Ревизия шире проверки. Выборочная ревизия магазина продуктов

Методы финансового контроля

Органы внутреннего финансового контроля

Органами внутреннего финансового контроля являются ревизион­ные комиссии, создаваемые в акционерных обществах, иных коммер-

ческих и некоммерческих организациях, учреждениях. Подразделения внутреннего финансового контроля могут именоваться и по-другому, например контрольно-ревизионными отделами или департаментами. Иногда применяется название «внутренний аудит». Но это не вполне точное использование термина «аудит», поскольку здесь не может идти речь о предпринимательской деятельности.

В действующем законодательстве компетенция органов внутрен­него контроля очерчена довольно скупо. Так, в Законе «Об акционер­ных обществах» сказано только, что ревизионная комиссия (ревизор) избирается для осуществления контроля за финансово-хозяйственной деятельностью общества общим собранием акционеров в соот­ветствии с уставом общества. Более предметно их компетенция оп­ределяется уставом общества, а порядок деятельности - внутренним документом общества (обычно - положением), утверждаемым общим собранием акционеров.

Таким образом, собственник вправе существенно ограничить воз­можности контролеров. С точки зрения интересов граждан, общества и государства здесь нужны более полные и определенные правовые установки, как это и сделано во многих развитых странах.

К основным методам финансового контроля относятся ревизия и проверка.

Правом назначения ревизий и проверок пользуются Президент Российской Федерации, обе палаты Федерального Собрания Россий­ской Федерации, Правительство Российской Федерации, Главное контрольное управление Президента Российской Федерации, феде-итьные органы исполнительной власти, органы власти субъектов Российской Федерации. Ревизии могут назначать правоохранитель­ные органы: суды, прокуратура, милиция, Федеральная служба без­опасности, должностные лица этих органов в пределах своей комле-^нции, руководители органов государственного финансового кон­троля.

Таким же правом пользуются собственники и органы управления акционерными обществами, другими коммерческими и некоммерчес­кими организациями в соответствии с утвержденными уставами и по­ложениями.

В случае необходимости проведения финансовой ревизии или проверки названные руководители, учреждения, органы власти и уп-

Равления, собственники дают поручения соответствующим органам финансового контроля.

Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности, це­лесообразности и эффективности всех совершенных в проверяемом периоде хозяйственных и финансовых операций, а также законности и правильности действий должностных лиц при их осуществлении.

Проверка - единичное контрольное действие или исследование состояния дел на определенном участке деятельности объекта конт­роля.

В учебной и иной литературе можно встретить расширительное толкование понятия метода финансового контроля. Сюда относят, кроме ревизии и проверки, обследование, анализ, другие действия, которые совершает ревизор или инспектор органа финансового кон­троля, чтобы получить необходимую информацию и оценить ее. Иногда сам контроль делят на документальный (формальный) и фак­тический. Под первым понимают изучение учетных, бухгалтерских, распорядительных и других документов, под вторым - ознакомление с состоянием проверяемых объектов, наличием товаров, денег в кассе и т.п.

Правомерность и логичность таких подходов сомнительны. В са­мом деле, разве можно, например, провести проверку или ревизию, не анализируя необходимые документы и данные, не сравнивая отчетные показатели с фактическим положением (наличием продукции, денег в кассе, товаров на складе)?

Вместе с тем вполне обоснованно, когда в практике, в частности, в деятельности Счетной палаты Российской Федерации, контрольно-счетных органов субъектов Российской Федерации пользуются терми­ном контрольные мероприятия, объединяя в нем ревизии, проверки, экспертизу и другие виды деятельности, которыми заняты эти органы.

Понятие «ревизия» имеет историческое происхождение. Оно пере­шло в практику финансового контроля советских времен по наследст­ву из дореволюционной России. Государственный деятель, известный российский реформатор начала прошлого века СЮ. Витте писал, на­пример, что для правильного хода государственного хозяйства необхо­димо осуществление самостоятельного, независимого контроля над поступлением и расходованием казенных сумм путем проведения пе­риодических и внезапных ревизий сохранности этих сумм.

В условиях современной России ревизия продолжает оставаться наиболее эффективным и достоверным методом финансового контро­ля особенно для целей последующего контроля. При наличии на про­веряемом объекте всех необходимых документов и качественной рабо-

проверяющих ревизия может дать исчерпывающий ответ об ис­пользовании средств в проверяемом периоде. Именно поэтому, когда асследуются экономические преступления, назначается ревизия фи­нансово-хозяйственной деятельности интересующих следствие объек­тов в целом или по основным вопросам этой деятельности.

Полная комплексная ревизия включает следующие проверки:

■ операций с денежными средствами;
- расчетных и кредитных операций;

Расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами;

Правильности планирования и расходования средств на содер­
жание бюджетных учреждений, формирования и использования ими
внебюджетных средств;

■ ■ сохранности основных средств и нематериальных активов и опе­
раций с ними;

Сохранности производственных запасов, товарно-материальных
ценностей и операций с ними;

Инвестиционных операций;

Расчетов по оплате труда и начисления налогов;

Формирования себестоимости продукции (работ, услуг);

Формирования финансовых результатов;

Организации и состояния бухгалтерского учета и внутреннего
(ведомственного) контроля.

Естественно, что в практической деятельности различных органов государственного финансового контроля проведение контрольных мероприятий имеет отличия, определяемые задачами и функциями органов, их фактическими возможностями. Это находит отражение и закрепляется в таких регулирующих деятельность контрольных орга­нов документах, как Регламент Счетной палаты Российской Федера­ции, Инструкция о порядке проведения ревизии и проверки кон­трольно-ревизионными органами Минфина России, положения

С России, издаваемые в целях реализации требований Налогового кодекса, и др.

