Домой Микрозаймы Как оформить пересортицу при инвентаризации. Что такое пересортица товаров и как её зачесть

Микрозаймы

Как оформить пересортицу при инвентаризации. Что такое пересортица товаров и как её зачесть

Каждое Российское предприятие обязано ежегодно проводить инвентаризацию своего имущества. В ходе проверки могут быть выявлены различные расхождения в показателях фактического наличия ценностей и данных, отраженных в бухгалтерии. Одним из таких несоответствий является пересортица – это излишек одного вида товара и недостача другого по однотипной продукции. В частых случаях такое явление встречается в организациях, занимающихся розничной торговлей. В статье поговорим о том, что признается пересортицей, и, как правильно отобразить результат такой проверки.

В законодательных актах по бухучету однозначного определения термина пересортицы нет. Но, для проведения зачета пересорт товара – это расхождение фактических показателей количественного учета двух и более товаров одного типа, но с отличительными признаками, например, вид, сорт, производитель, марка, артикул и т.д. Для определения принадлежности продукции к тому или иному типу используется Общероссийский классификатор продукции, приведенный в Письме Минфина РФ №07-05-14/217.

Отметим, что не всегда бухгалтерия принимает зачет пересортицы при проведении инвентаризации, допускается зачет только при наличии таких условий:

расхождение было выявлено в один период отчетности;
пересортица возникла у одного ответственного сотрудника, в одном структурном подразделении;
количественной путанице подверглась продукция одного типа, но с отличительными параметрами.

Причины пересортицы продукции могут быть многообразны:

отсутствие правил приема и отпуска товара;
ненадлежащие правила хранения;
отсутствие внутриконтрольного движения продукции.

Учет пересортицы

Ввиду того, что в законодательных актах четкого определения термина пересортицы нет, то при ее зачете нужно руководствоваться пунктом 28 Положений о бухучете, утвержденных Приказом Минфина РФ №34н. Пересортица при инвентаризации имеет некоторые особенности учета. Так, для правильного отражения результатов следует учитывать такие обстоятельства:

излишки товара, выявленные при ревизии, относятся к финансовым результатам;
недостача, которая формирует убыток, для зачета пересортицы не должна превышать установленные нормы издержек;
наличие убытков, превышающих норму, взимается с виновных лиц.

Нужно отметить, что при списании недостач на виновных сотрудников стоит руководствоваться пунктом 5.3 Указаний, утвержденных Приказом №49.

Несмотря на то, что в законодательных положениях нет четкого порядка, как засчитать пересорт товара при инвентаризации, бухгалтерам стоит опираться на пункт 32 Указаний, приведенных в Приказе № 119н. В указаниях отмечено, что зачет путаницы продукции возможен только при наличии приказа от директора компании. Также этим нормативным актом установлено правило зачета пересортицы в месяце завершения проверки остатков ТМЦ. Например, если несоответствия были обнародованы по итогам годовой инвентаризации, то учет пересортицы отражается в годовой бухгалтерской документации.

Когда недостача перекрывается излишками?

При обнаруженной путанице товаров в аналитическом учете следует корректировать только счет 41 «товары и материалы». Но, в ситуациях, когда общая сумма недостачи превышает сумму обнаруженных излишек, то встает вопрос, как оформить пересортицу? В этом случае появившаяся разница в сумме относится на дебет 94, а впоследствии ее нужно списать с учетом сложившейся ситуации:

если сумма не превышает установленных норм убытков – на счет учета затрат по реализации;
если сумма превышает установленную норму убытков – на счет виновных лиц;
если сумма превышает установленный лимит убытков, но виновные лица не определены – на дебет счета 44 «издержки обращения».

Но может случиться такая ситуация, когда общая сумма излишков превышает сумму недостачи. В этом случае учет пересортицы при инвентаризации отражается таким образом: полученная разница включается в доходы компании по кредиту счета 91 «прочие доходы и затраты».

