Счет для иностранной компании образец. Как выставлять счет иностранной компании за предоставление услуг

В зарубежной практике распространено применение образцов такого документа, как инвойс. Он оформляется продавцом и предоставляются покупателю как основное подтверждение совершения покупки и перечисления денежных средств за нее. О том, как правильно его оформить, какие существуют аналоги в российском документообороте – в этой статье.

В дословном переводе на русский английское слово invoice означает «выставленный счет». По сути и отчасти по форме документ соответствует двум отечественным аналогам:

1. Счет-фактура тоже содержит описание поставляемых товаров, их штучность и т.п. Однако фактура предназначается только для налогового контроля, в то время как образец инвойса заполняется только для использования между продавцом и покупателем.
2. Счет-оплата в какой-то степени тоже соответствует инвойсу. При этом он может одновременно служить и офертой (если в нем есть все существенные условия).

Единого образца не существует, поэтому принято придерживаться правил, сложившихся в международной практике делового документооборота. Этот документ необходим только в тех случаях, когда отечественный продавец поставляет свои товары зарубежному покупателю. Его оформляет любой представитель компании в момент отправки груза за границу.

Основное назначение состоит в следующем:

1. Описать полный перечень товарно-материальных ценностей, которые отправляются за границу с указанием их количества и существенных характеристик (внешний вид, технические параметры и др.).
2. Зафиксировать документально факт отправки этих товаров зарубежному покупателю.
3. Зафиксировать намерение и обязательство зарубежного партнера оплатить товар в полном объеме.

Наряду с обычным (коммерческим) инвойсом существует и такая разновидность, как проформа-инвойс. Этот документ оформляют в тех случаях, когда зарубежный покупатель намерен внести только авансовый платеж – т.е. сделать предоплату. По образцу он полностью совпадает с обычным, но некоторые сведения в нем могут быть неокончательными.

Образец 2019 г.

В общем случае отечественные компании стараются придерживаться тех образцов, которые уже были разработаны зарубежным партнером. В случае первой отправки можно запросить предварительно пример заполнения по электронной почте – особенно, если предполагается регулярная поставка на довольно большие суммы.

Обычно документ составляют на английском языке (или на государственном языке страны, в которой находится партнер) и включают в него несколько разделов:

1. Дата отправки товара от продавца, сведения об отправителе груза – ФИО представителя компании, полное название, реквизиты и контакты компании (телефонные номера записываются в международном формате). Эти сведения заполняются на английском для покупателя, а для продавца – на русском (в другом экземпляре).
2. Сведения о получателе заполняют на его родном языке – аналогично название компании, контакты, реквизиты, ФИО, должность лица, которое должно получить груз или отвечает за покупку.
3. Информация о государствах:

• из которого были отправлены товары (export);
• в котором они были произведены (manufacture);
• и в которое их предполагается доставить (destination).

1. Затем в образце инвойса прописывают номер соответствующей транспортной накладной и указывают валюту страны, где находится покупатель.

В оставшейся части подробно описывают характеристики, внешний вид, состояние, количество и прочие параметры товара как материального объекта. Здесь важно учитывать, что описание проводится в точности по тем правилам, которые были приняты в стране получателя (или в его внутренних документах). По сути и по форме они не слишком отличаются от отечественных, но в некоторых случаях могут быть свои особенности, которые лучше уточнить у партнера заблаговременно:

1. Указывают тип упаковки в соответствии с системой, принятой в стране получателя (поддоны, паллеты, ящики, коробки и т.п.).
2. Описание каждого товара:

• наименование;
• количество и единицы измерения;
• область применения;
• габариты;
• материал изготовления;
• стоимость одной единицы и общая стоимость по каждому товару;
• общая стоимость всех товаров (в рублях и валюте страны по официальному или иному курсу на день соглашения или на иных условиях, согласованных в договоре).

