Сомнительная дебиторская задолженность проводки. Непогашенные займы работников

С каждым годом всё более жёсткими становятся требования относительно достоверности , точности этого документа, в том числе, к такому явлению, как списание дебиторской задолженности с истёкшим сроком давности.

Заметны первые изменения в сфере отражения доходной части по текущим периодам.

В этом случае обязательна работа с оценочными резервами и обязательствами. Тщательно анализировать надо весь отчёт со всеми показателями, которые в него входят. Среди параметров с важным значением – задолженность кредиторов и дебиторов.

Общие правила контроля

На руководство предприятия и сотрудников бухгалтерии возлагаются обязанности по:

1. Своевременному списанию безнадёжной бухгалтерской задолженности в счёте.
2. Работе с задолженностью в отчётности для налоговых служб, когда возникает необходимость.
3. Ведению активной работы с .
4. Осуществлению контроля за тем, как соблюдаются сроки погашения.
5. Полному контролю кредиторских и дебиторских задолженностей.

Учёт расходов на предприятии имеет множество нюансов, с которыми связаны многие финансовые вопросы. Свой набор требований к документам предъявляют как Налоговое, так и Гражданское Законодательство.

Учитываются обязательно пожелания налоговых органов и Министерства финансов, арбитражная практика, положения по общему ведению бухгалтерской отчётности.

О задолженности, подлежащей списанию

Нужно иметь основания для списания задолженности, иначе это становится невозможным, вне зависимости от того, о какой задолженности идёт речь.

Основаниями для списания по каждому обязательству дебиторской задолженности, у которой срок исковой давности истёк, считаются письменные приказы руководителя, акты после проведения инвентаризаций.

Это касается и других долгов, уплата которых перестала быть реальной. Суммы допустимо отнести к резервным фондам из сомнительных долгов. Либо к увеличению расходов, финансовым результатам деятельности.

Важно: к аннулированию задолженности не относится ситуация, когда долг списывается в убыток из-за того, что должник сам не может заплатить. За балансом такие задолженности отражаются на протяжении пяти лет. Это необходимо, чтобы всё-таки взыскать образовавшуюся сумму, если у должника вдруг изменится ситуация.

По депонентской и кредиторской задолженности действуют те же правила, о которых говорилось выше.

Списание дебиторской и кредиторской задолженности имеет несколько оснований:

• Взыскание стало нереальным. Это важно отразить в бухгалтерском учёте.
• Организация была , либо , и обязательство невозможно исполнить по другим причинам.
• Истёк срок исковой давности.

Именно последний критерий чаще всего играет самую важную роль. Он важен для защиты нарушенных прав у одного из участников отношений.

Три года – общий срок исковой давности, который установлен в Гражданском Кодексе, в 196 статье . Этот срок начинает отсчитываться с того момента, когда предприятие узнаёт о своих нарушенных правах.

Например, когда покупатель не перечисляет деньги, хотя вторая сторона выполнила все обязательства по договору.

Исковая давность прерывается при предъявлении судебного иска, как говорится в том же ГК РФ, но в 203 статье . То же самое происходит, если должник совершает любые действия, говорящие о том, что он признал свой долг.

Даже если возник небольшой перерыв в сроке исковой давности, потом он может снова идти. Время, которое прошло до того, как появился перерыв, не идёт расчёт в данном случае.

Важно: сроки истекают одновременно как по основному обязательству, так и в смысле выполнения дополнительных. Сроки не меняются, даже если другими становятся лица, принимающие на себя ответственность по выполнению обязательств.

Переходим ко второму критерию

Это ситуация, когда исполнение обязательств стало невозможным.

Представители государственного органа выпускают отдельный акт, чтобы официально признать невозможность выплаты долга.

В этом случае ситуация несколько сложнее, чем, когда просто истекает срок исковой давности. До сих пор на законодательном уровне многие спорят друг с другом по поводу правомерности взыскания сумм на основании акта от исполнительных приставов.

Как быть с ликвидацией должника?

Некоторые представители налоговой службы хотят приписать к этой группе и списание безнадёжных кредиторских задолженностей. Но истинность подобных утверждений не сможет доказать ни один налоговик.

Ведь отсутствует сам факт добровольной передачи. Организуется только списание из-за того, что срок исковой давности прошёл.

Особенности работы с недостачами и хищениями

Дебет счёта 209 00 используется для обозначения ситуаций, если в организации произошла недостача. Надо иметь документы от судебных или следственных органов, чтобы списывать задолженности в данной ситуации.

Сумма по выявленным задолженностям списывается с баланса учреждения, если следственные органы официально уведомляют руководство о том, что судебное производство закончилось. После этого деньги принимаются в забалансовый счёт.

Резервы по сомнительным долгам. Создание и использование

Для расчётов с другими гражданами и организациями, каждое предприятие может создать подобный резерв. Об этом говорится в 70 пункте Положения по ведению бухгалтерской отчётности . Суммы резервов относятся в этой ситуации к финансовым результатам деятельности.

Это целесообразное решение для тех, у кого всё же остаётся возможность взыскать долг, даже если он был просрочен.

Величина резерва бывает разной. Она определяется индивидуально для каждого отдельного случая. Всё зависит от того, как именно оценена сама возможность полностью или частично погасить долг, от финансового состояния должника.

Резерв образуется в тот самый момент, когда задолженность признаётся сомнительной. Сначала для этого проводят инвентаризацию расчётов, а затем руководитель издаёт соответствующий приказ.

Для выполнения этой операции в отчётности используют счёт 63. А дебет счёта обозначается как 91. По дебету счёта 63 ведётся запись, если речь идёт о невостребованных долгах, которые были признаны сомнительными ещё раньше.

Дебиторская задолженность по подотчётным лицам

Часто случаются ситуации, когда сотрудника увольняют, но он не успевает полностью отчитаться за средства, полученные от руководства по командировочным расходам, хозяйственным и другим нуждам предприятия.

В такой ситуации на 71 счёте образуется сальдо дебетового типа. Ежегодно и ежемесячно эти данные переписываются снова и снова.

После увольнения такие работники обязаны заполнять так называемые обходные листы. Там все отделы предприятия и службы ставят свои отметки.

Это говорит о том, что все расчёты проведены, и какие-либо задолженности отсутствуют. После полного расчёта с сотрудниками, свою подпись в документе ставят и представители бухгалтерии.

Важно: отчёт об израсходованных суммах предоставляется не позднее, чем через три дня после того, как они получены. Либо на следующий день после возвращения из отпуска.

Но часто увольнения сотрудников происходят без окончательных расчётов в полной форме. Дебиторскую задолженность по счёту 71 неправомерно списывать, если это произошло по вине сотрудников бухгалтерии.

Именно с бухгалтеров и списывается задолженность. Она списывается на финансовый результат деятельности, когда причина произошедшего кроется в другом.

Или если не удалось вернуть всю сумму, даже после судебных заседаний. Списывать задолженности можно лишь через три года при отсутствии судебных решений. Для работника средства становятся личным доходом, а для предприятия – убытками.

Если это доход, значит, он облагается налогами по общим правилам. Тогда налоговым агентом станет предприятие и его руководство. Сотрудники бухгалтерии подают в налоговые службы справку, подтверждающую факт получения сотрудником личного дохода.

Непогашенные займы работников

Гражданский Кодекс РФ регулирует отношения, которые возникают между сторонами, заключившими договор по выдаче или получению займа. Организации и частные лица могут заключать такие договора в письменной форме, сумма при этом особой роли не играет.

