Что такое бюджет движения денежных средств (БДДС)? Как составить бюджет доходов и расходов предприятия? Как не допустить превышения расходов бюджета над его доходами?
Если у вашего бизнеса есть доходы, то есть и расходы. А значит, вам нужно профессионально вести бюджет.
Чем больше денег, тем сложнее ими управлять. С целью грамотного распределения средств и управления платежеспособностью компании предприниматели пользуются бюджетом доходов и расходов и бюджетом движения денежных средств .
С вами Денис Кудерин, эксперт по экономическим и финансовым вопросам. В этой статье я расскажу, что собой представляют упомянутые выше понятия и как управлять бюджетом , чтобы сделать бизнес более эффективным.
Присаживаемся поудобнее и читаем до конца – в финале вас ждёт обзор надёжных компаний, которые помогут наладить бюджетирование на объекте , плюс советы, как не допустить превышения расходов предприятия над доходами.
1. Что такое БДР и БДДС и чем они отличаются
Даже семейным бюджетом управлять не так-то просто. Кто пробовал, тот знает, что денег на повседневные траты всегда уходит больше , чем вы рассчитывали. Приходится корректировать расходы, добавлять в бюджет новые статьи, о которых вы на момент его составления начисто позабыли.
Представьте, насколько сложнее вести бюджет крупного предприятия. У любого объекта коммерции сотни расходных статей и трат, которые необходимо делать.
Бюджет – это не абстракция, это конкретное понятие, подкреплённое специальными документами. Каждое предприятие, даже состоящее из 2 сотрудников, ведёт бюджет доходов и расходов (БДР) и по возможности – бюджет движения денежных средств (БДДС). Это основа .
Прежде чем перейти к практическому смыслу этих понятий, определимся с терминологией.
БДР – способ документальной фиксации операций, формирующих доходы и расходы предприятия. Как правило, такой документ имеет вид несложной таблицы, в которой учтены все хозяйственные манипуляции, приводящие к поступлению средств или их тратам. При этом учитываются не только денежные, но и любые другие доходы и расходы.
БДДС – способ отразить движение денежных потоков на предприятии. В этом документе фигурируют исключительно события имеющие денежное выражение .
Первичные документы, которыми пользуются при оформлении операций БДР, это акты завершённых работ и оказанных услуг, акты приёма-передачи материальных активов, любые другие документы, подтверждающие доходы и расходы компании. Документ похож на бухгалтерский отчет «О прибылях и убытках».
Чем различаются БДР и БДДС?
Эти бюджеты отличаются целями , для которых они формируются. БДР разрабатывается с целью планирования прибыли , которую компания способна получить за бюджетный период. Сюда входят все данные о себестоимости продукции и выручке .
БДДС предназначен для распределения денежных потоков . Он отражает всю деятельность организации, которая выполнялась в денежной форме. С помощью БДДС отслеживаются все операции предприятия по различным счетам.
В таблице показаны операции, которые отражаются в рассматриваемых нами бюджетных документах:
| № | Операции | Отражаются в БДР | Отражаются в БДДС |
| 1 | Начисление амортизации | Да | Нет |
| 2 | Переоценка товарно-материальных ценностей | Да | Нет |
| 3 | Недостачи товарно-материальных активов | Да | Нет |
| 4 | Производственный брак | Да | Нет |
| 5 | Кредиты и займы | Нет | Да |
| 6 | Приобретение основных средств | Нет | Да |
| 7 | НДС | Да | Да |
| 8 | Траты на капитальный ремонт | Да | Да |
Оба бюджета в совокупности дают чёткое понимание текущего финансового состояния компании и её перспектив. Как правило, начинается с составления БДР, поскольку этот документ имеет более «расширенный» формат.
В БДР включают три группы финансовых показателей – доходы, затраты и прибыль. Последний вычисляется при помощи вычитания второго из первого.
БДДС – это план движения наличных средств в кассе компании и на расчетных счетах. Документ отражает все планируемые поступления и списания средств в результате хозопераций. БДДС предохраняет бизнес от главной ошибки – остаться без денег на ведение основной деятельности.
В этом коротком видео вам объяснят разницу между БДР и БДДС на примере покупки холодильника.
2. Какая деятельность лежит в основе составления БДДС – 3 основных вида деятельности
При составлении отчёта БДДС руководствуются тремя видами деятельности предприятия – операционной (текущей), инвестиционной и непосредственно финансовой .
Рассмотрим их подробно.
Вид 1. Операционная деятельность
Это основной вид деятельности компании – та работа, которая создаёт поступления и траты денег. Это производство продукции, продажи товара, оказание услуг, выполнение работ, сдача оборудования в аренду и прочие операции, связанные с движением денежных средств.
Вид 2. Инвестиционная деятельность
Связана с приобретением или продажей внеоборотных активов . Инвестирование, как и операционная деятельность, имеет своей целью получение прибыли или достижение полезного для компании эффекта. Однако в такой деятельности основные оборотные средства не задействованы, а используются «свободные » деньги.
Пример
Предприятие «Безопасные технологии» инвестирует часть своих активов в развитие альтернативных источников энергии – генераторов на основе солнечных батарей и ветра. Деньги вкладываются в лабораторные исследования и научные разработки. Эти финансовые операции обязательно отражаются в отчёте БДДС.
Вид 3. Финансовая деятельность
Приводит к изменениям в составе и размере основного капитала компании. К примеру, это привлечение и возврат кредитов, необходимых предприятию для развития новых направлений производства.
Бюджет ДДС предотвращает недостаток и избыток оборотных средств
Разделение деятельности компании на виды позволяет оценить действие всех трёх направлений на финансовый статус компании и размер капитала, который находится в её распоряжении.
Грамотно составленный бюджет движения денег обеспечивает постоянное наличие средств, необходимых для выполнения основной работы компании.
