Налогообложение командировочных расходов. Обложение ндфл командировочных расходов (зобова е.п.)

Командировочные расходы и налог на доходы физических лиц

Согласно трудовому законодательству Российской Федерации командировочные расходы работника подлежат обязательному возмещению работодателем. Причем это возмещение производится последним физическому лицу, которое, как известно, признается налогоплательщиком НДФЛ. В силу этого у многих бухгалтеров при возмещении командировочных расходов возникает масса вопросов в части удержания НДФЛ. По общему правилу, расходы командированного лица, осуществленные им в поездке, не влекут за собой удержания НДФЛ. Тем не менее, в некоторых случаях возмещение командировочных расходов может вызвать у организации необходимость исчисления и удержания суммы налога на доходы физических лиц с работника. Вот об этом мы и поговорим далее более подробно.

Для начала напомним, что статья 167 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) гарантирует работнику, направляемому в служебную поездку, сохранение места работы (должности), среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Причем состав возмещаемых командировочных расходов определен статьей 168 ТК РФ, в него включены:

l расходы по проезду;

l расходы по найму жилого помещения;

l дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

l иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Обратите внимание, что перечень возмещаемых командировочных расходов не является исчерпывающим, вследствие чего он может быть и дополнен. Так, например, организация может принять решение о возмещении работнику расходов на оплату услуг связи, аренды автомобиля в месте командирования и так далее и тому подобное.

В соответствии со статьей 168 ТК РФ по общему правилу работодатель самостоятельно определяет, в каком порядке и размерах он будет возмещать своим работникам командировочные расходы. Документальным подтверждением данного решения является либо коллективный договор, либо иной локальный нормативный акт компании, например, Положение о командировках.

Нужно сказать, что обычно к установлению своих "внутренних" норм возмещаемых командировочных расходов фирмы подходят очень грамотно и продуманно. Оно и понятно, чем полнее проработаны данные нормы, тем больше у организации шансов не конфликтовать в дальнейшем с фискалами, которые, как известно, всегда проявляют повышенное внимание к командировочным расходам организаций.

Устанавливая свои нормы, организация может принять решение о выплате как одинаковых норм возмещения исключительно для всех сотрудников фирмы, так и дифференцированных, предусматривающих повышенный размер, например, для руководства компании.

Однако, наличие "внутренних" норм возмещения еще не является достаточным условием для выплаты возмещаемых расходов работнику – физическому лицу.

Важно правильно оформить соответствующую документацию, которую довольно часто именуют "командировочным документооборотом". В состав такого документооборота входят приказ о командировке и авансовый отчет работника, который представляется последним в бухгалтерию фирмы в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня выхода на работу из командировки.

Обратите внимание!

l служебное задание;

l командировочное удостоверение.

Теперь оформление указанных документов не является обязательным, что следует из подпунктов "б" – "е" пункта 2 постановления Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2014 года № 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации", внесшего изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 года № 749 (далее – Положение № 749), которым сегодня руководствуются все работодатели при направлении работников в командировку.

Принимая во внимание, что запрета на оформление данных документов нет, организация вправе, руководствуясь статями 8 и 22 ТК РФ, локальным нормативным актом предусмотреть оформление служебного задания и командировочного удостоверения, а также утвердить форму и порядок их составления.

Исходя из положений статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон № 402-ФЗ), организации, за исключением организаций государственного сектора, вправе применять как самостоятельно разработанные формы документов по учету командировочных расходов, так и унифицированные формы. При этом самостоятельно разработанные формы командировочной документации должны отвечать требованиям пункта 2 вышеназванной статьи Закона № 402-ФЗ.

Учитывая вышеизложенное, при направлении работника в командировку, в соответствии с постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" оформляется Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 – если в командировку направляется один сотрудник, или Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку по форме № Т-9а – при направлении в командировку нескольких работников.

Если организацией принято решение продолжать использовать служебное задание и командировочное удостоверение, то еще оформляются:

l служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а;

l командировочное удостоверение по форме № Т-10.

Авансовый отчет оформляется по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 года № 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 "Авансовый отчет".

Обратите внимание!

Важно не только оформить все вышеуказанные документы, но и сделать это правильно. Имейте в виду, что некачественное заполнение любых первичных документов может поставить под сомнение любые расходы организации, в том числе и расходы по командировкам. Причем с таким подходом к заполнению любой "первички" соглашается и большинство судов, на что указывает, например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27 августа 2009 года № Ф04-4977/2009(12934-А03-14) по делу № А03-8213/2007.

Наличие первичной учетной документации по командировкам, оформленной по установленным формам и исключающей какие-либо дефекты заполнения, позволяет организации признать командировочные расходы, как в бухгалтерском учете, так и для целей налогообложения.

Мы уже отметили, командировочные расходы, возмещаемые работнику организации – физическому лицу, тесно связаны с исчислением НДФЛ, налоговым агентом по которому признается любой работодатель. Чтобы разобраться с вопросами обложения указанным налогом возмещаемых командировочных расходов нужно обратиться к главе 23 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ), а именно к статье 217 НК РФ, содержащей перечень доходов физического лица, не подлежащих налогообложению НДФЛ.

Из пункта 3 статьи 217 НК РФ вытекает, что командировочные расходы, возмещаемые работнику, не являются доходом физического лица, и соответственно, не облагаются НДФЛ. При этом возмещаемые командировочные расходы освобождаются от налогообложения только в пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации.

