Документы по передаче основных средств. Формы первичных документов по учету основных средств

Любые хозяйственные операции в организации оформляются первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). И операции с объектами основных средств - не исключение. О документальном оформлении основных средств (ОС) в организации расскажем в нашей консультации.

Есть ли обязательные формы для ОС

Действующее бухгалтерское законодательство не предусматривает обязательное использование какой-либо определенной первички для документального оформления движения основных средств и их наличия (Информация Минфина № ПЗ-10/2012).

В то же время можно использовать формы, которые для учета объектов основных средств были утверждены Госкомстатом. В любом случае, какие бы формы организация не использовала («госкмостатовские» или самостоятельно разработанные, в т.ч. на основе документов Госкмостата), эти формы ей необходимо закрепить в .

Приведем в нашей консультации те основные формы первичных учетных документов для объектов ОС, которые были утверждены Госкомстатом. Ведь именно они в настоящее время используются наиболее широко, в т.ч. применяются по умолчанию в большинстве бухгалтерских программ.

Документальный учет поступления ОС

При поступлении основных средств в организацию наиболее часто используются как товарная накладная (форма № ТОРГ-12) (Постановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132), так и формы, утвержденные Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7. К ним, частности, относятся:

• форма № ОС-1);
• форма № ОС-1а);
• форма № ОС-1б);
• Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14).

Документальный учет наличия и движения объектов ОС

Для текущего учета ОС на поступившие объекты оформляется один из следующих документов:

• Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма № ОС-6);
• Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма № ОС-6а);
• Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма № ОС-6б).

Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7 предусмотрены также следующие первичные учетные документы, которыми могут оформляться:

• прием-передача оборудования в монтаж (форма № ОС-15 «Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж»);
• обнаружение дефектов оборудования (форма № ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования»);
• внутреннее перемещение объектов ОС внутри организации (между структурными подразделениями) (форма №ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств»);
• прием-сдача объектов ОС из ремонта, реконструкции, модернизации (форма № ОС-3 «Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств»).

Документальный учет выбытия ОС

При выбытии объектов ОС могут использоваться, в частности, такие формы первичных учетных документов в зависимости от причины выбытия:

• Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1);
• Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма № ОС-1а);
• Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1б);
• Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (

Какие документы должны быть оформлены в компании по учету основных средств (далее ОС).Какими документами отражается движение ОС (принятие к учету, перемещение, передача другому МОЛ, выбытие). Какие налоговые риски могут быть при отсутствии данных документов, если они оформляются только в 1С (без распечатки).Когда мы обязаны вводить в эксплуатацию ОС по бухгалтерскому и налоговому учету, есть ли разница по дате ввода в эксплуатацию, какие могут возникать разницы между БУ и НУ.

Организация самостоятельно определяет момент ввода основных средств в эксплуатацию, однако, могут возникнут временные разницы, поскольку амортизация в налоговом учете начисляется с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имущество было введено в эксплуатацию. А в бухгалтерском учете начислять амортизацию нужно начиная с месяца, следующего за тем, в котором имущество было принято к учету в качестве основного средства.

По общему правилу, для оформления приемки или продажи основного средства потребуется акт приема-передачи основного средства по форме ОС-1. Для внутреннего перемещения потребуется накладная по форме ОС-2. Порядок заполнения форм приведен ниже.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Документальное оформление

После обследования поступившего имущества комиссия должна дать заключение о возможности его использования. Такую отметку ставят, оформляя приобретенное имущество, в акте приемки-передачи основного средства. Этот документ составьте на основе типовых форм или же самостоятельно разработанных, главное, чтобы в них были все необходимые реквизиты .

Типовые бланки актов приема-передачи для основных средств есть разные:*

• форма № ОС-1 ;
• форма № ОС-1б ;
• для одного здания или сооружения – форма № ОС-1а .

Какую бы форму вы ни использовали – типовую или самостоятельно разработанную, руководитель должен ее утвердить в приказе.

Поставщик учитывал продаваемое имущество как товар . В этом случае акт приемки-передачи составляет только покупатель, то есть вы. Акт составьте на основании товаросопроводительных и технических документов, приложенных к основному средству. Например, товарной накладной, паспорта объекта и инструкции пользователя. При этом реквизиты поставщика, которые предусмотрены в начале акта, а также разделы «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи» и «Сдал» не заполняйте. Ведь у поставщика при реализации такого имущества передача основного средства не происходит. Следовательно, составлять акт приемки-передачи основного средства он не обязан. Об этом сказано в письме Росстата от 31 марта 2005 г. № 01-02-09/205 .