Зачет не производится

Если обнаруженные в ходе ревизии излишки и недостачи не отвечают поставленным условиям, то пересортица не может быть принята к зачету, а несоответствия отражаются в бухучете в установленном Методическими указаниями порядке:

излишки относятся на дебет счета 41, при этом ТМЦ оцениваются по рыночной стоимости и корреспондирует со счетом 91;
недостачи списываются на виновных лиц, либо при невозможности их определения – на прочие затраты организации.

Документальное оформление

Итоговые показатели проведенной проверки остатков ТМЦ на предприятии документируется соответствующим образом. Для отражения данных фактических остатков и бухгалтерского учета Госкомстат разработал унифицированные формы учета, но акт пересортицы компании разрабатывают самостоятельно. Если рассматривать документальное оформление инвентаризации, то подобием акта пересортицы является сличительная ведомость по форме ИНВ-19, где отображаются все несоответствия в показателях учета.

Напомним, что в законодательстве нет жестких требований по применению всех инвентаризационных форм, руководство предприятия вправе самостоятельно решать о том, какая форма будет использоваться при проверке. Но, если это собственный формуляр, то его обязательно нужно составить с учетом унифицированных бланков и внести новую форму в приказ об учетной политике.

Как мы уже давали определение выше, пересортица товара – это количественное расхождение товаров одной группы, но с отличительными признаками (марка, модель, сорт, артикул и т.д.). Но, несмотря на то, что такие товары могут иметь одну цену и существенно не отражаться на стоимостной оценке, ответственный работник все же виновен в образовании пересортицы. Поэтому при выявлении факта несоответствия МОЛ обязано написать объяснительную записку и представить ее работникам бухгалтерии и руководителю предприятия. В зависимости от тяжести нарушений к виновному лицу применяется наказание, например, взыскание убытков, выговор, либо увольнение.

Пересортица - выявление излишков одного сорта и недостачу другого сорта товаров одного и того же наименования.

Комментарий

Термин "пересортица" применяется в нормативных актах по бухгалтерскому учету, но ему не дано в законодательстве определения. Видимо это связано с тем что само понятие было широкоупотребимо во времена СССР и считается, что неопределенности в его понимании нет.

В официальных документах определение термину встречается в Письме УФНС РФ по г. Москве от 17.02.2010 N 16-15/016379 "Об учете в целях налогообложения прибыли остатков товара организацией, осуществляющей розничную торговлю":

"Под пересортицей товаров понимается появление излишков одного сорта и недостача другого сорта товаров одного и того же наименования. Причинами ее возникновения могут быть как отсутствие порядка приемки и хранения товаров на складе, а также порядка документооборота, так и недостаточный внутренний контроль движения товаров и халатное отношение материально ответственных лиц к своим обязанностям и т.п.".

Пересортица возникает в том случае, когда был выдан один сорт товара, а в учете было отражено выбытие товара другого сорта. В результате в учете возникла ошибка - товары одного сорта числятся в излишке, а товаров другого сорта, ровно на это количество, недостает (недостача).

Следует отметить, что слово "пересортица" указано в Толковом словаре русского языка Ожегова С.И. , Н. Ю. Шведова, 1992 г., но его значение, на мой взгляд, приведено не точно: "Перевод товаров из одного сорта в другой".

Суть пересортицы можно показать на примере

Организация розничной торговли провела инвентаризацию товаров на складе. По данным бухгалтерского учета на складе должно было быть:

Мука высшего сорта - 10 кг.

Мука 1-го сорта - 10 кг.

По данным инвентаризации, на складе фактически обнаружено:

Мука высшего сорта - 9 кг.

Мука 1-го сорта - 11 кг.

Приведенное выше расхождение и есть пересортица - недостача муки одного сорта перекрывается излишком муки другого сорта. Скорее всего, причина пересортицы в том, что муку высшего сорта выдали в количестве 10 кг., но 1 кг. такой выданной муки был отражен в учете, как мука 1 сорта.

