Бухгалтерская отчетность - это систематизированные данные о результатах деятельности коммерческой структуры и о ее финансовом состоянии на данный момент. Она составляется, как принято, по установленным формам и на основе данных бухучета. В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99, утвержденным Приказом Минфина от 2 июля 2010 г. №66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» бухгалтерская отчетность состоит из:
- - бухгалтерского баланса,
- - отчет о прибылях и убытках,
- - отчет об изменениях капитала,
- - отчет о движении денежных средств,
- - отчет о целевом использовании полученных средств (для общественных организаций (объединений), не осуществляющих предпринимательской деятельности и не имеющих кроме выбывшего имущества оборотов по продаже товаров (работ, услуг)
Формы и содержание отчета об убытках и прибылях, бухгалтерского баланса, всех приложений и прочих отчетов применяют последовательно ко всем отчетам. Сдача бухгалтерской отчетности должна происходить при наличии числовых показателей минимум за два последних года. В том случае, когда данные за некий период не сопоставимы их следует откорректировать согласно правилам соответствующих нормативных актов. Все откорректированные данные должны в обязательном порядке сопровождаться пояснительной запиской, где следует указать причины корректировки.
Составление бухгалтерской отчетности допускает изменение данных после ее утверждения если в данных были допущены искажения. Категорически не допустим зачет между статьями пассивов и активов, убытков и прибылей, кроме предусмотренных правилами нормативных актов случаев. По результатам хозяйственной деятельности организации происходит сдача бухгалтерской отчетности за месяц, квартал и за год. При этом квартальная и месячная отчетность является промежуточными.
Для всех существующих коммерческих структур отчетным годом есть календарный период с 1.01 и по 31.12 в следующем году. Для новых организаций первый отчетный год считается со дня их регистрации в исполнительных органах по установленному порядку по 31 декабря. Если же коммерческая структура прошла регистрацию после 1 октября, то в этом случае отчетным годом считают период со дня регистрации по 31.12 в следующем году, то есть более 12 месяцев.
Для всех организаций, кроме бюджетных сдача бухгалтерской отчетности за определенный период для:
- · - участников или собственников их имущества;
- · - территориальных органов государственной статистики согласно месту регистрации;
- · - других органов государственной власти, банков, финансовых органов налоговой инспекции и иных пользователей, на которых возлагают проверку конкретных сторон деятельности предприятия или организации и соответственно получение отчетности.
Бюджетные организации обязаны предоставлять и годовую, и квартальную, и месячную отчетность в определенные сроки только в вышестоящую организацию. Унитарные муниципальные и государственные организации предоставляют отчетность уполномоченным управлять имуществом органам.
Отчетность обязательно должна быть своевременной, полной и достоверной. Соблюдение всех этих правил возможно лишь в случае составления и формирования отчета в соответствии с актами систем нормативного регулирования российской Федерации и соблюдения следующих правил:
- · - отражение полноты учета за отчетный период всех результатов инвентаризации, основных фондов, хозяйственных операций, расчетов, материальных ценностей и прочих статей баланса;
- · - основание на установленной Госкомстатом и Минфином Российской Федерации единой методологии;
- · - составление по установленным единым формам для организаций этой отрасли деятельности;
- · - своевременное предоставление в соответствующие органы;
- · - ясное, правдивое и гласное изложение данных;
- · - обработка данных посредством средств механизации и автоматизации.
Ответственность за организацию бухгалтерского учета и отражение его результатов в отчетности, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций возложена на руководителя предприятия. Принятая учетная политика утверждается его приказом, при этом разрабатываются:
- - рабочий план счетов, создаваемый на основе Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного Министерством финансов РФ, содержащий применяемые в организации счета, необходимые для ведения синтетического и аналитического учета;
- - формы первичных учетных документов, применяемые для оформления бухгалтерских операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
- - круг лиц, имеющих право подписи первичных документов. При этом без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
- - методы оценки отдельных видов имущества и обязательств. Имущество, обязательства и другие факты хозяйственной деятельности для отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности подлежат оценке в денежном выражении. Оценка имущества, приобретенного за плату, осуществляется путем отражения затрат на его покупку; имущества, полученного безвозмездно - по рыночной стоимости на дату оприходования; имущества, произведенного в самой организации - по стоимости его изготовления или по фактическим затратам, связанным с его производством. Рыночная стоимость имущества, полученного безвозмездно, может определяться на основе цены, действующей на дату оприходования имущества на аналогичный вид продукции
Для обеспечения своевременного составления квартального или годового отчетов предприятие вводит сводный график работы всех подразделений бухгалтерии с указание сроков выполнения работ. При ручной технике учета в сроки, установленные графиком, подсчитывают итоги в журналах - ордерах, при необходимости суммы из одних регистров записывают в другие и осуществляют взаимную сверку встречных корреспонденций счетов.
Если журналы-ордера содержат аналитические данные по счетам, делают подсчеты и определяют остаток на следующий месяц, сверяют итоги различных регистров, имеющих взаимосвязь по корреспондирующим счетам. Такая сверка показателей применяется ко всем журналам - ордерам. Затем производят записи из журналов-ордеров в Главную книгу - оборота по кредиту одного или нескольких счетов и сумм по дебету всех корреспондирующих с ним счетов. После этого подсчитывают обороты по дебету и определяют остатки на 1 число следующего месяца по каждому синтетическому счету. Более прогрессивным способом является составление отчетности при помощи средств автоматизации. В этом случае при учете используются сводные учетные документы - учетные регистры, - которые составляться на машинных носителях.
Автоматизированная форма учета основана на использовании электронно-вычислительной техники. Она представляет собой комплексную автоматизацию учетного процесса, начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности.
Автоматизация рабочего места бухгалтера - это совокупность технических, программных, информационных, технологических и методических средств. Информационное обеспечение при этом состоит из альбомов форм учетных документов, классификаторов, словарей или справочников, текущей базы данных и архивной базы данных.
Субъекты малого предпринимательства, не обязанные проводить аудиторскую проверку достоверности бухгалтерской отчетности в соответствии с законодательством РФ, могут принять решение о представлении бухгалтерской отчетности в объеме показателей по группам статей Бухгалтерского баланса и статьям Отчета о прибылях и убытках без дополнительных расшифровок в указанных формах.
Субъекты малого предпринимательства, обязанные проводить аудиторскую проверку достоверности бухгалтерской отчетности в соответствии с законодательством РФ, имеют право не представлять в составе бухгалтерской отчетности при отсутствии соответствующих данных:
Некоммерческие организации (НКО) могут не представлять в составе бухгалтерской отчетности при отсутствии соответствующих данных:
- · Отчет об изменениях капитала;
- · Отчет о движении денежных средств;
- · Приложение к бухгалтерскому балансу.
Представляемая бухгалтерская отчетность прилагается к сопроводительному письму организации, оформленному в установленном порядке и содержащему информацию о составе представляемой бухгалтерской отчетности.
Порядок составления и представления бухгалтерской отчетности установлен Приказом Минфина от 22.07.2003 №67н.
При разработке организацией самостоятельно форм бухгалтерской отчетности на основе образцов форм должны соблюдаться общие требования к бухгалтерской отчетности, изложенные в ПБУ 4/99:
- 1. Бухгалтерская отчетность должна давать достоверное и полное представление о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении. Достоверной и полной считается бухгалтерская отчетность, сформированная исходя из правил, установленных нормативными актами по бухгалтерскому учету.
- 2. При формировании бухгалтерской отчетности организацией должна быть обеспечена нейтральность информации, содержащейся в ней, т.е. исключено одностороннее удовлетворение интересов одних групп пользователей бухгалтерской отчетности перед другими. Информация не является нейтральной, если посредством отбора или формы представления она влияет на решения и оценки пользователей с целью достижения предопределенных результатов или последствий.
- 3. Бухгалтерская отчетность организации должна включать показатели деятельности всех филиалов, представительств и иных подразделений (включая выделенные на отдельные балансы).
- 4. Организация должна при составлении бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках и пояснений к ним придерживаться принятых ею их содержания и формы последовательно от одного отчетного периода к другому.
