Кто формирует инвентаризационную опись при полной инвентаризации. Инвентаризация по методу проведения

Федеральным законом № 129-ФЗ, а также Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ установлено, что организации обязаны проводить инвентаризацию:

Статья 12. Инвентаризация имущества и обязательств.

1. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

2. Проведение инвентаризации обязательно:
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на увеличение финансирования (фондов);
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на уменьшение финансирования (фондов).

Инвентаризация ТМЦ - это проверка их фактического наличия в натуральном выражении. Инвентаризация проводится в целях проверки реальных количественных и стоимостных остатков товаров на соответствие с данными бухгалтерского учета. Результаты инвентаризации выявляют, сопоставляя фактические остатки товаров, указанные в инвентаризационной описи, с остатками по данным бухгалтерского учета на момент проведения инвентаризации.
В ходе инвентаризации проверяется и документально подтверждается наличие ТМЦ, соответствие розничных цен в торговом зале, визуально оценивается товарный вид, упаковка, наличие ценников и этикеток. Инвентаризации могут подвергаться все группы товаров (полная инвентаризация) или выборочные группы товаров (выборочная инвентаризация). Полная инвентаризация производится по указанию руководителя Компании или планово. Выборочная инвентаризация проводится по решению и распоряжению директора магазина. Инициатива по проведению инвентаризации, согласно договору о коллективной материальной ответственности, может исходить от сотрудников трудового коллектива магазина. Материально ответственные сотрудники вносят предложения о порядке урегулирования выявленных недостач, излишков и потерь товаров.

Необходимые условия при проведении инвентаризации:
выявлены все ошибки при приемке или при оприходовании товара;
по факту присутствуют минимальные остатки по проверяемым наименованиям;
во время инвентаризации в торговом зале присутствует минимальное количество покупателей;
присутствует обученный персонал, работающий в нужную смену;
желательно присутствие менеджера по группе инвентаризируемого товара;
в момент инвентаризации компьютерная техника и оборудование исправны;
инвентаризация проводится во время и сроки при которых материальные затраты Компании минимальны.
не проводятся работы с базой данных учетной программы;

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов.

ПЕРВЫЙ ЭТАП– подготовительный.

– подготовка товаров к проведению инвентаризации;
– подготовка документов, необходимых для проведения инвентаризации;
– формирование списка сотрудников для проведения инвентаризации;
– определение сроков проведения и видов инвентаризуемых товаров;
В день, предшествующий инвентаризации, сотрудники магазина приводят в порядок товарные группы подлежащие инвентаризации. Для сканирования ТСД товары должны иметь этикетки со штрих-кодом. В торговом зале и местах хранения производят расстановку товара по ассортименту. Директор магазина после снятия отчётов отделов о продажах создаёт в учётной программе документы «Инвентаризационная опись» отдельно по каждой группе или сводный. (ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ по форме ИНВ-3 от 18 августа 1998г) За отделом, производящим инвентаризацию закрепляется опытный продавец или менеджер по группе товаров. Определяются сотрудники магазина, проводящие инвентаризацию. Директор магазина проверяет по базе данных, все ли приходно-расходные документы, касающиеся проверяемой товарной группы или конкретного товара закрыты.

ВТОРОЙ ЭТАП –выявление и проверка фактического наличия товаров, а также составление инвентаризационных описей.

Продавцам ставится задача посчитать количество единиц товара вручную или путем сканирования на ТСД. Сотрудник, работающий с учётной программой принимает информацию о товаре на ТСД или документ «Сверка наличия», заполненный вручную и вводит данные фактического остатка в учетную программу.
Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску товаров по инвентаризуемой группе должны быть прекращены. Товары, фактически поступившие после начала инвентаризации, – оприходованы после даты инвентаризации.
Просчитанный товар, не подлежит продаже с момента начала его пересчета до особого разрешения директора магазина.
В ходе инвентаризации в учётной программе составляются документы «Инвентаризационная опись», в которые заносятся сведения о фактическом наличии и реальности остатков товаров. Документы «Инвентаризационная опись» являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача сотрудников на этом этапе – наиболее полно и точно внести данные, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае, в них не должно быть помарок и подчисток. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, количества и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку, после которой подписываются все материально ответственные лица отдела. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку товаров в их присутствии, об отсутствии претензий и принятии перечисленного в описи товара на ответственное хранение. Если инвентаризация имущества происходит в связи со сменой материально ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в получении, а работник, сдавший это имущество, – в его сдаче.

ТРЕТИЙ ЭТАП – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета:

Выявляются расхождения в учетной программе с фактическими остатками. Директор магазина совместно с сотрудниками, проводившими инвентаризацию определяются причины расхождений, при необходимости сверяется движение ТМЦ за период с момента предыдущей инвентаризации.

ЧЕТВЁРТЫЙ ЭТАП– оформление результатов инвентаризации.

На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности, материально ответственные лица привлекаются к материальной ответственности согласно коллективного договора о материальной ответственности.
Результат инвентаризации:
2 экз. – «Сверка наличия», с подсчетом количества товаров продавцами. При подсчёте с помощью ТСД (терминала сбора данных) документ не оформляется. Заверяется подписями сотрудников проводивших инвентаризацию. Оригинал – в бухгалтерию. Ксерокопия в магазин.
2 экз. – Итоговый документ «Инвентаризационная опись» с подписями материально ответственных лиц. Заверен подписями сотрудников проводивших инвентаризацию.
2 экз. – Документ «Списание ТМЦ». Прилагается к «Инвентаризационной описи» . Заверен подписями сотрудников проводивших инвентаризацию.
2 экз. – Документ «Оприходование ТМЦ». Прилагается к «Инвентаризационной описи» Заверен подписями сотрудников проводивших инвентаризацию.
2 экз. – Приложение: Реестр документов «Инвентаризационная опись», «Оприходование ТМЦ», «Списание ТМЦ». Составляется в случае полной инвентаризации.