Правила признания в учете пересортицы указаны в п. 5.3. Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49:

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в организациях на издержки обращения и производства, а в государственных (муниципальных) учреждениях - на уменьшение финансирования (фондов).

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Бухгалтерский учет пересортицы

Пункт 32 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н определяет:

"Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может производиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, то указанная разница относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники недостачи не установлены, то разницы рассматриваются как недостача сверх норм убыли и списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации".

Такие же правила установлены в п. 5.3. Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49.

Налоговый учет пересортицы

Налоговое законодательство не употребляет термин пересортица. Соответственно, буквальный подход заключается в том, что товар, по которому выявлена недостача, учитывается в расходах, как недостача (см. , пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Товар, по которому выявлены излишки, учитывается, как излишки, с включением в налоговую базу по налогу на прибыль по рыночной стоимости излишков (п. 20 ст. 250 НК РФ).

Некоторые налогоплательщики пытаются обосновать правомерность зачета для налогообложения излишков и недостач по пересортице, с признанием расходов или доходов в части возникшей разницы. Но этот подход не урегулирован и несет риски. Решения в пользу налогоплательщиков: Постановления ФАС ЦО от 11.09.2012 N А14-5815/2011; ФАС МО от 29.03.2011 N КА-А40/17269-10. Решения в пользу налоговых органов: Постановление ФАС ВСО от 22.08.2012 N А19-20632/2011.

Неаккуратное ведение номенклатуры товаров в учетной системе магазина приводит к появлению излишков и недостач товаров, а также пересортицы. В бухгалтерском и налоговом учете выявленная в результате инвентаризации пересортица отражается по‑разному. О том, как грамотно это сделать и какие документы нужно будет оформить, расскажем в статье.

Прежде всего дадим определение пересортице. Под ней понимается появление излишков одного сорта и недостачи другого сорта товаров одного и того же наименования (Письмо УФНС по г. Москве от 17.02.2010 № 16‑15/016379).

Причинами возникновения пересортицы могут быть как отсутствие порядка приемки и хранения товаров на складе, а также порядка документооборота, так и недостаточный внутренний контроль движения товаров и халатное отношение материально ответственных лиц к своим обязанностям.

Бухгалтерский учет

Нормативные документы по бухгалтерскому учету допускают взаимный зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации ). В частности, зачет может быть произведен за один и тот же проверяемый инвентаризационный период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

По понятным причинам зачету предшествует инвентаризация. Методическими указаниями по инвентаризации установлено, что, если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих товаров выше стоимости товаров, оказавшихся в излишке, такая разница в стоимости должна быть отнесена на виновных лиц.

В то же время на предприятии торговли не всегда можно определить конкретного виновника пересортицы. В этом случае суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются на издержки обращения.

Документальное оформление

Результаты инвентаризации, а также факт зачета пересортицы должны быть зафиксированы в первичных документах. Напомним, что в настоящее время организации не обязаны применять унифицированные формы первичных документов, то есть результаты инвентаризации могут быть отражены в документах, разработанных торговым предприятием самостоятельно. Как правило, при разработке таких документов за основу берутся все те же унифицированные формы.

Итак, результат инвентаризации оформляется инвентаризационной ведомостью. Если в ходе инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости, в которых отражаются расхождения между показателями бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

При выявлении пересортицы материально ответственное лицо должно представить инвентаризационной комиссии подробные объяснения случившемуся (желательно в письменной форме). Если же виновное лицо не установлено, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Пример

В ходе проведения инвентаризации на складе торговой организации выявлены:

– излишек яблок сезонных в количестве 25 кг (стоимость – 35 руб. за кг);

– недостача яблок сорта «Айдаред» в количестве 20 кг (стоимость – 80 руб. за кг);

– излишек киви в количестве 3 кг (стоимость – 50 руб. за кг);

– недостача груши «Конференция» в количестве 10 кг (стоимость – 60 руб. за кг).