1. Количество мест – т.е. количество упаковок.
2. Общий вес груза и его общая стоимость (в данном случае указывается в рублях).
3. Дата, подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы), печать.

Бланк, который также можно использовать как образец, представлен ниже.

Еще несколько реальных образцов различных заграничных компаний представлено далее.

Количество экземпляров

Составляется всегда в 6 экземплярах (или в большем количестве в особых случаях). Допускается составить один оригинал на государственном языке страны, где находится зарубежный покупатель, и сделать 5 копий к нему. Юридическая сила всех экземпляров одинакова, а их назначение описано в таблице.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Поскольку речь идет о коммерческом документе, предназначенном для использования в другом государстве, перед отправкой товаров необходимо еще раз проверить, правильно ли был заполнен бланк, все ли требования учтены, на месте ли все 6 экземпляров. В особенности необходимо уделить внимание описанию товаров.

Описание товаров в инвойсе: на что обратить внимание

Описание товаров – это ключевое требование при оформлении инвойса вне зависимости от его образца. Конкретные правила заполнения могут отличаться по каждой конкретной иностранной фирме. Однако есть и законодательные нормы, которые касаются всего государства в целом. Например, в случае с Евросоюзом необходимо обратить внимание на корректное описание товаров особого назначения – наиболее распространенные примеры приведены в таблице.

биологические образцы	обязательно указываются: происхождение образцов – например, биоматериал человека (ткань, орган) животного, семенной материал растений, штамм микроорганизмов и т.п.; цель транспортировки – например, для проведения дополнительных лабораторных исследований; предельные сроки хранения; способ перевозки (например, во льду, в жидком азоте и т.п.).
любые химические вещества	приводится и название вещества, и его подробное описание (формула, концентрация, масса, физическое состояние – жидкость, твердое, газообразное), назначение; также прилагается заявление TSCA о полном соответствии вещества нормам безопасности.
сложносоставные товары	любой составной товар описывается с перечислением каждой части; например, часы в общем виде следует расписать так: корпус; механизм; гальванический элемент.
подарки	подробное описание, стоимость изделий; в большинстве случаев есть верхние ограничения по стоимости, при нарушении которых оплачиваются дополнительные таможенные пошлины; в транспортной накладной прописывают: «Unsolicited gift»
изделия текстильные	прописывается: состав и процентное соотношение всех компонентов; способ плетения (тканное или вязаное изделие); в случае с образцами тканей дополнительно указывают: «MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE»

Таким образом, корректное оформление документа – очень важная задача. Имеет смысл провести несколько проверок, запросить готовые примеры подобных бумаг, а также сделать грамотный профессиональный перевод на соответствующий язык.

Видео комментарий

По ряду причин, они не могут заключить со мной контракт, но им нужно, чтобы я выставляла им счет
Екатерина

Здравствуйте.

Теоретически - вы можете оказывать услуги как физ лицо и подписывать с ними акт выполненных работ, но это все же не счет и не договор (а договор в таких делах очень желателен).

Они порекомендовали мне открыть ИП. Но сначала мне хотелось бы понять, подходит ли мне это решение и, вообще, осуществимо ли это в моем конкретном случае. Или, может, есть какие-то другие варианты?
Екатерина

ИП или ООО.

Но это и отчетность и регистрация

Причем ип по долгам отвечает всем своим имуществом, а вот ооо - только имуществом самого ооо.

При этом ип должен будет за себя платить взносы ежегодно в пфр и фсс.

Ну и из минусов- вы будете подлежать проверками гос органов (налоговая, росфинмониторинг - так как деньги идут из за рубежа- вопросы у них могут быть) - физ лицо так сильно конечно никто не проверяет.

По налогам в зависимости от системы конечно идут суммы. Если говорить о физ лице - тоэ то 13% и все, нет ни взносов. ничего.

Ответ юриста был полезен? + 1 - 0

Свернуть

получен
гонорар 35%

Юрист, г. Кемерово

Общаться в чате
• 7,2 рейтинг

Добрый день!