Как уже было отмечено, по общему правилу порядок их выплаты и размер устанавливается внутренними нормами компании. Причем, как следует из статьи 217 НК РФ, при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Итак, для целей обложения НДФЛ возмещаемые командировочные расходы подлежат нормированию, в частности, необлагаемый размер суточных для целей НДФЛ составляет:

l не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;

l не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Обратите внимание!

Статья 217 НК РФ устанавливает не размер суточных, выплачиваемых работодателем, а нормы, в пределах которых суточные освобождаются от налогообложения НДФЛ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 10 июня 2008 года № 03-04-05-01/192.

В том случае, если коллективным договором организации или Положением о командировках закреплен более высокий размер суточных, то сумма превышения признается налогооблагаемым доходом физического лица, и, следовательно, организация должна удержать с работника НДФЛ и перечислить его в бюджет. Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 26 декабря 2012 года № 03-04-06/6-368, от 11 июня 2009 года № 03-04-06-01/133.

Обратите внимание!

Определение дохода в виде суточных, выплаченных сверх необлагаемого размера, производится после утверждения авансового отчета работника, а исчисление и удержание сумм налога осуществляется в соответствии с пунктом 4 статьи 226 НК РФ на ближайшую дату выплаты работнику дохода в денежной форме. Это вытекает из письма Минфина России от 14 января 2013 года № 03-04-06/4-5.

Как уже было отмечено, сегодня при направлении работников в командировку работодатели руководствуются Положением № 749. В части российских однодневных поездок Положение № 749 содержит запрет на выплату суточных. В пункте 11 Положения № 749 сказано, что при командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

В то же время, учитывая право, предоставленное работодателю статьей 168 ТК РФ, организация может предусмотреть в своем коллективном договоре или в Положении о командировках выплату таких суточных. Имейте в виду, что выплата однодневных суточных в части НДФЛ связана у организации с определенными налоговыми рисками. Несмотря на то, что сама глава 23 НК РФ не содержит прямого указания на то, что они являются налогооблагаемым доходом физического лица, налоговики квалифицируют их именно в таком качестве, и, соответственно, требуют удержания НДФЛ. Заметим, что арбитражная практика по этому вопросу неоднозначна. Одни суды соглашаются с доводами налоговых органов, о чем свидетельствует, например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 19 мая 2009 года по делу № А32-2910/2008-29/78-56/24. Другие – напротив, считают требования контролеров неправомерными, на что указывает, в частности, постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 июля 2012 года по делу № А56-48850/2011. В силу того, что вопрос удержания НДФЛ с суточных, выплаченных при однодневных командировках, не является урегулированным, компании придется самостоятельно решать вопрос о том, будет ли она признавать эти суммы налогооблагаемым доходом физического лица или нет.

Однако в этой ситуации можно пойти иным путем. Из разъяснений, изложенных в письме Минфина России от 26 мая 2014 года № 03-03-06/1/24916, следует, что если при направлении работника в однодневную командировку выплачиваемую компенсацию квалифицировать не как "суточные", а как "иные расходы, связанные с командировками", то суммы денежных средств, выплачиваемых работнику взамен суточных, освобождаются от налогообложения в размерах, предусмотренных пунктом 3 статьи 217 НК РФ.

Отметим, что в разъяснениях, приведенных в письме ФНС России от 26 марта 2013 года № ЕД-4-3/5200@ "О направлении письма Минфина России", уточняется, что в соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ суточные не требуют документального подтверждения их использования. Поэтому если денежные средства, выплачиваемые работнику при направлении в однодневную командировку, не являются суточными, а относятся в соответствии со статьей 168 ТК РФ к иным расходам, связанным со служебной командировкой, произведенным работником с разрешения или ведома работодателя, они могут быть учтены в составе доходов, освобождаемых от налогообложения, в полном объеме при наличии документального подтверждения произведенных за счет указанных денежных средств расходов.

При отсутствии документального подтверждения осуществления вышеуказанных расходов денежные средства, выплачиваемые работникам при однодневных командировках взамен суточных, могут в соответствии с постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 11 сентября 2012 года № 4357/12 освобождаться от налогообложения в пределах 700 рублей при нахождении в командировке на территории Российской Федерации и 2 500 рублей при нахождении в заграничной командировке.

Обратите внимание!

Если имеет место командировка за рубеж, то суточные могут выплачиваться работнику и в иностранной валюте. При совершении операций в иностранной валюте коммерческая организация должна руководствоваться Положением по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006), утвержденным Приказом Минфина России от 27 ноября 2006 года № 154н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006)".

Если суточные, выплачиваемые командируемому работнику в иностранной валюте, превышают нормы, установленные коллективным договором или Положением о командировках, то у физического лица возникает налогооблагаемый доход. Причем произвести пересчет налогооблагаемого дохода физического лица в рубли нужно по курсу Центрального Банка Российской Федерации, действующему на дату утверждения авансового отчета, на это указано в письмах ФНС России от 20 апреля 2015 года № БС-4-11/6660 "О налоге на доходы физических лиц", от 7 апреля 2015 года № БС-4-11/5737.

В силу статьи 217 НК РФ помимо суточных не признаются налогооблагаемым доходом физического лица фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы:

l на проезд до места назначения и обратно;

l сборы за услуги аэропортов;

l комиссионные сборы;

l на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

l на провоз багажа;

l по найму жилого помещения;

l по оплате услуг связи;

l по получению и регистрации служебного заграничного паспорта;

l по получению виз;

l связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Обратите внимание!