Что мы видим: по двум наименованиям фруктов (яблоки сезонные, киви) выявлены излишки, по стольким же (яблоки сорта «Айдаред», груши) – недостача. При этом по таким фруктам, как груши и киви, излишки с недостачей не зачитываются, поскольку зачет может быть осуществлен только в отношении ТМЦ одного и того же наименования. То есть бухгалтер должен отдельно оприходовать излишки киви и списать (на виновных лиц либо на расходы) недостачу груш. А вот пересортица яблок в бухгалтерском учете может быть зачтена.

Так, согласно сличительной ведомости на предприятии образовались излишек недорогих яблок в количестве 25 кг на сумму 875 руб. и недостача более дорогих яблок в размере 20 кг на сумму 1 600 руб. Зачет можно произвести только по меньшей из величин: 20 кг яблок по цене 35 руб. за кг. Для этих целей бухгалтер внутри одного синтетического счета (41 «Товары») делает проводку, указывая разную аналитику.

Кроме того, бухгалтеру необходимо будет:

– оприходовать излишек яблок сезонных в количестве 5 кг (25 ‑ 20) на сумму 175 руб. (5 кг х 35 руб.);

– списать за счет виновных лиц либо на расходы разницу в стоимости яблок в сумме 900 руб. (20 кг х (80 ‑ 35) руб.).

На счете 41 используется следующая аналитика:

– 41‑с – яблоки сезонные;

– 41‑а – яблоки сорта «Айдаред».

Недостача запасов в пределах предусмотренных норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, произведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача запасов, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому определена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм (п. 30 Методических указаний по учету МПЗ ).

В настоящее время в отношении яблок действуют :

нормы естественной убыли овощей и плодов свежих при хранении и отпуске в кладовых предприятий общественного питания (разд. XLIV);

нормы естественной убыли свежих картофеля, овощей и плодов при кратковременном хранении на базах, складах разного типа в заготовительных пунктах (разд. XLVII);

нормы естественной убыли свежих картофеля, овощей и плодов при длительном хранении на базах и складах разного типа (разд. XLVIII);

нормы естественной убыли замороженных плодов, ягод и овощей при хранении (разд. XLIX).

Как видно из приведенного выше перечня, норм естественной убыли яблок на предприятиях розничной торговли не установлено, таким образом, вся образовавшаяся недостача должна быть либо взыскана с виновных лиц, либо (если таковые не определены) списана на расходы.

Налог на прибыль

В отличие от бухгалтерского учета, гл. 25 НК РФ не предусмотрена возможность взаимного зачета излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы (Письмо Минфина РФ от 01.12.2014 № 03‑03‑06/1/61228).

Доходы в виде стоимости излишков материально-производственных запасов, выявленных в результате инвентаризации, относятся к внереализационным доходам (п. 20 ст. 250 НК РФ).

Убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в виде недостачи материальных ценностей на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц приравниваются к внереализационным расходам (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Стоит обратить внимание, в указанной норме уточняется, что факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

Приведенная формулировка практически не дает шансов торговому предприятию учесть недостачу товаров, образовавшуюся в результате пересортицы, в целях налогообложения. В Письме Минфина РФ от 23.05.2016 № 03‑03‑06/1/29309 чиновники указали, что решение вопроса о взаимном зачете излишков и недостач по пересортице в налоговом учете возможно после внесения соответствующих изменений в Налоговый кодекс. А таковых пока не планируется.

Как часто бывает, арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Например, в Постановлении ФАС ВСО от 22.08.2012 по делу № А19-20632/2011 (Определением ВАС РФ от 19.12.2012 № ВАС-16243/12 отказано в передаче дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора) судьи поддержали налоговых инспекторов, указав, что учитывать пересортицу товаров в налоговом учете неправомерно. А в постановлениях АС МО от 08.08.2016 по делу № А40-164384/2015, ФАС ЦО от 11.09.2012 по делу № А14-5815/2011 в аналогичной ситуации арбитры пришли к противоположному выводу: общество правомерно произвело взаимный зачет излишков и недостач по пересортице, который, в свою очередь, привел к уточнению записей бухгалтерского учета.

