если человек перемещается по территории России. Как поступать в таких ситуациях:
Работодатель имеет право по собственной инициативе начислить и выплатить специалисту определенную сумму, которая компенсирует отсутствие суточных расходов на командировку.
При поездке заграницу предприятие обязано компенсировать сотруднику сумму на поездку в размере 50% от установленных на данном предприятии суточных (для выезжающих за рубеж).
Срок командировки
Работодатель самостоятельно устанавливает длительность командировки, оценив объем и специфику служебного задания. Вывод - законодатель не установил предельный срок поездки, поэтому руководитель предприятия вправе сделать это самостоятельно.
Датой отъезда нужно считать (включая выходные в командировке) время и день отправления транспорта, на котором человек следует до пункта назначения. День возвращения - прибытие транспортного средства к месту работы (город постоянного проживания).
Стоит учесть, что если поезд или автобус отправился в путь до 24.00 - днем отъезда стоит считать текущие календарные сутки. Если отъезд запланирован на 00 часов или позже этого времени - последующие сутки.
Если аэропорт, автовокзал, пристань расположены за пределами города, поселения, куда командирован человек - время необходимое, чтобы добраться до объекта также учитывается. Подобным образом обстоит дело и с днем прибытия из поездки.
Рассмотрим пример:
Сотрудник направлен в командировку (самолет) 4 ноября в 0.25. При этом ему необходимо было добраться до аэропорта, время в дороге составило 1,5 часа, еще 3 часа потребовалось для предварительной регистрации на самолет. Тогда днем начала командировки нужно считать 3 ноября, хоть в билете и указано 4 число месяца. Но для подтверждения отбытия, сотрудник должен предоставить билеты, где указана дата и место прибытия (поезд, автобус и т.д).
Гарантии работнику во время пребывания в командировке
Стоит отметить, что законодатель защищает права сотрудника, пока он отсутствует на рабочем месте. При наличии приказа о командировке дни отсутствия на рабочем месте не могут быть засчитаны как прогул, не подлежит такой проступок дисциплинарному взысканию. Нельзя уволить командированного. Согласно Положению о командировках (с образцом можете ознакомиться в статье) работнику гарантируется в его отсутствие:
Начисление среднего заработка за отработанные дни - сюда нужно засчитывать как дни командировки, так и время, потраченное на дорогу, дни вынужденной остановки в пути.
При поездке граждан, которые работают по совместительству - сохраняется средний заработок именно у того работодателя, который выдал направление в командировку (по образцу). Если оба работодателя одновременно направляют человека по единому служебному поручению - средний заработок должен быть сохранен на обеих должностях, при этом затраты на суточные и другие расходы делят пропорционально между предприятиями или по соглашению работодателей.
Допускается привлекать сотрудника, находящегося в командировке, к исполнению служебных обязанностей в праздничные и выходные дни. В таком случае придется выплатить двойной размер ежедневной ставки, а если предоставляется отгул - в одинарном.
Сотрудник может заболеть в период командировки, тогда ему начисляется компенсация по временной нетрудоспособности. В качестве подтверждения факта принимается больничный лист (амбулаторное или стационарное лечение). Обратите внимание! За весь период болезни, работодатель обязан возмещать сотруднику не только средний заработок, но и расходы на наем жилья и суточные.
Если возникла необходимость срочно отозвать специалиста из командировки, нужно составить соответствующий приказ об отзыве. Унифицированной формы не существует, можно разработать самостоятельно, утвердить форму локальным актом на предприятии.
Приказ об отзыве работника из командировки.
Обратите внимание, законодатель четко не регламентирует, как оповестить сотрудника о необходимости прервать поездку. Как правило, руководитель звонит специалисту, или оповещает его письменно, заказным письмом.
