Дебиторская задолженность - это сумма всех платежей, причитающихся той или иной организации со стороны других субъектов хозяйствования либо Руководство организации, и, в частности, бухгалтерия должны внимательно следить за состоянием расчётов и стараться своевременно истребовать даже небольшие долги, чтобы не наносили ущерб бюджету компании. Если же с момента возникновения обязательства (задолженности) прошло три года, а долг так и не был выплачен - имеет место просроченная дебиторская задолженность.
Просроченная дебиторская задолженность должна быть списана ввиду бессмысленности её дальнейшего учёта на счетах расчётов с покупателями и заказчиками. Для того чтобы списать нереальный к востребованию долг, руководитель субъекта хозяйствования должен издать приказ об организации инвентаризации дебиторской задолженности. Затем необходимо собрать пакет документов, подтверждающих наличие просроченной задолженности и невозможность её взыскания: где зафиксирован факт совершения отгрузки товара или оказания услуг. Кроме того - с данными бухгалтерского учёта контрагента, финансовые претензии, переписка, судебные решения (если они имели место).
Инвентаризацию дебиторской задолженности лучше проводить как можно чаще, чтобы отслеживать обоснованность наличия определённых сумм на счетах бухгалтерского учёта и избегать появления просроченных задолженностей.
Списание просроченной дебиторской задолженности может быть осуществлено одним из двух способов: засчёт резерва по сомнительным долгам либо путём отнесения на финансовый результат.
Резерв - это своеобразная гарантия, которую организует себе юридическое лицо в результате анализа дебиторской задолженности в конце отчётного периода (года). Если есть повод усомниться в добросовестности или платёжеспособности клиента, руководитель организации принимает решение произвести отчисления в вышеназванный фонд, таким образом страхуясь от непредвиденных ситуаций с нехаткой денег в будущем, которые может вызать нереальная к возврату просроченная дебиторская задолженность.
Отчисления в резерв по сомнительным долгам относятся на - "прочие расходы предприятия". Формирование такого резерва отражается в бухгалтерском учёте проводками - д-т 91 , к-т 63. На 63 счёте бухгалтер может открыть несколько аналитических счетов - для удобства ведения учёта по каждому сомнительному долгу отдельно. При списании задолженности бухгалтер проводками отражает уменьшение резерва на сумму списываемого долга: д-т 63, к-т 62.
Возможность открыть резерв по сомнительным долгам имеют организации, пользующиеся методом определения налогооблагаемой базы "по отгрузке". В учётной политике организации также необходимо указать наличие данного резерва.
Как видим, не каждая организация обладает возможностью создать такой резерв. Поэтому списать просроченную задолженность можно, непосредственно отнеся её на финансовый результат (уменьшив его на сумму долга). Проводки: д-т 91, к-т 62. Эта проводка показывает возникновение расходов предприятия из-за списания суммы долга неплатёжеспособного дебитора. Затем по д-ту 99 и к-ту 91 бухгалтер показывает уменьшение прибыли в связи с вышеописанными расходами.
После списания учет просроченной дебиторской задолженности ведут на протяжении пяти лет на 007 , где фиксируется задолженность неплатёжеспособных контрагентов, списанная в убыток. Это делается для отслеживания возможности её взыскания.
Следует отметить, что организации, применяющие упрощённую систему налогообложения и исчисляющие налогооблагаемую базу по формуле "доходы минус расходы", не имеют права отнести к расходам, уменьшающим базу для налогообложения, расходы, возникшие в связи со списанием просроченной задолженности.
Просроченная дебиторская задолженность в организации должна возникать крайне редко или не возникать вообще, иначе главная цель работы любой организации - максимизация прибыли - не будет достигнута.
Просроченная дебиторская задолженность – это «дебиторка», не погашенная в установленный договором срок. Разберемся, когда возможно взыскание просроченной задолженности, какими документами и операциями оформляется учет просроченной задолженности, как производится списание просроченной дебиторской задолженности.