Выявленная в результате инвентаризации пересортица товаров должна найти грамотное отражение в регистрах бухгалтерского и налогового учета. В первом случае алгоритм действия бухгалтера четко регламентирован: пересортица товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах может быть зачтена. Окончательные излишки (недостачи) товаров после проведения зачета отражаются в составе прочих доходов организации (относятся на виновных лиц либо списываются в расходы, связанные с производством и реализацией).

В налоговом учете ситуация неоднозначная. Согласно официальной позиции зачет излишков и недостач производить неправомерно. По мнению налоговиков и чиновников, торговое предприятие в описанном случае должно отразить в учете внереализационный доход и одновременно внереализационный расход (последний только в случае, если факт недостачи подтвержден документом, выданным уполномоченным органом государственной власти).

Существует и альтернативное мнение на этот счет (поддерживается некоторыми арбитражными судами), согласно которому зачет излишков и недостач производить можно и объемы зачтенной пересортицы не подлежат оприходованию в качестве окончательных излишков. По понятным причинам следование данной позиции связано с налоговыми рисками.

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н.

Приказ Минпромторга РФ от 01.03.2013 № 252 «Об утверждении норм естественной убыли продовольственных товаров в сфере торговли и общественного питания».

Бывает, что в ходе инвентаризации обнаруживается пересортица. Пересортица – это одновременная недостача одного товара и излишек другого. О том, по каким причинам она появляется и что делать в случае ее возникновения, читайте в следующей статье.

Пересортица возникает в тех ситуациях, когда у одной и той же проверяемой организации за один период возникают излишки и недостачи по одному и тому же наименованию товара.

Причинами пересортицы могут быть: нарушение процедуры приема, хранения, отпуска продукции со склада, а также отсутствие контроля над передвижением продукции.

Как действовать при обнаружении пересортицы

При обнаружении пересортицы при инвентаризации бухгалтер должен действовать следующим образом:

Потребовать от лица, несущего материальную ответственность, объяснение по поводу выявленной пересортицы.

Это нужно для того, чтобы выявить виновных работников, допустивших возникновение пересортицы. Мат.-ответственные сотрудники должны подать объяснительные записки в письменном виде.

В протоколах комиссии по инвентаризации должны быть даны объяснения по поводу разницы в цене от пересортицы, которая не покрыла недостачу продукции.

Обеспечение издания приказа о зачете пересортицы.

Зачет пересортицы при проведении инвентаризации допускается только по решению директора компании.

Если директор примет положительное решение, он должен издать по организации соответствующий приказ. Если были выявлены виновники пересортицы, это необходимо отразить в приказе.

Отражение пересортицы в учете.

Существует несколько вариантов учета пересортицы при инвентаризации. Рассмотрим их подробно.

1 вариант. Обнаружены излишки и недостача одного и того же товара в одинаковом количестве и по одинаковой цене. В учете делаются следующие проводки:

Д41-1 – К41-1 – отражен взаимный зачет излишками недостачи.

2 вариант. Выявлены недостача и излишек одного и того же товара в одинаковом количестве, но по различной цене. При этом размер излишка больше, чем размер недостачи. В учете отражают следующим образом:

Д41-1 – К41-1 – взаимный зачет излишками недостачи;
Д41-1 – К92-1 – отражение инвентаризационной разницы.

3 вариант. Обнаружены излишек и недостача одного товара в одинаковом количестве, но по различной цене. При этом размер недостачи больше, чем размер излишка. Виновник пересортицы при инвентаризации обнаружен не был. Документов, которые могут подтвердить, что виновники не выявлены, нет. В учете необходимо сделать следующие проводки:

Д41-1 – К41-1 – взаимозачет недостачи излишками.
Д94 – К41-1 – отражение образовавшейся из-за взаимозачета недостачи в сумме отрицательной разницы.
Д94 – К68-2 – начисление НДС от суммы недостачи.
Д92-2 – К94 – списание недостачи продукции на внереализационные затраты.