ПОСЛЕДНИЙ ЭТАП – сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета

Выявленные суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в количественном и стоимостном выражении по розничным ценам, сложившимся на дату инвентаризации. При составлении документов списания и ввода остатков ТМЦ необходимо учитывать пересортицу ТМЦ, а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Бухгалтерия учитывает разницу в стоимости товаров и взыскивает с материально ответственных лиц согласно договору о коллективной материальной ответственности.

ПРИМЕЧАНИЯ:

Время проведения и продолжительность инвентаризации. Определяется исходя из объёмов товарных групп, количества сотрудников участвующих в инвентаризации, возможности проведения инвентаризации в рабочее магазина.

Ассортимент для проверки. Проводить инвентаризацию по всему ассортименту или по его части, - зависит от количества наименований товара, количества персонала, участвующего в инвентаризации и степени автоматизации данного процесса.

Подготовка к инвентаризации. Ассортимент изолируется от покупателей. По возможности склад перестает отгружать товар проверяемого ассортимента. При проведении выборочной инвентаризации нужно убедиться в отсутствии проверяемого ассортимента в других частях торгового зала, местах возможного хранения брака. Должны быть учтены возможные «недовозы» товара со склада Компании. Весь персонал должен быть информирован о возможных проблемах, возникающих во время проведения инвентаризации.

Подсчет. Должен быть осуществлен подсчет всех товарных единиц (одна за другой). Категорически запрещается производить подсчёт по наименованиям в поиске недостающих единиц. На складе (в подсобном помещении) рекомендуется соблюдать строгое закрепление мест хранения за определенными товарами. Это уменьшает количество административных ошибок.

В случае, если инвентаризация проводится в рабочее время, подсчитанный товар может сразу поступать в продажу.

Распределение работы между проверяющими. Определить количество товарных групп для каждого сотрудника. Все товарные единицы зоны должны быть просканированы и подтверждены.
Контроль и подтверждение инвентаризации. Убедитесь, что итоговое число товарных единиц соответствует проверенному количеству. Т.е. убедитесь, что весь товар вошел в инвентаризацию. Убедитесь в том, что все товарные единицы были просканированы, а также в том, что подсчет был осуществлен корректно - все товарные единицы были подсчитаны только один раз. Подтвердите итог инвентаризации.

Сверка несоответствий. По окончании пересчета магазин работает в нормальном режиме и начинается бухгалтерская фаза, т. е. по сличительным ведомостям составляется список несоответствий между фактическим и учетным количеством. Несоответствия по возможности устраняются.
Если инвентаризация выборочная, она повторяется до тех пор, пока не будет проверен весь ассортимент.Затем составляется полная «Инвентаризационная опись». Таким образом, достигается полная картина о состоянии товара в магазине. После этого надо пересчитать те позиции, по которым выявлены несоответствия.

Как показывает практика, серия выборочных инвентаризаций позволяет поддерживать товарный учет на высоком уровне. Однако полная инвентаризация необходима, т. к. отдельные ошибки могут остаться неучтенными.

Конкретизация применения в ТиС V7.7

Порядок проведения инвентаризации утверждается руководителем Компании. Доводится до всех сотрудников, участвующих в инвентаризации.Это директор магазина, продавцы, бухгалтерия.
Плюс методики в том, что согласуются действия сотрудников на каждом этапе работ.
Каждый знает ЧТО делает и за ЧТО отвечает. Данная методика определяет и порядок проведения выборочных инвентаризаций, которые необходимы для устранения пересортицы товаров, имеющих разницу в стоимости.
Формы документов стандартные. Приведены в четвертом этапе.
Применение данной методики в нашей Компании позволило проводить полную инвентаризацию магазина с ассортиментом в 6500 наименований без закрытия торгового зала. Инвентаризации проводились по группам товаров ежедневно за час-полтора после снятия продаж.
Примечание. Для планирования времени инвентаризации и инвентаризируемых групп товаров - распечатывались остатки по группам (в штуках), составлялся график инвентаризации. См. пример.

Шаблон для построения графика инвентаризации

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель - найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

В этой статье разберем весь процесс по шагам. А в нашем сервисе можно скачать все документы, которые для этого понадобятся: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости, акта о списании и все остальные. А еще в МоемСкладе можно оформить инвентаризацию онлайн. У нас есть видеоинструкция, как это сделать. и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы - время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек - вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц - для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем - качество или отсутствие на складе - оформить соответствующие акты, а далее - передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию .

Этап	Действия	Документ (форма)
Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии	Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально-ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.	Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов Выше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть сходимость показателей, недостачи и излишки, как в штуках, так и в деньгах. С помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад инвентаризация товаров станет простой и быстровыполнимой задачей. Вручную или при помощи сканера штрих-кодов вы сможете заполнить форму ИНВ-3 по фактическому наличию и распечатать эту опись для передачи в бухгалтерию. Помимо этого в нашем сервисе вы можете совершенно бесплатно вести складской учет, фиксировать приход и расход товара, а также печатать необходимые для ведения торговли документы. Если вы решили автоматизировать учет в вашей торговой организации, МойСклад будет идеальным решением и неважно, какой у вас бизнес: опт, розница или интернет-магазин.