Командировка - это (согласно ТК РФ) лишь временная поездка работника, которая была инициирована работодателям. Так как направляет на служебное задание человека руководители, он и должен стать гарантом соблюдения его законных прав. Поэтому следует уделить особое внимание оформлению соответствующих документов, вовремя производить расчеты и выдавать аванс перед предстоящей командировкой. Работодатель не имеет права потребовать от некоторых категорий сотрудников выполнить служебное задание, связанное с поездкой в другой город. В случае несоблюдения требования - работник имеет право подать на предприятие в суд.
Расчет суточных при командировках в страны СНГ и среднего заработка при командировках – эти вопросы по-прежнему остаются самыми актуальными. Попытаемся на них ответить в статье.
Средний заработок при командировках
: при расчете среднего заработка при командировках учитывается ли материальная помощь, выплачиваемая к отпуску в размере двух окладов?
Ответ: нет, поскольку материальная помощь является социальной выплатой, а не зарплатой.
Рекомендуем вебинар про оформление командировок : документальное оформление и оплата командировки; средний заработок при командировке; командировка в выходной, однодневная командировка; суточные при командировках.
Командировка в страны СНГ: суточные
Ответ: командировки в страны СНГ — особый случай. Здесь не ставят никаких отметок в загранпаспорте о пересечении границы. Поэтому суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).
Суточные выплачиваются работнику в полном размере за каждый день служебной поездки. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы. А днем приезда, то есть последним днем командировки, считаются сутки, на которые приходится время прибытия такого транспортного средства обратно в место постоянной работы. Отсчет каждых новых суток ведется с 0 часов.
Размер суточных организация определяет самостоятельно. Самое главное — зафиксировать их в локальных нормативных актах организации, например, в Положении о командировке. Суточные более 700 рублей по России и более 2500 рублей при загранкомандировках облагаются НДФЛ.
Пример расчета суточных
Виктор Ножкин отправлен в служебную командировку в Минск (срок командировки 3 дня):
- 10 июля в 23 часа 10 минут - работник выехал на поезде в Минск;
- 11 июля в 07 часов 05 минут — прибыл в Минск. То есть, пересечь государственную границу РФ 10 июля Ножкин не успевает.
- 11 и 12 июля Виктор выполнял служебное поручение в Минске.
- 12 июля — выехал обратно в Россию на поезде в 15 часов 05 минут.
- 12 июля в 23 часа 40 минут - прибыл в Росию. То есть, 12 июля была пересечена граница РФ.
Суточные по России - 700 рублей, следует выплатить Ножкину за 10 и 12 июля. За 11 июля следует выплатить суточные, которые установлены для командировок за рубеж, - 2 500 руб. Всего за период командировки Ножкину будут выплачены суточные в размере 3 900 руб. (700 + 2 500 + 700).
Вывод: чтобы не ошибиться с расчетом суточных при направлении работников в командировки в страны СНГ, смотрите на дату и время пересечения государственной границы.
Подавляющее большинство компаний имеет деловых партнёров. Они могут быть на территории нашей страны или за рубежом. Для сохранения прочных деловых отношений и для развития собственного бизнеса и производства руководители предприятий направляют сотрудников в командировки . Цели поездки могут быть различными: заключение договоров и подписание контрактов, поиск новых партнеров и предоставление разного рода услуг.
Отправляя своего работника в поездку, организация обязана оплачивать командировочные согласно законодательству РФ. Направляя в командировку, фирма обязана оплатить дорогу и суточные своим сотрудникам. Они начисляются за каждый день рабочей поездки. Установлены размеры суточных, которые не подлежат налогообложению. Если сумма превышает льготный размер, то налоги должны быть начислены в установленном порядке.
Размеры и порядок расчета налога
На законодательном уровне установлены размеры командировочных, которые освобождены от налогообложения. Определены суммы для поездок как по России, так и для рабочих поездок за границу.
Размер суточных, с которых не уплачивается налог:
- 700 рублей в сутки для командировок внутри страны;
- 2500 рублей для зарубежных командировок.