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату указанных расходов, их возмещение сотруднику будет рассматриваться в качестве доходов физического лица, подлежащих налогообложению НДФЛ.

Исключение составляют лишь расходы по найму жилого помещения. Как следует из статьи 217 НК РФ, при отсутствии документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. На это указывают и финансисты в своих письмах от 28 апреля 2010 года № 03-03-06/4/51, от 5 февраля 2008 года № 03-04-06-01/30.

Иначе говоря, в отношении неподтвержденных расходов по найму жилого помещения в целях НДФЛ применяются такие же нормы, как при суточных.

Итак, в целях НДФЛ командировочные расходы не облагаются налогом только в пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации. На первый взгляд, вроде бы все ясно, однако практика показывает, что при выплате командировочных расходов бухгалтер сталкивается с массой проблем. Так, например, много вопросов возникает в части комфортного проезда или расходов на проезд в командировку из другого населенного пункта (когда работник проживает не в месте нахождения организации и так далее).

Ответ на вопрос, возникает ли НДФЛ в отношении стоимости платного сервисного обслуживания, включенного в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности, содержится в письме Минфина России от 7 мая 2008 года № 03-04-06-01/125.

По мнению финансистов, данные расходы при командировании работника не подлежат налогообложению НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 НК РФ, так как стоимость сервисных услуг включена в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности.

По поводу того, возникает ли НДФЛ при проезде в командировку из места жительства работника, официальное мнение Минфина России содержится в письме от 11 июня 2008 года № 03-04-06-01/164. В нем Минфин России настаивает на том, что такие "проездные" расходы, возмещаемые организацией, признаются доходом физического лица, полученным в натуральной форме, а, следовательно, на основании статьи 211 НК РФ стоимость билета облагается НДФЛ.

Вместе с тем, с такой позицией можно и поспорить. Ведь статья 166 ТК РФ не содержит каких-либо ограничений в части пунктов отправления в командировку. По мнению автора, ключевым моментом здесь выступает то, что командировка предполагает выполнение служебного поручения вне места постоянной работы, поэтому возмещение "проездных" расходов из места жительства работника должно рассматриваться как компенсация командировочных расходов, не влекущая за собой удержания НДФЛ.

Конечно, эта точка зрения довольно рискованная, но, тем не менее, она имеет право на существование. Предупреждаем, что ее отстаивание может привести организацию в суд, при этом заранее сказать, чью сторону займут арбитры, нельзя, так как подобная арбитражная практика отсутствует. Тем, кто спорить не готов, рекомендуем согласиться с Минфином России.

Столкнуться с проблемами бухгалтер может и при расходах в части оплаты жилья. Достаточно вспомнить о дополнительных услугах, оказываемых гостиницами, которые оплачиваются отдельно. Нужно ли такие суммы включать в налоговую базу командированного работника и удерживать с них НДФЛ? Сама глава 23 НК РФ ответа на этот вопрос не дает. В то же время Минфин России в письме от 23 мая 2013 года № 03-03-06/1/18308, в отношении услуг химчистки, оказываемых гостиницей, разъясняет, что абзац 12 пункта 3 статьи 217 НК РФ содержит перечень расходов на командировки, суммы возмещения которых не подлежат налогообложению. На суммы оплаты стоимости услуг химчистки для командированного сотрудника указанные положения пункта 3 статьи 217 НК РФ не распространяются, и такие доходы подлежат обложению НДФЛ, если только они не включены в стоимость проживания в гостинице.

Если организация возмещает своему работнику расходы на такси, то ей следует обратить внимание на письма Минфина России от 27 ноября 2013 года № 03-04-05/51373, от 29 января 2015 года № 03-04-06/3305, в которых разъясняется, что в статье 217 НК РФ не содержится ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок.

Следовательно, суммы оплаты организацией проезда работника в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, являются возмещением командировочных расходов работника, поэтому не подлежат обложению НДФЛ, в том числе и в случае, когда аэропорт или вокзал находится за чертой населенного пункта.

Командировка - это служебная поездка на определенный срок, в которую работник направляется для исполнения поручения работодателя (ст. 166 ТК РФ). Работнику за период командировки выплачивается средний заработок, а также должны быть возмещены командировочные расходы. Это расходы, связанные с оплатой проезда, проживания в пункте назначения, а также суточные. Кроме того, работнику могут быть возмещены иные расходы, совершенные им с разрешения или ведома работодателя (ст. 167, 168 ТК РФ , п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются локальным нормативным актом работодателя или коллективным договором (ст. 168 ТК РФ).

Средний заработок за период командировки облагается НДФЛ. А вот законодательно установленные компенсации, выплачиваемые работникам при направлении их в командировки, (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Не облагаемые НДФЛ расходы на проезд

Оплата работнику документально подтвержденных расходов на проезд до места назначения командировки и обратно не облагается НДФЛ в полной сумме. Также при наличии подтверждающих документов не облагается налогом возмещение расходов на проезд до вокзала, аэропорта, иного места отправления транспорта к пункту назначения (Письмо Минфина от 29.01.2015 № 03-04-06/3305), в том числе на такси (Письма Минфина от 25.04.2012 № 03-04-05/9-549 , от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180), комиссионные сборы (например, при покупке билетов у посредника), сборы за услуги аэропортов, провоз багажа (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если нет документов, подтверждающих расходы на проезд

По мнению Минфина, возмещение работнику стоимости проезда в отсутствие билетов подлежит обложению НДФЛ (Письмо Минфина от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918). В то же время для подтверждения расходов на проезд могут быть использованы и другие документы, вплоть до справки от перевозчика. В ней должны быть указаны сведения о том, когда ваш сотрудник пользовался данным видом транспорта, куда направлялся и какова стоимость такой перевозки (Письмо Минфина от 05.02.2010 № 03-03-05/18).