Основные средства хозяйствующего субъекта представляют собой большую часть средств производственного процесса, благодаря использованию которых сотрудники могут осуществлять свои должностные обязанности в соответствии с деятельностью компании. От наличия, состава и исправности основных средств и оборудования во многом зависит результат хозяйствования, а потому контроль над их использованием и содержанием является одним из главных моментов в бухгалтерском учете (см. → ). В статье мы рассмотрим кем и когда проводится инвентаризация на предприятии: основных средств (оборудования), как осуществляется бухгалтерский учет результатов инвентаризации.

Суть инвентаризации

Инвентаризация недвижимого имущества и оборудования предполагает проверку достоверности информации фактического и бухгалтерского учета с помощью их сличения друг с другом. Эта процедура должна осуществляться не менее одного раза за год, о чем указано в специальных Методических указаниях, и подразумевает действительную перепись отдельных позиций и объектов учета, их количество и техническое состояние в целом. Что касается животных в сельском хозяйстве, то они инвентаризируются ежеквартально, а, к примеру, библиотечные фонды должны контролироваться не менее одного раза за пять лет. Периодичность исполнения инвентаризаций и их число, а также иные особенности обязательно необходимо фиксировать в принимаемой учетной политике компании.

Объектом учета и контроля при инвентаризации основных средств принимается инвентарный объект, то есть полностью укомплектованный предмет с комплектующими и принадлежностями, обособленный, способный самостоятельно выполнять определенные функции.

Необходимость проведения инвентаризации основных средств

Основные средства компании – материальные ресурсы, благодаря которым организация может осуществлять свою хозяйственную деятельность, а потому контроль над их наличием, физическим и техническим состоянием – важная процедура бухучета. Инвентаризация основных средств позволяет выявить ошибки или неточности, которые допускает бухгалтер при постановке и ведении учета, а также поставить на приход неучтенные основные средства или же списать пришедшие в негодность или похищенные объекты.

Другими словами, инвентаризация позволяет контролировать процесс поступления и списания основных средств в бухгалтерском учете, а также грамотно вести всю необходимую документацию, как техническую, так и финансовую.

Цель и задачи инвентаризации на предприятии

Главной целью инвентаризации основных средств предполагается выявление фактического наличия объектов в компании и сопоставление этой информации с показателями бухгалтерского учета. В корреляции с данной целью инвентаризация предполагает решение следующих задач:

• определение фактического наличия основных средств;
• обеспечение защиты и сохранности объектов;
• контроль над действиями ответственных сотрудников;
• проверка обеспечения правильности и условий размещения и хранения;
• обеспечение достоверности и надежности данных бухучета и отчетности.

Основными ситуациями, при наступлении которых проводится инвентаризация основных средств, считаются следующие моменты:

• увольнение материально-ответственного сотрудника;
• формирование ежегодной финансовой отчетности;
• чрезвычайный случай или бедственное положение ввиду неблагоприятных климатических условий;
• обнаружение или подозрение факта хищения либо порчи какого-либо объекта недвижимого имущества.

Подготовительные мероприятия при инвентаризации основных средств

Перед тем как проводить инвентаризацию основных средств, руководитель обязан издать приказ (см. → ), в котором отражаются сроки мероприятия, объекты осмотра и состав рабочей инвентаризационной комиссии. Кроме того, на предприятии должен составляться график проведения инвентаризации различного имущества, в том числе и основных средств, согласно которому будет проводиться ревизия на указанную в нем дату.

Однако проверка может проводиться не только в плановом режиме, но и внезапно с целью более полного анализа создавшегося положения на предприятии. Особенно это актуально в том случае, когда в компании случаются факты хищения или порчи имущества сотрудниками – в этом случае по официальному приказу руководителя инвентаризация может быть проведена и в более частые сроки.

Проверка наличия и состояния основных средств должна обязательно проводиться в присутствии сотрудника, ответственного за их состоянии и хранение. Если работник отсутствует на законном основании, срок ревизии должен быть изменен.

Ревизионная группа осуществляет проверку всей документации по объектам, в том числе:

Документ	Комментарий
Инвентарные карточки	Применяются для бухучета наличия недвижимого объекта и его перемещения внутри предприятия. Заполняется в единственном экземпляре и ведется по каждому объекту или на общую группу объектов учета. Записи в ней делаются на основании сопроводительной документации и актов приема-передачи, а также другой документации, относящейся к процессам ремонта, реконструкции или модернизации.
Инвентарные книги и описи	В них содержится информация по всем объектам основных средств, имеющимся на предприятии, с обозначением инвентарных номеров, наименований, количества и качества объектов.
Технические паспорта	Документ на объект основных средств, содержащий полное описание и характеристики, механизм использования, гарантии изготовителя, а также информацию по сертификации и утилизации объекта.
Документация на арендованные или принятые на хранение основные средства	При получении в аренду объекта на него оформляются договор и акт приема-передачи.

Порядок проведения инвентаризации основных средств

Порядок осуществления инвентаризации недвижимого имущества и оборудования предполагает использование определенных методов, к которым, как правило, относят:

• непосредственный осмотр объектов имущества данной категории;
• проверка технического состояния, правильности обслуживания и использования объектов недвижимого имущества;
• сличение фактических данных осмотра с информацией бухучета;
• формирование документов по проведенной инвентаризации и формирование сличительной ведомости при выявлении расхождений.