Из статьи вы узнаете:
- Как выявить просроченную дебиторку
- Что такое срок исковой давности
- Как списать и отразить в учете просроченную дебиторскую задолженность
Полезный материал в статье
Просроченная задолженность
Дебиторская задолженность – это имущественные требования учреждения к другим лицам, которые стали его должниками. Возникновение дебиторской задолженности связано с невыполнением договорных обязанностей заказчиками, недоставкой нефинансовых активов под уплаченный ранее аванс, невозвратом подотчетными лицами выданных им денежных средств, излишне уплаченными суммами налогов, сборов и пеней и т. д. Просроченная дебиторская задолженность – это «дебиторка» , не погашенная в установленный договором срок.
Любая просроченная задолженность, не обеспеченная залогом, поручительством либо банковской гарантией, признается сомнительной дебиторской задолженностью. По истечении срока исковой давности сомнительная «дебиторка» переходит в категорию безнадежной задолженности (нереальной к взысканию).
При определении критериев отнесения дебиторской задолженности к безнадежной необходимо ориентироваться на нормы гражданского законодательства. Критерии таковы:
- истечение срока исковой давности (ст. 196 Гражданского кодекса РФ);
- прекращение обязательства вследствие невозможности его исполнения, если она вызвана обстоятельством, за которое ни одна из сторон не отвечает: стихийными бедствиями, особыми природными, социальными, политическими и иными условиями (ст. 416 Гражданского кодекса РФ);
- прекращение обязательства на основании акта государственного органа, в результате чего исполнение обязательства становится невозможным (ст. 417 Гражданского кодекса РФ);
- ликвидация юридического лица (должника), кроме случаев, когда законом или иными правовыми актами исполнение обязательства ликвидированного юридического лица возлагается на другое лицо (ст. 419 Гражданского кодекса РФ);
- смерть гражданина (ст. 418 Гражданского кодекса РФ).
В любом из перечисленных случаев учреждение вправе списать безнадежную дебиторскую задолженность с балансового учета.
О том, как заполнить Сведения по дебиторской и кредиторской задолженности учреждений (форма № 0503769) в статье "Как сформировать Сведения по дебиторской и кредиторской задолженности учреждений (форма № 0503769)".
Взыскание просроченной задолженности
Взыскание просроченной дебиторской задолженности возможно в пределах срока исковой давности. Исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено (ст. 195 Гражданского кодекса РФ). То есть это время, в течение которого учреждение может востребовать дебиторскую задолженность в судебном порядке. Общий срок исковой давности установлен статьей 196 Гражданского кодекса РФ и составляет три года. Для отдельных видов требований, указанных, например, в статьях , , Гражданского кодекса РФ, могут устанавливаться специальные сроки исковой давности (сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком).
Приказ о списании кредиторской задолженности, не востребованной кредиторами
Учет просроченной задолженности
«Дебиторка» учитывается на соответствующих балансовых счетах бухгалтерского учета. Просроченная дебиторская задолженность с момента признания ее безнадежной, нереальной к взысканию в порядке, установленном законодательством, согласно пункту 339 Инструкции № 157н , списывается с балансового учета и отражается на забалансовом счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов». Главная цель забалансового учета списанной «дебиторки» – наблюдение за возможностью взыскания просроченной задолженности, в частности, в случае изменения имущественного положения должников (Письмо Минфина России от 21.10.2015 N 02-08-11/60471). Учет дебиторской задолженности за балансом можно вести в течение пяти лет или иного срока, установленного законодательством.