73 и 73-1 – счета, предназначенные для расчётов с сотрудниками по предоставленным им займам. Предприятие должно отстаивать право на получение денег, если сотрудник увольняется, но свой долг не возвращает.

Задолженность относится к финансовым результатам, если руководство исчерпало все возможные методы воздействия, но так и не смогло вернуть долг.

Главное – не забыть подать в налоговую службу сведения о том, что данное конкретное лицо получило доход. Он состоит из двух частей:

1. материальная выгода;
2. невыплаченная задолженность.

Что насчет задолженностей в других валютах?

Дебиторские задолженности часто возникают на основе сделок, цену на которые установили в условных единицах, либо валютах иностранных государств.

Курсовая разница после этого относится к расходам или доходам вне реализации основного продукта.

Пересчёт задолженности, которая выражена в условных денежных единицах, не предусмотрен. Только на день, когда возник доход или расход, надо выявлять разницу в сумме.

Что делать, если документы не сохранились?

Если документы отсутствуют в основном отделении, которое занималось оформлением сделки, можно подумать о том, есть ли хоть какие-то доказательства в отделениях смежных. И из такой ситуации всегда можно найти выход.

Совет! Одно из возможных доказательств – выписка из Единого реестра юридических лиц о том, что должник из этого реестра был исключён.

Но, в любом случае, желательно сохранять первичные документы при совершении сделок. Именно они служат главным доказательством при взыскании долгов. Иначе доказать свою правоту будет очень сложно.

Что насчет сроков списания задолженности?

Бухгалтерская отчётность будет искажена, если дебиторская задолженность списывается несвоевременно. Из-за этого на административных лиц накладывают довольно серьёзные штрафы. В некоторых случаях возможно и возникновение налоговой ответственности.

Право на списывание долгов у предприятия появляется при отсутствии перерывов в сроке, даже если он ещё не прошёл до конца. Но, в любом случае, официально поступление внереализационных доходов признаётся в тот момент, когда исковая давность проходит.

Как проводить инвентаризации?

Бухгалтерия должна постоянно вести учёт по дебиторским задолженностям. Инвентаризация организуется, если хотя бы один из долгов признан просроченным.

Но не стоит забывать и о том, что инвентаризация проводится раз в год на общих основаниях. Это необходимо для того, чтобы документально подтверждать наличие хозяйственной деятельности предприятия и её результаты.

«ИНВ-22» - унифицированная форма приказа, который выпускает руководство для проведения инвентаризации. Допускается составление документа при помощи компьютерных программ.

Но это не значит, что можно халатно отнестись к самому процессу. Главное – внимательно следить за тем, как составляются первичные бумаги, даже если эту функцию выполняют специальные программы. Иначе отчётность не будет считаться полной.

При списании задолженностей следующие ошибки встречаются у сотрудников чаще всего:

• Связанные с формальным проведением процедуры
• Нарушения в методологии по бухгалтерскому учёту
• Нарушения в сроках хранения документации в архивах
• Непринятие мер, когда необходимо взыскать задолженности
• Несвоевременное отражение НДС
• Когда задолженность списывается и признаётся безнадёжной, хотя никаких оснований для этого нет
• Не соблюдаются сроки по списанию задолженностей, у которых истёк срок давности

Из-за этого аудиторы часто признают результаты проведённой инвентаризации недействительными. Неправильное оформление документов может привести и к проблемам с оспариванием своего права на получение долга.

Первичные документы. Как правильно собрать?

Следующие документы помогут подтвердить, что срок исковой давности закончился.

1. Акты по сверке задолженностей.
2. Платёжные документы, на которых видно, в какую дату исполнитель получил аванс.
3. Документы о том, что произошла отгрузка товаров.
4. Бумаги, на основании которых и проводится отгрузка.

Можно доказать своё право на списание задолженностей и в том случае, если срок исковой давности не кончился. Тогда нам понадобятся:

• Акты судебного исполнителя о том, что плательщик не может отдать долг.
• Решение суда или акт представителей ликвидационной комиссии о том, что предприятию не хватает средств для расчёта.
• Для подтверждения ликвидации нужна выписка из Единого Реестра по юридическим лицам.
• Финальное определение суда о том, что ликвидация прошла успешно, либо о том, что конкурсное производство было завершено.

О налоге на добавленную стоимость

Основанием для восстановления НДС, ранее принятого к вычету, списание дебиторской задолженности не является.

НДС списывается на внереализационные доходы, если до этого организация на правомерном основании не приняла к вычету сумму входного налога, которая также могла относиться к задолженности.

Например, это могло произойти из-за того, что отсутствует счёт-фактура.

Для корректировки документов по дебиторским задолженностям существует два основных метода.

1. Прямое списание. Безнадёжные счета относятся на счет за номером 7210. Это нужно сделать в том же периоде, когда принято решение о том, что плата не поступит. С точки зрения бухгалтерского учёта, такой метод нежелателен. Ведь из-за этого расходы и доходы не будут соответствовать друг другу.
2. Метод начисления резервов.

В последнем случае возможно два решения. Это анализ счетов по срокам оплаты, а также процент от объёма реализации.

Главное – проведение анализа для каждого конкретного требования, которое признаётся сомнительным. При этом руководство каждого предприятия самостоятельно определяет сроки для проведения инвентаризации.

Но иногда ситуация никак не зависит от решения руководства. Например, при создании резервных фондов проведение инвентаризации становится обязательным каждый квартал.

Перед этим мероприятием надо составить справку о том, в каком состоянии находится дебиторская задолженность. Это своеобразный путеводитель для тех, кто входит в состав комиссии. Она служит приложением и к основной отчётности по расчётам с покупателями, любыми клиентами.

О каждом дебиторе надо указать сведения максимально подробно. Обязательно указывают причину, по которой возникла задолженность, сроки и суммы. Идёт перечень документов-доказательств данного факта. Например, можно показать текст документов по отгрузке и проведению платежей.

Этот процесс требует серьёзного подхода. К проблемам могут привести даже небольшие ошибки, потому их желательно избегать.

Важная тема. Как учесть безнадежную «дебиторку»

Это следует из положений статьи 196 и пункта 2 статьи 200 Гражданского кодекса РФ.

Пример определения срока исковой давности. Срок исковой давности не прерывался

ООО «Торговая фирма Гермес» 13 января 2014 года отгрузило ЗАО «Альфа» товары. По договору оплата должна быть произведена не позднее 10 календарных дней после отгрузки, то есть не позднее 23 января 2014 года. Однако в установленный срок оплата от «Альфы» не поступила.

Срок исковой давности нужно исчислять с 24 января 2014 года по 24 января 2017 года включительно (при условии что срок исковой давности не прерывался).

Срок исковой давности может прерываться, когда одна из сторон предъявляет иск или же действиями должника, свидетельствующими о признании долга. В первом случае срок исковой давности прерывается в день, когда суд принял исковое заявление. Во втором случае - когда дебитор признал долг и прислал письмо или акт сверки. Об этом сказано в статье 203 Гражданского кодекса РФ.

При подаче иска срок исковой давности прервется, только если соблюден установленный законодательством порядок обращения в суд (к судье). В частности:

Иск подан в тот суд (судье), который уполномочен рассматривать данную категорию дел на данной территории (соблюдены подведомственность и подсудность дела);

Иск составлен по всем правилам;

Госпошлина за подачу иска уплачена.

Это следует из пункта 15 постановления от 15 ноября 2001 г. Пленума Верховного суда РФ № 15, Пленума ВАС РФ № 18.

