При выдаче подотчетных денежных сумм на предприятии работнику возникает необходимость в составлении авансового отчета.
Рассмотрим, каков порядок оформления такого документа действует в 2019 году, чтобы не нарушать законодательства и не нарваться на претензии от проверяющих структур.
Обязанность подотчетного работника – представить в установленные сроки отчет и документы, что могут обосновать понесенные расходы.
Но при подготовке такой отчетности стоит придерживаться четких правил, что устанавливаются не только законодательством России, но и руководителем компании посредством утверждения локальных документов.
Общие моменты
Авансовый отчет – один из документов, составляемых на предприятии, при подготовке которого стоит придерживаться законов.
Разберемся, в каких нормативных документах дано определение и на какие положения законодательства необходимо опираться бухгалтерам и подотчетным сотрудникам фирмы.
Что это такое?
Под авансовым отчетом понимают тип бухгалтерского документа, что необходим для отчета сотрудника компании о расходовании денег на приобретение товара, услуг, работ.
Такой документ должен предоставляться бухгалтеру вместе с документацией, что подтвердит обоснованность понесенных затрат.
Авансовые же суммы могут выдаваться только при издании , в котором есть перечень подотчетных лиц, отражены сроки, цели, на которые могут выдаваться деньги, их размер.
Назначение документа
С помощью авансового отчета работниками компаний предоставляется подтверждение израсходованных сумм, что ранее выдавались по приказу работодателя.
Как правильно заполнять авансовый отчет?
Авансовые отчеты заполняются работниками, которым выдавались целевые средства организацией. Передается заполненный бланк сотруднику бухгалтерии предприятия, его проверяют и подписывают уполномоченные лица.
Все оставшиеся средства подотчетный сотрудник должен вернуть в кассу компании по в соответствии с утвержденными правилами.
Сумма сверх предусмотренного лимита выдается по . На базе авансовых отчетов списывают деньги, выданные подотчет.
Унифицированная новая форма бланка (АО-1)
Используют регламентированную форму первичной учетной документации АО-1 (ОКУД 0302001), что принята правительством (в соответствии с ).
Применим такой бланк для учета денег, что выдаются лицу, что считается подотчетным, на хозяйственные или иные затраты.
После утверждения составленного бланка авансового отчета, бухгалтер его списывает и проводит в бухучете.
При необходимости осуществляется возмещение расходов сверх лимитов. Такой документ стоит составлять в одном экземпляре на бумаге или в электронном виде.
Чтобы не допустить этого, выясним, когда стоит представить отчет руководству и сколько такие бланки должны храниться на предприятии.
Сдачи в бухгалтерию
Лицо, что получило подотчетные деньги, должно в течение 3 дней после окончания сроков, которые они выданы, подать отчет. Все сроки предоставления документации устанавливает руководитель предприятия.
Такие особенности рассмотрены в п. 11 правил ведения всех кассовых операций в России, что были принят .
Подается отчет:
Хранение в организации
Период, в течение которого авансовые отчеты будут храниться, установлен законодательством Российской Федерации.
Есть одно «Но» — таких сроков 3. документацию со сведениями о сроках хранения можно разделить на такие группы:
- налоговые (при расчете налоговых платежей);
- бухгалтерские.
Сроки оговариваются в таких положениях:
Компания должна обеспечить сохранность таких документов, предусмотреть безопасные условия.
При смене руководства документы должны передаваться в соответствии с правилами, прописанными в локальных документах предприятия ().
Основным источником является , где указано, что отчет должен храниться не менее 5 лет (подпункт 4 п. 4 второго раздела).
Наличие документов, подтверждающих расходы
Если нужно направить работника в командировку, оформляются такие справки:
- документ, что подтвердит направление работника в ;
- в фирмы.
После того, как будет предъявлено приказ и будет составлено расходный кассовый ордер, подотчетное лицо получает деньги из кассы.
Если такой сотрудник будет тратить выданные средства, он должен собраться справки, что подтвердят расходы.
| Он не считается разновидностью первичной документации, но налоговые работники при проведении проверок могут его затребовать, поскольку им подтверждается фактическая оплата. На чеках должна стоять четкая печать, все сведения должны быть читаемыми. Если такой документ не будет представлен, затраты можно принимать при наличии других справок. То есть, допускается предоставление авансового отчета без кассового чека в 2019 году | |
| Бланк строгой отчетности | При проверке такого документа будет проверяться, правильно ли он составлен и использована ли установленная форма.