- 5. По каждому числовому показателю бухгалтерской отчетности, кроме отчета, составляемого за первый отчетный период, должны быть приведены данные минимум за два года - отчетный и предшествующий отчетному.
- 6. Бухгалтерская отчетность должна быть составлена на русском языке и в валюте РФ.
При формировании бухгалтерской отчетности должны быть исполнены требования нормативно-правовых актов по бухгалтерскому учету по раскрытию в бухгалтерской отчетности информации:
- · об изменениях учетной политики, оказавших или способных оказать существенное влияние на финансовое положение, движение денежных средств или финансовые результаты деятельности организации;
- · об операциях в иностранной валюте;
- · о материально-производственных запасах;
- · об основных средствах;
- · о доходах и расходах организации;
- · о последствиях событий после отчетной даты;
- · о последствиях условных фактов хозяйственной деятельности;
- · об активах, капитале и резервах и обязательствах организации.
Такое раскрытие может быть осуществлено организацией путем включения соответствующих показателей, таблиц, расшифровок непосредственно в формы бухгалтерской отчетности или в пояснительную записку.
Организация может представлять дополнительную информацию, сопутствующую бухгалтерской отчетности, если исполнительный орган считает ее полезной для заинтересованных пользователей при принятии экономических решений (динамика важнейших экономических и финансовых показателей деятельности организации за ряд лет; планируемое развитие организации; предполагаемые капитальные и долгосрочные финансовые вложения).
Организация вправе принять решение о представлении бухгалтерской отчетности по установленным формам бухгалтерской отчетности (образцам), если показатели, приведенные в этих образцах, позволяют соблюдать требования к бухгалтерской отчетности.
На формах бухгалтерской отчетности, представляемой организацией в соответствующие адреса, обязательно наличие следующих данных:
- · наименование составляющей части бухгалтерской отчетности;
- · указание отчетной даты, по состоянию на которую составлена бухгалтерская отчетность, или отчетного периода, за который составлена бухгалтерская отчетность;
- · полное наименование юридического лица;
- · идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
- · вид деятельности;
- · организационно-правовая форма/форма собственности (ОКОПФ/ОКФС);
- · формат представления числовых показателей: тыс. руб. - код по ОКЕИ 384; млн. руб. - код по ОКЕИ 385; при этом данные указываются без десятичных знаков;
- · местонахождение (адрес);
- · дата утверждения;
- · дата отправки/принятия.
В формах бухгалтерской отчетности не должно быть никаких подчисток и помарок.
Составление бухгалтерской отчетности – важная часть работы, которую следует проводить за установленной методикой, правилами и требованиями. Их нарушение чревато материальной ответственностью. Поэтому важно изучить порядок составления бухгалтерской отчетности, все нюансы и быть в курсе новшеств, появление которых происходит каждый год.
В бухгалтерской отчетности (БО) полностью отражается финансовое состояние компании или фирмы. Над ее составлением нельзя работать хаотично. Существует определенная последовательность, соблюдение которой позволяет получить в итоге корректные и достоверные отчеты.
Составляется отчетность в такой последовательности:
| Шаги (этапы) | Содержание |
| 1 | Подготавливается первичная бухгалтерская документация |
| 2 | Сверяются данные учета аналитического и синтетического, проверяется соответствие информации на бухгалтерских счетах |
| 3 | Проводится инвентаризация кассы компании и имущества. Составляется инвентаризационная ведомость |
| 4 | Корректируются записи на счетах, когда в процессе проверки были выявлены отклонения и неточности |
| 5 | Счета закрываются |
| 6 | Определяется результат от продаж и от прочих неосновных видов деятельности |
| 7 | Рассчитывается сумма чистой прибыли |
| 8 | Проводится реформация баланса |
| 9 | Непосредственная работа над заполнением форм бухотчетности |
| 10 | Продолжение фиксирования всех хозопераций, которые происходят после того, как закончился отчетный период |
Важно! Проходить этапы рационально последовательно, чтобы качественно составить все требуемые отчеты.
Порядок составления бухгалтерской отчетности, технология и общие правила составления бухгалтерской отчетности
Технология составления бухгалтерской отчетности состоит из:
- изучения и четкого осознания основных принципов, по которым происходит формирование БО;
- соблюдения последовательности (этапов) ее составления;
- проведения всех предварительных процедур, которые предшествуют заполнению отчетных форм;
- соблюдения четкого порядка составления БО;
- аудита и анализа конечных документов.
Выполнение общих правил составления БО необходимо для соблюдения ее достоверности и объективности:
- Не нужно пренебрегать проведением подготовительной работы. Это ускорит процесс заполнения бухгалтерских форм.
- Заполнять отчетные документы следует, соблюдая все стандартные требования. Каждый отчет должен быть составлен в соответствии с установленной формой.
- При наличии исправлений каждое из них нужно заверить подписью исправителя и датой.
- Если для предприятий обязательно проведение аудита, то формы отчетности подписываются только при наличии аудиторского заключения.
Все формы отчетности должен подписать главбух и руководитель.
Порядок составления бухгалтерской отчетности предприятий
Тот распорядок, которому необходимо следовать в процессе работы над БО, отражен в ПБУ 4/99. Он включает такие группы правил:
- Принципы, которые нужно применять при составлении БО, в частности:
- отраженная в БО информация должна быть абсолютно достоверной – показывать только то, что есть на самом деле;
- предоставление полной информации с учетом показателей отдельных структурных подразделений. Ими могут быть филиалы, представительства компании;
- использование только актуальных образцов форм;
- когда числовые данные по отдельному показателю отсутствуют, следует проставить прочерк. Существенные данные нужно отражать в отдельных графах, несущественные – в пояснениях;
- в формах БО должны присутствовать все реквизиты;
Требования к бухгалтерской отчетности
К основным требованиям относятся такие:
- Информация, которая отражается в формах документом, должна быть непрерывной, последовательной и предоставляться вовремя.
- Недопустимо создавать скрытые резервы.
- В предоставленной информации не должно быть противоречий. Ее содержание – на первом месте по сравнению с формой.
- Заполняются только те бланки документов, которые касаются деятельности предприятия. Это относится и к графам, имеющимся в формах.
- Обязательно следует придерживаться последовательной политики, которая установлена на предприятии касательно учета. Ее изменение возможно лишь в случае смены деятельности компании или ее ликвидации.
Куда и в какие сроки представляется бухгалтерская отчетность
БО за год должны представить все предприятия (кроме Центробанка и госорганизаций):
- в органы госстатистики, находящийся в том населенном пункте, где компания зарегистрирована. Срок – не позднее 90 дней после того, как закончился период отчетный и наступил теперешний. Когда предоставляется экземпляр отчетности обязательный, заключение аудитора необходимо предъявить или сразу с бланком отчета, или же на протяжении 10 дней с того дня, который наступает за датой подписания аудиторских выводов.
- в местный налоговый орган на протяжении тех же 90 дней после окончания отчетного года.
Последний день года также считается отчетной датой. Промежуточную отчетность фирмы и компании составляют на протяжении всего года. Она необходима для оперативного контроля над функционированием предприятия, анализа деятельности (см. → )
Важно! Если отчетность за год предоставлена позже, чем через установленные 90 дней, предприятие вынуждено будет платить штраф за просрочку.
Особенности составления бухгалтерской отчетности ИП и ООО
Особенностью составления БО индивидуальным предпринимателем является то, что ее содержание и объем зависит от:
- количества сотрудников;
- режима обложения налогами.
В том случае, когда ИП работает на УСНО, ему не обязательно вообще вести бухучет. Значит, и БО он не составляет.
ООО, также применяющие УСН, имеют право на упрощенные способы ведения бухучета и составление БО. Формы отчетных документов утверждаются минфиновскими приказами. И хотя они менее объемные, чем для предприятий на ОСНО, заполнять нужно и бухгалтерский баланс, и отчеты о финрезультатах, целевом использовании средств.
Все остальные организации должны вести бухучет и составлять БО в полном объеме. Отчеты подписываются ИП, подпись обязательно расшифровывается и ставится дата, когда именно документ составлен. Даже если баланс заполняется в упрощенной форме, правило равновесия продолжает действовать – суммы по активу и пассиву абсолютно идентичны.