БДДС позволяет также эффективно использовать избыток денег предприятия, поскольку главный принцип бизнеса в том, чтобы свободные средства не лежали без дела на банковских счетах, а приносили ещё большие прибыли.
3. Как формируется БДР – 5 основных этапов
БДР – универсальный инструмент управления бизнес-процессами. Он позволяет оптимально использовать ресурсы компании, оценивать экономическое состояние предприятия, планировать дальнейшую работу.
Сегодня большинство компаний пользуются автоматизированными системами ведения и управлению бюджетом . Специальные программы снижают количество ошибок, сокращают время на расчеты и облегчают труд сотрудников финансовых отделов предприятия и центров финансовой ответственности (ЦФО).
Перед тем, как составить БДР, нужно сформировать и систематизировать локальные бюджеты компании – производственный, управленческий, бюджет продаж, бюджет затрат и т.д. БДР выступает документом, обобщающим все эти данные.
Основная цель БДР – учёт и прогноз финансового состояния организации. Это итоговая часть бюджета предприятия, вершина айсберга, основание которого – показатели всех бюджетов компании по всем направлениям.
Рассмотрим поэтапно, как формируется БДР.
Этап 1. Расчет расходов
Без расходов нет доходов. Руководствуясь этой простой истиной, финансовые отделы любой компании, первоочередное внимание уделяют именно затратам.
Что входит в расходную часть:
- производственные затраты;
- коммерческие расходы;
- управленческие;
- зарплата и налоги;
- другие расходы.
Детализация расходных статей зависит от целей и возможностей компании. Понятно, что чем подробнее учитываются затраты, тем яснее экономическая ситуация, в которой находится конкретный объект.
Этап 2. Расчет доходов
Доходы – это все поступления в активы компании.
Сюда относятся:
- выручка от продаж;
- доход от услуг;
- доходы от аренды;
- внереализационные доходы – проценты по займам, компенсации и другие поступления, не связанные напрямую с реализацией основной продукции.
У каждого предприятия свои источники доходов, так что детали зависят от профиля и специфики компании.
Этап 3. Определение прибыли
Прибыль – положительная разница между доходами и расходами. Если разница будет отрицательной, это уже не прибыль, а убыток . Это значит, предприятие работает в минус, и нужны кардинальные изменения в производственных и всех прочих процессах.
Этап 4. Планирование прибыли
Поскольку прибыль – главный источник финансирования предприятия, вся его деятельность направлена на сохранение и увеличение оборотного капитала . Деньги, вложенные в производство, должны возвращаться как можно быстрее – эту задачу и решает профессиональное планирование прибыли.
Другая цель планирования – получить максимум выгоды при минимальных затратах, но не за счёт потери качества, а за счёт рациональной организации труда и снижения сопутствующих затрат.
При этом удовлетворяются главные потребности компании:
- выплата зарплаты и стимулирование сотрудников;
- накопление средств на модернизацию и расширение производства;
- выплата по обязательствам, а также инвесторам и собственникам компании;
- увеличение рентабельности предприятия;
- повышение конкурентоспособности.
Опять же, на точность прогноза напрямую влияет максимально подробная детализация расходов и доходов компании.
Этап 5. Составление отчета
Составить грамотный и объективный отчёт могут только профессионалы. Если вы – руководитель компании и сомневаетесь в компетентности своих сотрудников ЦФО, то наилучший вариант – делегировать бюджетирование квалифицированной компании-аутсорсеру.
Сторонние специалисты не только составят подробный БДР, но и при необходимости предоставят . Возможно, на это уйдёт больше времени, но и результат будет более объективным.
4. Как составляется БДДС – 5 главных этапов
В целом составление БДДС похоже на формирование БДР, но есть определённые нюансы.
Как я уже говорил, здесь учитываются только денежные поступления и траты, которые отражаются в финансовых документах.
Этап 1. Установка остатка денежных средств
Для начала нужно установить обязательный минимальный остаток средств. Величина этого показателя зависит от специфики деятельности фирмы и вероятности наступления непредвиденных ситуаций. На финансовом языке это называется «конечное сальдо ».
Этап 2. Определение доходной части
Составление доходной части бюджета основывается на бюджете продаж и поступлений от инвестиций, дивидендов и процентов.
Есть два варианта сбора информации:
- Снизу – вверх , когда планы материальных поступлений исходят от различных отделов и после этого сводятся в единый отчёт;
- Сверху – вниз , когда документы утверждаются центральной финансовой службой компании и после этого доводятся до руководителей отделов.
Этап 3. Составление расходной части
Расходную часть составляют на базе прямых затрат – расходов на оплату труда, сырьё, накладных, производственных, общехозяйственных расходов. Сюда же входят затраты на инвестиции и прочие финансовые операции возврата займов, процентов и дивидендов инвесторам.
Этап 4. Расчет чистого денежного потока
Чистый денежный поток (иногда используют англоязычный термин Cash Flow ) рассчитывается по формуле и показывает разницу между положительным и отрицательным балансом на конкретный промежуток времени. Этот показатель характеризует текущий финансовый статус предприятия и определяет его перспективы.
Когда расходная часть бюджета превышает доходную, возникает ситуация, которую называют «кассовый разрыв ». Итоговое сальдо при этом становится отрицательным. В таких случаях принимают меры по устранению минуса – урезают затраты или (в крайнем случае) используют заёмные и резервные средства для дальнейшего ведения бизнеса.
Предприятия, которые не могут устранить отрицательное сальдо в течение длительного периода, движутся к банкротству . Именно в таких компаниях появляются задержки зарплат, долговые обязательства не выполняются, кредиторы наседают, а прибыли не покрывают текущих расходов.