На нем должны отражаться такие данные:
|
| Которые не имеет унифицированной формы. Как оформить по чекам израсходование сумм?
В обязательном порядке нужно отражать такие сведения:
Указание номера и печати не обязательное требование |
|
| Накладные | |
| — | |
| Чеки кассовой техники | — |
| Платежные документы | По приходным кассовым ордерам |
После возвращения командированный работник представить авансовый отчет и сопутствующие документы в бухгалтерию.
Если сотрудник расходует больше денег, причем не оправданно, излишняя сумма из авансового отчета вычитается из прибыли такого работника.
Все справки оформляются согласно требованиям, прописанным в законодательных документах. Если нарушить их, вас ожидают претензии от представителей налоговых структур, штрафы.
Часто задаваемые вопросы
Есть ряд нюансов, о которых стоит помнить компаниям, которые практикуют выдачу подотчетных средств своему персоналу.
К примеру, не все знают, как быть с нумерацией авансовых отчетов, какие особенности составления документа на хозяйственные потребности. Новички также допускают ошибки при заполнении бланка в программе 1С.
Как сделать АО на хозяйственные нужды?
К примеру, работнику выдаются деньги на хозяйственные нужды в кассе. Он ставит подпись в .
После выполнения задания представляется акт выполненных работ, что подписывается комиссией. Должна ли бухгалтерия дать документ, что подтвердит закрытие аванса?
Но для получения суммы подотчет все работники должны написать заявление, в котором отражаются такие данные:
- размер суммы;
- период, на который получаются средства;
- дата;
- подписи руководства.
Раньше директор проставлял на каждом сумму и сроки. В 2019 году такие сведения можно набирать на персональном компьютере.
От руководителя требуется только поставить подпись. Образец заявления:
Если работник не отчитается по средствам, что были выданы подотчет ранее, он не имеет права получить другую сумму.
Право производить перечисления на расчетные счета подотчетных средств появилось после утверждения .
Для перечисления на карту нужно:
- Поставить отметку в бухгалтерской документации отметку о том, что наличность из кассы перечислена на карточку работника.
- Получить от сотрудника заявление с такой же отметкой и реквизитами счета.
- должно содержать отметку о том, что средства являются подотчетными.
- В учетной политике бухгалтерии разрабатывается и закрепляется бланк авансовых отчетов, где будет пункт для отражения денег, что перечисляются на карточку.
- Попросить работника сохранить слип после того, как будет производиться оплата.
Наличные средства теперь также должны отражаться в налоговом и бухгалтерском учете:
Допускается отражение подотчетных денег, что перечислены на корпоративные карты. Пишется заявление в свободной форме, руководителем издается приказ.
Помните, что не нужно списывать подотчетные суммы по налогу на прибыль до тех пор, пока работником не будет представлено авансовый отчет со всеми необходимыми документами.
Не стоит также начислять страховые взносы и удерживать налог на доход физического лица. Может включаться НДС в авиабилетах. В остальном же просто следуйте простым правилам.
В данной статье мы рассмотрим заполнение и основные принципы работы с одним из достаточно распространенных документов в бухгалтерии, а именно — документом «Авансовый ». в программе 1С Бухгалтерия 8.2 производится подобно тому, как это происходит в более ранних версиях программ 1С версии 8. Однако есть некоторые отличия.
Как известно, авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя предприятия на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса.
Пример заполнения документа «Авансовый отчет» будем проводить в конфигурации 1С Бухгалтерия для Украины. Читатели нашего сайта из России, Белоруссии и Казахстана уже имеют представление о том, что основные действия и алгоритмы работы с программами 1С подобны в локализациях для этих стран. Поэтому приобретение навыков работы как с авансовым отчетом, так и с другими документами будет актуально для бухгалтеров, использующих практически любые версии 1С 8.х
Откроем документ «Авансовый отчет». Это можно сделать перейдя на одну из вкладок панели функций «Касса» или «Производство» и выбрать соответствующую документу позицию. Также к аналогичному результату приведет использование кнопки «Касса» главного меню.
После открытия журнала документов, в которых хранятся записи о документах «Авансовый отчет», создадим новый документ. Для этого нажмем кнопку «+Добавить».