Важно! Когда ИП приступает к развитию бизнеса, он вкладывает в него свои или заемные средства. Правильно составленный баланс даже в упрощенной форме, представит полную картину того, куда они использовались, и каково финансовое состояние ныне.
Формы БО для предприятий с УСН
Для предприятий с УСНО предусмотрены формы БО в виде несколько упрощенном:
- Бухгалтерский баланс.
- Отчет о финансовых результатах.
В упрощенный баланс включены:
- данные за два предыдущих года плюс отчетный;
- активы и пассивы в обобщенном виде.
Пример. В полноценном балансе актив состоит из двух разделов. В упрощенном – из 5 строк. Все составные нематериальных активов обобщены в одном пункте. Пассив включает шесть строк вместо трех разделов в полном балансе.
Отчет о финрезультатах отражает:
- выручку и доходы прочие;
- издержки;
- налог и чистую прибыль, которая остается в распоряжении компании.
Информация предоставляется за два года.
Важно! Если малому предприятию при составлении БО нужны дополнительные расшифровки, то упрощенная форма им не подходит, поскольку графы в ней строгие.
Предоставление бухгалтерской отчетности в электронной форме
БО, как и налоговую отчетность, можно предоставить в форме:
- Бумажной.
- Электронной.
БО онлайн предоставляется:
- Через оператора ЭДО по ТКС – телекоммуникационным каналам связи. Они представляют собой систему, через которую можно отправить и налоговую, и бухгалтерскую отчетность, минуя ее отражение на бумаге.
Преимуществ у данного способа множество, хотя и есть некоторые недостатки:
| ТКС | |
| Плюсы | Минусы |
| Отсутствует надобность посещать налоговиков, поскольку отчеты можно отправить из офиса, выбрав для этого удобный момент. Это означает экономию времени и нервов | Необходимо подготовить электронную подпись, усиленную и квалифицированную |
| Нет необходимости заполнять бумажные образцы БО | Иметь в наличии скоростной интернет и защиту от вирусов |
| Количество ошибок технического характера сокращается до нуля, поскольку программа вовремя о них предупреждает и контролирует соответствие результатов | Установить и обслуживать специальную программу доступа |
| Оперативное обновление формата БО в случае введения новых бланков. Есть возможность обновить версию, что делается очень просто |
|
| Гарантированная доставка БО. В течение суток отправляется подтверждение. Всегда можно посмотреть в оперативном режиме личную карточку. Не нужно ожидать акта сверки |
|
| БО защищена от корректировки или ознакомления с ней посторонними лицами | |
| В электронном виде всегда можно получить перечень БО, разъяснения, оставить запрос касательно конкретной профессиональной информации | |
- Через сайт ФНС.
Для доступа к сайту необходимо:
- зарегистрироваться и получить идентификатор;
- установить на ПК специальную программу;
- получить Сертификат касательно открытого ключа личной подписи (главбуха и руководителя);
- установить специальный корневой сертификат ФНС РФ, а также список уже отозванных сертификатов.
Без специалиста по ПК никак не обойтись.
Этот способ имеет те же преимущества и недостатки, что и предыдущий.
- Воспользоваться одним из сервисов для онлайн отправки отчетов.
Выбор сервиса онлайн отправки отчетов
Интернет наполнен предложениями, воспользоваться сервисами, которые обеспечат грамотное ведение учета и своевременную отправку БО.
| Критерии | Сервис | ||
| Партнер и К | Мое дело | Эльба | |
| Проведение регистрации ИП | – | + | + |
| Дизайн интерфейса и удобство в использовании | – | + | + |
| Составление БО | – | + | + |
| Сдача БО | платно | платно | бесплатно |
| Консультация специалистов | + | + (бесплатно) | + |
| Общая годовая стоимость | От 3500 руб. | От 4000 руб. | От 2000 руб. |
Специальные сервисы постепенно обрастают клиентами. Но немало предпринимателей, которые также сдают БО через Интернет, но с помощью специальных программ, установленных на ПК.
Топ-5 часто задаваемых вопросов
Вопрос № 1. Как долго придется находиться в налоговой, чтобы сдать БО в бумажном виде?
Ответ. Когда БО предоставляется лично, то на ее прием уходит приблизительно четверть часа.
Вопрос № 2. Насколько реально сдать БО по ТКС в праздничный или выходной день?
Ответ. По ТКС отчетность можно сдать в любой день и время суток.
Вопрос № 3. Есть какая-либо возможность узнать, получила ли ИФНС сданную через ТКС БО?
Ответ. Спецоператор связи автоматически фиксирует время, число, месяц и год отправки БО. Отправителю направляется подтверждение, которое в случае возникновения противоречий, имеет юридическую силу.
Вопрос № 4. За несвоевременную сдачу БО установлена ответственность со стороны контролирующих органов?
Ответ. За каждый несданный вовремя отчет в налоговую предусмотрен штраф 200 руб. Понесет админответственность и лицо, по вине которого это произошло.
Если не предоставить БО в статорганы, сумма штрафа еще выше:
- на должностное лицо – 300-500;
- на организацию – 3000-5000.
Вопрос № 5. Может ли малое предприятие, которому разрешено сдавать упрощенную форму БО, оформлять обычную?
Ответ. Да. Решение о том, какую отчетность заполнять и предоставлять, принимает руководство организации.
Законодательными документами предусмотрено составление БО в двух форматах – стандартном и упрощенном. Руководству компании необходимо подойти к их выбору ответственно. Следует четко изучить нормативные акты и послушать мнение специалистов.
Как проанализировать движение запасов и остатк и в кладовых цехов?
Как оценить объем ы и движени е незавершенного производства ?
Как про анализ ировать затрат ы текущего месяца по заказам и оборотно-сальдовых журналов ?
З акрытие отчетного периода на производственно м предприяти и предполагает подготовку цепочки производственных отчетов. Показатели, которые содержат с я в таких отчетах, используются для оценки эффективности работы структурных подразделений, поиска резервов и способов сокращения расходов, премирования работников, принятия управленческих решений. Рассмотрим ежемесячные управленческие отчеты производственной компании, показатели и иные данные, которые в них содержатся , для позаказной системы учета.
Отчеты
Отчеты, которые мы будем рассматривать, могут применяться при работе с заказами:
- если предприятие применяет позаказную систему учета затрат и формирования себестоимости в основном производстве в качестве средства увязки производственных затрат и производственных планов с конкретными изделиями, договорами, внешними заказчиками (об этом и пойдет речь в статье);
- во вспомогательном производстве, например, если заказы открываются на изготовление приспособлений и оснастки, необходимых для основного производства;
- если предприятие выделено в отдельное юридически обособленное лицо в структуре холдинга и изготавливает продукцию только для этого холдинга (цель — обеспечить руководство необходимыми отчетными данными).
Самый удобный для анализа отчетов и показателей период — месяц: отчеты обработаны, сверки и проводки сделаны, общепроизводственные и иные косвенные расходы начислены. Есть и другие преимущества:
- во-первых, это не слишком большой период времени, но уже можно увидеть общую картину;
- во-вторых, за рутинной работой бухгалтер, экономист воспринимает суммы затрат — что 100 руб., что 100 тыс. руб. — одинаково, ведь документальное оформление, проводки одни и те же;
- в-третьих, сроки еще не критичны, можно исправить ситуацию, выработать комплекс мероприятий, принять нужное управленческое решение.
К сведению
Проблема многих предприятий — большие объемы незавершенного производства (НЗП), поэтому работа с отчетами и анализ показателей должны быть направлены в том числе на оптимизацию объемов НЗП.
Склад цехов
Рассмотрим порядок составления отчетов и анализа показателей на примере машиностроительного предприятия ООО «Изготовитель», которое выпускает промышленное оборудование, запчасти и детали для ремонта оборудования.
Характер производства — единичный и мелкосерийный.
Применяется позаказная система учета затрат. Это значит, что товарно-материальные ценности (ТМЦ), находящиеся на складе, предназначены для конкретных заказов. Поэтому в форме «Итоги по складам цех ов » должны быть отражены все остатки по заказам:
ООО «Изготовитель»
Итоги по складам цехов , тыс. руб.