Этап 5. Корректировка и утверждение
Заключительная стадия – корректировка бюджета в соответствии с текущими экономическими реалиями и его утверждение руководителями предприятия. Утверждённый бюджет – это официальный документ, которым руководствуется весь персонал компании, но в первую очередь – руководители ЦФО.
5. Где получить помощь при составлении БДР и БДДС – обзор ТОП-3 компаний по предоставлению услуг
Формирование БДР и БДДС – ответственная работа, которой должны заниматься опытные и квалифицированные сотрудники.
Если таковых нет на вашем предприятии или вашим специалистам не хватает знаний, есть смысл пригласить сторонние организации. Они выполнят эту работу профессионально, компетентно и полноценно, используя современное программное обеспечение.
Эксперты нашего журнала изучили рынок и выбрали тройку наиболее надёжных и привлекательных в плане стоимости услуг компаний.
«ИТАН» – это актуальные системы бюджетирования коммерческих объектов на основе 1С
. Основное направление деятельности – постановка, внедрение и автоматизация финансового планирования на предприятии заказчика, организация управленческого учёта, консолидация финансовой информации для крупных холдингов и компаний с разветвлённой сетью филиалов.
Компания создана в 1999 году. Среди достижений – разработка универсальных и интегральных решений на основе платформы 1С. С каждым годом уникальные продукты компании совершенствуются, становятся более простыми и удобными в управлении. Миссия «ИТАН» - способствовать повышению продуктивности финансового управления предприятий.
Продажа и внедрение в практику программных продуктов 1С
. Направления деятельности – бюджетирование, бухгалтерский, складской и производственный учёты, продажи, документооборот.
В компании работает 56 высококвалифицированных и опытных специалистов. Предусмотрена финансовая ответственность сотрудников за результат. За последний год у фирмы появилось 250 новых клиентов. Ещё одно преимущество – столичное качество при региональных ценах. У GOODWILL множество готовых проектов в сфере автоматизации финансового, складского, управленческого учёта.
3) Первый БИТ
Компанию «Первый БИТ» основали в 1997 году несколько молодых и амбициозных специалистов по экономике и прикладной математике. Главное направление деятельности организации – развитие бизнеса на основе актуальных IT-технологий. Сейчас у компании 80 офисов
в России, странах ближнего и дальнего зарубежья.
«Первый БИТ» выполнит автоматизацию предприятия по всем необходимым направлениям, включая бюджетирование и управленческий учёт. 2500 тысячи клиентов уже выбрали программные продукты и услуги компании.
6. Как не допустить превышения расходов бюджета над его доходами – 3 полезных совета
Вести бюджет профессионально – значит, постоянно отслеживать финансовый результат деятельности. Одна из целей бюджетирования – не допустить превышения расходов над доходами.
Как этого добиться? Применяйте на практике экспертные советы.
Совет 1. Дисциплинируйте персонал в сфере использования денежных средств
Финансовая дисциплина – основа рационального распределения материальных активов предприятия.
Для реальной экономики очень важно отсутствие «дыр» в текущем планировании денежных средств, то есть должны быть своевременно оплачены все счета, вовремя выдана зарплата. Для этого предприятие стремится ускорить процесс получения выручки от клиентов и заказчиков. Бюджет движения денежных средств помогает финансовой службе предприятия принять решение о финансировании текущей деятельности (если образуются кассовые разрывы) или изъятии денежных средств из оборота.
Финансирование достигается путем переговоров с контрагентами об ускорении оплаты, с банками о краткосрочном кредитовании, с поставщиками об отсрочке платежа. Изъять деньги из оборота можно следующими путями: депозиты в банках с целью получения процентов, предоставление отсрочек контрагентам с целью улучшения партнерских отношений, вывод средств с предприятия с целью вложения в ценные бумаги, расширение производства и т. д. Также денежные средства могут быть просто аккумулированы с целью создания «подушки», что особенно актуально на заре внедрения планирования на предприятии, когда планы значительно отличаются от фактической ситуации.
Структура бюджета движения денежных средств похожа на структуру Отчета о движении денежных средств на предприятии (Форма № 4). Однако это не регламентированная, а управленческая форма, поэтому она имеет некоторые отличия.
В настоящей статье мы рассматриваем особенности планирования движения денежных средств в строительной отрасли.
Первая особенность строительства - в объектном учете, то есть в ведении нескольких (порой не связанных друг с другом) объектов. Вторая особенность заключается в том, что строительная компания может строить для себя (когда объект строительства переходит в собственность) и для заказчика. И третья особенность - строительная компания часто привлекает подрядчиков на работы или часть работ, что также накладывает отпечаток на планирование и бюджетирование.
В табл. 1 представлен бюджет движения денежных средств строительной компании. В данной статье мы не будем делать различий между организацией-подрядчиком и организацией-заказчиком, так как принципы поступления денежных средств одни и те же.
Таблица 1. Структура бюджета движения денежных средств строительной компании
|
Показатель |
Значение |
|
Cash flow от операционной деятельности | |
|
Поступления: | |
| |
| |
|
в том числе по объектам | |
|
Расходования: | |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
|
в том числе по объектам | |
|
Cash flow от инвестиционной деятельности | |
|
Поступления: | |
|
Приобретение основных средств | |
|
Прочие капиталовложения | |
|
Расходования: | |
|
Продажа основных средств | |
|
Прочие поступления | |
|
Cash flow от финансовой деятельности | |
|
Поступления: | |
|
Получение займов | |
|
Продажа акций и других ценных бумаг | |
|
Расходования: | |
|
Покупка акций | |
|
Возврат кредитов | |
|
Суммарный денежный поток | |
|
Денежные средства на начало периода | |
|
Денежные средства на конец периода |
Бюджет движения денежных средств состоит из трех больших частей: операционной деятельности, инвестиционной и финансовой деятельности.