Заполнение документа начинаем с установки значений реквизитов, находящихся в шапке документа. Выбираем значения организации, склада, указываем при необходимости назначение. Обязательно выбираем физическое лицо, которое отчитывается за аванс. Если в справочнике физических лиц нет нужной записи, то можно ее создать не выходя из процесса заполнения основного документа.
Выбор физического лица производится нажатием на кнопку «…» справа, в поле «Физ. лицо».
Форма авансового отчета имеет несколько закладок, различных по своему назначению. Это закладки: «Авансы», «Товары», «Тара», «Оплата», «Прочее».
На закладке «Авансы» указываются документы, на основании которых были выданы средства подотчетному лицу. Это могут быть виды документов: «Платежное поручение..», «Платежный ордер..» или «Расходный кассовый ордер».
После нажатия на кнопку в меню табличной части «+» в таблицу добавится строка. Выберем нужный тип документа. Рассмотрим случай, когда деньги выдавались через кассу по РКО.
В открывшемся журнале кассовых ордеров выбираем нужный документ. После этого таблица в остальных столбцах заполнится данными РКО.
Далее заполняем вторую закладку, а именно указываем в табличной части товары, приобретенные подотчетником за выданный аванс. В нашем случае, например, пусть будут бланки. Аналогично действиям на первой закладке, добавляем товар нажатием на зеленую кнопку «+».
Если товар предварительно был внесен в справочник номенклатуры с указанием всех нужных данных, то столбцы по строке товара в авансовом отчете заполнятся автоматически из карточки товара. Указываем количество приобретенного товара. Если товаров было несколько, то повторяем действие. В строке, если развернуть форму документа на все доступное место или передвинуть полозок прокрутки снизу, доступны к заполнению еще некоторые необходимые параметры. В случае приобретения у известного контрагента можно внести наименование этой организации в соответствующем поле, внести договор и документ расчетов с контрагентом.
Заметим, счета учета в строке проставились автоматически. Если необходимого товара нет, то его также можно завести не выходя из создания авансового отчета.
В случае, если при приобретении использовалась возвратная тара, то переходим к заполнению соответствующей закладки «Тара». Выбираем или заполняем тару аналогично заполнению товара на предыдущей закладке.
Вкладку «Оплата» используем если товар или материалы приходуются через 631 счет. Т.е. если аванс не выдавался, приобретение было выполнено подотчетным лицом в результате оплаты «своими» средствами. В нашем случае необходимость в заполнении этой закладки отсутствует.
На вкладке «Прочее» вносим затраты подотчетного лица, которые были произведены им по приобретению различных дополнительных услуг или товаров. Например, бензин, проезд, интернет по рабочим вопросам и т.д. Также на этой вкладке указываем расходы в случае, если подотчетное лицо отчитывается за командировочные расходы. На рисунке для примера приведен уже заполненный отчет по командировке.
Стоит отметить, что нажатием на кнопку меню «Цены и валюта» во вспомогательном окне можно устанавливать действующие в документе валюты и размерности цен. При изменении значения в документе будут автоматически пересчитаны.
Выводим печатную форму отчета по кнопке «Печать» или по кнопке «Авансовый отчет». 
Проводим документ нажатием соответствующей кнопки меню или нажатием на кнопку «ОК».
На этом заполнение документа «Авансовый отчет» для случая, когда были выданы денежные средства авансом через кассу, можно считать завершенным. Рассмотренный пример может дать достаточное представление о процессе создания документа.
Скачать иллюстрированную инструкцию:
Обсудить операцию и задать по ней вопросы можно в .
У нас на сайте Вы найдете статьи по темам:
авансовый отчет, авансовый отчет бланк, авансовый отчет +в 1с, авансовый отчет скачать, заполнение авансового отчета, авансовый отчет бланк скачать, авансовые отчеты 2013, авансовый отчет +в 1с 8.2, форма авансового отчета, , приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, расходник, приходно кассовый ордер бланк, счет фактура бланк, платежная ведомость, расчетно платежная ведомость, расчетная ведомость, бланк накладной, товарно транспортная накладная, платежное поручение, платежное требование, кассовая дисциплина, приходный ордер, первичные бухгалтерские документы, товарная накладная, счет фактура, бухгалтерский баланс, кассовый чек, рко, внеоборотные активы, нематериальные активы, капитальные вложения, основные средства, бланк расходного кассового ордера, главная книга
Организации регулярно выдают своим сотрудникам подотчетные средства. Эти деньги работники тратят на хозяйственные нужды – командировочные, почтовые расходы, покупку канцелярских товаров, основных средств. Документ, в котором отражаются расходы подотчетных лиц, называется авансовый отчет. Как сделать авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам? Как оформить суточные в авансовом отчете в 1С 8.3? На эти вопросы мы ответим в статье.
