Домой Кредитные учереждения Кассовый отчет в 1с 8.2. Бухучет инфо

Кредитные учереждения

Кассовый отчет в 1с 8.2. Бухучет инфо

Как один отдельный кирпич в стене не сильно влияет на прочность всего здания, так и ведение кассы магазина само по себе не даёт вам каких-то явных глобальных преимуществ. Если кирпич вытащить - стена не рухнет.

Касса это и есть такой небольшой кирпич. Один из многих. Сам по себе незначительный и совершенно неинтересный. Но вместе с другими создающий целостную, работающую систему.

Построить здание без кирпичей не удаётся.

Например, главное условия ведения остатков товаров в 1С заключается в том, чтобы все реальные движения товара были в точности отражены в программе.

Одно таких из движений - продажи за день. Если кассир все сделал правильно, то в документе «Отчет о розничных продажах» должен быть перечень всех товаров, проданных за смену. Но как быть уверенным в том, что всё внесено правильно?

Один из вариантов - требовать с кассира сверять сумму продаж по компьютеру с реально полученной за смену выручкой. Как выполняет это требование кассир? В лучшем случае, смотрит на итоговую сумму документа, который появляется на экране при закрытии смены.

Работа без ведения кассы возможна, но целостным и полным учет не будет.

Сумма этого документа должа быть сверена с суммой наличных в кассе. Но в ней, кроме поступления наличных, отражена также оплата банковскими картами, бонусами или подарочными сертификатами. Остаток в кассе тоже редко совпадает с полученной за день выручкой - там и остатки с предыдущего дня, и поступления разменных денег, и изъятия наличных в центральный офис. Т.е. чтобы выполнить ваше требование, кассиру необходимо приложить усилия. Учитывая, что все происходит в конце смены, когда уже так хочется побыстрей сбежать домой, кассир в итоге вообще ничего не сверяет.

Это приводится к тому, продажи вообще не сверяются и по разным причинам отличаются от реальных. Что вносит свою небольшую долю отклонений в результаты инвентаризации.

Ведение кассы - это как раз тот рычаг, который может заставить кассира нормально проверять документы в программе. Вы требуете с кассира лишь того, чтобы сумма наличных в кассе совпадала с суммой остатка в отчете по кассе.

Пример отчета

Сокращения и термины

Перед тем, как перейти к описанию работы с программы, ознакомьютесь с терминами, которые там используются:

ДС - денежные средства
Статья ДДС - статья движений денежных средств.
- Используется для отчетов: «Движения денежных средств», «Ежедневный отчет кассира»
Статья затрат
- Используется для группировки в отчетах по затратам: «Затраты», «Структура оборотных средств»
- Отличия статьи затрат от статьи ДДС описаны ниже
РКО - расходный кассовый ордер
ПКО - приходный кассовый ордер

Отличие статьи затрат от статьи ДДС

Не все движения ДС являются затратами
- Например «Перемещение ДС», «Внесение размена», «Сдача выручки в офис» отражаются в отчете по движениями, но не являются затратами.
Не все статьи затрат являются движениями ДС.
- Например, если мы учитываем затраты на з/п методом начисления, то факт затрат фиксируются в момент начисления (которое производится в конце месяца), а не выплаты денег (которая производится в начале следующего). Т.е. при проведении начисления - затраты есть, движений ДС - нет.
- Оплата поставщику за товары не считается затратами, т.к. эта сумма, будет учтена при расчете маржи от продажи.
- Списание брака или недостачи по ревизии это затраты, но движений денежных средств не происходит.

Отражение конкретных операций

Ведение кассы не дает явных преимуществ - это небольшой кирпич в стене вашего дома. Если кирпич вытащить - стена не рухнет. Но дом без кирпичей не построить. Работа без учета кассы возможна, но целостным и полным учет не будет.

