На что можно потратить наличные из кассы, прописано в указаниях Центробанка. За нецелевое использование денег компанию могут оштрафовать налоговики и обслуживающий банк. Штрафы ИФНС можно оспорить.

Если организация не продает товары за наличный расчет, она вправе работать без кассового аппарата. Несмотря на это большинство организаций так или иначе сталкивается с наличными деньгами в процессе своей деятельности. Из кассы выдают авансы подотчетным лицам, материальную помощь работникам, нередко и заработную плату. Рассмотрим, все ли расходные операции с наличкой правомерны.

Один из способов пополнения кассы — снятие денег с расчетного счета организации. Торговые компании чаще всего получают наличку от покупателей. Кроме того, деньги в кассу предприятия могут поступить от подотчетных лиц в виде возврата денежного аванса или от учредителей в качестве займа.

На что можно потратить наличные: законные направления расходования денег

Чтобы правомерно выдать наличные деньги из кассы, нужно определиться с источником их поступления. С осторожностью стоит расходовать торговую выручку: деньги от продажи товаров, работ, услуг закон разрешает выдавать из кассы лишь на определенные цели (п. 2 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Смотрите, на что можно потратить наличные из выручки:

• выдать зарплату, социальные выплаты (материальная помощь, оплата проезда и путевок), аванс подотчетному лицу;
• выплатить деньги покупателю за возвращенный товар, невыполненные работы (услуги) - если покупатель ранее приобрел материальные ценности (услуги) за наличные средства;
• выплатить страховку по договорам физическим лицам, которые внесли страховые премии наличными деньгами;
• выдать наличные деньги по операциям банковского платежного агента (субагента) в соответствии с требованиями статьи 14 Федерального закона от 27 июня 2011 г. № 161-ФЗ.

Приведенное правило расходования наличности распространяется как на юридические лица, так и на ИП. Индивидуальные предприниматели также вправе брать деньги из выручки на личные нужды.

Выдать заработную плату

Существует два способа выплаты зарплаты: перевод на банковский счет сотрудника или выдача из кассы (ст. 136 Трудового кодекса РФ). Зарплату можно выдать даже из наличной выручки. Если же выручки нет или ее недостаточно, компания может снять деньги с расчетного счета для последующей выплаты зарплаты из кассы.

Если работник компании не является резидентом России, то выдавать ему зарплату из кассы нужно с осторожностью. Дело в том, что расчеты с нерезидентами признаются валютными операциями, это устанавливает Федеральный закон от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». В законе приведен перечень операций по расчетам между компанией-резидентом и сотрудниками-нерезидентами. В этом перечне нет операции по выдаче зарплаты нерезиденту наличными средствами. В то же время закон не содержит прямого запрета на выдачу зарплаты из кассы. Нет подобных ограничений и в Трудовом кодексе.

Некоторые контролирующие органы считают, что нерезиденту выдавать зарплату из кассы нельзя (к примеру, информационное письмо Федеральной службы финансово-бюджетного надзора от 7 августа 2014 года). Суды обычно встают на сторону работодателя, не усматривая противоправных действий в выплате зарплаты наличкой (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2014 г. № А69-3060/2013, определение ВАС РФ от 27 января 2014 г. № ВАС-19914/13).

Совет
Если работодатель не готов отстаивать свою позицию в суде, то зарплату сотруднику-нерезиденту безопаснее перечислять на банковский счет

Выдать деньги под отчет

Выдать деньги под отчет можно из любой наличности, которая есть в кассе. Это относится и к торговой выручке.

• отчитаться по предыдущему авансу;
• написать заявление с указанием цели получения денег, суммы и срока.

• Важная статья:
• Порядок ведения кассовых операций в 2017 году

С 19 августа заявление на выдачу подотчета станет необязательным, достаточно будет приказа. А условие о необходимости отчитаться о предыдущем авансе будет отменено. Такой порядок следует из Указания ЦБ РФ от 19 июня 2017 г. № 4416-У, который изменил Порядок ведения кассовых операций.

Выдавать наличку под отчет компания вправе на любой срок, который закреплен в учетной политике. Законодательство не ограничивает также и сумму, которую можно выдать подотчетному лицу.

Важно!
Правила, по которым подотчет выдается из кассы, закреплены в пункте 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У (в ред. Указания ЦБ РФ от 19 июня 2017 г. № 4416-У).

Оказать материальную помощь сотрудникам

Выплату материальной помощи чаще всего нельзя спланировать заранее. Компания оказывает материальную помощь своим сотрудникам в связи со смертью родственников, рождением детей, свадьбой и другими событиями, которые сложно прогнозировать. Именно поэтому очень часто материальную помощь выдают из кассы.

Выдать материальную помощь организация вправе из торговой выручки, находящейся в кассе предприятия. Центральный банк в своих Указаниях от 7 октября 2013 г. № 3073-У разрешает расходовать выручку на социальные выплаты. Материальная помощь как раз относится к социальным выплатам (п. 90 Приказа Росстата от 26 октября 2015 г. № 498).

Вернуть долг поставщику

Оплатить задолженность поставщику можно, выдав его представителю деньги из кассы предприятия. Наличная выручка подходит для этих целей.

Исключение составляет только арендный платеж: такую задолженность за недвижимость оплатить арендодателю из наличной выручки нельзя (п. 4. Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Для погашения долга придется заказать деньги в банке, оприходовать их в кассу и только потом рассчитаться с арендодателем.

Чтобы у налоговиков не было претензий, при расчете наличными с поставщиком соблюдайте такие несложные правила:

1. Требуйте от представителя поставщика доверенность на получение денег.
2. Не превышайте лимит расчета наличными деньгами. По одному договору можно выдать не более 100 000 рублей (п. 6 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У).
3. Попросите у поставщика кассовый чек на полученную им оплату.