Или, может, есть какие-то другие варианты? Хотелось бы, конечно, что-то простое, чтобы не заморачиваться с отчетностью и т.д., так как речь идет не о таком уж большом заработке.
Екатерина


Как вариант заключить договор возмездного оказания услуг:

ст. 779 ГК РФ:1. По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги.

Если будете оказывать услуги на постоянной основе, то лучше зарегистрироваться как ИП (можно и как юридическое лицо, но на мой взгляд как ИП будет проще), чтобы не получить штраф:

ст. 14,1 КоАП:1. Осуществление предпринимательской деятельности без государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя или без государственной регистрации в качестве юридического лица -

влечет наложение административного штрафа в размере от пятисот до двух тысяч рублей.

Ответ юриста был полезен? + 1 - 0

Свернуть

Юрист, г. Новосибирск

Общаться в чате
• 9,8 рейтинг

Здравствуйте, Екатерина.

Выставлять организации счета (счета-фактуры) в отсутствие ИП или ООО Вы не сможете, это бухгалтерская документация.

Приложение N 1
к постановлению Правительства
Российской Федерации
от 26 декабря 2011 г. N 1137

ФОРМА СЧЕТА-ФАКТУРЫ,
ПРИМЕНЯЕМОГО ПРИ РАСЧЕТАХ ПО НАЛОГУ НА ДОБАВЛЕННУЮ
СТОИМОСТЬ, И ПРАВИЛА ЕГО ЗАПОЛНЕНИЯ
I. Форма счета-фактуры, применяемого при расчетах
по налогу на добавленную стоимость

СЧЕТ-ФАКТУРА N ___ от "__" __________________ (1)
ИСПРАВЛЕНИЕ N ___ от "__" __________________ (1а)

Продавец _____________________________________________________________ (2)
Адрес ________________________________________________________________ (2а)
ИНН/КПП продавца _____________________________________________________ (2б)
Грузоотправитель и его адрес _________________________________________ (3)
Грузополучатель и его адрес __________________________________________ (4)
К платежно-расчетному документу N _________ от _______________________ (5)
Покупатель ___________________________________________________________ (6)
Адрес ________________________________________________________________ (6а)
ИНН/КПП покупателя ___________________________________________________ (6б)
Валюта: наименование, код _____________________________________________ (7)

Ведение предпринимательской деятельности без регистрации может быть чревато административной или даже уголовной ответственностью.

В открытии ИП нет ничего страшного, кроме того, что отвечать по обязательствам будете всем своим имуществом.

«Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 30.11.1994 N 51-ФЗ

(ред. от 03.07.2016)

Статья 24. Имущественная ответственность гражданина

Гражданин отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом, за исключением имущества, на которое в соответствии с законом не может быть обращено взыскание.
Перечень имущества граждан, на которое не может быть обращено взыскание, устанавливается гражданским процессуальным законодательством.

В случае открытия ООО , ответственность несете уставным капиталом и средствами организации.

С уважением! Г, А. Кураев

Ответ юриста был полезен? + 0 - 0

Свернуть

получен
гонорар 35%

Юрист, г. Кемерово

Общаться в чате
• 7,2 рейтинг

Понятие предпринимательской деятельности дано в

ст. 2 ГК РФ: Гражданское законодательство регулирует отношения между лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, или с их участием, исходя из того, что п редпринимательской является самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном законом порядке.

Ответ юриста был полезен? + 0 - 0

Свернуть

получен
гонорар 40%

Юрист, г. Электросталь

Общаться в чате
• 8,4 рейтинг

Здравствуйте!

поскольку на работу они взять Вас не могут, а работа будет постоянной с систематическим доходом, то Вам, чтобы снизить налоговую нагрузку, действительно лучше зарегистрироваться в качестве ИП, выбрав системой налогообложения УСН 6%. вести бухучет ИП не обязаны, Вам лишь надо будет вести Книгу учета доходов и расходов (КУДИР), а точнее раздел о доходах.