Розничная выручка

Это сумма наличных денег, полученная от торговли в розницу.
Движения по кассе создаются автоматически при проведении документа «Отчет о розничных продажах». В отчете по движениям отражается по статье ДДС «Розничная выручка»

Выемка ДС (инкассация)

В конце дня сумма изымается из кассы и передается в центральный офис или банк.
В зависимости от того, что происходит с деньгами дальше, необходимо делать следующее:
Если деньги передаются в кассу, по которой тоже ведется учет
- Сделать документ «Внутреннее перемещение ДС»
- Отправитель — «Магазин», получатель — «центральная касса»
- Деньги спишутся с кассы магазина, оприходуются в кассу получатель
Если деньги дальше не учитываются (например ведется остатки в кассе магазина, но не ведутся остатки денег предпринимателя)
- Необходимо сделать РКО с типом «Прочий расход денежных средств»
- Выбрать статью движения «Сдано в офис» (создать её самостоятельно)
Если деньги сдаются в банк
- Сделать РКО
- Тип операции - «Взнос наличными в банк»
- Выбрать расчетный счет, на который будут зачислены деньги
- Выбрать соответствующую статью ДДС

Внесение в кассу на размен

Проводится аналогично инкассации, только вместо РКО делает ПКО.

Оплата поставщику

Сделать РКО с типом «Оплата поставщику»
В поле «Комментарий» описать, за что отданы деньги

Прием оплаты от покупателя

Проводится, только если покупатель получил товар по документу «Реализация товаров и услуг».
Сделать ПКО с типом «Оплата от покупателя» (можно вводом на основании реализации)
В поле «Контрагент» выбрать поставщика
В поле «Комментарий» описать, за что получены деньги

Отражение недостачи по кассе

Недостача возникает, если сумма наличных в кассе меньше остатка по отчету. Часто, например, бывают отклонения на незначительные суммы от неправильно выданной сдачи.
Необходимо сделать документ РКО (если вышла недостача) или ПКО (если излишек)
- Если эта сумма возмещается продавцом
  - выбрать тип операции «Оплата поставщику»
  - в качестве контрагента выбрать продавца
  - статья ДДС — недостача по касса
  - сумму недостач за месяц можно увидеть в отчете «Движения ДС»
- Если задолженность не вешается на продавца, а отражается как прочие затраты
  - выбрать тип операции «Прочие расходы»
  - выбрать статью ДДС - «недостача по кассе»
  - выбрать статью затрат - «недостача по кассе»
  - сумму недостач за месяц можно увидеть в отчете «Затраты»

Прочие мелкие расходы (вода, канцелярия и т.п.)

Вид операции - прочий расход ДС
- Поле «Статья движения ДС» - выбрать вид движения (вода, аренда, з/п)
  - Поле «Статью затрат» - выбрать то же самое, только из затрат (вода, аренда, з/п)

Отчеты по кассе

Начать ведение остатков в магазине необходимо с требования к продавцам ежедневно распечатывать «Ежедневный отчет кассира», который должен сходится с реальными наличными в их кассе. Это обяжет их внимательно относится к кассе и регистрировать все движения по ней. Для этого им необходимо вводить всего два вида документов:

РКО при выдаче денег из кассы
ПКО - при получении денег (размен или от покупателя)

Данный отчет - наша , которую можно подключить к вашей программе. Свяжитесь с нами, чтобы получить её.
Отчет служит заменой кассового журнала, который вы возможно еще ведете вручную.

Пункт меню: «Отчеты / Денежные средства / Ведомость по денежным средствам»
По каждой кассе показывает приход, расход, начальный и конечный остаток ден. средств.
Как и любой другой стандартный отчет 1С, может быть выведен в различном виде, в зависимости от настроек (могут быть изменены группировка строк и колонок, отбор, показатели)

Пункт меню: «Отчеты / Денежные средства / Движения денежных средств»
Показывает движения денег по статьям за выбранный период.
Отчет также можно привести в любую необходимую вам форму с помощью настроек

Каждая организация, занимающаяся торговыми операциями купли-продажи товаров, обязана регистрировать все движения наличных денежных средств. Отражение осуществляется по специальным документам: приходный кассовый ордер (ПКО) и расходный кассовый ордер (РКО). В обязательном порядке ежедневно ведется кассовая книга по форме КО-4. Здесь должны быть зафиксированы все операции выдачи и получения наличных денег. Оформление и заполнение каждого листа книги происходит дважды. Один лист для отчетности кассиру, а второй для кассовой книги. При ведении книги вручную все листы предварительно прошиваются и опечатываются. Гораздо удобнее вести данный учет в программе 1С 8.3 Бухгалтерия

Кассовая книга – это, по сути, отчет, который формируется автоматически нажатием одной клавиши по первичным документам поступления и расхода наличных денежных средств, зарегистрированных в программе.