Отчетный период: март 2015 г.
|
№ п/п |
Показатель |
Цехи по отчетным периодам |
||||||||
|
Заготовительный цех |
Механосборочный цех |
|||||||||
|
Февраль |
Март |
Отклонения |
Февраль |
Март |
Отклонения |
|||||
|
Остаток на начало периода |
||||||||||
|
Приход ТМЦ со склада |
||||||||||
|
Приход ТМЦ с участка по межцеховой кооперации |
||||||||||
|
Оприходованы по акту отходы производства |
||||||||||
|
Взяты в учет ТМЦ, ранее списанные на заказы (демонтированы с изготавливаемого оборудования по конструкторским решениям, приказам на списание) |
||||||||||
|
Прочий приход |
||||||||||
|
Оприходованы излишки на основании инвентаризации |
||||||||||
|
Итого приход |
||||||||||
|
Выдано из кладовой на заказы на установку, сборку (списано на незавершенное производство) |
||||||||||
|
Списание по актам на списание — брак, естественная убыль, дефекты в материале, приказ на списание |
||||||||||
|
Возврат на склад |
||||||||||
|
Передача по межцеховой кооперации на другие участки/цеха |
||||||||||
|
Прочий расход |
||||||||||
|
Списана недостача по результатам инвентаризации |
||||||||||
|
Итого расход |
||||||||||
|
Остаток на конец периода |
||||||||||
Экономист Краснова Н. Г. Краснова
Анализ показателей проводят в сравнении с прошлым месяцем. В зависимости от специфики производства, факторов сезонности для сравнения можно брать аналогичный месяц прошлого года или период, который на предприятии принят базовым для сравнений. Например, отчет «Итоги по складам цехов» можно использовать до ввода в эксплуатацию высокопроизводительной производственной линии.
В нашем случае объем заказов не повышался, сальдо на начало и конец периода по кладовым отдельных цехов незначительно уменьшилось (на 22,41 % по заготовительному цеху и на 19,23 % — по механическому), то есть эффективность работы цехов не снизилась. А вот чтобы ответить на вопрос, улучшилась ли эффективность работы каждого отдельного цеха и предприятия в целом, необходим более детальный анализ.
Деталь взял один цех, выполнил свою операцию, потом передал другому цеху для выполнения следующей операции (строки 3 и 12). Объем движения ТМЦ определяется сложностью изделия, спецификой технологического процесса.
Возврат ТМЦ
Совсем другое дело — показатель возвратов на склад (строка 11). Здесь необходимо выяснить:
- по каким заказам были возвращены ТМЦ на склад;
- причину возврата;
- кто виновен, что ТМЦ не подошли или оказались не нужны.
Если причина возврата ТМЦ на склад — отказ покупателя от договора на приобретение оборудования, значит, в договоре необходимо предусматривать штрафные санкции за такое расторжение.
В любом случае при возврате ТМЦ на склад необходимо выяснить, могут ли они применяться на других заказах или это узкоспецифичные ТМЦ, которые закупались специально для изготовления конкретного оборудования. В последнем случае ТМЦ для предприятия — прямой «неликвид».
Еще одна причина возврата — ТМЦ не подошли по параметрам (например, в случае если это экспериментальное оборудование или оборудование, которое изготавливается впервые).
В марте 2015 г. возврат на склад по заготовительному цеху составил 50 тыс. руб. — сумма небольшая в масштабах предприятия. Заготовительный цех возвращает на склад металл, который является основным материалом и будет применен на другом заказе.
В механосборочном цехе все намного сложнее: речь идет уже о комплектующих, блоках, покупных узлах, которые достаточно редко применяются на другом заказе.
Экономисту нужен подробный перечень возвращаемых ТМЦ. Указанный перечень ежемесячно должна рассматривать контроллинговая группа, в состав которой входят конструктор ы , технолог и , снабженц ы , менеджер ы по продажам, специалист ы планово-производственной службы (далее — ППС). Задача группы — определить, что делать дальше с ТМЦ:
- возвращать поставщику (если это возможно по условиям договора с поставщиком, хотя на практике это труднореализуемо);
- применять на другом заказе;
- произвести конструкторскую замену без потери технических качеств и с согласия заказчика в одном из действующих заказов (чтобы применить узел, сданный на склад, а не закупать схожий, но с другими параметрами).
Основание для возврата ТМЦ на склад отражается в соответствующей графе отчета «Перечень ТМЦ, возвращенных на склад» .
С одной стороны, основание для возврата должно быть обоснованным в контрольных целях, для исключения халатности. А с другой — формальность не должна быть жестким препятствием для сдачи ТМЦ на склад. В противном случае не нужные ТМЦ будут оседать на складах или в укромных углах производственных цехов, а вопрос, что с ними делать, — автоматически отложен до формирования себестоимости по заказу и сдачи готового изделия на склад. Между тем изготовление оборудования по заказу занимает несколько месяцев, и узел мог быть за это время уже применен на другом заказе — конструкторы, прорабатывающие новое изделие, могли вписать его в конструкцию другого оборудования.
ООО «Изготовитель»
Перечень ТМЦ, возвращенных на склад за март 2015 г .
Подотчетное лицо: Механосборочный цех
|
№ п/п |
Заказ |
Основание для возврата |
|||||||
|
Наименование |
Наименование |
Артикул |
Единица измерения |
Кол-во |
Цена, руб. |
Сумма, руб. |
|||
|
Разрешение конструктора № 15 от 10.02.2016 |
|||||||||
|
Захват (рычажный) |
Изменение конструкции по заявке заказчика |
||||||||
|
Итого по заказу 257 |
|||||||||
|
Всего |
850 000,00 |
||||||||
Зав.складом Михайленко Е. А. Михайленко
Экономист Краснова Н. Г. Краснова
Отходы производства
Отходы производства должны оприходоваться (строка 4 отчета «Итоги по складам цехов») не реже одного раза в месяц.
Отметим, что в данном случае все зависит от специфики каждого цеха. Например, в заготовительном цехе отходы — это остатки и куски труб, кругов, швеллеров, листов, которые уже не могут применяться для раскроя из них заготовок деталей; в механосборочном цехе — металлическая стружка, образующаяся в результате обработки заготовок деталей.
Суммы ТМЦ, котороые при этом ставятся в учет, небольшие, но для предприятия, например, сдача металлолома — один из способов пополнить свои оборотные средства. Но в большей степени это дисциплинированность материально-ответственных должностных лиц, порядок в учете, на рабочих местах, высвобождение производственных кладовых и иных помещений от ненужных отходов.
Что касается показателя «Списание по актам на списание — брак, естественная убыль, дефекты в материале, приказ на списание » (графа 10), необходимо учитывать следующее:
- специфику используемых материалов по каждому цеху. Если к ним применяются нормы естественной убыли, то кладовщики должны своевременно оформлять акты на списание естественной убыли по своим цехам. Это позволит видеть реальные остатки по ТМЦ и, соответственно, правильно рассчитать нормы расхода материалов;
- если в текущем месяце был брак, то экономисту необходимо проанализировать такие заказы и определить, как брак отразился на их себестоимости;
- если руководством предприятия были изданы приказы на списание по отдельным заказам, задача экономиста — проконтролировать, прошли ли по заказам, указанным в этом приказе: сдача ТМЦ на склад, списание и уценка отдельных ТМЦ, надлежаще ли оформлены акты списания. Если этого не делать, себестоимость заказа не будет корректной.
Конечно, такие аспекты должны контролироваться и в повседневной работе, но за решением текущих производственных вопросов о «нерегулярных» учетных операциях экономист или бухгалтер могут забыть, не потребовать вовремя от цехов первичные документы, а вот при закрытии месяца на этом концентрируется особое внимание.
Экономист при закрытии месяца должен обратить внимание и на показатель «Взяты в учет ТМЦ, ранее списанные на заказы (демонтированы с изготавливаемого оборудования по конструкторским решениям, приказам на списание)» (графа 5).
Большие значения — это предпосылки к возвратам на склад. Сняли то, что раньше списали — это и конструкторская ошибка (встречается в единичном производстве), и кардинальные изменения по заказу (например, если заказчик захотел изменить одну модель оборудования на другую). Разбирательство по таким суммам проводится в разрезе заказов, с привязкой к условиям договоров, с пояснениями (лучше письменными) конструкторов. Большие суммы по этому показателю - это не эффективная работа предприятия.