Операционная деятельность - строительство объектов и их реализация (сдача заказчику). В операционной деятельности существуют расходования и поступления денежных средств.
Инвестиционная деятельность - долгосрочные вложения и поступления от приобретения основных средств и прочих капиталовложений. Данная часть плана является стратегически важной, так как без инвестиций развития компании не будет (мы говорим именно о качественном развитии, связанном с обновлением оборудования).
Финансовая деятельность - самая важная часть для «увязки» бюджета. Это связано с тем, что планирование первой части обеспечивается силами множества подразделений предприятия, не согласованных друг с другом. Инвестиционную деятельность планируют руководство и производственные подразделения. Финансовую деятельность планируют бухгалтерия предприятия, финансовый отдел и ПЭО. Но после сведения данных в табл. 1 может получиться так, что поток от текущей деятельности будет неблагоприятным. Это не значит, что он отрицательный. В БДДС присутствует две строки: остаток денежных средств на начало и на конец периода. Поэтому при излишнем остатке собственники предприятия могут принять решение о досрочном гашении кредита или инвестировании средств в основной капитал, а при недостатке (отрицательном остатке на конец месяца) - обратиться за дополнительным финансированием.
При планировании движения денежных средств, помимо увязки бюджета в целом, важно учитывать один аспект. Поток от операционной деятельности должен быть положительным. На этой части бюджета предприятие зарабатывает свою прибыль. В производственной деятельности (в строительстве тоже, с некоторыми ограничениями) предприятие каждый месяц должно аккумулировать прибыль. Поток от инвестиционной деятельности должен быть отрицательным, то есть предприятие должно инвестировать свои денежные средства в покупку нового оборудования. Поток от финансовой деятельности уравновешивает остальные два вида деятельности.
Обратите внимание! Если у предприятия поток от операционной деятельности отрицательный, а поток от инвестиционной деятельности положительный, это тревожный знак. Это может быть связано с тем, что предприятие финансирует текущую деятельность за счет продажи основных средств. Понятно, что такое предприятие в будущем не может ждать успех.
Таким образом, планирование движения денежных средств позволяет компании еще и двигаться в стратегически важном направлении. Можно добавить, что план доходов и расходов не покажет нам такой полной картины, как БДДС, потому что инвестиции в объекты основных средств являются не расходами, а затратами (то есть не уменьшают налогооблагаемую прибыль). А если составлять только бюджет доходов и расходов, то операций приобретения основных средств вообще не будет видно (если процесс планирования грамотно построен с точки зрения бухучета).
Теперь рассмотрим подробно, как планируется бюджет движения денежных средств. Как правило, данный бюджет составляется на год с разбивкой на кварталы и месяцы.
Составлением на год занимаются, как правило, руководство или собственники, так как они устанавливают стратегические приоритеты компании. Кроме того, составление БДДС на год не столь информативно,как на более короткий период, так как этот бюджет служит не для эффективности работы предприятия, а для обеспечения его финансирования. Поэтому рассмотрим только процесс составления на короткий промежуток времени - квартал или месяц (так называемая корректировка БДДС перед началом месяца).
Процесс планирования движения денежных средств на месяц состоит из нескольких этапов.
1 этап - определение прогноза на текущий месяц. Обычно проводится в 20–25 числах месяца. В процессе этапа собираются уточняющие данные от подразделений с целью определения остатка денежных средств в кассе и на счетах на конец месяца (текущего). Эта сумма в бюджете движения денежных средств на следующий месяц будет остатком на начало.
2 этап - сбор информации от подразделений о выплатах и поступлениях в планируемом месяце.
От сметного отдела поступают планируемые поступления за закрытые формы отчетности (если компания - подрядчик), от отдела продаж - планируемые поступления за реализованные объекты, от производственного участка, снабженцев - данные о планируемых оплатах по счетам подрядчикам за выполненные работы и поставленные материалы, от бухгалтерии - прогнозируемые выплаты по налогам. Выплаты работникам по заработной плате могут прогнозироваться как кадрами (штатное расписание ведут они), так и бухгалтерией (на основании предыдущих периодов). Часто прогнозированием зарплаты занимается ПЭО, что обусловлено высокой загруженностью бухгалтерии и простотой расчетов оплаты труда работникам.
Желательно планируемые поступления и выплаты формировать с разбивкой по неделям, а то и по дням. Это делается для того, чтобы избежать кассовых разрывов не только в конце месяца, но и в течение всего периода. Как правило, такой метод планирования помогает нестабильным компаниям либо таким компаниям, где финансово-экономическое планирование еще сырое.
Также от производственных подразделений поступают согласованные с руководством компании планируемые оплаты поставок оборудования (инвестиции), а от финансового отдела (бухгалтерии) - планируемые выплаты по кредитам.
3 этап - сведение бюджета движения денежных средств. Этим процессом занимается ПЭО. Желательно автоматизировать процесс в MS Excel, используя макросы или консолидацию. Важно, чтобы к следующему этапу у ПЭО в одной информационной системе был общий БДДС, а также заявки всех подразделений в читаемом виде. Для каждой статьи затрат можно определить свои коды (они могут быть уникальные либо в соответствии с РСБУ).
4 этап - обсуждение бюджета движения денежных средств на бюджетном комитете. В компаниях (особенно молодых) может не быть бюджетного комитета, тогда обсуждение происходит между всеми участниками процесса составления БДДС и руководством предприятия.
На это совещание ПЭО выносит бюджет движения денежных средств с разбивкой по дням, неделям. При требовании каждая статья затрат может быть разбита по подразделениям. Это обеспечивается путем применения программных средств, в частности функции Excel «Промежуточные итоги». Пример этого бюджета с разбивкой по неделям представлен в табл. 2. Рассматриваемая компания планируетв начале месяца поступления денежных средств от заказчика, а в конце месяца - от продажи собственных объектов.