Инвентаризационная комиссия обязана при проверке составлять опись наличного имущества, в которой непосредственно указываются наименование объекта, его инвентарный номер, функциональное назначение, а также основные технические характеристики и эксплуатационные параметры. При ревизии может возникнуть ситуация, когда будет обнаружен объект, не отраженный на счетах бухгалтерского учета, или же о нем будут содержаться недостоверные сведения. В такой ситуации комиссия обязана записать объект основных средств в реестр, указав при этом все его характеристики и параметры, чтобы в последующем бухгалтер мог поставить объект на приход или же изменить недостоверную информацию.

Кроме того, инвентаризационная комиссия обязана составить дополнительную опись по тем объектам основных средств, которые не могут пригодиться к эксплуатации ввиду их испорченности и невозможности ремонта. В обязательном порядке в документе должен быть указан факт и причина непригодности имущества, к примеру, его порча вследствие стихийного бедствия или же полный износ.

Инвентаризация основных средств предполагает перепись всего имущества, числящегося на предприятии, причем вне зависимости от того, кому именно оно принадлежит на праве собственности. Иными словами, любые объекты и оборудование, будь они собственные, арендованные или находящиеся на ответственном хранении, в обязательном порядке должны быть указаны в описи с пометкой о форме собственности на них.

Типовые проводки инвентаризации основных средств

Результаты инвентаризации должны оформляться соответствующими бухгалтерскими проводками, различающимися в зависимости от ситуации:

• в ходе ревизии обнаружен излишек (ситуация встречается не слишком часто, но вполне может произойти на предприятии)

Дебет 01 Кредит 91/1 недвижимое имущество оприходовано в учете

• в ходе ревизии выявлена недостача или убыток, но виновник не найден

Дебет 02 Кредит 01 списаны амортизационные отчисления по недостающему объекту

Дебет 92/1 Кредит 94 недостача списана в счет внереализационных расходов

• в ходе ревизии выявлена недостача или убыток, и виновник найден

Дебет 02 Кредит 01 списаны амортизационные начисления по недостающему объекту

Дебет 94 Кредит 01 списана остаточная стоимость недвижимого имущества

Дебет 73 Кредит 94 недостача отнесена на счет установленного виновника

Дебет 50 Кредит 73 сумма недостачи погашена в кассу компании

Пример #2. Бухучет инвентаризации основных средств на предприятии

При инвентаризации основных средств в ООО “Искра” обнаружена недостача дорогостоящего компьютера. Он был приобретен 2 года назад по цене 120 000 руб., размер начисленных амортизационных отчислений – 20 000 руб. Сумма НДС, принятая к вычету, равна 24 000 руб. Ответственным за сохранность имущества был назначен исполнительный директор ООО “Искра”. В своих объяснениях он подтвердил, что виновен в недостаче и согласен возместить рыночную стоимость компьютера – 130 000 руб.

Бухгалтер на основании инвентаризационной описи и объяснений сотрудника обязан сделать следующие проводки:

Проводка	Сумма, руб.	Описание
Д 01/выбытие К 01/основные средства	120 000	Списана первоначальная стоимость
Д 02 К 01/выбытие	20 000	Списана сумма амортизации
Д 94 К 01 /выбытие	100 000	Списана остаточная стоимость
Д 94 К 68	18 000	Восстановлена предъявленная к вычету сумма НДС по остаточной стоимости
Д 73 К 94	100 000	Остаточная стоимость отнесена на виновное лицо
Д 73 К 98	10 000	Учтена разница между рыночной и остаточной стоимостью
Д 70 К 73	110 000	Сумма недостачи удержана из зарплаты сотрудника

5 распространенных вопросов про инвентаризацию на ООО

Вопрос №1. По какой стоимости поставить здание на учет – кадастровой или рыночной, если оно не было учтено ранее, и документы на него не сохранились?

Лучше всего такое здание оприходовать по рыночной стоимости, для чего следует провести мониторинг рынка среди подобных объектов и вывести среднюю стоимость. Также можно обратиться за помощью в строительную организацию или к независимой оценочной компании, которые проведут проверку технического состояния объекта и дадут экспертное заключение по стоимости, оформленное в законном виде.

Вопрос №2. Если имущество учитывается на забалансовых счетах, необходимо ли проводить его инвентаризацию и с какой периодичностью?

Объекты, отражаемые на забалансовых счетах, подвергаются проверке и инвентаризации. Периодичность и процесс осуществления указанного мероприятия аналогичны, как и для объектов основных средств, имеющихся на балансе предприятия.

Вопрос №3. Кто является ответственным за хранение технической документации на объекты основных средств, которая в последующем проверяется ревизионной рабочей комиссией?

Законодательством не установлено лицо, ответственное за хранение данной документации. На предприятии необходимо издать приказ, в котором будет отражен этот момент, то есть конкретно будет указано, кто именно несет ответственность за хранение технической документации.

Вопрос №4. Если на предприятии имеется несколько подразделений, находящихся в разных регионах, как провести инвентаризацию?

В данном случае на предприятии составляется график проведения инвентаризаций, и при этом создается одна ревизионная комиссия, которая выезжает на проверку согласно этому графику. Также можно создать комиссии в каждом подразделении, и тогда они могут приступить к проверке в один день, а результирующие инвентаризационные документы сдать в центральную бухгалтерию.

