Бухгалтерия начислила и выплатила работнику лишние деньги. Обязанность работника вернуть эти суммы зависит от вида выплаты и причины возникновения переплаты. Ситуации, в которых работник обязан вернуть деньги или может их не возвращать указаны в ст. 137 ТК РФ и ст. 1109 ГК РФ.

Причины переплаты зарплаты или пособия

Возможных причин перечисления работнику лишних денег несколько. Разделить их можно на две группы: ошибки при начислении и умышленные действия самого работника.

К первой группе относят технические сбои в программном обеспечении, счетные ошибки, неправильное толкование НПА. Например, сбой ПО при передаче платежного поручения на зачисление заработной платы на счета работников привел к удвоению сумм выплаты.

Счетной ошибкой считается только неправильное арифметическое действие (Определение ВС РФ N 59-В11-17).

Пример: бухгалтер сложил 55 000 и 39 000 и получил сумму в 97 000. Это счетная ошибка. Описки, ввод неверных данных в программу расчета, ошибки бухгалтера при применении размера надбавок к счетным ошибкам не относятся.

Вторая группа причин включает в себя невыполнение норм выработки, простои по вине работника, предоставление ложных сведений для увеличения суммы выплаты.

Например: для расчета больничного работник умышленно предоставил не соответствующие действительности сведения о заработной плате на предыдущем месте работы.

Важно: при возникновении подозрений на умысел в действиях работника, работодатель обязан их доказать. Признать действия работника умышленными может орган, рассматривающий индивидуальные трудовые споры или суд.

Обязанность работника вернуть излишек

Согласно действующему законодательству (ст. 137 ТК РФ), работник обязан вернуть лишние деньги, если:

Излишне выплаченные заработную плату, отпускные, пособия по больничному листу, беременности и родам, стипендии, пенсии, возмещения вреда здоровью подлежат возврату только в случае счетной ошибки или наличия умысла работника к завышению их размера. Такие выплаты законодательство РФ относит к средствам существования и в других случаях их можно не возвращать (ст. 1109 ГК РФ).

Практика показывает, что работники возвращают деньги, даже если законодательство не обязывает их к этому.

Способы возврата излишне выплаченных сумм

Вернуть излишне перечисленные средства можно несколькими способами:

• Добровольный возврат работником. Работник может согласиться и вернуть излишне выданные деньги, даже если делать этого он не обязан. Такое согласие лучше оформить письменно.
• Возврат осуществляется путем внесения ошибочно выплаченных средств единовременно или удержанием из заработной платы и пособия. Размер всех удержаний не должен превышать 20 % от каждой выплаты (не более 50 % от всей суммы заработной платы или пособия).

Для оформления удержаний из заработной платы и иных выплат руководитель издает приказ или распоряжение.

Эти приказ или распоряжение должны быть оформлены не позднее одного месяца по истечению срока возврата излишне выплаченных средств.

Возмещение за счет виновного лица. Одним из вариантов возврата работодателю излишне выплаченных денег является выплата за счет специалиста, который допустил ошибку. При этом с таким сотрудником должен быть заключен договор о материальной ответственности.

Этот способ может быть использован, когда завышенная зарплата работнику начислялась на протяжении нескольких месяцев, так как возврат излишне выданных работнику денежных средств возможен только за последний месяц. А материально ответственное лицо отвечает за всю сумму нанесенного его действиями ущерба.

Если размер удержаний превышает месячный заработок виновного лица, это удержание может производиться только с его согласия или на основании судебного решения.

Переплата по вине бухгалтера – ответственность

В случае переплаты зарплаты работнику по вине бухгалтера у работодателя имеется возможность взыскать с последнего:

• Излишне выплаченную сумму в случае, если между работодателем и бухгалтером был заключён договор о полной материальной ответственности.
• В случае отсутствия договора о полной материальной ответственности – ущерб, не превышающий среднемесячный заработок бухгалтера.

Обращение работодателя в суд

Если работник не согласен с размером и сроком возврата денег или нанимателю предстоит доказать недобросовестность в действиях работника, то помочь может только судебное разбирательство.

Поводом для обращения в суд может стать и пропуск работодателем срока, в который необходимо произвести удержание с работника.

Особенности возврата средств в случае увольнения сотрудника

Если факт переплаты был выявлен после расторжения трудовых отношений с работником, которому были перечислены лишние денежные средства, то бывший наниматель обязан отправить письменное уведомление такому работнику.