Выдать заем и выплатить дивиденды

Если компания решит предоставить заем наличными сотруднику, учредителю или юридическому лицу, придется снять деньги на эти цели с банковского счета. Выдавать земные средства из наличной выручки законом запрещено (п. 4 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Дивиденды в 2017 году также не входят в список разрешенных наличных расходов компании (п. 2 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Таким образом, выплатить дивиденды учредителям из наличной выручки нельзя, но доходы можно выдать из других наличных средств. Например, заказать деньги в банке или выдать дивиденды из налички, возвращенной подотчетным лицом.

Из этого правила есть важное исключение. Акционерным обществам запрещено выдавать дивиденды из кассы независимо от того, из какого источника поступили наличные деньги (п. 8 ст. 42 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Выдать деньги на личные нужды директора

Все доходы компании считаются ее собственностью. Руководитель, даже если он является учредителем компании, не может изымать наличность и тратить деньги на личные нужды. Все расходы предприятия должны быть обоснованы. Это касается любых расходов, оплаченных наличными средствами, а также безналичных расчетов.

У индивидуального предпринимателя подобных ограничений нет. ИП вправе брать деньги из кассы и расходовать их на личные нужды (п. 2 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Здесь подойдет любая наличность, в том числе и выручка бизнесмена.

Как накажут за нарушение кассовой дисциплины

Компанию нельзя привлечь к ответственности за выдачу наличности не по назначению. В КоАП есть статья, которая предусматривает штрафы за нарушение работы с наличностью . Но перечень возможных нарушений строго ограничен. Поэтому если налоговики попытаются привлечь нарушителя за нецелевое расходование наличной выручки по статье 15.1 КоАП, решение ИФНС можно оспорить в суде.

Помимо инспекторов, порядок работы с наличными средствами может проверить обслуживающий банк. Если в договоре на банковское обслуживание предусмотрены взыскания за кассовые нарушения, то организации придется заплатить штраф банку.

КоАП предусматривает следующие штрафные санкции:

• от 4 000 до 5 000 рублей — на должностных лиц;
• от 40 000 до 50 000 рублей — на юридических лиц.

Такие же штрафы придется заплатить, если ИФНС обнаружит следующие нарушения:

• превышен лимит расчетов наличными (100 000 рублей);
• деньги не оприходованы в кассу;
• превышен лимит кассы.

Елена РОГАЧЕВА , эксперт сервиса Контур.Норматив компании СКБ Контур

И. Стародубцева,
аудитор-эксперт

В продолжение темы учета кассовых операций, затронутой в предыдущем номере, рассмотрим вопросы порядка расходования полученной денежной наличности.

C 1 июня 2014 г. действуют обновленные правила осуществления наличных расчетов как в рублях, так и в иностранной валюте, утвержденные указанием Банка России от 07.10.2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (далее по тексту – Указание № 3073-У). Вначале отметим, на какие операции не распространяются требования, установленные Указанием № 3073-У.

Под действие Указания № 3073-У (п. 1) не подпадают: – наличные расчеты с участием Банка России; – наличные расчеты в валюте РФ и в иностранной валюте между физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями; – банковские операции, осуществляемые в соответствии с законодательством РФ, в том числе нормативными актами Банка России; – осуществление платежей в соответствии с таможенным законодательством РФ и законодательством РФ о налогах и сборах.

Таким образом, в отличие от ранее действовавших правил (Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 г. № 1843-У), Указанием № 3073-У четко очерчен круг операций, которые регламентируются обновленными правилами.

Цели расходования наличной денежной выручки Перед тем как перейти к порядку расходования денежной наличности, обозначим источники поступления наличных денег в кассу. Так, анализируя пп. 2–4 Указания № 3073-У, можно выделить 3 группы образования денежной наличности в кассе: 1 – наличная выручка от продажи товаров, выполнения работ и (или) оказания услуг, страховые премии; 2 – снятие денежных средств с расчетного счета; 3 – прочие наличные поступления (поступления денежных средств от учредителя, безвозмездная помощь, возврат неиспользованных подотчетных сумм).

Каждой группе источников соответствуют свои правила расхода денежной наличности.

Разрешенные цели расходования денежной наличности, полученной за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги), а также полученные страховые премии, приведены в п. 2 Указания № 3073-У. Так, поступившую в кассу денежную наличность можно израсходовать на осуществление: – выплат работникам сумм, входящих в состав фонда оплаты труда (заработная плата, премии, вознаграждения по итогам работы); – выплат социального характера работникам (пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, материальная помощь); – выплат страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами; – выдачи наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности; – оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг; – выдачи наличных денег работникам под отчет; – возврата за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги; – выдачи наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями ст. 14 Федерального закона от 27.06.2011 г. № 161-ФЗ «О национальной платежной системе».

Разрешенные цели распространяются на индивидуальных предпринимателей и юридических лиц (далее по тексту – участники наличных расчетов), за исключением кредитных организаций. Кредитные организации вправе расходовать поступающую наличность в рублях без какого-либо ограничения целей расходования (п. 2 Указания № 3073-У).

Пример 1 Организация получила наличными денежными средствами выручку от реализации продукции в кассу. Правомерно ли использовать полученные наличные средства для выплаты заработной платы?

Ограничения по расходованию наличной выручки из кассы не распространяются на случаи выдачи заработной платы работникам (п. 2 Указания № 3073-У).

Пример 2 Учредитель организации внес в кассу деньги в качестве безвозмездной помощи. Полученные денежные средства были использованы на выплату работникам премии за достижение производственных результатов. Правомерно ли использовать полученные наличные средства для выплат, входящих в фонд оплаты труда?

