Если сотрудник не получил вовремяналичную зарплату независящим от работодателя причинам (например, в связи с болезнью или командировкой сотрудника), бухгалтер должен ее депонировать.
При этом не имеет значения, из какого источника выплачивалась заработная плата:
Из денег, полученных в банке;
Из наличной выручки (тратить ее на выплату зарплаты позволяет пункт 2 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У).
Порядок действия для депонирования заработной платы
Второе — подсчитать, сравнить и записать в итоговой строке ведомостей формы № Т-49 или формы № Т-53 суммы:
Фактически выданных наличных денег;
Подлежащие депонированию и сдаче в банк.
Если деньги на зарплату выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)».
Третье — составить реестр и внести в журнал учета депонированные суммы. Так как формы реестра и журнала для коммерческих организаций не утверждены, их можно разработать самостоятельно и утвердить в виде приложения к учетной политике. Обязательные реквизиты реестра и журнала учета содержатся в пункте 4.6 Положения о ведении кассовых операций.
В качестве образца можно взять форму, утвержденную для автономных, бюджетных или казенных учреждений приказами Минфина России от 23.12.2010 № 183н, от 16.12.2010 № 174н и от 15.12.2010 № 173н . Данными приказами также утверждена книга аналитического учета депонированной оплаты труда.
После оформления реестра депонированных сумм бухгалтеру необходимо:
Заверить своей подписью формы № Т-49 или № Т-53 ;
Реестр и журнал депонированных сумм;
Передать документы (ведомость по форме № Т-49 или № Т-53 , реестр и журнал депонированных сумм) для сверки соответствия записей и подписания главному бухгалтеру, а при его отсутствии — руководителю компании.
Четвертое — оформить расходный кассовый ордер по форме № КО-2 на сумму фактически выплаченной зарплаты, указать его номер и дату заполнения на последней странице формы № Т-49 или формы № Т-53 .
Пятое — сдать в банк депонированные суммы заработной платы.
Когда депонировать невыданные суммы
Оставлять в кассе наличные денежные средства сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда, компания не имеет права (абз. и п. 1.4 Положения о ведении кассовых операций).
Деньги на выплату зарплаты получены в банке. Для компаний, которые получают денежные средства на оплату труда в банках, эта проблема не существует. Напомним, что деньги на выдачу заработной платы можно держать в кассе организации не более пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 4.6 Положения о порядке ведения кассовых операций). Не полученную работниками заработную плату сдают в банк в последний день, отведенный для ее выдачи.
Зарплата выдавалась из наличной выручки. Компании, получающие наличную выручку, могут не снимать деньги на оплату труда в банке, а выдавать их из кассы. При этом нужно помнить, что деньги в кассе, которые предполагается потратить на зарплату, продолжают оставаться наличной выручкой. Поэтому сумму остатка на конец дня, превышающую установленный банком лимит, необходимо внести на расчетный счет организации. Пятидневный срок выдачи заработной платы в этом случае не применяется. Зарплата выдается в один день, а не полученные деньги депонируются в день выдачи зарплаты. Такое правило работает и в том случае, когда лимит остатка денег в кассе не превышен.
Бухгалтерский учет депонированной заработной платы
Заработная плата в бухгалтерском учете независимо от даты ее получения работником учитывается в расходах того месяца, за который она была начислена (п. 5 ПБУ 1/2008).
Начисление заработной платы в бухгалтерском учете отражается проводками:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 70
— начислена заработная плата;
— удержан НДФЛ с суммы заработной платы;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51)
— выплачена заработная плата за минусом НДФЛ.
Депонирование заработной платы. Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по депонированным суммам».
Депонирование заработной платы отражается проводками:
— депонирована сумма неполученной зарплаты;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
— сумма депонированной зарплаты зачислена на расчетный счет компании.
Выдача депонированной заработной платы отражается проводками:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты;
— выдана депонированная зарплата.
При выдаче депонированной зарплаты оформляют расходный кассовый ордер (форма № КО-2). Сведения о выданных депонентах вносят в книгу учета депонированной заработной платы или в карточку депонента. Если депонированная заработная плата не была востребована работником в течение трех лет, она включается в состав прочих доходов (п. 10.4 ПБУ 9/99). В этом случае бухгалтер сделает проводку:
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 91-1
— списана депонированная заработная плата по истечении срока исковой давности.
Рассмотрим порядок депонирования сумм заработной платы на примере.
Пример 1. 30 августа года сотрудникам торговой компании ООО «Подарок» была начислена заработная плата за август года.
4 сентября компания сняла с расчетного счета для выплаты заработной платы 1 350 000 руб. Эта сумма оприходована в кассу компании.