Нормативные правовые акты не устанавливают единых правил документального оформления госучреждениями операций по переводу нереальной к взысканию дебиторской задолженности с балансового на забалансовый учет. Порядок перевода просроченной задолженности на забалансовый счет утверждается в качестве элемента учетной политики с учетом требований учредителей. Такой вывод следует из письма Минфина России от 18 декабря 2012 г. № 02-04-10/5225 . Аналитический учет дебиторской просроченной задолженности, учитываемой на забалансовом счете 04, ведется в Карточке учета средств и расчетов () в разрезе видов поступлений (выплат) и дебиторов (должников). При списании сумм просроченной задолженности с баланса нужны следующие документы:
- инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами ()
- первичные документы, подтверждающие наличие дебиторской задолженности;
- документы, подтверждающие невозможность взыскания просроченной задолженности (например, постановление об окончании исполнительного производства);
- решение инвентаризационной комиссии;
- письменное обоснование решения о списании задолженности;
- приказ (распоряжение) руководителя учреждения о списании просроченной задолженности;
- справка ().
По истечении срока наблюдения дебиторская задолженность может быть списана с забалансового учета также на основании приказа (распоряжения) руководителя.
О порядке учета и документального оформления списания кредиторской задолженности учреждениях в статье "Списание кредиторской задолженности в государственных (муниципальных) учреждениях" .
Списание просроченной задолженности
Списание дебиторской просроченной задолженности, признанной в установленном порядке нереальной к взысканию, производится исходя из характера ее возникновения. Так, подобная задолженность, возникшая в рамках доходных операций, списывается в дебет счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами».
Рассмотрим это на примере ситуаций, возникающих в учреждениях. Корреспонденция счетов приведена в соответствии с Инструкцией № 174н .
В учете бюджетного учреждения на счете 209 71 000 «Расчеты по ущербу основным средствам» числится сумма ущерба, причиненного в результате кражи компьютера, равная 60 000 руб. Исполнительное производство по взысканию просроченной задолженности прекращено, что подтверждено документально.
Кроме того, на счете 206 26 000 «Расчеты по авансам по прочим работам, услугам» числится 20 000 руб. аванса, перечисленного ранее учреждением в рамках договора на оказание типографских услуг ООО «Буква» в порядке предоплаты. Услуги учреждению по этому договору оказаны не были, а срок исковой давности истек.
Руководитель учреждения в установленном порядке принял решение о списании указанных сумм. В учете могут быть сделаны следующие записи:
|
Сумма, руб. |
|||
| Списана нереальная к взысканию дебиторская задолженность по доходам |
401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» |
209 71 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по ущербу основным средствам» |
60 000 |
| Списана нереальная к взысканию дебиторская задолженность по расходам Одновременно списанная с баланса сумма дебиторской задолженности отражена на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов». |
401 20 273 «Чрезвычайные расходы от операций с активами» |
206 26 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по авансам по прочим работам, услугам» |
20 000 |
Задолженность может списываться со счета 04 в целях ее восстановления в балансовом учете в случае:
- поступления средств в погашение просроченной задолженности неплатежеспособных дебиторов на лицевой или расчетный счет, в кассу учреждения (на дату зачисления, поступления средств);
- возобновления процедуры взыскания задолженности (на дату возобновления взыскания).
При этом в балансовом учете отражаются проводки, по сути «обратные» тем проводкам, которые применялись при списании дебиторской задолженности.
Сегодня работа компаний связана с огромным числом расчетов с контрагентами. Просроченная дебиторская задолженность подразумевает под собой несвоевременное выполнение должником своих долговых обязательств в оговоренный договором период.
Наличие просроченного долга негативно сказывается на развитии и хозяйственной деятельности компаний.
Существует немало критериев, с помощью которых можно распределить дебиторский долг на несколько разновидностей. Целесообразно начать с временной классификации.
Таким образом, в зависимости от периодов, выплаты можно разделить на:
- Текущую . Сюда входит долг, который будет погашен в течение одного финансового года.
- Долговременную . В этот вид входит долг, который может быть погашен не раньше чем через один финансовый год.