Несмотря на то что п. 2 Указания № 3073-У разрешено тратить наличные средства на выплату заработной платы работникам, источником получения наличных денежных средств должна быть именно выручка от продажи товаров (работ, услуг), страховые премии. Полученные наличные средства в виде безвозмездной помощи сначала нужно внести на расчетный счет в банке и впоследствии, сняв по чеку, направить на выплаты, входящие в фонд оплаты труда.

Следует отметить, что новым порядком расходования наличной выручки допускается возможность расходования наличной выручки на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности (п. 2 Указания № 3073-У).

Гражданским законодательством трата денежных средств индивидуальным предпринимателем на личные нужды не запрещена (п. 1 ст. 861 ГК РФ). Однако на практике налоговые органы предъявляли претензии по этому поводу. Теперь данное уточнение снимет претензии со стороны налоговых органов.

Как уже было отмечено в статье из «БГ» № 6, посвященной анализу обновленного порядка ведения кассовых операций (утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У), индивидуальный предприниматель вправе не применять кассовые документы и не устанавливать лимит остатка денежной наличности в кассе (издав приказ об этом решении).

Обратите внимание! В письме ФНС РФ от 09.07.2014 г. № ЕД-4-2/13338 разъясняется, что индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу, а поэтому налоговые инспекторы не будут в отношении таких предпринимателей проводить контрольные мероприятия по выявлению неоприходованной денежной наличности.

В том случае если ИП продолжает оформлять кассовые документы (кассовую книгу, приходные и расходные кассовые ордера), то в графе «основание» расходного кассового ордера следует указывать «Выдача денежных средств на личные нужды».

Пунктом 4 Указания № 3073-У установлен перечень расходных операций, на которые может быть истрачена денежная наличность, снятая с расчетного счета. Перечень таких операций закрытый: – операции с ценными бумагами; – платежи по договорам аренды недвижимого имущества; – выдача и возврат займов, процентов по ним; – деятельность по организации и проведению азартных игр.

Таким образом, организация или индивидуальный предприниматель не могут напрямую расходовать наличные денежные средства (минуя расчетный счет), например, для оплаты арендных платежей по договору аренды недвижимого имущества.

Пример 3 ИП за счет наличной выручки от продажи товаров оплатил аренду производственного помещения, которое используется им в предпринимательской деятельности. Правомерно ли использовать полученные наличные средства от продажи товаров для выплаты платежей по договору аренды недвижимого имущества?

Наличные расчеты по договорам аренды недвижимого имущества должны проводиться за счет денежных средств, поступивших в кассу индивидуального предпринимателя с его банковского счета (п. 4 Указания № 3073-У). Таким образом, напрямую осуществлять платежи по договору аренды недвижимого имущества, минуя расчетный счет, нельзя.

При проведении подобных операций у ИП часто возникает вопрос: можно ли денежную наличность снимать с личного счета индивидуального предпринимателя?

В Указании № 3073-У речь идет о банковском счете, а это необязательно может быть расчетный счет индивидуального предпринимателя. То есть индивидуальный предприниматель может снимать деньги со своей личной банковской карты и оплачивать аренду недвижимости. Иное дело, когда индивидуальный предприниматель расходует денежные средства на оплату договора аренды недвижимости для личного пользования.

Пример 4 ИП оплатил наличными денежными средствами, полученными от реализации товаров, аренду гаража. Гараж используется предпринимателем для личных нужд. Правомерно ли использовать наличные средства из кассы, минуя расчетный счет, для осуществления платежей по договору аренды гаража?

В данном случае предприниматель выступает в качестве «обычного» физического лица, поскольку договор аренды заключен им не в статусе индивидуального предпринимателя. В связи с этим на него действие п. 2 Указания № 3073-У не распространяется.

Соблюдение лимита расчетов Согласно п. 6 Указания № 3073-У наличные денежные расчеты в рублях и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного заключенного договора осуществляются в размере, не превышающем 100 тысяч рублей либо суммы в иностранной валюте, эквивалентной 100 тысячам рублей по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов. Таким образом, максимальный размер расчетов наличными денежными средствами по одному договору, заключенному между организациями, между организациями и предпринимателями, между предпринимателями, составляет 100 тысяч рублей. Такое ограничение действует в части исполнения гражданско-правовых обязательств, предусмотренных договором, заключенным между участниками наличных расчетов, и (или) вытекающих из него и исполняемых как в период действия договора, так и после окончания срока его действия (абз. 2 п. 6 Указания № 3073-У).

На практике это означает, что если срок действия заключенного договора между участниками наличных расчетов истек, а одна из сторон вносит в кассу остаток задолженности, то такой «довесок» включается в расчет лимита по договору.

Ограничение в части наличных расчетов также действует при выдаче кредитной организацией наличных денежных средств по требованию о возврате остатка денежных средств, перечисленных на специальный счет в Банке России (порядок открытия и ведения которого определен указанием Банка России от 15.07.2013 г. № 3026-У «О специальном счете в Банке России»). Таким образом, предельный размер ограничений не распространяется на кассовые операции, связанные с выплатой работникам сумм, входящих в состав фонда заработной платы, выплат социального характера, денежных средств на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности, выдачу работникам денежных средств под отчет.

Что касается порядка расчетов организаций и индивидуальных предпринимателей с физическими лицами, то они производятся в валюте РФ (в рублях), и при этом не установлено никаких ограничений в части их предельного размера (п. 5 Указания № 3073-У).

