При выплате на предприятии зарплаты, премии, аванса, оформляется платежная ведомость. Унифицированная форма Т-53 «Платежная ведомость» (ОКУД 0301011) утверждена Госкомстатом России 5 января 2004 г.
В принципе, выплаты вполне возможно оформлять приходно-расходными кассовыми ордерами, однако они действительны в течение только одного рабочего дня, а для крупного предприятии, где много выплат, это просто неудобно.
Правила заполнения
Предприятие может выбрать форму ведомости, удобную для применения: Т-49, Т-53 или Т-51. Платежная ведомость – бухгалтерский кассовый документам, составляемый в бухгалтерии для кассира предприятия. Этот документ существует в единственном экземпляре.
Форма Т-53 состоит из таблицы в 4-6 столбиков и с количеством строк по числу получающих деньги, а также из итоговой строки. На титульном листе бухгалтер, который отвечает за заполнение ведомости, пишет название организации и структурного подразделения или ФИО индивидуального предпринимателя. Также нужно указать код по классификатору предприятий и организаций и в графе «Корреспондирующий счет» – «дебет 70».
Здесь же указывают срок действия ведомости (5 дней с момента подписания) и общую сумму по ведомости (цифрами и прописью). Также должна быть указана дата платежной ведомости и ее порядковый номер.
При указании расчетного периода в платежной ведомости проставляют даты, за которые выплата производится. Например, при выдаче аванса, писать нужно время с 1 по 15 число, даже если аванс выдается 20 числа. Кассир не может приступить к выдаче денег, пока ведомость не завизирована руководителем предприятия.
Когда все деньги по ведомости выданы и учтены, главный бухгалтер должен проверить правильность ее заполнения, и при отсутствии замечаний подписать. На крупных предприятиях, где много сотрудников, ведомость составляет несколько листов. Количество листов ведомости необходимо указать в специальной графе.
До выдачи средств кассир обязан проверить правильность оформления ведомости и в случае обнаружения ошибки, вернуть ее в бухгалтерию для переделки.
Исправления в платежной ведомости
Крайне нежелательно допускать в платежной ведомости исправления и ошибки, поскольку она является первичным учетным документом. Если ошибка все-таки допущена и вовремя обнаружена, лучше переделать ее до выдачи денег. Если по каким-то причинам переоформить ведомость невозможно, ошибки нужно аккуратно зачеркнуть, а сверху написать правильный вариант, и заверить исправление подписями лиц, подписывающих ведомость. Обязательно также указать дату, когда внесено исправление.
Закрытие платежной ведомости
По окончании срока действия платежной ведомости кассир должен оформить ее закрытие, если даже не все выплаты произведены. При закрытии ведомости кассир производит следующие действия:
- напротив фамилии работников, не получивших деньги; пишет «депонировано»;
- подсчитывает, сколько денег выдано и сколько осталось на депоненте и на последнем листе указывает две суммы;
- итог заверяет собственной подписью;
- составляет расходный кассовый ордер с указанием суммы выданных наличных, проставляет в ведомости номер ордера;
- заполненную платежную ведомость передает в бухгалтерию.
В бухгалтерии платежные ведомости должны фиксировать в специальном журнале. В журнале указывается назначение ведомости, сумма выданная, дата и номер ведомости и ответственные лица. Нумерация платежных ведомостей ведется с начала календарного года.
Нужно учитывать, что ведомость по заработной плате может быть просто платежной или расчетно-платежной, но ведомость на аванс всегда только платежная, так как аванс не начисляется, а выплачивается. Это касается всех подобных выплат.
Платёжная ведомость – это способ оформления наличных выплат в кассе предприятия при расчётах с работниками. При этом само начисление производится путём составления расчётной ведомости, которая, в свою очередь, тесно связана с формой платежной ведомости. Например, для начисления зарплаты могут использоваться расчётно-платёжные ведомости по форме 49, по табелю формы Т12 и т. д. Что именно следует использовать, определяется на основании особенностей деятельности самого предприятия.
Если расчёт зарплаты производится , тогда её выплата оформляется посредством платёжной ведомости по форме Т-53. Напомним, что можно не использовать два вышеуказанных бланка, если расчёт и выплата ЗП персоналу осуществляются в универсальной . Каждая оформленная платёжная ведомость Т-53 в хронологическом порядке вносится в журнал регистрации платёжных ведомостей.
Заполнение формы Т-53
Наименование организации или ИП. Если зарплата рассчитывается для какого-то конкретного структурного подразделения, то указываем его название, если для целого предприятия – ставится прочерк.
Код по ОКПО. Его можно посмотреть в уведомлении из Росстата.