При любом из перечисленных вариантов в акте приемки-передачи должны быть указаны:*

• номер и дата составления акта;
• полное наименование основного средства согласно технической документации;
• название организации-изготовителя;
• место приемки основного средства;
• заводской и присвоенный инвентарный номера основного средства;
• номер амортизационной группы и срок полезного использования объекта основных средств;
• сведения о содержании драгоценных металлов, камней;
• другие характеристики основного средства.

Оформленный акт утверждает руководитель организации, предприниматель или специально уполномоченный сотрудник.

Одновременно с составлением акта приемки-передачи на каждый объект или группу однородных объектов заполните инвентарную карточку или инвентарную книгу, правда, последняя предназначена только для малых предприятий . Сделать это можно, воспользовавшись формами № ОС-6 , ОС-6а ,ОС-6б или самостоятельно разработанной формой. Эти документы заполняйте в одном экземпляре на основании данных акта и сопроводительных документов, например, технических паспортов. В дальнейшем в инвентарную карточку или книгу вносите сведения обо всех изменениях, влияющих на учет основного средства. Таких как переоценка, модернизация, внутреннее перемещение, выбытие.

Сергей Разгулин,

Такой порядок предусмотрен в указаниях , утвержденных постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 .*

Сергей Разгулин ,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Документальное оформление

Продажу основных средств оформите типовыми документами или же используйте самостоятельно разработанные формы. В последнем случае главное, чтобы в бланках были все необходимые реквизиты . Какую бы форму вы не использовали – типовую или самостоятельно разработанную, руководитель должен ее утвердить .

Типовые формы актов приема-передачи для продажи основных средств есть разные:*

• для одного объекта, кроме зданий и сооружений, – форма № ОС-1 ;
• для нескольких однородных объектов, кроме зданий и сооружений, – форма № ОС-1б ;
• для здания или сооружения – форма № ОС-1а .

По общему правилу акты надо составлять на дату, когда право собственности на имущество переходит от продавца к покупателю. Обычно по умолчанию это происходит в день отгрузки, если иное не предусмотрено в договоре поставки. Исключение предусмотрено лишь для зданий или сооружений. Акт о приемке таких объектов составляют на дату передачи объекта. При этом неважно, зарегистрированы права собственности на объект или нет.

Составляют акты на основе технической документации на основное средство, а также данных бухучета. Например, обороты по счету 02 «Амортизация основных средств» позволят заполнить сведения о сумме начисленной амортизации.

Акты оформляйте в двух экземплярах, один из которых передайте покупателю. При этом раздел «Сведения об объектах основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету» не заполняйте. Это должен сделать покупатель в своем экземпляре акта. Оба экземпляра акта должны быть подписаны и утверждены как поставщиком, так и покупателем.

В актах укажите:*
– номер и дату составления;
– полное наименование основного средства согласно технической документации;
– название организации-изготовителя;
– место передачи основного средства;
– заводской и присвоенный инвентарный номера основного средства;
– номер амортизационной группы, срок полезного использования основного средства и фактический срок эксплуатации;
– сумму амортизации, начисленную до продажи основного средства, его остаточную стоимость;
– сведения о содержании драгоценных металлов, камней;
– другие характеристики основного средства.

Одновременно с составлением указанных актов внесите сведения о выбытии основного средства в инвентарную карточку или в книгу (предназначена для малых предприятий). Эти документы можно составлять по формам № ОС-6 , ОС-6а или ОС-6б . Сведения вносите на основании акта о приеме-передаче.

В актах требуется сослаться на заключение комиссии. Такую комиссию надо создать в организации для контроля за выбытием основных средств. Участниками комиссии могут быть главный бухгалтер, материально-ответственные лица и другие сотрудники. Состав должен утвердить руководитель организации, издав приказ .

Сергей Разгулин ,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Электронные документы

Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись ().*

Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (). От того, какую подпись использует организация, будет зависеть юридическая сила документа.

Так, первичные документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной

Если организация решила оформлять первичные документы в электронном виде, этот способ ведения документации нужно отразить в учетной политике . В частности, в учетной политике нужно зафиксировать:*
– перечень документов, участвующих в электронном документообороте;
– список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов;
– способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
– порядок хранения электронных документов;
– способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).

В эти формы можно добавить специальные графы для внесения необходимых сведений налогового учета. В частности, таких:*

• дата ввода в эксплуатацию;
• первоначальная стоимость;
• срок полезного использования (амортизационная группа);
• способ начисления амортизации.

Вы также вправе создать и утвердить собственную форму акта ввода в эксплуатацию. Главное, чтобы в нем были все необходимые реквизиты . Иначе документ не признают первичным. Например, можно составить такой акт ввода в эксплуатацию .