Кассир ООО «Подарок» выдавал заработную плату сотрудникам компании в период с 4 по 6 сентября по платежной ведомости. В период выплаты заработной платы за ее получением не явились два сотрудника:
— С.Т. Матвеев (был в командировке). Сумма причитающейся ему заработной платы — 13 871 руб.;
— Г.Г. Тарасов (болел). Сумма причитающейся ему заработной платы — 17 400 руб.
В конце дня 6 сентября кассир ООО «Подарок» сформировал реестр депонированных сумм, сделал записи в книге учета депонированной заработной платы и сдал депонированные суммы в банк.
Депонированная заработная плата была выдана:
В бухгалтерском учете ООО «Подарок» были сделаны проводки:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70
— 1 350 000 руб. — начислена заработная плата за август 2013 года. Сформированы ведомости на выдачу заработной платы;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 1 350 000 руб. — получены в банке деньги на оплату труда;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
— 1 318 729 руб. (1 350 000 руб. - 13 871 руб. - 17 400 руб.) — выдана из кассы заработная плата;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам»
— 31 271 руб. (13 871 руб. + 17 400 руб.) — депонирована не полученная сотрудниками зарплата;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
— 31 271 руб. — депонированная зарплата внесена на расчетный счет организации;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 13 871 руб. — деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании;
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50
— 13 871 руб. — выплачена депонированная зарплата за август С.Т. Матвееву;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 17 400 руб. — деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании;
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50
— 17 400 руб. — выплачена депонированная зарплата за август Г.Г. Тарасову.
Депонирование заработной платы и страховые взносы
Сроки уплаты страховых взносов с зарплаты во внебюджетные фонды (кроме страховых взносов на травматизм) не связаны с датой выплаты заработной платы. Их нужно перечислять не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления зарплаты (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
Взносов на травматизм нужно перечислять в день:
Установленный для получения в банке средств на выплату заработной платы за истекший месяц — если оплата производится по трудовым договорам;
Установленный страховщиком — если оплата производится по гражданско-правовым договорам и условие о страховании от несчастных случаев предусмотрено в договоре.
Такой порядок установлен:
Таким образом, законодательством не предусмотрено смещение сроков уплаты страховых взносов в случае депонирования зарплаты.
НДФЛ при депонированиии заработной платы
Порядок уплаты НДФЛ с депонированной зарплаты зависит от источника ее выплаты.
Деньги на зарплату получены в банке. В этом случае компания должна перечислить НДФЛ в день получения денежных средств на выплату дохода (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), то есть до фактической выплаты денег работникам.
Пример 2. За июль слесарю ООО «Мастер» А.Н. Макарову (1975 года рождения) была начислена заработная плата в размере 50 000 руб. НДФЛ с указанной суммы равен 6500 руб. (50 000 руб. × 13%). Срок для выплаты зарплаты, установленный в трудовом договоре, — 5-е число следующего месяца. 2 августа сотрудник заболел и получил заработную плату только 12 августа.
Деньги на выплату заработной платы сотрудникам были получены из банка. Страховые взносы на травматизм компания уплачивает по тарифу 0,2%.
В бухгалтерском учете компании сделаны следующие записи:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
— 50 000 руб. — начислена заработная плата А.Н. Макарову;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 6500 руб. — удержана сумма НДФЛ;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
— 8000 руб. (50 000 руб. × 16%) — начислены взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии»
— 3000 руб. (50 000 руб. × 6%) — начислены взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
— 1450 руб. (50 000 руб. × 2,9%) — начислены взносы на социальное страхование;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
— 2550 руб. (50 000 руб. × 5,1%) — начислены взносы на обязательное медицинское страхование;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»
— 100 руб. (50 000 руб. × 0,2%) — начислены взносы на травматизм;
— 6500 руб. — перечислен НДФЛ в бюджет;
— 3000 руб. — перечислены взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии;
— 1450 руб. — перечислены взносы на ссоциальное страхование;
— 2550 руб. — перечислены взносы на обязательное медицинское страхование;
— 100 руб. — перечислены взносы на травматизм;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 43 500 руб. (50 000 руб. − 6500 руб.) — получены с расчетного счета в кассу деньги на выплату зарплаты сотруднику;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам»
— 43 500 руб. — депонирована зарплата, не полученная работником;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
— 43 500 руб. — сдана в банк депонированная зарплата;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 43 500 руб. — получены деньги на выплату заработной платы;
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50
— 43 500 руб. — выдана работнику депонированная зарплата.
Если депонированная зарплата выплачивается из наличной выручки, компания должна удержать начисленную сумму НДФЛ при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Перечислить налог нужно на следующий день (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).
Пример 3. Изменим условия предыдущего примера. Предположим, заработная плата в ООО «Мастер» выплачивается из выручки, которая поступает ежедневно. Какие проводки необходимо сделать бухгалтеру?