Пример 5 Организация вносит платежи по договору аренды имущества с другой организацией наличными денежными средствами в размере 10 000 руб. в месяц. Договор аренды заключен на год. Правомерно ли ежемесячно вносить в кассу денежные средства в счет выплаты платежей по договору аренды имущества?

В том случае, если итоговая сумма наличных платежей по одному договору превысит 100 000 руб., то организация нарушит кассовую дисциплину. Поскольку платежи по договору аренды превышают 100 000 руб., то часть превышающей суммы (20 000 руб.) необходимо оплатить безналичным путем.

В данной ситуации на участников наличных расчетов (т. е. на арендатора и арендодателя) может быть наложено административное взыскание по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Как уже было отмечено, предельный размер расчетов с наличными денежными средствами действует в рамках одного договора, а поэтому иногда участники наличных расчетов пытаются обойти данное ограничение, разбив сумму на несколько договоров. Однако при проведении проверки кассовой дисциплины налоговые органы пытаются привлечь участников наличных расчетов, искусственно разбивших договор. То есть организации, индивидуальные предприниматели могут заключить несколько однотипных договоров, оплата по которым будет осуществляться наличными денежными средствами.

Налоговые органы такие договоры рассматривают как формально заключенные, направленные на совершение одной, а не нескольких сделок, и, как следствие, привлекают участников сделки к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП.

Следует отметить, что арбитражная практика по большей части на стороне участников наличных расчетов. Аргумент судов (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 23.05.2014 г. № А82-538/2014 и ФАС Восточно-Сибирского округа от 26.10.2010 г. № А78-4550/2010) сводится к тому, что заключение типовых по сути договоров гражданско-правового характера не может служить основанием для вывода о совершении сторонами одной сделки и превышении установленного размера расчета наличными деньгами. Кроме того, заключение нескольких договоров не противоречит гражданскому законодательству о свободе договорных отношений (ст. 421 ГК РФ).

Санкции за «наличные» нарушения Налоговые органы наделены правом проверять полноту учета выручки в организации и у индивидуального предпринимателя. Такая проверка осуществляется с применением Административного регламента, утв. приказом Минфина РФ от 17.10.2011 г. № 133н.

Какие санкции предусмотрены за нарушение порядка ведения кассовых операций?

Статьей 15.1 КоАП РФ предусматривается административный штраф за следующие правонарушения: – осуществление наличных денежных расчетов с контрагентами сверх 100 000 руб. в рамках одного договора; – неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности; – допущение в кассе сверхлимитных денежных средств.

Размер штрафных санкций составляет: – на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.; – на должностных лиц – от 4000 до 5000 руб.

Указанная статья распространяется и на ИП, поскольку согласно положениям ст. 2.4 КоАП РФ лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, совершившие административные правонарушения, несут административную ответственность как должностные лица, если КоАП РФ не установлено иное.

Что подразумевается под понятием «неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности»?

Понятие «полное оприходование» включает в себя цепочку действий, которые должны быть совершены в день поступления денежной наличности в кассу: выписка приходного кассового ордера, отражение записей в кассовой книге о поступлении денежной наличности (решение арбитражного суда Республики Коми от 22.09.2014 г. № А29-4006/2014, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.04.2014 г. № 15 АП-4779/2014).

Существуют ли ограничительные сроки привлечения к административной ответственности?

Следует иметь в виду, что постановление об административном правонарушении может быть вынесено в течение двух месяцев со дня его совершения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). На практике это означает, что если с момента расчетов с допущенным превышением предельного размера прошло более двух месяцев, то организация сможет избежать ответственности. Административная ответственность за пределами двухмесячного срока действует в части всех пунктов правонарушений, установленных ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Но если налоговый орган «уложится» в двухмесячный срок со дня совершения нарушения (например, со дня траты наличной денежной выручки на цели, не разрешенные Указанием № 3073-У), то на организацию могут быть наложено сразу два штрафа (ч. 1 ст. 15.1, ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ) как на: – юридическое лицо (штраф может составить от 40 000 руб. до 50 000 руб.); – физическое лицо (штраф для руководителя может составить от 4000 руб. до 5000 руб.).

При нарушении предельного размера расчетов наличными денежными средствами возникает вопрос: на кого будет наложен штраф?

Как свидетельствует арбитражная практика, нарушителями сверхлимитных денежных расчетов будут являться как покупатель (т. е. вноситель денежных средств), так и продавец (т. е. получающая сторона). Кроме того, в самом тексте Указания № 3073-У
речь идет об участниках наличных расчетов, а ими являются как сторона, вносящая денежные средства, так и сторона, получающая их. А поэтому штраф может быть наложен как на покупателя (постановления ФАС Поволжского округа от 12.10.2010 г.
№ А65-6852/2010-САЗ-38 и Уральского округа от 31.08.2010 г. № Ф09-5561/10-С1, письмо ФНС РФ от 05.06.2013 г. № АС-4-2/10250), так и на продавца (постановления ФАС Волго- Вятского округа от 30.11.2010 г. № А28-2959/2010, от 27.07.2010 г. № А28-1778/2010).

В новом Указании Банка России № 3073-У четко поименован список целей, на которые можно расходовать наличные из кассы. Этот список закрытый. Разберем, на что можно, а на что нельзя теперь расходовать наличные деньги из кассы. Из статьи вы также узнаете, правомерно ли выдавать заем сотруднику из полученной в кассу выручки.

Рекомендуем экспресс-курс Контур.Школы « ». Обучение поможет привести в порядок документы при работе с ККТ, в том числе при использовании онлайн-касс, правильно работать с лимитом наличности. Вы сможете наладить безошибочную работу с кассовой техникой и бланками строгой отчетности, составите локальный нормативный акт по кассовой дисциплине, который поможет проходить проверки без штрафов.