В уведомлении указывают сведения о выявлении ошибки, предлагают вернуть излишек в добровольном порядке. В случае отказа бывшего работника, наниматель вправе обратиться в суд. К исковому заявлению прилагают трудовой договор с бывшим работником, документы, подтверждающие размер выплаты, обнаружение ошибки и копию уведомления о необходимости возврата излишне выданных денежных средств.

Важный факт — размер средств, выплаченных сотруднику за неотработанные дни отпуска наниматель обязан рассчитать и удержать в момент увольнения работника. Возможность истребовать эти средства после расторжения трудовых отношений появляется только в случае обнаружения счетной ошибки или недобросовестных действий уволенного работника.

Трудовое законодательство предусматривает случаи, когда работник обязан вернуть излишне выплаченные ему денежные средства. Как правило, если работник намерен продолжать трудовые отношения с нанимателем и согласен с суммой, которую получил ошибочно, возврат денег происходит в добровольном порядке, даже в тех ситуациях, когда обязанности к их возмещению в законе не предусмотрено.

Расчет зарплаты, особенно при внушительной численности персонала – весьма трудоемкий процесс, при котором случаются и досадные ошибки, например, начисление и выплата излишней суммы. Каким образом исправить ситуацию, и какими бухгалтерскими записями оформить удержание переплаты, расскажет эта статья.

Удержание излишне выплаченной заработной платы

Законодатели стоят на страже интересов персонала компаний и достаточно строги к вопросу взыскания излишне выплаченных сумм заработка. Удержать их без письменного согласия работника можно лишь в случаях, перечень которых представлен в статье 137 ТК РФ:

• если результатом чрезмерной выплаты стала счетная ошибка, т.е. допущенная при арифметических подсчетах;
• если зарплата рассчитана на основании документов, подтверждающих выполнение плановых заданий, а затем доказано (комиссией по трудовым спорам или судом) невыполнение норм труда или нахождение в простое;
• если переплата зарплаты была вызвана незаконными действиями сотрудника, к примеру, подачей документов на стандартные вычеты НДФЛ, которые ему не полагаются, что также потребует соответствующего судебного решения.

В других случаях излишне выданную сумму заработка удержать с сотрудника невозможно. Вернуть ее можно только на основании письменного согласия на удержание. Бухгалтеру это обстоятельство следует учитывать. Надо заметить, что большинство подобных ситуаций разрешаются в мирном ключе, и сотрудник, получивший сумму, превышающую полагающийся заработок, дает разрешение на удержание. Мы же рассмотрим техническую сторону проблемы и приведем примеры корректировочных проводок.

Возврат излишне выплаченной заработной платы в бухучете

Поскольку начисление зарплаты отражается по К/ту 70 с Д/та производственных счетов (20, 23, 26, 29 и др.), то в корректировочным будет сторнирование этих же корреспонденций счетов на сумму переплаты. Наиболее оптимальным способом возврата специалисты считают списание сторнированной суммы на счет 73 (Д/т 73 К/т 70), а уже с него производят удержание.

Следует помнить, что удерживать из зарплаты сотрудника по инициативе работодателя можно не более 20% (ст. 138 ТК РФ). Исключением является только желание работника, либо письменно подтверждающего удержание суммы в полном объеме (если она выше 20% заработка), либо собственноручно внесшего переплату в кассу компании.

Рассмотрим на примере, как удержать излишне выплаченную зарплату.

В августе бухгалтер фирмы, работающей на ОСНО, обнаружил в расчете зарплаты за июль счетную ошибку: продавцу-консультанту Иванову Р.Т. сверх полагающейся суммы было излишне начислено и выплачено 10 000 руб.

Оклад Иванова составляет 30 000 руб. в месяц. Компания платит страховые отчисления по общим тарифам + взносы на страхование от несчастных случаев в размере 0,2%. Выплата зарплаты осуществляется по окончании месяца.

Удерживать придется не более 20% с начисленной зарплаты, поэтому размер удержания составит 5220 руб. (30000 – 30000 * 0,13) * 20/100 = 5220 руб. Поскольку в сумму переплаты входит НДФЛ (который следует вернуть), то излишне выплаченная заработная плата будет составлять 8700 руб. (10000 – 10000 руб. × 0,13).