Тем не менее можно выделить и изложить некоторые основные моменты, в большей или меньшей степени являющиеся типичными Для всех органов. О них и пойдет речь ниже.

Ревизии и проверки проводятся в соответствии с планами работы органов финансового контроля или внезапно в случае возникновения такой необходимости, в частности по поручению прокуратуры. В пла-

или поручении указываются объект, на котором следует провести проверку, и тема проверки. Объекты для плановых проверок на дан-

я конкретный период выбирают в соответствии с установленными а коном, иными нормативными документами порядком и периодич-

Ностью или на основе предварительной информации о допускаемых нарушениях финансовой дисциплины, которой располагает кон­трольный орган.

Для проведения ревизии или проверки устанавливается опреде­ленный срок. Они могут проводиться силами одного ревизора или группы (бригады) ревизоров, если нужно, с привлечением экспер­тов, специалистов по отдельным вопросам. Из-за большого объема подлежащего проверке материала и необходимости затраты значи­тельного времени на практике чаще назначают проверки конкрет­ных вопросов.

Ревизия и проверка обязательно проводятся по программе (перечню основных вопросов), который утверждает руководитель, назначивший ревизию, или другое должностное лицо по его поручению.

Составление программы, подготовительный период, планирова­ние ревизии и проверки являются важным этапом, который во многом определяет успех или неудачу предстоящего мероприятия. На этом этапе необходимо прежде всего изучить имеющиеся по данной теме, касающиеся назначенного объекта законодательные и норма­тивные документы. Обычно работники контрольных органов хорошо ориентированы в таких вопросах, но конкретизация и пополнение правовых знаний перед проверкой - обязательное условие. Подлежат изучению или основательному ознакомлению также общеэкономи­ческие, региональные и отраслевые особенности деятельности прове­ряемого объекта, организация и технология производства, структура капитала, размещение акций, деятельность на рынке, взаимоотноше­ния с собственными подразделениями и филиалами.

На этапе подготовки важно понять и предварительно оценить при­меняемый организацией, где предстоит проверка, метод ведения бух­галтерского учета, ее юридические и финансовые обязательства, орга­низацию системы внутреннего контроля.

Для всего этого используют самые разнообразные доступные ис­точники информации, включая статистические данные, публикуемые финансовые отчеты, материалы различных совещаний, семинаров, конференций, консультации с органами, ранее проводившими про­верки, и многое другое. Практическая трудность состоит в том, что детальная подготовка требует значительного времени, которого в ус­ловиях обычно большой загруженности контрольных органов не хва­тает.

Составленная в ходе подготовки программа, как правило, должна включать наименование объекта и тему ревизии (проверки), ее цель, период, подлежащий изучению, срок проведения, состав ревизионной группы, экспертов, перечень непосредственно охватываемых провер-

кой подразделений, конкретные вопросы, подлежащие ревизии, ос­новные источники информации, порядок проведения мероприятия и оформления результатов.

Программа должна быть выполнена полностью. Однако в ходе ра­боты ревизоры самостоятельно определяют необходимость и возмож­ность применения тех или иных ревизионных действий, приемов и способов получения информации, аналитических процедур, обеспе­чивающих надежность сбора требуемых доказательств. Но в любом случае, чтобы получить доказательные ответы на поставленные в про­грамме вопросы, ревизор должен провести ряд действий, которые для каждой ревизии и проверки одинаковы и обязательны.

Начинают ревизию обычно с проверки учредительных и регистра­ционных документов организации. Затем переходят к изучению и ана­лизу плановых, отчетных, бухгалтерских и других документов. Здесь ревизор должен установить законность и правильность операций, от­раженных в документах, подлинность самих документов, их соответ­ствие установленным формам, безошибочность содержащихся в них расчетов. Эта работа продолжается практически в ходе всей ревизии. Одновременно ревизор обязан удостовериться в действительности со­вершения тех или иных операций, получения или выдачи указанных в документах денежных средств и материальных ценностей, фактичес­кого выполнения работ или оказания услуг.

Он делает это путем сопоставления бухгалтерских записей по учету с оправдательными (первичными) документами и соответствующими исходными данными. Записи, документы.и фактические данные по одним операциям сличается с записями, документами и фактически­ми данными по связанным с ними другим операциям, например, на­туральных показателей отчетности - с данными о затратах денежных средств и материальных ценностей.

В этих же целях прибегают к проведению встречных проверок. Они -тоят в сличении имеющихся в ревизуемой организации записей, Документов и данных с соответствующими записями, документами и Данными, находящимися в тех организациях, от которых получены которым выданы денежные средства, материальные ценности и Документы, выписок банка по счетам организации с подлинными за­писями по этим счетам в банке и т.п.

При организации встречных проверок возникает необходимость рибегать к помощи коллег-ревизоров, работающих на территории

их субъектов Российской Федерации, просить проверить доку-

Нты, имеющиеся в местных организациях. Минфином России уста-

°влен порядок, в соответствии с которым КРУ Минфина в субъектах

Дерации обязаны оказывать друг другу такую помощь. Ассоциация

Контрольно-счетных органов Российской Федерации организует по­добное взаимодействие среди своих членов.

Чтобы получить необходимые доказательства, ревизору приходит­ся пользоваться и методами фактической проверки - требовать про­ведения инвентаризаций, заниматься с участием специалистов пере­счетом, взвешиванием и обмером сырья, материалов и готовых изде­лий, оценкой качества продукции и соблюдения технологии. Это нужно, чтобы установить действительный расход, правильность спи­сания сырья и оприходования готовой продукции, установления норм естественной убыли при хранении и транспортировке материальных ценностей, получить другие требующиеся подтверждения.