Обратимся к новому Указанию Банка России от 07.10.2013 г. № 3073-У об осуществлении наличных расчетов. Этот документ действует с 1 июня 2014 года, одновременно утратило силу Указание Банка России от 20.06.2007 № 1843-У.

Важная особенность нового Указания в том, что теперь ограничен размер наличных расчетов не только в рублях, но и в иностранной валюте. При этом предельная сумма для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей прежняя — 100 000 рублей или ее эквивалент по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов.

Новые правила наличных расчетов

Расход денег из кассы

Согласно пункту 2 Указания, индивидуальные предприниматели и юридические лица не вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте Российской Федерации за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий. Но есть исключения.

Вот список целей, на которые можно расходовать поступившие в кассу деньги:

• выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
• выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
• выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
• оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
• выдача наличных денег работникам под отчет;
• возврат за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
• выдача наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями статьи 14 Федерального закона от 27.06.2011 г. № 161-ФЗ.

Разберем ситуацию, когда компания собирается выдать своим сотрудникам заем в наличной форме. Можно ли выдать заем в наличной форме и следует ли соблюдать в данном случае предельный размер наличных расчетов? Из нормы пункта 2 Указания № 3073-У следует, что нет.

Вывод: выдавать займы из полученной в кассу денежной выручки неправомерно.

Пункт 4 Указания гласит: «…наличные расчеты в валюте Российской Федерации между участниками наличных расчетов (с соблюдением предельного размера наличных расчетов, установленного пунктом 6 Указания), между участниками наличных расчетов и физическими лицами по операциям с ценными бумагами, по договорам аренды недвижимого имущества, по выдаче (возврату) займов (процентов по займам), по деятельности по организации и проведению азартных игр осуществляются за счет наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета».

Выдавать из кассы заем можно только в том случае, если организация снимет с банковского счета средства специально для выплаты займа.

Обратите внимание, если организация выдает заем работнику организации, то предельный размер наличных расчетов (100 000 руб.) не имеет значения (п. 5 Указания).

Заем работнику. Проводки

Рассмотрим, как операции по данным займам отразить в бухгалтерском учете.

Дебет 73 Кредит 50

• выдан заем работнику из кассы (не из выручки!).

Дебет 73 Кредит 51

• заем выдан безналичным путем.

Дебет 50 Кредит 73

• эта проводка составляется в момент, когда работник вносит денежные средства в счет погашения займа в кассу.

Если работнику выдается заем на возмездной основе, то проводки будут следующими:

Дебет 73 Кредит 91.1

• отражаем проценты по займу.

Дебет 50 Кредит 73

• отражаем внесение процентов по займу.

Если организация принимает решение удерживать сумму займа из зарплаты работника, то в бухгалтерском учете делается запись:

Дебет 70 Кредит 73

При этом условие об удержание из заработной платы должно быть зафиксировано в договоре займа.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Поставщик пришел за наличными: выдаем деньги правильно

Тему статьи предложила Валентина Владимировна Бондаренко, главный бухгалтер ООО «Аскат», г. Новоалтайск.

Представитель поставщика может прийти к вам в организацию с доверенностью на получение наличных денег по разным причинам. Например, ваш директор подписал договор, по условиям которого водитель-экспедитор поставщика привозит вам товары и тут же получает наличные в их оплату. Или вашему кредитору по каким-то причинам удобнее получить долг наличными. Посмотрим, как оформить выдачу денег.

Подотчетник тут лишний

Многие убеждены, что нельзя оплачивать приобретенные товары (работы, услуги) из своей кассы напрямую представителю поставщика. А если уж представитель явился за наличными, то нужно оформить все так, как будто кассир сначала выдал деньги под отчет какому-либо работнику своей фирмы, потом тот расплатился с поставщиком и составил авансовый отчет.

Внимание

Выдавать из кассы представителю поставщика можно не больше 100 тыс. руб. по одному договор уп. 6 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У (далее - Указание ЦБ № 3073-У) .

На самом деле никакого нарушения в выдаче денег из кассы сразу представителю поставщика нет. Это соответствует:

• гражданскому законодательству. Выплата представителю поставщика по имеющейся у него доверенности равнозначна внесению денег непосредственно в кассу поставщика или перечислению на его счет. В результате право поставщика требовать от вас оплату будет прекращено, причем уже в момент выдачи денег из вашей кассы, а не в момент внесения представителем денег в кассу поставщик аст. 182 ГК РФ ; Постановление ФАС МО от 12.11.2012 № А40-24114/12-114-219 ;
• правилам расчетов наличными. В них выдача денег под отчет и оплата приобретаемых товаров, работ, услуг указаны как две отдельные статьи расходов из касс ып. 2 Указания ЦБ № 3073-У ;
• правилам ведения кассовых операций. Они не ограничивают выплаты из кассы выдачей денег только работника мп. 6.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указание ЦБ № 3210-У) .

Требуем документы

Передачу денег представителю поставщика важно оформить правильно. Ведь всегда остается риск, что он по каким-либо причинам не довезет деньги до своей кассы. Тогда поставщик будет считать поставку неоплаченной и, скорее всего, станет требовать от вас сумму оплаты и неустойку. Чтобы свести этот риск к минимуму, нужно получить у представителя все необходимые документы и правильно оформить РКО. Вот как это сделать.

Упомянутые в статье Указания ЦБ можно найти: раздел «Российское законодательство» системы КонсультантПлюс

Во-первых, потребуйте доверенность на получение именно у вашей организации конкретной суммы по конкретному договору (счету, товарной накладной и т. п.). Ее у представителя нужно взять до выдачи денег и затем приложить к РКОп. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У . Реквизиты доверенности указывайте в строке РКО «Приложение».

