Приходный кассовый ордер используется для учёта кассовых операций. Этот вид документации необходим для поддержания бизнеса. Существуют строгие рекомендации по его составлению. Чтобы заполнять ПКО без ошибок, необходимо внимательно изучить «Порядок учёта кассовых операций».
Зачем заполнять приходный кассовый ордер
ПКО фиксирует приём наличных денег в кассу. Организации могут принимать наличные деньги только при условии оформления такого ордера. А также ПКО выписывается при снятии средств с расчётного счёта и внесении их в кассу организации. Это расписка в том, что деньги приняты.
Назначение документа:
- Контроль кассового состояния. С его помощью юридически правильно оформляют денежные поступления.
- Информационная база для принятия управленческих решений.
- Сбор сведений для учёта.
Бланк ПКО для использования в ООО и у ИП
Документ составляется по форме КО-1.
Унифицированная форма приходного кассового ордера
Форма и реквизиты ордера
- Дата и регистрационный номер ордера.
- Сведения для того чтобы составить бухгалтерские проводки: целевое назначение, код аналитического учёта, счета дебета и кредита.
- Ф. И. О. лица, внёсшего денежные средства в кассу.
- Основание принятия денежных средств. При необходимости приложить подтверждающий документ.
- Сумма, которую плательщик сдаёт в кассу.
- Подписи участников процесса: плательщика, получающего лица, бухгалтера, руководителя.
- Квитанция, которая заполняется вместе с ордером и остаётся у плательщика в качестве доказательства операции.
Различные ситуации, которые требуют оформления ордера
- Розничная выручка от покупателя.
- Возврат кредита или возмещение ущерба.
- Возврат подотчётных средств, которые не были израсходованы сотрудником.
- Взнос в уставный капитал от учредителя.
- Внесение средств для выплаты зарплаты.
- Получение средств с расчётного счёта.
Форма бланка является межотраслевой и подходит для предприятий различных сфер деятельности.
По какой форме составить ПКО
ПКО состоит из двух частей: основной (ордера) и отрывной (квитанции).
Части документа разрываются. Квитанция выдаётся клиенту в качестве подтверждения, что его деньги зачислены. Ордер остаётся в бухгалтерии.
Кто должен выписывать ПКО
Составлять документ можно:
- уполномоченному сотруднику: главному или рядовому бухгалтеру.
- руководителю, если на предприятии нет другой подходящей должности.
Можно ли подписывать приходный ордер
На ПКО ставят подписи бухгалтер и кассир. Если такая штатная единица не предусмотрена в организации, то подпись ставит руководитель.
Как правильно оформить ПКО: пошаговая инструкция
- Бухгалтер или иное уполномоченное лицо подготавливает приходный ордер.
- Кассир принимает наличные средства от клиента, пересчитывает и проверяет купюры.
- Кассир сверяет полученную сумму наличных и сумму, прописанную в ордере. Сверяются подписи бухгалтера. Проверяют наличие приложений.
- Если данные соответствуют, кассир ставит на ПКО свои подписи и печать/штамп.
- Если сумма меньше, чем указано в ордере, то ПКО направляется в бухгалтерию для переоформления.
- Квитанция выдаётся клиенту.
- Часть документа (собственно ордер) передаётся в бухгалтерию.
Печать проставляется на квитанции, которая остаётся у плательщика. Подписи кассира и бухгалтера проставляются на обеих частях ПКО.
ПКО заполняется вручную на распечатанном бланке или заполняется в интерфейсе программы и распечатывается (например, в программе 1С).
Бланк ПКО интуитивно понятен, его легко заполнять.
Главные правила заполнения ПКО
- Сумму указывают цифрами и прописью, ставиться должна полная сумма с копейками.
- Записывают дату операции.
- Указывают основание принятия денег в кассу. Строка «Основание» содержит сведения о хозяйственной операции.
- Если НДС отсутствует при совершении сделки, то в ордере в строке «В том числе» пишут «без налога НДС».