Чтобы отчет работал корректно, нужно сделать некоторые настройки. Переходим на вкладку программы «Банк и касса», раздел «Касса» и открываем журнал «Кассовые документы»:

Нажимаем на клавишу «Кассовая книга» в верхней части панели и попадаем в форму отчета.

Здесь имеются всего два параметра, которые нужно указать для формирования: период и организация. В случае, когда учет ведется по одной организации, название будет уже отображено. Если по нескольким организациям, например при аренде 1С , то необходимо заполнить поле верным значением путем выбора из справочника. Параметр «Период» можно задать любой по необходимости, все равно на каждый день сформируется отдельный кассовый лист:

Чтобы попасть в раздел установки дополнительных параметром отображения кассовой книги, нужно нажать клавишу «Показать настройки».

Здесь имеются несколько пунктов:

Книга формируется – необходимо установить «По основной деятельности» или «По деятельности платежного агента».

Формировать обложку и завершающий лист - отмечается галочкой. Данный параметр устанавливается для формирования кассовой книги в конце отчетного периода (года). На титульном листе выведутся данные об организации, а на последнем отразится общее количество листов. Все листы в обязательном порядке прошиваются и заверяются печатью и подписью главного бухгалтера и руководителя.

Выводить основания кассовых документов – отмечается галочкой. Если установить, то в книге по каждому зарегистрированному документу отразится информация, на основании чего выдан или получен.

Нумерация листов кассовой книги – поле доступно будет при формировании не с начала отчетного периода (года), а с более поздних дат. Если частично книга уже формировалась, можно указать номер листа для продолжения нумерации.

Кассир и бухгалтер – здесь отображаются фамилии ответственных лиц, указанных в учетной политике организации. При необходимости можно выбрать из справочника.

После произведенных настроек нажимаем клавишу «Сформировать», и на экране выводится заполненный отчет «Кассовая книга»:

В отчете по каждому кассовому документу выводится информация: от кого получено или кому выдано. Так же, при отмеченном выводе основания, отображается непосредственно само основание. По соотношению заполняются колонки: номер корреспондирующего счета (субсчета), приход и расход наличных денежных средств. На каждом листе указывается дата формирования, порядковый номер листа, итоговая сумма за день, остаток денег на начало и конец рабочего дня. Все обязательно заверяется подписью кассира. Вывод каждого листа происходит автоматически в двух экземплярах. Печать кассовой книги осуществляется по одноименной клавише. Данный отчет можно сохранить в электронном виде, так как в программе он не сохраняется, как и любой другой отчет, а формируется по необходимости.

Нажимаем на клавишу «Кассовая книга» в верхней части панели и попадаем в форму отчета.

Здесь имеются всего два параметра, которые нужно указать для формирования: период и организация. В случае, когда учет ведется по одной организации, название будет уже отображено. Если по нескольким организациям, например при , то необходимо заполнить поле верным значением путем выбора из справочника. Параметр «Период» можно задать любой по необходимости, все равно на каждый день сформируется отдельный кассовый лист:

Здесь имеются несколько пунктов:

Как оформить кассовую книгу в программе 1С 8.3 Бухгалтерия?

Если организация производит какие-то действия с наличными деньгами, она обязана регистрировать их в учете согласно утвержденному в РФ Порядку кассовых операций. Каждое движение «налички» должно фиксироваться кассовым документом – приходным или расходным кассовым ордером.

Кроме того, необходимо вести кассовую книгу по форме КО-4, в которой будут записаны операции за каждый «кассовый день» (то есть, за каждый день, когда имело место получение наличных денег и/или их выдача). Каждый лист книги оформляется в двух одинаковых экземплярах: вкладной лист кассовой книги и отчет кассира.

Кассовую книгу можно вести как вручную (в этом случае листы перед началом ведения прошиваются и опечатываются), так и в программе компьютерного учета. В «1С Бухгалтерия 8.3» кассовая книга реализована как отчет. Бухгалтеру или кассиру не нужно делать для нее отдельные записи, тем более в двойном варианте. Достаточно заносить в программу первичные документы по поступлению и выдаче наличных. Кассовая книга сформируется автоматически на их основании.

Настройка кассовой книги в 1С 8.3

Перейти в кассовую книгу в программе 1С можно по соответствующей кнопке в журнале кассовых документов (который доступен в разделе «Банк и касса», подраздел Касса – Кассовые документы):

По нажатию кнопки открывается форма настройки отчета «Кассовая книга». В ней нужно выбрать период, за который формируется книга. Обычно по умолчанию установлен период 1 день, но программа позволяет указать любой период, при этом листы книги будут сформированы за каждый кассовый день.