В любом случае форму документа, которым вы оформите ввод в эксплуатацию и оприходование имущества в качестве основного средства, утверждает руководитель приказом к учетной политике.*

О готовности объекта к эксплуатации будет также свидетельствовать заключение специальной комиссии. Его достаточно указать прямо в акте ввода в эксплуатацию. Для этого можно привлечь комиссию, которая занята приемкой приобретенных основных средств .*

Кроме того, на основное средство заводят инвентарную карточку или книгу в зависимости от того, как вы учитываете основные средства. При этом можно воспользоваться следующими типовыми формами: № ОС-6 , ОС-6а , ОС-6б .

Ситуация: как определить дату, когда основное средство ввели в эксплуатацию

Датой ввода в эксплуатацию считайте день, когда основное средство будет готово к использованию. Подтвердите это актом или отдельным приказом .*

Момент, когда вы фактически начнете использовать имущество, значения не имеет. Ведь готовое к использованию имущество начинает изнашиваться и морально устаревать сразу. Его нужно амортизировать. При этом если объект не введен в эксплуатацию, его не амортизируют. Это следует из пункта 4 статьи 259 Налогового кодекса РФ.

Исключение предусмотрено только для законсервированного имущества. Но даже его все равно сначала вводят в эксплуатацию, а потом консервируют .

Внимание: если документов, подтверждающих дату ввода объекта основных средств в эксплуатацию, не будет, при проверке налоговые инспекторы могут исключить начисленную амортизацию из затрат, учтенных при расчете налога на прибыль. Связано это с тем, что в отличие от бухучета в налоговом учете амортизация начисляется со следующего месяца после ввода объекта основных средств в эксплуатацию (п. 4 ст. 259 НК РФ). Как следствие, на сумму недоимки организации начислят пени и штрафы.*

Чтобы зафиксировать дату ввода в эксплуатацию, используйте типовые документы – формы № ОС-1 , ОС-1а илиОС-1б . Для этого в них добавьте графу «Дата ввода основного средства в эксплуатацию». Так позволяет поступить Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации , утвержденный постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 . Дополнительный реквизит в форме № ОС-1 пропишите в учетной политике .*

В качестве альтернативы можно использовать акт ввода в эксплуатацию, разработанный самостоятельно , или просто зафиксировать дату приказом руководителя.

Для бухучета факт ввода в эксплуатацию не столь важен. Ведь в составе основных средств на счете 01 нужно отражать любое имущество, соответствующее установленным критериям . И начинать амортизировать основное средство в бухучете нужно именно после его принятия к бухучету.

Если основное средство начали фактически эксплуатировать позже принятия его на учет, то к счету 01 () откройте субсчета «Основные средства на складе (в запасе)» и «Основные средства в эксплуатации». Принятие на учет основного средства отразите в общем порядке проводкой:

Дебет 01 (03) Кредит 08
– принято к учету основное средство.

Когда, наконец, основное средство будут фактически эксплуатировать, сделайте проводку:

Дебет 01 (03) субсчет «Основные средства в эксплуатации» Кредит 01 (03) «Основные средства на складе (в запасе)»
– введено в эксплуатацию основное средство.

Здания, сооружения и другие объекты недвижимости можно принять на учет и ввести в эксплуатацию еще до того, как документы, подтверждающие переход права собственности, будут поданы на регистрацию. Это следует из пункта 41 Положения по бухучету и отчетности, пункта 52 Методических указаний, утвержденных .

Ввод в эксплуатацию отражайте проводкой:

Дебет 01 субсчет «Основные средства , права собственности на которые не зарегистрированы» Кредит 08
– принято к учету и введено в эксплуатацию основное средство, право собственности на которое не зарегистрировано.

Принимая к учету имущество в качестве основного средства, комиссия устанавливает срок его полезного использования. Такой срок необходим для начисления амортизации. В бухучете амортизацию начисляйте с месяца, следующего за тем, в котором основное средство поставили на учет. То есть после отражения на счете 01 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н).

В налоговом же учете амортизацию начисляйте с месяца, следующего за вводом основного средства в эксплуатацию. Такой порядок установлен в пункте 4 статьи 259 Налогового кодекса РФ. При этом срок, в течение которого первоначальную стоимость списывают, обычно устанавливают исходя из того, к какой амортизационной группе относится имущество .*

Срок полезного использования основного средства для целей бухучета комиссия может определить двумя способами:

• по правилам, установленным в пункте 20
• периода, по окончании которого основное средство предположительно будет непригодно к дальнейшему использованию, то есть физически изношенным или морально устаревшим. При этом учитывают режим (количество смен) и негативные условия эксплуатации основного средства, а также систему или периодичность проведения ремонта;
• нормативно-правовых и других ограничений использования основного средства (например, срока аренды).