Не облагаемые НДФЛ расходы на проживание

Оплата работнику расходов по найму жилого помещения в месте командировки не облагается НДФЛ в полной сумме при наличии подтверждающих расходы документов. При проживании в гостинице это может быть чек ККТ, БСО. Если же работник арендовал квартиру, то - договор аренды и платежный документ (к примеру, чек ККТ или расписка).

Если подтверждающих документов у работника нет, то освобождается от налогообложения возмещение в сумме не более 700 руб. в день, если командировка была по России, и не более 2500 руб. в день, если командировка была за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы превышения должны облагаться НДФЛ.

Не облагаемые НДФЛ суточные

Суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. в день, если работник направлен в командировку по России, и в пределах 2500 руб. в день, если направлен за границу РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Но размер выплачиваемых работникам суточных определяет работодатель. И если в соответствии с вашим локальным нормативным актом работники получают суточные в бОльшем размере, то с сумм превышения нужно исчислить и удержать НДФЛ (Письмо Минфина от 12.10.2015 № 03-04-05/58060).

Другие командировочные расходы, не облагаемые НДФЛ

Также не облагаются НДФЛ следующие виды командировочных расходов:

• на услуги связи;
• на оформление заграничного паспорта;
• на получение визы;
• на комиссии в связи с обменом валюты (п. 3 ст. 217 НК РФ);
• на услуги VIP-залов на вокзалах и в аэропортах (Письмо Минфина от 20.09.2013 № 03-04-06/39125).

НДФЛ с командировочных расходов в 2019 году

Оплата командировочных расходов в 2019 году будет облагаться НДФЛ по тем же правилам, которые действовали и в 2018 году.

Чтобы избежать претензий со стороны налоговых инспекторов, бухгалтеру необходимо знать, как грамотно оформлять служебные поездки, и как учитывать затраты на командировки в целях налогообложения. В данной статье мы рассказываем про налогообложение командировочных расходов – о том, как определенные расходы, которые понесла компания при направлении подчиненного в командировочную поездку, повлияют на расчет налога на прибыль, НДФЛ, страховых взносов во внебюджетные фонды, платежей на случай профессиональных заболеваний и несчастных случаев на производстве и НДС.

Налогообложение командировочных расходов: налог на добавленную стоимость (НДС)

Бухгалтер имеет возможность оформить вычет по налогу на добавленную стоимость, только если товары (работы, услуги), которые были приобретены командированным сотрудником в поездке, были куплены на территории одного из субъектов России. В том случае, если маршрут начинается или заканчивается за границей РФ, услуги по транспортировке багажа или перевозке пассажиров, которые были оформлены по единым международным перевозочным документам, будут облагаться НДС по нулевой ставке. Соответственно, не требуется включать НДС в стоимость проездного билета (на поезд или самолет) к пункту назначения командированного сотрудника, находящемуся за границей, и назад к месту постоянной работы.

Важно! В том случае, если сумма НДС в проездных документах, купленных в одной из государств СНГ, прописана отдельной строкой, налоговый вычет оформить нельзя.

Отсутствие возможности предъявления к налоговому вычету суммы НДС, прописанной в проездном документе отдельной строкой, объясняется тем, что:

• Местом реализации услуг, по общему правилу, признается место осуществления деятельности компании или оказания услуг ИП.
• Исключением из данного правила являются ситуации, о которых говорится в пп. 1-4 п. 1 ст. 148 Налогового кодекса (то есть, в каждом из таких случаев услуга по-прежнему считается реализованной на территории РФ).
• Железнодорожные перевозки не входят в перечень исключений из общего правила, поскольку о них ничего не сказано в упомянутой статье НК РФ (значит, услуги по перевозке будут реализованы в той стране, в котором компания-перевозчик ведет деятельность).

В связи со всем вышесказанным, билет, купленный в кассе авиакомпании или железнодорожного вокзала другой страны, дает понять, что услуги компании-перевозчика оказываются не на территории России, а за ее границей. Именно поэтому «входной» НДС, пописанный отдельной строкой в проездном документу, не предъявляется бухгалтером предприятия к налоговому вычету.

Налогообложение командировочных расходов: страховые взносы на случай профессиональных заболеваний и несчастных случаев на производстве

Исчерпывающий перечень выплат, на которые страховые взносы не начисляются в ФСС, приводится в специальном Перечне, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 № 765 . В остальных случаях страховые отчисления на случай возникновения профессионального заболевания или получения сотрудником травмы на рабочем месте должны начисляться на доходы работников предприятия. Страховые платежи не нужно переводить на счет Фонда социального страхования, если речь идет о следующих суммах (которые выдаются командированному сотруднику в пределах норм, утвержденных законом, в порядке компенсации и возмещения):

• компенсационных выплатах в счет затрат на приобретение проездных билетов;
• средствах на оплату съемного жилого помещения;
• суточных (выплаченных в рамках законодательно утвержденных норм);
• средствах на возмещение других затрат, понесенных в командировке работником в ходе выполнения его служебного задания.

