Любое имущество имеет свою ценность, будь то деньги или товар, поэтому обязательно его передача кому-либо должна фиксироваться на бумаге. Движение денег достаточно подтвердить банковской выпиской, контрольно-кассовыми документами и т.д. А вот продукция при передаче сопровождается расходными накладными, которые содержат всю финансовую информацию о перемещаемых объектах.
Расходной накладной называют документ, согласно которому отпускаются материальные средства. Единой формы она не имеет, но обладает юридической силой. Согласно расходной накладной бухгалтеры проводят операции, связанные с движением товарно-материальных ценностей. И в случае выявления каких-либо расхождений даже спустя некоторое время, согласно этому документу могут производиться разбирательства с претензиями и последующим обращением в суд.
Не смотря на то, что единой формы накладной нет, но законодательством все-таки регулируется данный документ. Из письма Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 № 1-794/32-5 получается, что:
- Любое перемещение продукции от продавца к покупателю фиксируется товаросопроводительными документами, в т.ч. и накладными;
- Формируются только материально ответственными лицами;
- Накладные требуются как для подтверждения расходования, так и для оприходывания средств, в т.ч. и при возврате бракованного товара продавцу;
- Ответственное лицо, отпускающее товар во время работы, должно подтверждать прием и сдачу своей смены приходно-расходной накладной.
Учитывая все эти аспекты, можно сказать, что расходная накладная больше нужна для учета продукции внутри самой организации. Это обусловлено еще и простотой оформления.
Часто расходную накладную формируют по одной из унифицированных форм:
Это совсем необязательно, но доступность бланков, которые можно беспрепятственно скачать с нашего сайта, решает проблему быстро.
Правила заполнения
Расходная накладная формируется только материально ответственным лицом в двух экземплярах, один из которых остается у стороны отдающей, другой - у принимающей. В ней указываются основные параметры, требующиеся для учета на складе. Так как единой формы нет, то можно указывать любые дополнительные данные.
Условно документ делится на три части: «шапка», таблица в середине, нижняя часть.
Согласно этому делению в «шапке» может прописываться следующая информация:
- Название организации продавца;
- № договора;
- Наименование склада (города) и другие реквизиты.
Если верхняя часть в основном остается неизменной, то середина меняется полностью в каждом новом документе, кроме этого занимает большую часть накладной. В ней отображаются следующие данные:
- Перечень материальных ценностей, которые отпускаются, по принципу: в одной строчке – один артикул (наименование);
- Количество по каждой строчке отдельно (кг, тонны, шт. и т.д.);
- Стоимость по графе;
- Общая сумма по каждому наименованию (артикулу).
Нижняя часть содержит основную информацию об ответственных лицах и является итогом, включает:
- Общую сумму ценностей, передаваемых по документу;
- Данные об ответственных лицах (должность, ФИО, подпись): кто отпустил и кто принял;
- Место для печати (обозначается как «М.П.»), ставят обе стороны, если юридические лица;
- Дата, когда совершена отгрузка;
- Если продукция отпускается или принимается по доверенности, то ее данные тоже указываются здесь.
Обычно организации формируют расходные накладные по итогам смены ответственных работников или по итогам каждого операционного дня. В них отображается информация по движению мат. ценностей: проданные и возвращенные на остатки.
Образец накладной
За основу расходной накладной чаще берут формы Торг-12 или Торг-14, но многие организации создают и свои, удобные для них, варианты. Документ выполняется в программе Excel в форме таблицы и распечатывается на обычной офисной бумаге.
Для наглядности можно использовать данный образец:
В накладной всегда должны указываться только правдивые и своевременные данные.
Расходная накладная и товарная накладная - это одно и тоже?
В некоторых случаях можно считать, что товарная накладная и расходная являются одним документом. И, учитывая тот факт, что с 2013 года обязательное сопровождение материальных ценностей конкретной унифицированной формой накладной не требуется, то правильным будет согласиться с этим мнением.
И все-таки, разница у этих двух документов есть. Товарная накладная требует особой четкости в оформлении, потому что сопровождает товар от продавца к покупателю. В случае неверных параметров, указанных в ней, операции по безналичным платежам невозможно будет осуществить.
Или при возникновении претензий по количеству преданного имущества именно этот документ будет являться юридическим подтверждением сделки. И большинство организаций работают с общепризнанными формами накладных.