Корреспондирующий счёт. Ставится счёт 70 – «Расчёты с персоналом по оплате труда».
Строка «В кассу для оплаты в срок». Указывается срок, на который обналичиваются деньги с расчётного счёта организации. По правилам нельзя в кассе хранить наличность сверх установленного лимита, за исключением денежных средств, предназначенных для выдачи заработной платы – их можно хранить 3 дня. Так что в этой строке лучше указать 3-хдневный срок.
Ниже отражается общая сумма зарплаты прописью и цифрами. Рядом свои подписи ставят руководитель организации и главный бухгалтер.
В таблице всё достаточно просто: Фамилия, инициалы, табельный номер сотрудников и сумма денежных средств, которую они должны получить. При получении зарплаты каждый работник обязательно должен расписаться.
Деньги, не полученные сотрудником по какой-либо причине, необходимо сдать в банк, а в графе 5 сделать запись «Депонировано».
Под таблицей указывается общая выплаченная сумма прописью и цифрами, а также депонированная сумма (если ЗП получили не все сотрудники).
Также внизу бланка указываются:
Реквизиты расходного кассового ордера, на основании которого брали деньги из кассы
Ответственное лицо, производившее выплату (ФИО, должность и подпись)
ФИО, подпись бухгалтера, а также дата подписания документа
Платёжная ведомость: образец заполнения
Все выплаты, которые осуществляются в любой организации или фирме оформляются через платежную ведомость.
Ведомость признана законом основным учетным документом, в котором отражается:
- общий размер надлежащих выплат за текущий месяц;
- сумма заработной платы для каждого сотрудника по отдельности.
Расчетно-платежный документ формы № Т-53 применяется не только для выплаты заработных плат, но также:
- для выплаты компенсаций;
- для выплаты авансов;
- для выплаты премий.
С формой № Т-53 работает несколько человек:
- бухгалтер, который занимается оформлением данного документа;
- директор организации или предприятия , в обязанности которого входит заверить ведомость;
- пользуясь этим документом , кассир уже выплачивает работникам заработные платы.
Cоставляется ведомость ежемесячно в единственном экземпляре.
В платежной ведомости вы никогда не найдете информацию:
- о том, как рассчитывается зарплата и удержания из нее;
- о том, сколько дней и часов отработал в текущем месяце каждый из сотрудников.
Все, кто работает с платежной ведомостью, должны знать правила ее оформления и закрытия.
Порядок оформления ведомости по заработной плате Т-53
Современный бланк платежной ведомости был затвержен правительством в январе 2004 года. Этому документу был присвоен специальный код по системе ОКУД 0301011.
Титульный лист данной ведомости имеет такие реквизиты:
- наименование организации;
- сумма в цифрах и прописью, что будет выплачена;
- период выплат;
- подпись руководителя организации с расшифровкой его фамилии;
- счет корреспондента;
- код по системе ОКПО;
- номер платежной ведомости;
- дата оформления данного документа;
- срок, за который будет осуществляться выплата заработных плат.
Если в организации трудится достаточно много работников, то возникает необходимость в заполнении следующих страниц платежного документа.
Заполнение этих страниц осуществляется в табличном варианте, где бухгалтер должен указать:
- порядковый номер;
- номер работника согласно табелю;
- фамилия , а также инициалы сотрудника;
- сумма , что должен получить работник;
- подпись сотрудника , который получил выплату;
- графа «Примечания».
Образец заполнения платежной ведомости Т-53
Образец оформления зарплатной ведомости Т-53
Обязанность заполнять расчетно-платежную ведомость лежит на бухгалтере.
Если в организации работает несколько бухгалтеров, то утверждать сумму заработной платы, которую необходимо выплатить каждому работнику обязан главный бухгалтер. Именно он и подписывает данный документ.
Чтобы наглядно рассмотреть бланк ведомости, рекомендуем скачать унифицированную форму этого документа и образец заполнения на нашем сайте бесплатно.
- На титульной стороне ведомости бухгалтеру нужно:
- проставить код ОКПО;
- указать дебет счета 70;
- вписать номер платежного документа , зарегистрированного в журнале № Т-53;
- проставить период , в течение которого будет осуществляться выплата зарплат;
- указать дату оформления этого документа.
- На следующих страницах бухгалтер должен заполнить согласно учетным данным 4 графы таблицы:
- В пятой графе расписывается сотрудник после получения заработной платы. Эта подпись является прямым доказательством того, что деньги были выплачены работнику в срок.
- Шестая графа предусмотрена для записи разного рода примечаний.