Корректировке подлежат и перечисленные страховые отчисления. Корректировочные проводки таковы:

				Сумма
СТОРНО излишне начисленной суммы
Сумма переплаты списана на расчеты с сотрудниками по прочим операциям
СТОРНО НДФЛ с удержанной суммы 13% от 10 000
СТОРНО взносов в ФСС 2,9% от 10 000 + 0,2% от 10 000
СТОРНО платежей в ПФР 22% от 10 000
СТОРНО взносов в ФФОМС 5,1% от 10 000
Начислена з/пл за август
Удержан НДФЛ из зарплаты за август
Из з/пл за август удержана излишне выплаченная сумма
Выдана из кассы зарплата за август (30 000-3900-5220)
Начислена з/пл за сентябрь
Удержан НДФЛ из зарплаты за сентябрь
Из з/пл за сентябрь удержана переплата за июль (8700-5220)
Выдана из кассы зарплата за сентябрь (30 000-3900-3480)

Возврат в кассу излишне выплаченной зарплаты: проводки

Если сотрудник возвращает излишне начисленную и полученную сумму в кассу, то бухгалтерские записи будут следующими:

• Д/т 20,23,26 К/т 70 – сторнирована переплата зарплаты;
• Д/т 73 К/т 70 – сумма переплаты списана на прочие расчеты с персоналом;
• Д/т 50 К/т 73 – принята в кассу сумма переплаты;
• Д/т 70 К/т 68 – сторно начисленного НДФЛ;
• Д/т 20,23,26 К/т 69 – сторнировочные проводки по страховым взносам с суммы переплаты.

Если осуществить удержание невозможно

Случается, что вернуть ошибочно выплаченную зарплату невозможно. Например, сотрудник уволился и уехал. В подобных случаях сумму переплаты взыскать нереально, и она признается безнадежной дебиторской задолженностью. Сумму долга списывают за счет средств резерва по сомнительным долгам (при его наличии) либо, если резерв не создан, относят на убыток, включив ее в состав прочих затрат.

В учете списание долга по зарплате отражается проводками:

• Д/т 76 К/т 73 – списана излишне выплаченная зарплата;
• Д/т 91-2 К/т 76 – списан долг по зарплате, нереальный ко взысканию.

Можно ли вернуть излишне выплаченную работнику заработную плату? На первый взгляд вопрос кажется абсурдным. Есть масса простых способов урегулирования расчетов по оплате труда с работником предприятия. Однако, насколько эта простота будет законной будет зависеть от многих факторов. Попытаемся их проанализировать.
В соответствии со статьей 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении законов или иных нормативно-правовых актов), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:
- когда органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое;
- когда заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом;
- совершения счетной ошибки.
При этом не существует законодательно установленного определения понятия «счетная ошибка». К числу счетных ошибок относятся только те, которые допущены непосредственно при выполнении арифметических действий, то есть, связаны именно с подсчетами. Технические ошибки, в том числе совершенные по вине работодателя, счетными не являются (определение Верховного суда РФ от 20.01.12 № 59-В11-17).
По мнению представителей Минздравсоцразвития России, к счетной ошибке относят:
- механическую ошибку при вводе данных в бухгалтерскую программу (если, к примеру, размер оклада введен в большей сумме, чем следовало бы, или пропущена цифра, неправильно набрано какое-либо число);
- ошибку, вызванную сбоем в программе;
- ошибку, которая связана с арифметическими действиями при расчете зарплаты (получен неверный результат при сложении составных частей заработной платы (оклада, доплат, премий), которые по отдельности были исчислены правильно).
К несчетной ошибке относится:
- неправильное применение законодательства. К примеру, оплачен отпуск большей продолжительностью, чем предусмотрено законодательством и (или) локальным нормативно-правовым актом учреждения, в результате чего сумма отпускных выплат оказывается завышенной;
- двойная выплата заработной платы;
- неправильное применение нормативно-правовых актов учреждения.
Таким образом, работодатель не имеет права по своей инициативе производить удержания в следующих случаях:
- если начисленные в пользу работника суммы ошибочно выплачены ему дважды;
- если начисление излишней суммы обусловлено ошибкой бухгалтера: заработная плата исчислена исходя из более высокого оклада (тарифной ставки), нежели установлен работнику в трудовом договоре; премия начислена в большем размере, чем указано в приказе на премирование; неправильно учтены в расчетах среднего заработка суммы премий; неверно произведена корректировка среднего заработка в связи с повышением в организации окладов (тарифных ставок) и пр.;
- если начисление излишней суммы заработной платы обусловлено ошибками в Табеле учета рабочего времени (например, дни временной нетрудоспособности отражены в Табеле как отработанные и т.п.).
Работодатель вправе издать приказ (распоряжение) о возврате денежных средств работником, если переплата возникла по причинам необходимости возмещения:
- неотработанного аванса в счет заработной платы;
- неизрасходованного и не возвращенного в срок аванса, выданного в связи со служебной командировкой;
- сумм, излишне выплаченных вследствие счетной ошибки.
Обязательными условиями возврата по распоряжению руководителя являются:
- работник не оспаривает оснований и размеров удержаний (есть письменное согласие работника);
- с момента исчисления излишней суммы выплаты или с установленного срока представления авансового отчета о расходах в командировке прошло не более месяца. По истечении одного месяца со дня окончания установленного срока, излишне выплаченные работнику суммы, а также суммы, оспариваемые работником, могут быть взысканы только на основании решения суда.
Статьей 138 ТК РФ установлено, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 % заработной платы, причитающейся работнику.
При прекращении выплат (в случае, например, увольнения) оставшаяся задолженность взыскивается в судебном порядке.
Таким образом, в случае, когда переплата произошла вследствие несчетной ошибки, работник, которому была излишне выплачена заработная плата, не обязан возмещать сумму переплаты учреждению. В данном случае сумму переплаты должен возместить сотрудник, допустивший ошибку.
С целью выяснения причин совершения ошибки и виновных лиц, специально назначенной комиссией учреждения должен быть оформлен акт, в котором также указывают, какая ошибка была допущена: счетная или нет. Далее, если виновное лицо вернет ошибочно выплаченные суммы, инцидент будет исчерпан.
В противном случае для удержания переплаты из зарплаты следует составить (если сотрудник не оспаривает основание и сумму переплаты):
- уведомление, в котором указывают срок удержания переплаты (не более одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения неправильно исчисленных выплат). В документе сотрудник проставляет свое согласие (несогласие) на удержание;
- приказ об удержании переплаты (издается, если получено согласие сотрудника и срок удержания не истек).
Если срок принятия решения об удержании истек или работник отказывается добровольно вернуть излишне полученные суммы, взыскивать переплату работодателю придется в судебном порядке.
Вот так не просто решается простая на первый взгляд задача по возврату переплаты по зарплате.