Показатели « Оприходование и списание в результате инвентаризации » анализируются членами инвентаризационной комиссии. Но экономисту необходимо знать, по каким заказам были отклонения и как выявленные излишки и недостачи ТМЦ отразились на себестоимости заказов.
НЗП по заказам
После анализа остатков по заказам в кладовых цехов экономист приступает к анализу незавершенного производства по заказам. Принцип такой: если ТМЦ лежит на полке, над ним не выполнялись операции, значит, это объект учета «кладовая»; если над деталью была выполнена операция или несколько единиц деталей собраны в узел, сварены и установлены — это уже НЗП. Отсюда и разные формы для анализа.
Анализ отчета «Итоги по незавершенному производству цехов» аналогичен анализу отчета по кладовой.
ООО «Изготовитель»
Итоги по незавершенному производству цехов, тыс. руб.
Отчетный период: март 2015 г.
Сравнение с периодом: февраль 2015 г.
|
№ п/п |
Показатель |
Цехи по отчетным периодам |
||||||||
|
Механосборочный цех |
Сварочный цех |
|||||||||
|
Февраль |
Март |
Отклонения по механосборочному цеху |
Февраль |
Март |
Отклонения по сварочному цеху |
|||||
|
Остаток на начало периода |
||||||||||
|
Выполнена установка, сборка (образование НЗП) |
||||||||||
|
Приход НЗП по межцеховой кооперации |
||||||||||
|
Прочий приход |
||||||||||
|
Итого приход |
||||||||||
|
Передача НЗП по межцеховой кооперации |
||||||||||
|
Списание НЗП по акту на списание, дефектному акту, приказу |
||||||||||
|
НЗП отнесено на себестоимость готовой продукции |
||||||||||
|
Прочий расход |
||||||||||
|
Итого расход |
||||||||||
|
Остаток на конец |
||||||||||
Экономист Краснова Н. Г. Краснова
Анализ НЗП по заказам начинается с оценки остатков НЗП на начало и конец каждого периода. Для анализа экономист должен иметь данные о том, какие заказы были завершены, продукция сдана на склад, поскольку показатель графы 8 «НЗП отнесено на себестоимость готовой продукции » значительно превышает суммы НЗП, образовавшегося за этот период (показатель «Выполнена установка, сборка» графа 2).
В нашем случае характер производства единичный, характеризуется неритмичностью производства, поэтому выпуск готовой продукции в марте 2015 г. значительно ниже, чем в феврале: механосборочный и сварочный цехи каждый по 3000 тыс. руб. Эту фактическую цифру необходимо сопоставить с плановой (выполнены ли объемы работ по запланированным заказам).
Показатель «НЗП отнесено а себестоимость готовой продукции» (графа 8) один из самых важных показателей в работе ПЭО и всего предприятия в целом. Хорошо, если значение графы 8 превышает значение графы 2 «Выполнена установка, сборка (образование НЗП)».
Еще один важный показатель — «Выполнена установка, сборка (образование НЗП)» (графа 2). Его значение должно совпадать со значением показателя «Выдано из кладовой на заказы на установку, сборку» (графа 9) формы «Итоги по кладовой цехов». То есть то, что взято с полки в кладовой, должно попасть на изделие (исключение — уже описанные виды движения на кладовой, графы 10-14).
Межцеховая кооперация по НЗП, когда узлы передаются с одного участка на другой и каждый цех понимает, за какую сумму НЗП он несет ответственность, — нормальный производственный процесс.
Если значение графы 2 значительно превышает значение графы 8, то есть образование НЗП в текущем периоде значительно превышает отнесение НЗП на готовую продукции, необходимо выяснить, с какими заказами это связано. Если это трудоемкие заказы, предусматривающие изготовление оборудования в течение 3-6 месяцев, то это нормальная ситуация. Но если увеличилось количество мелких, но не трудоемких заказов, экономист должен выяснить, не нарушались ли сроки сдачи по ранее запущенным в производство заказам, не приведет ли это к штрафным санкциям. В этом случае ППС должна внести коррективы в свои графики, чтобы доделать уже начатые заказы и сдать их на склад и только затем приступать к выполнению других мелких заказов.
Если на машиностроительном предприятии практикуется создание складского запаса запчастей, которые приобретаются покупателями, то в производство должны запускаться оптимальные партии. Понятно, что производственникам удобнее и выгоднее (особенно при сдельно-премиальной оплате) запускать в производство крупные однотипные партии, экономить таким образом подготовительно-заключительное время и трудозатраты за счет большого числа деталей в партии. Но при этом необходимо учитывать, что это одновременно необоснованный «захват» оборотных средства и так неритмично работающего предприятия.
Из-за такого рода заказов, ориентированных на склад и запущенных в значительных объемах, у предприятия может не хватить средств на закупку материалов и комплектующих для крупного заказа на изготовление оборудования.
В то же время изготовление небольших партий запчастей позволит сгладить неритмичность работы цехов, не дать простаивать рабочим, а отдел продаж сможет реализовать этот объем запчастей достаточно быстро, обеспечив поступление денежных средств, на складах не образуются завалы.
Управление заказами
Но обобщенных данных недостаточно, в ходе закрытия отчетного периода экономист должен «пройтись» по всем заказам.
Два следующих отчета экономисту необходимо рассматривать и анализировать вместе:
- оборотно-сальдовый журнал действующих заказов — показывает обороты по всем заказам;
- затраты по действующим заказам — расшифровывает затраты текущего периода (приходную часть предыдущей формы), дает представление о характере проведенной в отчетном месяце работы.
По заказам 263 «Корзина 698.56.000» и 270 «Захват 1563.18.000» все в порядке: работы закончены в марте, продукция сдана на склад, определена себестоимость, изготовленная продукция передана заказчикам.
По заказам 260 «Штуцер 1814.22.000» и 262 «Вал 174.56.000» тоже нормальная производственная ситуация: незначительные затраты прошли в прошлом месяце, значительные объемы — в текущем. Имели место трудозатраты с сопутствующими начислениями, косвенными затратами, на заказы списаны материалы.
Подозрение у экономиста должна вызывать ситуация, если затратами текущего периода являются только материалы. В этом случае необходимо подтвердить правильность отнесенных затрат, поднять первичные учетные документы.
Это относится к заказу 256 «Конвейер ленточный 20 м»: в отличие от предыдущих заказов затраты текущего периода ничтожны по сравнению с уже накопленной суммой по заказу, то есть это трудозатраты без списания материалов. Причем основная зарплата всего 600 руб., остальные затраты непрямые — отнесены на заказ уже используя именно зарплату в качестве базы распределения. Что можно было сделать на крупном оборудовании за такую сумму зарплаты? Несколько причин возникновения таких ситуаций.
Ситуация первая
Т рудозатраты ошибочно отнесены на этот заказ
Мастер ошибся, указывая в наряде этот номер заказа, или бухгалтер/экономист при обработке нарядов неправильно выбрали номер заказа из справочника. Это и необходимо перепроверить в первую очередь.
Такие ситуацию на практике могут встречаться достаточно часто, особенно когда одни и те же детали предусмотрены конструкциями изделий на разных заказах. Если же учетный работник выбрал заказ из справочника неправильно и в попытке отнести трудозатраты на заказ не нашел нужную деталь или операцию, это спасает от ошибки.
Ситуация в торая
Н а заказе действительно было необходимо выполнить мелкую работу — установить дефицитную запчасть, которую ждали пока привезут снабженцы.
Тогда остается открытым вопрос, работы закончены или нет. Если проблема только в том, что еще не оформлен паспорт на оборудование, а оборудование готово и находится на складе, а не числится незавершенкой в производстве с точки зрения технических нормативов, необходимо оформить изделие как готовое.
Ситуация т ретья
З аказ предполагает выполнение еще определенн ый объем работ, цех начал выполнять работу, о потом опять отложил, так как поступило указание выполнить более срочный заказ.
Экономисту необходимо убедиться в целесообразности такого решения, выяснить, кто дал такое указание, ведь сумма в 561,9 тыс. руб. висит в «незавершенке», была ли производственная возможность закончить заказ в этом месяце, тем более что договорная дата передачи покупателю — 02.04.2015 (как правило, на момент анализа дата уже просрочена).