Расходная же накладная подходит больше для передачи ценностей внутри фирмы: от склада в торговый зал, от одной смены к другой и т.д. Просто потому, что она не имеет строгой формы и ее можно дополнять данными. На основе этого документа также работают бухгалтеры, проводятся инвентаризации и корректируются остатки.
Использовать расходные накладные нужно обязательно, хоть они и ценны в основном для внутренних целей компании, но благодаря ним на складах, производствах, магазинах царит порядок. Особенно важны они для тех компаний, которые имеют несколько подразделений с разной структурой организации и реквизитами.
Товарная накладная является первичным учетным документом, на основании которого оформляется отпуск товарно-материальных ценностей сторонним организациям и ведется учет соответствующих операций. Согласно законам №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и №63-ФЗ «Об Электронной подписи» , товарную накладную можно сформировать и хранить как в бумажном виде, так и в электронном. Более того, был утвержден рекомендуемый формат XML-файла электронной ТОРГ-12. Составленные в таком формате товарные накладные налогоплательщики смогут направлять в налоговую по Интернету (ТКС).
Как составить и подписать товарную накладную
Бумажная
Первичные документы подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами. Перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, утверждаются руководителем по согласованию с главным бухгалтером. Таким образом, руководитель может передать право подписывать товарную накладную и оформляет это право доверенностью или приказом.
Товарная накладная оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у продавца (организации, сдающей товарно-материальные ценности(ТМЦ)) и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается покупателю и является основанием для оприходования этих ценностей. В ТОРГ-12 может быть проставлено 5 подписей:
- три со стороны продавца: (руководитель, бухгалтер, ответственный за отгрузку). В некоторых крупных организациях подпись в товарной накладной при отгрузке ставит один человек. Обычно это некий «оператор», который на основании информации, полученной от бухгалтерии и склада, формирует документ и подписывает своей подписью. Такой порядок работы законодательно закреплен либо в приказе, либо в доверенности, либо в должностных инструкциях «оператора»;
- одна со стороны покупателя (ответственный за прием товара) — в строке «Груз получил грузополучатель». В этой строке должна стоять подпись официально уполномоченного представителя покупателя — это может быть лицо по доверенности или по Уставу. Поэтому расписаться должен либо руководитель организации-грузополучателя (покупателя), либо уполномоченное на то лицо по доверенности на право подписи первичных документов.
- еще одна подпись — в строке «Груз принял» — ставится любым материально-ответственным лицом, фактически принимающим груз (в той же строке заполняются данные о доверенности за перевозку ТМЦ). Это может быть как перевозчик сторонней организации-транспортировщика, так и представитель организации-покупателя. Руководитель предприятия может принять товар без доверенности — в таком случае он расписывается в строке «Груз принял» и не заполняет строки по указанию реквизитов доверенности.
Конечно, в обеих строках «Груз получил грузополучатель» и «Груз принял» может расписаться одно и то же лицо (если у него есть и доверенность на ТМЦ, и право подписи первичных документов). И в этом случае чаще подпись ставится только в строке «Груз получил», исходя из практики делового оборота, а также арбитражной судебной практики (Постановление ФАС СЗО от 1 марта 2006 года N А13-5001/2005-05).
Электронная
Форма и порядок составления электронной накладной ничем не отличаются от формы и порядка составления ее бумажного аналога, за исключением того, что электронный документ составляется в одном экземпляре, который состоит из двух файлов. Один из них формируется на стороне продавца, а второй при пересылке документа — на стороне покупателя. Для подписания электронных накладных вместо собственноручной подписи использоваться электронная подпись (ЭП), причем согласно рекомендуемому формату ТОРГ-12 (утвержденному Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@), а также материалам судебных разбирательств (в частности, постановлению ВАС ВВО от 11.08.2010 г. по делу N А43-5226/2010) электронная товарная накладная подписывается одной электронной подписью со стороны продавца, и одной — со стороны покупателя. Итого две подписи.
При этом в строках «Отпуск разрешил», «Главный (старший) бухгалтер», «Отпуск груза произвел», «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель» указываются ФИО и должности соответствующих лиц, а в строке «По доверенности №» - информация о доверенности уполномоченного лица.
Отчасти, возможность подписывать ТОРГ-12 одной ЭП обусловлена тем, что проставление ЭП на документе не означает заполнение строки подписанта, а означает защиту информации и определение подписанта (№63-ФЗ «Об ЭП»). И достаточно одной ЭП, чтобы выполнить данные условия.
Нужна ли ТОРГ-12 при транспортировке товара
Бумажная
Товарная накладная передается водителю вместе с другими документами и водитель обязан передать документы грузополучателю.