Расчет заработной платы — процедура трудоемкая и кропотливая. Несмотря на повсеместную автоматизацию этого процесса, бухгалтер не застрахован от ошибок. Случаются и сбои в работе компьютерной техники, следствием чего могут стать неверные расчеты, выдача работникам завышенных сумм заработной платы.

Обнаружив ошибку, бухгалтер зачастую производит автоматический вычет из начислений следующего месяца по расчетам с работником, делая соответствующие проводки в бухгалтерском учете. Правомерен ли такой «простой» выход из положения? В каких случаях удержать излишек выплаченной заработной платы организация не имеет права? Несет ли бухгалтер ответственность за ошибки при расчетах заработной платы? Разбираемся в статье.

Возврат возможен не всегда

Сразу следует сказать, что «автоматические» вычеты излишне выплаченных работнику сумм из заработной платы следующего месяца либо невыдача ему части заработной платы наличными из кассы на тех же условиях незаконны.

Разрешение неприятной для бухгалтера ситуации следует начинать с получения заявления работника, в котором он просить удержать излишне полученную сумму денег либо обязуется внести ее наличными добровольно.

Обойтись без письменного согласия возможно только в некоторых случаях, описанных в ТК РФ (ст. 137):

• наличие счетной ошибки, т.е. такой ошибки, которую можно отнести к арифметической;
• расчет произведен на основе ложных сведений, полученных от работника (например, фальшивые документы на вычет по );
• расчет произведен на основе ложных сведений из первичных документов по расчету зарплаты (например, по документам норматив выпуска продукции был выполнен, а фактически — нет).

Как правило, такие ситуации, в частности, подача работником ложных сведений, влияющих на расчет «зарплатных» сумм, решаются в судебном порядке (см. ТК РФ, та же статья).

Если работник письменно выразил свое согласие погасить переплату, работодатель может удержать ее только в течение месяца после завершения срока, определенного для возврата авансов, задолженностей, неверно начисленных сумм выплат.

Счетная ошибка и судебная практика

Наличие счетной (арифметической) ошибки – наиболее частый аргумент работодателя при удержании излишне выплаченных сумм оплаты за труд. Однако судебная практика в этой сфере чаще всего складывается не в пользу организаций.

Пример: Мособлсуд в своем определении №33-19764 от 12-10-10 г. высказал мнение, что переплата не может являться счетной ошибкой, а является следствием неправильного применения работодателем законодательства по труду. По мнению судей, переплату нельзя отнести и к суммам необоснованного обогащения (ГК РФ, ст. 1109). Работник возвращать излишне выплаченные ему средства не обязан. Кроме того, не все суды признают сбой в работе бухгалтерской программы счетной ошибкой.