Читайте в статье:
Авансовый отчет составляют на каждого сотрудника, которому выданы деньги под отчет. Он состоит из двух разделов.
В первом можно увидеть:
- сумму задолженности на момент оформления отчета либо организации перед сотрудником (перерасход), либо сотрудника перед компанией;
- сколько денег выдано по авансовому отчету;
- общую сумму расхода по авансовом отчету;
- остаток задолженности по подотчетнику.
Во втором разделе можно детально посмотреть, на что были потрачены деньги подотчетником. Сделать авансовый отчет в 1С 8.3 можно в 4 шага.
Шаг 1. Откройте в окно «Авансовые отчеты» в 1С 8.3
Зайдите в раздел «Банк и касса» (1) и нажмите ссылку «Авансовые отчеты» (2).
В открывшемся окне вы увидите список всех авансовых отчетов. Для создания нового авансового отчета нажмите кнопку «Создать» (3).
Откроется окно для формирования авансового отчета. Оно выглядит так:
Шаг 2. Заполните основные реквизиты авансового отчета в 1С 8.3
В верхнем разделе авансового отчета заполните поля: «Организация» (4), «Подотчетное лицо» (5), «Склад» (6). Склад заполняют, если подотчетник приобретал товарно-материальные ценности или основные средства.
Шаг 3. Заполните расходные разделы авансового отчета
- «Авансы». Здесь отразите суммы, выданные сотруднику под отчет;
- «Товары». Эта вкладка предназначена для учета купленных товаров;
- «Возвратная тара». Вкладка заполняется, если подотчетное лицо получило от поставщика возвратную тару;
- «Оплата». Эту вкладку используйте, если подотчетник заплатил поставщику за товар;
- «Прочее». В этой вкладке отражаются командировочные, почтовые, транспортные и прочие расходы, не отраженные в других вкладках.
Расскажем о заполнении этих вкладок подробнее.
Авансы
Во вкладке «Авансы» (8) отразите выданные подотчетнику суммы. Для ее заполнения в поле «Документ аванса» выберите из списка нужный расходный кассовый ордер. Сумма аванса заполнится автоматически.
Товары
Если подотчетник приобрел товары или материалы, то отразите их наименование и стоимость во вкладке «Товары» (9). В поле «Документ (расхода)» впишите вид документа, по которому получены ценности, его номер и дату. В поле «Номенклатура» укажите наименование товаров или материалов, которые приобрел подотчетник по этой накладной. Заполните также поля «Количество» и «Цена». Данные для поля «Сумма» авансового отчета, 1С 8.3 посчитает сама. «Счет учета» 1С 8.3 определит автоматически, в зависимости от вида приходуемой номенклатуры (товар, материалы, основные средства).
Оплата
Если подотчетное лицо оплатило товар или услуги из подотчетной суммы, то заполните вкладку «Оплата» (10) авансового отчета в 1С 8.3. В поле «Документ (расхода)» укажите вид документа, который был оплачен. В поле «Контрагент / договор» выберите поставщика и укажите реквизиты договора с ним. В «Содержание» впишите назначение оплаты, например, «Оплата за аккумуляторные батареи». В поле «Погашение задолженности» выберите, по какому документу сделана оплата. Также укажите сумму оплаты (поле «Сумма»).
Прочее
Вкладку «Прочее» (11) авансового отчета в 1С 8.3 заполняйте, если подотчетное лицо отчитывается по командировке, а также транспортным, почтовым и прочим расходам, не отраженным в предыдущих вкладках. Аналогично предыдущим вкладкам заполните «Документ расхода». В поле «Номенклатура» выберите расходы, за которые отчитывается подотчетник, укажите сумму расхода (поле «Сумма»). Поле «Счет затрат» авансового отчета, 1С 8.3 заполнит автоматически.