- Корректно заполняют счета дебета (не путать со счетами кредита). Счёт кассы указывают 50.1.
- В строке «Приложения» указывают номера и даты прилагаемых первичных и других документов.
Каждый новый ПКО регистрируется в соответствующем Журнале № КО-3.
Для ИП разрешается применять как унифицированные бланки ПКО, так и собственные бланки. И также предприниматель может вообще не использовать ПКО. Этот вопрос остаётся на его усмотрение.
Индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учёт доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определённый вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться.
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015), п. 4.1
Образец заполнения и обязательные реквизиты
- Дата и номер документа.
- Сумма наличных средств цифрами и прописью.
- Наименование плательщика: название юрлица или Ф.И.О. физлица.
- Основание получения средств.
- Сумма НДС.
- Подписи.
Если ИП работает без кассового аппарата, то заполняет не ПКО, а бланк строгой отчётности.
Для ООО обязательно оформлять ПКО при приёме наличных через кассу предприятия. Заполнение происходит аналогичным образом.
Должна ли ставиться печать
Проставление печати на этом документе обязательно. Исключение делается только для предпринимателей, работающих без печати. В этом случае следует использовать штамп «Оплачено».
Как исправить ошибку в приходном ордере
ПКО должны заполняться чётко, исправления не допускаются. Типичные ошибки:
- исправление написанного;
- приём денежных средств не в то кассовое отделение, которое указано в ПКО.
- приём денежных средств не в тот же день, когда ПКО оформлен.
Наличие таких погрешностей делает ПКО недействительным. Единственный выход - оформить документ заново. Нумерация ПКО в журнале должна быть непрерывной.
Санкции за некорректное оформление или отсутствие ПКО
Если ПКО не оформлен, а деньги приняты в кассу, организации грозит штраф. Размер штрафа зависит от виновника: штраф для должностного лица составляет до 5 тыс. руб., для компании - до 50 тыс. руб.
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчётов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, - влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 тыс. до 5 тыс. рублей; на юридических лиц - от 40 тыс. до 50 тыс. рублей.
КоАП, ст. 15.1
За нарушение кассовой дисциплины предусмотрена ответственность и в КоАП: её накладывают, если нарушение было выявлено не позднее двух месяцев с момента его совершения (ст. 4.5).
Приходной кассовый ордер - обязательный документ. К его заполнению нужно подходить ответственно, чтобы корректно приходовать денежные средства, надёжно сохранять учётные данные и не провоцировать споры с контрагентами.
Кассовый приходный ордер - один из наиболее важных документов для ведения бизнеса. С его помощью фиксируется поступление денежных средств в кассу ИП и ООО. Предпринимателям будет полезно узнать, как правильно заполнять приходный кассовый ордер, какую форму можно использовать, нужно ли ставить печать на документе.
ПКО относится к числу самых важных документов, помогающих поддерживать кассовую дисциплину на предприятии. Он позволяет документально зафиксировать факт пополнения кассы наличными денежными средствами.
В каких случаях необходимо заполнение ПКО
Этот документ фиксирует следующие операции:
- денежные переводы с различных счетов в кассу;
- поступление прибыли от клиентов;
- возврат невостребованных средств, выданных работнику под отчёт на те или иные цели;
- возвращение денежных займов;
- получение взносов от учредителей организации.
Какой бланк можно использовать
Как правило, для оформления используется форма № КО-1. Ниже представлены образцы заполнения приходных ордеров для фиксирования некоторых хозяйственных операций.
Образец ПКО для ИП и ООО
Форма № КО-1 используется в компаниях разных форм собственности
Приходный ордер, фиксирующий поступление средств от покупателей и заказчиков
ПКО, составляющийся при поступлении денег от покупателей и заказчиков
ПКО при возврате денег от подотчётных лиц
ПКО, оформляющий возврат денег от подотчётных лиц
Как заполнять форму для оприходования розничной выручки
ПКО, фиксирующий сдачу розничной выручки в кассу организации
Как оформить ПКО по всем правилам
- Этот документ может оформляться в едином экземпляре ежедневно в конце торговой смены на основании всех имеющихся платёжных документов (кассовых чеков, товарных чеков и прочих документов, приравненных к ним). Разумеется, должна обязательно присутствовать подпись ответственного лица с расшифровкой инициалов (старшего кассира или продавца). В некоторых случаях ордер может подписываться старшим бухгалтером или начальником смены.