Согласно ряду нормативных документов, например таких, как:
- Правила перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденные Минавтотрансом РСФСР 30.07.71г;
- Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»;
- Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 N 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом»;
- Правила Дорожного Движения от 01.07.94 г;
в пути водителю не обязательно иметь при себе товарную накладную.
Электронная
Если товарная накладная будет передаваться через Интернет, то необходимость передавать ее водителю отпадает: документ можно напрямую отправить грузополучателю. В пути водителю товарная накладная не нужна, у него есть ТТН, а в ней, пусть и в общей форме, но перечислены позиции перевозимого груза.
Сложность заключается лишь в случае транспортировки товара силами посредника-перевозчика. Законодательством требуется заполнить строки «По доверенности №» и «Груз принял», в которых указать информацию о доверенности на перевозку ТМЦ, а также ФИО и должность экспедитора. В данном случае есть два выхода:
- Продавец при формировании электронной ТОРГ-12 указывает в соответствующих графах номер и даты ТТН: в самой ТТН уже прописаны должность и ФИО экспедитора, а также информация о доверенности.
- Покупатель при получении электронной ТОРГ-12 сам заполняет строки «По доверенности №» и «Груз принял» и подписывает ТОРГ-12 электронной подписью.
Как исправлять товарную накладную при возврате товара
Бумажная
Согласно законодательству при обнаружении ошибок исправление товарной накладной должно происходить следующим образом: в обоих экземплярах документа делаются вычерки, которые заверяются подписями с обеих сторон. Рядом с подписями ставится дата внесения изменений (п. 5 ст. 10 закона о бухгалтерском учете).
Зачастую на практике взамен неверного документа задним числом формируется новый. Однако правила бухгалтерского учета не предполагают необходимости и возможности составлять или исправлять первичные документы таким образом.
Электронная
Для документов, даже частично созданных автоматизированным способом (с помощью компьютера), никаких правил исправления не установлено. Это позволяет организациям право определить такие правила самостоятельно. Такое право следует из п. 8 ПБУ 1/98: «если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа исходя из настоящего и иных положений по бухгалтерского учету». Поэтому в учетной политике можно указать способ исправления первичного документа за счет составления другого документа. При этом рекомендуется обязательно указать в исправительном документе, что он является неотъемлемой частью первоначального.
Так как электронную накладную невозможно исправить способом, который предлагает законодательство, то решением данной ситуации может стать составление и подписание сторонами отдельного документа, на основании которого в учет будут вноситься исправительные записи (такой формат исправления необходимо будет прописать в учетной политике и договоре с контрагентом). Организация составляет акт об установленном расхождении или самостоятельно разрабатывает такой документ при условии включения в них обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), согласовывает его со своими контрагентами.
Например, существует практика, когда стороны при приемке товара и обнаружении ошибок составляют акты (по форме ТОРГ-2 и 3), которые применяются для оформления приемки ТМЦ, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Акты составляются на месте приема товара и являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.
Прием товара и товарная накладная
При приемке товара ответственное лицо сверяет выгружаемый товар с документами.
Бумажная
С бумажной накладной все просто — водитель передает документы ответственному лицу для проверки на месте. Ответственный за прием товара подписывает документы и передает их в бухгалтерию.
Электронная
В случае, если поставщиком была отправлена электронная товарная накладная, у ответственного за прием товара должна быть возможность получать такие документы и оперативно их обрабатывать (подписывать, распечатывать или пересылать) — т.е. у него должно быть организовано рабочее место и выход в Интернет.
Учет товарных накладных и хранение
Бумажная
Законодательно не закреплено никаких правил учета товарных накладных. Поэтому организация вправе сама утвердить правила передачи и хранения документов.
На практике обычно на складе составляется товарный отчет (первичный документ, на основании которого в учете отражаются данные о реализации товаров и их себестоимости), к которому в хронологическом порядке прикладываются товарные накладные.
ИП и организации, применяющие УСН, ведут книги учета расходов и доходов, которые составляются на основании первичных документов. Книги можно вести в электронном виде, но по окончании налогового периода они распечатываются. Бумажные документы хранятся в архивных помещениях.
Электронная
Электронные товарная накладная и товарный отчет — оригиналы первичных документов. Они могут храниться исключительно в электронном виде либо на локальном компьютере, либо на специально выделенном сервере организации.