Если размер суточных выше указанных размеров, то налог будет начисляться на всю сумму, превышающую льготную. Сумма, превышающая льготный размер, облагается НДФЛ по ставке 13%. Кроме НДФЛ с суточных сверх нормы должны уплачиваться страховые взносы. Если их размер не превышает 700 и 2500 рублей, то страховые взносы не отчисляются.
При расчёте налога на прибыль бухгалтер организации имеет право списать суточные, выдаваемые сотруднику в полном объёме. Согласно Налоговому кодексу РФ, производить нормирование суточных не нужно. Их учёт в расходах предприятия осуществляется вместе с утверждением авансового отчёта.
Пример расчета : финансовый аналитик фирмы ООО «Медиа-финанс» Иванов с 15 по 17 января находился в командировке в Дании. Руководитель фирмы установил командировочные в Данию в размере 250 датских крон (DDK) в сутки. Оплата суточных при командировках внутри страны в фирме составляет 700 рублей.
За время нахождения в командировке сотруднику начислены суточные:
- за 2 дня нахождения в Дании – 500 крон (250 DDK в день * 2 дня);
- за 1 день приезда в Россию – 700 рублей.
Весь общий размер суточных бухгалтер фирмы ООО «Медиа-финанс» учёл при расчёте налога на прибыль:
500 DDK * 8,42 руб./DDK + 700 рублей = 4910 рублей.
Размер суточных при командировках за границу были вычислены исходя из курса валюты, действующей на дату их оплаты. При расчёте суммы НДФЛ бухгалтер не брал в расчёт суточные, поскольку их сумма не превышает льготный размер, который освобождён от уплаты налогов.
В 2018 году размеры суточных, которые не облагаются налогом и с которых не происходят страховые отчисления, не изменились. Для командировок по территории РФ эта сумма составляет 700 рублей в день. Для рабочих поездок за границу это сумма в разы выше и составляет 2500 рублей.
Но суточные сверх нормы облагаются налогом. НДФЛ с этой суммы будет уплачиваться на общих основаниях по ставке 13%. Также фирма должна проводить страховые отчисления с суммы, которая превышает установленные льготные размеры суточных.
Для отображения величины командировочных сверх нормы в нужно знать, на какую дату производить их начисление. Датой получения дохода для облагаемых налогом суточных сверх нормы является последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчёт.
Утверждение отчёта происходит после возвращения работника из рабочей поездки .
Удержание налога с суточных, которые превышают установленные размеры, производится в момент выплаты работнику заработной платы, с которой удержан НДФЛ. Но стоит помнить, что дата удержания налога не может быть раньше, чем последнее число текущего месяца. Это происходит из-за того, что НДФЛ нельзя удержать с работника до получения зарплаты. Исходя из этого следует, что перечисление платежа в налоговую будет осуществлено не позднее дня, следующего за днём удержания НДФЛ.
Пример расчета : за декабрь 2016 года сотруднику насчитана заработная плата (с учётом среднего дохода за время командировки) в размере 80 000 рублей. Из этой суммы будет удержан налог, сумма которого составляет 10 400 рублей. Аванс за декабрь был выдан 14 декабря в размере 40 000 рублей. 28 декабря работник предоставил авансовый отчёт о служебной поездке по территории России.
Суточные за 5 дней командировки были указаны в размере:
5 дней * 1200 рублей/день = 6000 руб.
29 декабря авансовый отчёт утвердил руководитель фирмы. 9 января работнику была выплачена оставшаяся заработная плата, с учётом вычета налога в размере 10 400 рублей. Также из зарплаты был удержан налог на суточные сверх нормы. Это сумма составила 325 рублей.
Этот расчёт был произведён следующим образом:
6000 рублей – 5 дней * 700 рублей/день = 2500 рублей – суточные, которые превышают установленную норму.
От этой суммы и будет удержан налог:
2500 рублей * 13% / 100% = 325 рублей.