Шаг 4. Сохраните и распечатайте авансовый отчет из 1С 8.3
После заполнения всех полей авансового отчета в 1С 8.3, вы можете провести и распечатать авансовый отчет. Нажмите кнопку «Провести» (12). Теперь в учете есть бухгалтерские записи по авансовому отчету. Для того чтобы распечатать документ, нажмите кнопку «Печать» (13).
В бухгалтерском делопроизводстве. Главным его назначением является подтверждение израсходованной подотчетным лицом суммы.
Двухсторонняя унифицированная форма № АО-1 - единый бланк для каждого юридического лица любой формы собственности. Исключением являются только бюджетники, пользующиеся с 2002 года специальным бланком «0504049».
Обязанность по оформлению авансового отчета ложится на каждого работника, получившего денежные средства для командировки или приобретения какого-либо материала или товара (например, канцелярские товары или продукты питания).
Авансовый отчет командированного сотрудника
Как правильно оформлять авансовый отчет, если сотрудник направлялся организацией для выполнения какого-либо задания в другой город?
Командировкой называют поездку работника с целью выполнения своих должностных обязанностей вне места расположения компании. Она никогда не обходится без расходов, которые подлежат компенсации сотруднику в соответствии с действующим законодательством.
К командировочным тратам можно относить:
- Проезд туда и обратно, но только в том случае, если работник располагает билетами.
- Аренду жилплощади (чеки или квитанции обязательны к предъявлению).
- Дополнительные траты, входящие в состав суточных.
- Телефонные переговоры, почтовые отправления, обмен валюты, транзитный и комиссионный сбор, багажный билет и любое другое мероприятие, без выполнения которого не будет достигнута основная цель поездки.
Все вышеназванные расходы должны подтверждаться документально. Если говорить о суточных, то их размер обычно оговаривается в приказе или в положении о командировке, издаваемых на каждом предприятии. Сумма может отличаться в зависимости от того, куда поехал сотрудник: внутри региона, в другой субъект Российской Федерации или за границу.
Законодательство не устанавливает предельный размер суточных, но если их величина внутри страны превышает 700 руб., а за ее пределами - 2500 руб., то они должны облагаться НДФЛ. Проблемы с тем, как правильно оформлять авансовый отчет после возвращения из командировки, не должны возникать. Срок сдачи документа - не более трех дней с момента прибытия. Если подотчетная сумма была потрачена не полностью, то разницу необходимо вернуть в кассу посредством приходного кассового ордера, а если, наоборот, произошел перерасход, то работнику компенсируется все при помощи расходного кассового ордера.
Какие последствия влечет неправильно оформленный авансовый отчет?
Правильно оформить работник должен в течение трех дней, в противном случае контролирующий орган может рассмотреть эту сумму как доход, на который должен быть начислен НДФЛ и страховые взносы.
Кстати, принятие новой редакции закона № 290-ФЗ от 03 июля 2016 года, вводит некоторые корректировки, например, серьезный штраф за предоставление ненадлежащего чека. Также планируется начать использовать для оплаты командировочных расходов специальные банковские карты, соответствующие международному стандарту Visa и MasterCard.
Общие правила
Как правильно оформлять авансовый отчет? Нужно просто соблюдать каждый из следующих пунктов:
1. Отчет должен быть составлен не позднее трех рабочих дней с того момента, как:
- истек срок, указанный работников в заявлении о выдаче денежных средств;
- сотрудник вышел на работу, если истечение периода, на который выдавались деньги, пришлось на отпуск или болезнь;
- работник вернулся из командировки.
2. Для оформления отчета следует использовать унифицированную форму № АО-1 или форму, принятую предприятием.
3. Работник, совместно с бухгалтером, которому известно, как правильно оформлять авансовые отчеты (пример однозначно имеется в используемой программе), должны заполнить документ.
4. За утверждение отчетной бумаги отвечает руководитель.
5. Любой авансовый документ должны сопровождать чеки, счета, билеты и другие бумаги, которые подтверждают, что человек действительно потратил подотчетные средства.
Порядок заполнения
Как правильно оформлять авансовый отчет?
Первая или лицевая часть должна быть заполнена бухгалтером. Нельзя обойтись без указания реквизитов документа (номера и даты), сведений о предприятии и подотчетных лицах, о сумме выданного аванса, сводной информации: израсходованные средства и бухгалтерские счета, на основании которых можно судить о движении и списании. Кроме того, здесь следует указать перерасход или возвернутый неиспользованный аванс.