Если суд оставит иск без рассмотрения, то срок исковой давности не прерывается (ст. 204 ГК РФ).

После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. При этом время, истекшее до перерыва, в новый срок исковой давности не засчитывайте (ст. 203 ГК РФ). Вместе с тем, есть ограничение: срок исковой давности не может превышать 10 лет со дня нарушения права, даже если срок прерывался. Исключение составляют случаи, установленные Законом от 6 марта 2006 г. № 35-ФЗ о противодействии терроризму. Об этом сказано в пункте 2 статьи 196 Гражданского кодекса РФ.

Пример определения срока исковой давности. Срок исковой давности прерывался

ООО «Торговая фирма Гермес» 13 января отгрузило ЗАО «Альфа» товары. По договору оплата должна быть произведена не позднее 10 календарных дней после отгрузки, то есть не позднее 23 января. Однако в установленный срок оплата от «Альфы» не поступила.

25 января «Гермес» направил в адрес «Альфы» претензионное письмо. 1 февраля стороны составили акт сверки. Это означает, что «Альфа» признала свою задолженность. В этом случае срок исковой давности начинает отсчитываться заново - со 2 февраля.

Ситуация: какие действия должника свидетельствуют о признании долга и являются основанием считать срок исковой давности прерванным ?

Законодательство не устанавливает перечень действий должника, которые свидетельствуют о том, что он признал долг. И которые могут служить основанием для прерывания срока исковой давности (ст. 203 ГК РФ).

Однако примерный перечень таких действий назван в постановлении Пленума Верховного суда РФ от 12 ноября 2001 г. № 15, Пленума ВАС РФ от 15 ноября 2001 г. № 18. В него, в частности, входят:

Частичная оплата задолженности;
- уплата процентов за просрочку платежа;
- обращение к кредитору с просьбой об отсрочке платежа;
- подача заявления о зачете взаимных требований;
- изменение договора, из которого следует признание дебитором наличия долга;
- подписание акта сверки задолженности.

Например, с даты, когда наступил срок исполнения обязательств, прошло три года. Но в течение этого периода стороны подписали акт сверки задолженности. Данный акт является основанием для прерывания срока исковой давности (письмо Минфина России от 19 июля 2011 г. № 03-03-06/1/426). Поэтому отсчитывать трехлетний срок нужно со дня, которым датируется последний акт сверки.

Из этого правила есть исключения - это события, из-за которых дебиторская задолженность стала нереальной к взысканию. Аналогичная позиция изложена в письме ФНС России от 6 декабря 2010 г. № ШС-37-3/16955.

В договоре может быть предусмотрено, что обязательство можно исполнять по частям (в виде периодических платежей). В этом случае, если дебитор совершил действия, свидетельствующие о признании лишь какой-то части обязательства, они не являются основанием для прерывания срока исковой давности по другим частям обязательства. Об этом сказано в пункте 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 12 ноября 2001 г. № 15, Пленума ВАС РФ от 15 ноября 2001 г. № 18.

Документальное оформление

Факт возникновения дебиторской задолженности должен быть подтвержден документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Размер просроченной дебиторской задолженности определите по результатам инвентаризации и отразите в акте, например, по форме № ИНВ-17. Инвентаризацию проводите по приказу руководителя (ф. ИНВ-22).

Чтобы списать дебиторскую задолженность, руководитель должен издать соответствующий приказ. Основанием для этого станут акт инвентаризации и бухгалтерская справка.
Об этом сказано в пункте 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, письме УФНС России по г. Москве от 13 декабря 2006 г. № 20-12/109630.

К акту инвентаризации дебиторской задолженности приложите документы, подтверждающие ее возникновение, например:

Договоры, в которых указаны сроки погашения обязательств контрагентами;
- товарные накладные;
- акты выполненных работ (оказанных услуг);
- акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного (налогового) периода.

Такой порядок следует из писем Минфина России от 8 апреля 2013 г. № 03-03-06/1/11347 и УФНС России по г. Москве от 13 апреля 2011 г. № 16-15/035618.1.

Бухучет

Сумму задолженности спишите за счет резерва по сомнительным долгам.

В бухучете списание дебиторской задолженности за счет резерва по сомнительным долгам отразите проводкой:

Дебет 63 Кредит 62 (58-3, 71, 73, 76...)
- списана дебиторская задолженность за счет созданного резерва.

Использовать резерв можно только в пределах зарезервированных сумм. Если в течение года сумма расходов на списание задолженности превысит размер созданного резерва, разницу отразите в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99).

При списании разницы сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 62 (58-3, 71, 73, 76...)
- списана дебиторская задолженность, не покрытая резервом.

Списание дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, или других долгов, нереальных для взыскания, не является аннулированием задолженности. Поэтому в течение пяти лет с момента списания отражайте ее за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 007
- отражена списанная дебиторская задолженность.

В течение этого периода следите за возможностью ее взыскания при изменении имущественного положения должника (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности).

Пример отражения в бухучете списанной дебиторской задолженности

ЗАО «Альфа» ежеквартально проводит инвентаризацию дебиторской задолженности и производит отчисления в резерв по сомнительным долгам в бухучете.
Неиспользованный остаток резерва по сомнительным долгам за II квартал составил 45 400 руб.

По результатам инвентаризации на 30 сентября в учете организации числилась:
1) сомнительная дебиторская задолженность организаций:
ООО «Торговая фирма Гермес» - 170 700 руб.;
2) задолженность ОАО «Производственная фирма Мастер» в размере 45 400 руб. В III квартале задолженность «Мастера» была признана нереальной для взыскания в связи с ликвидацией организации-должника (подтверждено выпиской из ЕГРЮЛ). Сумма задолженности была полностью учтена при формировании резерва.

По результатам инвентаризации на 30 сентября бухгалтер «Альфы» включил в резерв по сомнительным долгам долг «Гермеса» в сумме 170 700 руб.
Долг «Мастера» был полностью списан за счет резерва.

В бухучете «Альфы» резерв был сформирован в размере 170 700 руб.

С учетом остатка резерва на 30 июня и списанного долга «Мастера» дополнительная сумма расходов на формирование резерва в III квартале составила:
45 400 руб. + 170 700 руб. - 45 400 руб. = 170 700 руб.

30 сентября бухгалтер «Альфы» сделал следующие проводки:
Дебет 63 Кредит 62
- 45 400 руб. - списана дебиторская задолженность за счет резерва;
Дебет 91-2 Кредит 63
- 170 700 руб. - отражены затраты на формирование резерва по сомнительным долгам.

Задолженность граждан

Списанная безнадежная дебиторская задолженность граждан (например, покупателей, которые не оплатили отгруженные им товары) признается их иными доходами (письмо Минфина России от 8 февраля 2012 г. № 03-04-06/4-27). В отношении таких доходов организация признается налоговым агентом по НДФЛ.

Списание задолженности для бухгалтеров всегда будет актуальным. «Исчезнувшие» клиенты и неплательщики есть и будут всегда.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Но какими проводками отображать в 2019 году списание дебиторских долгов? Все плательщики налога на прибыль руководствуются данными бухучета при расчете суммы к уплате.

Но наличие долгов усложняет процесс четкого представления о реальном состоянии дел. Как оформить списываемую дебиторскую задолженность в 2019 году бухгалтерскими проводками?

Общие моменты

Задолженность по дебету и кредиту, в отношении которой завершился срок требования и иные долги, признанные безнадежными, подлежат списанию в неукоснительном порядке.