На руки работник получил:
80 000 – 40 000 (аванс) – 10 400 (НДФЛ) – 325 (НДФЛ с суточных сверх нормы) = 29 275 руб.
Необлагаемые расходы
Направляя своего сотрудника в служебную командировку, руководство предприятия обязано возместить ему все расходы на проживание, проезд и суточные. Также за каждый день командировки работнику должны выплатить среднюю заработную плату.
Затраты на проезд до места командировки оплачиваются работнику в полном объёме. С этой суммы НДФЛ не удерживается. В эти расходы включены проезд на любом виде транспорта до места назначения, а также проезд на такси или общественном транспорте до вокзала или аэропорта.
Налог с этих расходов не будет удержан в том случае, если эти траты подтверждены документально. В случае если подтверждающих документов нет, то налог будет удержан в полном объёме со всей суммы, которая была потрачена на дорогу до пункта назначения и обратно. В качестве подтверждения стоимости проезда можно предоставить билеты .
Если они по какой-то причине не сохранились, то можно затребовать у перевозчика справку, в которой будет указано направление, вид транспорта и стоимость проезда.
Расходы по аренде жилого помещения не облагаются налогом в полном размере. НДФЛ не удерживается только в том случае, если у сотрудника есть подтверждающие документы. Ими могут быть квитанция по оплате гостиничного номера или договор аренды квартиры.
В том случае если у работника нет документального подтверждения, то сумма, не облагаемая налогом, составляет 700 рублей в день при командировке на территории России. Если рабочая поездка заграницу, то эта сумма не должна превышать 2500 рублей. Если расходы на проживание превышают указанные размеры, то с суммы сверх нормы уплачивается НДФЛ.
Нормативы установлены государством. Работодатель вправе установить другой размер суточных. Эта сумма может быть в разы больше, чем сумма, утвержденная на законодательном уровне. Однако, данный факт не является основанием для освобождения от уплаты НДФЛ. Все расходы сверх установленных норм подлежат обязательному налогообложению.
Заключение
Направляя сотрудника в командировку, фирма обязана оплатить все расходы, которые у него возникли за время нахождения в поездке. Организация оплачивает также расходы:
- на связь (мобильную связь или интернет);
- по оформлению заграничного паспорта и визы;
- на комиссию в случае обмена российских рублей на иностранную валюту;
- на специальные услуги на вокзалах и в аэропортах.
При нахождении в командировке работник не должен нести никаких убытков. Всё должно быть оплачено работодателем. Возмещение расходов, связанных с рабочей поездкой, происходит в ближайшую заработную плату. С этого дохода, как и с любого другого, необходимо уплатить налог в казну государства.
Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас
Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое
Командировочные в 2017 году рассчитываются очень просто: суточные за сутки командировки, которые установлены в вашей организации, нужно умножить на количество дней командировки.
То есть если у вас установлен размер суточных в актах компании, допустим, 5000 руб., то данную сумму вы можете выплатить работнику и полностью учесть в расходах при УСН на объекте доходы минус расходы.
При УСН расходы на суточные в командировке 2017 учитываются в полном объеме, прописанном в локальном акте.
Cуточные в 2017 году по России и регионам действуют одинаковые. При этом командировочные расходы на суточные в 2017 году не нормируются по правилам Налогового кодекса. Но вот страховые взносы и НДФЛ с суточных в 2017 году взимаются по определенным правилам.
Что касается страховых взносов, то как мы сказали выше, в 2017 году лимит по взносам такой же, как и по НДФЛ - 700 руб. (командировка по РФ) и 2500 руб. (зарубежная командировка).
Суточные при командировках в 2017 году за границу - 2500 рублей в сутки не облагаются НДФЛ, суммы превышения облагаются.
Соответственно, если в организации суточные выплачиваются в большем размере, то сумма превышения должна облагаться НДФЛ. Причем всю сумму суточных, незивисмо от размеров, можно учесть при УСН в расходах. Но для этого размер сутоных утвердите в локальных актах компании.