В этой графе кассир указывает документ, на основании которого выплатил денежные средства :
- заявление работника;
- паспорт;
- нотариальная доверенность , позволяющая получить зарплату иным лицам вместо сотрудника.
Необходимость предъявлять паспорт или другой документ существует лишь в организациях с большим количеством сотрудников.
Прежде, чем выплатить положенную сумму заработной платы, кассир обязан ознакомиться с паспортом или другим документом, который предъявляет сотрудник.
Если в организации трудится небольшое количество лиц, требовать предъявлять паспорт при получении зарплаты необязательно.
- В графе «Примечания» кассир должен поставить прочерк.
В конце документа после последней записи кассиром проставляется общая сумма , на которою планируются выплаты заработных плат.
Кассирам стоит помнить также о том, что законодательством разрешено каждому работнику, который расписывается в ведомости, ознакомиться с суммой заработной платы, которою получат его коллеги.
Исправление ошибок в оформлении ведомости
Как быть бухгалтеру или кассиру, когда он совершил ошибку? Неужели составлять новую ведомость?
Платежная ведомость относится к типу первичной документации, в которой ошибки лучше не совершать.
В связи с этим бухгалтер внимательно проверяет правильность заполненных реквизитов и сумм заработных плат прежде, чем передать документ на подпись к главному бухгалтеру или руководителю организации.
Кассир, начиная выплату зарплат, также должен убедиться в том, что платежная ведомость оформлена без ошибок.
В случае, когда ошибка все же была допущена, а оформить новый бланк ведомости нет возможности, нужно:
- аккуратно исправить допущенную ошибку;
- сделать рядом с исправлением отметку «Исправленному верить»;
- подтвердить факт исправления подписью лиц , которые ответственны за утверждение платежной ведомости.
Все заработные платы должны выплачиваться сотрудникам в течение 3 дней, который определяет банк. По истечению этого срока платежная ведомость закрывается.
Закрытие платежной ведомости
Как уже упоминалось, организация имеет всего несколько дней, чтобы в полном объеме выплатить все заработные платы. Если по каким-либо причинам зарплаты получат не все сотрудники, оставшееся деньги будут депонироваться.
С точки зрения законодательства задержка выплаты зарплаты является нарушением нормативных актов. Органы, которые занимаются защитой прав работников и контролируют работу работодателей, могут предъявить санкции в случае задержки выплаты зарплат.
Когда пройдет срок, выделенный для выплаты зарплат, кассир обязан:
- подсчитать сумму , на которою были осуществлены выплаты зарплаты;
- цифрами и прописью записать сумму к выплате;
- депонировать каждую невыплаченную сумму , делая соответствующую отметку «Депонировано»;
- подсчитать общую сумму средств , которые были депонированы, и указать эту сумму в документе в цифрах и прописью;
- проверить правильность выполненных расчетов : сумма, выплаченных зарплат, указанная на титульной стороне ведомости, должна соответствовать выплаченным и депонированным денежным средствам;
- поставить личную подпись и расшифровать ее тем самым , подтвердив факт выплаты и депонирования;
- оформить ордер по бланку КО-2 на всю сумму выплаченных денежных средств;
- указать на последней странице платежной ведомости данные из формы КО-2;
- вернуть в бухгалтерию форму № Т-53.
После того, как кассир вернул ведомость в бухгалтерию, бухгалтер должен:
- проверить все данные платежной ведомости;
- занести данные из ведомости в реестры синтетического бухгалтерского учета.
В случае, когда организация использует механизированный вариант ведения бухгалтерского учета, допускается возможность создания собственного бланка для учетного реестра. В созданной форме должны сохраниться все обязательные реквизиты документа.
Основным «плюсом» применения платежной ведомости является компактная форма бланка, которая:
- объединяет все данные , касающиеся выплат заработных плат за месяц;
- дает возможность осуществлять быструю сверку цифр с аналитическими данными.
Каждая ведомость регистрируется в журнале № Т-53, куда бухгалтер вносит данные о дате и номере платежной ведомости. Такой журнал заводится бухгалтерами каждый год. Старый журналы сдаются в архив, где хранятся на протяжении 5 лет.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-33 доб. 738 . Это быстро и бесплатно!
При проведении хозяйственных операций каждое предприятие или ИП должны оформлять первичные учетные документы.
Расчетно-платежная ведомость во всех организациях, имеющих наемных работников, — в числе самых востребованных документов для фиксирования зарплаты и составления отчетов.
Чтобы выдать сотруднику заработанные им деньги, надо сначала зафиксировать начисление на бумаге.