Один из важнейших разделов ревизии - проверка соблюдения ус­тановленного порядка ведения бухгалтерского учета денежных средств и материальных ценностей, организации их охраны и обеспечения со­хранности. Здесь используют, в частности, счетные проверки бухгал­терских отчетов и балансов для установления достоверности отчетных данных, выявления и устранения искажений и ошибок, оценивают обоснованность и правильность расчетов и данных для определения отчетных показателей работы организации, определения фондов зара­ботной платы, уровня себестоимости продукции и услуг.

Проверка правильности и полноты начисления и уплаты нало­гов - не прямая обязанность ревизора, но если он в ходе ревизии встретится с какими-либо нарушениями в этом отношении, то должен поставить вопрос о передаче материалов в налоговые органы.

При проведении ревизии обязательна проверка состояния внут­реннего контроля в организации. Хорошая постановка внутреннего контроля способствует успешной деятельности организации и может помочь решению задач ревизии.

В современных условиях все чаще организации ведут учет с ис­пользованием полной или частичной компьютерной обработки дан­ных. Естественно, что для проведения ревизии в таких условиях реви­зоры должны обладать определенной подготовкой или использовать работу экспертов.

Результаты ревизии (проверки), как правило, оформляются актом, который подписывают ревизоры, руководитель и главный бух­галтер ревизуемой организации, а в необходимых случаях - ранее ра­ботавшие в ревизуемой организации руководитель и главный бухгал­тер, ко времени работы которых относится период, охваченный реви­зией.

В некоторых случаях, определенных нормативными документами, процедура подписания акта руководителем и главным бухгалтером может быть заменена процедурой их ознакомления с содержание акта,

что конечно, менее правильно. Но ни один из действующих правовых документов не допускает того, чтобы результаты ревизии остались не­известными тем, кого проверяли, как это было принято в деятельнос­ти некоторых контрольных органов советского периода. Таков один из путей обеспечения объективности и точности контроля.

Акт ревизии - документ, имеющий четко очерченные параметры. Он должен содержать ответы на все вопросы, поставленные в про­грамме ревизии.

В содержании акта ревизии ревизующие обязаны соблюдать объ­ективность, точность используемых данных и описания выявленных фактов, ясность и грамотность изложения. Результаты ревизии изла­гаются в акте на основе проверенных данных и фактов, подтвержден­ных,имеющимися в ревизуемых и других организациях документами, результатами произведенных встречных проверок и проверок дейст­вительности совершения операций, других ревизионных действий, за­ключений специальных экспертиз и привлеченных специалистов, объяснений должностных и материально ответственных лиц.

Не допускается включение в акт ревизии выводов ревизующих и других лиц, предположений и фактов, не подтвержденных документа­ми, сведений из следственных материалов и ссылок на показания, данные следственным органам, не перепроверенных ревизующими материалов внутреннего (ведомственного) контроля. В акте ревизии ревизующие не должны давать правовую и морально-этическую оцен­ку действий должностных и материально ответственных лиц ревизуе­мой и других организаций, квалифицировать их поступки, намерения и цели, применять понятия и фразы, имеющие заведомо оценочный или обвинительный смысл.

Акт ревизии состоит*из текста акта и приложений к нему, на кото­рые имеются ссылки в тексте (документы, копии документов, объяс­нения должностных и материально ответственных лиц и т.п.).

Обязательно в акте ревизии приводятся полное наименование проверяемой организации с указанием ведомственной принадлежнос­ти, ее финансовые и другие реквизиты (коды бюджетной классифика­ции, идентификационный номер налогоплательщика, номера счетов в банках и т.д.), общие данные о ее деятельности. Указывают период и сроки проведения ревизии, кем и на каком основании она проведена. Справочно сообщается, когда и кем проводилась предыдущая реви­зия, что сделано в организации за прошедший период по устранению выявленных ранее недостатков и нарушений.

Ные примеры и суммы нецелевого использования средств федераль­ного или иного бюджета по статьям бюджетной классификации, хи­щений, недостач, других злоупотреблений должностных, материально ответственных и иных лиц. В акте следует показать общий размер до­кументально подтвержденного ущерба, выявленного ревизией, другие последствия вскрытых нарушений, фамилии, должности лиц, которы­ми они допущены, сведения для начисления штрафных санкций за нецелевое использование бюджетных средств.

Если в ходе ревизии установлены возможности улучшения показа­телей финансово-хозяйственной деятельности организации, более эффективного использования выделяемых ей бюджетных средств, это тоже должно быть отражено.

В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации акт ревизии (проверки) может быть оспорен руководством ревизуемой организации или отдельным гражданином в суде.

Особенностью документального оформления действий по осу­ществлению налогового контроля и его результатов является составле­ние в одних случаях протоколов, а в других - актов. Протоколом оформляются показания свидетеля, осмотр, выемка документов и предметов, актом - результаты выездной проверки. Акт оформляется не позднее двух месяцев после составления справки, которой завер­шается проведение выездной проверки.

Проведение ревизии на предприятии - это последовательный процесс, который начинается с подготовки к проведению и заканчивается проверкой устранения нарушений и недостатков, выявленных во время предыдущей ревизии.

Ревизионная работа состоит из следующих этапов: *

подготовка к проведению ревизии; *

проведение ревизии в соответствии с программой; *

подготовка и оформление результатов ревизии; *

реализация материалов ревизии; *

контроль за выполнением решений по результатам ревизии.

При необходимости ревизии проводятся по постановлениям органов предварительного следствия или определениям судов. Конкретный перечень подлежащих проверке вопросов в этих случаях согласовывается с органом, назначившим ревизию.