При этом не забывайте, что хотя размер суточных для целей исчисления единого налога при УСН не нормируется, в пункте 3 статьи 217 НК РФ установлены нормативы суточных, которые применяются в целях исчисления НДФЛ (для командировок по России - 700 руб. в сутки, для зарубежных командировок - 2500 руб. в сутки).
Еще раз подчеркнем, что нормы суточных по регионам России действуют общие, то есть ограничений на суточные 2017 по регионам также нет.
Таким образом, организация (ИП) сама устанавливает норму суточных в 2017 году, как при российской командировке, так и при загранкомандировке, при этом всю сумму принимает в расходах по УСН. Размер суточных нужно закрепить в локальных актах работодателя.
Вы можете установить любой размер суточных при командировке в 2017 году - как по России во все регионы РФ, так и зарубеж. Командировочные расходы на суточные в 2017 году законами не ограничены. То есть нормирование суточных при командировках и других поездках работников в 2017 году не применяется (подп.13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому размер суточных при командировке 2017 компания или ИП могут устанавливать по своему усмотрению - и 700 рублей, и 2700 рублей - предела нет.
См. также: Суточные положены, даже если в цену билета входит питание
Как было: В 2016 году лимитов по взносам для суточных установлено не было. Поэтому любой размер суточных взносами не облагался.
Затем высчитал, какое количество денег из этой суммы не облагается взносами. Получилось 2100 руб. (700 руб. x 3 дн.). Получается, что взносами облагается сумма суточных в размере 900 руб. (3000 руб. – 2100 руб.). Бухгалтер умножил 900 руб. на ставку взносов в 2017 году, установленную в его компании для выплат работнику (допустим, льготную ставку 20%).
Допустим, компания выплачивает суточные по командировкам в РФ в размере 1000 руб. Работник в 2017 году был в командировке 3 дня. Бухгалтер рассчитал взносы с суточных в 2017 году так. 1000 руб. умножил на 3 дня = 3000 руб.
Как теперь: В 2017 году не облагаются взносами суточные 700 руб. по России и 2500 руб. за рубежом. Суточные, превышающие эту сумму, облагаются взносами. В каком месяце начислить взносы со сверхлимитных суточных, прочитайте в статье «Стало ясно, в какой момент начислять взносы с суточных».
С 1 января 2017 года нормы суточных по страховым взносам изменились (Федеральный закон от 03.07.2016 № 243-ФЗ). Изменение связано с обложением суточных страховыми взносами.
Изменения по командировкам - с 1 января 2017 года. Как поменялись нормы суточных по командировкам в 2017 году, читайте в статье.
Вопрос о командировочных важен и интересен всем. Это сложная тема. Постоянно и систематически происходят изменения и дополнения, которые отражаются в нормативных актах.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Поэтому выплата суточных при командировках в 2019 году не может потерять актуальности по настоящее время.
Нормативная база
ТК и НК, Постановления Правительства, инструкции и разъяснительные письма Минфина России дают полную и подробную картину о составе, вариантах учета и возмещения суточных командировочных расходов.
Виды командировочных расходов
Отправляя сотрудника в служебную поездку для выполнения индивидуального поручения, работодатель обязан компенсировать командировочные расходы своего работника:
- на проезд к месту выполнения производственного задания и обратно;
- стоимость услуги найма жилого помещения;
- суточные;
- прочие затраты, произведенные с разрешения руководителя или закрепленные в .
Что такое суточные расход и что в них входит?
Командированный сотрудник гарантировано получает за каждый день фиксированную сумму, не зависящую от внешних факторов выполнения задания, которая носит название «суточные».
Целью этой статьи командировочных расходов является обеспечение нормальной жизнедеятельности человека, вынужденного некоторое количество времени находится вне привычной обстановки.
Нет необходимости подтверждать суточные документально. Человек вправе использовать их по своему усмотрению.