Для бухучета своевременное списывание задолженности позволяет обеспечить достоверность отчетности.

Показатели по кредиторской и дебиторской задолженности это неотделимые элементы активов и пассивов любой организации.

В налоговом учете необходимость списывания обусловлена потребность в правильном корректировании налоговой базы.

Достоверность данных оказывает непосредственное влияние на налог к уплате. На первый взгляд особых сложностей при списании задолженности возникать не должно.

Чего уж проще – определил, какие долги нужно списать и уменьшил на их сумму размер реального капитала.

Но простота только кажущаяся. На самом деле любое списание нужно правильно оформить, надлежащим образом отобразить в учете, документально обосновать.

Определения

Дебиторской задолженностью именуется часть оборотных средств организации. Эта сумма являет собой величину обязательств сторонних лиц в пользу предприятия.

Исходя из срока погашения, различают дебиторскую задолженность:

Непогашенная в положенный срок задолженность именуется просроченной. В зависимости от причины просрочки долг может быть:

Списание дебиторского долга означает, что он больше не будет отображаться в активах компании. Это позволит оценить реальное финансовое состояние и размер капитала.

Но зачем списывать задолженность? Ежегодно организация обязана провести инвентаризацию долгов и выявить просроченные обязательства контрагентов.

Невозможный к истребованию долг подлежит списанию. Просроченная входит в актив баланса и поэтому сумма долгов включается в бухгалтерскую отчетность.

Распорядиться этими средствами организация не может и, следовательно, не сможет с их помощью получить экономическую выгоду.

За счет этого отчетность утрачивает свою достоверность. Наличие долгов по дебету имеет определенные негативные следствия.

Чаще сделки осуществляются по договору, когда одна сторона обязуется свершить определенное действие в обмен на оплату.

С момента исполнения обязательства исполнителя до времени получения оплаты сумма долга отображается в разделе долгов дебиторов.

Но порой выплата просрочивается или вообще не вносится. Так образуется дебиторская задолженность, отражаемая в общем составе активов.

Нормативная база

В соответствии с п.77 ПБУ, ратифицированного , организации обязаны списывать своевременно дебиторскую задолженность, признанную неосуществимой к взысканию.

Безнадежным считается долг с истекшим периодом давности. Причем по давностным сроком признается три года.

Кроме того к задолженности безнадежной относятся долги, какие взыскивать не получается в силу обстоятельств.

Например, взыскать долг при помощи исполнительного производства не получилось, поскольку у должника отсутствуют средства на погашение.

Или организация-дебитор признана банкротом, ликвидирована и утратила статус юрлица. Списание невыполнимой к взысканию задолженности выгодно и для кредитора при налогообложении.

«Дебиторка» учитывается при определении чистой прибыли организации и увеличивает итоговый показатель.

Бухгалтерские проводки списания дебиторской задолженности

Списывая долги, организация, обязана обосновать доподлинную невозможность возврата имеющейся задолженности.

Подтвердить истечение давностного срока можно:

Только по завершении всех перечисленных процедур бухгалтер вправе приступить к списанию дебиторской задолженности.

Порядок отражения в учете

Списываемая задолженность в бухучете относится к расходам. Но порядок отнесения может отличаться в зависимости от характеристики долга.

Так, когда осуществляется списание дебиторской задолженности, проводки по 62 счету проводятся при списании долгов покупателей, а счет 60 используется для списания задолженности поставщиков и подрядчиков.

Кроме того некоторые отличия есть в последствиях списания. Так «забыть» о списанной безнадежной задолженности сразу не получится.

Безнадежные долги нужно учитывать за балансом в течение пяти лет. Вполне возможно, что финансовое положение должника изменится, и долг удастся вернуть.

Другое дело, когда списываются долги безвозвратные. Понятно, что взыскать что-либо с ликвидированного должника не удастся.

Значит, нет необходимости в учете таких сумм и можно сразу осуществлять окончательное списание.

Когда осуществляется списание на убытки дебиторской задолженности, проводки имеют огромное значение, поскольку от них зависит правильность учета.

Сомнительной

Долг, который не выплачен в полагающийся срок, считается просроченным. Когда вероятность погашения мала, есть основания полагать, что контрагент не сможет выполнить обязательство, то задолженность признается сомнительной.

Под сумму такого долга создается резерв, в который включаются все сомнительные долги. Сумма резерва в учете относится к операционным расходам.

Основой для создания резерва становится прибыль организации, для учета которой применяется счет 63.

Образование резерва отображается проводкой:

Дт61 Кт63

Процесс создания резерва должен регламентироваться учетной политикой, а сумма резерва не может превышать 10 % от прибыли в отчетном периоде.

В то же время создание резерва это право, а не обязанность. Важно! За счет резерва можно списать только тот долг, который участвовал в формировании.

Когда резерв по сомнительным долгам создавался, то проводки в бухучете имеют следующий вид:

Если резерв не был создан, то списание осуществляется следующим образом:

Невостребованной

Долги, которые являются невостребованными, но не безвозвратными, при списании продолжают учитывать за балансом. Для забалансового учета используется счет 007.

При списании этот счет дебетуется (Дт007). При ведении забалансовых счетов важно обеспечить детальную аналитику.

Это позволит правильно определить сумму долга и дату списания, а также идентифицировать контрагента и основание списания.

Если впоследствии сумма долга будет возвращена. Она включается в состав внереализационных доходов и делаются проводки:

Примечательно! Возврат ранее списанного долга порождает вопросы по поводу налогового учета. Нужно ли начислять при возврате списанной дебиторки?

Нет, поскольку уплата налога уже осуществлена при списании долга. Повторное начисление станет причиной двойного налогообложения. Оплатить придется только .

Безнадежной

Долг, по которому срок исковой давности истек, или взыскать его не представляется возможным, считается безнадежным.

Такие долги списываются за счет резерва по дебету счета 63, кредитуемому со счетами учета расчетов с контрагентами (62, 60, 70, 71, 73, 76).

Для бухучета безнадежная дебиторская задолженность входит в состав прочих расходов на дату осуществления .

Отображение осуществляется на счете 91 субсчете 91-2. Списанная по истечении исковой давности задолженность учитывается на счете 007.

Примечательно, что списание безнадежной задолженности с истекшим сроком давности осуществляется независимо от того были ли попытки вернуть долг или нет.

С истекшим сроком давности (просроченной)

Просроченные долги по дебету списываются отдельно по каждому обязательству на основании итогов инвентаризации, обоснования в письменной форме и приказа руководства.

Задолженность относится к резерву по сомнительным долгам или к финансовым результатам коммерческой организации (увеличение расходов некоммерческой организации).

Видео: списание дебиторской задолженности

К сведению! Списание просроченного долга не аннулирует его. Задолженность продолжает учитываться на забалансовом счете в течение пяти лет.

Если она не погашается, то списание осуществляется за счет чистой прибыли организации. Проводки для списания просроченной дебиторской задолженности таковы:

Примеры на ситуациях

Как пример, можно рассмотреть следующую ситуацию. ООО «Рассвет» повел инвентаризацию 1.03.2017. По итогам проверки был создан резерв по сомнительным долгам на сумму 50 000 рублей.

В августе была обнаружена неплатежеспособность покупателя ООО «Долина», поскольку дебитор был признан банкротом. Долг, признанный безнадежным, составил сумму в 70 000 рублей.