Таблица 2. Пример бюджета движения денежных средств для строительной компании (тыс. руб.)
|
Показатель |
01–07 число |
08–14 число |
15–21 число |
22–28 число |
29–31 число |
Итого |
|
Cash flow от операционной деятельности |
13 000,0 |
–13 000,0 |
–14 000,0 |
12 500,0 |
23 000,0 |
21 500,0 |
|
Поступления: | ||||||
|
Расходования: | ||||||
|
Cash flow от инвестиционной деятельности |
–5000,0 |
|||||
|
Поступления: | ||||||
|
Расходования: | ||||||
|
Cash flow от финансовой деятельности |
-3 000,0 |
–3000,0 |
||||
|
Поступления: | ||||||
|
Расходования: | ||||||
|
Суммарный денежный поток |
–13 000,0 |
–14 000,0 |
12 500,0 |
23 000,0 |
13 500,0 |
|
Таким образом, несмотря на то, что суммарный денежный поток компании положительный, в определенные временные промежутки наблюдается «кассовый разрыв», то есть отрицательный остаток денежных средств (см. рисунок).
Кассовые разрывы на предприятии
Видя такую картину, бюджетный комитет может принять решение о дополнительном финансировании, ускорении получения денежных средств от продажи объектов. По информации отдела продаж, они смогут ускорить получение денежных средств на неделю. Но этого не хватит. Остальную часть руководство решает взять в банке. Тогда БДДС будет следующим (табл. 3).
Таблица 3. Скорректированный бюджет движения денежных средств
|
Показатель |
01–07 число |
08–14 число |
15–21 число |
22–28 число |
29–31 число | |
|
Cash flow от операционной деятельности | ||||||
|
Поступления: |
35 000,0 |
73 000,0 | ||||
|
Расходования: | ||||||
|
Cash flow от инвестиционной деятельности | ||||||
|
Поступления: | ||||||
|
Расходования: | ||||||
|
Cash flow от финансовой деятельности | ||||||
|
Поступления: |
13 000,0 | |||||
|
Расходования: |
13 000,0 | |||||
|
Суммарный денежный поток |
50 500,0 |
-50 000,0 |
13 500,0 |
|||
|
Денежные средства на начало периода | ||||||
|
Денежные средства на конец периода |
Мы видим, что в целом поток не изменился, просто ускорилось поступление денежных средств на предприятии (изменения выделены курсивом).
Такой бюджет движения денежных средств можно принимать за основу и руководство к действию всеми подразделениями.
Вкратце остановимся на контроле движения денежных средств. При наличии такого плана все платежные поручения должны подписываться начальником ПЭО, так как его отдел должен контролировать оплату в пределах плана. Как только ПЭО видит превышение платежей либо неполучение выручки (кредитов), он подает сигнал финансовому директору для принятия решения или поиска виновных. Это может быть отдел продаж, отдел производства, а также бухгалтерия, которая неправильно рассчитала налоги.
При зрелой системе планирования на предприятии за неправильный расчет применяются депремирования, а за соответствие факта плану - дополнительное вознаграждение.
Процесс внедрения планирования движения денежных средств включает следующие этапы.
1 этап - планирование без автоматизации. На этом этапе планирование осуществляется путем передачи записок подразделениям с данными, сведением их в одну систему в ПЭО и распечатыванием руководству. Длительность данного этапа наибольшая, так как в процессе его реализации определяется, какие виды планов составлять, кто за что отвечает, какие должны быть сроки. Как правило, он длится около трех-четырех месяцев, в зависимости от размера предприятия и заинтересованности генерального директора и подразделений во внедрении планирования.
На данном этапе происходят различные консультации между генеральным директором, главным бухгалтером (хотя он не должен быть замешан в этом процессе) и начальником ПЭО. При этом генеральный директор хочет понять, как эффективно работает предприятие, какая прибыль или убыток, сколько у него денег и кто кому должен. Бывают случаи, когда составляется бюджет, в котором есть элементы как БДДС, бюджета доходов и расходов, так и бюджета по балансовом листу. Такой бюджет никогда не будет сходиться, его нельзя будет автоматизировать, нельзя также будет организовать ответственность за то, что он не выполняется потому что при нехватке денежных средств могут сказать: зато прибыль есть, и наоборот. Поэтому при внедрении планирования ДДС важно отделить мух от котлет. Надо отдельно внедрять каждый из трех бюджетов, но в процессе они, естественно, должны быть связаны.
2 этап - автоматизированное планирование. На этом этапе создается информационная система для сбора показателей от подразделений, ее консолидации. Доставка информации до руководства также автоматизирована. На данном этапе могут быть даже исключены заседания бюджетного комитета, так как руководство может решить самостоятельно, какие подразделения могут увеличить денежный поток. На данном этапе при помощи службы информатизации предприятия автоматизируется процесс составления планов. Его можно решить при помощи стандартных офисных приложений, например MS Excel и MS Outlook. В зависимости от размера предприятия на данный этап может быть затрачено до двух месяцев.
На этапе автоматизации также необходимо обеспечить связанность бюджетов. Основные статьи БДДС должны переплетаться с двумя другими бюджетами, например, остатки на расчетном счете и кассе в бюджете по балансовому листу должны равняться остаткам в бюджете движения денежных средств.
В целом после прохождения двух этапов, как правило, развитие планирования движения денежных средств заканчивается, так как считается, что «и так все работает». Но на третьем этапе закладывается мотивация, что особенно важно для четкого исполнения планов.
3 этап - формализованное планирование. На данном этапе разрабатывается регламент планирования, который включает в себя следующее:
· подразделения, задействованные в планировании;
· сроки подготовки информации;
· различные варианты развития (если необходимо);
· процесс составления и утверждения планов;
· ответственность за выполнение плана.