Такая ситуация может возникнуть и в случае, когда в ход производственного процесса вмешивается заинтересованный менеджер по продажам и по договоренности с мастером меняет очередность заказов в работе, ведь менеджер получает бонусы за сделку в том отчетном периоде, когда заказ отгружен клиенту. Конечно, это в ущерб предприятию, но на руку отдельному менеджеру отдела продаж.
Обратите внимание!
Отдельные сотрудники отдела продаж не должны иметь возможность непосредственно влиять на ход производственного процесса — изменения должны пройти через ППС. Если такие ситуации все-таки имеют место, экономист должен предложить измененить систему мотивации сотрудников отдела продаж.
Особое внимание необходимо обратить на заказы 257 и 272.
Заказ 257 «Захват (рычажный)» — нет затрат, продукция не сдана на склад. Но до сдачи заказчику время еще есть — до 20.05.2016. Вполне возможно, что этот заказ пока отложили и выполняют заказы с более высокой приоритетностью. Такого рода заказы используются для более ритмичной работы предприятия, для обеспечения постоянно загрузки рабочих. Но когда экономист будет анализировать этот заказ уже при закрытии апреля, а ситуации не изменится — заказ опять будет без движения, а сроки уже поджимают, экономист должен выяснить, почему приостановлены работы, и действовать по аналогии с заказом 272.
Недопустимой является ситуацию по заказу 272 «Конвейер шнековый 40 м»: срок сдачи приближается, работы в текущем месяце не проводились, сумма НЗП крупная — 800 тыс. руб. Одна из причин приостановки работ — заказчик не внес очередной платеж. Экономисту необходимо удостовериться, что юрист компании в курсе ситуации.
Часто бывает так, что даже когда постоянный или вип-клиент нарушает договор, отдел продаж не сообщает юристу, ждет, пока заказчик исполнит обязательство. Но подключение юриста к такому вопросу просто необходимо. Например, часто по договорным условиям не предполагается, что нарушение обязательств заказчиком по оплате автоматически освобождает производителя от поставки: непоставка в срок, даже в случае просрочки платежа от заказчика, приводит к штрафным санкциям по отношению к компании-производителю.
Другая причина приостановки работ — объем работ остался незначительный, и поскольку срок сдачи только 15.04.2015, производственники планируют выполнить работы в первых числах апреля. Это не нарушение, но это риск. Ведь из-за незначительных затрат под угрозой вся сумма заказа — 800 тыс. руб. плюс штрафные санкции. Например, в результате неблагоприятных погодных условий перемерзло отопление в цехе (не всегда докажешь, что это форс-мажор), заболел ключевой рабочий. Необходим менее рискованный подход в планировании работ, не только ориентация на сроки, но и на сумму заказа (у заказа 272 должен быть высокий уровень приоритета).
ООО «Изготовитель»
Затраты по действующим заказам, тыс. руб.
Отчетный период: март 2015 г.
|
Статья/элемент затрат |
|||||||||
|
Конвейер скребковый 1513.45.000 |
Конвейер ленточный 20м. |
Захват (рычажный) |
Штуцер 1814.22.000 |
Вал 174.56.000 |
Корзина 698.56.000 |
||||
|
Материалы, в т.ч. |
|||||||||
|
Резинотехнические изделия |
|||||||||
|
Лакокрасочные материалы |
|||||||||
|
Электрогруппа |
|||||||||
|
Прочие материалы |
|||||||||
|
Зарплата со страховыми взносами, в т.ч. |
|||||||||
|
Основная зарплата |
|||||||||
|
Дополнительная зарплата |
|||||||||
|
Страховые взносы |
|||||||||
|
Общепроизводственные затраты |
|||||||||
|
Общехозяйственные затраты |
|||||||||
|
Внепроизводственные затраты |
|||||||||
|
Итого |
23355,00 |
||||||||
Экономист Краснова Н. Г. Краснова
На основании всех производственных и финансовых документов экономист предоставляет топ-менеджменту — директору и председателю контроллинговой группы — пояснительную записку. Пояснительная записка должна содержать заключения экономиста, в отдельных случаях — рекомендации и предложения.
Созывается производственное совещание контроллинговой группы. Ее основная задача — эффективное управление заказами, оптимизация работы предприятия. Рассматриваются результаты работы по отчетный месяц, подводятся итоги, вырабатывается план мероприятий по рискам негативных аспектов в будущем, виновных сотрудников лишают премии, либо сотрудники премируются за качественное и эффективное выполнение работ по заказам.
Вывод
Для слаженной работы предприятия каждый специалист должен быть на своем месте, осознавать свою работу и ответственность, понимать, как неправильные решения отражаются на финансовом состоянии и репутации предприятия.
Для оптимизации всего процесса и принятий правильных решений специалисту необходима информация о работе всех отделов, их функциях, ответственности, документообороте предприятия и т. д. Он должен разбираться в показателях отчетов, уметь анализировать и предвидеть перспективы развития компании на несколько шагов вперед с учетом возможных рисков.
На предприятиях и в учреждениях периодически выполняется составление бухгалтерской отчетности. По своей сути это процесс разработки исчерпывающих сведений о хозяйственном и экономическом функционировании предприятия за установленный временной интервал, по которому формируется целый ряд документов. Наряду с этим данные предоставляются в заданной форме в виде таблиц, разнообразных диаграмм и тому подобных документов. По информации, которая отражается в этой отчетности, можно составить абсолютно реалистичную картину того, насколько эффективно работала рассматриваемая компания в заданном периоде. Кроме того, эти сведения позволяют судить о финансовой ситуации в компании, что является немаловажным фактором при вынесении решения о том, насколько целесообразно работать с этой организацией.
Для чего нужна отчетность?
На основании информации, отраженной в бухгалтерском отчете, директор предприятия может получить исчерпывающую картину того, как идут дела в его учреждении, сравнить эту информацию с отчетами предшествующих периодов и сформировать какие-либо планы дальнейшей деятельности компании. Все вышесказанное является свидетельством того, что составление и использование бухгалтерской отчетности - крайне необходимый и значимый процесс.
Технология составления бухгалтерской отчетности требует обязательного соблюдения норм и определенного регламента формирования соответствующих документов. В частности составление бухгалтерской отчетности предполагает:
- строгое соблюдение правил ведения подобного рода документации;
- доскональное выполнение всех этапов проведения этого процесса;
- сбор всей информации для того, чтобы максимально точно выполнить составление форм, входящих в состав документов;
- строгое соблюдение регламента проведения данной процедуры;
- осуществление аудита;
- анализ составленной документации.
Требования к отчетности
При проведении такого рода процедуры необходимо строго соблюдать требования к составлению бухгалтерской отчетности. Все они регулируются определенным количеством специальных нормативов, включающих в свой состав и Федеральный закон «О бухгалтерском учете». Эти нормативы определяют некоторые принципы создания учетной документации: подлинность и должную полноту представленной информации, сравнимость данных, строгое соблюдение временных рамок отчетности, нейтральность предоставляемой информации, правильность оформления документации. Исходя из этих предписаний, предоставляемая отчетность обязана демонстрировать в полной мере финансовое и хозяйственное положение дел в отчетной организации и сведения об итогах ее финансовой деятельности в рассматриваемом периоде.
Строгое соблюдение временных рамок предоставляемых документов предполагает, что выполненный отчет будет сформирован по итогам деятельности учреждения за период с 1 января по 31 декабря включительно (в случае если это годовой отчет). Кроме того, правила составления такого рода отчетности определяют, что она обязана быть представлена на русском языке. Все итоги финансовой работы предприятия должны быть выражены в рублях, поскольку рубль является национальной валютой России. Кроме того, строгие правила оформления предоставляемых форм отчетности требуют, чтобы все документы были подписаны главным руководителем предприятия и работником, который занимается ведением бухгалтерского учета (чаще всего главным бухгалтером).