Вопрос №5. В ходе инвентаризации выявлена ошибка в наименовании объекта основных средств. Каким образом можно ее исправить?

Если выявлена ошибка в какой-либо характеристике объекта, ревизионная рабочая комиссия обязана внести в опись достоверные данные. На основании данного документа сотрудник бухгалтерии вносит изменения в инвентарную карточку и в автоматизированную систему бухучета.

Звонок в один клик

"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 5

Подходит к концу 2006 г., следовательно, бухгалтерам перед составлением годовой отчетности предстоит провести инвентаризацию. Ее проведение в учреждениях физической культуры и спорта имеет свои особенности.

О том, с чего начать инвентаризацию, как ее провести быстро и качественно и, самое главное, как оформить результаты ее проведения, пойдет речь в данной статье.

Инвентаризация - это периодическая проверка наличия имущества, его состояния и оценки. Как правило, она проводится с целью сверки фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета.

Цели проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится с целью:

• выявления фактического наличия имущества;
• сопоставления фактически имеющегося имущества с учетными данными (выявления излишков и недостач);
• документального подтверждения наличия имущества и обязательств;
• определения фактического состояния имущества и его оценки;
• проверки правильности, своевременности и полноты отражения в учете обязательств.

Сроки проведения инвентаризации

Так как п. 1 Инструкции N 25н <1> предусмотрено осуществлять бюджетный учет в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете", а инвентаризацию имущества, финансовых активов и обязательств проводить в соответствии с нормативными правовыми актами Минфина России (п. 7 Инструкции N 25н), основными нормативными документами, регламентирующими порядок ее проведения, являются:

Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ);

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания).

<1> Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н.

Так, согласно ст. 12 "Инвентаризация имущества и обязательств" Закона N 129-ФЗ порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда ее проведение обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно (п. 1.5 Методических указаний):

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
• при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Объекты инвентаризации

В бюджетной организации инвентаризации подлежат:

• нефинансовые активы (основные средства, нематериальные активы, материальные запасы);
• финансовые активы (денежные средства в кассе учреждения);
• финансовые обязательства (кредиторская и дебиторская задолженности);
• данные (ценности) забалансового учета.

Этапы проведения инвентаризации

Проведение инвентаризации условно можно разделить на несколько этапов.

Первый этап - подготовительный, который включает мероприятия, предшествующие инвентаризации.

На втором этапе - техническом сверяется фактическое состояние имущества и обязательств с данными бухгалтерского учета, а также заполняются инвентаризационные описи.

Третий этап - аналитический, на котором сопоставляются данные инвентаризационных описей с учетными данными, подготовленными бухгалтерией на основании первичных учетных документов. На этом этапе могут выявиться расхождения. При их обнаружении составляются ведомости, выясняются причины возникновения таких расхождений и вырабатываются предложения по отражению в учете результатов инвентаризации.

На четвертом этапе - заключительном оформляются результаты инвентаризации, вносятся бухгалтерские записи в учетные регистры.

Подготовительный этап

На этом этапе инвентаризации решаются следующие задачи:

• разрабатывается и утверждается план проведения инвентаризации (определяются дата проведения инвентаризации и перечень объектов инвентаризируемого имущества);
• подготавливается приказ о проведении инвентаризации (утверждается состав инвентаризационной комиссии);
• собираются расписки от материально-ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все документы на имущество сданы в бухгалтерию, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие - списаны.

Как правило, инвентаризация проводится в соответствии с планом, утвержденным руководителем организации на календарный год, а также в случаях, когда ее проведение обязательно и установлена коллективная (бригадная) ответственность.

В плане следует указать:

• количество инвентаризаций;
• даты проведения инвентаризаций;
• объекты инвентаризации.

Инвентаризация проводится инвентаризационной комиссией, на которую возложена обязанность по ее проведению и которая несет ответственность за достоверность ее результатов.

Согласно п. 2.2 Методических указаний для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Постоянно действующая инвентаризационная комиссия в учреждении физической культуры и спорта состоит из:

• председателя инвентаризационной комиссии - директора учреждения физической культуры и спорта;
• членов инвентаризационной комиссии (главного бухгалтера, работников бухгалтерии, сотрудников учреждения).

Кроме того, согласно п. 2.3 Методических указаний членами инвентаризационной комиссии могут быть также представители внутреннего аудита (ревизионного отдела) и независимых аудиторских организаций.

Состав инвентаризационной комиссии (в случае большого объема работы - рабочие инвентаризационные группы) утверждает руководитель организации приказом или распоряжением.

Если в учреждениях одной инвентаризационной комиссии недостаточно из-за большого количества инвентарных объектов, то назначаются центральная инвентаризационная комиссия и рабочие комиссии, на которые возлагается обязанность проведения инвентаризации в отдельных подразделениях. В состав рабочих комиссий в обязательном порядке включаются работники бухгалтерии организации. Деятельность рабочих комиссий организуется и контролируется центральной комиссией.

Члены инвентаризационной комиссии должны обеспечить:

• соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия;
• полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых основных средств;
• правильность и своевременность оформления данных инвентаризации в соответствии с установленным порядком (п. 2.6 Методических указаний).

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия имущества, рабочая инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы.