Обычно на внедрение такого относительно простого элемента планирования, как планирование движения денежных средств, уходит до полугода.
Последнее, о чем хотелось бы сказать - воля генерального директора при внедрении планирования движения денежных средств. От того, насколько он будет заинтересован в таком внедрении, целиком зависит успех внедрения. Потому что производственные подразделения предприятия не охотно идут на планирование, им кажется, что оно отнимает много времени, при этом оно ни к чему, и все равно невозможно все спланировать. В этом случае генеральный директор должен показать, насколько важно планирование для развития предприятия и указать на то, что при правильной организации планирования все предприятия успешно решают эту задачу.
От ПЭО при планировании требуется грамотно составлять форматы управленческих таблиц, прописывать регламенты и участвовать в автоматизации планирования, а после его внедрения - в поддержании системы планирования в рабочем режиме.
При этом важно запомнить одно золотое правило: чем меньше создается таблиц для планирования, тем лучше. Все громоздкие расчеты лучше держать в пределах кабинета ПЭО.
Веселов А.И., главный специалист отдела бюджетного контроля управления экономики и финансов ООО КБ «Агросоюз» (г. Москва), канд. экон. наук
Бюджет движения денежных средств – это рабочий механизм управления денежными потоками предприятия. Но его надо правильно составить и следовать ему. В статье расскажем, что такое БДДС и приведем пошаговую инструкцию по составлению.
Что такое бюджет движения денежных средств
Бюджет движения денежных средств (БДДС) – это прогноз поступлений и расходований денежных средств, сформированный по периодам (неделя, месяц, год) для предотвращения кассовых разрывов.
Главная идея составления БДДС – обеспечить предприятию положительный остаток ДС в течение всего периода планирования, и сделать это самым оптимальным с точки зрения затрат образом.
Бюджет состоит из трех разделов:
- Инвестиционная деятельность. В этом разделе показаны денежные потоки на капитальные затраты и другие инвестиции.
- Операционная деятельность. Самый насыщенный раздел, который отражает поступления денежных средств от реализации готовой продукции и выплаты, производимые в процессе ее изготовления.
- Финансовая деятельность. Здесь отражены денежные потоки от привлечения внешнего финансирования, которые призваны компенсировать кассовые разрывы, где это необходимо.
В каждом из разделов платежи разнесены по статьям движения денежных средств. Многие статьи БДДС соответствуют статьям БДР, но есть статьи, которых в БДР не предусмотрено, например, получение и выплата кредита, уплата НДС. И, напротив, такие статьи, как амортизация, курсовые разницы, доход/расход по ценным бумагам есть в БДР, но их не может быть в БДДС.
Основой для составления бюджета денежных средств являются Бюджет доходов и расходов, условия оплаты в договорах с контрагентами, и также первичные документы движения денежных средств (платежки, банковские выписки).
Зачем составлять бюджет движения денежных средств
Когда мы слышим «бюджет», в первую очередь мы представляем себе планирование предстоящих доходов и расходов предприятия, подразделения. И это правильно, ведь в 72% случаев на предприятии ведется только .
Но иногда этого бывает недостаточно, ведь доходы и расходы учитываются по начислению. Если предприятие работает со значительными отсрочками платежей, ему необходимо вести бюджет движения денежных средств, чтобы не попасть в кассовые разрывы и заранее планировать получение внешнего финансирования.
Бюджет движения денежных средств решает проблему планирования остатков на расчетных счетах, так как представляет любую хозяйственную операцию именно с точки зрения получения или оплаты денежных средств.
Пример
Проследим отличие БДДС от БДР на примере покупки автомобиля. Если предприятие планирует приобрести в будущем году автомобиль, то оно включит в бюджет доходов и расходов в этом и последующих годах суммы амортизации по автомобилю. А в бюджет движения денежных средств включит всю сумму за автомобиль в том периоде, когда планирует его оплатить.
Бюджет движения денежных средств особенно важно вести торговым компаниям и производственным предприятиям, так как в этих отраслях наиболее длинный финансовый цикл. От момента оплаты денег за товар/сырье до момента их получения за готовую продукцию может пройти 90–180 календарных дней. И в течение этого времени нужно изыскивать средства для закупки новых партий товаров и сырья, для оплаты заработных плат и других операционных расходов.
Если не отвести должное внимание планированию, есть риск оказаться в ситуации, когда, имея достаточный уровень прибыли, предприятие не может рассчитаться с долгами. Порой возникает серьезная угроза операционной деятельности. А срочное привлечение заемного капитала не всегда возможно и стоит совсем другие проценты.
И наоборот, используя планирование денежных средств, предприятие может построить стратегию общения с кредиторами и финансовыми организациями, а излишек денежной массы выгодно инвестировать.
Как составить бездефицитный бюджет движения денежных средств
Часто при первой верстке БДДС выясняется, что сальдо на конец планового периода отрицательно. Дальше начинаются многочисленные корректировки планов, призванные избавить предприятие от дефицита. Но если немного усовершенствовать привычный бюджет, можно быстро найти возможности для уменьшения сумм предстоящих платежей. .
Способы составления БДДС
В теории бюджет можно составлять двумя способами:
- Прямым.
- Косвенным.
Прямой способ
Прямой способ составления – это учет денежных потоков «как они есть».
То есть для того, чтобы составить бюджет, вы должны собрать всю информацию по платежам:
- покупателей;
- подрядчикам и поставщикам;
- персоналу;
- фондам и налоговой службе;
- кредиторам;
- учредителям и акционерам.
И внести их в бюджет согласно срокам произведения оплаты.
Косвенный способ
Косвенный способ составления предполагает использования БДР и .
Для того чтобы составить бюджет движения денежных средств косвенным способом, вы должны изменить величину прогнозной прибыли на все денежные операции:
- Увеличить на сумму амортизации.
- Уменьшить на сумму капитальных затрат.