Бухгалтером были сделаны такие проводки:

Возникающие нюансы

При списании задолженности нужно учитывать и некоторые иные особенности. Например, наличие дебиторской задолженности по контрагенту не исключает присутствия долга по в отношении того же контрагента.

Для предотвращения налоговых рисков, связанных с неправильным учетом, нужно осуществить односторонний взаимозачет.

Если дебиторская задолженность не перекроется кредиторской, то оставшаяся часть может быть списана в расходы.

Кроме того отдельные нюансы возникают при списании дебиторской задолженности в госучреждениях и по причине ликвидации контрагента.

В бюджетном учреждении

Причины списания задолженности в государственных организациях аналогичны основаниям для коммерческих предприятий.

Особенность бухучета при списании дебиторской задолженности в бюджетных учреждениях в том, списанная дебиторка отражается за балансом на счете 04 (долги неплатежеспособных дебиторов).

Забалансовый учет бюджетной организации работает по стандартному принципу – поступление по дебету, выбытие по кредиту без корреспонденций.

Проводку по счету 04 осуществляют на основании соответствующего решения инвентаризационной комиссии.

Списанная сумма на счете 04 числится до тех пор, пока имеется возможность взыскания долга в бюджет (пять лет для отслеживания возможности возврата долга).

Если процедура взыскания долга возобновляется, то надлежащая сумма списывается со счета 04 и относится на соответствующий счет баланса.

Окончательно дебиторская задолженность списывается только при признании безнадежности долга по причине смерти должника, и т. п.

В связи с ликвидацией должника

Ликвидация должника, являющегося юридическим лицом, фактически означает, что вернуть долг не получится.

То есть такой долг можно списать как безнадежный, если вернуть его не удалось в процессе конкурсного производства. Но ликвидация не всегда связана с .

Организация может быть исключена из реестра ЮЛ по инициативе налоговых органов , в связи с длительным бездействием.

В настоящее время все более жесткие требования предъявляются к точности и достоверности бухгалтерской отчетности. Изменились требования к отражению расходов будущих периодов, создаются резервы и оценочные обязательства, пристальному вниманию подвергаются все существенные показатели отчетности. К таким показателям относятся и суммы дебиторской и кредиторской задолженности.

Предприятия должны контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженность, следить за сроками погашения, вести активную работу с дебиторкой, своевременно списывать безнадежную задолженность в бухгалтерском учете и признавать ее в составе доходов или расходов в налоговом.

При ведении учета и осуществлении контроля возникает множество вопросов, связанных с нюансами учета расчетов на предприятии, следует учесть требования гражданского и налогового законодательства, не забыть положения по ведению бухгалтерского учета, уделить внимание арбитражной практике, учесть пожелания Минфина и налоговых органов.

В нашей статье мы постараемся осветить механизм контроля и списания безнадежной задолженности, придерживаясь которого, бухгалтер сможет избежать существенных искажений показателей отчетности в части дебиторской и кредиторской задолженности.

1. Задолженность, подлежащая списанию

Для того чтобы списать задолженность, вне зависимости от ее вида, нужны основания. Рассмотрим основания, по которым списывается задолженность.

В соответствии с Налоговым кодексом:

• Кредиторская задолженность списывается в состав внереализационных доходов в связи с истечением срока исковой давности или по другим основаниям (кроме сумм задолженностей перед бюджетом и внебюджетными фондами, списанными или уменьшенными в соответствии с законодательством) в соответствии с п.18 ст.250 НК РФ.
• Дебиторская задолженность списывается в состав внереализационных расходов (или за счет созданного резерва), если такая задолженность признается безнадежным долгом (пп.2 п.2 ст.265 НК РФ). При этом безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются долги, по которым истек установленный срок исковой давности , а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации (п.2 ст.266 НК РФ).

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом от 29.07.98г. №34н:

• Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя. Такие суммы относятся на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации или на увеличение расходов у некоммерческой организации (п.77 Положения).

Обратите внимание: Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника .

• Суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя. Эти суммы относятся на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации (п. 78 Положения).

Обобщая вышесказанное можно сделать вывод, что основными критериями для списания дебиторской и кредиторской задолженности являются:

• Истечение срока исковой давности (для целей налогового и бухгалтерского учета).
• невозможность исполнения обязательства (на основании акта государственного органа) или ликвидации организации (для целей налогового и бухгалтерского учета).
• Нереальность взыскания (для целей бухгалтерского учета).

Первый и самый надежный критерий - истечение срока исковой давности (срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено).

В соответствии со ст. 196 Гражданского кодекса, общий срок исковой давности устанавливается в три года. Течь он начинает с момента, когда организация узнала о нарушении своего права (например, со дня, когда должна была поступить и не поступила оплата от покупателя согласно условиям договора).

При этом, согласно ст. 203 ГК РФ, течение срока исковой давности прерывается предъявлением судебного иска, а также совершением должником действий, свидетельствующих о признании долга (например, подписание акта сверки).

После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. Время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок.

Обратите внимание: С истечением срока исковой давности по главному обязательству истекает срок и по дополнительным обязательствам (поручительство, залог и прочее). Перемена лиц в обязательстве не влечет за собой изменение срока исковой давности.

Второй критерий - невозможность исполнения обязательств.

Невозможность исполнения обязательств признается:

• При наличии акта государственного органа.

Здесь все обстоит чуть сложнее, чем с истечением срока исковой давности, так как до сих пор еще налоговые органы пытаются оспаривать правомерность списания дебиторской задолженности на основании акта исполнительного пристава о невозможности ее взыскания.

Однако не стоит бояться сложностей. Минфин и ВАС поддерживают позицию налогоплательщиков.

Так, согласно письма Минфина от 22.10.2010г. №03-03-05/230, до внесения изменений в статью 266 НК РФ, вопрос о признании невозможной к взысканию задолженности по акту (постановлению) судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, должен решаться с учетом сложившейся судебной практики.

При этом в своем письме Минфин ссылается на Определение Вас от 07.02.2008г. №2727/08 по делу №А60-3260/2007-С6. В нем суд указал, что дебиторская задолженность, в отношении которой судебным приставом-исполнителем вынесено постановление об окончании исполнительного производства на основании нормы закона №229-ФЗ «Об исполнительном производстве», признается безнадежной для целей налогообложения прибыли на основании п.2 ст.266 НК РФ.

• При ликвидации организации должника (либо кредитора).

В соответствии с п.3 ст.49 Гражданского кодекса, правоспособность юридического лица прекращается в момент внесения записи о его исключении из ЕГРЮЛ.

При этом, ликвидация юридического лица считается завершенной, а юридическое лицо - прекратившим существование после внесения об этом записи в ЕГРЮЛ (п.8 ст.63 ГК РФ).

Третий критерий - нереальность взыскания задолженности по оценке самой организации.

Пользоваться им можно лишь для целей бухгалтерского учета, не забыв оформить письменное обоснование и получить распоряжение руководителя на списание таких долгов.

На первый взгляд, нет смысла использовать данный критерий. Однако, в организациях с наличием большого количества не крупных долгов, взыскание которых в досудебном порядке не привело к положительному результату, а затраты на суды могут превысить саму задолженность, имеет смысл для оптимизации учета списывать такие долги по результатам проведения инвентаризации за счет чистой прибыли предприятия.

2. Списание дебиторской задолженности в бухгалтерском и налоговом учете

Итак, проведя очередную инвентаризацию дебиторской задолженности, мы выявили долги, по которым в соответствии с договором (или по иным основаниям) истек срок исковой давности (получен акт государственного органа или произошла ликвидация юридического лица).