как ИП помимо налога Вы должны будете уплатить взносы в ПФР и ФОМС, это в 2016 году составило 23153 рубля. вот калькулятор для расчета

Ответ юриста был полезен? + 1 - 0

Свернуть

получен
гонорар 25%

Юрист, г. Иркутск

Общаться в чате

Здравствуйте. Как физическое лицо Вы не сможете выставлять счет иностранной компании, но можете выставить инвойс, и без открытия ИП.


Инвойс (англ. invoice) - в международной коммерческой практике документ, предоставляемый продавцом покупателю и содержащий перечень товаров и услуг, их количество и цену, по которой они поставлены покупателю, формальные особенности товара (цвет, вес и т. д.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе. Выписка инвойса свидетельствует о том, что (кроме случаев, когда поставка осуществляется по предоплате) у покупателя появляется обязанность оплаты товара в соответствии с указанными условиями, а также о том, что товар отгружен согласно условиям поставки.
В российской практике документ, аналогичный инвойсу, отсутствует. Счёт-фактура является документом, применяемым исключительно для целей налогового контроля и потому не может считаться аналогом инвойса. В связи с этим в России инвойс обычно применяется при международных поставках товаров. В некоторой степени инвойс соответствует документу «счёт на оплату», применяемому в российской практике. ru.wikipedia.org/wiki/%D0%98%D0%BD%D0%B2%D0%BE%D0%B9%D1%81


Единых требований для оформления инвойса нет, он оформляется по обычаям делового оборота. В инвойсе укажите стороны, суть взаимоотношений между ними, и банковские реквизиты для оплаты услуги. Обычно инвойс составляется на двух языках.


Но не забудьте в конце налогового периода отчитаться перед ИФНС путем подачи декларации 3 НДФЛ и заплатить налог с дохода 13 %.


Если доход будет не большим и не носить систематический характер, то в регистрации ИП, считаю что нет необходимости.

Ответ юриста был полезен? + 1 - 0

Свернуть

Юрист, г. Москва

Общаться в чате

Здравствуйте.

Физическое лицо может оказывать услуги иностранной компании двумя способами:
как физическое лицо, не зарегистрированное в качестве индивидуального предпринимателя. В этом случае с полученных доходов уплачивается НДФЛ по ставке 13% на основании представляемой в налоговый орган по месту постоянного жительства декларации о доходах;
в качестве индивидуального предпринимателя. При этом оптимальным с точки зрения налогообложения является УСН с объектом налогообложения «доходы», которые облагаются по ставке 6%. Дополнительно ежемесячно уплачиваются взносы в ПФР. ПСН Минфин применять не рекомендует, т.к. деятельность оказывается юридическому лицу.