Обратите внимание: проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц и всех участников инвентаризационной комиссии (п. 2.8 Методических указаний). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации может служить основанием для признания ее результатов недействительными (п. 2.3 Методических указаний). Поэтому в случае невозможности участия хотя бы одного из утвержденных членов комиссии в инвентаризации его следует заменить, оформив это приказом руководителя.

Кроме того, на подготовительном этапе члены инвентаризационной комиссии должны получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств (п. 2.4 Методических указаний). Причем председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)". Это должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Помимо приходных и расходных документов инвентаризационной комиссии до начала инвентаризации нужно собрать расписки с материально-ответственных лиц, содержащие сведения о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, за которые они ответственны, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение имущества или доверенности на его получение.

Технический этап

В зависимости от объекта инвентаризации ее проведение имеет свои технические особенности. Рассмотрим их.

Инвентаризация расчетов. Как правило, при инвентаризации расчетов проверяются счета:

• 205 00 000 "Расчеты с дебиторами по доходам";
• 206 00 000 "Расчеты по выданным авансам;
• 207 00 000 "Расчеты с дебиторами по бюджетным кредитам";
• 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами";
• 209 00 000 "Расчеты по недостачам";
• 210 00 000 "Расчеты с прочими дебиторами";
• 302 00 000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки устанавливает:

1. правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
2. правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
3. правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженностей, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженностей, по которым истекли сроки исковой давности.

Результаты инвентаризации расчетов оформляются Инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) <2> (далее - Приказ N 123н).

<2> Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами, утвержденная Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".

Для тех учреждений физической культуры и спорта, которые являются плательщиками НДС, в силу внесенных Федеральным законом N 119-ФЗ <3> изменений по состоянию на 1 января 2006 г. установлена обязанность провести инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженностей по состоянию на 31 декабря 2005 г. включительно. По ее результатам плательщики НДС должны были определить дебиторскую задолженность за реализованные, но не оплаченные товары (работы, услуги), имущественные права, операции по реализации (передаче) которых признаются объектами налогообложения в соответствии с гл. 21 НК РФ, и кредиторскую задолженность за неоплаченные товары (работы, услуги), имущественные права, принятые к учету до 1 января 2006 г., в составе которой имеются суммы налога на добавленную стоимость, предъявленные к оплате продавцами товаров (работ, услуг) и имущественных прав и подлежащие налоговому вычету в соответствии с гл. 21 НК РФ. Письмо ФНС России от 27.01.2006 N ММ-6-03/85@ "О проведении инвентаризации в соответствии с пунктом 1 статьи 2 Федерального закона от 22.07.2005 N 119-ФЗ" разъясняет, какие суммы дебиторской и кредиторской задолженностей учитываются при инвентаризации. Кроме того, в Письме дана форма справки, в которой отражаются результаты инвентаризации. Данные результаты плательщики НДС должны были направить в налоговые органы по месту своего учета одновременно с декларацией за первый налоговый период 2006 г.

<3> Федеральный закон от 22.07.2005 N 119-ФЗ "О внесении изменений в главу 21 части второй Налогового кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений актов законодательства Российской Федерации о налогах и сборах".

Инвентаризация основных средств. В п. 3.1 Методических указаний рекомендовано до начала инвентаризации основных средств проверить:

• наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
• наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации на основные средства;
• наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и (или) на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

В силу специфики своей деятельности часть учреждений физической культуры и спорта имеет большое количество спортивного инвентаря, внешне схожего друг с другом, однако имеющего разное назначение. Это осложняет как его учет, так и инвентаризацию, так как не на каждом объекте можно поставить инвентарный номер. В п. 18 Инструкции N 25н рекомендовано в таких случаях присвоенный объекту инвентарный номер применять в целях бюджетного учета с отражением в соответствующих регистрах бюджетного учета без нанесения на объект основного средства.

Практически все учреждения физической культуры и спорта перешли на автоматизированную систему учета. Поэтому при проведении инвентаризации основных средств такие сведения, как наименование инвентаризируемого объекта, его назначение и характеристики Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) (Приказ N 123н), можно занести с помощью компьютера. Заполнению от руки подлежат графы 7, 8, 11, 12, 13, 14 и 15.

Обязанность руководства при инвентаризации - создать условия, необходимые для полной и точной проверки фактического наличия основных средств в установленные сроки.

Инвентаризационные описи являются первичными учетными документами. Поэтому задача инвентаризационной комиссии - наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом наличии имущества и финансовых обязательствах. Только при соблюдении этого условия можно правильно и своевременно оформить результаты инвентаризации. Описи составляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении или арендованное, составляются отдельные описи. Они должны быть заполнены четко и ясно без помарок и подчисток.

Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи в соответствии с правилами бухгалтерского учета: неправильная запись зачеркивается, а над ней вносится правильная. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. Незаполненные строчки следует прочеркивать.

Если инвентаризационная опись или акт составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них.

В конце каждой страницы описи нужно прописью указать:

• число порядковых номеров материальных ценностей на странице (прописью);
• общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности указаны.

Такая запись позволит исключить возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

На последней странице описи должен быть сделан подсчет итогов с подписями лиц, проводивших эту проверку. Затем проставляются подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственных лиц.

Кроме того, в конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии. Также в ней делается пометка об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.

В случае если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, в которых хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии опечатываются. Пломбир, использующийся для этого, все время работы комиссии хранится у ее председателя.

Обратите внимание: по машинам, оборудованию и транспортным средствам в инвентарных описях указываются их заводской номер согласно техническому паспорту организации-изготовителя, год выпуска, мощность и другие индивидуальные характеристики этого объекта.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете, то есть записями декабря.