Срок полезного использования основного средства установите приказом руководителя, составленным в произвольной форме. В дальнейшем этот срок можно пересмотреть только после проведения реконструкции, модернизации, достройки или дооборудования основного средства.

Во всех остальных случаях срок полезного использования основного средства пересмотреть нельзя вне зависимости от того, эксплуатируют или нет основное средство после окончания ранее установленного срока полезного использования. Такой порядок следует из абзаца 6 пункта 20 ПБУ 6/01 и пунктов).*

Обратите внимание: срок полезного использования основного средства, установленный в бухучете, важен при расчете налога на имущество. Связано это с тем, что налог на имущество рассчитывают с остаточной стоимости основного средства, сформированной в бухучете (п. 1 ст. 375 НК РФ).

Чем больше срок полезного использования основного средства, установленный для целей бухучета, тем дольше организация будет платить налог на имущество. Соответственно, чем меньше срок, тем меньшую сумму налога на имущество организация заплатит в бюджет.

Поэтому если в бухучете срок полезного использования установлен меньше, чем в налоговом учете, то не исключено, что при проверке налоговая инспекция потребует это обосновать. Чтобы исключить эти разногласия, в приказе обоснуйте различия в сроках для целей бухгалтерского и налогового учета.

Сергей Разгулин ,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Операции по движению (поступление, внутреннее перемещение, выбытие) основных средств оформляются первичными учетными документами.

«Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)» (ф. № ОС-1) , «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)» (ф. № ОС-1А), «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)» (Ф. № ОС-1Б) используется для оформления и учета операций приема-передачи объектов ОС в организации или между организациями для ввода их в эксплуатацию, поступивших по договорам купли-продажи, мены, дарения, финансовой аренды, путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собственных нужд, а также выбытия из состава ОС при передаче (продаже, мене) другой организации. Акт утверждается руководителями организации-получателя и организации-сдатчика. Составляется в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается техническая документация, относящаяся к данному объекту.

«Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств» (ф. № ОС-2) применяется для оформления и учета перемещения объектов ОС внутри организации из одного структурного подразделения (цех, отдел, участок) в другой. Выписывается передающей стороной (сдатчиком) в 3-х экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у лица, ответственного за сохранность объекта ОС сдатчика, третий – передается получателю.

«Акт приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств» (ф. № ОС-3 ) используется для оформления и учета приема-сдачи объектов ОС из ремонта, реконструкции и модернизации. Подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов ОС, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию. Если ремонтные работы выполняет сторонняя организация, акт составляется в 2-х экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй – передается организации, проводившей ремонт.

«Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)» (ф. № ОС-4 ), «Акт о списании автотранспортных средств» (ф. № ОС-4А), «Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств» (ф. № ОС-4Б) используются для оформления и учета списания пришедших в негодность объектов ОС. Составляются в 2-х экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у лица, ответственного за сохранность объектов ОС, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания. В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в ГИБДД МВД РФ (Госавтоинспекция).

«Инвентарная карточка учёта основных средств» (ф. ОС-6), «Инвентарная карточка группового учета объекта основных средств» (ф. № ОС-6А), «Инвентарная карточка учета объектов основных средств» (ф. № ОС-6Б) используются для учета наличия объекта основных средств, а также учета движения его внутри организации. Ведутся в бухгалтерии в одном экземпляре. Записи при приеме-передаче производятся на основании актов о приеме-передаче объектов (ф. № ОС-1, ОС-1а, ОС-1б) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей). Прием, перемещение объектов ОС внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов.

«Акт о приеме (поступлении) оборудования» (ф. ОС-14) используется для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта ОС. Его составляет комиссия, уполномоченная на прием ОС, в 2-х экземплярах. Утверждается руководителем или уполномоченным им лицом. В случае невозможности проведения качественной приемки оборудования при его поступлении на склад Акт (Ф. № ОС-14) является предварительным, составленным по наружному осмотру. Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя или лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке.

«Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж» (ф. № ОС-15 ) используется при передаче заказчиком оборудования в монтаж представителю монтажной организации. При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный Акт (ф. № ОС-15) не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта.

«Акт о выявленных дефектах оборудования» (ф. ОС-16) используется для предъявления заказчиком претензий организации – изготовителю оборудования, которое монтируется для него подрядчиком. Его подписывают заказчик, подрядчик, изготовитель..

Организации, имеющие небольшое количество ОС, пообъектный учет организуют в инвентарной книге учета объектов основных средств (ф. № ОС-66), записи производят по группам ОС и местам эксплуатации.

При наличии большого количества объектов основных средств в местах их нахождения ведут инвентарные списки, которые служат для контроля за сохранностью ОС.

На объект основных средств, полученный в аренду, рекомендуется открывать инвентарную карточку. Данный объект может учитываться арендатором по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем.