- Возможно вести ПКО по отдельно взятой финансовой операции, например, при работе с покупателями или партнёрами выписывать кассовый ордер на общую сумму принятых средств. При этом в поле «Основание» следует писать, например, «Выручка от оказания коммунальных услуг».
- У этого документа есть два раздела. Первый - это сам ордер, а второй - это приложенная к нему квитанция.
- К квитанции применимы ровно те же правила, что и к основному ордеру. Кроме того, именно на ней должна стоять печать организации. Квитанция обязательно сдаётся в кассу организации.
- Целесообразно на квитанции ставить штамп «Получено».
Заполненный документ отдаётся в кассу. При этом следует внести его в журнал регистрации приходных кассовых ордеров, оформленный по форме № КО-3.
Кто должен подписывать документ
В приходном ордере расписываются 2 человека: кассир, принимающий наличность, и главный бухгалтер, контролирующий этот процесс.
Можно ли вносить изменения, исправлять ошибки в ПКО
Разумеется, нет: поскольку это финансовый документ, никто не имеет права вносить в него исправления или допускать помарки. Если это произошло, то придётся набраться терпения и приступить к составлению нового документа со всеми необходимыми правками.
Санкции и штрафы за некорректное оформление или отсутствие ПКО
Если составить кассовый ордер с нарушением правил, его не примут к учёту . Соответственно, внесённые по нему денежные средства будут считаться излишками кассы. Они могут вполне правомерно быть учтены в качестве прочих доходов компании. Тогда дебиторская задолженность покупателя или подотчётного лица останется непогашенной, и ответственность за этот факт ляжет на плечи того, кто указывал в ПКО неверные сведения.
Приём денежных средств без оформления ПКО является нарушением кассовой дисциплины и карается штрафами, которые накладываются на должностное лицо в сумме от 4 до 5 тысяч рублей и на организацию в размере от 40 до 50 тысяч рублей.
http://bsnss.net/organizatsiya-biznesa/biznes-budni/order.html
Видео: как заполнить ПКО по всем правилам
ПКО или приходной кассовый ордер относится к числу наиболее значимых документов, которые обеспечивают кассовую дисциплину в компании. Он позволяет документально зафиксировать факт внесения в кассу денежных средств. Как правило, в организациях, работающих с наличностью, используется бланк формы № КО-1.
Скачать бланк приходно-кассового ордера (ПКО) вы можете на нашем сайте:
Мы предлагаем вам бесплатно скачать бланк ПКО в 2 наиболее распространенных файловых форматах — Word и Excel. При этом в Excel представлен уже заполненный бланк, расположенный ниже.
Однако скачать приходный кассовый ордер — это еще не все, следует удостовериться в том, что это актуальная форма документа.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 действуют новые правила ведения кассовых операций, ознакомиться с которыми вы можете .
Каким требованиям должен соответствовать бланк приходно-кассового ордера
На нашем сайте вы можете скачать бланк ПКО по форме КО-1 (соответствующей номеру 0310001 по ОКУД), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Использовать только эту форму российским организациям предписывает указание Банка России от 11.03.2011 № 3210-У.
Подробнее о том, каким стандартам должны соответствовать первичные документы, читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! ИП, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физпоказателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 указания № 3210-У).
Как заполнять бланк ПКО
Скачать бланк приходного кассового ордера — это первый этап задачи, а следующим шагом будет корректное заполнение данного документа. Заполненный образец ПКО может выглядеть так:
Приходный кассовый ордер может быть оформлен на бумаге либо с применением технических средств - данные вносятся на компьютере, затем ПКО распечатывают и подписывают. Кроме того, приходник может быть оформлен в электронном виде при условии обеспечения защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. В таком случае ПКО подписывается электронной подписью (п. 4.7 указания № 3210-У).