Важно! Норма выплаты суточных командированным сотрудника (100 рублей в день) была отменена.

Бухгалтер должен проверить размер суточных, прописанный в локальном нормативном акте предприятия или в коллективном договоре и сверить сумму с фактически выплаченными командированному работнику средствами. Если денег было выдано больше, чем предусмотрено упомянутыми выше актами компании, на ту сумму, что превышает внутрикорпоративную норму, нужно начислять страховые взносы на случай профессиональных заболеваний или производственных травм. Такой порядок установлен Письмом ФСС РФ от 18.03.2009 № 02-18/07-2165 . В противном случае, если превышения выплаты не наблюдается, производить начисления не требуется.

Налогообложение командировочных расходов: страховые взносы во внебюджетные фонды

Налогообложение командировочных расходов: НДФЛ

Затраты, которые понес командированный сотрудник в период пребывания в служебной поездке, не облагаются НДФЛ, поскольку предприятие только компенсирует работнику расходы (то есть сумма возмещения не приносит подчиненному коммерческой выгоды).

Важно! Если размер суточных выплат превышают нормы (при поездке по России – 700 рублей в день, при заграничной поездке – 2500 рублей в день), сумма превышения включается в налоговую базу по исчислению НДФЛ. Если суточные выплачивались в иностранной валюте для заграничной поездки, необходимо рассчитать сумму в рублях по курсу Центробанка на дату выплаты.

Бухгалтеру необходимо помнить также о том, что, если сотрудник понес расходы на оплату съемного жилья (номера в отеле или квартиры) и получил компенсацию в размере, превышающем сумму в 2,5 тысячи рублей за день проживания (при этом не подтвердив расходы документами об оплате жилого помещения), с компенсационной суммы необходимо удержать НДФЛ.

Важно! Компенсационные выплаты по оплате VIP-зала (в открытых для международного сообщения аэропортах, пунктах пропуска через границу России на ж/д-вокзалах, морских и речных портах) не облагаются НДФЛ – такое решение принято Арбитражными судьями и ФАС МО (Минфин придерживается иного мнения).

Если бухгалтер сомневается, следует ли удерживать налог на доходы физических лиц с компенсация за пользование услугами такси в период пребывания сотрудника в командировке, когда имеются документальные доказательства оплаты за проезд, следует руководствоваться следующими правилами:

• Если работник добирался на такси до пункта назначения, места отправления транспорта или места пересадки, компенсационную выплату облагать НДФЛ не нужно.
• Если сотрудник пользовался услугами такси для проезда к пункту назначения и назад до работодателя, удерживать с компенсации НДФЛ также не требуется.
• Если в необходимое подчиненному время не ходил общественной транспорт, и ему пришлось воспользоваться такси, чтобы добраться из отеля до работы, сумму возмещения не облагают подоходным налогом, но при условии, что имеются подтверждающие факт поездки документы, вызов такси обусловлен производственной необходимостью, и возможность пользования такси прописана в коллективном договоре предприятия.
• Если командированный работник ездил на такси по городу во время служебной поездки, компенсационная сумма облагается НДФЛ.

Ниже приводятся случаи, когда нужно начислять НДФЛ на компенсации по оплате командированным сотрудником съемного жилья, и когда удержание налога не требуется:

1. В любом случае, если работодатель выплатил работнику компенсацию по затратам на проезд и/или проживание, тогда как сотрудник не представил документов, подтверждающих несение расходов, на всю сумму возмещения начисляется НДФЛ.
2. Если работодатель согласен компенсировать затраты на проживание с включением в расходы оплаты завтрака в отеле, со стоимости питания придется удерживать НДФЛ (также необходимо начислить страховые взносы).

Налогообложение командировочных расходов: налог на прибыль

Порядок учета расходов, понесенных фирмой на командировку сотрудника, представлен в таблице ниже:

Вид расходов	Возможность учета затрат при исчислении налога на прибыль
Суточные	Полная сумма суточных может учитываться при расчете налога на прибыль. При этом какие-либо подтверждающие расходы документы не требуются – достаточно бухгалтерской справки с расчетами, приказа об отправке в служебную поездку, билетов с указанием пункта вылета и прибытия.
Компенсация проезда к пункту назначения и назад к предприятию работодателя	Полностью могут быть учтены при уменьшении налоговой базы по налогу на прибыль. При покупке билетов на поезд в вагон повышенной комфортности (или авиабилетов в бизнес-класс) их стоимость также может быть учтена полностью. Если имеется документальное подтверждение и обоснование необходимости оплаты зала повышенной комфортности или расходов на фрахт воздушного судна для проезда к месту выполнения служебного задания и назад к месту работы, эти затраты также можно учесть при расчете налога на прибыль.
Компенсация проезда при утрате проездных документов, подтверждающих факт совершения поездки	Если не удалось получить дубликат билета, копии проездного документа или справки от транспортной компании, расходы по оплате проезда учитывать при расчете налога на прибыль запрещено.
Компенсация покупки электронного билета	Если имеются документальные доказательства покупки электронного билета (распечатка, посадочный талон, чек ККТ, слип, чек электронного терминала), можно учесть стоимость электронного документа при расчете налога на прибыль.
Компенсация проезда на такси	Стоимость проезда на такси можно учесть, если: затраты на поездку экономически обоснованны; имеются доказательства оплаты услуг такси; сотрудник ехал в аэропорт на международный рейс; работник ехал к пункту назначения или назад к месту занятости.
Компенсация расходов на оплату проживания	Если имеются документальные доказательства оплаты жилья, расходы фирмы могут быть учтены полностью. Если документов нет – учитывать затраты нельзя.
Расходы на выдачу визы	Если поездка состоялась, учесть расходы при расчете налога на прибыль можно. Если сотрудник не выехал за границу, учитывать затраты нельзя.
Убытки, связанные с выплатой штрафа за возврат билета при срыве международной командировки	Можно включать в расходы и уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль.
Расходы на услуги посреднических фирм (турагентства и т.д.)	Могут быть учтены при наличии акта выполненных работы с расшифровкой стоимости каждой оказанной услуги.