Проводки после 31 июля будут следующими (для упрощения примера проводки по сдаче в банк сверхлимитного остатка наличных денег в кассе, не приводим):
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62
— 150 000 руб. — поступила в кассу выручка;
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм» КРЕДИТ 51
— 100 руб. — перечислены страховые взносы на травматизм;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам»
— 43 500 руб. — депонирована заработная плата, не полученная работником;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
— 43 500 руб. — сдана в банк сумма депонированной зарплаты;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62
— 200 000 руб. — поступила в кассу выручка;
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50
— 43 500 руб. — выдана сотруднику депонированная заработная плата за вычетом НДФЛ;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51
— 6500 руб. — перечислен в бюджет НДФЛ с заработной платы сотрудника;
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии» КРЕДИТ 51
— 8000 руб. — перечислены взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии;
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии» КРЕДИТ 51
— 3000 руб. — перечислены взносы в ПФР на финансирование накопительной части трудовой пенсии;
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование» КРЕДИТ 51
— 1450 руб. — перечислены страховые взносы на социальное страхование;
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС» КРЕДИТ 51
— 2550 руб. — перечислены взносы на обязательное медицинское страхование.
В настоящее время, когда заработная плата в основном начисляется работникам на карты, понятие депонированной зарплаты встречается крайне редко. Но для организаций, в которых выплаты производятся наличными через кассу, этот вопрос актуален до сих пор.
Что же включает в себя понятие депонированная зарплата, как оформляется, проводится и выдается? Что делать, если работник так и не потребовал своих денег у работодателя?
Особенности ситуации
Депонированная зарплата – это определенная часть начисленной к выдаче суммы в качестве оплаты труда, которая была не получена в сроки установленные организацией для этих целей. Во избежание нарушения Положения Банка России о лимите денежных средств в кассе организации, сумму надо депонировать и передать на хранение в обслуживающий банк на расчетный счет предприятия.
Возникновение
Депонированная зарплата возникает в случае неполучения ее работником в течение 3-х дней после получения необходимых сумм из банка.
Причины могут быть самые разнообразные:
- командировка,
- отпуск,
- больничный
- гибель работника и прочее.
Депонированная зарплата не может появиться, если виновником невыплаты зарплаты является сам работодатель. Тогда этот случай считается неправомерным и наказуемым.
Сроки хранения
Лимитирование кассовых средств не позволяет держать суммы к выдаче более трех дней после получения в банке. Лимит устанавливается руководителем организации по рекомендации банка. По прошествии установленного срока депонированные суммы возвращаются в банк на расчетный счет организации, а ведомость по зарплате закрывается. Напротив фамилий, не получивших зарплату работников, пишется «депонировано», а суммы записываются в графе «Межрасчетные выплаты».
После сверки сумма, оставшаяся в кассе после выдачи зарплаты, возвращается на расчетный счет.
Сумма не выданной заработной платы депонированной на расчетный счет считается невостребованной по истечении определенного законом срока давности, который равен трем годам. После этого срока зарплата переносится на доход предприятия по статье «прибыль не связанная с основной деятельностью».
Книга учета депонированной заработной платы хранится в течение 5-ти лет, кроме тех случаев, где документы используются для судебных дел. Причем началом хранения считается не дата возникновения задолженности, а 1 января года, следующего за годом возникновения кредиторской задолженности.
Учёт
Со стороны учета в организации возникает кредиторская задолженность, при необходимости депонировать зарплату работника. Учет депонированных сумм осуществляется на счете 76-4. При депонированная зарплата относится на расходы месяц начисления.
В бухучете суммы по оплате труда всегда проводятся месяцем их начисления, невзирая на факт депонирования. Если сумма остается невостребованной более 3-х лет, то она относится на 91 счет «Внереализационные расходы».
При общей системе налогообложения учет депонированных сумм может отразиться на начисленных налогах.
В реестре депонированных сумм в графе «дебет» указывается номер расходника и депонированная сумма, а в графе «кредит» дата появления задолженности. Реестр заводится кассиром на 1 год, если суммы, указанные в нем не уплачены, то остаток переносится в новый реестр на следующий год.
Депонированная зарплата
Депонированние зарплаты относится к кассовым операциям.
Существует два варианта выплаты денег через кассу работнику после депонирования зарплаты.
- После невыплаты лимит по кассе не был превышен, а потому депонированная сумма может храниться в составе средств на личные нужды и быть выдана по требованию работника.
- Если лимит был превышен, то полагается вернуть сумму в банк, но некоторые организации оставляют деньги в кассе дольше. Юридические прецеденты показывают, что суд в таких ситуациях находится на стороне работодателя. Например, работник должен вернуться из отпуска на следующий день после окончания выдачи зарплаты, поэтому 1 день деньги будут находиться и являться превышением лимита по кассе в нарушение установленного порядка.