Госкомстатом Российской Федерации разработаны и утверждены типовые формы ведомостей, которые используют бухгалтеры.
Работодатель имеет право выбрать способ выплаты зарплаты сотрудникам, и от этого будет зависеть вид заполняемых форм бланков.
Например, расчетная ведомость Т-51 предназначена только для внесения начисленных работникам сумм.
Такой документ составляют бухгалтеры предприятий, где заработная плата выплачивается на банковские карты сотрудников, то есть безналично.
Унифицированная форма Т-49 — финансовый документ, в котором отражается одновременно и расчет, и выдаваемая сумма.
Она, как и платежная ведомость Т-53, используется при наличных расчетах с работниками. Это удобно для отражения выданных из кассы сумм заработной платы, авансов, премий и иных наличных средств.
Форма Т-53 является единой, то есть унифицированной, требует внесения обязательных реквизитов. Получившая в бухгалтерской среде наименование «зарплатная», форма Т-53 утверждена Постановлением Госкомстата России в 2004 г. ОКУД — 03010111.
В приложении к постановлению можно найти и скачать чистый бланк расчетно-платежной ведомости (образец).
Этот документ применим в любой организации (по форме, направлению деятельности, численности и пр.).
Но подготовка ведомости сопряжена с соблюдением некоторых правил.
На лицевой стороне должны быть вписаны реквизиты предприятия, дебетовый счет, срок действия ведомости.
Кассир, выплачивающий зарплату по утвержденной ведомости, должен выплатить деньги работникам в течение 3 рабочих дней. Бланк должен быть сформирован бухгалтером, а затем утвержден подписью директора предприятия.
Т-53 — платежная ведомость с указанной суммой к выдаче каждому сотруднику предприятия. Списочный состав работников и суммы, им начисленные, вносятся на оборотной стороне формы Т-53 (табличной).
Причем эта часть может состоять из нескольких листов (по числу сотрудников), количество дополнительных страниц должно быть зафиксировано в специальной строке.
Таблица состоит из нескольких граф, в которых должны быть вписаны сведения о сотрудниках, получающих зарплату:
При получении денег в отдельной графе каждый должен расписаться в получении средств.
Если есть необходимость в предъявлении документа, удостоверяющего личность, то кассир должен внести данные документа в графу «Примечания».
После того как все сотрудники распишутся в получении зарплаты, бланк возвращается в бухгалтерию и подшивается в папку.
Форма Т-49: расчетно-платежная ведомость
Унифицированная форма Т-49 — расчетно-платежная ведомость, которая не требует использования Т-51 и Т-53. Всю информацию о начислениях вносят в Т-49, так что при возникновении вопросов иных документов для поиска ответа искать не потребуется.
Ведомость содержит 23 графы, что считается не совсем удобным, как и то, что каждый сотрудник, расписываясь при получении денег, видит выплаты, предназначенные коллегам.
Но сводная ведомость пользуется наибольшей популярностью, поскольку позволяет максимально сократить документооборот на предприятии.
Аналогом бланка Т-49 является ведомость с кодом 0301009, которая применяется частными организациями и ИП.
Она тоже предназначена для начисления и выдачи зарплаты наемным работникам.
Кто ответственен за ведение расчетно-платежной ведомости формы Т-49
Заполнением ведомости формы Т-49 занимается бухгалтерия предприятия. Основанием для внесения сведений о каждом работнике служат:
- приказ о приеме на работу или о расторжении договора;
- иные документы, влияющие на расчет.
Бухгалтер заполняет титульный лист документа, внося сведения о предприятии (наименование, код фирмы), номер и дату составления ведомости.
В табличной части должны быть указаны все сотрудники (ФИО, табельный номер), количество отработанных каждым часов, начисленная или удержанная сумма. После заполнения формы бухгалтер должен подписать составленный документ и передать руководителю предприятия для утверждения.
На каждого сотрудника предприятия в ведомости заполняется 1 строка. При заполнении таблицы проводится и расчет:
В нижней строке по каждой графе должна быть указана итоговая сумма.
Каждый работник при получении средств расписывается в графе 23. Если средства не будут выплачены из-за отсутствия получателя, то вместо подписи должна быть проставлена отметка «Депонировано».
После того как кассир проставит итоговые цифры выданных и депонированных средств, оформляется расходный кассовый ордер на выданную сумму. Ведомость передается в бухгалтерию, проверяется и регистрируется в журнале.
Т-51 — расчетная ведомость
Бланк Т-51 (расчетная ведомость) используется бухгалтером для расчета зарплаты. Заполняется в 1 экземпляре каждый месяц и не требует подписи руководителя. Ведомость заполняется по установленным правилам. На титульном листе надо указать:
Другая сторона — таблица.