4 вариант. Обнаружены недостача и излишек одного и того же товара по различным ценам и в разном количестве. Размер недостачи больше, чем размер излишка. Виновник пересортицы установлен. Делаются следующие проводки:

Д41-1 – К41-1 – взаимозачет излишками недостачи.
Д94 – К41-1 – недостача продукции, образовавшаяся из-за взаимозачета в виде отрицательной разницы.
Д94 – К41-1 – недостача продукции, полученная в результате взаимозачета.
Д94 – К68-2 – начисление НДС от суммы недостачи, который не покрыт излишками.
Д73-2 – К94 – отнесение недостачи на виновного работника.
Д70 – К73-2 – удержание размера недостачи из зарплаты виновного сотрудника.

Подтвердить итоги осуществленной проверки документально.

Информацию о пересортице необходимо отразить в инвентаризационной описи (сличительной ведомости). Недостача отражается по одной строке, а излишек – по другой. Обязательно нужно указать стоимостные и количественные характеристики продукции. Информацию о пересортице отражают в графах с восьмой по четырнадцатую.

Также должен быть составлен специальный акт. Образец акта пересортицы приведен ниже:

Обнаруженные несоответствия прописывают в протоколе заседания комиссии по инвентаризации. В нем, а также в актах на списание в пределах норм естественной убыли, должны даваться ссылки на решения судебных органов, которые подтверждают отсутствие виновных работников.

Решение заседания комиссии по инвентаризации должно быть предоставлено для рассмотрения директору компании. Он должен будет принять итоговое решение о учете пересортицы при инвентаризации.

Когда можно осуществить взаимозачет

Взаимозачет недостач и излишков можно осуществить только при соблюдении следующих условий:

ответственным является один и тот же сотрудник;
пересортица была установлена за один и тот же период проверки;
пересортица выявлена в отношении одних и тех же товаров в идентичном количестве.

Объяснительная записка мат.-ответственного работника

Материальное лицо, на участке которого выявлена пересортица при инвентаризации должно будет написать объяснительную записку. Она должны быть написана на имя председателя комиссии по инвентаризации. В ней нужно указать следующие моменты:

количество товаров, которые оказались в излишке и количество продукции, которая оказалась в недостаче;
объяснение причин, по которым пересортица возникла;
какие действия будут приняты для избежания таких ошибок в будущем;
просьба зачесть сложившуюся ситуацию в качестве пересортицы.

На какую дату нужно признавать пересортицу

Определить, когда была допущена ошибка, которая привела к образованию пересортицы, практически не возможно. Понятно, что это произошло в промежутке времени между предпоследней и последней проверками. В связи с этим, указывают не дату пересортицы, а дату, когда она была обнаружена, то есть день осуществления инвентаризации.

При проведении инвентаризационных мероприятий в торговых организациях нередко выявляется так называемая пересортица товаров. Появление пересортицы возможно при нарушении порядка приемки и хранения товаров на складе, отсутствии надлежащего внутреннего контроля над движением товаров, а иногда причиной пересортицы является и просто невнимательность материально ответственного лица, отпускающего товары со склада.

В данном разделе рассмотрим понятие пересортицы товара, а также порядок отражения зачета недостачи товаров излишками по пересортице, выявленной в результате инвентаризации товаров.

Пересортицей товаров называют одновременный излишек и недостачу товаров одного наименования, но разного сорта.

При проведении инвентаризации торговые организации руководствуются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 (далее - Методические указания N 49).

Напомним, что случаи обязательного проведения инвентаризации перечислены в ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:

При передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

При смене материально ответственных лиц;

При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

При реорганизации или ликвидации организации;

В других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, в том числе при аудиторской проверке.