Проводки
Бухгалтерский учёт зарплатных операций сводится к грамотному разнесению сумм:
- При возникновении депонированных сумм делается проводка Дт 70 Кт 76-4.
- Возврат сумм в банк из кассы отражается записью на счетах Дт 51 Кт 50.
- При востребовании зарплаты, сумма получается по запросу обратно в кассу Дт 50 Кт 51, и выдается работнику Дт 76-4 Кт 50.
Все проводки на одну сумму.
Если зарплата не была востребована по истечении срока давности, то проводка выглядит так: Дт 76-4 Кт 91 – отнесение на внереализационный расходы. При появлении отложенного налогового актива делается проводка Дт 09 Кт 68 на субсчет «Расчеты по налогу на прибыль организации».
Налогообложение
Депонирование заработной платы на начисление налогов на заработок работника влияния не оказывает. Оно производится и показывается в учете в тот же период, что начисление самой зарплаты.
Как правило, на момент выдачи заработной платы налоги уже перечислены в бюджет.
Процесс регулируется положением Центробанка России 2011 года. По закону перечисление НДФЛ происходит не позднее дня получения денег на выплату зарплаты с расчетного счета на кассу. Делается сразу 3 проводки Дт 50 Кт 51 – получение денег в кассу и Дт 68 Кт 51 – сумма НДФЛ, Дт 69 Кт 51 – оплата во внебюджетные фонды. На момент перечисления организация еще не может знать, кто получит зарплату, а кто нет.
Списание депонированных сумм зависит от способа подсчета налога на прибыль предприятия. Если применяется метод начисления, то разницы между налоговым и бухгалтерским учетом не возникает, а при кассовом методе она появляется во временном порядке. Ее следует вычитать при совершении подсчета расходов.
Списание отложенного налогового актива осуществляется после закрытия кредиторской задолженности по депонированию.
Налоговые платежи по зарплате (НДФЛ, страховые взносы) перечисляются не позднее дня выдачи зарплаты, а пенсионные платежи и отчисления страховки не позднее середины следующего месяца.
Если на предприятии действует упрощенная система налогообложения по доходам, то депонированные суммы на налоговую базу влияния не окажут никакого. В случае формирования налоговой базы по системе «доходы минус расходы» депонированная зарплата учитывается в расходах на момент ее выплаты работнику.
Уплата налогов по ЕНВД не требует учета депонированной зарплаты в конкретный период, так как в налоговой базе предпринимателя она не учитывается при выплате вмененного налога.
Выдача
Выдача депонированной зарплаты должна осуществляться абсолютно беспрепятственно, по первому требованию работника организации. Деньги не могут задерживаться до следующей зарплаты, они должны быть выданы в ближайшее время после обращения.
Если ситуация складывается таким образом, что требуемой суммы в кассе нет, то она должна быть запрошена в срочном порядке в банке.
Во избежание споров между работником и организацией срок выдачи депонированной зарплаты лучше прописать во внутреннем уставе. Некоторые организации указывают днем выдачи депонированной зарплаты в уставе предприятия, день следующей зарплаты, аванса или отдельный, специально предусмотренный день.
Действия работника
Работник может обратиться в бухгалтерию для получения депонированной зарплаты в устной или письменной форме. Получение депонированной зарплаты может быть отражено в уставе организации, документах по внутреннему распорядку или в коллективном договоре. В этом случае действовать надо по прописанной схеме получения и, в указанные в ней даты.
Если работник не получил зарплату по вине работодателя, то сумму депонированной считать нельзя.
В статье 136 трудового кодекса определено, что работник должен получать заработную плату по месту выполнения работ. Если бухгалтерия находится в удалении от этого места и, существует отдельный офис, то работник не обязан тратить время на такие поездки. Не выплата заработной платы в таком случае считается задержкой, а не депонентом.
В ситуации, когда работник не смог получить депонированную сумму, по причине смерти, выплата производится родственникам или лицам, проживающим с покойным.
Задание кассира
Работник может обратиться за получением депонированных сумм, как в бухгалтерию, так и в кассу. Во втором случае, кассир обязан доложить о сложившемся положении в бухгалтерию для оформления запроса и планирования заявки в банк, при необходимости.
Если от работника поступило письменное заявление, то кассир обязан передать его секретарю для регистрации.
Непосредственная выдача осуществляется по расходному ордеру. Его номер и дата указываются после в книге депонентов. Операции фиксируются в документах (кассовой книге) и осуществляются только через кассу.