Экспертное мнение к вопросу о том, облагаются ли командировочные расходы НДФЛ при направлении в служебную поездку дистанционного работника

Под командировкой понимается поездка, в которую подчиненный направляется нанимателем для выполнения задач в интересах предприятия. Поэтому затраты на служебную поездку должны покрываться за счет работодателя. По словам экспертов Государственной трудовой инспекции , направление дистанционного сотрудника к месту расположения предприятия работодателя признается командировочной поездкой. А значит, на него будут распространяться все гарантии, перечисленные в тексте статьи 167 ТК РФ . Компенсационные выплаты, связанные с понесенными в период пребывания в поездке расходами, не должны облагаться НДФЛ.

Министерство финансов обращает внимание работодателей на то, что налогоплательщику позволено учитывать затраты на служебную поездку дистанционного сотрудника в составе прочих расходов при исчислении налога на прибыль. Слова экспертов Министерства финансов подтверждаются Письмом Минфина № 03-03-06/1/30978 .

Законодательное регулирование

	Об отмене нормы суточных в размере 100 рублей
п. 3 ст. 217 НК РФ	О том, что командировочные расходы, подтвержденные документально, не включаются в налоговую базу по НДФЛ
	Об удержании НДФЛ с компенсация по оплате проживания и проезда в командировке, если суммы расходов не были подтверждены документально
Письмо Минфина РФ от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263	Об удержании НДФЛ со стоимости завтраков, включенных в счет за проживание в отеле
Письмо Минфина № 03-03-06/1/30978	О возможности учета при исчислении налога на прибыль расходов компании на командировку дистанционного сотрудника

Типичные ошибки:

Ошибка: Бухгалтер не удержал НДФЛ с компенсации, выплаченной сотруднику на питание по возвращении из однодневной служебной поездки.

Компания вправе по своему усмотрению установить размер суточных при командировках по России и за рубеж - в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).

НДФЛ с суточных. До 2017 года страховые взносы c суточных не начисляли независимо от размера суточных. Пределы были только для НДФЛ:

• 700 руб. в сутки - для командировок по России;
• 2500 руб. в сутки - для зарубежных командировок.

Эти суммы относятся к компенсацонным выплатам. Их в состав доходов работника не включали и НДФЛ с них не удерживали (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если компания платила суточные в повышенных размерах, с превышения начисляли НДФЛ.

Здесь ничего не изменилось, в этом году правила такие же.

Взносы с суточных . А вот для взносов, поскольку они перешли под контроль ФНС, законодатели установили пределы необлагаемых сумм. И с 1 января 2017 года лимиты для взносов такие же, как для НДФЛ (п. 2 ст. 422 НК РФ).

То есть не облагают взносами только суточные в размере 700 руб. по России и 2500 руб. при загранкомандировках. С превышения надо начислить взносы.

Взносов на травматизм поправки не касаются - с суточных их не начисляют независимо от сумм.

В остальном же перечень выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, не изменяется, сообщили финансисты. И если у компании возникли вопросы по исчислению и уплате взносов, следует руководствоваться разъяснениями Минтруда, которые министерство давало по этим вопросам раньше (письмо Минфина от 16 ноября 2016 г. № 03-04-12/67082).

Налоги и взносы	Суточные в пределах норм	Суточные сверх норм в размере, установленном компанией
Страховые взносы	Не начисляются	Начисляются на сумму, которая превышает законодательные нормы
	Не удерживается	Удерживается по ставке 13% с суммы, которая превышает законодательные нормы
Налог на прибыль	Учитываются в расходах	Учитываются в расходах
Упрощенка с объектом «доходы минус расходы»	Учитываются в расходах	Учитываются в расходах

Налог на прибыль. При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41).

Включайте их в состав расходов в полном размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации - приказами, положением об оплате труда, о командировках и т.п. (ст. 168 ТК РФ).

По каким правилам сейчас начислять налоги и взносы с суточных, смотрите в таблице выше.

Пример

ООО «ПроектСтрой» (общая система) направило инженера Васильева В.А. в командировку в Саратов на 5 дней - с 13 по 17 марта 2017 года. В соответствии с положением о командировках компания установила суточные по России в размере 1200 руб.

Бухгалтер посчитал НДФЛ с суммы превышения:

(1200 руб. - 700 руб.) × 5 дн. × 13% = 325 руб.

А затем взносы:

• на обязательное пенсионное страхование - 550 руб. ((1200 руб. - 700 руб.) × 5 дн. × 22%);
• на обязательное медстрахование - 127,5 руб. ((1200 руб. - 700 руб.) × 5 дн. × 5,1%);
• на страхование от временной нетрудоспособности и в связи с материнством - 72,5 руб. ((1200 руб. - 700 руб.) × 5 дн. × 2,9%).