В соответствии со сроками, предусмотренными планом, руководитель ревизующего органа за 3 - 5 дней до начала ревизии назначает своим приказом ревизию проверки финансово-хозяйственной деятельности. В приказе указываются полное наименование ревизуемого предприятия, вид ревизии, период, за который проводится ревизия, срок проведения ревизии, состав ревизионной группы, в том числе руководитель группы, цель проверки и сроки ее проведения. На проведение ревизии ее членам выдается удостоверение, в котором указываются наименование органа, выдавшего удостоверение, фамилия, имя, отчество и должность удостоверяемого.

До проведения проверки ревизор (члены ревизионной группы) проводят подготовительную работу, связанную с изучением данного предприятия, подготовкой плана и программы проведения ревизии (приложение 5 и 6). При этом изучаются нормативные акты, касающиеся особенностей деятельности проверяемого объекта.

Изучение деятельности предприятия осуществляется по данным годовой и промежуточной бухгалтерской и статистической отчетности, актам ревизий, проведенных в предыдущие периоды, приказам и постановлениям вышестоящих органов, докладным запискам, объяснениям и заявлениям должностных и других лиц ревизуемого предприятия и вышестоящего органа. В ходе изучения указанных материалов работники контрольно-ревизионных служб получают определенное представление о размере и характере деятельности проверяемого предприятия, устанавливают недостатки в его производственной и финансово-хозяйственной деятельности, которые впоследствии проверяются в ходе ревизии.

План ревизии утверждается руководителем контрольно-ревизионного аппарата организации, назначившей ревизию. Один экземпляр документов вручается руководителю ревизионной группы (ревизору), а второй остается в делах организации.

На основании плана, задач, поставленных перед ревизией и изучения материалов, характеризующих хозяйственно-финансовую деятельность проверяемого предприятия, руководитель ревизионной группы (ревизор) составляет программу ревизии. Программа включает перечень основных вопросов, подлежащих проверке, период, за который должна быть проведена ревизия, и используемые способы и приемы контроля. Она составляется при проведении комплексных, тематических и внеплановых ревизий.

Руководитель ревизионной группы должен ознакомить всех ее членов с содержанием плана и программы и распределить задания между ними. На основании полученных заданий члены ревизионной группы составляют рабочие планы (графики) проведения ревизии, порученных им участков деятельности предприятия, которые утверждаются руководителем ревизионной группы.

В рабочем плане указываются перечень работ, подлежащих выполнению во время поведения ревизии, сроки их выполнения и способ проверки. После приезда на ревизуемое предприятие и ознакомления с конкретными условиями работы в рабочий план могут быть внесены соответствующие дополнения и изменения.

При проведении некомплексной ревизии и отсутствии данных о недостатках в работе ревизуемого предприятия осуществляется проверка всей его финансовой и хозяйственной деятельности. В таких случаях программа ревизии не составляется, а ревизор руководствуется типовой программой. Вопросы, подлежащие проверке, определяются и конкретизируются им самостоятельно исходя из данных, полученных в ходе ревизии. Однако рабочий план проведения ревизии должен быть составлен, так как он обеспечивает более рациональное использование времени, вносит в работу ревизора четкость и организованность.

Ревизор должен оповестить работников ревизуемого предприятия о начавшейся ревизии и ее сроках.

По прибытии на ревизуемое предприятие руководитель ревизионной группы (ревизор) предъявляет руководителю этого предприятия приказ или распоряжение о проведении ревизии. После этого производится проверка кассовой наличности (инвентаризация кассы). При отсутствии кассира помещение кассы опечатывается.

Руководитель ревизуемого предприятия предоставляет рабочее помещение, транспорт.

Когда имеются сведения, сигналы о хищении материальных ценностей или нарушении правил их отпуска, ревизию следует начинать с инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Руководитель ревизуемого предприятия издает распоряжение, согласно которому работники обязаны предъявлять по требованию ревизора денежные средства и товарно-материальные ценности для их фактической проверки, а также первичные документы, учетные регистры, отчеты, сметы, служебную переписку и другие документы; давать в устной и письменной форме необходимые объяснения и справки; своевременно принимать необходимые меры для устранения выявленных недостатков и нарушений и т.д. При проведении комплексной ревизии руководитель предприятия обязан созвать совещание с руководителями отделов, служб и структурных подразделений, на котором руководитель ревизионной группы представляет всех ее членов, сообщает о цели, задачах и программе ревизии.

Проведению документальной ревизии должно предшествовать обследование ревизуемого предприятия.

Для этого ревизионная группа (ревизор) изучает размещение аппарата управления, отдельных служб, цехов и других структурных подразделений, места хранения оборудования и товарно-материальных ценностей, подъездные пути и т.п.

Ревизионное обследование является первым этапом проверки непосредственно на месте, и оно позволяет членам ревизионной группы (ревизору) установить недостатки в работе предприятия и отдельных его служб, в хранении и использовании оборудования, техники, материальных ценностей и других объектов контроля.

Во время обследования предприятия руководитель ревизионной группы (ревизор) должен решить, где и какие товарно-материальные ценности следует подвергнуть контрольной инвентаризации.

Контрольные инвентаризации проводятся, как правило, в начале ревизии. Вместе с тем они широко применяются и в ходе ее осуществления, когда выявляются те или иные нарушения, недостатки или расхождения в документальных данных и возникает необходимость в использовании данного приема фактического контроля.