Документы, подтверждающие наличие дебиторской задолженности и истечение исковой давности по ней:

• Договор или счет, документы подтверждающие факт оплаты.
• Накладные, акты об оказанных услугах, выполненных работах.
• Акты сверок, подтверждающие задолженность (не обязательны, но весьма желательны).
• Письменные требования о погашении задолженности.

Документы, подтверждающие невозможность исполнения обязательств должником:

• Акт (постановление) судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства.
• Выписка из ЕГРЮЛ подтверждающая, что произошла ликвидация юридического лица - должника.

Обратите внимание: срок хранения документов (не менее пяти лет для БУ и не менее четырех лет для НУ), подтверждающих обоснованность списания задолженности, исчисляется с момента ее списания (а не возникновения). В случае если в налоговом учете возникли убытки - с момента уменьшения налоговой базы на сумму этих убытков.

Документы собраны, инвентаризация проведена, «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» ИНВ-17 оформлен, приказ о списании дебиторской задолженности подписан руководителем. Составляем бухгалтерскую справку-расчет.

В бухгалтерском учете делаем следующие проводки:

• В случае, если создан оценочный резерв по сомнительной задолженности.

Дебет счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» Кредит счета учета расчетов (60, 62, 70, 71, 73, 76) - списана дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности, либо не реальная к взысканию за счет ранее созданного резерва.

Дебет

Обратите внимание: Сам факт списания долга вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Списанная дебиторская задолженность подлежит учету на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Аналитический учет по счету 007 ведется по каждому должнику, чья задолженность списана в убыток, и каждому списанному в убыток долгу.

• В случае, если оценочный резерв не создавался или его суммы недостаточно для покрытия списываемой задолженности.

Дебет счета 91.2 «Прочие расходы» Кредит счета учета расчетов (60, 62, 70, 71, 73, 76) - списана дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности или не реальная к взысканию (в т.ч. не покрытая за счет резерва).

Дебет счета 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» - отражена дебиторская задолженность, списанная в связи с не реальностью ее взыскания.

Обратите внимание: при наличии дебиторской и кредиторской задолженности по одному и тому же контрагенту, во избежание налоговых рисков следует сначала провести односторонний взаимозачет и лишь потом списывать в расходы дебиторскую задолженность (в случае, если она не перекрылась кредиторской).

В налоговом учете:

• В случае, если создавался резерв по сомнительным долгам в соответствии со ст.266 НК РФ, то именно он используется для покрытия убытков от безнадежных долгов. Если сумм резерва недостаточно, то сумма разницы (между суммой использованного резерва и суммой задолженности) включается в состав внереализационных расходов.
• В случае, если резерв по сомнительным долгам не создавался, задолженность списывается в состав внереализационных расходов.

Обратите внимание: внереализационные расходы в части списания дебиторской задолженности признаются в том налоговом периоде, в котором истек срок исковой давности (внесена запись ЕГРЮЛ о ликвидации должника, получен акт судебного пристава). Этого мнения придерживаются налоговые органы (письмо УФНС РФ от 13.04.2011г. №16-15/035618.1@) и ВАС РФ (Постановление от 15.06.2010г. №1574/10).

3. Списание кредиторской задолженности в бухгалтерском и налоговом учете

Для своевременного и полного списания кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности необходимо регулярно проводить инвентаризацию такой задолженности.

Напоминаем, что в соответствии с п.12 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, организация обязана проводить инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

При обнаружении кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, она списывается в состав доходов организации для целей бухгалтерского и налогового учета.

При этом, признание доходов для целей налогового учета происходит в том налоговом периоде, в котором истек срок исковой давности и не привязывается к датам проведения инвентаризации и приказа руководителя о ее списании.

Обратите внимание: нарушение закона 129-ФЗ в части обязательности проведения инвентаризации и отсутствие приказа руководителя о списании кредиторской задолженности не является основанием для не включения кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности в состав внереализационных расходов того налогового периода, в котором истек срок исковой давности. Именно такая позиция изложена ВАС РФ (Постановление от 08.06.2010г. №7462/09).

Документы, подтверждающие кредиторскую задолженность и истечение исковой давности по ней:

• Договор или счет, документы подтверждающие факт полученной оплаты.
• Полученные накладные, акты об оказанных услугах, выполненных работах.
• Акты сверок, подтверждающие задолженность (очень важный документ, подтверждающий срок течения исковой давности).
• Письменные ответы на требования о погашения задолженности и сами такие требования.
• Прочие документы, подтверждающие факт задолженности и начала течения срока исковой давности.

При списании кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности составляется бухгалтерская справка-расчет.

В бухгалтерском учете делаем следующие проводки:

Дебет счета учета расчетов (60, 62, 70, 71, 73, 76) Кредит счета 91.1 «Прочие доходы» - списана в состав прочих доходов кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности.

В налоговом учете:

• Кредиторская задолженность списывается в состав внереализационных доходов на дату истечения срока исковой давности.

Во избежание налоговых рисков в части налога на прибыль при проведении налоговых проверок, настоятельно рекомендуем своевременно признавать кредиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности в составе доходов организации для целей бухгалтерского и налогового учета.

Перед составлением годовой отчетности компании проводят инвентаризацию. По ее результатам могут быть выявлены безнадежные долги. Предприятия должны контролировать дебиторскую задолженность, следить за сроками погашения, вести активную работу с должниками, своевременно списывать безнадежную задолженность в бухгалтерском и налоговом учете. Это важно не только для отчетности, но и для хозяйственной деятельности. К примеру, при получении кредита банк может обратить внимание на зависшую «дебиторку» и отказать в кредите. Разберемся, какую задолженность можно признать безнадежной и как ее учесть в бухгалтерском и налоговом учете.

Какие долги признаются безнадежными

Безнадежными признаются долги (п. 2 ст. 266 НК РФ):

• по которым истек срок исковой давности;
• если организация-должник ликвидирована. При наличии нескольких оснований для признания задолженности безнадежной (истечение срока исковой давности и ликвидация организации-должника) долг признается безнадежным в том налоговом (отчетном) периоде, в котором имело место первое по времени возникновения основание (письмо Минфина России от 22.06.2011 № 03-03-06/1/373);
• по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения либо на основании акта государственного органа. Согласно п. 1 ст. 416 ГК РФ обязательство прекращается вследствие невозможности исполнения, если она вызвана обстоятельством, за которое ни одна из сторон не отвечает. Невозможность исполнения как основание прекращения обязательства должна наступить в силу объективных обстоятельств, например пожара, уничтожившего все имущество должника и приведшего к невозможности исполнения им его обязательств. Кроме того, по мнению Минфина, долг может быть признан безнадежным, если на основании п. 1 ст. 418 ГК РФ обязательство прекращено в связи со смертью должника, и оно не может быть исполнено без его личного участия, либо оно иным образом неразрывно связано с личностью должника. Исключение составляют случаи, когда обязательство перешло к наследникам (письма от 19.04.2012 № 03-03-06/2/39, от 18.01.2010 № 03-03-06/1/8);
• когда судебный пристав-исполнитель вынес постановление об окончании исполнительного производства и возвращении исполнительного листа взыскателю в связи с невозможнос­тью взыскания по следующим основаниям:
  — невозможно установить место нахождения должника, его ­имущества либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей, находящихся на счетах, во вкладах или на хранении в банках или иных кредитных организациях;
  - у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание, и все принятые судебным приставом-исполнителем допустимые законом меры по отыс­канию его имущества оказались безрезультатными.