В расходы для налога на прибыль бухгалтер включил сумму суточных полностью - 6000 руб. (1200 руб. × 5 дн.) и все начисленные взносы в сумме 750 руб. (550 + 127,5 + 72,5).

Чтобы избежать начисления взносов, можно изменить размеры суточных. Образец приказа.

НДФЛ и взносы с командировочных расходов: о чем предупреждают чиновники

Однодневные командировки. При однодневной командировке суточные работнику не положены (п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. 749). Другие расходы - на проезд и т.п. - работодатель должен компенсировать (ст. 168 ТК РФ).

Эти компенсации учитываются в расходах для налога на прибыль, а страховыми взносами и НДФЛ не облагаются, если работник подтвердил расходы документами (письма Минфина от 8 мая 2015 г. № 03-03-06/1/26918, Минтруда от 13 мая 2006 г. № 17-3/ООГ-764).

Суточные в валюте. При загранкомандировках налоговую базу для НДФЛ и взносов считают так.

1. Суточные выдали в рублях. Размер суточных для НДФЛ и взносов определяют только один раз - на дату выдачи денег. Пересчитывать суточные по курсу ЦБ на последний день месяца не требуется (письмо Минфина от 9 февраля 2016 г. № 03-04-06/6531).

2. Суточные выдали в валюте. В этом случае датой получения дохода считается последний день месяца, в котором руководитель компании утвердил авансовый отчет. Если расходы по курсу ЦБ на этот день превысили лимит, превышение облагают НДФЛ и страховыми взносами.

Отпуск после командировки. Если работник остался в месте командировки для проведения отпуска, расходы на обратный билет нельзя учесть для налога на прибыль, считают финансисты (письмо Минфина от 21 октября 2016 г. № 03-03-06/3/61516).

Правда, раньше чиновники давали и другие разъяснения - разрешали учесть расходы. Так как вернуться из командировки сотрудник должен в любом случае и организация все равно понесла бы эти расходы (письма ФНС от 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16564,Минфина от 11 августа 2014 г. № 03-03-10/39800 и др.).

Но безопаснее придерживаться более поздней позиции чиновников.

Если организация оплатила обратный билет в такой ситуации, у работника появляется доход в натуральной форме (экономическая выгода). И с него работодатель должен исчислить НДФЛ. Если же работник задержался в месте командировки на выходные или праздники, экономической выгоды не будет, НДФЛ начислять в этом случае не надо (письмо Минфина от 7 декабря 2016 г. № 03-04-06/72892).

Посадочный талон. Чтобы подтвердить расходы по налогу на прибыль, нужна не только маршрут/квитанция электронного авиабилета, но и посадочный талон (письмо Минфина от 9 января 2017 г. № 03-03-06/1/80056). Объясните сотрудникам, что это обязательный документ, и предупредите, чтобы они его сохраняли.

Сервисные услуги. Чиновники считают, что по ж/д билетам для командированного работника нельзя принять к вычету НДС по сервисным услугам, которые включают услуги по предоставлению питания. Так как вычет для питания при командировках не предусмотрен (он только для расходов на проезд, включая постельное белье). Так что безопаснее покупать для сотрудников билеты без дополнительного сервиса либо не принимать НДС с таких услуг к вычету (письмо ФНС от 9 января 2017 г. № СД-4-3/2).

Подавляющее большинство компаний имеет деловых партнёров. Они могут быть на территории нашей страны или за рубежом. Для сохранения прочных деловых отношений и для развития собственного бизнеса и производства руководители предприятий направляют сотрудников в командировки . Цели поездки могут быть различными: заключение договоров и подписание контрактов, поиск новых партнеров и предоставление разного рода услуг.

Отправляя своего работника в поездку, организация обязана оплачивать командировочные согласно законодательству РФ. Направляя в командировку, фирма обязана оплатить дорогу и суточные своим сотрудникам. Они начисляются за каждый день рабочей поездки. Установлены размеры суточных, которые не подлежат налогообложению. Если сумма превышает льготный размер, то налоги должны быть начислены в установленном порядке.

Размеры и порядок расчета налога

На законодательном уровне установлены размеры командировочных, которые освобождены от налогообложения. Определены суммы для поездок как по России, так и для рабочих поездок за границу.

Размер суточных, с которых не уплачивается налог:

• 700 рублей в сутки для командировок внутри страны;
• 2500 рублей для зарубежных командировок.

Если размер суточных выше указанных размеров, то налог будет начисляться на всю сумму, превышающую льготную. Сумма, превышающая льготный размер, облагается НДФЛ по ставке 13%. Кроме НДФЛ с суточных сверх нормы должны уплачиваться страховые взносы. Если их размер не превышает 700 и 2500 рублей, то страховые взносы не отчисляются.

При расчёте налога на прибыль бухгалтер организации имеет право списать суточные, выдаваемые сотруднику в полном объёме. Согласно Налоговому кодексу РФ, производить нормирование суточных не нужно. Их учёт в расходах предприятия осуществляется вместе с утверждением авансового отчёта.

Пример расчета : финансовый аналитик фирмы ООО «Медиа-финанс» Иванов с 15 по 17 января находился в командировке в Дании. Руководитель фирмы установил командировочные в Данию в размере 250 датских крон (DDK) в сутки. Оплата суточных при командировках внутри страны в фирме составляет 700 рублей.

За время нахождения в командировке сотруднику начислены суточные:

• за 2 дня нахождения в Дании – 500 крон (250 DDK в день * 2 дня);
• за 1 день приезда в Россию – 700 рублей.