До начала проведения документальной ревизии следует ознакомиться с состоянием бухгалтерского учета. Если имеется отставание в учете, то руководитель ревизионной группы (ревизор) совместно с руководителем и главным бухгалтером ревизуемого предприятия должен наметить мероприятия по его ликвидации. Одновременно с этим следует выслать всем поставщикам и покупателям, прочим дебиторам и кредиторам извещения о проводимой ревизии с просьбой сообщить о состоянии расчетов и имеющихся претензиях к ревизуемому предприятию.

После проведения подготовительной организационной работы на предприятии ревизор приступает к непосредственной ревизии, в ходе которой используются способы и приемы документального и фактического контроля.

Ревизия финансово-хозяйственной деятельности предприятия проводится посредством: *

изучения действующей на проверяемом предприятии системы внутрихозяйственного учета, контроля и экономического анализа; *

проверки документов в целях установления законности и целесообразности произведенных хозяйственных и финансовых операций; *

проверки действительности совершения сделок, получения или выдачи в указанных документах денежных средств и материальных ценностей, оказания услуг; *

сопоставления бухгалтерских записей по учету с оправдательными документами, данных бухгалтерского учета с данными отчетности, данных учета и отчетности с соответствующими плановыми данными (сметой, балансом доходов и расходов и другими); *

проведения встречных проверок, т.е. сличения имеющихся на ревизуемом предприятии записей, документов и данных с соответствующими записями, документами и данными, находящимися в тех организациях, от которых получены или которым выданы денежные средства, материальные ценности и документы; *

сличения в необходимых случаях и в установленном законодательством порядке имеющихся на ревизуемом предприятии выписок банка по расчетным, валютным и другим счетам с подлинными записями по этим счетам в банке, а также путем ознакомления с документами, являющимися основанием для производства указанных записей; *

сличения в установленных законодательством случаях и порядке копий платежных документов, имеющихся в ревизуемой организации, с платежными документами, хранящимися в банке; *

контрольных обмеров объемов выполненных работ; *

взвешивания и обмера сырья, материалов, полуфабрикатов и готовых изделий; *

контрольных запусков сырья и материалов в производство, контрольных анализов сырья, материалов и готовой продукции для установления действительных расходов сырья и материалов и соответствия продукции государственным стандартам, правильности списания на производство сырья и материалов, а также установления норм их расходов; *

проверки полноты оприходования готовой продукции, соблюдения норм естественной убыли при хранении и транспортировке материальных ценностей; *

проверки соблюдения установленного порядка ведения бухгалтерского учета денежных средств и материальных ценностей, организации их охраны, состояния пропускной системы.

Для систематизации материалов ревизии ревизор должен регистрировать вскрытые факты нарушений, злоупотреблений и другие недостатки в работе предприятия в своих рабочих документах. Регистрация установленных фактов в документах должна производиться по отдельным разделам ревизии в соответствии со структурой (содержанием) основного акта документальной ревизии. Такой порядок накапливания материалов ревизии позволяет быстрее и логичнее оформить основной акт ревизии, полнее изложить недостатки, нарушения и злоупотребления, установленные ревизией.

На последующих этапах ревизионного процесса оформляются материалы ревизии, реализуются материалы ревизии и организуется контроль за выполнением решений, принятых по результатам ревизии.

Изъятия ревизорами необходимых подлинных документов, когда сохранность их в ревизуемом предприятии не гарантируется, а также в случаях выявления фиктивных документов, совершения подделок и подлогов производится на основании письменного распоряжения судебно-следственных и других органов, имеющих на это право. Взамен изъятых документов в делах ревизуемого предприятия представляются копии или описи изъятых документов, заверенные подписями ревизующего и главного бухгалтера или другого ответственного лица ревизуемого предприятия.

В данной статье мы рассмотрим: организация проведения ревизии. Разберемся чем отличается ревизия от инвентаризации. Поговорим о понятиях и видах ревизии.

Для чего проводится ревизия, как ее организовать, какие документы следует оформить – сегодня мы ответим на эти и многие другие вопросы, касающиеся ревизии хозяйственной деятельности коммерческой компании.

Ревизия: понятие и виды

Под понятием ревизии подразумевают проверку финансово-экономических и хозяйственных показателей деятельности предприятия. В зависимости от цели проведения проверки ревизия может быть:

• комплексной. В таком случае проверке подлежат все показатели деятельности организации (доходы, расходы, остатки ТМЦ и ОС, наличность в кассе и т.п.);
• тематической. Такие проверки проводятся в направлении какой-либо деятельности (например, ревизия наличности в кассе, проверка наличия ТМЦ на складе и т.п.). Тематические ревизии проводятся, как правило, в случае необходимости проверки достоверности фактов хищения, укрытия доходов, фальсификации расходов и т.п.;
• плановой. Компания вправе проводить регулярные ревизии (как комплексные, так и тематические). Регламент проведения проверок, их периодичность и порядок документирования должен быть закреплен в учетной политике компании;
• внеплановой. Как правило, внеплановые ревизий проводятся с целью проверки одного из направлений деятельности. В данном случае ревизор не обязан уведомлять проверяемого о ревизии заранее.

Отличие ревизии от инвентаризации

Начинающие бухгалтера часто путают понятия ревизии и инвентаризации. Читайте также статью: → “ ” Для прояснения ситуации разберемся в этих двух понятиях.

	Ревизия	Инвентаризация
Понятие	Проверка, осуществляемая с целью получения достоверной информации о показателях деятельности компании	Проверка наличия имущества компании и его состояния, а также активов и обязательств фирмы на определенную дату.
Периодичность осуществления	По необходимости. Дата и период проведения ревизии утверждается приказом.	Ежегодно на определенную дату, зафиксированную в учетной политике (например, на 01 ноября каждого года), а также в случаях, предусмотренных законодательством (смена МОЛа, главного бухгалтера, руководителя и т.п.).
Оформления результатов	По факту проведения проверки оформляется акт с результатами, в качестве дополнения – рекомендации по устранению существующих проблем, улучшению основных показателей и т.п.	По завершению инвентаризации оформляется ведомость с полным перечнем проверяемого имущества, активов, суммами остатков на счетах и т.п. Ведомость утверждается актом инвентаризации.