К сведению

Принудительное исполнение судебных актов, актов других органов и должностных лиц возлагается на Федеральную службу судебных приставов и ее территориальные органы (п. 1 ст. 5 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (далее - Закон № 229-ФЗ). На основании принимаемых актов суды направляют судебному приставу - исполнителю исполнительные листы (подп. 1 п. 1 ст. 12 Закона № 229-ФЗ).

Внимание!

В состав безнадежных долгов, помимо основной суммы задолженности, могут быть включены штрафы, пени и (или) иные санкции за нарушение обязательств, если они признаны должником или подлежат уплате согласно решению суда и ранее были учтены в составе внереализационных доходов (письмо УФНС России по г. Москве от 08.04.2008 № 20-12/034110).

Какие долги Минфин не признает безнадежными

Из разъяснений Минфина можно сделать вывод, что финансисты безнадежным долгом признают только задолженность, возникшую в связи с реализацией. Так, по мнению чиновников, не признается безнадежной задолженность:

• приобретенная по договору уступки права требования (письмо Минфина России от 23.03.2009 № 03-03-06/1/176);
• в виде не востребованных акционером дивидендов (письмо Минфина России от 01.08.2011 № 03-03-06/1/441).

Позиция финансистов, по нашему мнению, является спорной. Для признания долга безнадежным не обязательно, чтобы он возник в связи с реализацией товаров (оказанием услуг, выполнением работ) - п. 2 ст. 266 НК РФ такого требования не устанавливает. Суды тоже не поддерживают позицию Минфина. Они считают, что НК РФ не содержит каких-либо ограничений при включении в состав внереализационных расходов безнадежных долгов в зависимости от вида и характера ранее совершенной хозяйственной операции. При наступлении одного из обстоятельств, перечисленных в п. 2 ст. 266 НК РФ, безнадежной признается любая задолженность, в том числе по непогашенному векселю (постановление Президиума ВАС РФ от 15.04.2008 № 15706/07).

Также Минфин не признает безнадежной задолженность:

• которую можно зачесть в счет погашения встречной кредиторской задолженности этого же контрагента (письмо Минфина от 04.10.2011 № 03-03-06/1/620). Суды с такой позицией не согласны. По их мнению, если истек срок исковой давности, то сумму безнадежного долга можно включить в расходы независимо от наличия у налогоплательщика встречной однородной обязанности в виде кредиторской задолженности перед этим же контрагентом (поста­новление ФАС Западно-Сибирского округа от 10.11.2008 № ­Ф04-6735/2008(15348-А67-37) - оставлено в силе Определением ВАС РФ от 22.01.2009 № ВАС-17393/08, Уральского округа от 10.06.2009 № Ф09-3863/09-С3 - оставлено в силе Определением ВАС РФ от 01.10.2009 № ВАС-12755/09);
• в виде переплаты по налогу, если налогоплательщик не реализовал в течение трех лет свое право на ее возврат в соответствии со ст. 78 НК РФ (письмо Минфина России от 08.08.2011 № 03-03-06/1/457). Суды этот подход не разделяют. Они считают, что переплата по налогу может быть признана безнадежным долгом по истечении трехлетнего срока исковой давнос­ти (ст. 196 ГК РФ) (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 13.06.2012 № А78-5404/2011, оставлено в силе Определением ВАС РФ от 08.11.2012 № ВАС-12510/12).

Вернемся к установленным п. 2 ст. 266 НК РФ основаниям для признания долга безнадежным и рассмотрим более подробно некоторые из них.

Истечение срока давности

Одним из оснований для признания долга безнадежным является истечение срока исковой давности (п. 2 ст. 266 НК РФ).

Общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). По обязательствам с определенным сроком исполнения течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения. По обязательствам, срок исполнения которых не определен или определен моментом востребования, срок исковой давности начинает течь со дня предъявления кредитором требования об исполнении обязательства, а если должнику предоставляется срок для исполнения такого требования, исчисление срока исковой давности начинается по окончании срока, предоставляемого для исполнения такого требования. При этом срок исковой давности во всяком случае не может превышать десяти лет со дня возникновения обязательства (п. 2 ст. 200 ГК РФ).

Пример 1

Организация отгрузила товары покупателю в августе 2013 г. Оплатить их покупатель должен был 10 октября. В указанный срок оплаты не было.

Начало течения срока исковой давности - с 11 октября 2013 г. Истечение произойдет 10 октября 2016 г.

Пример 2

Организация произвела строительные работы. Заказчик должен был оплатить их в течение 60 дней с момента приемки работ, но не оплатил.

Если иск строительной организации не предъявлен либо долг не признан заказчиком, данная дебиторская задолженность списывается по истечении трех лет с даты, когда работы должны были быть полностью оплачены.

Пример 3

Организация реализовала товары покупателю в апреле 2013 г. на сумму 90 000 руб. Оплата должна быть произведена двумя частями:

В указанные сроки покупатель свою задолженность перед организацией не погасил.

Срок исковой давности по первой части долга начнет течь с 14 августа 2013 г. Соответственно, истечение срока произойдет 15 августа 2016 г. (13 и 14 августа 2016 г. - выходные дни. Согласно п. 7 ст. 6.1 НК РФ, если последний день срока приходится на день, признаваемый в соответствии с законодательством РФ выходным и (или) нерабочим праздничным днем, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день).

По второй части срок начинается с 14 сентября 2013 г., а истекает 13 сентября 2016 г.

Прерывание срока

Течение срока исковой давности может прерываться. Причинами прерывания срока являются (п. 20 постановления Пленума ВС РФ и Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 № 15/18):

1. Признание претензии. УФНС России по г. Москве в письме от 17.04.2007 № 20-12/036354 перечисляет действия должника, свидетельствующие о признании им своего долга:

Обращение к кредитору с просьбой об отсрочке платежа;

Подписание акта сверки задолженности, то есть письменное подтверждение признания наличия задолженнос­ти уполномоченным лицом. ФНС России отметила, что после подписания акта сверки срок исковой давности начинает течь заново, а время, прошедшее до указанного перерыва, в новый срок не засчитывается (ст. 203 ГК РФ). Следовательно, организация вправе уменьшить налоговую базу на сумму дебиторской задолженности не ранее чем по истечении трех лет с даты последней сверки по этой задолженности (письмо ФНС России от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955);

Заявление о зачете взаимных требований;

Соглашение о реструктуризации долга.

2. Частичная уплата должником или с его согласия другим лицом основного долга.

3. Уплата процентов по основному долгу.

4. Изменение договора уполномоченным лицом (или просьба должника о таком изменении), из которого следует, что должник признает наличие долга (например, отсрочка, рассрочка платежа).

5. Акцепт инкассового поручения.

К сведению

Организация вправе признать безнадежной задолженность, по которой истек срок исковой давности, даже если никаких мер по взысканию этой задолженности не принималось (письмо Минфина России от 25.11.2008 № 03-03-06/2/158).

Когда срок значения не имеет

В некоторых случаях при списании безнадежной задолженности надо обращать внимание не на срок исковой давности, а на другие обстоятельства.

Ситуация 1. Должник находится в процессе банкротства, конкурсное производство не завершено, а компания находится в списке кредиторов. В этом случае задолженность становится безнадежной только после завершения конкурсного производства и внесения в ЕГРЮЛ записи об исключении должника из реестра - независимо от истечения срока давности (письма Минфина России от 04.03.2013 № 03-03-06/1/6313, от 23.09.2013 № 03-03-06/2/39363).