Если доверенность оформлена на получение у вас нескольких выплат, ее нужно забрать при первой же выдаче денег. Она должна храниться в вашей организации у кассира. Прикладывайте ее копию к РКО на каждую выплату, а к расходнику на последнюю приложите оригина лп. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У .

Сложнее, если доверенность оформлена на получение нескольких выплат у разных организаций и из-за этого представитель поставщика не хочет оставлять оригинал у вас. Конечно, для соблюдения кассовых правил достаточно, чтобы у вас осталась копия, которая заверена в порядке, определенном руководителем вашей организаци ип. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У . Но соглашаться на это опасно.

Без передачи вам доверенности деньги не выдавайте. Она необходима не только для соблюдения правил ведения кассовых операций. Оригинал доверенности понадобится вам:

• для подтверждения того, что вы оплатили приобретенные товары, работы, услуги надлежащему лицу, - на случай, если поставщик заявит, что не получал от вас оплаты. Ведь если вы не воспользовались своим правом потребовать доказательств того, что выдаете деньги надлежащему лицу, то все риски, связанные с тем, что поставщик не получит оплату, несете именно выст. 312 ГК РФ ;
• для подтверждения оплаты расходов на УСНО и на кассовом методе расчета налога на прибыль. Без доверенности налоговики могут счесть оплату товаров, работ, услуг неподтвержденной и уберут расходы на них из расчета налоговой базы. Ведь РКО подтверждает только выдачу денег из кассы, а доверенность - то, что деньги выданы конкретному поставщику в оплату конкретных товаров, работ, услуг.

Поэтому заранее обговаривайте это с поставщиками, а еще лучше - укажите в договоре, что условием получения денег является передача вам оригинала доверенности.

Доверенность не нужна, если:

• <или> ваш поставщик - ИП и деньги вы выдаете ему лично;
• <или> деньги получает руководитель организации-поставщика. Руководитель представляет юрлицо без доверенност ип. 3 ст. 40 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ ; пп. 1, 2 ст. 69 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ .

Во-вторых, представитель поставщика в момент получения от вас денег должен выдать вам кассовый чекп. 1 ст. 2 , ст. 1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ . Для этого у него должна быть мобильная ККТ. Но на деле это пока скорее редкость, а чаще бывает по-другому.

СИТУАЦИЯ 1. Поставщик чек ККТ вообще не выдает. За это его могут оштрафоват ьч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ . Но такой штраф - только его проблемы. А означает ли отсутствие чека какие-либо неприятности для вашей организации? Вряд ли.

Для признания расходов по налогу на прибыль и вычета НДС достаточно первички на приобретенные вами товары (работы, услуги) и счета-фактуры.

В договоры с условием оплаты наличными из кассы лучше включить условие о том, что деньги выдаются только в обмен на чек ККТ. Это позволит без споров с контрагентом и инспекцией списать расходы на упрощенке.

На УСНО и при кассовом методе на ОСНО подтверждением оплаты расходов будут РКО с доверенностью. Оплата - это прекращение такого обязательства приобретателя товаров (работ, услуг) перед их продавцом, которое непосредственно связано с их поставко йп. 3 ст. 273 , п. 2 ст. 346.17 НК РФ . Ваше обязательство оплатить товары прекращается, как мы уже сказали, в момент выдачи денег представителю поставщик ап. 1 ст. 182 ГК РФ .

Вместе с тем есть давнее Письмо Минфина, где он говорит, что для подтверждения оплаченных наличными «упрощенных» расходов кассовый чек необходи мПисьмо Минфина от 21.02.2008 № 03-11-05/40 . Поэтому нельзя исключать, что ваша ИФНС при проверке снимет расходы, на которые нет чека ККТ.

СИТУАЦИЯ 2. Вы получаете от поставщика чек ККТ, дата на котором не совпадает с датой РКО (то есть с днем выдачи вами денег из кассы), потому что:

• <или> поставщик выбивает чек на своей стационарной ККТ только тогда, когда его представитель привозит полученные от вас деньги в кассу (а это может произойти и на следующий день). И потом только передает этот чек вашей организации. Это неправильно. Чек должен быть выбит в момент расчета, а расчет происходит не в момент поступления денег в кассу поставщика, а в момент выдачи денег представителю, так как он при этом представляет свою организацию;
• <или> поставщик выбивает чек заранее, когда отправляет к вам своего представителя, а представитель добирается к вам лишь на следующий день. Налоговики считают, что выбивать чек заранее - нарушение, но опять же не ваше, а продавц аПисьмо ФНС от 10.07.2013 № АС-4-2/12406@ .

Заранее договаривайтесь о том, чтобы вам давали чек ККТ с датой выдачи вами денег. Но если это по каким-то причинам невозможно, то лучше уж чек с «неправильной» датой, чем никакого.

Не нужно требовать от представителя поставщика предоставить квитанцию к ПКО на причитающуюся ему сумму оплаты. Приходный ордер в кассе поставщика должен быть оформлен на вносителя денег, то есть на самого представителя. И квитанция к приходнику должна остаться у него - у вас ее быть не может. К тому же как подтверждение оплаты расходов на УСНО и при кассовом методе на ОСНО квитанция к ПКО вам не нужна.

Оформляем РКО

Вот образец правильного оформления РКО.