- Увеличить на рост кредиторской задолженности ().
- Уменьшить на прирост запасов.
- Уменьшить на рост дебиторской задолженности и т.д.
На практике чаще всего БДДС составляют прямым способом, так как он понятнее, и его проще корректировать и контролировать. Поэтому и рассмотрим алгоритм составления на примере прямого способа.
Как проверить бюджет движения денежных средств на ошибки
Чтобы бюджет был сбалансированным и жизнеспособным, убедитесь, что поступления и платежи спланированы точно и без ошибок. Что и как проверить, читайте в решении «Системы Финансовый директор».
Алгоритм составления БДДС прямым способом
Чтобы приступить к составлению БДДС, вам нужно получить доступ к БДР (если он ведется), планам продаж, договорам с контрагентами (и с покупателями, и с поставщиками), к банковским выпискам и выделить часть рабочего времени на общение с коллегами из бухгалтерии, закупок и продаж.
У БДДС, по аналогии с БДР, есть подраздел «прямых» поступлений и платежей. То есть это те поступления и платежи, которые напрямую зависят от объема выпуска и продаж продукции. Как правило, они составляют 65–90% всех денежных потоков. С них и начнем.
Шаг 1. Рассчитайте поступления
Если БДР ведется не на каждом предприятии, по план продаж есть практически у всех. Цифры продаж, расписанные по заказчикам, и будут отправной точкой планирования поступлений денежных средств.
Вам остается только планомерно внести напротив каждого заказчика (или договора с заказчиком) сроки оплат, указанные в договоре, и преобразовать план продаж в план поступлений денежных средств.
Скорее всего, детализация продаж по заказчикам будет доступна только на первые месяцы планирования. Значит, для первых месяцев вы будете использовать детализированные поступления, а в более отдаленных периодах – среднюю отсрочку по платежам для всей суммы продаж.
То же правило работает для компаний, у которых план продаж не детализируется по заказчикам.
Шаг 2. Внесите оплаты основным поставщикам
С поступлениями все было довольно просто, над оплатами основным поставщикам придется задуматься. Здесь в планирование вмешиваются понятия операционного и финансового циклов предприятия.
Напомним, операционный цикл – это период от момента приобретения сырья до момента реализации готовой продукции. Финансовый цикл – это период от момента оплаты поставщику за сырье до момента оплаты покупателем за готовую продукцию.
И если в БДР прямые затраты на единицу продукции возникают в момент ее появления на складе ГП, то в БДДС «прямые» платежи появляются раньше, порой намного раньше.
Если предприятие придерживается плана закупок, то, чтобы рассчитать платежи поставщикам, достаточно внести суммы оплат по каждой поставке согласно срокам из договоров.
Если же плана закупок нет, то нужно будет рассчитать операционные и финансовые циклы по каждой группе выпускаемых продуктов, а именно понять:
- Сколько дней в среднем хранится на складе сырье?
- Сколько дней требуется на изготовление продукта?
- Сколько продукт лежит на складе ГП?
Шаг 3. Добавьте условно-постоянные платежи
После того, как «скелет» бюджета готов, на него нанизываются прочие поступления и выплаты денежных средств, относящиеся к операционной деятельности.
Это статьи ДДС:
- выплаты персоналу;
- налоги и отчисления во внебюджетные фонды;
- арендные платежи;
- коммунальные платежи;
- затраты на поддержание хозяйственной деятельности;
- затраты на послепродажное обслуживание;
- платежи на маркетинг и развитие;
- и т.д.
Как правило, прочие платежи имеют периодичность (неделя, несколько раз в месяц, месяц, квартал). Чтобы определить эту периодичность, воспользуйтесь договорами с поставщиками, банковскими выписками, нормативными документами. Всю недостающую информацию можно выяснить у сотрудников, ответственных за формирование платежей.
К примеру, для выплаты заработной платы и аванса на предприятии приказом установлены определенные календарные дни. А премии выплачиваются раз в квартал вместе с заработной платой.
Для тех статей движения денежных средств, по которым периодичность однозначно определить нельзя, принято указывать средние значения оплат в каждом из периодов.
Разовые платежи, такие, как маркетинг и развитие, вносятся в соответствии с согласованным планом.
Итогом заполнения раздела «Операционная деятельность» будет сальдо денежного потока от операционной деятельности. Проверьте себя: сальдо может быть отрицательным в нескольких периодах, но в целом оно должно быть положительным, если предприятие работает с прибылью и не находится в стадии активного роста.
Раздел «Операционная деятельность» готов, переходим к разделу «Инвестиционная деятельность».
Шаг 4. Отразите в БДДС капитальные затраты
Если на предприятии ведется инвестиционный бюджет или хотя бы БДР, то данные для формирования раздела инвестиционная деятельность можно почерпнуть там.
Если же нет, то узнать о планах на вложения в основные фонды и финансовые вложения можно в ходе общения с ключевыми сотрудниками предприятия. Но лучше все-таки собрать совещание и определить совместными силами инвестиционный бюджет на год минимум.
Главным правилом отражения капитальных затрат в БДДС будет отражение всей суммы, оплаченной за основное средство или финансовый актив, в периоде осуществления оплаты.
Шаг 5. Не забудьте про поступления от инвестиционной деятельности
Предприятие может не только приобретать внеоборотные активы , но и продавать их. Финансовые вложения могут приносить доходы в виде дивидендов, процентов по кредиту и прочих выплат. Поступления от реализации внеоборотных активов и доход от финансовых активов также отражаются в разделе «Инвестиционная деятельность».
Итогом внесения выплат и поступлений в раздел «Инвестиционная деятельность» будет сальдо денежных потоков от инвестиционной деятельности.
Последним заполняем раздел «Финансовая деятельность».