В зависимости от поступающих выплат:
- Нормальный . В него включена задолженность за какие-либо товары или предоставляемые услуги, которые были поставлены либо же выполнены в полном объеме, однако период их оплаты еще не наступил.
- Просроченный . Сюда относят все задолженности, которые не были погашены в установленные соглашением между сторонами периоды.
Однако брать во внимание тот факт, что просроченная задолженность может быть условно поделена на несколько подвидов. При распределении основными критериями будет выступать возможность их погашения.
Таким образом, можно классифицировать на:
- Сомнительный . Может возникать только в тех ситуациях, когда компания не может быть полностью уверенной в погашении задолженности в оговоренные периоды. Наступает в тот момент, когда финансовое положение дебита переходит отрицательную черту, но при этом еще сохраняется вероятность оплаты.
- Безнадежный . Долг, по отношению к которому возникла полная уверенность о невозможности его погашения. Простыми словами, он может возникнуть после объявления дебита банкротом.
Для возможности устранения последствий неуплаты по безнадежному виду, компания в обязательном порядке должна организовать резервы по сомнительным видам долгов.
Основные критерии данных резервов определяются в индивидуальном порядке для каждого отдельно взятого дебитора, отталкиваясь от финансового положения, в том числе и трудовой деятельности – показателей рентабельности, ликвидности, способные полностью оценить финансовое положение.
На основании проведенных исследований дается оценка возможной вероятности погашения долгов в полном либо частичном объеме. Конкретный размер резерва рассчитывается по завершению инвентаризации.
Помимо этого существует еще одна классификация. Условно ее разделяют на такие подвиды просроченной задолженности, как:
- по различным товарам, услугам, в том числе и работам, которые не включены в оговоренные периоды оплаты соглашением;
- по векселям;
- по произведенным расчетам с бюджетом, в том числе , обязательный к уплате на таможне;
- по произведенным расчетам с наемными сотрудниками (с учетом и материально-подотчетных сотрудников);
- иная (к примеру, долги филиалов компании, дочерних организаций, задолженность по взносам в уставной капитал).
Стоит отметить, что в компаниях порядка 90% долгов попадает именно на первую разновидность.
Причем выделяют всего несколько ключевых факторов, по которым она может возникнуть:
- Осуществление нормальной трудовой деятельности. Под этим подразумевается наличие у организации каких-либо хозяйственных отношений с иными фирмами, юридическим и либо физическими лицами, без которых трудовая деятельность невозможна.
- Наличие разнообразных нарушений либо же отсутствие платежной дисциплины. Под этим подразумевается не только игнорирование обязательств со стороны дебиторов, но и отсутствие грамотно составленного соглашения.
Эффективные методы возврата
Перед обращением в судебный орган с исковым заявлением можно постараться погасит имеющуюся задолженность собственными силами.
Достаточно придерживаться таких основных принципов :
- регулярно контактировать с должником;
- умело принимать факторы воздействия.
По сути, такую работу с должником можно разделить на:
- подготовительные мероприятия, которую можно включит отправку письменных уведомлений, телефонные переговоры и так далее;
- подачу искового заявления в судебный орган;
- начало исполнительного производство (решение суда передается судебным приставам для принудительного взыскания задолженности).
Изначально стоит использовать максимум своих усилий для возможности возвращения задолженности, а уже после, если решение вопроса осталось на прежнем уровне обращаться в судебный орган с исковым заявлением.
Проводки
Процесс учета согласно принятым стандартам РФ подразумевает необходимости включения просроченной дебиторской задолженности в общее число компонентов оборотного капитала частной фирмы.
Помимо указанного компонента, в состав подраздела обязательно должны входить :
- плановые финансовые затраты, которые планируются в ближайшем будущем;
- финансовый капитал, который был заложен в процесс производства каких-либо товаров либо предоставление услуг.