Как перевести документооборот ТОРГ-12 в электронный вид
На сегодняшний день в системах операторов электронного документооборота (ЭДО) реализована возможность передавать ТОРГ-12 как в произвольном формате, так и в рекомендованном ФНС (см. Приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@). Чтобы начать обмениваться электронными товарными накладными, достаточно:
- разработать и согласовать со своими контрагентами порядок оформления возврата доставленного груза (для тех случаев, когда при разгрузке делались вычерки в бумажной ТОРГ-12);
- купить сертификаты электронных подписей и оформить право подписи уполномоченным лицам;
Товарная накладная относится к основным первичным сопроводительным документам и оформляется всегда, когда происходит передача товара от продавца к покупателю. Применяться она может как между двумя организациями, так и между юридическим и физически лицом. Использование этого документа имеет широкое распространение, поскольку он в ходу на многих предприятиях, где происходит отпуск товара.
ФАЙЛЫ
Для чего нужна товарная накладная
Товарная накладная необходима всем участникам сделки купли-продажи. С помощью этого документа покупатель может сверять выгружаемую продукцию (количество, объем, качество и т.д.) со сведениями, приведенными в нем, а продавец может учитывать товар, оставшийся на складе.
В тех случаях, когда приобретатель товара недоволен его качеством или иными параметрами, он может при помощи этого документа вернуть всю партию товара или заменить его на аналогичную продукцию. В случае возникновения спорных ситуаций, требующих разрешения в судебном порядке, товарная накладная обретает юридическую силу и служит доказательством в суде.
Довольно часто этот вид документа используют в своей работе и водители-экспедиторы, перевозчики товара, для которых он является своего рода «охранительной грамотой», удостоверяющей то, что товар не был украден, а транспортируется на законных основаниях. В момент отгрузки продукции водители передают товарную накладную от отправителя к грузополучателю.
Правила оформления товарной накладной
Обязанность по оформлению товарной накладной возлагается обычно либо на сотрудников бухгалтерских отделов, либо на кладовщиков или иных уполномоченных работников предприятия.
Унифицированного, принятого для всеобщего применения образца товарной накладной не существует, поэтому каждая организация может разработать и утвердить собственный бланк или воспользоваться шаблоном. Количество таблиц и строк в документе не ограничивается, поэтому при необходимости документ можно расширять или сужать, в зависимости от ситуации.
В накладной всегда должны содержаться следующие сведения:
- название и реквизиты организации, которая отпускает товар,
- данные о покупателе,
- информация о продукции: наименование, количество, цена и общая стоимость товара.
Если компания-продавец работает с НДС, это также указывается в документе. Товарная накладная обязательно должна быть подписана ответственным лицом. Ставить печать на ней необязательно, так как с 2016 года, юридические лица (как и индивидуальные предприниматели) имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.
Товарная накладная может содержать всего один лист, а может – несколько, если по ней передается много разных наименований продукции. В случаях, когда она оформлена на нескольких страницах, это нужно обязательно отметить в ее первом листе.
Составляется товарная накладная в двух экземплярах, один из которых остается у реализатора товара и в последующем служит основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй передается на руки потребителю и может являться основанием для вычета НДС.
К товарной накладной могут быть прикреплены отдельные приложения (например, акт о передаче товара). Если подобные приложения имеют место быть, то это необходимо также отметить в основном документе.
Инструкция по заполнению товарной накладной
Начинается оформление товарной накладной с заполнения сторон сделки. В строку «организация-грузоотправитель» вписывается полное наименование предприятия, отпускающего товар с указанием его организационно-правового статуса и банковских реквизитов. В строку «Грузополучатель» аналогичным образом вписываются сведения о покупателе. Далее в строку «Поставщик» нужно продублировать сведения, внесенные в пункт «Грузоотправитель», а в строку «Плательщик», соответственно — о грузополучателе.
Далее нужно внести номер документа по внутреннему документообороту, а также дату его составления (она должна совпадать с датой отгрузки товара). Затем в накладную следует включить специальную таблицу, в которую надо вписать:
- подробный перечень передаваемых товаров, с указанием их наименования,
- единицы измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.),
- количества,
- цены,
- общей стоимости.
Если компания работает с НДС, нужно его выделить, если нет, то эту ячейку можно оставить пустой. Далее в строке «Всего по накладной» надо заполнить ячейки о цене товара.
Ниже таблицы следует указать, сколько листов содержит товарная накладная. Затем в нужной строке отметить полную стоимость передаваемой продукции прописью (здесь важно обратить внимание на то, что оставшееся свободным место в этой строке нужно зачеркнуть). В заключение накладную должны подписать с обязательной расшифровкой своих подписей ответственные лица:
- сотрудник, отпускающий товар,
- главный бухгалтер,
- человек, принявший его.