Пример: Свердловский облсуд определением по делу №33-7642/2016 от 21-04-16 г. не признал техническую ошибку счетной, а Самарский облсуд в определении №33-302/2012 от 18-01-12 г. – признал.

Судебная практика по вопросам применения ст. 137 ТК однозначно свидетельствует о том, что счетной ошибкой нельзя признать:

• оплату более длительного отпуска, по сравнению с положенным работнику по закону;
• выплату более крупного размера премиальных;
• ошибочную выплату двойной заработной платы за период.

Об этом свидетельствуют многочисленные решения судов всех инстанций, до Верховного включительно (определение №59-В11-17 от 20-01-12 г.).

На заметку! Роструд в своем письме №3044-6-0 от 09- 08-07 г. высказывает точку зрения, согласно которой даже при наличии бесспорной счетной ошибки необходимо письменное согласие сотрудника на погашение возникшей разницы за его счет.

Документальное оформление возврата излишних выплат

Обнаружив факт ошибки, бухгалтер обязан сообщить о нем руководству фирмы. Далее составляется акт, в котором фиксируются факт переплаты, сумма, период начисления и другие существенные сведения. Членами комиссии, подписывающими акт, могут быть: бухгалтер-расчетчик, главный бухгалтер, кассир и пр.

Второй экземпляр документа либо его копия направляется сотруднику, в отношении которого произошла ошибка. К акту прилагается официальное письмо уведомительного характера о необходимости погашения излишне выплаченной суммы в определенный срок.

Если работник не возражает, то на основании его заявления сумма гасится наличными деньгами либо безналичным удержанием из заработной платы на иных, согласованных с администрацией, условиях. Часто такое погашение происходит в рассрочку. Согласно ст. 138 ТК РФ удержание по общему правилу возможно в размере не более 20% с каждой зарплаты. При этом следует учитывать, что у работника, кроме указанной суммы к погашению, могут быть и другие удержания.

Если работник соглашается в письменной форме погасить долг наличными в кассу либо внести добровольно на счет фирмы, но срок этот истек, а долг не погашен, то в течение последующего месяца руководитель издает приказ на вычет суммы долга из заработной платы работника. Если работник уведомление проигнорировал или погасить переплату отказывается, работодатель может обратиться в суд.

Вопрос с работником, который при увольнении получил «на руки» больше положенного по закону, решается таким же порядком, как указано выше. В уведомлении целесообразно сразу указать на возможность обращения в суд при непогашении задолженности. Уволенные сотрудники в большинстве случаев добровольно гасить переплату отказываются.

Ответственность бухгалтера

Бухгалтер может нести материальную ответственность по закону, если погасить переплату за счет средств сотрудника не удалось. Основанием для привлечения счетного работника к ответственности может служить акт, фиксирующий (ТК РФ, ст. 247):

• величину материального урона;
• причину возникновения убытка.

Размер убытка бухгалтером может быть погашен двояко:

• если существует договор материальной ответственности с ним – погашение происходит полностью;
• если договор материальной ответственности отсутствует – погашение происходит в размере среднемесячных трудовых выплат (ТК РФ, ст. 244, 248).

Если бухгалтер не согласен погасить сумму ошибки добровольно либо истек месячный срок, о котором шла речь выше, вопрос о взыскании решается исключительно судом.

На заметку! Полная материальная ответственность бухгалтера может быть зафиксирована в трудовом договоре с ним.

Проводки

При обнаружении излишне начисленной и выплаченной суммы следует помнить, что часть этой суммы составляет налог на доходы. Таким образом, излишняя выплата «разбивается» на две самостоятельные суммы и отражается разными проводками.

Сначала переплату в целом сторнируют, применяя те же проводки, по которым она начислялась:
Дт20, 23, 26 Кт70 – сторно на сумму переплаты (аналогично сторнируют выплаты в Фонды по переплате).

Затем сторнируют НДФЛ: Дт70 Кт68/НДФЛ – сторно из суммы переплаты (13%).

Оставшуюся сумму, излишне выплаченную работнику, отражают на счете 73 с открытием соответствующего субсчета: Дт 73 Кт 70.

Работник добровольно гасит задолженность внесением средств в кассу либо удержанием из зарплаты. Возможно и внесение средств на расчетный счет фирмы: Дт50,51,70 Кт73.

Если долг по какой-то причине взыскать невозможно, то делаются такие проводки:

• Дт76 Кт 73;
• Дт 91/2 Кт 76.