Ключевыми операциями в бухгалтерии по вопросу учета просроченной дебиторской задолженности являются:
- процесс инвентаризации;
- формирование резерва. В обязательном порядке он должен быть сформирован по имеющимся сомнительным долгам;
- списание долгов дебиторов, признанных неплатежеспособными.
Размер по балансу в бухгалтерии отображается по строке с кодом 1230 в категории оборотных активов. Данная цифра рассчитывается как размер дебиторского остатка по счетам:
- 60 «Денежные расчеты с поставщиками, включая подрядчиков» – суммы авансовых платежей в счет будущей поставки какого-либо товара либо услуги;
- 62 «Денежные расчеты с клиентами/покупателями, в том числе и с заказчиками» в области себестоимости товаров (были отгружены, но не поставлены реализаторами либо самими заказчиками), выполненных работ либо предоставленных услуг, оплаченных, но не полученных.
Помимо этого, в данные счета могут войти также и дебетовые остатки по иным счетам, по которым может сформироваться задолженность перед компанией: 68,69,…75,76.
Главными проводками по вопросу списания задолженности, невозможной к взысканию являются:
- Д-т 912 «Иные затраты» К-т 63 – формирование резервов сомнительной задолженности;
- Д-т 63 К-т 62, 60, 68,…,75, 76 - списание задолженности неплатежеспособных потребителей/покупателей (включая иных дебиторов) за счет сформированного резерва;
- Д-т 63 К-т 911 «Иные затраты» - прибавление неиспользуемой денежной суммы по сомнительной задолженности по отношению к доходам;
- Д-т 007 - размер списанной задолженности, признанной безнадежной.
Сроки
Задолженность не может постоянно числиться за клиентами компании. Согласно пункту 77 Приказа Министерства финансов 29.07.1998 №34н : по истечении 3-х летнего периода задолженность подлежит списанию, и возможность ее взыскания в полном либо частичном объеме проходит
.
В свою очередь, период погашения просроченной задолженности может определяться не только периодом исковой давности, но и дополнительно подписанным соглашением между сторонами. В такой ситуации период исковой давности будет формироваться с момента нового подписанного договора.
Выделяют три основания для возможности списания дебиторской задолженности:
- наличие акта инвентаризации;
- наличие письменного указания оснований для списания задолженности;
- наличие подписанного соответствующего приказа руководством компании.
В свою очередь, Приказом Министерства финансов выделяют всего несколько оснований:
- период для обращения в судебный орган завершен;
- отсутствуют какие-либо шансы для возврата задолженности.
Алгоритм списания
Любой долг, включая дебиторский, привязан к периоду исковой давности. Согласно статье 196 ГК РФ , период давности составляет три года. На протяжении этого времени кредиторы могут обратиться в судебный орган для принудительного взыскания имеющейся задолженности, в то время как должник — защитить свои интересы. По завершению периода исковой давности долг подлежит списанию. Однако это вовсе не означает тот факт, что он аннулируются.
В течение последующих пяти лет ответственное лицо отображает задолженность в балансе, а также следит за действиями кредиторов.
Сам алгоритм списания заключается в следующем:
- Изначально нужно провести инвентаризацию.
- Формируется соответствующий акт по завершению инвентаризации (обязательно по ).
- Формируется бухгалтерская справка.
- Определить, какая вероятность имеется получить оплату в полном либо частичном объеме.
- При отсутствии возможности получить выплату в полном либо частичном объеме сформировать приказ о списании имеющейся задолженности.
Справка бухгалтерии включает в себя такие сведения:
- на ком именно числится задолженность;
- юридический адрес, ;
- сумма задолженности, которая числиться за контрагентом;
- соглашение, требования по вопросу возврата задолженности, в том числе и сведения о первичных документах бухгалтерии.
Обязательно необходимо следить за отсутствием каких-либо ошибок и помарок.
Сценарий возврата просроченной дебиторской задолженности рассмотрен в данном видео.
Предпринимательская деятельность является рискованной. Сегодня компания получает прибыль, а завтра терпит убытки. Должниками компании становятся другие организации и физические лица.