Результаты проведенных инвентаризаций оформляются документами, унифицированные формы которых утверждены Постановлениями Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" и от 27 марта 2000 г. N 26 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией".

Выявить обнаруженную пересортицу можно на основании "Инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей" (форма N ИНВ-3), где недостача товаров одного сорта отражается по одной строке описи, а излишек - по другой.

Далее форма N ИНВ-3 передается в бухгалтерию торговой организации для составления "Сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей" (форма N ИНВ-19), в которой для отражения пересортицы предусмотрены графы 18 - 23. Кроме того, сведения о пересортице товаров указываются и в "Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией" (форма N ИНВ-26).

Дальнейшие действия торговой организации при выявлении пересортицы перечислены в п. 5.3 Методических указаний N 49, которые допускают возможность зачета недостачи товаров излишками, но только при выполнении следующих условий:

Зачет проводится за один и тот же период;

Зачет проводится в отношении одного и того же проверяемого лица;

Зачет проводится в отношении товаров одного наименования в равных количествах.

Решение о зачете недостачи излишками принимает руководитель торговой фирмы, которому инвентаризационная комиссия представляет на рассмотрение предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия товаров и данных бухгалтерского учета.

Проверяемое материально ответственное лицо о допущенной пересортице должно представить в инвентаризационную комиссию подробные объяснения.

Если после проведения зачета недостачи излишками по пересортице товаров стоимость недостающих товаров превышает стоимость товаров, оказавшихся в излишке, разница в их стоимости относится на виновное лицо. Если виновные в пересортице товаров лица не установлены, то разницы рассматриваются как сверхнормативные товарные потери и списываются на издержки обращения торговой организации.

В отношении разницы в стоимости от пересортицы, не перекрывшей недостачу товаров, образовавшейся не по вине материально ответственного лица, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Рассмотрим порядок отражения зачета недостачи товаров излишками по пересортице, выявленной в результате инвентаризации товаров, на конкретном примере.

Пример. Предположим, что торговая организация "А" осуществляет оптовую торговлю мукой. Перед составлением годовой отчетности "А" провела инвентаризацию, в результате которой была выявлена недостача муки высшего сорта в количестве 200 кг по цене 17,50 руб. и излишек муки первого сорта в количестве 150 кг по цене 13,20 руб. Виновником допущенной пересортицы является материально ответственное лицо организации - кладовщик.

По решению руководителя организация "А" провела зачет недостачи муки высшего сорта излишками муки первого сорта в количестве 150 кг.

В бухгалтерском учете торговой организации "А" эти операции отражены следующим образом:

Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит счета 41 "Товары", субконто "Мука высшего сорта", - 3500 руб. (200 кг x 17,50 руб.) - отражена недостача 200 кг муки высшего сорта;

Дебет счета 41 "Товары", субконто "Мука первого сорта", Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - 1980 руб. (150 кг x 13,20 руб.) - отражен излишек муки первого сорта в количестве 150 кг x 13,20 руб.;

Дебет счета 41 "Товары", субконто "Мука высшего сорта", Кредит счета 41 "Товары", субконто "Мука первого сорта", - 1980 руб. - отражен зачет недостачи муки высшего сорта излишками муки первого сорта.

При зачете недостачи излишками по пересортице стоимость недостающей муки превышает стоимость муки, оказавшейся в излишке на 645 руб. (150 кг x (17,50 руб. - 13,20 руб.)).

Кроме того, после проведения зачета в учете организации "А" продолжает числиться недостача муки высшего сорта в количестве 50 кг, балансовая стоимость которой составляет 50 кг x 17,50 руб. = 875 руб.

Итак, после проведения зачета сумма недостачи, отраженная на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" по муке высшего сорта составила 1520 руб. (645 руб. + 875 руб.).

Поскольку в пересортице товаров виноват кладовщик, то сумма недостачи взыскивается с виновного лица, которое согласно с недостачей.