Заполненный образец приходного кассового ордера вы можете распечатать и разместить на рабочем столе кассира вместе с инструкцией по его заполнению, которую мы приведем ниже.
Заполнение бланка ПКО: нюансы
Существует ряд нюансов, характеризующих процедуру заполнения бланка приходного кассового ордера. Рассмотрим их.
Графу «Структурное подразделение» следует заполнять, только если наличные средства принимаются от сотрудника организации. Если их передает другое юрлицо или физлицо, то в соответствующем пункте формы следует ставить прочерк.
Пункты «Дебет», «Кредит» содержат счета Плана счетов (утвержден приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н) в соответствии с сутью хозоперации.
Графу «Код целевого назначения» заполняют организации, которые задействуют соответствующую систему кодирования.
Графа «Сумма руб., коп» формы КО-1 заполняется только цифрами, рубли и копейки разделяются запятой (например, «200,75»). В графе «Сумма прописью» прописью указываются рубли (с заглавной буквы первое слово), цифрами — копейки. Следует также поставить прочерк (если документ заполняется на компьютере, то непрерывную последовательность идущих друг за другом тире) в свободных местах соответствующей графы после указания суммы прописью.
Если фирма не работает с НДС, то в графе «В том числе» следует вписать «Без НДС». В противном случае - соответствующий размер НДС.
В пункте «Приложение» следует зафиксировать первичные документы, являющиеся основанием для внесения цифр в ПКО (например, отчет кассира).
Не считая основной части формы КО-1, потребуется также заполнить квитанцию, которая входит в структуру ПКО. Квитанция будет присутствовать в документе на одной странице с основной частью формы. Что касается проставления печати, то исходя из обычаев делового оборота, печать часто проставляется так, чтобы часть ее была на квитанции, а другая часть на ПКО. Заметим, что в этом случае возможны претензии со стороны налоговых органов. Однако их можно попытаться оспорить (см., например, постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 06.04.2010 № 07АП-1517/10). Кроме того, на сегодняшний день подобные споры представляются нам малоактуальными, так как в связи с вступлением в силу закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ печать для организаций перестала быть обязательным реквизитом.
См. также материал Печать не является обязательным атрибутом первички » .
Ордер должен подписать кассир или иное уполномоченное лицо. Кассир сверяет подписи уполномоченных лиц на ПКО с образцами (кроме ситуации, когда приходник выписан в электронной форме).
Если документ заполняет ИП и не нанимает кассира, то соответствующие полномочия по подписанию документа возлагаются на него. Квитанция выдается лицу, которое внесло денежные средства в кассу.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если вы заполняете ПКО в электронном виде и подписываете электронной подписью, то квитанцию вносителю денежных средств вы можете отправить по его просьбе на электронную почту (п. 5.1 указания № 3210-У).
С 19.08.2017 кассир может выписать общий приходный кассовый ордер в конце дня на всю сумму поступлений денежных средств, подтвержденную фискальными документами - кассовыми чеками и БСО онлайн-кассы (п. 4.1 указания № 3210-У).
Итоги
Приходный кассовый ордер - первичный документ, оформляемый на бланке унифицированной формы КО-1. ПКО заполняется при поступлении денежных средств в кассу, может иметь как бумажную, так и электронную форму. В последнем случае ПКО подписывается электронными подписями.
В компанию деньги могут поступать либо безналично, либо в кассу. Для оприходования наличных денег в соответствии с Порядком ведения операций по кассе нужно применять приходный кассовый ордер (ПКО), для которого предусмотрена стандартная форма КО-1. Его могут не использовать только предприниматели, ведущие учет в упрощенном порядке.
Все операции с наличностью в настоящее время регулируются Порядком, утвержденным ЦБ РФ. Приходный ордер отражает поступление наличности в кассу. Его форма может быть унифицирована или пересмотрена фирмой с учетом имеющихся особенностей.