Как видим, основным отличием между инвентаризацией и ревизией является цель проведения мероприятий. Инвентаризация проводится для контроля наличия и состояния ОС, НМА, прочих активов и обязательств на определенную дату, в то время как цель ревизии – проверка основных показателей компании, а также достоверности фактов хищений и злоупотреблений для дальнейшего их устранения. Кроме того, организации обязаны проводить инвентаризацию не реже 1 раза в год. Периодичность проведения ревизий коммерческими фирмами, их частота не закреплена в положениях законодательных актов, поэтому субъекты хозяйствования вправе проводить контрольные проверки по необходимости или не проводить вообще.

Организация проведения ревизии: пошаговая инструкция и документы

Законодательством не закреплены нормы, согласно которых необходимо проводить ревизии на коммерческих предприятиях. Регламент ревизионной проверки каждая компания разрабатывает самостоятельно, после чего утверждает его в учетной политике, либо издает его отдельным документом в виде Порядка, Положения, Инструкции и т.п. При оформлении Порядка проведения ревизии коммерческие компании, как правило, берут за основы инструкции, применяемые государственными учреждениями, модифицируя документ в соответствие с собственными требованиями и возможностями.

Внутренний документ, регламентирующий порядок проведения ревизии, должен содержать положения, касающиеся:

• целей и задач проводимых проверок (обеспечение сохранности наличности, контроль состояния учета и достоверности отчетности и т.п.);
• подготовительных этапов ревизии (составление плана, утверждение ревизионной группы, сбор и анализ данных, касающихся проверяемых показателей);
• методов, используемых при проведении проверки (документальные, встречные и прочие проверки, их оформление);
• обязанности и права членов ревизионной группы;
• подведение итогов ревизии, утверждение ее результатов (формы, используемые для описания результатов проверки, порядок составление ревизионного акта, оформление предложений по устранению нарушений и т.п.).

Если речь идет о Порядке проведения ревизии на коммерческом предприятии, то в данном случае ответственность за составление документа целесообразно возложить на главного бухгалтера, с последующим утверждением Порядка руководителем.

Этап 1. Подготовка к проведению проверки

Проверка деятельности предприятия начинается с ответа на вопрос: «Как подготовить ревизию?». Любая ревизия начинается с издания приказа о ее проведении. В тексте приказа следует указать:

• график проведения проверки. В данном пункте необходимо указать дату начала проведения ревизии, день ее окончания, а также подробный график ревизионных мероприятий;
• состав ревизионной комиссии. Если на предприятии имеется специальное подразделение, занимающиеся проверкой деятельности компании (внутренний аудит, мониторинговый отдел и т.п.), то членами ревизионной группы могут быть сотрудники данного подразделения (см. → ). В случае, если на фирме нет специального «проверяющего» отдела, то в ревизионную комиссию могут входить сотрудники других подразделений. Важно соблюдать следующее условия: не могут проводить ревизии сотрудники, которые работают в проверяемом отделе или подразделениях, взаимозависимых с тем, в котором проводится ревизия. Например, сотрудники бухгалтерии не могут проводить ревизию ведения учета и контролировать достоверность отчетности, сотрудники склада не вправе проводить ревизию наличия и состоянию материальных ценностей на кладе, и т.п.;
• порядок утверждения результатов проверки. В приказе следует указать документы, обязательные для оформления результатов ревизии. Основным документом в данном случае выступает акт результатов ревизии. В приказе также можно предусмотреть дополнительные документы, такие как отчеты с показателями деятельности, в которых обнаружены отклонения или нарушения, а также приложение, в котором ревизор рекомендует действия в целях устранения обнаруженных нарушений.

После издания приказа о проведении ревизии, проверяющие могут приступать к подготовительной работе, которая может содержать следующие действия:

1. Запрос документов для анализа. В зависимости от задач проверки данными документами могут быть отчетность (бухгалтерская или налоговая), результаты предыдущей инвентаризации, ведомости начисления амортизации, отчеты о независимой оценке ОС и НМА, ведомость переоценки, данные об обязательствах компании и т.п.;
2. Анализ документов. Получив необходимые бумаги, ревизоры консолидируют информацию и проводят предварительный анализ деятельности проверяемого подразделения или направления, в котором проводится проверка;
3. Составления плана ревизии . После предварительного анализа документов ревизоры принимают решения о конкретных действиях, которые будут проводиться во время проверки. Данные действия включаются в программу ревизии, которая утверждается руководителем проверяющей группы.

Этап 2. Ревизионные процедуры

После утверждения плана действий проверяющие переходят непосредственно к ревизионным процедурам. Проверка и порядок ее проведения зависит от того, что именно подлежит ревизии. Если речь идет о контроле состояния имущества на складе, то в ходе ревизии проверяющие запрашивают отчетные документы (ведомости инвентаризации, приходные накладные и т.п.). После анализа документов наступает черед непосредственной проверки имущества: член ревизионной группы в присутствии завкладом проверяет наличие имущества, его состояние. Если проверке подлежит большое количество ТМЦ, то ревизор проводит проверку выборочно. Данные о состоянии имущества и его наличии фиксируются в ревизионном акте.