Одним из документов, позволяющих организациям оформлять и фиксировать переход прав собственности на продаваемый ими товар или товарно-материальные ценности (ТМЦ) является товарная накладная. Этот документ бухгалтерского учета относится к первичным и считается неотъемлемой частью для большинства сделок купли-продажи ТМЦ.
Организация может самостоятельно разработать и использовать в своей деятельности бланк накладной, указав в нем все обязательные реквизиты (наименование, цена, количество и общая стоимость товара, сумма НДС, реквизиты сторон, подписи уполномоченных лиц, печати организаций). Но в этом случае нет никаких гарантий, что данный документ полностью устроит налоговых инспекторов.
Для избежания различных налоговых недоразумений организациям в качестве товарной накладной рекомендуется использовать унифицированную форму № ТОРГ-12, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от от 25 декабря 1998 г. № 132.
Заполнение и оформление ТОРГ-12
Обязанности по оформлению и заполнению товарных накладных возлагаются на уполномоченное лицо. Составляется документ в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон), каждый из которых в дальнейшем продавец и покупатель смогут использовать для списания и оприходывания товара.Следует помнить, что все первичные документы в бухгалтерском учете должны составляться в момент совершения операции или сразу после неё. Поэтому дата составления накладной должна совпадать с датой отгрузки товара.
Содержание строки "Грузоотправитель" зависит от того, кто является отправителем ТМЦ:
- если сторонняя организация, действующая на основании договора - тогда в строке прописываются её реквизиты в соответствии с учредительными документами;
- если структурное подразделение поставщика - в строке указываются реквизиты и адрес местонахождения данного подразделения;
- если поставщик товара - указываются реквизиты поставщика, в соответствии с учредительными документами.
В строке «Поставщик» указывается полное или сокращенное наименование поставщика в соответствии с учредительными документами.
В строке «Плательщик» указывается полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами.
В строке «Основание» указываются номер и дата договора, а также номер и дата транспортной накладной, выписанной для организации-перевозчика.
Все данные, указанные в сводной таблице товарной накладной, должны соответствовать данным из .
Со стороны продавца документ должен быть заверен печатью и подписан работниками, разрешившими и осуществившим отпуск груза, а также главным бухгалтером.
Законодательство разрешает внесение несущественных изменений в бланки унифицированных форм первичной учетной документации. Поэтому, при разработке собственного бланка товарной накладной допускается расширение, сужение, а также включение дополнительных граф и строк (в том числе свободных) и складных листов для удобства размещения и обработки информации.
При участии в операции купли-продажи перевозчика эксперты рекомендуют отказаться от формы ТОРГ-12 и для списания товара у грузоотправителей и оприходования у грузополучателей использовать другой унифицированный документ -
Накладная торг-12 относится к документам, позволяющим контролировать отпуск и расход материальных ценностей. Бланк в форме excel можно скачать бесплатно.
Бумаги первичного учета имеют в организации колоссальное значение. Правильное делопроизводство позволит исключить массу проблем. Накладная торг-12 относится к разряду документов, позволяющих контролировать отпуск и расход материальных ценностей в учреждении. Оформление рассматриваемого акта не вызывает трудностей специалистов. Имея под рукой бесплатную базу данных бланков, шаблонов и образцов, легко создать нужный пакт. По специальной прямой ссылке имеется бланк накладной торг-12 в формате excel. Его можно скачать бесплатно без ограничений.
Оформление накладной торг-12 возможно в письменном и электронном варианте. Последний более распространен на сегодняшний день и применяется повсеместно. Удобство электронного документооборота очевидно. Акты пересылаются в одно мгновение в любую точку мира и просматриваются на компьютере. Первичное оформление происходит в конкретном структурном подразделении определенным специалистом, когда возникает необходимость отпуска ТМЦ. Создав накладную торг-12, работник подписывает ее и согласовывает с руководством и бухгалтерией.
Обязательные пункты накладной торг-12
:- В верху накладной торг-12 пишется название учреждения;
- Ниже реквизиты структурных подразделений, отпускающих товар;
- Данные грузополучателя;
- Далее таблица с фиксацией и конкретизацией ТМЦ и характеристиках;
- В конце таблицы ставятся визы сторон контракта;
- Обязательно нужно скрепить бумаги печатями или отметкой о полномочиях лица (доверенность);