Вторая часть представляет собой отрывную расписку о том, что авансовый отчет принят на проверку. После заполнения бухгалтер должен отрезать ее и выдать подотчетному сотруднику.
Третью часть (оборотную сторону формы АО-1) необходимо заполнять коллективно. Задача подоотчетного работника - отразить реквизиты и приложить каждый правильно оформленный товарный чек для авансового отчета. Бухгалтеру останется заполнить сумму и бухгалтерский счет, на котором отразятся израсходованные деньги.
На документе должны стоять подписи работника, бухгалтера и главного бухгалтера. Только после этого его может утвердить руководитель.
Обоснованный перерасход
Как правильно оформить перерасход по авансовому отчету? Для начала нужно убедиться в его обоснованности:
- траты средств выше выделенных потребовало выполнение задания по поручению начальства;
- сотрудник располагает подтверждающими бумагами.
Если хотя бы одно условие не соблюдено, то денежная сумма не подлежит возмещению.
Порядок компенсации перерасхода по кассе
В случае перерасхода средств перед бухгалтером встает вопрос: авансовый отчет - как правильно оформить. № КО-2 легко можно найти на бескрайних просторах интернета. Реквизиты данного документа необходимо указать в отчете - строка «Перерасход выдан по кассовому ордеру».
Срок компенсации перерасходованных сотрудником средств не установлен законодательством. Следовательно, если бухгалтер не указал сразу сведения о расходном ордере в авансовом отчете, это не повлечет никаких штрафных санкций.
Условия компенсации перерасхода на зарплатную карту
В настоящее время практически все организации перечисляют сотрудникам заработную плату на банковскую карту. А можно ли перерасходованную по авансовому отчету сумму вернуть сотруднику таким же способом?
Законодательство не располагает однозначным ответом. Сам документ предполагает только одну форму возмещения перерасходованной подотчетной суммы - наличные деньги.
Таким же мнением в 2006 году поделился Центральный банк России в своем письме № 36-3/2408. При этом его же письмо, но от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 содержит информацию о том, вопрос: можно ли использовать банковскую карту для расчета по подотчетной сумме не является компетенцией Центрального Банка. То сеть предприятие должно самостоятельно разбираться со своими проблемами в данном случае. А чтобы у контролирующего ведомства не возникали лишние вопросы, рекомендуется пользоваться кассой.
Как компенсировать личные деньги сотрудника?
Работник организации может сам отправиться за приобретением необходимых товаров (работ, услуг) за свои собственные средства. В данном случае нет необходимости заполнять авансовый отчет. Как правильно оформить вышеописанные действия?
Вполне достаточно будет заявления и подтверждающих покупку чеков, накладных, бланков строгой отчетности, проездных документов и т. д.).
Оформление авансового отчета в 1С
Каждый бухгалтер должен быть знаком с таким документом, как авансовый отчет. Как правильно оформить в 1С? Местом расположения документа в программе является раздел «Банк и касса».
В созданном окне следует сначала указать информацию об организации и подотчетных лицах. Кнопка «Добавить» сделает доступной таблицу, в которой необходимо отразить всю информацию о выданных средствах.
Аванс бывает трех видов:
- При этом учитываются авиа- и железнодорожные билеты, путевки, почтовые марки и прочее.
- Наличные средства. Основной целью документа является списание наличной денежной суммы.
- Расчетный счет. Документ необходим для того, чтобы учесть списание безналичной денежной суммы с расчетного счета компании.
Чтобы сформировать сведения о выдаче наличных, необходимо начать с создания нового расходного кассового ордера. После заполнения документ следует распечатать и передать подотчетному лицу, чтобы последний заполнил строку о получении денежных средств и расписался. Только после этого можно сохранить и провести документ.
В табличной части расходного кассового ордера следует указать информацию о товарах и материалах, приобретенных подотчетным лицом. Если покупка товара сопровождалась выдачей счет-фактуры, то необходимо поставить флаг СФ, выбрать Поставщика и заполнить его реквизиты.
Раздел «Возвратная тара» требует заполнения информации о таре, которую Поставщик ждет назад.