В кассовой книге указывается итоговая сумма фактически выданной заработной платы. В ведомости на зарплату подсчитываются и сумма депонирования и выплат. По депонированным суммам кассир обязан сделать выписку-реестр. Четкой формы реестра нет. Бланк может быть разработан самой организацией. Обязательными графами являются ФИО, таб. №, итоги, сумма зарплаты, депонируемая сумма и номер расходника для выдачи депонента, подпись и расшифровка кассира.
Платежная ведомость должна заполняться по установленной форме. Есть также специальная форма для случаев, когда начисленная зарплата не совпадает с фактической суммой к выдаче, в случаях увольнений или внеплановых отпусков. При получении депонированной зарплаты сразу несколькими работниками также оформляется платежная ведомость.
Расчетные документы подписываются кассиром лично, если это невозможно, то в конце ведомости указывается должность и фамилия лица, выдавшего деньги.
Если деньги получает не сам работник, а его доверенное лицо, то в расходном ордере указываются данные и работника, и его доверенного лица.
Окончательным действием кассира является сверка и подписание документов главным или старшим бухгалтером организации, а в отсутствии руководителем.
Особый случай: сумма осталась невостребованной
Определенный законом срок для получения депонированной заработной платы составляет 3 года.
При не востребовании сумм по окончании установленного срока давности они задолженность списывается и переходит на внереализационный доход предприятия. Срок определяется Гражданским кодексом РФ. Списание проводится после инвентаризации расчетов и подписания руководителем приказа. Оно проводится отдельно по каждому работнику, с соответствующим оформлением.
Учет списанной суммы производится в последний день месяца, в котором истек срок исковой давности по востребованию депонированной суммы.
За нарушение законодательства и невыплату депонированной зарплаты работнику работодатель несет ответственность. Если он все-таки отказывается выполнить свои обязанности, то лучше обратиться в трудовую инспекцию или в суд, но не ранее, чем через три месяца просрочки зарплатной выплаты. Следует учесть, что если выдача заработной платы приходится на праздники, то выдача происходит днем ранее, а срок передачи денег обратно на расчетный счет увеличивается на количество праздничных дней.
Правильный учет депонированных сумм может быть проверен контролирующими органами, которые, прежде всего, обратят внимание полноту, достоверность и своевременность оформления данных, своевременность перечисления депонированных сумм на расчетный счет, правильность отражения в бухгалтерском учете. Выявление и сверка сумм кредиторской депонированной задолженности являются объектом инвентаризации расчетов организации.
Если предприятие выдает сотрудникам зарплату наличными средствами через кассу, то порой оно сталкивается с депонированием заработной платы. Что это такое, как оформлять и куда отправлять такие средства?
Что такое депонирование зарплаты?
Трудовой кодекс требует выдавать сотрудникам зарплату два раза в месяц. Сроки выплат устанавливаются руководителем и отражаются во внутренних документах компании. Перед выплатой зарплаты предприятие получает необходимую сумму из банка и составляет расходную ведомость, куда бухгалтер по зарплате вносит данные по каждому сотруднику: имя, начисленную сумму. Период выплаты зарплаты продолжается не больше пяти дней (включая день получения средств со счета в банке), и это единственное время, когда в кассе компании можно держать средства сверх кассового лимита.
Если кто-то из сотрудников не успел получить свою зарплату в отведенный срок, то эти средства придется депонировать — т.е., вернуть в банк. Это обязанность компании, по требованию ЦБ РФ (Указание от 11.03.2014 №3210-У). На какие бухгалтерские счета нужно внести средства при возвращении в банк, как признать суммы при расчете налога на прибыль, надо ли начислять с них страховые взносы и удерживать НДФЛ? - читайте далее.
Как депонировать зарплату: пошаговый алгоритм
Когда закончится срок, установленный для выплаты зарплаты, кассир должен проверить зарплатную ведомость, пересчитать выплаченные суммы и выяснить величину остатка. В графе 23 напротив фамилий сотрудников, которые не успели получить деньги, делается запись “Депонировано” или проставляется такой же штамп. В конце ведомости прописываются суммы. Важно: итоги выплаченных и подлежащих депонированию сумм должны быть равны окончательной сумме в ведомости.
Зарплату, которая подлежит депонированию, нужно сдать в банк на следующий день после завершения срока выплаты зарплаты. Депонирование отразите в реестре. Унифицированной формы реестра депонентов не существует, составить его можно в свободной форме. В реестре обязательно должны присутствовать такие реквизиты:
- название компании или ФИО ИП;
- дата оформления реестра;
- период возникновения депонированных средств;
- номер платежной ведомости;
- ФИО и табельный номер (если есть) работника, который не получил деньги;
- сумма невыплаченной з/п;
- итоговая сумма по невыплаченной з/п;
- подпись кассира с расшифровкой.