Основанием для расчета считаются все документы, где зафиксированы данные о каждом работнике и критерии, влияющие на сумму заработной платы:
- табель учета рабочего времени;
- трудовой договор;
- ставка или классность работника.
Сам бланк заполняется построчно на каждого работника с указанием всех критериев (оклад, премия, отпускные, платежи по больничному листу, аванс). К тому же надо внести данные о вычетах, имеющих отношение к тому или иному сотруднику (членские взносы, налоги и пр.). Так высчитывается конечная сумма к выплате.
Хранение и оформление платежной ведомости
Расчетные и платежные документы составляются бухгалтерами в период выдачи заработной платы.
Бухгалтерия должна соблюдать установленный порядок по составлению, перемещению и хранению бланков.
В папке, предназначенной для хранения бухгалтерских документов, должна соблюдаться строгая хронологическая последовательность. Для первичной документации установлен срок хранения 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — 75 лет.
Закрытие платежной ведомости
Кассир, выплативший работникам зарплату, должен подготовить акт закрытия платежной ведомости.
Сначала он должен удостовериться в том, что все работники поставили подписи.
Если кто-либо в силу каких-то причин не смог получить заработную плату, то на месте их подписи кассир должен проставить отметку «Депонировано».
В конце документа в такой ситуации будут подбиты итоги выданных и депонированных сумм.
Только после этого ведомость может быть передана в бухгалтерию.
Проверенная и утвержденная бухгалтером ведомость должна быть зарегистрирована. Номер и дата каждой вносятся в специальный журнал Т-53а, который ведется в течение календарного года.
Янв 22, 2018 zakonadmnin
Существуют унифицированные формы документов, которые предписано использовать при оформлении денежных выплат. К ним относится платежная ведомость на выдачу зарплаты, утвержденная Госкомстатом еще в 2004 г., но действующая до сих пор. Код формы Т-53 и ее образец есть в альбомах унифицированных бланков по зарплате.
Зарплатная ведомость может быть выполнена на разных бланках. Обычно выбирают те, которые наиболее удобны и просты в заполнении. Несмотря на большое количество стандартных форм, многие опытные бухгалтера до сих пор отдают предпочтение данному решению, так как платежная ведомость бланк Т 53 позволяет зафиксировать выплату сразу большому числу сотрудников. Такой функционал существенно сокращает количество бумаг и время на их заполнение.
Платежная ведомость на выдачу заработной платы скачать
Унифицированный бланк ведомости на зарплату можно скачать онлайн в Сети. Найти нужный документ не составит труда, так как он пользуется особым спросом. Главное, не просто найти нужную форму, а правильно ее заполнить. Давайте подробно рассмотрим, из чего состоит каждый лист формы, что и куда нужно писать. У нас получится своеобразная прикладная инструкция по заполнению Т-53, которая будет особенно актуальна для новичков в бухгалтерском деле.
Ведомость на выдачу зарплаты бланк 1 страница
На 1-ом листе бланка бухгалтер-расчетчик проставляет:
- Наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы, к примеру, ООО «Три Ключа»
- Название структурного подразделения – это может быть: бухгалтерия, администрация, цех, столовая и т.п.; код фирмы по ОКПО
- Корреспондирующий счет – бухгалтерский регистр отнесения затрат, это может быть 20, 26, 44 или другой собирательно-распределительный счет
Титульный лист формы визируется главным бухгалтером и руководителем компании, указываются расшифровки их подписей и дата, когда ответственные лица ознакомились с документом.
Платежная ведомость форма Т 53 образец заполнения 2 страница
Страница № 2 бланка включает список работников, указания их табельных номеров, сумм к выдаче и содержит подписи о получении денег сотрудниками. В случае если зарплата не была выдана, она депонируется, об этом делается запись в указанной форме.
При большом количестве работников, бухгалтеру может понадобиться несколько листов № 2 ведомости на зарплату. Все они делаются по подобию приведенной выше формы и заполняются аналогично. В конце расчетчик обязан подвести итоги выдачи заработной платы следующим образом:
Обязательно указывается общее число листов полностью заполненной ведомости, проставляются суммы цифрами и прописью:
- выплаченной заработной платы
- депонированной заработной платы
Указываются лица как выполнившие выдачу денег, так и проверившие результаты операции с их подписями и расшифровками. В обязательном порядке прописывается номер и дата расходного кассового ордера, по которому деньги на зарплату были взяты из кассы.
Полностью заполненный одностраничный образец платежной ведомости на выдачу заработной платы выглядит следующим образом.