Раздел «Оплата» фиксирует суммы, уплаченные поставщику за ранее приобретенный товар. Выданный аванс отражается проводкой Д 60.02 К 71.01.
Закладка «Прочее» предназначена для учета других расходов подотчетного лица (командировка, проезд, топливные расхода и т. д.).
Предлагаем рассмотреть, как происходит формирование авансового отчета в программе 1С Бухгалтерия редакция 3.0. Для примера возьмем два вида: за купленный товар и за проезд на транспорте (поезде). Изначально денежные средства передаются сотруднику через документ «Выдача наличных» по расходно-кассовому ордеру. Находится он в журнале «Кассовые документы», пункт меню «Банк и касса»:
Открывается форма для заполнения. Здесь заполняем поля:
Нажимаем «Провести» и посмотрим, какие проводки сформировались: Дт71.01 - Кт50.01 – расход из кассы. Эта сумма была передана подотчетному лицу на покупку некоторого товара. А теперь выдадим другую сумму другому лицу на проезд. Аналогичным образом формируем документ «Выдача наличных». Общий расход денег можно посмотреть в оборотно-сальдовой ведомости по 71 счету. Будет отображаться, кому и какая сумма была выдана:
Переходим к оформлению авансовых отчетов. Вкладка «Банк и касса», раздел «Касса», входим в журнал «Авансовые отчеты»:
При нажатии на кнопку «Создать» открывается форма заполнения документа:
- Поле «Подотчетное лицо» - кому выдавали денежные средства;
- Поле «Склад» - не заполняется.
Программа самостоятельно выбирает документ по указанному подотчетному лицу. На экране появляется окошко с созданным ранее документом на выдачу наличных этому сотруднику:
Нажатием, этот документ переносится в табличную часть авансового отчета.
Переходим на вкладку «Прочее» и нажимаем кнопку «Добавить». На этой вкладке нужно ввести зачем выдали, кукую сумму, счет списания и т.д.:
Заполняем:
- Документ расхода – прописываем название, например - «Билет», в пустой строке снизу указываем номер и дату билета;
- Номенклатура – прописываем название (будет отражаться в печатной форме);
- Сумма – указываем стоимость билета;
- НДС – не облагается, поэтому выбираем «Без НДС»;
- Счет затрат – указываем 26 (Общественные расходы);
После ввода всей информации нажимаем «Провести» и смотрим образовавшиеся проводки: Дт26 - Кт71.01.
В оборотно-сальдовой ведомости отражается списание данных средств на конец расчетного периода:
С помощью второго авансового отчета рассмотрим покупку какого-либо товара подотчетным лицом. Открываем новый документ «Авансовый отчет» и приступаем к заполнению:
- Подотчетное лицо - выбираем, кому выдавали денежные средства на приобретение товара;
- Документ аванса – заполняется аналогично, через клавишу «Добавить», «Выдача наличных», выбор расходно-кассового ордера в появившемся окне.
Здесь указываем, что приобрелось и в каком количестве поступит на склад, а также, на какую сумму, у какого поставщика и т.д. Заполняем:
- Документ(расхода) – товарный чек (или накладная);
- Ниже – номер товарного чека и дата;
- Номенклатура – наименование приобретенного товара;
- Количество – сколько единиц поступит;
- Сумма – которая указана в товарном чеке;
- НДС – 18%, сумма НДС высчитывается программой;
- Поставщик – берем из товарного чека, название организации, у которой куплен товар;
- СФ – ставим галочку, если выдан счет-фактура;
- Реквизиты счета-фактуры - прописываем номер и дату;
- Счет учета – 41.01 (Товары на складах);
- Счет НДС – 19.03 (НДС по приобретенным материально-производственным запасам);
- Номер ГТД (Страна производитель) указывается в случае, если товар импортный.
Все заполнено и осталось провести документ. Посмотрим, какие проводки сформировались:
- Дт41.01 - Кт71.01 – себестоимость товара;
- Дт19.03 - Кт71.01 – входящий НДС.
Обратите внимание на нижнюю часть документа «Авансовый отчет», который только что был заполнен. Программа просчитала, на основании созданных документов, какую сумму получило подотчетное лицо, какая сумма израсходована и какая сумма осталась неучтенной (остаток).
Вот этот остаток нужно вернуть в кассу. Для этого переходим в журнал «Кассовые документы». Нажимаем клавишу «Поступление».