Весь общий размер суточных бухгалтер фирмы ООО «Медиа-финанс» учёл при расчёте налога на прибыль:

500 DDK * 8,42 руб./DDK + 700 рублей = 4910 рублей.

Размер суточных при командировках за границу были вычислены исходя из курса валюты, действующей на дату их оплаты. При расчёте суммы НДФЛ бухгалтер не брал в расчёт суточные, поскольку их сумма не превышает льготный размер, который освобождён от уплаты налогов.

В 2018 году размеры суточных, которые не облагаются налогом и с которых не происходят страховые отчисления, не изменились. Для командировок по территории РФ эта сумма составляет 700 рублей в день. Для рабочих поездок за границу это сумма в разы выше и составляет 2500 рублей.

Но суточные сверх нормы облагаются налогом. НДФЛ с этой суммы будет уплачиваться на общих основаниях по ставке 13%. Также фирма должна проводить страховые отчисления с суммы, которая превышает установленные льготные размеры суточных.

Для отображения величины командировочных сверх нормы в нужно знать, на какую дату производить их начисление. Датой получения дохода для облагаемых налогом суточных сверх нормы является последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчёт.

Утверждение отчёта происходит после возвращения работника из рабочей поездки .

Удержание налога с суточных, которые превышают установленные размеры, производится в момент выплаты работнику заработной платы, с которой удержан НДФЛ. Но стоит помнить, что дата удержания налога не может быть раньше, чем последнее число текущего месяца. Это происходит из-за того, что НДФЛ нельзя удержать с работника до получения зарплаты. Исходя из этого следует, что перечисление платежа в налоговую будет осуществлено не позднее дня, следующего за днём удержания НДФЛ.

Пример расчета : за декабрь 2016 года сотруднику насчитана заработная плата (с учётом среднего дохода за время командировки) в размере 80 000 рублей. Из этой суммы будет удержан налог, сумма которого составляет 10 400 рублей. Аванс за декабрь был выдан 14 декабря в размере 40 000 рублей. 28 декабря работник предоставил авансовый отчёт о служебной поездке по территории России.

Суточные за 5 дней командировки были указаны в размере:

5 дней * 1200 рублей/день = 6000 руб.

29 декабря авансовый отчёт утвердил руководитель фирмы. 9 января работнику была выплачена оставшаяся заработная плата, с учётом вычета налога в размере 10 400 рублей. Также из зарплаты был удержан налог на суточные сверх нормы. Это сумма составила 325 рублей.

Этот расчёт был произведён следующим образом:

6000 рублей – 5 дней * 700 рублей/день = 2500 рублей – суточные, которые превышают установленную норму.

От этой суммы и будет удержан налог:

2500 рублей * 13% / 100% = 325 рублей.

На руки работник получил:

80 000 – 40 000 (аванс) – 10 400 (НДФЛ) – 325 (НДФЛ с суточных сверх нормы) = 29 275 руб.

Необлагаемые расходы

Направляя своего сотрудника в служебную командировку, руководство предприятия обязано возместить ему все расходы на проживание, проезд и суточные. Также за каждый день командировки работнику должны выплатить среднюю заработную плату.

Затраты на проезд до места командировки оплачиваются работнику в полном объёме. С этой суммы НДФЛ не удерживается. В эти расходы включены проезд на любом виде транспорта до места назначения, а также проезд на такси или общественном транспорте до вокзала или аэропорта.

Налог с этих расходов не будет удержан в том случае, если эти траты подтверждены документально. В случае если подтверждающих документов нет, то налог будет удержан в полном объёме со всей суммы, которая была потрачена на дорогу до пункта назначения и обратно. В качестве подтверждения стоимости проезда можно предоставить билеты .

Если они по какой-то причине не сохранились, то можно затребовать у перевозчика справку, в которой будет указано направление, вид транспорта и стоимость проезда.

Расходы по аренде жилого помещения не облагаются налогом в полном размере. НДФЛ не удерживается только в том случае, если у сотрудника есть подтверждающие документы. Ими могут быть квитанция по оплате гостиничного номера или договор аренды квартиры.

В том случае если у работника нет документального подтверждения, то сумма, не облагаемая налогом, составляет 700 рублей в день при командировке на территории России. Если рабочая поездка заграницу, то эта сумма не должна превышать 2500 рублей. Если расходы на проживание превышают указанные размеры, то с суммы сверх нормы уплачивается НДФЛ.

Нормативы установлены государством. Работодатель вправе установить другой размер суточных. Эта сумма может быть в разы больше, чем сумма, утвержденная на законодательном уровне. Однако, данный факт не является основанием для освобождения от уплаты НДФЛ. Все расходы сверх установленных норм подлежат обязательному налогообложению.

Заключение

Направляя сотрудника в командировку, фирма обязана оплатить все расходы, которые у него возникли за время нахождения в поездке. Организация оплачивает также расходы:

• на связь (мобильную связь или интернет);
• по оформлению заграничного паспорта и визы;
• на комиссию в случае обмена российских рублей на иностранную валюту;
• на специальные услуги на вокзалах и в аэропортах.

При нахождении в командировке работник не должен нести никаких убытков. Всё должно быть оплачено работодателем. Возмещение расходов, связанных с рабочей поездкой, происходит в ближайшую заработную плату. С этого дохода, как и с любого другого, необходимо уплатить налог в казну государства.