Инвентаризация нематериальных активов. Как правило, при инвентаризации нематериальных активов проверяют (п. 3.8 Методических указаний):

• наличие документов, подтверждающих права организации на их использование;
• правильность и своевременность отражения нематериальных активов на балансе.

Аналитический этап

По окончании инвентаризации инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию, где проверяется правильность их заполнения. В случае если в результате инвентаризации обнаружены расхождения между фактическими показателями и данными бухгалтерского учета, выясняются причины этих расхождений и составляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) (Приказ N 123н) в двух экземплярах. Один экземпляр ведомости хранится в бухгалтерии, другой - передается материально-ответственному лицу.

В случае если инвентаризацию проводили рабочие инвентаризационные комиссии, по ее окончании все материалы по ней передаются на рассмотрение центральной инвентаризационной комиссии, которая анализирует результаты проведенной работы и выявляет причины недостач или излишков. Заседание центральной комиссии оформляется протоколом, в котором:

• фиксируются выводы и решения по результатам инвентаризации;
• отражаются результаты проверки.

Окончательное решение по вопросу урегулирования выявленных излишков или недостач принимает руководитель бюджетного учреждения и оформляет его в виде приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации.

Материалы работы инвентаризационной комиссии хранятся в бухгалтерии не менее пяти лет <4>.

<4> Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000.

Заключительный этап

В ходе сверки фактического наличия материальных ценностей с данными бухгалтерского учета инвентаризационной комиссией могут быть выявлены недостачи или излишки.

Рассмотрим порядок их отражения в бюджетном учете.

Порядок отражения недостач

Как правило, недостачи возникают:

• по вине материально-ответственного или иного лица;
• в результате непреодолимой силы, чрезвычайных ситуаций и пр.;
• при пересортице.

Если недостача возникла по вине работника, то он обязан возместить работодателю причиненный ему действительный ущерб. Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате или порче имущества, определяется по фактическим потерям. Они рассчитываются исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день обнаружения ущерба (п. 159 Инструкции N 25н). Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи активов. При этом размер ущерба не может быть ниже стоимости имущества, которая определяется по данным первичных учетных документов организации.

В целях взыскания сумм недостач и хищений с виновных лиц оформленные в установленном порядке материалы должны быть переданы для проведения гражданского разбирательства либо возбуждения уголовного дела. При вынесении решения судом суммы недостач и хищений уточняются в соответствии с исполнительным листом.

Независимо от размера ущерба работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. Для этого ему нужно внести наличные деньги в кассу или передать равноценное имущество.

Причем сумма денежных средств, внесенная в кассу, или имущество, переданное в счет возмещения ущерба от недостачи материальных ценностей, включается в состав внереализационных доходов (п. 3 ст. 250 НК РФ).

Пример 1 . Перед составлением годового отчета в училище олимпийского резерва была проведена инвентаризация, в ходе которой инвентаризационной комиссией была выявлена недостача принтера. Принтер был приобретен за счет бюджетных средств. Его первоначальная стоимость составляла 3200 руб. В ходе эксплуатации на принтер была начислена амортизация в сумме 640 руб. Рыночная стоимость принтера на дату выявления недостачи - 3620 руб. Недостача была погашена виновным лицом внесением наличных денежных средств в кассу учреждения.

В бухгалтерском учете указанные операции будут отражены проводками:

	Дебет	Кредит
Выявлена недостача принтера
Списан принтер:
На сумму начисленной амортизации
На сумму остаточной стоимости принтера
Поступили денежные средства от виновного лица в счет погашения недостачи принтера

Как видно из приведенного примера, при отражении недостачи принтера, отнесенной за счет виновного лица, в бюджетном учете появляются доходы от реализации активов. В нашем примере это рыночная стоимость принтера, которая подлежит обложению налогом на прибыль и НДС (в случае, если учреждение не освобождено от исполнения обязанностей плательщика НДС согласно ст. 145 НК РФ). Налоговой базой по НДС следует считать разницу между рыночной и остаточной стоимостью принтера (п. 3 ст. 154 НК РФ) - 1060 руб. Налоговая ставка, согласно п. 4 ст. 164 НК РФ, будет равна 15,25% (18% / 100% + 18%), а сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет, - 161,65 руб. (1060 руб. х 15,25%).

Однако, как показывает практика, виновное в недостаче лицо может быть не обнаружено. В этом случае выявленные недостачи отражаются в бюджетном учете следующим образом.

Пример 2 . Используя условия примера 1, предположим, что виновное в хищении принтера лицо не установлено.

В этом случае операции по недостаче будут отражены следующими бухгалтерскими записями.

Иногда недостача материальных ценностей возникает вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, чрезвычайных ситуаций или в результате неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику. В этом случае работник не является виновным лицом и не должен возмещать потери (ст. 239 ТК РФ).

В соответствии с пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ для целей налогового учета расходы в виде недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, приравниваются к внереализационным расходам.

Согласно п. 5.2 Методических указаний если недостача материальных ценностей возникла не в пределах норм естественной убыли (что относительно основных средств невозможно), то в документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей, должно быть решение следственных или судебных органов, подтверждающее отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций.

Списание недостачи материальных ценностей, возникшей вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, чрезвычайных ситуаций или в результате неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику, отражается в порядке, аналогичном показанному в примере 2.