Итоги

1. Излишние начисления и выплаты по заработной плате без проблем можно вернуть организации, только имея письменное согласие работника, в отношении которого допущена переплата, и только при соблюдении месячного срока после того, что установлен работнику на добровольное погашение.
2. В иных случаях возврат может оспариваться, в том числе и в судебном порядке, несмотря на законодательно прописанную возможность возврата долга. Обнаруженная ошибка в выплатах должна быть зафиксирована актом, который подписывается внутренней комиссией организации. С актом необходимо ознакомить работника.
3. Бухгалтер, допустивший ошибку, несет материальную ответственность за нее в соответствии с законом.
4. Корреспонденции счетов, применяемые для учета переплат по зарплате, представляют собой сторнировочные записи ранее сделанных проводок. Излишне выплаченная на руки сумма отражается на Дт 73 счета. Ее погашение работником отражается на Дт соответствующих счетов, в зависимости от способа погашения. Если убыток вернуть невозможно, он переносится на Дт 76, а затем фиксируется по Дт 91/2.

Н.А. Мацепуро, юрист

Какие излишне выплаченные работнику суммы можно удержать из его зарплаты

Удержания из зарплаты могут быть разными: по просьбе самого работника, по исполнительным документам, по распоряжению работодателя. Последние, в свою очередь, могут иметь место в случае:

• <или> причинения работником материального ущерба работодателю;
• <или> выплаты работнику лишних сумм в рамках трудовых отношений (далее - излишние выплаты)ст. 137 ТК РФ .

Порядок удержания излишних выплат отличается от порядка удержания сумм возмещения ущерба. Посмотрим, что же относится к излишним выплатам, как их можно удержать с работника и что делать, если это не удалось.

Виды излишних выплат

Из зарплат ыст. 129 ТК РФ работника разрешено удерживат ьст. 137 ТК РФ :

• отпускные за неотработанные дни отпуска. Такая задолженность может возникнуть при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск. Вы можете удержать долг работника из причитающихся ему «увольнительных» выплат. Правда, при увольнении по некоторым основаниям переплаченные отпускные удерживать нельз яст. 137 ТК РФ . Например, при увольнении:

В связи с сокращением штата или численности работнико вп. 2 ст. 81 ТК РФ ;

Отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему по медицинскому заключению, или отсутствием у работодателя соответствующей работ ып. 8 ст. 77 ТК РФ ;

Призывом на военную служб уп. 1 ст. 83 ТК РФ ;

Восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работ уп. 2 ст. 83 ТК РФ ;

• неотработанные авансы в счет зарплаты. Этот долг может появиться, например, когда работнику в начале месяца был выплачен аванс по зарплате за этот месяц, а работник, не отработав его, ушел до конца месяца в отпуск за свой счет или на больничный;
• неизрасходованные и невозвращенные подотчетные суммы, в том числе выданные при направлении в служебную командировк уПисьмо Роструда от 11.03.2009 № 1144-ТЗ ;
• выплаты при невыполнении норм труда или просто естатьи 155 , 157 ТК РФ . Такая задолженность возникнет, если вы оплатите работнику простой или недоработку исходя из того, что они произошли по вашей вине либо по причинам, не зависящим от обеих сторон, а потом выяснится, что виноват был работник. Удержать в этом случае излишние выплаты можно только после того, как вы обратитесь в суд и суд установит вину работника в простое или недоработк еОпределение Московского облсуда от 15.12.2011 № 33-25895 ;
• суммы, излишне выплаченные из-за счетной ошибки. Причем это необязательно зарплата. Сюда же относятся любые суммы, ошибочно выплаченные работнику в рамках трудовых отношений или в связи с ними. Так же считают и специалисты Роструда.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“ Согласно ст. 137 ТК РФ работодатель может удержать из заработной платы работника (с соблюдением предусмотренного данной статьей порядка) задолженность этого работника в виде сумм, излишне выплаченных ему вследствие счетных ошибок. Круг этих сумм указанной статьей не ограничен. Поэтому удерживать из зарплаты можно любые излишне выплаченные работнику вследствие счетной ошибки выплаты и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством, локальными нормативными актами организации, коллективным или трудовым договором, например пособия, материальную помощь, оплату проезда к месту обучения, компенсацию за использование личного имущества работника, страховое обеспечение по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний и т. д.

Производить же удержания можно только из заработной платы. Согласно ст. 129 ТК РФ заработная плата - это вознаграждение за труд (оклад, должностной оклад, тарифная ставка), а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты)” .