При ревизии наличности в кассе проверяющий предварительно анализирует документы о движении средств и остатках за предыдущие периоды. В день проверки ревизор запрашивает у заведующего кассой:

• ведомость о движении и остатках денежных средств;
• кассовую книгу и первичные документы, на основании которых делались записи в книге;
• приходные и расходные ордера.

В ходе проверки записи в книге сверяются с первичными документами и ордерами, наличность в кассе пересчитывается на соответствие сумме, указанной в ведомости об остатках. Ревизором в организации может выступать бухгалтер (см. → ).

Ревизия хозяйственной деятельности

Отдельно стоит поговорить о ревизии хозяйственной деятельности предприятия. Данное мероприятия может включать себя как комплексную проверку всех финансовых показателей фирмы, так и быть направленной на контроль одного из направлений деятельности компании, в частности::

• контроль за поступлением и расходованием наличности в кассе, а также безналичных средств на банковских счетах;
• анализ наличия ОС и ТМЦ, его состояния;
• ревизия сделок, заключенных с контрагентами.

Пример №1 . В приказе на проведение ревизии хоздеятельности АО «Спартак» указаны следующие мероприятия по сплошной ревизия сделок «Спартака» за прошедший год.

На подготовительном этапе ревизоры проанализировали финансовую отчетность «Спартака» за последние 2 года (отчет о финрезультатах, баланс). На основании проведенного анализа была составлена программа ревизии, в ходе которой проверяющие:

• запросили копии договоров, заключенных «Спартаком» с контрагентами в течение года, предшествующего ревизии. В пакет запрашиваемых документов также входили копии первичных документов в рамках соглашений (акты, накладные, счета);
• провели анализ корректности оформления документов (наличие всех необходимых реквизитов, подписей и т.п.);
• сверили данные, отраженные в учете, с первичными документами;
• провели контроль лимитов договоров. Сумма оборотов, проведенных в рамках каждого из договоров, была сверена с лимитом, указанном в соглашении;
• проанализировали цену договоров на предмет соответствия рыночным показателям.

По результатам проведенной проверки не было выявлено каких-либо нарушений, о чем и было указано в акте ревизии.

Этап 3. Оформление результатов

Завершающий этап проведения ревизии – составление акта о ее результатах. В документ следует включить:

1. Общую информацию о целях ревизии, данные об ответственных лицах проверяемого подразделения;
2. Список документов, которые были предварительно обработаны ревизионной группой, также бумаги, которые были запрошены и проверены в ходе ревизии;
3. Описание результатов проверки. В данном пункте необходимо указать выявленные нарушения и злоупотребления, а также ошибки, влияющие на проверяемые показатели и деятельность фирмы в целом. Если в ходе ревизии подлежало несколько направлений деятельности, то результат проверки следует оформлять отдельным пунктом по каждому из направлений (например, отдельно результаты ревизии наличности в кассе, отдельно – проверка сохранности ТМЦ на складе);
4. Заключение. При отсутствии нарушений, ревизионная группа, в зависимости от направления проверки, подтверждает достоверность данных отчетности, корректность ведения учета, отсутствие злоупотреблений в части подписания контрактов, невыявление фактов растрат денежных средств и т.п. Если нарушения все же были выявлены и описаны в основной части ревизионного акта, то в заключении документа следует сделать выводы о результатах нарушений и злоупотреблений, их влиянии на финансовые показатели компании.

После подписания акта проверки членами ревизионной группы, его подают на ознакомление и подпись начальнику проверяемого подразделений, после чего передают главному бухгалтеру и руководителю компании.

Вам понадобится

• распечатанные листы с ассортиментным перечнем в двух экземплярах, ручки, программа автоматизации учета

Инструкция

Закройте магазин , если ревизия проводится вечером. Отложенная на ночные часы, она рискует затянуться. Во-первых, головы присутствующих уже не такие светлые. Во-вторых, персонал будет нервничать, что не успеет на . А присутствие работников многим специалистам видится целесообразным. К тому же вечером подсознательно сильно желание все сделать быстрее, на деле приводящее к искажению цифр или товарных остатков.

Распечатайте ассортиментный товаров в двух экземплярах. Один экземпляр – у проверяющего, второй – у директора, управляющего или товароведа, в зависимости от того, кто в магазине является старшим согласно штатному расписанию. Двигайтесь не по списку, а по местам складирования . Например, в продуктовом магазине сперва провести ревизию камер глубокой заморозки. Товар на подтоварниках выносится в коридор, каждое наименование по очереди взвешивается или обсчитывается (если речь идет о штучном товаре). Все показатели фиксируются. Делать это следует быстро, иначе замороженные могут таять. Не закончив с одной камерой, не стоит приступать к другой. В таком случае можно будет что-то забыть.

Закончите с весовым товаром, переходите к штучному (в упаковках по несколько единиц) и мелкоштучному (в индивидуальных упаковках). В последнюю очередь во время ревизии продуктовом магазине обсчитывают алкогольные напитки. Как правило, к ним стоит отнестись с еще большим вниманием, чем к прочему товару. Дело в том, что некоторые недобросовестные продавцы могут приносить свой алкоголь, чтобы реализовать его через ваш магазин, а прибыль положить в собственный карман. О том, что вы упускаете выгоду даже говорить не приходится, это безусловно. Но есть еще больший минус, который может бременем лечь на вашу организацию. Речь о несоответствии дат разлива, акцизных марок и прочих маркировок с теми, которые отражены в сопроводительной документации на продукцию от вашего поставщика. Любая это сразу увидит, и вы понесете потери, не в больше, чем от упущенной выгоды. Так что во время ревизии к алкоголю стоит присмотреться внимательно…

Приступайте к введению товарных остатков в программу, которой пользуетесь в своем магазине . Как правило, крупные торговые точки имеют одну из универсальных систем автоматизации, которая после введения данных сразу готова будет выдать результат ревизии. Если системы автоматизации нет, и все придется считать вручную, имеет смысл воспользоваться следующей формулой: «результат последней ревизии плюс приход минус расход равно остаток сегодняшней ревизии». Это то, что должно получиться. Сравните с реальными данными и сами увидите, как обстоят дела в вашем магазине .