Шаг 6. Компенсируйте кассовые разрывы внутренними и внешними источниками финансирования
Раздел «Финансовая деятельность» потому и формируется последним в БДДС, что его главная задача – найти денежные средства для компенсации отрицательных сальдо по инвестиционной деятельности и операционной деятельности.
Привлекать денежные средства можно из внутренних источников, например, выпустив акции или не выплачивая дивиденды собственникам на протяжении нескольких периодов.
Но чаще всего предприятия прибегают к внешним источникам:
- Кредитным линиям.
- Овердрафту (
В системе организации особая роль отводится их бюджетированию, т. е. составлению и анализу бюджета движения денежных средств. Подробнее о таком бюджете расскажем в нашем материале.
Как составить денежный бюджет
Бюджет движения денежных средств (БДДС) - это план движения наличных и безналичных денежных средств организации за определенный промежуток времени. Такой бюджет может составляться как по организации в целом, так и по ее отдельным подразделениям и центрам ответственности. Бюджет обычно составляется на год с разбивкой по месяцам. Детализация показателей движения денежных средств в бюджете определяется организацией самостоятельно. При этом часто разбивка по статьям движения денежных средств и их укрупненным группам производится по аналогии с группировкой, приведенной в Отчете о движении денежных средств (Приказ Минфина от 02.07.2010 № 66н). Так, денежные потоки организации могут представляться в бюджете в разрезе текущих, инвестиционных и финансовых операций.
При этом, к примеру, по текущим операциям поступление денежных средств в бюджете может быть детализировано в следующем виде:
В бюджете движения денежных средств запланированные показатели сравниваются с фактическими, в результате чего выявляются отклонения. Эти отклонения в дальнейшем анализируются с точки зрения причины, их вызвавшей, и последствий, которые оказали возникшие отклонения на деятельность организации. Анализироваться показатели бюджета денежных средств могут не только путем сравнения фактических данных с плановыми, но и путем сопоставления фактических данных с данными предшествующих периодов. Кроме того может производиться вертикальный анализ статей БДДС в виде определения соотношения одних показателей бюджета с другими, в т.ч. путем нахождения доли конкретного показателя в общей величине статьи денежных средств. К примеру, может быть определена доля денежных расходов на оплату труда в общей величине денежного оттока от текущих операций.
Бюджет движения денежных средств - один из важнейших документов финансовых бюджетов. С его помощью осуществляется планирование денежных потоков (денежного оборота) предприятия.
Бюджет денежных средств отражает информацию о необходимом объеме денежных ресурсов и моментах времени, когда у предприятия ожидается их недостаток или избыток. При формировании БДДС должна обеспечиваться рациональность и сбалансированность входящих и исходящих денежных потоков и достаточность денежных средств для обеспечения непрерывности и нормального хода производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Как инструмент управления бюджет движения денежных средств позволяет управлять и регулировать денежный оборот предприятия в целях предупреждения кризисных явлений и рационального использования денежных ресурсов.
С помощью БДДС решаются следующие управленческие задачи:
Получение целостного представления о совокупной потребности предприятия в денежных средствах;
Определение возможной величины потребности в привлечении средств из внешних источников, в том числе, заемных;
Оперативный контроль и регулирование денежных потоков в целях обеспечения их наибольшей сбалансированности;
Принятие управленческих решений о наиболее эффективном использовании денежных средств;
Рациональное размещение временно свободных денежных средств;
Анализ значительных отклонений по статьям БДДС и оценка их причин и влияния на финансовые показатели предприятия;
Обеспечение стабильной платежеспособности, ликвидности и финансовой устойчивости предприятия.
Бюджет движения денежных средств составляется по всему предприятию в целом, а также по центрам финансовой отчетности. Разработкой БДДС занимается финансовый отдел. Разработка БДДС производится на год с разбивкой по кварталам (на квартал с разбивкой по месяцам и на месяц с разбивкой по декадам).
В основе бюджетирования денежных потоков лежат следующие основные моменты.
(1) Исходными документами для разработки БДДС являются: бюджет продаж, операционные бюджеты, инвестиционный бюджет и бюджет капитальных вложений, а также бюджет доходов и расходов.
(2) При формировании бюджета ДДС следует учитывать, что реальные притоки и оттоки денежных средств не совпадают с суммами объемов продаж или с суммами планируемых затрат в связи с тем, что а) момент отгрузки продукции не совпадает с моментом оплаты, причем эти разрывы могут быть довольно значительными; б)момент поступления на предприятие товарно-материальных ценностей не совпадает с моментом их оплаты; в) затраты труда начисляются в себестоимость непрерывно, а фактические выплаты зарплаты осуществляются в дискретном режиме. То же касается и налоговых платежей. В результате этих и других причин входящие и исходящие денежные потоки никогда не бывают абсолютно синхронизированными, то есть, возникает дефицит либо излишек денежных средств в определенные моменты времени.
(3) БДДС разрабатывается двумя основными методами – прямым и косвенным.
Прямой метод основывается на исчислении поступлений и выплат денежных средств, при этом планирование денежных потоков происходит по трем сферам деятельности предприятия:
а) основной (операционной). Это деятельность производственного и реализационного характера, преследующая в качестве основной цели получение доходов и прибыли;
б) инвестиционной. К ней относится деятельность предприятия, связанная с приобретением и строительством недвижимости, покупкой земельных участков, нематериальных активов и других внеоборотных активов, а также их продажей, с осуществлением долгосрочных финансовых вложений и т.п.;
в) финансовой. Это деятельность предприятия, связанная с осуществлением краткосрочных финансовых вложений, получением и обслуживанием займов и кредитов, с выпуском и размещением ценных бумаг и проч.
(4) При формировании БДДС прямым методом приток (поступления) денежных средств формируется по источникам поступления, а отток (выплаты) – по направлениям использования денежных средств.