Порядок отражения излишков основных средств

Случается, что в результате инвентаризации комиссия обнаруживает объект материальных ценностей, который не учтен в бухгалтерских документах. Тогда возникает вопрос: что делать? По мнению автора, инвентаризационная комиссия в этом случае должна:

• обратить внимание материально-ответственных лиц на факт обнаружения излишков;
• проверить, не вызваны ли излишки ошибкой в бухгалтерском учете;
• оприходовать излишки, если они не вызваны ошибками в бухгалтерских документах, по рыночной стоимости, которая определяется на дату проведения инвентаризации;
• занести сведения о выявленных излишках в инвентаризационную опись;
• отразить результаты инвентаризации в бухгалтерском учете.

В бухгалтерском учете излишки основных средств, выявленные в ходе инвентаризации, приходуются по рыночной стоимости (п. 20 Инструкции N 25н).

Оприходование излишков в бухгалтерском учете отражается следующей бухгалтерской записью (п. 20 Инструкции N 25н):

Дебет 101 0х 310 "Основные средства"

Кредит 401 01 180 "Прочие доходы".

Ю.Калмыкова

Эксперт журнала

"Бюджетные учреждения здравоохранения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Инвентаризация... Звучит устрашающе. На самом деле если внимательно разобраться с тонкостями работы, то все окажется гораздо проще, чем вы думали. Совокупность действий, направленных на выявление расхождений данных, отраженных в бухгалтерском учете, с фактическим наличием, мониторинг условий хранения имущества — все это можно назвать одним словом «инвентаризация».

Порядок проведения инвентаризации строго регламентирован законом. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств отражены в Приказе Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 .

Общие правила проведения инвентаризации

Очередность и сроки проведения инвентаризации прописаны в Федеральном законе о бухгалтерском учете № 129-ФЗ и Приказе Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации". Регламент проведения должен быть закреплен в учетной политике предприятия. Сроки проведения инвентаризации руководитель определяет самостоятельно, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации установлено законодательно:

• при передаче имущества (продаже, аренде);
• при реорганизации или ликвидации организации;
• при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при возникновении стихийных бедствий или чрезвычайных обстоятельств;
• при выявлении фактов хищения или порчи имущества.

Кроме плановых инвентаризаций организация может осуществлять и внеочередные инвентаризации ТМЦ, они называются внезапными и служат для усиления внутреннего контроля в компании.

Проведенные действия усиливают контроль за ведением инвентаризационной документации, повышают качество отслеживания процесса, служат механизмом выработки новых приемов проверки по отдельным секторам работы мониторинга.

Следует различать виды и принципы инвентаризации. Сплошная инвентаризация — процесс проверки всех объектов бухгалтерского учета, включая арендуемое имущество. Выборочная или сегментная инвентаризация проверяет только его часть, например, имущество, полученное для переработки.

Технология проведения инвентаризации

I. Подготовительные мероприятия.

1. Руководитель предприятия издает приказ о проведении инвентаризации с указанием сроков и участков инвентаризируемого имущества, состава ревизионной комиссии.
2. Создаются и утверждаются акты, подтверждающие готовность организации. Первичные документы на имущество направляются в бухгалтерию, все товарно-материальные ценности должны быть оприходованы, а брак списан. На время проведения инвентаризации все операции по приему или отпуску ТМЦ должны быть приостановлены.

II. Основной период.

1. Проводятся опись имущества, подсчет ТМЦ, денежных средств и других финансовых активов, проверяется правильность оценки и обоснованности определения указанной стоимости в бухгалтерском учете с занесением данных в графу «Фактическое наличие» инвентаризационной описи.
2. Оформляется инвентаризационная опись в 2-х экземплярах со сквозной нумерацией с обязательным подведением итогов на каждой из страниц. Проставляются подписи лиц, проводивших проверку, подписи членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц.
3. Оформленная инвентаризационная опись передается в бухгалтерию.

III. Аналитический период.

1. Анализ результатов инвентаризации.

Производится сверка полученных документов с имеющимися данными в бухгалтерском учете, составляется сличительная ведомость. В качестве анализа устанавливаются фактическое местонахождение недостач и возможные причины. Выделяется пересортица. Формируются данные об излишках, определяется их рыночная стоимость. Формируются данные о недостачах излишков.

В некоторых случаях инвентаризация, а следовательно, и ее результаты могут быть признаны недействительными или оспорены при нарушении следующих обязательных норм:

• нарушение правил оформления документов;
• присутствие не всех членов комиссии и материально ответственных лиц;
• нахождение посторонних лиц на территории проведения инвентаризации;
• сокрытие фактов недостач или хищения имущества, внесение недостоверных сведений в инвентаризационную опись.

2. Отдельными документами оформляется инвентаризация имущества, находящегося на ответственном хранении, арендованного или полученного для переработки. Владельцам ТМЦ предоставляются справка о результатах проведенной работы и копия инвентаризационной описи.

3. Заполняются акты и другие документы, поясняющие расхождения между фактическим и учетным остатками товаров.

4. Принимается решение о взыскании ущерба с виновных лиц.

5. Председатель комиссии утверждает итоги инвентаризации. Издается приказ (распоряжение) руководителя об утверждении результатов и итогов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения записей в регистры бухгалтерского учета.

Бухгалтерские проводки

Вывод: Правильно выполненные инвентаризационные процедуры способствуют выработке внутренней дисциплины на предприятии, развивают навыки сегментной проверки, повышают качество ведения внутренней документации.