Определения счетной ошибки в Трудовом кодексе нет. Суды и Роструд считают, что счетными являются только арифметические ошибки в подсчетах, то есть ошибки, допущенные в результате неверного применения правил математик иПисьмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1 . Поэтому суды, как правило, не признают счетными следующие ошибки:

• одна и та же сумма из-за технической ошибки перечислена дважд ыОпределение ВС от 20.01.2012 № 59-В 11-17 ;
• при расчете не учтена ранее выплаченная сумм аОпределение Свердловского облсуда от 16.02.2012 № 33-2365/2012 ; Кассационное определение Краснодарского краевого суда от 14.02.2012 № 33-3340/12 ;
• в расчете использованы неверные исходные данные (например, не тот тариф или коэффициен тАпелляционное определение Орловского облсуда от 20.06.2012 № 33-1068 , не то количество дне йКассационное определение Хабаровского краевого суда от 08.02.2012 № 33-847/2012 );
• зарплата в программе начислена в двойном размере из-за ошибки в алгоритме расчет аАпелляционное определение Брянского облсуда от 03.05.2012 № 33-1077/12 ;
• при расчете неправильно применены нормы локального нормативного акта организаци иАпелляционное определение Московского горсуда от 16.07.2012 № 11-13827/12 .

О том, что делать, если вы переплатили работнику пособие, смотрите:

Иные выводы у судов встречаются крайне редко. Так, например, Самарский областной суд указал, что к счетным ошибкам относятся не только арифметические ошибки, но и сбои в программном обеспечени иОпределение Самарского облсуда от 18.01.2012 № 33-302/2012 .

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Если работнику были излишне выплачены суммы в результате несчетной ошибки и он отказался возвращать эти суммы добровольно, взыскать их с него можно будет только в судебном порядке как неосновательное обогащени ест. 1102 , п. 3 ст. 1109 ГК РФ .

А Ростовский областной суд, пересматривая дело, в котором уволенному работнику по ошибке были повторно перечислены «увольнительные» выплаты, пришел к выводу, что имела место именно счетная ошибка. Поскольку общая сумма перечислений превышала начисленную в пользу работника сумм уКассационное определение Ростовского облсуда от 12.09.2011 № 33-12413 .

То, что при исчислении выплат в пользу работника была допущена счетная ошибка, нужно документально зафиксировать. Например, бухгалтер может написать докладную записку на имя руководителя. Либо пусть специально созданная комиссия из числа сотрудников компании составит акт об обнаружении счетной ошибки.

Порядок удержания излишних выплат

Он различается в зависимости от того, какие суммы вы излишне выплатили работнику.

Удержание отпускных за неотработанные дни отпуска

Здесь все просто. Согласия работника не требуется. Нужно лишь посчитать переплаченные отпускные, издать приказ (распоряжение) об удержании в произвольной форме, ознакомить с ним работника под роспис ьстатьи 22 , , 137 ТК РФ . А затем удержать задолженность из «увольнительных» выплат. Но максимум, что можно вычесть, - 20% от причитающихся работнику сумм (после удержания НДФЛ, ведь сумма налога работнику не причитается), если это единственное удержани ест. 138 ТК РФ ; .

Также не забудьте выдать работнику расчетный листок с указанием вида и размера удержани яст. 136 ТК РФ .

Удержание иных излишних выплат

Их можно удерживать из зарплаты работника, только если соблюдаются следующие услови яст. 137 ТК РФ .

УСЛОВИЕ 1. Истек срок, установленный для возврата излишних выплат

Излишние выплаты работник должен вернуть в следующие сроки:

• неизрасходованные подотчетные сумм ып. 4.4 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П - на следующий рабочий день по истечении срока, на который выдавались деньги для приобретения чего-либо, или в день выхода на работу после командировки или после болезни. А если руководителем установлен срок проведения окончательных расчетов по утвержденным авансовым отчетам, то тогда - в этот срок;
• выплаты при невыполнении норм труда или простое в случае установления судом вины работника - в день вступления в силу решения суда;
• суммы, излишне выплаченные из-за счетной ошибки, и неотработанные авансы в счет зарплаты - в срок, установленный в локальных нормативных актах компании. Если же он не установлен, то работнику следует вручить (направить по почте) уведомление, в котором нужно указать, какая возникла задолженность, в какой сумме и в какой срок ее нужно погасить. Срок вы устанавливаете по вашему усмотрению. Оформить уведомление можно, к примеру, так.

Общество с ограниченной ответственностью «Профиль»

Исх. № 87
12.11.2012

Менеджеру по продажам
Ивановой Н.А.