Если учет в базе ведется по нескольким организациям, то также нужно выбрать организацию. Кроме того, по кнопке «Показать настройки» можно дополнительно настроить отображение книги.

В настройках доступен выбор параметров:

Формирование книги по основной деятельности, либо по деятельности платежного агента
Формировать обложку и завершающий лист. Обычно это делают по завершении года. Если поставить данный флаг, первым листом книги будет обложка с данными организации, а на последнем листе будет выведено итоговое количество листов для прошнуровки, поля для подписей главбуха и руководителя, место для печати
Выводить основания кассовых ордеров. При установленном флаге в строках кассовой книги появляются данные, которые были указаны в кассовых документах в поле «Основание». Если флаг не установить, то основания не будут отображены в кассовой книге
Нумерация листов кассовой книги. Настройка доступна, когда книга формируется не с 1 января. Если часть листов кассовой книги уже была напечатана ранее, пользователь может ввести № листа, с которого следует продолжить нумерацию
Кассир и бухгалтер. По умолчанию здесь отображаются ответственные лица из настроек организации. Но есть возможность выбрать других вместо них (доступен выбор из справочника «Физические лица»)

Формирование и печать кассовой книги из 1С

Кассовая книга формируется по кнопке «Сформировать». В каждой строчке содержится номер документа, сведения - от кого получено или кому выдано (если включен вывод оснований, то здесь же указано основание кассового ордера), корреспондирующий бухгалтерский счет, суммы прихода и расхода наличных.

Кроме того, на листе указаны дата, номер листа, остатки на начало и на конец кассового дня, итоговые суммы прихода и расхода за день, место для подписи кассира. Каждый лист сразу выводится в двух экземплярах. По кнопке «Печать» книгу можно распечатать.

Как и другие отчеты, кассовая книга не сохраняется в программе, а формируется каждый раз на основании имеющихся проведенных документов.

По материалам: programmist1s.ru

Кроме того, необходимо вести кассовую книгу по форме КО-4, в которой будут записаны операции за каждый «кассовый день» (то есть за каждый день, когда имело место получение наличных денег и/или их выдача). Каждый лист книги оформляется в двух одинаковых экземплярах: вкладной лист кассовой книги и отчет кассира.

Кассовую книгу можно вести как вручную (в этом случае листы перед началом ведения прошиваются и опечатываются), так и в программе компьютерного учета. В «1С Бухгалтерия 8.3» кассовая книга реализована как отчет. Бухгалтеру или кассиру не нужно делать для нее отдельные записи, тем более в двойном варианте. Достаточно заносить в программу первичные документы по поступлению и выдаче наличных. Кассовая книга в 1С сформируется автоматически на их основании.

Настройка кассовой книги в 1С 8.3

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Если учет в базе ведется по нескольким организациям, также нужно выбрать организацию. Кроме того, по кнопке «Показать настройки» можно дополнительно настроить отображение книги.

В настройках доступен выбор параметров:

Формирование книги по основной деятельности либо по деятельности платежного агента.
Формировать обложку и завершающий лист . Обычно это делают по завершении года. Если поставить данный флаг, первым листом книги будет обложка с данными организации, а на последнем листе будет выведено итоговое количество листов для прошнуровки, поля для подписей главбуха и руководителя, место для печати.
Выводить основания кассовых ордеров. При установленном флаге в строках кассовой книги появляются данные, которые были указаны в кассовых документах в поле «Основание». Если флаг не установить, то основания не будут отображены в кассовой книге.
Нумерация листов кассовой книги. Настройка доступна, когда книга формируется не с 1 января. Если часть листов кассовой книги уже была напечатана ранее, пользователь может ввести № листа, с которого следует продолжить нумерацию.
Кассир и бухгалтер . По умолчанию здесь отображаются . Но есть возможность выбрать других вместо них (доступен выбор из справочника «Физические лица»).

Формирование и печать кассовой книги из 1С

Кассовая книга формируется по кнопке «Сформировать». В каждой строчке содержится номер документа, сведения — от кого получено или кому выдано (если включен вывод оснований, то здесь же указано основание кассового ордера), корреспондирующий бухгалтерский счет, суммы прихода и расхода наличных.