В бухгалтерии инвентарные карточки помещают в картотеку в соответствии с группами ОС. Инвентарные карточки на принятые к учету объекты, а также выбывшие в течение месяца могут находиться до конца месяца обособлено от инвентарных карточек остальных основных средств.

Все объекты ОС, кроме зданий и сооружений находятся под имущественной ответственностью материально – ответственных лиц.

Аналитический учет ОС ведется в инвентарных карточках, которые являются основным регистром аналитического учета. Данные инвентарных карточек ежемесячно суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств.

Поскольку речь пойдет о , напомним читателям основные положения, касающиеся основных средств. Правила формирования в бухгалтерском учете информации об основных средствах организации установлены Положением по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденным Приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. N 26н (далее - ПБУ 6/01).

При формировании информации об объектах основных средств организациям, помимо ПБУ 6/01, следует руководствоваться Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. N 91н (далее - Методические указания N 91н).

К бухгалтерскому учету в качестве основных средств согласно п. 4 ПБУ 6/01 принимаются активы , в отношении которых одновременно выполняются следующие четыре условия :

Объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ, оказании услуг, для управленческих нужд организации, для предоставления в аренду;

Объект предназначен для использования в течение срока продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

Организация не предполагает последующую перепродажу объекта;

Объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

Обратите внимание! Активы, в отношении которых выполняются перечисленные выше условия и стоимостью в пределах лимита, установленного учетной политикой организации, но не более 20 000 руб. за единицу, могут отражаться в бухгалтерском учете и отчетности в составе материально-производственных запасов. С целью обеспечения сохранности таких объектов в организации следует организовать контроль их движения.

Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект . Инвентарным объектом в соответствии с п. 6 ПБУ 6/01 признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций. Инвентарным объектом может быть также обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, и предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно сочлененных предметов представляет собой один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющие общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый предмет, входящий в комплекс, может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

Согласно п. 11 Методических указаний N 91н каждому инвентарному объекту основных средств должен быть присвоен соответствующий инвентарный номер .

Если один объект имеет несколько частей с различными сроками полезного использования, существенно отличающимися друг от друга, каждая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект и каждой такой части присваивается отдельный инвентарный номер. Объекту, состоящему из нескольких частей с одинаковым сроком полезного использования, присваивается один инвентарный номер.

В течение всего периода нахождения основного средства в организации инвентарный номер, присвоенный объекту, сохраняется. При выбытии объекта его инвентарный номер не рекомендуется присваивать новому объекту в течение пяти лет по окончании года выбытия.

Срок полезного использования определяется организацией при принятии объекта к учету, что установлено п. 20 ПБУ 6/01. Срок определяется с учетом нескольких факторов, в частности с учетом ожидаемого срока использования объекта, ожидаемого физического износа, нормативно-правовых и иных ограничений.

При установлении срока полезного использования организациям следует руководствоваться Общероссийским классификатором основных фондов ОК 013-94, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. N 359, а также Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 января 2002 г. N 1 "О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы" (далее - Постановление N 1), которое может использоваться в целях бухгалтерского учета.

Пунктом 7 Методических указаний N 91н установлено, что операции по движению основных средств оформляются первичными учетными документами. В качестве первичных учетных документов могут применяться унифицированные первичные документы по учету основных средств, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7 (далее - Постановление N 7). Утвержденные унифицированные формы должны применяться юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации, что установлено п. 2 Постановления N 7. Исключение составляют кредитные организации и бюджетные учреждения.

Всего названным Постановлением утверждено 14 форм первичных документов, но для документального оформления поступления основных средств должны применяться, в частности, следующие документы :

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1);

Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма N ОС-1а);

Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1б);

Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма N ОС-6);

Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма N ОС-6а);

Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма N ОС-6б).

Акты форм N N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию, поступивших:

По договорам купли-продажи, мены, дарения, финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя) и другим договорам;

Путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке.

Объекты, не требующие монтажа, включаются в состав основных средств в момент приобретения. Включение в состав основных средств объектов, требующих монтажа, осуществляется после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию.

Акты о приеме-передаче , утверждаемые руководителями организации-получателя и организации-сдатчика, составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается техническая документация, относящаяся к объекту.

Основанием для отражения операции по приобретению основного средства в бухгалтерском учете является надлежащим образом оформленный первичный документ. В качестве примера приведем Постановление ФАС Дальневосточного округа от 21 марта 2006 г., 14 марта 2006 г. N Ф03-А51/06-1/176. Организации, приобретшей объект основных средств, было отказано в его регистрации, поскольку для регистрации не был представлен Акт формы N ОС-1.