Уведомление

Уважаемая Наталья Александровна, уведомляем Вас, что 09.11.2012 на Вашу зарплатную карту в результате счетной ошибки были излишне перечислены отпускные в сумме 20 689 (Двадцать тысяч шестьсот восемьдесят девять) рублей. Просим Вас в срок до 20.11.2012 вернуть эту сумму в кассу или на расчетный счет ООО «Профиль» либо дать согласие на ее удержание из вашей зарплаты.

УСЛОВИЕ 2. Получено согласие работника на удержание

Работодатель вправе принять решение об удержании излишних выплат из зарплаты работника, только если работник не оспаривает оснований и размеров удержани яст. 137 ТК РФ .

Из этого можно сделать вывод, что достаточно уведомить работника о предстоящем удержании, назначив ему срок для представления возражений. И если возражения от него в этот срок не поступят, то можно спокойно издавать приказ (распоряжение) об удержании.

Но нет. По мнению Роструда, высказанному в 2007 г., и судов, этого мало, и в знак отсутствия возражений со стороны работника от него нужно получить письменное согласие на удержани еПисьмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 ; Кассационные определения ВС Удмуртской Республики от 22.08.2011 № 33-2856 , ВС Республики Татарстан от 14.03.2011 № 33-2570/2011 . Такого же мнения специалисты Роструда придерживаются и сейчас.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ При удержании из зарплаты работника предусмотренных ст. 137 ТК РФ сумм (за исключением отпускных за неотработанные дни отпуска) следует получить от работника письменное согласие. Это подтверждается и судебной практико й” .

Роструд

Оформить свое согласие на удержание работник может так.

Директору ООО «Профиль»
В.Е. Петрову
от менеджера по продажам
Н.А. Ивановой

Заявление

Настоящим подтверждаю свое согласие на удержание в установленном законодательством порядке из моей зарплаты излишне перечисленных мне 09.11.2012 в результате счетной ошибки отпускных в сумме 20 689 (Двадцать тысяч шестьсот восемьдесят девять) рублей.

Н.А. Иванова

УСЛОВИЕ 3. Своевременно издан приказ об удержании

Приказ (распоряжение) об удержании нужно издать не позднее месяца со дня истечения срока для возврата излишних выплат. А непосредственно удержать деньги из зарплаты работника можно и позж ест. 137 ТК РФ ; Кассационное определение ВС Удмуртской Республики от 03.10.2011 № 33-3519/11 , то есть при выплате зарплаты работнику. Причем удержание, с учетом ограничений по его сумме, может растянуться на несколько месяцев.

В приказе укажите основание и сумму удержания. И ознакомьте с ним работника под роспис ьст. 22 ТК РФ .

УСЛОВИЕ 4. Сумма удержаний при каждой выплате не превышает 20%

При каждой выплате зарплаты (то есть из сумм после вычета НДФЛ) вы можете удержать не более 20%ст. 138 ТК РФ . Основание и сумму удержания не забывайте указывать в выдаваемом работнику расчетном листк ест. 136 ТК РФ .

Ну а если работник согласен, чтобы с него удерживали больше 20%, то вы можете вычесть из его зарплаты любую указанную им в его письменном заявлении сумму. Ведь в этом случае задолженность погашается работником добровольно, а не по распоряжению работодателя. Поэтому ограничения по сумме удержаний не действую тстатьи 130 , 138 ТК РФ . И приказ на такое удержание издавать не нужно, достаточно лишь одного заявления работника.

Директору ООО «Профиль»
В.Е. Петрову
от менеджера по продажам
Н.А. Ивановой

Заявление

Прошу удержать всю излишне перечисленную мне 09.11.2012 в результате счетной ошибки сумму отпускных в размере 20 689 (Двадцать тысяч шестьсот восемьдесят девять) рублей из причитающейся мне зарплаты за ноябрь 2012 г.

Н.А. Иванова

УСЛОВИЕ 5. Соблюдена очередность удержаний

В первую очередь, как вы знаете, из зарплаты нужно удержать НДФЛПисьмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852 .

Из оставшейся суммы вы удерживаете задолженность работника по исполнительным документам (исполнительным листам, судебным приказам и др.)ст. 138 ТК РФ .

И только если исполнительных документов в отношении работника у вас нет либо удержания по ним составили менее 20% зарплаты работника, вы можете удержать из нее его задолженность перед вашей компанией, конечно, с соблюдением общего размера всех удержаний - не более 20% зарплаты.

Соблюдайте при удержании все перечисленные условия. Ведь при несоблюдении любого из них работник может через суд признать удержание незаконным. И тогда удержанные с него суммы будут взысканы с вашей организации обратно - в его польз у