В реестр можно включить и другие реквизиты, которые важны компании. Из реестра данные перенесите в книгу учета депонированных сумм. Форму книги тоже можно сформировать самостоятельно или взять за основу формы для бюджетных организаций. Бухучет операции по депонированию з/п оформите проводкой:
Дт 70 Кт 76-4 — депонированная з/п, не полученная сотрудниками;
Дт 51 Кт 50-1 — депонированная з/п, внесенная на расчетный счет.
Когда работник, не получивший зарплату, обратится за ней, сумму нужно будет выдать по первому требованию, письменному или устному. Срока для выдачи депонированной з/п нет. Нужно получить из банка сумму зарплаты, составить расходный кассовый ордер на имя сотрудника, дату и номер ордера отразить в книге учета депонированных сумм.
Выдачу з/п надо зафиксировать в реестре депонированных сумм, проставить напротив фамилии сотрудника отметку о полученных суммах и указать дату. Хранить реестры о депонировании з/п нужно пять лет. Бухучет операции по выдаче депонированной з/п оформите проводкой:
Дт 50-1 Кт 51 — получены из банка деньги на выплату депонированной з/п;
Дт 76-4 Кт 50-1 — работнику выдана депонированная з/п.
Что делать с невостребованной зарплатой?
У сотрудника есть три года, чтобы получить свою депонированную зарплату. Отсчет начинается со следующего дня после той даты, когда предприятие должно было выдать з/п. Если работник или его представитель не обратились за депонированной з/п в течение трех лет, нужно совершить следующие действия.
В бухучете спишите сумму на прочие доходы. Для расчета налога внесите ее в состав внереализационных доходов. Подготовьте акт инвентаризации, бухгалтерскую справку и приказ руководителя организации о списании кредиторской задолженности.
Как удержать НДФЛ?
НДФЛ с зарплаты удерживается в момент выплаты денег сотруднику. Перечислить налог нужно в день выплаты или на следующий день. Поэтому с депонированной з/п налог удержать невозможно.
Как перечислить страховые взносы?
Со страховыми взносами все тоже однозначно. Поскольку страховые взносы платятся с начисленной зарплаты и не зависят от факта ее уплаты, с суммы депонированной з/п нужно перечислять взносы во внебюджетные фонды не позднее 15 числа следующего месяца.
Как сформировать налог на прибыль?
Порядок списания сумм депонированной з/п в налоговом учете зависит от метода, по которому предприятие рассчитывает налог на прибыль.
- При методе начисления депонированную з/п включают в расходы в том же месяце, когда она была начислена.
- При кассовам методе сумму депонированной з/п включают в расходы только в момент ее выплаты. Тогда в месяце начисления з/п возникает вычитаемая временная разница и создается отложенный налоговый актив, который спишется после выдачи з/п.
Сегодня большинство компаний имеют с банками договоры зарплатного проекта с перечислением денег на карты сотрудников, и операции по депонированию з/п случаются редко.
Контур.Бухгалтерия — веб-сервис, в котором вы можете легко вести бухучет, начислять зарплату (и оформлять депонирование зарплаты), сдавать отчетность. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 14 дней!
Вопрос выплаты заработной платы возникает в правоотношениях, возникающих между сотрудником и работодателем. Она может выплачиваться на расчетный счет работника либо перечисляться в безналичной форме, данный порядок устанавливается по соглашению между сторонами.
Какой бы порядок ни определили для себя стороны, невыплата зарплаты чревата для сотрудника ответственностью . Данная ответственность предусмотрена законодательно в целях защиты персонала.
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.
Это быстро и бесплатно !
Однако, в некоторых ситуациях невыплата в установленный срок не влечет никаких последствий для работодателя. Что это за ситуации?
Иногда в силу некоторых обстоятельств работник не может вовремя реализовать свое право на её получение, тогда ответственность работодателя не наступает.
В результате возникновения таких ситуаций возникает понятие “депонированная заработная плата”.
Определение и понятие
Депонированная заработная плата – это сумма, заработанная сотрудником, но невыплаченная ему в силу каких-либо обстоятельств.
К примеру, дата её получения – 05 число каждого месяца, в этот день определенному сотруднику данные денежные средства не могут быть выданы на руки в силу сложившихся обстоятельств. Та сумма, которая начислена, но не выдана и будет являться депонированной зарплатой. При этом депонированной сумма станет только после возврата ее на банковский счет юридического лица. Там она будет храниться до выдачи работнику.
Необходимо понимать, что в случае, если заработная плата не перечисляется по вине работодателя, говорить о депонированной зарплате нельзя.
Данная сумма может быть не выплачена только при определенных случаях, как правило, это ситуации независящие от действия сторон.