Бланк можно использовать типографский, заполненный от руки или оформлять с помощью программ.
Главное требование, предъявляемое к нему - нельзя в приходник вносить исправления. В этом случае документ переоформляется с учетом всех правильных записей.
Составлять данный бланк могут в зависимости от должностных инструкций в бухгалтерии предприятия, а также кассир, директор или главный бухгалтер. Допускается выписка формы КО-1 привлеченным по договору со стороны специалистом (при отсутствии бухгалтеров и кассиров), однако, подписи в этом случае должен проставлять сам руководитель.
Как правило, ПКО составляется бухгалтером и вручается лицу, вносящему в кассу деньги. Он этот документ предъявляет кассиру, который его проверяет и регистрирует в соответствующем журнале. Также специалист должен просмотреть все документы, которые идут приложением к ПКО, и проверить на ордере наличие подписей главного бухгалтера или руководителя.
Далее он принимает и подсчитывает наличность, и в случае совпадения денег с суммой, указанной в приходнике, кассир ставит в подтверждение свою визу. При необходимости на поступившую выручку на ККА пробивается чек, который прикрепляется к квитанции.
Вносителю наличных денег кассир передает в подтверждение приема эту отрывную часть ПКО.
В конце дня все приходные ордера вместе с отчетом кассира сдаются в бухгалтерию.
Обращаем внимание! По возвращении из сотрудник должен вернуть не израсходованные деньги на основании приходника и отчитаться по о потраченных суммах в течении 3-х рабочих дней по возвращении. В случае перерасхода компания должна возместить эти суммы по .
Приходный кассовый ордер образец заполнения
Основная часть
Рассмотрим образец заполнения ПКО.
В верхней части бланка нужно написать наименование фирмы и ее код согласно классификатору ОКПО. Если ордер относится к какому-либо конкретному структурному подразделению, то его название записывается ниже в соответствующей графе. В противном случае здесь ставится прочерк.
Справа от названия бланка указывается номер документа по порядку, и дата его составления. Она записывается в виде ДД.ММ.ГГГГ.
В следующую таблицу заносятся данные бухгалтерского учета - коды счетов по дебету и кредиту, код счета аналитического учета если он используется. В графу «Сумма» записываются денежные средства, принимаемые по данному документу, цифрами. Графу «Код целевого финансирования» заполняют те организации, которые разработали и используют соответствующую систему кодирования.
В поле «Принято от»
записывают от кого принимаются деньги. Если их вносит физическое лицо, то указываются его Ф.И.О. в родительном падеже. Если деньги поступают от имени организации, то сначала записывается ее название, затем ставится слово «через», и после него Ф.И.О. работника, который осуществляет платеж. К примеру «ООО Парус через Иванова Петра Георгиевича».
В поле «Основание» записывается причина поступления денежных сумм в кассу - выручка торговая, возврат подотчета и т.д.
В поле «Сумма» проставляется сумма принятых денежных средств прописью. Если в ней содержатся какие-либо налоги или, к примеру, НДС, то в графе «В том числе» записывается эта сумма цифрами. В противном случае здесь делается пометка «Без налога НДС».
В поле «Приложение» нужно указать наименования документов, которые прикладываются к данному ПКО, либо оно не заполняется.
Документ заверяется главным бухгалтером, который ставит свою подпись и Ф.И.О. и подписывается работником кассы, получившим денежные средства.
Квитанция к приходному кассовому ордеру образец заполнения
Квитанция дублирует данные, которые были внесены в основную часть документа.
В верхней части пишется название фирмы. Затем в поле «К приходному кассовому ордеру» указываются номер и дата составления документа.
В поля «Принято от» и «Основание» полностью без сокращений переносятся данные из соответствующих полей основной части документа.
Ниже проставляется сумма ордера цифрами, а затем прописью. В поле «В том числе» записывается сумма налога, или ставится пометка «Без налога НДС».
