Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.
Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):
- для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
- для ее должностных лиц и ИП - от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.
Порядок ведения кассовых операций в 2019 году: лимит кассы
В организации должен быть установлен кассовый лимит.
Лимит кассы - допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.
Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.
Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей .
Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).
Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС .
Кассовые операции в 2019 году: лимит кассы обособленных подразделений
В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).
Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.
Ведение кассовых операций в 2019 году: превышение лимита кассы
Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.
Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.
Кассовые операции: лимит расчетов наличными
Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.
С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).
Кассовые правила
Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.
Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции
Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.
Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).
Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.
Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.
Документальное оформление кассовых операций
Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).
ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания , п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).
Кассовые операции: кто подписывает документы
При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.
Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.
Прием наличных
Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.
При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):
- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
- соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
- наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.
Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.
Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.
При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.
Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
Выдача наличных
При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):
- наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии - подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
- соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.
При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.
Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.
Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.
Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.
Выдача наличных для выплаты зарплаты
Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.
Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).
Работник обязательно должен расписаться в ведомости.
Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:
- подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
- записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
- сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
- проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии - руководителю).
Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость - можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.
Выдача наличных подотчетнику
В этом случае РКО оформляется на основании , написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.
Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.
Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению
При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче - расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).
Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности
Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):
- соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
- соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.
В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».
Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.
Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.
В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате - оригинал.
Книга учета принятых и выданных наличных денег
Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).
Кассовая книга
Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.
Способ оформления кассовых документов и книг
Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).
Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.
В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.
Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.
Электронные документы подписываются электронными подписями.
Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.
"Современный бухучет", N 4, 2004
Требования к хранению наличных денежных средств в организациях установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центробанка России 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).
В соответствии с п.3 указанного Порядка для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу. В связи с этим руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк (п.29 Порядка).
Обозначим требования, предъявляемые действующим законодательством к кассиру, а также требования по оборудованию кассы и сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке.
Требования к кассиру
Кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров), включены в Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденный Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85. Этим Постановлением утверждена также типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приведена в приложении к статье).
Согласно п.32 Порядка ведения кассовых операций после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности (типовая форма договора о полной материальной ответственности приведена в приложении).
Порядком ведения кассовых операций установлено, что:
- кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям (п.33);
- кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам (п.34);
- на предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности (п.35);
- в случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц (п.35);
- на предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные Порядком ведения кассовых операций для кассиров (п.36);
- на малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности (п.36).
Согласно п.31 Порядка ведения кассовых операций перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации. В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников.
Пунктом 29 Порядка ведения кассовых операций установлено также, что во время совершения операций кассир должен запереть двери в кассу. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. Запрещается также хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию.
Требования к оборудованию кассы
В Приложении N 3 к Порядку ведения кассовых операций приведены Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий. Согласно п.3 указанных Требований для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:
- быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;
- располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями;
- иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;
- закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;
- оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;
- иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;
- располагать исправным огнетушителем.
Пунктом 29 Порядка ведения кассовых операций установлено также, что все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.
Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.
В случае обнаружения утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
Требования по сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке
С целью обеспечения сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке организации должны следовать Рекомендациям, приведенным в Приложении N 2 к Порядку ведения кассовых операций.
Согласно указанным Рекомендациям руководителям предприятий при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств, либо периодическому привлечению лиц к указанным выше работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:
- ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;
- страдающие хроническими психическими заболеваниями;
- систематически нарушающие общественный порядок;
- злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.
При транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них руководитель предприятия должен предоставить кассиру охрану и в случае необходимости - транспортное средство.
При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:
- разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
- допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;
- следовать пешком, попутным или общественным транспортом;
- посещать магазины, рынки и другие подобные места;
- выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.
Требования к документальному оформлению кассовых операций
В определенной степени обеспечению сохранности денежных средств способствует действующий порядок документального оформления движения денежной наличности. Пунктом 22 Порядка ведения кассовых операций установлено, что все поступления и выдачи наличных денег в обязательном порядке учитываются кассиром в кассовой книге сразу же после совершения операции. Причем каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего. Правильность ведения кассовой книги контролируется главным бухгалтером организации.
Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия.
Выдача денег из кассы производится строго по расходным ордерам или же надлежаще оформленным другим документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными, а также лицом, получившим деньги. Согласно п.27 Порядка ведения кассовых операций выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
- наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
- правильность оформления документов;
- наличие перечисленных в документах приложений.
При несоблюдении одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.
Ответственность за нарушение порядка хранения денежных средств
Согласно п.38 Порядка ведения кассовых операций учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при осуществлении документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.
Соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций систематически проверяется банками.
Техническая укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях проверяется органами внутренних дел в пределах их компетенции.
Согласно п.39 Порядка ведения кассовых операций ответственность за соблюдение указанного Порядка возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.
В соответствии со ст.15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от 400 до 500 минимальных размеров оплаты труда.
Приложение
Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности
(наименование организации)
далее именуемый "Работодатель", в лице руководителя _________________________
(фамилия, имя, отчество)
или его заместителя ______________________________, действующего на основании
(фамилия, имя, отчество)
_________________________________, с одной стороны, и _______________________
(устава, положения, доверенности) (наименование должности)
_____________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем.
- Работник принимает на себя полную материальную ответственность за недостачу вверенного ему Работодателем имущества, а также за ущерб, возникший у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и в связи с изложенным обязуется:
а) бережно относиться к переданному ему для осуществления возложенных на него функций (обязанностей) имуществу Работодателя и принимать меры к предотвращению ущерба;
б) своевременно сообщать Работодателю либо непосредственному руководителю о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенного ему имущества;
в) вести учет, составлять и представлять в установленном порядке товарно-денежные и другие отчеты о движении и остатках вверенного ему имущества;
г) участвовать в проведении инвентаризации, ревизии, иной проверке сохранности и состояния вверенного ему имущества.
- Работодатель обязуется:
а) создавать Работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенного ему имущества;
б) знакомить Работника с действующим законодательством о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю, а также иными нормативными правовыми актами (в том числе локальными) о порядке хранения, приема, обработки, продажи (отпуска), перевозки, применения в процессе производства и осуществления других операций с переданным ему имуществом;
в) проводить в установленном порядке инвентаризацию, ревизии и другие проверки сохранности и состояния имущества.
- Определение размера ущерба, причиненного Работником Работодателю, а также ущерба, возникшего у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и порядок их возмещения производятся в соответствии с действующим законодательством.
- Работник не несет материальной ответственности, если ущерб причинен не по его вине.
- Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания. Действие настоящего Договора распространяется на все время работы с вверенным Работнику имуществом Работодателя.
- Настоящий Договор составлен в двух имеющих одинаковую юридическую силу экземплярах, из которых один находится у Работодателя, а второй - у Работника.
- Изменение условий настоящего Договора, дополнение, расторжение или прекращение его действия осуществляются по письменному соглашению сторон, являющемуся неотъемлемой частью настоящего Договора.
Работодатель ________________________ ________________________________
Работник ____________________________ ________________________________
Дата заключения Договора М.П.
К.И.Ковалев
Консультант журнала
"Современный бухучет"
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ И АТОМНОМУ НАДЗОРУ
ПРИКАЗ
О мероприятиях по обеспечению сохранности наличных денежных средств в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору
Утратил силу на основании
приказа Ростехнадзора от 29 июля 2014 года N 334
____________________________________________________________________
В соответствии с пунктом 1.11 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации , утвержденного центральным Банком Российской Федерации 12 октября 2011 года N 373-П (зарегистрировано в Министерстве юстиции Российской Федерации 24 ноября 2011 года, регистрационный N 22394), в целях обеспечения сохранности наличных денежных средств при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также определения порядка и сроков проведения проверок фактического наличия наличных денежных средств в центральном аппарате, территориальных органах и подведомственных Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору учреждениях
приказываю:
1. Утвердить прилагаемые Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денежных средств в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору.
2. Руководителям территориальных органов и директорам подведомственных Ростехнадзору учреждений обеспечить выполнение Мероприятий по обеспечению сохранности наличных денежных средств в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденных настоящим приказом.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя В.Б.Кузьмичева.
Руководитель
Н.Г.Кутьин
Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денежных средств в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору
УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Федеральной службы
по экологическому, технологическому
и атомному надзору
от 15 февраля 2012 года N 99
1. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денежных средств при ведении кассовых операций и хранении
1.1. Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей устанавливаются следующие требования к помещению кассы:
быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;
иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;
закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу и внутреннюю, открывающуюся в сторону внутреннего расположения кассы;
оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;
иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, который по окончании рабочего дня закрывается ключом и опечатывается печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассира;
располагать исправным огнетушителем.
1.2. Помещение кассы оборудуется охранной сигнализацией.
2. Мероприятия при транспортировке наличных денежных средств
2.1. Руководителем обеспечивается кассиру транспортное средство при транспортировке денежных средств из учреждений банков или сдаче в них.
2.2. При транспортировке денежных средств кассиру запрещается:
разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
следовать пешком, попутным или общественным транспортом;
посещать магазины, рынки и другие т.п. места;
выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.
3. Порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денежных средств
3.1. Проверка наличия денежных средств в кассе проводится по правилам, определенными Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств , утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 года N 49 .
3.2. Проведение инвентаризации, плановых и внеплановых ревизий фактического наличия наличных денежных средств в кассе производится постоянно действующей инвентаризационной комиссией или иной комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя.
3.3. Периодичность проведения проверки кассы утверждается приказом.
3.4. Отсутствие хотя бы одного члена такой комиссии при проведении проверки служит основанием для признания ее результатов недействительными.
3.5. По результатам инвентаризации, плановых и внеплановых ревизий комиссия составляет Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма по ОКУД 0309014). В нем указывают выявленные недостачи или излишки ценностей в кассе и обстоятельства их возникновения.
3.6. Акт составляется не менее чем в двух экземплярах, каждый из которых подписывают все члены комиссии.
Электронный текст документа
подготовлен ЗАО "Кодекс" и сверен по:
рассылка
Организация может держать в своей кассе денежных средств только в пределах лимита, установленного обслуживающим банком, а всю денежную наличность сверх лимита должна сдавать в банк.
При выявлении фактов превышения лимита остатка наличных денег в кассе на организацию налагается штраф в трехкратном размере сверхлимитной кассовой наличности, а с руководителя взыскивается административный штраф в размере 50 минимальных месячных размеров оплаты труда.
Также существует ограничение при расчетах наличными денежными средствами с другими юридическими лицами. Эти расчеты также регулируются ЦБ (Указание ЦБ №1050 от 14 ноября 2001г. "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами РФ между юридическими лицами"). В частности, в настоящее время предельная сумма расчетов между юридическими лицами по одному платежу составляет 60 000 руб.
Согласно порядку ведения кассовых операций в РФ обеспечение сохранности наличных денежных средств возложено на руководителя организации. К рекомендованным правилам по обеспечению сохранности наличных денег относятся следующие :
1. Помещение кассы должно быть изолированно, во время совершения операции двери кассы должны быть закрыты.
2. В помещение кассы доступ посторонних лиц запрещен.
3. Наличные деньги должны храниться в специальных сейфах и хранилищах, ключи от которых имеются у ограниченного количества лиц (оригиналы у кассира, дубликаты - у директора).
4. Помещения кассы ежедневно опечатываются кассирами.
5. Не допускается хранение в кассе наличных денег, не принадлежащих организации.
6. При транспортировке денег кассир должен быть обеспечен транспортом и охраной.
7. В случае недееспособности кассира приказом руководителя назначается лицо его замещающее, на которое также возлагается полная материальная ответственность.
8. Разрешается заключать договора инкассации с банками и договора страхования со страховыми компаниями.
Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве организации 5 лет.
1.9. Учет денежных средств на счете 50 "Касса".
Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 "Касса". К нему могут быть открыты следующие субсчета :
а) 50.1 - Касса организации. Применяется для учета денежных средств в кассе. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты. Получение валюты оформляется заявкой в уполномоченный банк, составленной на основании приказа о служебной командировке работника организации и распоряжения ее руководителя о норме суточных. Иностранная валюта выдается банком не ранее чем за 10 рабочих дней до даты выбытия сотрудника в командировку. Получение и выдача иностранной валюты оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами, в которых указывается сумма в валюте платежа (долларах, евро и т. д.). В кассовой книге движение иностранной валюты отражается в двух суммах: в рублях и в валюте расчетов. При этом согласно ПБУ 3/2000 иностранная валюта, находящаяся в кассе, подлежит пересчету в рубли по официальному курсу ЦБ РФ. Такой пересчет осуществляется на дату совершения операции с иностранной валютой (ее оприходования или выдачи), на дату составления бухгалтерской отчетности.
б)50.2 - Операционная касса. Используется организациями, в составе которых имеются обособленные структурные подразделения (кассы товарных контор, остановочных пунктов, судов, билетные кассы портов, вокзалов, кассы отделений связи). Эти подразделения осуществляют наличные денежные расчеты за выполненные работы и услуги с физическими и юридическими лицами по счетам, квитанциям и другим расчетным документам. Оприходование выручки главной кассой организации отражается в кассовом отчете. Этот субсчет применяется и торговыми организациями, которые осуществляют расчеты с населением за проданные товары с применением кассовых аппаратов. В этих случаях получение денежных средств фиксируется в книге кассира-операциониста, открываемой на каждую контрольно-кассовую машину. В ней отражаются показания счетчика и сумма, сданная старшему кассиру в конце дня, обе эти величины должны быть одинаковыми. Оприходование выручки главной кассой организации отражается в кассовом отчете.
в)50.3 - Денежные документы. Используется для учета оплаченных денежных документов - авиабилетов, санаторных путевок, почтовых марок, вексельных марок и марок государственной пошлины. Денежные документы оформляются аналогично денежным средствам в кассе организации по приходным кассовым и расходным кассовым ордерам, на основе которых составляется отчет об их движении. В этом отчете указывается, сколько и каких денежных документов поступило, их стоимость, а также какие и кому выданы денежные документы и на какую сумму. К денежным документам не относятся: документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04 "Нематериальные активы"), ценные бумаги (учитываются на счете 58 "Финансовые вложения"), бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006 "Бланки строгой отчетности"), выкупленные у акционеров акции (счет 81 "Собственные акции (доли)").
Положением ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П установлен новый порядок ведения кассовых операций. Согласно этому порядку руководитель организации (индивидуальный предприниматель) распорядительным документом должен самостоятельно утвердить некоторые нормы кассовой дисциплины, на которые прямо указано в Положении № 373-П. Предлагаем читателям примерный образец такого приказа (распоряжения, решения и т.п.).
Образец приказа для юридического лица
Приказ
№ ___ дата ___________
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Определить местом проведения кассовых операций: рабочее место бухгалтера-кассира в кабинете № 401, расположенном по месту нахождения исполнительного органа ООО «Альфа» по адресу: г. _____, ул. _____, дом _____.
3. Поручить ведение кассовых операций бухгалтеру-кассиру Ивановой М.И. в соответствии с ее должностной инструкцией. 1
4. Определить представителем ООО «Альфа», уполномоченным получать с расчетного счета и вносить наличные денежные средства на счета организации в банках, бухгалтера-кассира Иванову М.И.
5. Возложить обязанности по оформлению кассовых документов на бухгалтера-кассира Иванову М.И.
6. Оформление кассовых документов осуществлять с использованием программы «1С: Бухгалтерия».
7. Установить срок выдачи заработной платы работникам организации – 5 рабочих дней, включая день получения наличных денег с банковского счета.
8. Проводить ревизии кассы:
Периодические плановые – утром в первый рабочий день каждого месяца;
Внезапные – один раз в полгода;
При смене кассиров.
9. Определить местом хранения наличных денег – засыпной сейф в кабинете бухгалтера-кассира № 401. Сейф подлежит опечатыванию в конце рабочего дня в присутствии главного бухгалтера и охранника.
10. Сохранность наличных денежных средств при их транспортировке (получении в банке и сдаче в банк) обеспечивается предоставлением бухгалтеру-кассиру служебного автомобиля и сопровождающего лица из сотрудников организации.
11. Настоящий приказ изготовлен в трех подлинных экземплярах, местом хранения которых являются:
1 экз. – в деле «Приказы»;
2 экз. – у главного бухгалтера;
3 экз. – у бухгалтера-кассира.
12. Контроль за исполнением приказа возлагаю на себя.
Генеральный директор _______________ Петров В.В.
1) Примечание. Ведение кассовых операций руководитель может возложить на себя. При наличии нескольких кассиров для ведения кассовых операций назначается старший кассир.
Образец решения для индивидуального предпринимателя, который сам ведет кассовые операции
Решение №___
дата ___________г. __________
На основании «Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ», утв. ЦБ РФ от 12.11.2011 № 373-П
ПРИНИМАЮ РЕШЕНИЕ:
1. Определить местом проведения кассовых операций: рабочее место, находящееся по адресу: г. _____, ул. _____, дом _____, офис _____.
2. Установить лимит остатка наличных денег согласно приложению № 1 к настоящему приказу.
3. Ведение кассовых операций, получение и сдачу наличных денег на расчетный счет в банке, обязанности по оформлению кассовых операций возлагаю на себя.
4. Установить срок выдачи заработной платы работникам – 5 рабочих дней, включая день получения наличных денег с банковского счета.
5. Проводить ревизии кассы ежеквартально в конце последнего рабочего дня каждого квартала. 2
6. Определить местом хранения наличных денег – сейфовый шкаф на рабочем месте, указанном в п.1 настоящего решения.
7. Сохранность наличных денежных средств при их транспортировке (получении в банке и сдаче в банк) обеспечиваю лично.
8. Настоящее решение издано в одном экземпляре, хранится на рабочем месте, указанном в п.1 настоящего решения.
Индивидуальный предприниматель _______________ Петров В.В.
Примечания.
1) При отсутствии наемных работников, а также в случаях, когда заработная плата выдается на участке, в цехе, ином месте осуществления производственной деятельности, индивидуальный предприниматель может определить местом проведения кассовых операций свое место жительства.
2) Можно установить иной срок проведения ревизии кассы.
Расчет лимита при наличии выручки
Приложение № 1
на 2012 год
2. Объем поступлений за проданные товары (работы, услуги) за расчетный период: 1 200 000 рублей.
3. Период времени между днями сдачи в банк поступивших наличных денег: 7 рабочих дней.
4. Лимит остатка наличных денег: 129 230 рублей (1 200 000: 65 х 7).
Расчет лимита при отсутствии выручки
Приложение № 1
к приказу (решению) №___ от _____
Расчет лимита остатка наличных денег
на 2012 год
1. Расчетный период: 4 квартал 2011 года – 65 рабочих дней.
2. Объем выдач наличных денег, за исключением выплаты заработной платы, стипендий и других выплат работникам: 820 500 рублей.
3. Период времени между днями получения наличных денег в банке по денежному чеку: 7 рабочих дней.
4. Лимит остатка наличных денег: 88 361 рублей (820 500: 65 х 7).
Обратите внимание! Можно назвать, например, "Расчет лимита остатка наличных денег на 1 квартал 2012 года". Но, главное, не забыть потом устанавливать лимит на следующие кварталы.