Руководитель организации	Директор Лучше, чтобы директор (лицо, уполномоченное им принимать решения о расходовании денег) подписал РКО. Хотя по кассовым правилам его подпись в РКО при наличии подписи главбуха (бухгалтера) теперь не обязательн апп. 4.3 , 6.2 Указания ЦБ № 3210-У , для выдачи денег из кассы все равно необходимо его письменное распоряжение. А подписать РКО директору проще, чем составлять отдельный документ (должность)	(подпись)	А.А. Фомин (расшифровка подписи)
Главный бухгалтер		(подпись)	С.Б. Еремина (расшифровка подписи)

коп.

Также, заполняя РКО, учтите следующее.

Во-первых, нельзя, как это нередко делают, указывать в РКО только наименование поставщика и реквизиты доверенности без ф. и. о. представителя и его паспортных данных. Это опасно - сама по себе доверенность на получение денег без подписанного представителем поставщика РКО не доказывает того, что он их получи лПостановление ФАС МО от 13.10.2004 № КГ-А40/9251-04 .

Нельзя также, получив от представителя чек ККТ и/или квитанцию к ПКО, просто указать их реквизиты в строках «Основание» и «Приложение», приложить их к расходнику и считать, что это успешно заменяет подпись на РКО конкретного человека, которому были выданы деньги, и передачу вам доверенности. Рассматривая похожую ситуацию, суд указал, что сами по себе квитанции к ПКО без доверенности не являются достаточным доказательством получения поставщиком оплаты товара, если оплата происходила на территории покупател яПостановление ФАС СКО от 19.03.2004 № Ф08-875/2004 .

Если необходим наличный расчет, лучше договариваться с поставщиком о том, что организация сама направит к нему своего представителя с деньгами в оплату товаров (работ, услуг). А когда за оплатой приезжает представитель поставщика, трудно убедиться, что у него точно есть полномочия на получение денег, и всегда остается риск, что поставщик будет считать поставку неоплаченной.

Кассир вправе выдать наличные только непосредственно получателю, указанному в РКО, и только после проведения его идентификации по предъявленному им паспорту и доверенност ип. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У . А выдает он их не организации-поставщику в целом, а конкретному человеку, который ее представляет. Кроме того, указание ф. и. о. человека, который получает деньги, и наличие его подписи предусмотрено и самой формой РКО.

Во-вторых, если не указать в строке «Основание» реквизиты договора (счета), накладной, акта и наименования товаров (работ, услуг) и при этом наименований не будет в чеке ККТ, то это может стать для суда одним из аргументов в пользу того, что приобретенные товары, работы, услуги не считаются оплаченными и с покупателя следует взыскать деньги за нихПостановление ФАС СЗО от 20.03.2013 № А56-6781/2012 .

Иногда в этой строке указывают только реквизиты счета-фактуры. Как основание для расчетов он не вполне подходит, поскольку является документом НДС-учет ап. 1 ст. 169 , п. 3 ст. 168 НК РФ . Однако ничего страшного в этом нет, так как по указанному в РКО счету-фактуре обычно можно установить, какую именно поставку вы оплатили.

Если вы платите сразу по нескольким договорам или поставкам, лучше составить отдельный расходник на выплату по каждому договору (поставке). Тогда будет четко видно, какая сумма по какой поставке оплачена.

Записывая этот РКО в кассовую книгу, в графе 2 укажите ф. и. о. представителя, реквизиты доверенности и наименование поставщика с пометкой «Оплата по такому-то договору за такие-то товары по такой-то товарной накладной».

Не забываем об ограничениях

Во-первых, помните о лимите расчетов наличными. Он составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договор ап. 6 Указания ЦБ № 3073-У . Если налоговики обнаружат нарушение лимита в течение следующих 2 месяце вч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ , штрафом наказываются обе стороны расчето вч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ .

Во-вторых, проверьте, за что вы платите и из каких денег. На оплату товаров, работ, услуг можно расходовать и наличную выручку, и другие поступления в кассу. А вот для расчетов по договору аренды недвижимости, по выдаче и возврату займов и процентов по ним наличные вы обязаны снять с расчетного счет ап. 4 Указания ЦБ № 3073-У .

В-третьих, если речь идет о выдаче из кассы предоплаты в счет предстоящей поставки, имейте в виду, что Минфин как-то высказался против вычета НДС с оплаченных наличными авансо вп. 2 Письма Минфина от 06.03.2009 № 03-07-15/39 . Суды, правда, с этим не согласн ыПостановление 18 ААС от 03.05.2011 № 18АП-3563/2011 .

Если в вашем договоре с поставщиком не предусмотрен наличный расчет, то это не препятствие выдать деньги представителю, который пришел с доверенностью. Ведь выданная поставщиком доверенность на получение наличных является по сути предложением изменить указанный в договоре способ расчетов, а согласие вашего руководства оплатить поставку из кассы - акцептом этого предложения. То есть для этого не обязательно составлять допсоглашение к договору. Но важно, чтобы распоряжение руководителя выдать деньги из кассы было письменным - или в виде отдельного документа, или в виде подписи на РКО.

Многие бухгалтеры спрашивают, куда можно тратить кассовую выручку, на какие цели можно ее расходовать? Например, можно ли кассовую выручку тратить на оплату аренды или погашение арендной платы? В нашей статье мы рассказали, куда можно расходовать наличную выручку в 2019 году.

Указание Центробанка от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» устанавливает правила расходования наличных денег в Российской Федерации. Отметим, что кассовая выручка - это поступления от продажи товаров, работ и услуг, поступившие в кассу организации или предпринимателя, на их счета.