Причины возникновения дебиторской задолженности:
- клиент не оплачивает услуги;
- компания переплачивает налоги и пени;
- организация выдает кредиты.
Какая дебиторская задолженность считается просроченной?
Если клиенты компании не оплачивают вовремя продукцию или услуги, образуется просроченная задолженность. Нормальная задолженность возникает, когда клиент товар получил, но не успел провести оплату. Просроченная задолженность делится на безнадежную и сомнительную. Налоговый кодекс вносит ясность в вопрос о том, в чем разница между видами задолженности.
- Сомнительные долги. Пункт 1 статьи 266 Налогового кодекса установил, если контрагенты не оплачивают вовремя услуги или продукцию, задолженность становится сомнительной.
- Безнадежные долги.
Не стоит надеяться на оплату, если истек срок исковой давности или обязательство выполнить нельзя (пункт 2 статьи 266 Налогового кодекса).
Три причины, которые приводят к тому, что оплату невозможно получить:
- компания, задолжавшая деньги, ликвидирована или находится на стадии банкротства;
- срок для подачи иска закончился;
- должник не может вывести деньги из «проблемного» банка.
Методы возврата
На практике должники не спешат исполнить условия договора. Когда дебиторская задолженность считается просроченной, не советуем сидеть, сложа руки. Обсудите с контрагентом способы погашения долга, а после проводите списание просроченной дебиторской задолженности.
3 способа, как вернуть долг:
- Договориться о рассрочке. Прописать в дополнительном соглашении к договору график платежей и размер сумм.
- Произвести обмен продукцией или услугами.
- Разрешить оплату ценными бумагами.
Способы, как избежать возникновения долгов:
- Проявить внимание к деталям.
Попросите клиента представить и детально рассмотрите копии ИНН, свидетельства, подтверждающего регистрацию, и уставу.
- Проверить информацию.
Зайти на сайт ФНС: egrul.nalog.ru. Проверить информацию, указанную в выписке. Не сбрасывайте со счетов, что ваши потенциальные партнеры могут представить поддельные документы.
Проверить полномочия.
Обратите внимания на срок доверенности. Если срок истек, полномочий подписать соглашение ваш партнер не имеет.
Выяснить материальное положение.
Уточнить на сайте ФНС финансовое положение партнера. Выяснить, не находится ли организация на стадии ликвидации по ссылке: www.vestnik-gosreg.ru/publ/vgr/.
Уточнить, имеют ли участники предпринимательской деятельности претензии к вашему партнеру.
Картотека Высшего арбитражного суда поможет быть в курсе дела. Внесите данные об организации на сайте: kad.arbitr.ru и получите информацию.
Проанализировать информацию о финансах контрагента.
Изучите бухгалтерскую отчетность контрагента за предшествующий год. Приказ Минфина № 34н от 29 июля 1998 года установил, что бухгалтерская отчетность является открытой. Поэтому не спешите подписывать соглашение. Сначала попросите контрагента показать бухгалтерскую отчетность.
Проблемы со списанием долгов
Компании сталкивается с проблемами, если отсутствуют основания для списания долгов, тогда необходимо использовать порядок взыскания задолженности.
4 основные проблемы в работе с задолженностью:
- договор не подписан или отсутствует;
- не составлен акт инвентаризации;
- не заполнены накладные;
- некорректно заполнены первичные бухгалтерские документы.
Опытный юрист поможет решить проблемы. Доверьте работу с дебиторской задолженностью профессионалам. Обратитесь на сайт «33 Юриста.ру» с целью задать вопрос юристу онлайн. Специалисты консультируют и разъяснят тонкости законодательства РФ.
Грамотно составят договор, направят претензию, подготовит основания для списания задолженности. Обоснуют и защитят позицию клиент в судебном заседании. Используют законные способы убедить суд в правильности позиции клиента.