Департамент налоговой рассмотрел письмо о налогообложении граждан и сообщает следующее.
1. В соответствии со ст. 80 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налоговая декларация представляет собой письменное заявление налогоплательщика об объектах налогообложения, о полученных доходах и произведенных расходах, об источниках доходов, о налоговой базе, налоговых льготах, об исчисленной сумме налога и (или) о других данных, служащих основанием для исчисления и уплаты налога. Поэтому в случае если денежный перевод, о котором сообщается в письме, перечисляется не в качестве оплаты работ или услуг физического лица, то, по нашему мнению, такой перевод не подлежит налогообложению и не декларируется.
2. Относительно вопроса о разовой подработке переводчиком на территории Российской Федерации сообщаем, что для осуществления такой работы регистрации в качестве индивидуального предпринимателя не требуется.
Одновременно отмечаем следующее.
На основании ст. ст. 207 - 208 Кодекса налогоплательщиками налога на доходы физических лиц признаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации, а к доходам от источников в Российской Федерации относятся вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия в Российской Федерации.
Физические лица производят исчисление и уплату налога в соответствии со ст. 228 Кодекса, то есть исходя из сумм вознаграждений, полученных от физических лиц и организаций, не являющихся налоговыми агентами, на основе заключенных трудовых договоров и договоров гражданско-правового характера. При этом в соответствии с п. 1 ст. 779 Гражданского кодекса Российской Федерации по договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги.
Налогоплательщик самостоятельно исчисляет суммы налога, подлежащие уплате в бюджет, в порядке, установленном ст. 225 Кодекса. По данному виду дохода в соответствии с Кодексом налоговая ставка устанавливается в размере 13 процентов.
Налогоплательщик обязан представить в налоговый орган по месту своего учета соответствующую налоговую декларацию. Общая сумма налога, подлежащая уплате в бюджет, исчисленная исходя из налоговой декларации, уплачивается по месту жительства налогоплательщика в срок не позднее 15 июля года, следующего за истекшим налоговым периодом.
Согласно ст. 229 Кодекса в случае прекращения выплат, указанных в ст. 228 Кодекса, до конца налогового периода налогоплательщики обязаны в пятидневный срок со дня прекращения такой деятельности или таких выплат представить налоговую декларацию о фактически полученных доходах в текущем налоговом периоде.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
Н.А.КОМОВА
14.01.2010

Вопрос: ИП имеет патент на оказание в 2013 г. услуг по переводу с одного языка на другой (код 019753 ОКУН) в соответствии с Законом г. Москвы от 31.10.2012 N 53.
Вправе ли ИП в случае, если заказчиком услуг по переводу является организация, применять УСН, а в отношении оказания переводческих услуг физическим лицам применять ПСН?

Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел обращение по порядку применения патентной системы налогообложения и сообщает следующее.
Согласно п. 1 ст. 346.43 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) патентная система налогообложения устанавливается Кодексом, вводится в действие в соответствии с Кодексом законами субъектов Российской Федерации и применяется на территориях указанных субъектов Российской Федерации.
Перечень видов предпринимательской деятельности, в отношении которых может применяться патентная система налогообложения, установлен п. 2 ст. 346.43 Кодекса.
Предпринимательская деятельность по выполнению переводов с одного языка на другой, включая письменные переводы, выполненные путем доработки автоматического перевода (за исключением переводов литературы и архивных документов), не входит в указанный перечень.
Данный вид предпринимательской деятельности, в соответствии с Общероссийским классификатором услуг населению ОК 002-93, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 28.06.1993 N 163, относится к бытовым услугам.
Подпунктом 2 п. 8 ст. 346.43 Кодекса предусмотрено, что субъектам Российской Федерации предоставлено право устанавливать дополнительный перечень видов предпринимательской деятельности, относящихся к бытовым услугам в соответствии с Общероссийским классификатором услуг населению, не указанных в п. 2 ст. 346.43 Кодекса, в отношении которых применяется патентная система налогообложения.
Законом г. Москвы от 31.10.2012 N 53 «О патентной системе налогообложения» (далее - Закон N 53) в перечень видов предпринимательской деятельности включено выполнение переводов с одного языка на другой (п. 65 ст. 1 Закона N 53).
При этом следует иметь в виду, что п. 1 ст. 730 Гражданского кодекса Российской Федерации по договору бытового подряда (в рамках которого осуществляется оказание бытовых услуг) подрядчик, осуществляющий соответствующую предпринимательскую деятельность, обязуется выполнить по заданию гражданина (заказчика) определенную работу, предназначенную удовлетворять бытовые или другие личные потребности заказчика, а заказчик обязуется принять и оплатить работу.
Таким образом, при оказании дополнительно установленного Законом N 53 вида (подвида) деятельности, относящегося к бытовым услугам, в частности, оказании услуг по выполнению переводов с одного языка на другой, патентная система налогообложения может применяться индивидуальным предпринимателем только в случае предоставления данных услуг физическим лицам.
При оказании таких услуг юридическим лицам индивидуальным предпринимателям следует применять иные режимы налогообложения.
Одновременно сообщаем, что Кодекс допускает совмещение патентной системы налогообложения и упрощенной системы налогообложения.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН
28.05.2013

Какой момент ещё Вам необходимо учесть. Если Вы будете получать оплату в валюте, то без контракта Вам не обойтись, счет необходимо открыть в уполномоченном банке, иначе могут быть проблемы и привлечение к административной ответственности.