Обратите внимание! Налоговые органы при списании недостачи требуют от налогоплательщика НДС восстанавливать сумму налога, ранее принятую к вычету. Отметим, что это мнение не бесспорно, поэтому при списании недостачи организация должна решить самостоятельно, будет ли она восстанавливать сумму налога или нет.

Предположим, что организация "А" приняла решение не восстанавливать сумму налога. Тогда в бухгалтерском учете торговой организации "А" будет сделана следующая запись:

Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по взысканию суммы недостачи", Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - 1520 руб. - сумма недостачи отнесена на виновное лицо.

В соответствии со ст. 246 Трудового кодекса Российской Федерации размер ущерба, причиненного работодателю, определяется по фактическим потерям, исчисляемым из рыночной цены товара, действующей в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже балансовой стоимости имущества.

Предположим, что рыночная цена муки высшего сорта на день причинения ущерба составляет 17,60 руб. Тогда разница между балансовой стоимостью муки высшего сорта и ее рыночной ценой составит 200 кг x (17,60 руб. - 17,50 руб.) = 20 руб.

В бухгалтерском учете торговой организации "А" будут сделаны следующие проводки:

Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по взысканию суммы недостачи", Кредит счета 98 "Доходы будущих периодов" - 20 руб. - разница между рыночной ценой муки и ее балансовой стоимостью отнесена на виновное лицо;

Дебет счета 50 "Касса" Кредит счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по взысканию суммы недостачи", - 1540 руб. - внесена в кассу организации задолженность по недостаче;

Дебет счета 98 "Доходы будущих периодов" Кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 1 "Прочие доходы", - 20 руб. - разница между балансовой стоимостью муки и ее рыночной ценой признана прочим доходом организации.

Несколько изменим условия примера и рассмотрим еще одну ситуацию.

Пример. Предположим, что перед составлением годовой отчетности торговая организация "А" провела инвентаризацию, в результате которой была выявлена недостача муки высшего сорта в количестве 100 кг по цене 17,50 руб. и излишек муки первого сорта в количестве 150 кг по цене 13,20 руб.

Цена муки соответствует уровню рыночных цен.

Виновником допущенной пересортицы является материально ответственное лицо организации - кладовщик.

По решению руководителя организация "А" провела зачет недостачи муки высшего сорта излишками муки первого сорта в количестве 100 кг. Оставшийся излишек муки первого сорта был принят организацией к учету.

В бухгалтерском учете торговой организации "А" эти операции будут отражены следующим образом:

Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит счета 41 "Товары", субконто "Мука высшего сорта", - 1750 руб. (100 кг x 17,50 руб.) - отражена недостача 100 кг муки высшего сорта;

Дебет счета 41 "Товары", субконто "Мука высшего сорта", Кредит счета 41 "Товары", субконто "Мука первого сорта", - 1320 руб. (100 кг x 13,20 руб.) - отражен зачет недостачи муки высшего сорта излишками муки первого сорта.

При зачете недостачи излишками по пересортице стоимость недостающей муки превышает стоимость муки, оказавшейся в излишке на сумму 430 руб. (100 кг x (17,50 руб. - 13,20 руб.)). Суммовая разница отнесена на виновное лицо:

Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по взысканию суммы недостачи", Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - 430 руб. - сумма недостачи по муке высшего сорта отнесена на виновное лицо;

Дебет счета 50 "Касса" Кредит счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по взысканию суммы недостачи", - 430 руб. - внесена в кассу организации сумма задолженности.

Если бы рыночная цена муки первого сорта, сложившаяся на день причинения ущерба составила бы большую величину, чем в условиях примера, то в учете торговая организация "А" довела бы окончательный остаток муки первого сорта до рыночной стоимости с помощью следующей записи:

Дебет счета 41 "Товары", субконто "Мука первого сорта", Кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 1 "Прочие доходы", - отражена разница между балансовой стоимостью муки и ее рыночной ценой.