Обратите внимание

Ревизия должна проводиться с утра, если ее делать вечером, высок риск «замыливания» взгляда и некоторые виды товара рискуют остаться неучтенными.

Полезный совет

Проводите ревизию в присутствии подотчетных лиц. В противном случае высок риск повышенной напряженности со стороны последних.

Источники:

• как проводить ревизию

В современном мире предпринимательства и огромного количества торговых центров, павильонов и магазинов существует одна общая необходимая операция, которая позволяет подсчитать количество товара, находящегося на реализации и выяснить, не происходит ли со стороны недобросовестных продавцов хищение товаров.

Решение проводить ревизию принимается руководством или же она проходит в соответствии с графиком, который обозначает ревизор или ревизорская группа данной . Проводить ревизию - значит контролировать весь процесс от начала и до кона.

Для проведения ревизии необходимо сначала детально ознакомиться с книгами прихода-расхода, а также с программой, в которой расписано, товаров находится на балансе в данный момент.

После этого необходимо каждую группу товаров отдельно по их наличию, затем сравнить полученные данные с обозначенными в сводном балансе. В идеале они должны совпадать полностью. Однако на практике происходит часто так, что куда-то волшебным образом исчезают товары. Здесь могут быть несколько вариантов, но прежде всего, нужно исключить ошибку в пересчете, для этого нужно тот же ассортимент проверить поштучно еще раз и если выяснится недостача товара, начать анализ, каким образом это могло произойти.

По практике торговых фирм, сумма товара, который был утрачен, делится на всех , которые по данному направлению товара вели торговлю. Не исключен и случай кражи товара , но цель ревизии не расследовать причинно-следственные отношения, а выяснить, имеет ли место быть недостача или нет.

Для грамотного проведения ревизии необходимо составлять протокол ревизии, в котором будут подписи всех лиц, которые принимали участие в данном мероприятии во избежание несогласия насчет обозначенных цифр недостачи.

Проводить ревизию логичнее всего в конце , так как она станет хорошим итогом и позволит помесячно анализировать наличие убытков в данном торговом секторе. О ревизии, всех участвующих в ней, необходимо . Также необходимо составлять план по магазинам такой, чтобы была возможность привлечь сотрудников в помощь ревизорам для пересчета продукции, тогда время ревизии значительно сократится, а коэффициент полезности повысится.

Ревизия - очень действенный инструмент не только контроля, но и психологического устрашения продавцов и ответственных за товар менеджеров, так как она наглядно демонстрирует, что любое хищение продукции станет дополнительной финансовой нагрузкой на всех, кто к продукции имел хоть какое-то отношение.

Видео по теме

Ревизия — это основной метод , она осуществляется с целью установления законности финансовой дисциплины на конкретном объекте. Законодательство закрепляет обязательный и регулярный характер ревизии. Она проводится на месте и основывается на проверке первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, фактического наличия денежных средств. Как правило, ревизии проходят на основе заранее составленной программы работы ревизоров, которые наделены широкими правами: проверять на ревизуемых предприятиях первичные документы, бухгалтерскую отчетность, планы, сметы, фактическое наличие денег, ценных бумаг; проводить частичные или сплошные инвентаризации, опечатывать склады, кассы; привлекать специалистов и экспертов для проведения ревизии и др.

Ревизии подразделяются на несколько видов:

По времени осуществления ревизии бывают плановые и внеплановые. В основном ревизии проводятся в соответствии с планом, который составляется в вышестоящих органах, министерствах и ведомствах. Плановые ревизии в производственной сфере проводятся не реже одного раза в год, а в непроизводственной сфере — не реже двух раз в год.

По обследуемому периоду деятельности ревизии бывают фронтальные и выборочные. При фронтальной (полной) ревизии проверяется вся финансовая деятельность субъекта за определенный период. Выборочная (частичная) ревизия представляет собой проверку финансовой деятельности только за короткий период времени.

По объему деятельности ревизии подразделяются на комплексные, при которых проверяется финансовая деятельность данного субъекта в различных областях, и тематические, которые сводятся к обследованию какой-либо сферы финансовой деятельности.

Юридическое значение акта ревизии

По окончании ревизии членами комиссии составляется акт ревизии — документ, имеющий важное юридическое значение. Он подписывается лицами, производившими ее, а также руководителем и главным бухгалтером проверяемого юридического лица.

В акте ревизии указываются ее цели, основные результаты проверки, выявленные факты нарушения финансовой дисциплины, указываются причины, повлекшие данные нарушения, а также виновные в них. Если у руководителя или главного бухгалтера имеются замечания и возражения, то они приобщаются к акту ревизии. На основе ее акта принимаются меры по устранению выявленных нарушений финансовой дисциплины, к возмещению причиненного материального ущерба, виновные привлекаются к ответственности, разрабатываются предложения по предупреждению нарушений. В случае необходимости в ходе ревизии составляется промежуточный акт, а материалы ревизии направляются следственным органам для возбуждения уголовного дела. Руководитель проверяемой организации должен принять меры к устранению выявленных нарушений до окончания проведения ревизии.

Акты ревизий, проведенных в порядке ведомственного контроля, предоставляются Министерству финансов РФ, финансовым органам субъектов РФ и местным органам по их требованию.