Из материалов дела следует, что между организацией-продавцом и организацией-покупателем заключен договор купли-продажи экскаватора.

Покупатель в соответствии с Правилами государственной регистрации тракторов, самоходных дорожно-строительных и иных машин и прицепов к ним органами государственного надзора за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники в Российской Федерации обратился в инспекцию Гостехнадзора с заявлением о регистрации приобретенного по договору экскаватора.

Инспекция Гостехнадзора в государственной регистрации экскаватора отказала в связи с непредставлением акта приема-передачи основных средств (форма N ОС-1). Данные обстоятельства послужили основанием для обращения организации-покупателя в арбитражный суд.

Отказывая в удовлетворении заявления, арбитражный суд исходил из следующего. В соответствии с п. 2.8.6 Правил регистрация приобретенных машин, номерных агрегатов, ранее состоящих на учете (кроме указанных в п. 2.8.2 Правил), производится за владельцами при представлении регистрационных документов с отметкой о снятии их с учета по прежнему месту регистрации, паспортов машин и документов, подтверждающих право собственности на машину, номерной агрегат.

Документом, подтверждающим право собственности на машину, номерной агрегат согласно п. 2.8.6.1 Правил является акт приема-передачи основных средств (форма N ОС-1).

Поскольку предусмотренный Правилами в качестве необходимого документа акт формы N ОС-1 в инспекцию Гостехнадзора не был представлен, арбитражный суд обоснованно пришел к выводу об отсутствии оснований для признания недействительным отказа в совершении регистрационных действий в отношении экскаватора.

Довод организации-покупателя об отсутствии необходимости составления акта формы N ОС-1, мотивированный тем, что экскаватор не был принят к учету как объект основных средств по дебету счета 01 "Основные средства", не принят во внимание кассационной инстанцией как несостоятельный.

Спорные регистрационные действия регламентированы Правилами, которые, указывая акт приема-передачи основных средств (форма N ОС-1) в качестве необходимого документа, подтверждающего право собственности на машину, номерной агрегат, не оговаривают его представление какими-либо условиями, в том числе принятием машины или номерного агрегата на бухгалтерский учет в качестве объекта основных средств по дебету счета 01 "Основные средства".

Формы N N ОС-1 и ОС-1а содержат такой реквизит, как "Государственная регистрация прав на недвижимость" с указанием номера и даты. В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденных Постановлением N 7, сказано, что этот реквизит заполняется на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним. Напомним, что к недвижимым вещам согласно ст. 130 Гражданского кодекса Российской Федерации относятся земельные участки, участки недр и все, что прочно связано с землей, то есть объекты, перемещение которых без несоразмерного ущерба их назначению невозможно, в том числе здания, сооружения, объекты незавершенного строительства. К недвижимым вещам относятся также подлежащие государственной регистрации воздушные и морские суда, суда внутреннего плавания, космические объекты. Законом к недвижимым вещам может быть отнесено и иное имущество.

Нередко организации задают вопрос о том, следует ли заполнять этот реквизит при приобретении автотранспортных средств. Разъяснения по этому поводу содержатся в п. 5 Письма Федеральной службы Госстатистики от 31 марта 2005 г. N 01-02-09/205 "О порядке применения и заполнения унифицированных форм первичной учетной документации N N ОС-1 и ОС-4а, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7". В Письме, в частности, сказано, что реквизит "Государственная регистрация прав на недвижимость" формы N ОС-1 заполняется в случаях совершения сделок только с недвижимым имуществом, права на которое подлежат государственной регистрации в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 1997 г. N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним". Данный реквизит не предусматривает ссылки на документ с указанием номера и даты регистрации автомобиля в ГИБДД, поскольку автотранспортные средства к недвижимости не относятся.

Формы N N ОС-1 и ОС-1а содержат разд. 1 "Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи". Раздел 1 заполняется на основании данных передающей стороны, то есть в том случае, если принимается к учету объект, ранее использовавшийся в другой организации. Эти данные имеют информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации.

В п. 2 упомянутого выше Письма Федеральной службы Госстатистики от 31 марта 2005 г. N 01-02-09/205 даны следующие разъяснения. В форме N ОС-1 реквизит с грифом "Утверждаю" заполняется обеими организациями (получателем и сдатчиком) при передаче объекта основных средств с баланса на баланс с целью включения объектов в состав основных средств или их выбытия из состава основных средств (операция приема-передачи объектов).

Если объект приобретается через сеть оптовой или розничной торговли для использования его покупателем в качестве основного средства, форму N ОС-1 заполняет только организация-получатель (покупатель). При этом реквизиты организации-сдатчика (продавца), то есть левый блок с грифом "Утверждаю" (в том числе "Подпись руководителя", "М.П." и "Дата"), не заполняются, поскольку продаваемый объект не числится у продавца в составе основных средств, а является для него товаром (здесь нет бухгалтерской операции приема-передачи, есть договор купли-продажи).