Кроме того, депонировать её можно только в том случае, если она выдается из кассы. При перечислении зарплаты в безналичной форме депонировать сумму нельзя, поскольку причин для невыплаты не возникает.
Причины возникновения
Перечень причин для возникновения достаточно четко изложен и ограничен законодательно.
- Командировка. Данное явление подразумевает, что сотрудник находится за пределами юридического лица, в котором он выполняет свою трудовую функцию. Соответственно в день выплаты данный сотрудник лишен возможности получить начисленную ему сумму. Вопрос о выплате будет актуален после возвращения данного сотрудника в пределы юридического лица, являющегося работодателем. Потому, если на момент командировки выпадает дата выплаты зарплаты, без депонирования данной суммы обойтись не получится.
- Отпуск. Период основного или подразумевает, что лицо в нем находящиеся, временно отсутствует на рабочем месте. В принципе, никто не может запретить данному лицу, находящемуся в отпуске прийти в день выплаты заработной платы и получить начисленную сумму. Однако, многие работники в период своего отпуска уезжают из города, данный факт, естественно, помешает сотруднику вовремя получить зарплату. Данная сумма также будет депонирована и выплачена ему после выхода из отпуска.
- Больничный. Сотрудник, находящийся на больничном в день её выдачи, скорее всего, получить ее не сможет, если она не перечисляется на расчетный счет.
- Гибель работника и прочее. В случае гибели возникает отдельная ситуация по выплате. Поскольку в случае смерти её выплата невозможна ни в наличной, ни в безналичной форме. Однако, сумма в любом случае будет начислена, данные денежные средства будут являться депонированной заработной платой. Право на ее получении перейдет к родственникам умершего.
Таким образом, вне зависимости от того присутствует ли сотрудник на рабочем месте на дату выдачи заработной платы, она обязательно должна быть начислена, соответственно со счета в банке она попадет в кассу организации.
Сроки хранения
Денежные средства в кассу попадают с банковского счета. Если в течение трех дней деньги не перечислены работнику по какому-либо основанию, не позволяющему ее перечислить, то она должна быть депонирована, и возвращена в банк с соответствующей отметкой в течение трех дней.
Больше указанного срока хранить денежные средства в кассе нельзя, данное действие наказуемо. Более того, в случае задержки невыплаченной суммы в кассе будет превышен лимит кассы.
Когда можно её получить
Итак, если возникла ситуация, препятствующая получению работником своей зарплаты, и она была депонирована работодателем, как в этом случае получить заработанные средства? Вариантов может быть несколько.
- Со следующей заработной платой. Данная ситуация применяется, если в учреждении не предусмотрен специальный порядок выплаты депонированной заработной платы. А также, если работнику не должен быть выплачен аванс. К примеру, если он долгое время находился на больничном, и данный больничный лист не учтен к моменту выплаты авансовых платежей по заработной плате. В этом случае сумма невыплаченной зарплаты и денежные средства суммируются и выплачиваются единовременно.
- С авансом. Такой вариант развития событий наиболее вероятен. Если к моменту выплаты аванса работник уже вернулся на рабочее место, и причины, препятствующие выплате зарплаты, устранены, невыплаченная денежная сумма подлежит выдаче работнику вместе с авансом.
- Если на предприятии установлен день выплаты депонированных средств, то именно в этот день. Как правило, данная ситуация возможна на крупных предприятиях с большим штатом сотрудников. В этом случае устанавливаются даты выплаты депонированной заработной платы. Если такая дата установлена на предприятии, работник должен написать заявление о выдаче ему соответствующей суммы в указанную дату.
Вне зависимости от того, какой порядок предусмотрен в каждом конкретном учреждении, данный факт должен быть закреплен либо в локальных актах, либо непосредственно в тексте трудового договора.
Это не позволит работодателю устанавливать сроки выплаты причитающейся суммы на свое усмотрение, тем самым ущемив права работников юридического лица.
Порядок получения
Схема выглядит следующим образом:
- Кассир заказывает определенную сумму денежных средств с банковского счета организации для выдачи заработной платы.
- В случае если кто-то из работников не может в силу обстоятельств получить зарплату в установленный срок, ведомость закрывается с соответствующими отметками.
- В течение трех банковских дней с даты выплаты зарплаты, депонированная сумма возвращается в банк.
- После того как сотрудник вернулся на свое рабочее место, он должен обратиться в бухгалтерию с вопросом выплаты начисленной суммы.
- Бухгалтер делает запрос в банк на необходимые для выплаты денежные средства.
- Данные средства подлежат выплате сотруднику.
Чем чревата депонированная заработная плата для работодателя. В случае ее возникновения у работодателя появляется задолженность перед работником, данная задолженность классифицируется как кредиторская. По истечении трех лет данные средства подлежат обращению в пользу данного юридического лица, если сотрудник не обратится за выплатой.