Инвойс — это международное обозначение счета на оплату услуг или товаров. Здесь все так же, как и в России: вы выполняете услугу или поставляете товар для клиента, выставляете ему счет, клиент оплачивает.

Сложности начинаются, когда вы работаете с иностранным клиентом. Такие сделки государство считает внешнеэкономической деятельностью — то есть вы экспортируете свои услуги или товары за границу. Поэтому нужно проходить валютный контроль, и одного инвойса может оказаться недостаточно.

Счет-договор, инвойс и договор

Основным документом по сделке с иностранным клиентом может быть:

• инвойс;
• счет-договор;
• договор.

Инвойс подходит для разовых и небольших сделок. Например, веб-дизайнер сделал одностраничный сайт, выставил иностранному заказчику инвойс в 500 долларов, тот его оплатил. Все, сделка завершена.

Счет-договор быстрее и удобнее. В нем предприниматель прописывает основные условия сделки и кто сколько платит, но не уточняет все детали сделки. Счет-договор подписывает исполнитель, поэтому не надо ждать подписи от клиента. Но для крупных или специализированных сделок — например, если вы выполняете заказ на миллион или продаете лекарства, счет-договор не подходит. Еще он не подходит, если есть дополнительные документы, например, техническое задание на 30 страниц.

Валютный договор без ошибок

Договор нужен для крупных, специализированных сделок и работы на постоянной основе. Специализированные — это если вы продаете лекарства, бурите скважины, консультируете по финансам. В нем подробно прописываются суть и стоимость сделки, оценка качества, ответственность сторон на случай, если что-то пойдет не так.

К крупным сделкам другие требования. Крупными контракты считаются, когда вы переводите за границу больше трех миллионов рублей или вам платят иностранцы больше шести миллионов. Тогда договор обязателен — при валютном контроле банк поставит договор на учет и присвоит ему уникальный номер. Так банк контролирует крупные сделки.

Что должно быть в инвойсе

Чтобы банк принял инвойс и выдал вам деньги от заказчика, в инвойсе должны быть указаны:

• дата и номер инвойса. Номер можно поставить любой или вообще не ставить, хватит и даты;
• информация о заказчике: название компании и страны, юридический и почтовые адреса, ФИО клиента, правовая форма компании клиента;
• предмет инвойса и количество — за что платят исполнителю, и количество услуг или товаров. Если компания, например, разрабатывает сайты и получает почасовую оплату, то можно указать количество часов;
• цена и общая сумма счета с указанием валюты;
• реквизиты и срок оплаты;
• сроки и способ передачи предмета счета;
• штамп или печать компании, если они есть. Если нет — не страшно, для ИП это необязательно;
• подпись того, кто выставляет инвойс.

Пример инвойса

Тем, кто работает в услугах, можно не составлять и не пересылать друг другу акты. Достаточно указать в инвойсе такую формулировку: «Полной или частичной оплатой счета-договора заказчик подтверждает, что все перечисленные ниже условия договора выполнены в полном объеме, в надлежащие сроки и с надлежащим качеством». То есть, если заказчик оплатил работу по инвойсу — значит, она принята и претензий у него нет. Если инвойс выставляют на товары, то эта фраза не подойдет. Чтобы подтвердить получение товаров, понадобятся другие документы — они зависят от способа доставки.

В Модульбанке при разовых сделках можно пройти валютный контроль только по инвойсу. В других банках условия могут отличаться, поэтому лучше уточнить в поддержке.