Ниже указывается дата составления.
Квитанция заверяется главным бухгалтером, который ставит свою личную подпись, и подписывается работником-кассиром.
Нюансы
Расчеты наличными деньгами между организациями необходимо осуществлять в пределах установленного лимита - 100 тысяч рублей. Кассир обязан отказать в приеме большей суммы, в противном случае ему и организации грозят штрафы за несоблюдение кассовой дисциплины.
Если производится прием выручки с использованием ККМ или БСО, то допускается выписать в конце дня один кассовый ордер на всю сумму дневного дохода. В графе «Основание»
в таком случае указывается номер Z-отчета кассового аппарата или номера выписанных квитанций БСО.
Независимо от организационно-правовой формы, каждое предприятие обязано вести бухгалтерский и налоговый учет. От распоряжений руководства и выбранной системы (УСН, ЕНВД, КСНО) зависит полнота его ведения. В любом случае основанием для внесения бухгалтерской информации в отчетность являются задокументированные хозяйственные операции. Приходный кассовый ордер является первичным бухгалтерским документом, отражающим движение денежных средств в кассе предприятия. Все организации, осуществляющие операции с наличностью, обязаны фиксировать перемещение средств по счету 50 «Касса». Для поступления конкретных сумм применяют приходные кассовые ордера, для расходных операций - расходные. Параллельно для учета наличности устанавливается ККМ. Данные учета по активному балансовому счету 50 и журнала регистрации кассовых чеков должны быть сопоставимы на конец каждого рабочего дня.
Бланк ПКО
Приходный кассовый ордер заполняется в строгом соответствии с формой, утвержденной Госкомстатом РФ 18 августа 1998 года, постановлением № 88. Унифицированная форма КО-1 используется для автоматизированной системы учета и заполнения вручную. Единый бланк ПКО состоит из двух частей, содержащих однозначное подтверждение факта внесения наличных средств. Отрывной частью является квитанция, которая оформляется для подтверждения внесения определенной суммы физическим лицом. Информация, содержащаяся в ней, подтверждается подписями главного бухгалтера и кассира, принявшего денежные средства. Обязательным условием достоверности документа является печать на приходном кассовом ордере: большая часть оттиска располагается на квитанции, но обязательно небольшой фрагмент должен отпечататься на ПКО. Основная часть ордера остается в организации, заверяется подписями кассира, руководителя (в случае отсутствия бухгалтерии), главного бухгалтера или сотрудника, имеющего право подписи на основании приказа. ПКО является документом, в котором не допускаются исправления, поэтому его заполнение должно полностью соответствовать утвержденным стандартам и отражать достоверные данные.
Порядок заполнения ПКО
Заполнению ПКО стоит уделить особое внимание, ведь кассир несет материальную ответственность за содержимое кассы и достоверность документов, которые подписывает. Так же тщательно приходный кассовый ордер проверяет главный бухгалтер предприятия, т. к. при некорректном заполнении корреспонденции счетов контрагентов ошибка отражается во всех регистрах бухгалтерского, управленческого и налогового учета. Заполнение ПКО происходит поэтапно, с первой строки бланка, в следующей последовательности.
Пошаговая инструкция заполнения ПКО
- Наименование организации. В данной строке указывается правовая форма предприятия и его наименование, которое должно соответствовать данным ЕГРЮЛ в полном или сокращенном виде. Структурное подразделение организации прописывается в случае его наличия, иначе ставится прочерк.
- Порядковый номер документа заносится в соответствии с журналом регистрации ПКО, который формируется с начала календарного года.
- В графу дата вписывается число фактического прихода средств, формат записи стандартный для документов ДД. ММ. ГГГГ.
- Ячейки для указания корреспондирующих счетов могут быть заполнены не кассиром, а бухгалтером, который производит дальнейшее отражение данной информации по счетам и регистрам бухгалтерского учета. В строке "Дебет" отражается счет 50 "Касса", возможно использование валютной кассы или аналитического субсчета, прописанного в учетной политике предприятия. Для заполнения строки "Кредит" необходимо знать источник поступления средств.