Сделаем небольшое отступление и отметим, что организации наряду с бухгалтерским учетом обязаны вести налоговый учет. Подтверждением данных налогового учета согласно положениям Налогового кодекса Российской Федерации являются :

1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

В Письме УФНС России по г. Москве от 28 апреля 2006 г. N 20-12/35854@ отмечено, что в качестве первичных учетных документов в налоговом учете могут выступать копии первичных документов, используемых в бухгалтерском учете.

В целях налогообложения прибыли амортизируемое имущество распределяется по амортизационным группам в соответствии со сроками его полезного использования. Сроком полезного использования признается период, в течение которого объект основных средств служит для выполнения целей деятельности налогоплательщика. Срок полезного использования определяется налогоплательщиком самостоятельно на дату ввода в эксплуатацию объекта амортизируемого имущества в соответствии с положениями ст. 258 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) и с учетом Классификации основных средств, утвержденной Постановлением N 1.

Согласно п. 12 ст. 259 НК РФ организация, приобретающая объекты основных средств, бывшие в употреблении, вправе определять норму амортизации по этому имуществу с учетом срока полезного использования, уменьшенного на количество лет (месяцев) эксплуатации данного имущества предыдущими собственниками.

В Письме УМНС России по г. Москве от 22 сентября 2004 г. N 26-12/61646 было отмечено, что норма амортизации по объекту основных средств, бывшему в употреблении, определяется путем уменьшения срока полезного использования, установленного Классификацией основных средств, на документально подтвержденное время эксплуатации оборудования предыдущим собственником. При этом в Письме обращено внимание на то, что письмо продавца о периодах эксплуатации объекта предыдущими собственниками не является достаточным основанием для уменьшения срока полезного использования данного оборудования.

Как указано в Письме УФНС России по г. Москве от 7 июля 2008 г. N 20-12/064109 в формах N N ОС-1 и ОС-1а в разд. 1 имеется графа "Фактический срок эксплуатации (лет, месяцев)". Таким образом, при приобретении основного средства, бывшего в эксплуатации, организация может подтвердить срок его эксплуатации предыдущим собственником актом о приеме-передаче объекта основных средств, оформленным в установленном порядке.

Раздел 2, входящий в состав форм N N ОС-1 и ОС-1а и содержащий сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету, заполняется организацией-получателем только в своем экземпляре.

Объект основных средств может находиться в собственности двух или нескольких организаций. Во всех трех формах актов приема-передачи в разделе "Справочно" предусмотрены строки, в которые записываются данные о таких объектах соразмерно доле организации в праве общей собственности. Здесь же указываются сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу ЦБ РФ на дату, выбранную в соответствии с требованиями бухгалтерского учета, для случаев, когда при приобретении объектов основных средств их стоимость выражена в иностранной валюте.

Данные приема объектов в состав основных средств вносятся в инвентарные карточки (книги) учета объектов основных средств (формы N N ОС-6, ОС-6а, ОС-6б) , с помощью которых бухгалтерией организации ведется учет основных средств по объектам. Инвентарная карточка открывается на каждый инвентарный объект.

В организациях с большим количеством основных средств инвентарные карточки, как правило, группируются в картотеке согласно Классификации основных средств, утвержденной Постановлением N 1, а внутри разделов - по месту эксплуатации объектов. Организации, имеющие небольшое количество основных средств, в том числе малые предприятия, учет основных средств по объектам могут осуществлять в инвентарных книгах, где также указываются сведения об объектах основных средств по их видам и местам нахождения.

Основанием для заполнения инвентарной карточки, помимо акта приема-передачи, являются технические паспорта и другие документы на приобретение инвентарного объекта основных средств. В карточке (книге) должны быть приведены данные об объекте основных средств, сроке полезного использования и способе начисления амортизации, установленных организацией. Указываются также индивидуальные особенности объекта основных средств.

Если объект основных средств получен в аренду, то п. 14 Методических указаний N 91н рекомендует также открывать инвентарную карточку, чтобы организовать учет арендованного объекта на забалансовом счете.

Учет объектов основных средств в инвентарных карточках следует вести в рублях, допускается ведение учета и в тысячах рублях, что установлено п. 37 Методических указаний N 91н. Если стоимость объекта при приобретении была выражена в иностранной валюте, то в карточке указывается контрактная стоимость в иностранной валюте.

Первичные учетные документы должны быть надлежащим образом оформлены, то есть в документе должны быть заполнены все необходимые реквизиты и документ должен иметь соответствующие подписи, что установлено п. 7 Методических указаний N 91н.