Ситуация 2. Компания обращалась в суд с иском о взыскании долга, и суд принял решение в ее пользу. В этом случае признание дебиторской задолженности на основании истечения срока исковой давности невозможно. Задолженность, в отношении которой вступило в силу решение суда, подлежит взыс­канию в порядке, установленном Законом № 229-ФЗ . В связи с этим срок ее взыскания в рамках гражданского законодательства не может рассмат­риваться в режиме истечения срока исковой давности. Следовательно, задолженность, подлежащая взысканию в порядке исполнительного производства, признается безнадежной, если невозможность ее взыс­кания подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства по основаниям, предусмотренным в абз. 2 п. 2 ст. 266 НК РФ, либо в случае ликвидации организации (письмо Минфина России от 29.05.2013 № 03-03-06/1/19566).

Ликвидация должника

Ликвидация компании-должника - это еще одно основание для признания долга безнадежным и включения его в расходы (п. 2 ст. 266 НК РФ).

Ликвидация юридического лица завершается в момент внесения записи о его исключении в ЕГРЮЛ (п. 3 ст. 49, п. 8 ст. 63 ГК РФ).

Для признания долга безнадежным нужно учитывать основания внесения в ЕГРЮЛ записи об исключении из реестра организации-должника.

Основание 1. Должник может быть исключен из ЕГРЮЛ как недействующее юридическое лицо, если в течение последних 12 месяцев не представлял налоговой отчетности и не осуществлял операций ни по одному банковскому счету (ст. 21.1 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» - далее Закон № 129-ФЗ). Однако Минфин считает, что исключение организации из ЕГРЮЛ в порядке ст. 21.1 Закона № 129-ФЗ не является ликвидацией (письмо от 11.12.2012 № 03-03-06/1/649). Поэтому нельзя признать долг безнадежным в периоде, когда ИФНС исключила должника из ЕГРЮЛ на основании ст. 21.1 Закона № 129-ФЗ (письмо Минфина России от 27.02.2013 № 03-03-06/1/5556). Такой долг станет безнадежным только по истечении срока исковой давности.

Суды указывают, что задолженность юридического лица, признанного недействующим на основании ст. 21.1 Закона № 129-ФЗ , признается безнадежной и может учитываться в расходах. Существует судебное решение, в котором судьи подчеркивают, что исключение юридического лица из ЕГРЮЛ влечет за собой такие же последствия, как и его ликвидация. С момента исключения из ЕГРЮЛ организация не имеет правоспособнос­ти, и, соответственно, утрачивается возможность предъявления к ней каких-либо требований (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.09.2012 № А19-8821/2011).

Основание 2. Должник исключен из ЕГРЮЛ как организация, ликвидированная в порядке, предусмотренном ст. 63 ГК РФ. В этом случае дебиторская задолженность признается безнадежной и списывается (письмо Минфина России от 19.10.2012 № 03-03-06/1/559).

Документальное оформление

Для оформления процедуры и результатов инвентаризации дебиторской (и кредиторской) задолженности потребуются:

• приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22);
• акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ-17);
• справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (приложение к форме № ИНВ-17);
• приказ руководителя организации о списании дебиторской задолженности;
• бухгалтерская справка.

Для списания дебиторской задолженности необходимы:

• документы, подтверждающие возникновение долга (договоры, накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг и т.д.);
• документы, подтверждающие прерывание срока исковой давности (акты сверки задолженности, письма, соглашения, акцепты и т.д.), если срок прерывался;
• акты инвентаризации обязательств.

Срок хранения документов, подтверждающих обоснованность списания задолженности, исчисляется с момента ее списания и составляет не менее пяти лет для бухгалтерского учета (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете») и не менее четырех лет для налогового учета (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Бухгалтерский учет

В отношении долгов, которые компания считает сомнительными, создается резерв по сомнительным долгам. При этом сомнительной может быть признана не только задолженность с наступившим сроком погашения, но и задолженность, срок погашения которой еще не наступил, если высока степень вероятности того, что при наступлении этого срока задолженность не будет погашена (абз. 2 п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. ). В то же время если в отношении просроченной дебиторской задолженности на отчетную дату имеется уверенность в погашении, то резерв по данному долгу не создается (письмо Минфина России от 27.01.2012 № 07-02-18/01).

Если создавался оценочный резерв по сомнительной задолженнос­ти, в бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

Дебет 91.2 «Прочие расходы» Кредит 63 «Резервы по сомнительным долгам» - сформирован резерв по сомнительным долгам;

Дебет 63 «Резервы по сомнительным долгам» Кредит счета учета расчетов (60, 62, 76) - списана дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности либо не реальная к взыс­канию за счет ранее созданного резерва.

Если оценочный резерв не создавался или его суммы недостаточно для покрытия списываемой задолженности, проводки будут такими:

Дебет 91.2 «Прочие расходы» Кредит счета учета расчетов (60, 62, 76) - списана дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности или не реальная к взысканию (в том числе не покрытая за счет резерва);

Дебет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» - отражена дебиторская задолженность, списанная в связи с нереальностью ее взыскания.

Списанная задолженность должна отражаться в течение пяти лет на забалансовом счете 007. Это необходимо для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Неотражение за балансом списанного долга может повлечь налоговую (ст. 120 НК РФ) и административную ответственность (ст. 15.11 КоАП РФ).

Налоговый учет

К внереализационным расходам относятся суммы безнадежных долгов, а если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам - суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Также организация может включить в расходы списанную сумму задолженности по ранее учтенным в доходах штрафам, пеням, компенсациям убытков (ущербов) по решению суда, другим санкциям за нарушение договорных обязательств.

Итак, если создавался резерв по сомнительным долгам, то за счет него и покрываются убытки от безнадежных долгов. Если резерва недостаточно, то часть покрывается за счет резерва, а сумма, превышающая резерв, списывается во внереализационные расходы. Если резерв не создавался, то вся сумма безнадежного долга включается во внереализационные расходы на основании подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ.

Минфин в письме от 28.01.2013 № 03-03-06/1/38 разъяснил, в каком налоговом периоде можно списывать безнадежную задолженность: «Кредиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, учитывается в составе внереализационных доходов по данным инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководства организации. Вместе с тем дата признания внереализационных доходов установлена п. 4 ст. 271 НК РФ. Так, доход в виде кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывается в составе внереализационных доходов в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности». Аналогичный порядок списания приведен в письме УФНС России по г. Москве от 13.04.2011 № 16-15/035618.1@. Налоговая служба отметила, что налогоплательщик, проводя по состоянию на последнюю дату отчетного (налогового) периода инвентаризацию, по ее итогам должен определить сумму дебиторской задолженности, по которой срок исковой давнос­ти истек, другие долги, нереальные к взысканию, и произвес­ти их списание. К такому же выводу пришел Президиум ВАС РФ в постановлении от 15.06.2010 № 1574/10.

Если же долг списывается по другому основанию, к примеру, в связи с ликвидацией организации-должника в порядке, предусмотренном ст. 63 ГК РФ, то его можно учесть в расходах в том периоде, когда внесена запись в ЕГРЮЛ о ликвидации должника (письмо Минфина России от 02.03.2010 № 03-03-06/1/100). Понятно, что и в этом случае для подтверждения «безнадежности» долга потребуются документы, подтверждающие наличие задолженности и исчисление срока исковой давности, акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного (налогового) периода и приказ руководителя о списании дебиторской задолженности в качестве безнадежного долга.