- Сумма, полученная в кассу, прописывается цифрами с указанием копеек.
- Следующая графа заполняется в случае использования на предприятии кодов назначения; если данная информация не прописана в учетной политике, то ставится прочерк.
- Далее прописывается, от кого принята указанная сумма. При внесении средств сотрудником компании записывается его фамилия и инициалы; если сумму вносит физическое лицо, представляющее стороннюю фирму, то необходимо указывать полное название организации контрагента, а данные физического лица и номер его доверенности можно указать в приложении.
- Основанием для поступления наличных средств может быть договор с контрагентом, распоряжение руководителя организации, авансовый отчет и т. д., в зависимости от источника поступления.
- Сумма прописью, копейки можно писать цифрами. При заполнении данной строки свободное от текста поле обязательно маркируется прочерком, для исключения возможности дописки.
- При работе предприятия с НДС его сумма указывается в строке «В том числе»; если налог не платится или не включен в данную сумму, ставится прочерк либо пишется «Без НДС».
- В приложении указываются дополнительные документы, например, номер и дата доверенности на сотрудника другой организации, номер отгрузочного документа, который оплачивает покупатель, дата и номер приказа о возмещении сотрудником ущерба и т. д. Квитанция ПКО должна полностью дублировать информацию, содержащуюся в ордере. После заполнения она отрывается и передается лицу, внесшему денежные средства, иногда возможно подтверждение поступления наличности при помощи кассового чека (если предприятие имеет ККМ). Бланк приходно-кассового ордера в бухгалтерских программах идентичен типографским бланкам, так же аналогичен порядок их заполнения.
Основные источники поступления наличных в кассу
- Расчетный счет предприятия.
- Частичная или полная оплата от покупателей.
- Возврат подотчетной суммы.
- Поступление средств от прочих дебиторов и кредиторов.
- Средства, полученные от филиалов/подразделений.
- Возврат выданной сотруднику ссуды.
- Сумма, излишне уплаченная поставщикам.
- Погашение задолженности, возникшей в результате проведения инвентаризации и т. д.
Кто вправе подписывать приходный кассовый ордер
Все кассовые документы, в том числе и ПКО, имеют право подписывать, на основании Положения-373 П, следующие лица:
- главный бухгалтер;
- бухгалтер, имеющий право подписи на основании приказа;
- кассир;
- руководитель предприятия.
Заполнять бланк имеет право любой бухгалтер. Кассир подписывает документ после получения указанной суммы в кассу организации и тщательной проверки заполнения документа. При отсутствии в штате бухгалтера или его временном отсутствии на рабочем месте, оформить и подписать кассовый ордер может руководитель предприятия.
Движение ПКО по регистрам бухгалтерского учета
ПКО после проведения находит отражение в кассовой книге, которая заполняется кассиром ежедневно. Для сверки всех полученных за день кассовых документов с фактическим наличием в кассе предприятия средств кассир и ведет данную книгу. При оформлении очередного листа в него вносятся данные обо всех приходных кассовых ордерах и расходниках. На начало каждого дня записывается остаток по кассе, который в конце дня пересчитывается с учетом всех поступлений и расхода. Контроль над своевременным внесением записей в кассовую книгу и достоверностью отраженной информации осуществляет главный бухгалтер или руководитель предприятия, который подписывает каждый лист кассовой книги.
ПКО в автоматизированном учете
При применении предприятием автоматизированной системы учета, что в настоящее время является правилом, а не исключением, значительно упрощается процесс заполнения ПКО. Программы, при помощи которых организации ведут бухгалтерский, управленческий и налоговый учет позволяют в автоматическом режиме заполнять большую часть документации. Каждый заполненный в программе документ проводится (проходит по всем соответствующим регистрам) и распечатывается. При использовании специализированных программ значительно снижается возможность некорректного заполнения не только кассовых, но и всех бухгалтерских бланков.