Примером того может послужить смерть работника, если никто из родственников не заявит свои права на получение суммы.
Налогообложение
Данный вопрос вполне логичен в данной ситуации, поскольку на работодателя возложена обязанность по уплате налога на доходы физических лиц с заработной платы сотрудника. Когда нужно уплатить данный налог, при первом перечислении денежных средств в кассу или в момент фактической уплаты сотруднику?
Отчисления налога происходит при , и в тот момент, когда работник ее получает на руки, как правило, налог уже перечислен. Потому депонирование суммы не влияет на налоговую обязанность, НДФЛ должен быть перечислен в установленный законом срок. Повторного налогообложения при фактической возникнуть не может.
Ответственность работодателя
Законодательством нашего государства предусмотрена ответственность работодателя за невыплату заработной платы. Депонированная заработная плата не стала исключением, невыплата ее в установленный срок грозит наложением административной ответственности на работодателя. При этом установленным сроком будет тот, который определен в локальных нормативных актах организации.
Кроме того, за каждый день невыплаты данная сумма подлежит индексации в соответствии с нормами Гражданского кодекса Российской Федерации (статья 395).
Таким образом, актуальные вопросы по выплате депонированной заработной платы были рассмотрены в материале. Данная информация будет полезной и как для работника, так и для работодателя.
В случае с работником, ему необходимо знать свои законные права, а также порядок их реализации. Работодателю же необходимо понимать обоснованность своих действий с целью исключить возможные нарушения. В случаях же, касающихся выплаты заработной платы обеим сторонам трудовых отношений, следует быть предельно внимательными.
Порядок обращения денежных средств регулируется Указанием ЦБ РФ № 3210-У. Согласно Порядку ведения кассовых операций, на выплату зарплаты наличными деньгами отводится не более пяти дней, включая день их получения в банке. Сверх этого срока сверхлимитную наличность хранить нельзя и ее необходимо сдать в банк.
В период выдачи зарплаты сотрудник может отсутствовать по разным причинам: болезнь, командировка, отпуск без сохранения дохода. Неполученная сотрудниками зарплата должна быть депонирована. То есть отражена обособленно. Ранее было строгое предписание регулятора о сдаче невыплаченной оплаты труда на расчетный счет в банке. Сейчас такого требования нет, но необходимо следить за тем, чтобы остаток наличности в кассе не превысил установленный лимит.
Документальное оформление
Выдавать денежные средства за выполнение трудовых обязанностей организация обязана не реже чем два раза в месяц ().
Для выплаты заработной платы составляется расчетно-платежная ведомость (Т-49) или платежная ведомость (Т-53). Формы документов утверждены . Они являются обязательными для использования, то есть разрабатывать свою форму для выплаты заработной платы работникам организация не вправе.
Форма Т-49
Форма Т-53
В последний день, отведенный для выдачи работникам оплаты труда, кассир должен:
- напротив Ф.И.О. сотрудников, которым не выплачена зарплата, проставить отметку «депонировано»;
- определить итог выплаченной суммы и отразить ее в соответствующей статье;
- определить итог суммы, подлежащей депонированию и также сделать соответствующую запись;
- сверить выданную и депонированные суммы с итоговой суммой в ведомости;
- поставить подпись и передать ведомость на подпись главному бухгалтеру или, при его отсутствии, руководителю.
На сумму фактически выданной зарплаты следует оформить расходно-кассовый ордер последним днем выдачи работникам оплаты труда.
Бухгалтерский учет
Для учета депонированной заработной платы Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н, которым утвержден План счетов, предлагает открывать субсчет 76-4 к бухгалтерскому счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
В последний день выдачи оплаты труда работникам на сумму невыплаченных денег бухгалтер сделает соответствующую запись.
Депонирована заработная плата, проводка:
Дт 70 Кт 76-4.
А на сумму, выплаченную по ведомости, оформит расходный кассовый ордер и сделает проводку:
Дт 70 Кт 50.
Образец РКО на выплату зарплаты
Выплата ранее депонированной заработной платы
Неполученная заработная плата может быть затребована сотрудником к выплате сразу же после возвращения из вынужденного отсутствия. Выплатить ее необходимо по расходно-кассовому ордеру и оформить бухгалтерской записью.
Выдана из кассы депонированная заработная плата, проводка:
Дт 76-4 Кт 50.
Образец РКО на выплату депонированной зарплаты
Если же сотрудник так и не получит отнесенную на депонент сумму, то спустя три года ее следует списать, отразив в доходах компании. Три года — это стандартный срок исковой давности, установленный статьей 196 ГК РФ. Списание производится по результатам инвентаризации на основании распоряжения руководителя организации и оформляется проводкой:
