Журнал расчетов с подотчетными лицами 3 - это название формы бухгалтерского регистра, применяемого в организациях бюджетной сферы и во внебюджетных фондах. Однако такой же номер (№ 3) установлен и для журнала, в котором учитываются расчеты с подотчетниками на субъектах малого предпринимательства (СМП). Разбираемся.
Немного теории: формы бухгалтерского учета
Журналы - один из видов бухгалтерских регистров. Журнально-ордерная система учета - это один из видов организации учетной работы бухгалтерии. Напомним, что существует три вида организации бухгалтерской работы, три формы бухучета:
- Простая форма учета, применяется СМП.
- Журнально-ордерная форма учета.
- Мемориально-ордерная система учета.
Простая форма учета предназначена для малых предприятий, число операций которых не превышает, как правило, 30 в месяц и не несет больших материальных затрат (п. 22 ст. 4.1 приказа Минфина от 21.12.1998 № 64н, далее - приказ № 64н). В этом случае основной формой учета является Книга учета операций хозяйственной деятельности. Кроме этого ведутся следующие регистры:
- книга расчетов по заработной плате и по НДФЛ;
- ведомость учета зарплаты (по форме № В-8);
- книга по форме № К-1 для учета операций с имуществом.
Напомним, что кроме простой формы бухучета, согласно п. 8 ст. 3.1 Рекомендаций для СМП «Института профессиональных бухгалтеров и аудиторов России» от 25.04.2013 № 4/13 (далее по тексту - протокол ИПБ РФ № 4/13), малые предприятия имеют право использовать такие виды организации учетной работы, как:
- полная форма учета,
- сокращенная форма учета.
Подробнее о том, как организовать бухучет упрощенцам, рекомендуем ознакомиться в статье .
Мемориально-ордерная форма учета схематично представлена на рис. 1. Как видно, основу этой формы бухучета составляют ведомости и карточки аналитического учета, главная книга, в которой сводятся данные синтетического учета, журналы регистрации операций. Эта форма учета проще для понимания, но сложнее в формировании сводных данных - формирование мемориальных ордеров для каждой операции (вручную) занимает довольно много времени. Такая форма учета имела широкое применение на предприятиях Советского Союза. Сегодня многие программные платформы для ведения бухучета строятся на базе мемориально-ордерной системы учета.
Рисунок 1. Схема организации мемориально-ордерной формы учета
Журнально-ордерная форма учета - это хронологическая регистрация хозяйственных операций в журналах-ордерах. Формируются по каждому месяцу на основании данных первичных документов или накопительных ведомостей. При журнально-ордерной системе учета регистрация операции производится по кредиту счета с одновременным отображением дебета счета-корреспондента. На рис. 2 приведена схема организации учета при журнально-ордерной форме.
Рисунок 2. Схема организации учета при журнально-ордерной форме
Журнал по учету операций расчетов с подотчетными лицами
Журнал по учету операций расчетов с подотчетными лицами является одним из регистров бухучета при журнально-ордерной системе учета. Номер этого журнала в учете может быть 3, 7 или 6. Это зависит от того:
- относится ли предприятие:
- к бюджетным (журнал № 3 для бюджетных организаций),
- не бюджетным (журнал № 3, 6 или 7);
- какая система бухучета применяется:
- упрощенная (журнал № 3 для СМП на упрощенной системе учета - письмо Минфина СССР от 06.06.1960 № 176, далее Письмо № 176),
- полная (журнал № 7);
- к какой сфере деятельности относится (например, для аптечных предприятий используется журнал № 6 - приказ Минздрава СССР от 31.03.1987 № 468).
Для коммерческих структур, использующих полную форму бухгалтерского учета, установлен перечень регистров, в котором журнал расчетов с подотчетными лицами значится под номером 7 (Приложение № 2 к письму Минфина от 24.07.1992 № 59, далее - письмо № 59). Данная форма журнала № 7 рекомендована к применению в строительстве, на промышленных предприятиях, в науке, в организациях сферы снабжения и сбыта.
Для предприятий, относимых к числу СМП, перечень регистров, которые они могут использовать при упрощенной системе бухучета, установлен Письмом № 176. Этим же документом установлен номер журнала, в котором отражаются операции по расчетам с подотчетными лицами.
Перечень журналов для бюджетных организаций установлен приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н (далее - приказ № 52н) и приказом Казначейства РФ от 08.02.2005 № 165 (далее - приказ № 165). Журнал для расчетов с подотчетными лицами в этих документах указан под номером 3.
Журнал № 3 для СМП
В приложении № 2 Письма № 176 установлено, что в журнале № 3 отражаются операции по кредиту счетов: 60, 71, 76 (61, 67, 73, 76) и 77 (77, 79). Накопление информации, переносимой в журнал, производится в соответствующих ведомостях.
Сведения о расчетах с подотчетными лицами первоначально накапливаются в ведомости № 2. Это годовая ведомость. Здесь производится аналитический учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами (включая подотчетников), за исключением расчетов по счету 60 (для этого счета создается отдельно ведомость № 1).
СПРАВКА: если предприятие относится к числу СМП, то оно может и не использовать журнально-ордерную форму учета. В этом случае необходимо руководствоваться положениями приказа № 64н и протокола ИПБ РФ №4/13.
Первичными документами для оформления записей в ведомости № 2 и последующего переноса в журнал № 3 при расчетах с подотчетными лицами являются:
- Расходный кассовый ордер или платежное поручение (выдача или перечисление денег в подотчет), оформленные на основании заявления подотчетного лица. Заявление должно быть согласовано и утверждено руководством.
- Авансовый отчет.
- Первичные документы, подтверждающие факт целевого расхода денежных средств подотчетником.
- Приходный ордер - в случае возврата части аванса (или полной его суммы) подотчетным лицом.
- Расходный ордер - в случае необходимости доплаты подотчетнику, если сумма целевого расхода оказалась выше аванса.
В соответствии с целевым назначением использования выданных средств в журнале № 3 кредит 71-го счета может корреспондировать с дебетом счетов: 08, 10, 20 (23, 25, 26), 70 и др.
Такой важный аспект расчетов, как наличие у подотчетного лица задолженности по подотчетным суммам, можно увидеть только в ведомости № 2, где выводится сальдо расчетов по каждому выданному авансу и по каждому подотчетнику.
Журнал № 3 для учета расчетов с подотчетниками в бюджетных организациях
В Приложении № 3 к приказу № 52н и к приказу № 165 установлено, что № 3 соответствует журналу операций расчетов с подотчетными лицами. Несмотря на совпадение основных правил работы с подотчетными суммами в коммерческих и бюджетных предприятиях, существуют все же некоторые различия.
Если для вас этот аспект учета представляет особенный интерес, рекомендуем обратиться к статье .
Журнал операций в бюджетных организациях выполняет ту же функцию, что и в общей системе бухгалтерского учета - здесь аккумулируются обороты по счету расчетов с подотчетными лицами в корреспонденции с дебетом счетов, куда производится списание суммы выданного аванса.
Счет кредита, на котором отражаются расчеты с подотчетниками в организациях бюджетной сферы, - 1 208 00 000. Кодами КОСГУ установлена классификация расходов, на основании которой производится формирование 22-го и 23-го разряда чисел в номере счета.
Так, например, суммы, выданные в подотчет на оплату транспортных расходов, отражаются на счете 1 208 22 000 (по КОСГУ код 222). Выдача денег для оплаты покупки ТМЦ отражается по счету 1 208 34 000 (код КОСГУ 340). Приказ Минфина России от 01.07.2013 № 65н (далее - приказ № 65н) - основной документ, которым пользуются для определения кода расходов или доходов в бюджетных организациях.
Зачем вести журнал № 3
Если для бюджетных организаций такой вопрос не стоит (ведение журнала № 3 предписывается нормативными документами и является обязательным), то предприятия коммерческой структуры могут задаться таким вопросом.
Насколько строго нормируется применение того или иного регистра бухучета в коммерческой сфере? Предприятие самостоятельно выбирает не только форму бухгалтерского учета. При выборе формы бухучета предприятие самостоятельно определяет, какие именно регистры оно будет формировать. Выбор этот делается исходя из принципа целесообразности. При этом необходимо обеспечить достоверность, своевременность и точность бухгалтерской информации, формируемой в регистрах бухучета.
Если у предприятия активно используется 71-й счет, то можно для отражения расчетов с подотчетными лицами использовать отдельный журнал. Если выдачи денег в подотчет нет или таких операций немного, и при этом предприятие имеет право вести упрощенный бухучет, то можно не использовать специальный регистр. Нумерация журналов тоже может отличаться от рекомендуемой.
Эти решения должны найти свое отражение в учетной политике предприятия. Напомним, что формы учетных документов организации вправе разрабатывать самостоятельно (информация Минфина РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). При этом в журнале-ордере должны быть все обязательные реквизиты для регистров бухгалтерского учета, установленные ч. 4 ст. 10 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Итоги
Журналы - часть системы бухгалтерского учета при ведении его по журнально-ордерной форме. Операции по расчету с подотчетными лицами относятся к наиболее контролируемым со стороны проверяющих органов. Поэтому они требуют особо внимательного оформления.
Бюджетники для отражения операций по расчетам с подотчетниками используют журнал операций № 3. Принцип учета остается похожим на принцип формирования журналов-ордеров при учете в организациях, не имеющих отношения к бюджету. Суммы кредита счета расчетов с подотчетными лицами корреспондируют с дебетом счетов, куда суммы списываются.
Журнал № 3 используется и малыми предприятиями. Но в данном случае этот журнал носит комплексный характер, и в некоторых источниках его называют «Расчеты». Предприятия, относящиеся к СМП и выбравшие журнально-ордерную систему бухучета, могут использовать журнал № 3 для отражения расчетов не только по счету № 71, но и по счетам 60, 61, 67, 76, 73, 76, 77, 79.
Достоверная и актуальная информация по хозяйственным операциям нужна как для того, чтобы эффективно управлять компанией, так и для целей налогового учета. Журнал хозяйственных операций является одним из базовых документов бухгалтерского учета. На его базе составляются ведомости, справки, сводки, которые необходимы для работы любого финансиста или бухгалтера.
Журнал хозяйственных операций – это учетный документ, в котором отражаются все операции, имеющие место быть на предприятии.
Пользуясь журналом хозяйственных операций, менеджмент совместно с финансовым и бухгалтерским отделом могут отслеживать текущую финансовую обстановку на фирме, анализировать изменения, а также прогнозировать будущие производственные потребности.
Порядок составления и образец заполнения с проводками
В зависимости от того, в каком виде ведется журнал (в бумажном, или электронном), меняется техника его ведения.
Если журнал бумажный, то необходимо исполнить последовательность определенных действий:
- Сначала надо открыть журнал.
- Затем нужно на новой строке отразить хозяйственную операцию с ее реквизитами (датой, содержанием, типом).
- Если это необходимо, то можно указать документы, на основании которых выполнялась проводка.
- Следом за этим нужно отразить сумму проводки.
- После этого надо указать дебет и кредит используемых счетов (по дебету обычно указываются обязательства перед предприятием и сумма фактически полученных средств, по кредиту – обязательства фирмы перед кредиторами и сумма фактически уплаченных средств).
- И, наконец, нужно поставить подпись и расшифровать ее.
Что представляет собой журнал учета огнетушителей и как его правильно заполнить, вы можете узнать
Эта последовательность остается одинаковой для любой хозяйственной операции.
Если журнал ведется в электронной форме , например в программе «1С бухгалтерия», то для отражения хозяйственной операции необходимо будет сделать следующее:
- Открыть программу, с помощью которой ведется бухучет, кликнуть на вкладке «Меню», отыскать раздел «Учет», отыскать раздел «Хозяйственные операции» и кликнуть на кнопку «Добавить».
- В открывшемся окне надо указать наименование проводки со всеми реквизитами (датой, типом, суммой).
- Если есть необходимость, то можно указать информацию в разделе «От кого».
- Следом за этим необходимо отразить дебет и кредит используемых счетов. (Для того, чтобы привязать к проводке банковскую операцию, нужно найти необходимый документ, кликнуть на него правой кнопкой и выбрать «Утвердить», после этого документ будет корреспондировать с проводкой).
- Ну и, наконец, нужно сохранить хозяйственную операцию.
Что такое журнал регистрации инструктажа по пожарной безопасности и обязательно ли его вести на предприятии – читайте
В основном последовательность этих действий не меняется при отражении любых хозяйственных операций.
Где можно скачать бесплатно пример и образцы журнала хозяйственных операций?
Пример заполнения журнала хозяйственных операций вы можете скачать
Журнал хозяйственных операций – образец заполнения с проводками:
Таким образом, журнал хозяйственных операций на предприятии ведет ответственный работник бухгалтерии и вносит записи в него при каждом акте хозяйственной жизни.
Образец заполнения и пошаговая инструкция по ведению журнала учета трудовых книжек содержатся
Если документ ведется в бумажном виде, то особое внимание стоит уделить аккуратности его заполнения: помарки могут стать поводом для долгой проверки. Если журнал ведется в электронной форме, то нужно обратить внимание на указанные в проводках суммы: такая отчетность ведется в автоматическом режиме, и при ошибках в суммах придется проверять все соответствующие документы.
В каком порядке осуществляется регистрация хозяйственных операций и формирование отчетов в системе 1С Бухгалтерия, вы можете узнать в этом видео:
Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются в хронологическом порядке с отражением в соответствующих журналах операций. Однако порядок формирования этих регистров описан в Приказе № 173н очень схематично. В статье об общены типичные вопросы, касающиеся составления журнала операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (далее – Журнал № 7).
Как распределять первичку между журналами
Согласно п. 11 Инструкции № 157н по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим журналам операций, хронологически подбираются и сброшюровываются.
На обложке указываются:
- наименование субъекта учета;
- название и порядковый номер папки (дела);
- период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (журнал операций), с указанием года и месяца (числа);
- наименование регистра бухгалтерского учета (журнала операций) с указанием его номера (при наличии), количества листов в папке (деле).
В настоящее время бухгалтерский учет повсеместно ведется с применением программного обеспечения, и формирование журналов осуществляется в автоматизированном режиме. Хотя у бухгалтеров, случается, возникают вопросы по составлению Журнала № 7 (например, в целях проверки правильности алгоритма, заложенного в программу), они не носят массового характера.
Основная же проблема связана с определением принадлежности первичного документа к конкретному журналу операций.
Как следует из наименования Журнала № 7, он применяется для накопления информации об объектах нефинансовых активов, выбывающих с баланса или перемещаемых внутри учреждения между материально ответственными лицами.
Очевидно, первичными документами, которые относятся к данному журналу, являются акты о списании объектов, ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения, накладные на внутреннее перемещение объектов основных средств и т. п.
Однако предназначение Журнала № 7 не ограничивается сбором данных о выбытии и перемещении нефинансовых активов.
В нем также отражаются отдельные операции по принятию к учету нефинансовых активов и начисление амортизации.
Так, в отношении основных средств в п. 55 Инструкции № 157н сказано, что учет операций по поступлению объектов ведется:
- в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов – в части операций принятия к учету объектов основных средств по сформированной первоначальной стоимости или операций по увеличению первоначальной (балансовой) стоимости объектов основных средств на сумму фактических затрат по их достройке, реконструкции, модернизации, дооборудованию;
- журнале по прочим операциям – по иным операциям поступления объектов основных средств.
В отношении материальных запасов в п. 120 Инструкции № 157н сказано, что учет операций по их поступлению ведется:
- в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов – в части операций принятия к учету материалов, товаров по сформированной фактической стоимости (в сумме фактических вложений); операций по увеличению фактической (балансовой) стоимости материалов (оборудования, учитываемого в составе материалов, и т. п.) на сумму фактических затрат по их дооборудованию, модернизации;
- журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками либо журнале операций расчетов с подотчетными лицами – в части операций поступления материальных запасов по фактической стоимости их приобретения (изготовления);
- журнале по прочим операциям – по иным операциям поступления объектов материальных запасов.
Из приведенных пунктов Инструкции № 157н следует, что в Журнале № 7 отражаются только записи по дебету счетов 101 00 «Основные средства», 105 00 «Материальные запасы» в корреспонденции с кредитом счета 106 00 «Вложения в нефинансовые активы» по сформированной на этом счете стоимости.
При решении вопроса о том, к какому журналу подшивать тот или иной первичный документ, нужно исходить прежде всего из содержания операции, а не вида этого документа.
Например, бухгалтеры нередко спрашивают, к какому журналу подшивать товарную накладную, которой оформляется продажа (отпуск) материальных ценностей. Разберем эту ситуацию.
Следует учесть!
Актуальным является вопрос, стоит ли подшивать к Журналу № 7 (или к какому-либо другому журналу) договоры (контракты). В некоторых учреждениях подобный порядок применяется. На наш взгляд, этого делать не нужно. Во-первых, договор (контракт) не является первичным документом. Во-вторых, он может носить долгосрочный характер, и срок его действия может превышать период, за который формируется Журнал № 7. Кроме того, время от времени возникает потребность представлять договор третьим лицам (например, в Федеральное казначейство).
Принятие объекта основных средств к учету осуществляется на основании акта о приеме-передаче, а не накладной поставщика.
Следовательно, к Журналу № 7 подшивается соответствующий акт. Что касается материалов, то и оприходование запасов, и учет расчетов с поставщиками производятся на основании товарно-сопроводительного документа поставщика (накладной).
Однако, как было сказано выше, в Журнал № 7 попадают только операции по дебету счета 105 00 в корреспонденции с кредитом счета 106 00.
Согласно пп. 120, 257 Инструкции № 157н информация о приобретении материалов фиксируется в журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками.
Следовательно, накладную нужно подшить к этому журналу.
Застраховаться от возможных затруднений при распределении первичных документов между журналами можно, предусмотрев в учетной политике возможность подшивки оригинала и копии документа одновременно в несколько журналов. В такой ситуации на копии целесообразно указать наименование и порядковый номер папки, в которой хранится оригинал.
Журналы – отдельно, документы – отдельно?
Некоторые бухгалтеры вообще не подшивают первичные документы к журналам. «Какой смысл формировать многотомные фолианты, которыми неудобно пользоваться?» – рассуждают они.
Разумеется, в данном случае имеет место нарушение требований п. 11 Инструкции № 157н. Однако вопрос о наказании за него остается открытым.
В статье 15.11 КоАП РФ установлен штраф на должностное лицо в размере от 2000 до 3000 руб. за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов.
При этом под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимаются:
- занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
- искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.
О том, что считать грубым нарушением порядка и сроков хранения учетных документов, в законодательстве не сказано. Если бухгалтер учреждения не подшивает первичные документы к журналам, сроки хранения могут и не нарушаться. Поэтому вопрос о правомерности привлечения к ответственности за такое деяние является спорным.
На наш взгляд, факт отсутствия судебных решений по этой теме (хотя бы на уровне федеральных округов) уже свидетельствует о том, что привлечение к ответственности по рассматриваемой статье КоАП РФ является чрезвычайно редким.
Именно поэтому некоторые специалисты предпочитают хранить документы строго по номенклатуре и по срокам хранения, не подшивая их к журналам операций. Ведь иначе при подготовке к сдаче в архив все придется расшивать.
Как отражать амортизацию
У бухгалтеров часто возникает вопрос, можно ли в Журнал № 7 записывать общие суммы оборотов по счетам, а не начисление амортизации по каждому основному средству.
Если отражать начисление амортизации по каждому объекту, журнал становится неудобным для использования – 90% записей составляют строки по амортизации, среди которых теряются сведения о перемещениях и выбытиях.
В пункте 91 Инструкции № 157н сказано лишь, что начисление амортизации по нефинансовым активам отражается в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.
О том, каким образом это нужно делать, умалчивается. Поэтому, на наш взгляд, учреждение может закрепить соответствующий порядок в своей учетной политике.
Как отражать внутреннее перемещение
Как известно, в журналах операций среди прочих данных указывается корреспонденция счетов. Отражение в учете внутреннего перемещения нефинансовых активов между материально ответственными лицами в учреждении имеет некоторые особенности:
- внутреннее перемещение объектов основных средств (п. 9 Инструкции № 174н, п. 9 Инструкции № 183н)Дебет 0 101 00 310 (0 101 00 000) Кредит 0 101 00 310 (0 101 00 000);
- внутреннее перемещение объектов нематериальных активов (п. 16 Инструкции № 174н, п. 16 Инструкции № 183н)Дебет 0 102 00 320 (0 102 00 000) Кредит 0 102 00 320 (0 102 00 000);
- внутреннее перемещение материальных запасов (п. 35 Инструкции № 174н, п. 35 Инструкции № 183н)Дебет 0 105 00 340 (0 105 00 000) Кредит 0 105 00 340 (0 105 00 000).
Таким образом, по дебету и кредиту указывается один и тот же счет. На практике применяются два подхода:
- внутреннее перемещение активов в Журнале № 7 не отражается;
- внутреннее перемещение отражается в Журнале № 7, несмотря на упомянутые особенности формирования бухгалтерских записей.
На наш взгляд, обоснованной представляется вторая точка зрения. И вот почему. В соответствии с ч. 2 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах.
Журнал № 7 предназначен для учета операций по выбытию и перемещению объектов нефинансовых активов. Значит, операция по внутреннему перемещению должна быть в нем зафиксирована.
Для номера счета предусмотрены графы 9, 10 Журнала операций (ф. 0504071). Исключений для случаев совпадения номера счета не предусмотрено. Образец заполнения журнала в рассматриваемой ситуации приведен в конце статьи.
Как указывать сальдо
В типовой форме Журнала операций (ф. 0504071) предусмотрены графы не только для оборотов по счетам, но и для остатков на начало и конец периода.
Согласно Приказу № 173н данные об остатках могут не заполняться в журналах операций расчетов с подотчетными лицами, с поставщиками и подрядчиками, с дебиторами по доходам, если аналитический учет ведется в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).
Для Журнала № 7 исключений не сделано. Следовательно, остатки по счетам на начало и на конец периода проставляются в данном регистре в любом случае. Поскольку никаких указаний по заполнению этих показателей Приказ № 173н не содержит, на наш взгляд, наиболее удобным является следующий порядок.
1. На каждый счет синтетического счета (по аналитической группе учета) заводится отдельная строка в начале и в конце Журнала операций (ф. 0504071).
2. При заполнении строк с остатками графы 1–6 не заполняются.
3. В графах 7 или 8, 12 или 13 указываются суммы остатков.
4. В графе 9 или 10 указывается номер счета в зависимости от того, является остаток дебетовым или кредитовым.
Что делать с электронными документами
В Инструкции № 157н данный вопрос не урегулирован. Некоторые разъяснения приведены в письме Минфина России от 30.09.2013 № 02-06-10/40454.
Поскольку законодательством не предусмотрена обязанность подбирать и подшивать к соответствующим журналам операций документы, сформированные в электронном виде, по первичным (сводным) электронным документам, принятым к учету и относящимся к соответствующему регистру бухгалтерского учета (журналу операций), формируется реестр электронных документов (регистр, содержащий перечень (реестр) электронных документов). Данный реестр подшивается в отдельную папку (дело).
Периодичность формирования указанных реестров на бумажном носителе устанавливает само учреждение в соответствии с периодичностью формирования регистров бухгалтерского учета – журналов операций.
Например, в учетной политике данный вопрос можно решить так.