На какие цели можно / нельзя расходовать наличную выручку в 2019 году

Ниже представлена таблица, в которой перечислены цели, на которую можно и нельзя тратить наличные:

Цели	Правила расчета
Цели, на которые можно расходовать наличную выручку из кассы	Выдача зарплаты (иных выплат) Выплата стипендий Командировочные расходы Оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг Перечисление страховых возмещений Выплата сумм за оплаченные ранее и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги Оплата личных (потребительских) нужд предпринимателя, не связанных с осуществлением им предпринимательской деятельности Выплата работникам денег под отчет Выдача наличности при осуществлении операций банковским платежным агентом
На что нельзя тратить наличные деньги из кассы	Аренда недвижимости Выдача и возврат займов (процентов по ним) Операции с ценными бумагами Организация и проведение азартных игр
Лимит расчетов наличными между ЮЛ и ЮЛ, ИП и ИП, ЮЛ и ИП	100 000 руб. - в отношении платежей по одному договору. Лимит в 100 000 руб. работает как в период действия договора, так и после того, как срок контракта закончится. Лимит не распространяется на выдачу сумм работникам под отчет, выплату зарплаты (иных выплат соцхарактера) и трату предпринимателями денег на личные (потребительские) нужды, также на расчеты ЮЛ и ИП с физлицами

Ограничения на трату наличной выручки

В 2019 году действуют ограничения на расход кассовой выручки. В частности, Указанием № 3073-У разъяснено, что на операции с ценными бумагами, выдачу и возврат займов (процентов по ним), оплату аренды недвижимости нельзя тратить кассовую выручку. Прежде необходимо снять деньги с расчетного счета.

Пример 1. Как отразить в учете выдачу и возврат займа, а также оплату аренды недвижимости наличными деньгами ООО «Успех» применяет УСН. В июне 2019 года были совершены следующие хозяйственные операции: Все средства предварительно снимались с расчетного счета. Посмотрим, как эти операции отражаются в бухучете: ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51 60 000 руб. - поступили в кассу деньги с расчетного счета на выплату арендной платы; ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50 60 000 руб. - выдана представителю арендодателя сумма арендной платы из кассы; ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51 20 000 руб. - поступили в кассу средства с расчетного счета на выдачу займа работнику компании; ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам» КРЕДИТ 50 20 000 руб. - предоставлен беспроцентный заем сотруднику А.Е. Ермолаеву; ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51 60 000 руб. - поступили в кассу суммы с расчетного счета для возврата займа, полученного от ООО «Рига»; ДЕБЕТ 66 КРЕДИТ 50 60 000 руб. - погашена задолженность по договору займа, заключенному с ООО «Рига».

Перечень целей, на которые можно выдавать деньги из кассы

Перечень целей, на которые можно тратить наличные деньги: выдача зарплаты и иных выплат работникам, стипендий, командировочных, страховых возмещений, оплата товаров, работ и услуг.

Помимо этого наличную выручку можно тратить на такие цели, как:

1. оплата личных нужд предпринимателя, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности.
2. выдача сотрудникам денег под отчет.

Пример 2. Как предпринимателю потратить деньги из кассы на личные нужды Индивидуальный предприниматель Л.Д. Барсуков работает на «упрощенке». Бизнесмен решил купить автомобиль для личного пользования. Может ли он оплатить авто за счет кассовой выручки, полученной от деятельности на УСН? Да, коммерсант может потратить наличные деньги из кассы на собственные нужды, в том числе на покупку машины. Такое право гарантировано ему пунктом 1 статьи 861 ГК РФ, где сказано, что бизнесмены как собственники могут изымать денежные средства, в том числе кассовую выручку, на свои нужды без ограничений. Кроме того, такая возможность предусмотрена абзацем 6 пункта 6 Указания № 3073-У. При изъятии средств из кассы коммерсанту нужно оформить расходный кассовый ордер на себя. Формулировка может быть такой: «Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности» или «Выдача средств предпринимателю на личные нужды». Поскольку это автомобиль не для бизнеса, отчитываться об истраченных суммах предпринимателю Л.Д. Барсукову не нужно. В налоговом учете при УСН стоимость машины также не отражается.

Лимиты расчетов наличными между юридическими лицами, а также между ИП

Максимальный размер расчетов наличными деньгами - 100 000 руб. по одному договору.

Этот лимит расчета наличными распространяется на расчеты между фирмами, организациями и индивидуальными предпринимателями, а также только между индивидуальными предпринимателями. Он будет действовать по одному договору и после того, как срок контракта закончится. Например, у фирмы-арендатора истек договор аренды, она освободила помещение, но у нее числится долг перед арендодателем. Так вот, даже после истечения срока этого договора погасить долг наличными деньгами компания сможет только в пределах 100 000 руб.

Кроме того, лимит в 100 000 руб. применять не нужно на выдачу средств работникам под отчет, выплату зарплаты и иных социальных выплат, а также на трату денег на личные (потребительские) нужды предпринимателями.

Пример 3. Как сотруднику тратить подотчетные суммы ООО «Вика» применяет УСН. В июне 2019 года фирма выдала сотруднику под отчет 300 000 руб. Нужно ли ему соблюдать лимит - 100 000 руб. при расходовании подотчетных средств? Ответ на вопрос зависит от того, на какие цели сотрудник будет тратить полученные деньги. Если за счет этих сумм он оплатит оказанные лично ему услуги (например, во время командировки), то ограничение в 100 000 руб. соблюдать не нужно. А если же работник рассчитается подотчетными суммами по договорам, заключенным от имени компании, с другими юрлицами или предпринимателями, то лимит - 100 000 руб. следует учитывать в пределах расчетов по одному контракту (письмо Банка России от 04.12.2007 № 190-Т).

Читайте "Упрощёнку" весь 2019 год бесплатно

Подпишитесь сегодня на журнал «Упрощенка» на 12 месяцев со скидкой 20% , и получите еще 4 месяца в подарок.