Нейтральность предоставляемой информации означает, что все данные будут беспристрастны по отношению к тем лицам, которые используют эту бухгалтерскую отчетность. Принцип сопоставимости данных отчетности предполагает, что предоставленную информацию можно сравнить с итогами отчетов, сформированных в предшествующие данному отчету периоды. Соответственно, по каждой итоговой цифре в документах приводятся цифры за оба периода - отчетный период и тот, который ему предшествовал. Это дает возможность судить о динамике функционирования рассматриваемого учреждения, сравнивать любые итоговые цифры. Соблюдение всех этих требований позволяет на основании данной документации получить максимально ясную и правильную картину хозяйственной и экономической работы организации.
Порядок формирования и состав
Порядок составления бухгалтерской отчетности включает в себя следующие этапы:
- Проверка данных первичных документов учета.
- Инвентаризация всех балансовых статей. Сюда входит инвентаризация всего имущества организации и всех форм финансовых обязательств.
- Проверка всех записей, выполненных по счетам, и исправление выявленных ошибок.
- Закрытие всех счетов.
- Расчет финансовых результатов и чистой прибыли.
- Составление оборотной ведомости, в которой указываются все исправленные данные и внесенные дополнительные записи.
Составление бухгалтерской отчетности итогом своим предполагает создание целого ряда различной документации. Этот пакет документов может быть различен по своему составу. Это зависит от нормативов создания такого рода отчетов на данный период. Чаще всего в него входят следующие формы: отчет об убытках и прибылях, бухгалтерский баланс, отчет об изменениях капитала, а также отчет о движении денежных средств. Как правило, бухгалтерская отчетность включает в свой состав немало дополнительной информации, которая не была включена в установленные нормативами формы отчета.
Для отображения этих данных составляется пояснительная записка.
В том случае, если в рассматриваемой организации регулярно проводится обязательный аудит, в пакет документов вносится также аудиторское заключение, которое гарантирует факт достоверности всей информации, содержащейся в предоставленной отчетности.
Из всего вышесказанного следует вполне логичный вывод о том, что процесс создания бухгалтерской отчетности представляется очень значимым этапом в функционировании предприятия. Этот документ необходимо предоставлять соответствующим учреждениям в строго обозначенные сроки. Данная отчетность должна гарантировать крайнюю достоверность всей представленной информации. Обязательным условием является наличие всех установленных нормативными актами печатей и подписей организации, а также всех ее реквизитов. Какие-либо исправления и ошибки в документации бухгалтерской отчетности недопустимы.
Для каких целей используется внутренняя управленческая отчетность? Каков порядок составления отчетности и что в нее входит? Где найти образец заполнения формы управленческой отчетности?
Представим ситуацию. На одном предприятии финансовая служба составляет для руководства еженедельные управленческие отчёты, в которых есть всё: основные финансовые показатели, расходы компании, информация по отгрузкам и остаткам товара на складе, сведения о погашении кредитов и т.д.
В другой фирме финансовыми документами занимается молодой бухгалтер, как таковой управленческой отчётности никто не составляет. Так что директор даже не в курсе , куда уходят деньги и как обстоят дела с кредитными выплатами.
Как вы думаете, в какой компании руководство принимает более грамотные и эффективные решения? Конечно, в той, ответите вы, где налажено чёткое взаимодействие между исполнителями и руководством. Управленческая отчётность служит как раз таким связующим звеном .
О том, как составляется управленческая отчетность , и какие задачи решает, я, Денис Кудерин, эксперт по экономическим вопросам, расскажу в новой статье.
Располагайтесь поудобнее и читайте до конца – в финале вас ждёт обзор компаний, которые помогут организовать управленческий учёт на вашем предприятии, плюс советы, как отличить профессиональных исполнителей от любителей.
1. Что такое управленческая отчетность и для чего она используется
Управление предприятием – непрерывный процесс, суть которого – влияние на объект с целью его стабилизации, контроля либо изменения в соответствии с задачами бизнеса. Ещё одна функция управления – рациональное использования рабочей силы и ресурсов компании для повышения прибыльности.
Чтобы поддерживать бизнес в эффективном и конкурентоспособном состоянии, руководители обязаны всё время принимать определённые решения . Эти решения основываются на актуальной информации о делах предприятия. Именно такую информацию предоставляет руководству управленческая отчётность (УО).
– инструмент внутреннего контроля компании и способ оценить её экономические перспективы.
В отличие от бухгалтерской отчётности, составлять управленческую отчётность никто не обязывает . Но она нужна руководителям, чтобы эффективно управлять бизнесом. УО содержит сведения обо всех структурных подразделениях предприятия.
Можно возразить, что грамотный руководитель способен оценить экономические показатели, основываясь на бухгалтерском учёте. Отчасти это так, но бухгалтерия не раскрывает все нюансы работы предприятия.
Из бухгалтерских отчётов сложно понять, какая продукция пользуется повышенным спросом , а какая – наоборот. показывает более наглядную картину.
Пример
Компания «Сибирские полуфабрикаты» расширила в прошлом году ассортимент продукции. С помощью управленческой отчётности, которую предложил ввести на предприятии исполнительный директор, руководство выяснило, что наибольшим спросом пользуются продукты «Пельмени семейные » и «Колбаса деревенская ». Решили увеличить выпуск этих позиций.
Ещё УО показала, что приобретать упаковочные материалы у поставщиков менее выгодно, чем изготавливать их самостоятельно. Директор принял решение открыть новый цех по производству собственной упаковки.
Отчётность нужна экономным, дальновидным и рачительным хозяевам, которые хотят получать прибыль не только за счёт увеличения объёмов производства, но и за счёт повышения производительности труда, а также снижения ненужных трат. Это составная часть грамотного .
Кто является заказчиком управленческой отчётности? ТОП-менеджеры и линейные руководители – директора по производству, финансовые директора, руководители отдела продаж и т.д.
Для составления документа используют различные формы, чаще – таблицы, графики, диаграммы.
Информация должна быть:
- достоверной – отражать реальные процессы без всяких приписок и подтасовок;
- адресной – адресованной конкретным пользователям, например, генеральному директору;
- конфиденциальной – посторонним лицам незачем знать о внутренних делах компании;
- оперативной – готовой к использованию в нужный момент и содержащей актуальные данные;
- полезной для принятия управленческих решений.
Где брать данные для отчётности? Из учётных программ, финансовых документов, бухгалтерских отчётов. Для начала, конечно, нужно наладить функциональную систему передачи информации на предприятии.
Например, расходный материал ушёл в производство со склада – ответственные лица (кладовщик и начальник цеха) обязательно фиксируют это дело документально .
На большом предприятии трудно будет охватить все аспекты производства, поэтому ответственные за составление УО должны действовать по заранее разработанному плану.
- «Товарищ Новосельцев , это Ваш отчёт? Делом надо заниматься серьёзно или не заниматься вообще. Статистика – это наука, она не терпит приблизительности. Как вы можете пользоваться непроверенными данными. Возьмите и переделайте!»
Из к/ф «Служебный роман»
Новосельцев с отчетом - кадр из к/ф Служебный роман
Теперь перечислю основные задачи УО:
- предоставление руководству достоверных и свежих данных относительно финансовой и производственной деятельности компании;
- прогноз и анализ работы предприятия и его филиалов;
- повышение финансовой дисциплины;
- снижение производственных затрат;
- увеличение прибыли в результате принятия экономически целесообразных решений.
УО не нужно направлять в ФНС или куда-либо ещё. Это документ для внутренних нужд . Он позволяет руководителям или собственникам быть в курсе объективной ситуации на предприятии. В документе отражены основные процессы, которые происходят или происходили внутри компании в отчётном периоде.
2. Что включает в себя управленческая отчетность – обзор основных моментов
Теперь о том, что входит в УО. В отличие от финансового и налогового учётов, строго регламентированных законодательством, управленческая отчётность составляется в свободной форме и соответствует потребностям менеджмента конкретной компании, отвечает задачам .
По этой причине есть множество вариантов таких документов. Однако есть моменты, которые стоит включать в отчёт в обязательном порядке, чтобы руководство смогло проанализировать текущую экономическую ситуацию в компании и объективно оценить перспективы.
Момент 1. Отчеты об операционной деятельности
Операционная деятельность – это основная работа компании, направленная на извлечение прибыли. Сюда входит производство продукции, оказание услуг и любая другая профильная деятельность, за счёт которой предприятие зарабатывает деньги.
В такой отчёт входят следующие данные:
- о производстве товаров;
- о приобретении товарно-материальных ценностей;
- о закупке сырья, расходных материалов и комплектующих;
- о запасах готовой продукции на складах;
- о движении денежных средств;
- о дебиторской задолженности.
УО об операционной деятельности – это документ, в котором отражается текущее состояние дел.
Момент 2. Отчеты об инвестиционной деятельности
Инвестирование – часть финансовой деятельности компании. Даже небольшое предприятие вкладывает средства в развитие и расширение производства.
В УО об инвестициях отражаются следующие параметры:
- движение основных средств;
- движение нематериальных активов компании;
- долгосрочные денежные вклады;
- планируемые капитальные инвестиции;
- данные о выполнении инвестиционных проектов.
Момент 3. Отчеты о финансовой деятельности
Финансовая деятельность – это краткосрочные вложения, привлечение заемного и акционерного капитала , кредитование и управление наличными (касса предприятия). Все эти аспекты отражаются в финансовом УО.
Момент 4. Отчеты о продажах или оказанных услугах
Отчет о продажах составляет служба сбыта предприятия для начальника отдела продаж, коммерческого и генерального директоров. Из него видно, в каком количестве реализована продукция и по каким ценам.
Иногда включают дополнительные пункты – динамику отгрузки, сведения о запасах на складах, затраты на реализацию, сведения о дебиторской задолженности.
Момент 5. Отчеты о закупках
В отчет о закупках входят сведения о закупках сырья, расходных материалов, оборудования, инструментов и прочих производственных активов. Отдельный документ такого плана нужен на крупных производственных объектах, где используются для работы разнообразные материальные ценности.
Для наглядности оформим базовые виды УО в таблицу:
3. Порядок составления управленческой отчетности – 6 основных этапов
Управленческую отчётность составляют разными способами . Несколько лет назад я работал в компании, где в составлении отчётных документов участвовал целый штат бухгалтеров и финансовых специалистов.
Отчёт был детальный и подробный , что позволяло руководству проводить всестороннюю аналитику и вовремя корректировать работу предприятия, если это было необходимо.
В другой компании, где мне тоже доводилось трудиться, отчётом занимался один бухгалтер на базе 1С, при этом все данные он заносил в программу вручную. Толку от такого отчёта было немного .
Чтобы составить грамотный и полезный отчёт, пользуйтесь готовым алгоритмом. Схема не претендует на истину в последней инстанции – формируя собственный отчёт, учитывайте специфику предприятия и его масштаб.
Этап 1. Постановка целей и задач
Сначала нам нужно ясное понимание задач, которые нужно решать с помощью управленческой отчётности. Генеральному директору компании полезно иметь нужную информацию хотя бы каждую неделю . А если на предприятии – время перемен и внедрения новых технологий и методов, то и чаще.
Цели в каждом случае индивидуальны: контроль доходов-расходов, анализ себестоимости продукции, оценка эффективности подразделений, отслеживание динамики дебиторских и кредиторских долгов.
Важна и форма предоставления УО руководству. Удобнее пользоваться таблицами и графиками чем текстовыми файлами. Чем детальнее документы, тем лучше .
Но помните – нельзя объять необъятное. Нужно уметь структурировать информацию по группам доходов и расходов, по типам клиентов, по отделам, подводить промежуточные итоги.
Периодичность предоставления отчёта регламентирует само руководство. Если директору нужно, чтобы отчёт составлялся еженедельно, его будут составлять еженедельно. Аналогично обстоят дела с детализацией.
Этап 2. Определение круга должностных лиц, которым необходима управленческая отчетность
Это необходимый этап для эффективной организации процесса подготовки УО. Определяется кому конкретно и какая именно отчетность предоставляется.
Важно также не забывать и об ответственных за подготовку отчетности . Часто ответственными назначают руководителей или ведущих специалистов соответствующих подразделений. Они отвечают и за содержание отчётов, и за сроки их составления и предоставления.
В крупных компаниях также организуют специальные подразделения по подготовке управленческой отчетности.
Этап 3. Определение информации, которая должна быть представлена в управленческой отчетности
Какая именно информация будет содержаться в отчёте, зависит от целей составления этого документа. Как правило, туда входят наиболее существенные данные, отражающие реальную экономическую и финансовую ситуацию на предприятии.
Будет хорошо, если будет учитываться логическая взаимосвязь показателей для удобства процесса анализа УО и выводов. Иногда управленцы просят тех кто формирует отчеты сразу сформулировать ключевые выводы .
Этап 4. Определение возможности использования информации, формируемой в системах учета
Оцените, какая необходимая нам информация для управленческих целей уже содержится в информационный системах учета компании. Речь идет о бухгалтерской , финансовой , налоговой и других системах учета, которые уже налажены и успешно функционируют на предприятии.
Если это так, то можно и нужно попытаться её использовать, что может существенно облегчить задачу и избавить от «двойной работы» .
Отчетность должна быть регулярной, наглядной и структурированной
Этап 5. Разработка регламентов для управленческой отчетности
Обязательно нужен регламент составления отчётов – кто, в какой форме и в какие сроки будет их предоставлять. Зафиксируйте эти договоренности документально.
Пусть каждый руководитель ЦФО (центра финансовой ответственности) следит за исполнением процесса.
Этап 6. Разработка средств для сбора, формирования и обработки информации управленческой отчетности
Поручите специалистам-айтишникам разработать программы (или шаблоны файлов), в которых ответственные лица будут формировать отчётность.
Но не забывайте о главных принципах:
- затраты на автоматизацию должны окупиться выгодой от её использования;
- плохая программа – хуже, чем вдумчиво разработанная система таблиц в Excel.
Если своих спецов IT в компании нет, воспользуйтесь помощью сторонних фирм. О них есть информация в следующем разделе.
- Людмила Прокофьевна , вы оказались удивительно прозорливы. Вы просто вдаль смотрите! Я сейчас работаю над своим отчётом, и он прямо на глазах становится лучше, лучше!
Рада за Вас, товарищ Новосельцев…
Из к/ф «Служебный роман»
4. Помощь в подготовке управленческой отчетности – обзор ТОП-3 компаний по предоставлению услуг
Вы хотите внедрить на своём предприятии систему управленческой отчётности, но понятия не имеете с чего начинать? Хотите поручить эту задачу профессиональным исполнителям?
Экспертный обзор поможет вам выбрать надёжных партнёров , которые разработают, внедрят и запустят эффективный УО в вашей компании.
Многопрофильная компания, более 20 лет работающая на рынке консалтинговых услуг. В сферу интересов фирмы входит: управленческий и налоговый консалтинг, постановка и автоматизация учёта, разработка систем бюджетирования и многие другие актуальные услуги для бизнеса.
Специалисты разработают в компании заказчика эффективный управленческий учёт на базе программных продуктов 1С . Клиент получает: отладку бизнес-процессов, консультационную поддержку на всех этапах внедрения управленческой отчётности, современную автоматизированную систему управления предприятием.
Опытная команда практиков, имеющих обширный опыт построения и отладки систем управленческого учёта и бюджетирования. Профессионалы наладят учёт с нуля
для предприятий малого и среднего бизнеса, усовершенствуют систему финансового и управленческого контроля на крупных предприятиях.
При необходимости специалисты компании «Учет Четко» обучат ваших сотрудников основам работы с автоматизированными системами, организуют работу с документами, оптимизируют расходы предприятия, разработают уникальные программы для индивидуального пользования.
3) GBCS
Консалтинговая компания GBCS – это 28 квалифицированных экспертов в области автоматизации управленческого учёта. Специалисты создадут эффективную систему учёта, наладят бюджетирование на объекте клиента, улучшат финансовую ситуацию на производстве, сократят расходы.
Не тратьте время на самостоятельную разработку управленческого учёта – доверьтесь тем, кто знает, как это сделать быстро и профессионально. На счету компании – более 50 готовых проектов . Разработки от GBCS уже помогли клиентам заработать более 60 000 000 рублей чистой прибыли.
5. Как выбрать компанию по подготовке управленческой отчетности – 3 признака того, что вы сотрудничаете с профессионалами
Выбрать действительно компетентных исполнителей всегда непросто.