В каких случаях выплачиваются и обязательны ли?
Начисление и оплата суточных носит постоянный характер, и подразумевает элемент гарантии и заботы руководства о командированном работнике.
Полученная сумма аванса всегда включает в себя и величину суточных, рассчитанных на основании .
Отменили ли их?
В 2019 году Минфин РФ выдвинул идею об отмене суточных, надеясь впоследствии этой мерой повысить размер налога на прибыль.
Работодатели и сотрудники отрицательно высказались по этому поводу. Средства массовой информации широко освещали вопрос возможности отмены суточных.
Планам Минфина практически не суждено было сбыться. Изменения законодательно не прошли.
Размер, нормы и лимиты по новым правилам.
Трудовым законодательством определен размер суточных:
Следует отметить, что эти величины следует считать минимальным размером для коммерческих организаций. Границу верхних пределов предприятия определяют самостоятельно.
Размер суточных при командировке с питанием не изменяется.
Все надбавки и доплаты к суточным, которые устанавливаются в организациях, должны найти отражение в Положении о командировках.
На что можно тратить?
На что выдаются суточные? Подтверждения использования суточных не требуется при оформлении после служебной поездки.
Каждый вправе использовать эти суммы по своему усмотрению на ежедневные расходы. Но в большинстве случаев, командированные сотрудники расходуют суточные на оплату питания и проезд на городском транспорте.
За сколько дней выдаются?
После подписания приказа на командировку и по заявлению командированного сотрудника выдается аванс на предстоящую служебную поездку.
Если в течение трех дней командировка отменяется, аванс должен быть возвращен в кассу предприятия. Срок выплаты также ограничивается периодом между оформлением приказа и фактическим отбытием сотрудника.
Оплата для разных случаев
Общие правила
Схема возникновения, оплаты, отчетности и перерасчета по командировочным проста и полностью соответствует взаимоотношениям по вопросу суточных:
- Возникает производственная необходимость в направлении сотрудника в командировку.
- Оформляется приказ с перечислением условий и требований по данной служебной поездке.
- По расходному кассовому ордеру выдается аванс, рассчитанный исходя из данных приказа. В сумму аванса включаются и суточные.
- Командированный сотрудник отправляется к месту назначения, выполняет производственное задание и возвращается обратно.
- В течение трех дней после возвращения, работник составляет авансовый отчет, к которому прикладывает подтверждающие расход документы (чеки, квитанции, счета и прочее).
- Экономические службы предприятия проверяют авансовый отчет, после чего его утверждает руководитель организации. Размер суточных контролируется датами приезда и отъезда на проездных документах.
- Производится окончательный расчет по выданному авансу и фактически затраченным средствам. Перерасход дополнительно выплачивается сотруднику, экономия возвращается в кассу организации.
Однодневная командировка
Если командированный сотрудник имеет возможность каждый день возвращаться на место жительства, суточные в командировке не начисляются и не выплачиваются.
К возмещению будут приниматься только расходы на проезд.
Поездка за счет принимающей стороны
В письменном соглашении, заключенном обеими сторонами, оговаривается источник финансирования командировки.
Если служебную поездку оплачивает принимающая сторона, то в сумму компенсации будут включаться и суточные.
В бюджетных учреждениях могут оплачивать только разрешенный законодательно размер суточных. Расходы, осуществленные сверхнормы, к возмещению не принимаются.
Две поездки в один день
В Положении о командировках целесообразно отметить ситуацию, когда работник в течение дня может перемещаться в несколько мест с разными нормами суточных.
Выплаты должны происходить по нормативам, утвержденным для местности прибытия.
Работа за границей
Алгоритм действий соответствует общим правилам выплат суточных.
В приказе на загранкомандировку необходима формулировка цели поездки в точном соответствии с действующим законодательством.
Размер суточных по заграничной поездке утверждается в Положении о командировках, минимальная граница которых зафиксирована в законодательных актах, а максимальная устанавливается руководством предприятия.
При досрочном окончании поездки
Возвратившись из командировки раньше установленного срока, сотрудник оформляет авансовый отчет.
Экономическими службами предприятия производится перерасчет ранее выданного аванса. Излишне полученные средства возвращаются в кассу организации.
Работа в выходные дни
Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в служебной командировке. Сотруднику будут начислены суточные за выходные дни, даже не смотря на то, что он не работал в этот период.
Поездка в страны СНГ
Суточные в страны ближнего зарубежья начисляются по нормам заграничных поездок.
Как посчитать? Примеры
Вызывает живой интерес вопрос: «Как платятся суточные?».
Рассмотрим несколько случаев.
Пример 1:
Инженер Иванов П.С. (ООО «Сигнал» г.Самара) был направлен с 6 июня в г.Нижневартовск для испытания оборудования сроком на 10 дней. Согласно Положению о командировках, оплата суточных на территории России установлена в размере 1 200 руб.
Сотруднику начислены суточные в размере 12 000 руб.: (1 200 руб. * 10 дн.= 12 000 руб.)
Пример 2:
Технолог Савельев М.Ф. (ООО «Стимул» г.Москва) командирован с 1 июня в г.Екатеринбург для проверки технологического процесса сроком на 25 дней. Суточные по локальным актам утверждены в размере 1250 руб. Служебное задание было выполнено раньше срока. Сотрудник вернулся на постоянное место жительства 18 июня.
Перед поездкой Савельев М.Ф. получил аванс, в состав которого были включены суточные в размере 31 250 руб.
(1 250 руб. * 25 дн. = 31 250 руб.)
Фактически технолог должен был получить суточных в размере 22 500 руб.
(1 250 руб. * 18 дн. = 22 500 руб.)
Савельев М.Ф. вернул в кассу организации излишне полученные средства 8 750 руб.
(31 250 – 22 500 = 8 750 руб.)
Налогообложение
Суточные, начисленные в пределах норм (законодательный минимум или утвержденный в Положении о командировках размер выплат):
- уменьшают налогооблагаемую базу для расчета налога на прибыль;
- не подлежат налогообложению для расчета НДФЛ и страховых взносов.
Начисление НДФЛ
С величины суточных, начисленных сверх положенного норматива, производится начисление НДФЛ и страховых взносов.
Можно избежать этой процедуры, если закрепить необходимый размер выплат в местных нормативных актах.
Удержание с суммы, превышающей лимит
Налогооблагаемая база для расчета налога на прибыль не уменьшается на суммы, превышающие допустимый предел.
Сверхлимит подлежит обложению в обязательном порядке:
- налогом на доходы физических лиц;
- страховыми сборами во внебюджетные фонды.
Документальное оформление
В настоящее время значительно упрощен список необходимых документов, в частности отменены:
- командировочные удостоверения;
- задания на командировку;
- журнал учета командировок.
Приказ
Унифицированная форма приказа (№ Т-9 или № Т-9а) включает в себя всю необходимую информацию:
- Реквизиты организации-отправителя.
- Название, номер и дата документа.
- Информация о работнике, направляемого в служебную поездку.
- Пункт прибытия.
- Срок выполнения задания.
- Задание для выполнения.
- Способ прибытия к месту назначения и обратно.
- Причина оформления приказа.
- Источник финансирования.
Бланки вы можете скачать на нашем сайте:
Часто задаваемые вопросы
Можно ли не платить суточные работнику?
Если служебная поездка длится более одного дня, возмещать расходы, относящиеся к статье «суточные», необходимо в обязательном порядке.
Считать ли, если работник в поездке заболел?
Организация направляет сотрудника в командировку. В это время он заболевает.
По возвращении работника на постоянное место работы, предприятие компенсирует ему следующие расходы:
- суточные за все время командировки, включая период по ;
- затраты по аренде жилья;