Заполнение инвойса происходит в случаях отправки различного рода товаров за границу. Данный грузосопроводительный документ является аналогом отечественного и требуется для предоставления на таможне.

ФАЙЛЫ

Кто оформляет документ

Оформляется инвойс представителем предприятия, поставляющим товар за границу. Это может быть любой сотрудник, уполномоченный на отправку товарно-материальных ценностей в зарубежье, а также оформление и подписание сопутствующих документов. Помимо прочего этот человек должен владеть английским языком (или другим – в зависимости от того, в какую страну направляется груз), поскольку часть инвойса заполняется на языке того государства, в котором находится получатель.

Инвойс выписывается непосредственно в момент отправки груза и направляется заграничному партнеру. Таким образом, данный документ является официальным основанием для проведения оплаты покупки.

Разновидностью инвойса является проформа-инвойс, который составляется в тех случаях, когда в соответствии с договором иностранный покупатель предварительно вносит аванс (предоплату). По большей части он является копией обычного инвойса за исключением того, что некоторые сведений в нем – неокончательные или неподтвержденные.

Для чего нужен инвойс

Цель инвойса – зафиксировать перечень товаров, переправляемых в другую страну, их наименование, количество, стоимость и пр. параметры. Он является свидетельством факта погрузки товарно-материальных ценностей и одновременно с этим обязывает покупателя оплатить груз в соответствии с обозначенными условиями (за исключением тех ситуаций, когда была произведена предоплата).

Правила составления инвойса

На сегодняшний день унифицированного, обязательного к применению образца инвойса нет, так что организации могут разрабатывать шаблон документа в зависимости от собственных потребностей и в соответствии с обстоятельствами. В любом случае он должен содержать:

• реквизиты компании-отправителя (ее полное наименование и адрес),
• те же данные об организации – получателе,
• список отправляемого товара с описанием его характеристик: количества, объема, веса, целей использования, цены и т.д.

Чем более сложный или дорогой товар отправляется, тем тщательнее и подробнее следует его описывать.

К заполнению инвойса необходимо относиться очень внимательно, поскольку он является важнейшим документом, не только фиксирующим сам факт отправки груза с определенными показателями, но и позволяющим доставить товар в нужные сроки. Неправильно оформленный документ может существенно задержать груз на таможне (вплоть до месяца), что порой может негативным образом отразится на отношениях между продавцом и покупателем.

Если есть какие-то сомнения в корректности заполнения документа, лучше не полагаться на «авось», а проконсультироваться у специалиста.

Правила оформления инвойса

Инвойс может быть заполнен как от руки, так и в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации – последний вариант особенно удобен, так как он содержит все необходимые реквизиты фирмы-отправителя. Документ обязательно должен быть заверен «живой» подписью отправляющего лица. Печать на нем ставить не обязательно (хотя пометка о ней и присутствует), поскольку с 2016 года юридические лица законом освобождены от необходимости использовать в своей работе печати и штампы.

Инвойс составляется в шести экземплярах (оригинал и пять копий), каждый их которых находит себе применение.

• Один из них кладется внутрь посылки,
• второй, так называемый отгрузочный – в специальный кармашек для авиаотправлений (вместе с транспортной накладной),
• третий остается у отправителя,
• четвертый пересылается получателю,
• пятый и шестой – остаются у перевозчика.

Как проверить документ

Перед отправлением необходимо еще раз тщательно убедиться в том, что все необходимые сведения о грузе внесены в сопроводительный инвойс.

Первое на что нужно обратить внимание: правильность и полноту внесенной информации в перечень отправляемого груза, далее надо удостовериться в том, что объявленная ценность товаров для таможни указана в валюте именно той страны, в которую «уходит» груз.

В тех случаях, когда пересылается более двух видов товаров, надо проверить разбивку стоимости по каждому наименованию и, если не указана общая объявленная ценность всех товаров, указать ее. Также нужно убедиться в том, что число копий соответствует норме.

Образец составления инвойса