ОС-1 применяется для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)

Бланк формы Акт ОС-1. Инструкция по заполнению

Бланк формы ОС-1а. Акт о приеме-передаче зданий (сооружений)

Акт приемки-передачи по форме ОС-1а применяется для оформления и учета операций приема, приема-передачи зданий (сооружений) в организации или между организациями для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию, поступивших по:

• договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды;
• путем приобретения за плату денежными средствами;
• изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию;
• выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.

Бланк формы Акт ОС-1а. Инструкция по заполнению

Форма ОС-1б. Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)

Акт приемки-передачи по форме ОС-1б применяется для оформления и учета операций приема, приема-передачи групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) в организации или между организациями для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию, поступивших по:

• договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды;
• путем приобретения за плату денежными средствами;
• изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию;
• выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.

Бланк формы Акт ОС-1б. Инструкция по заполнению

Форма ОС-2. Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств.

Документ используется для оформления операций перемещения объектов основных средств внутри организации из одного подразделения в другое. Форма ОС-2 выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Данные о совершенном перемещении вносятся в инвентарную карточку учета объектов основных средств.

Бланк формы Акт ОС-2. Инструкция по заполнению

Форма ОС-3. Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств

Применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации.

Подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма N ОС-6).

Бланк формы Акт ОС-3. Инструкция по заполнению

Форма ОС-4. Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)

Документ по форме OC-4 предназначен для оформления операций по списанию и выбытию пришедших в негодность объектов основных средств. Является основной формой подтверждающей выбытие. Составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, которая назначается руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом.

Бланк формы Акт ОС-4. Инструкция по заполнению

Форма ОС-4а. Акт о списании автотранспортных средств

С помощью этого документа производится оформление операций по списанию и выбытию пришедших в негодность автотранспортных средств. Форма составляется в двух экземплярах, которые подписываются членами комиссии, назначаемой руководителем организации, документ подписывается руководителем или уполномоченным лицом.

Бланк формы Акт ОС-4а. Инструкция по заполнению

Форма ОС-4б. Акт о списании групп объектов основных средств

Документ предназначен для оформления групповых операций по списанию и выбытию пришедших в негодность основных средств. Форма составляется в двух экземплярах, которые подписываются членами комиссии, назначаемой руководителем организации, документ подписывается руководителем или уполномоченным лицом.

Бланк формы Акт ОС-4б. Инструкция по заполнению

Форма ОС-6. Инвентарная карточка учета объекта основных средств

Инвентарная карточка по форме ОС-6 применяется для организации учета наличия и движения объекта основных средств внутри предприятия. Карточка заводится на каждый инвентарный объект на основании акта приема передачи по форме ОС-1 (ОС-1а,ОС-1б). В этом документе регистрируются вся информации о приеме, перемещении, ремонте, модернизации и иных изменениях объекта основных средств.

Бланк формы Карточка ОС-6. Инструкция по заполнению

Форма ОС-6а. Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств

Инвентарная карточка по данной форме используется для учета наличия объектов основных средств, а также учета их движений его внутри организации. Документ ведется в единственном экземпляре бухгалтерией предприятия на группу объектов. Инвентарная карточка заводится на группу объектов в момент принятия к учету этих объектов на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.).

Бланк формы Карточка ОС-6а. Инструкция по заполнению

Форма ОС-6б. Инвентарная книга учета объектов основных средств

Данная форма учета основных средств может использоваться на малых предприятиях. Записи об объектах основных средств вносятся бухгалтером на основании первичных документов подтверждающих: поступление, перемещение, ремонт, выбытие и иные виды хозяйственных операций. Такими документами могут являться: Форма ОС-1 "Акт о приеме-передаче объекта основных средств", Форма ОС-2 "Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств" и другие.

Бланк формы Книга ОС-6б. Инструкция по заполнению

Форма ОС-14. Акт о приеме (поступлении) оборудования

Данный акт применяется для оформления поступившего на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта основных средств и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете этих операций. Документ составляется комиссией, уполномоченной на прием основных средств, в двух экземплярах.

Бланк формы Акт ОС-14. Инструкция по заполнению

Форма ОС-15. Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж

Этот документ используется при передачи оборудования в монтаж. Форма ОС-15 составляется в двух экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй - передается уполномоченному представителю монтажной организации.

Бланк формы Акт ОС-15. Инструкция по заполнению

Форма ОС-16. Акт о выявленных дефектах оборудования

Документ предназначен для отражения выявленных в процессе монтажа дефектов. Количество заполняемых экземпляров данного документа зависит от от количества сторон подписывающих акт. Как правило, ими являются: заказчик, монтажная организация и завод изготовитель.