Пояснения для налоговой об источниках финансирования. Пояснение по убыткам

Все документы, связанные с налоговой инспекцией, требуется заполнять с особой внимательностью, поскольку даже небольшие ошибки могут повлечь необходимость составления так называемой пояснительной записки, образец которой и пошаговые инструкции по заполнению приводятся далее.

Когда и как необходимо предоставить записку

Список всех ситуаций, при которых организация обязана предоставить пояснительную записку по требованию местной налоговой инспекции, определен законодательно:

1. Если в отчетной декларации есть ошибки или определенные внутренние противоречия, несоответствия между разными данными. В этом случае нужно не только исправить эти некорректные сведения, но и также описать причину несоответствий – все это делается в пояснительной записке свободного образца.
2. Если в декларации сумма налога оказалась меньшей по сравнению с отчетной документацией, которая была предоставлена в налоговую изначально. Опять же налоговые инспекторы, скорее всего, потребуют не только привести сведения в полное соответствие, но и объяснений их происхождения.
3. Если в декларации представлен налог на прибыль с убытком – тогда нужно подробно описать, почему возник этот убыток.

Следует иметь в виду, что на исправление всех некорректных сведений главному бухгалтеру или другому уполномоченному лицу дается не более 5 рабочих дней. Течение этого срока начинается с рабочего дня, который следует за днем получения документа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Документ, который получен от налоговой с требованием исправить некорректную информацию и предоставить пояснительную записку, может быть заверен печатью, но может и оставаться без печати. Такое право всегда оставляет за собой ФНС.

Также следует иметь в виду, что в некоторых случаях компания обязана отреагировать на получение этого письма с требованием предоставления пояснительной записки. Нужно просто подтвердить факт доставки документа, передав квитанцию о приеме тем же способом (по почте или через электронную систему). Нужно иметь в виду, что уведомление о получении следует выслать не позднее 6 рабочих дней. Течение этого срока начинается со дня отправки пояснительной записки по требованию налоговой.

Если же уведомления о получении не поступило, налоговая инспекция может заблокировать счет фирмы. Чтобы произвести разблокировку, необходимо передать инспекторам:

• квитанцию о приеме документа;
• пояснительную записку – по почте, через электронную систему или в ходе личной явки представителя компании.

Тогда блокировка счета снимается не позднее следующего рабочего дня (обычно в тот же день).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Следует разделять случаи, когда в декларации содержатся явные ошибки (по невнимательности) или просто несоответствия. Если есть некорректная информация, то направлять нужно не пояснительную записку, а полностью исправленную декларацию.

Способов отправки пояснительной записки вне зависимости от причин требований налоговой инспекции две:

1. Можно принести самостоятельно в канцелярию ведомства – представитель компании, уполномоченный на подобные действия, приходит лично.
2. Также можно отправить документ и по почте, при этом письмо следует сопроводить описью вложения всех документов с указанием их количества и вида (оригинал или копия). Отправлять нужно только заказным письмом.

Лучше всегда оставлять копию пояснительной записки при себе. Она может понадобиться, если по каким-либо причинам письмо не дойдет в налоговую или она затребует прислать его еще раз.

В общем виде этот документ предваряется словами:

Образец пояснительной записки 2019

Установленной формы пояснительной записки не существует, поэтому организация может придерживаться собственного образца, взяв за пример некоторые из ниже приведенных вариантов.

Пояснение по убыткам

Это один из самых распространенных случаев. Пояснения могут понадобиться не во всех ситуациях. К тому же ИП не обязаны составлять пояснительную записку – это обязанность только юридических лиц. На практике сложилась ситуация, что налоговые службы не интересуются убытками компаний, которые зарегистрированы в течение первых 2-3 лет, поскольку такие ситуации в большинстве случаев экономически обоснованы. Однако если убытки наблюдаются более этого срока в течение 2 лет подряд, налоговая, скорее всего, заинтересуется причинами подобного явления.

Пояснения требуются в основном в таких ситуациях:

1. Убытки имеют существенный размер.
2. Убытки наблюдаются в течение нескольких отчетных периодов подряд.

Для компании основной риск состоит в том, что инспекторы могут начать подозревать ее в намеренном сокрытии доходов и соответственно, в уклонении от платы обязательных налогов.

Поэтому нужно понимать, что предоставление корректных обоснований в пояснительной записке по требованию налоговой – это, прежде всего, в интересах самой фирмы.

Примерный образец должен содержать следующие разделы:

1. Шапка, где указывается полное название организации, ее адрес, реквизиты и контакты ответственного лица (почти всегда это главный бухгалтер).
2. Далее следует слово «ПОЯСНЕНИЯ» или «ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА».
3. Затем нужно указать вид основной деятельности организации и описать фактическую ситуацию – т.е. продублировать ту часть, которая вызвала замечания у налоговых инспекторов (указывается выручка, расходы всех видов – прямые, косвенные и др.).
4. Затем приводится описание причин этих убытков и указание общей суммы убытка за рассматриваемый отчетный период. Это очень важный пункт, поскольку именно здесь содержится разъяснение причин. К ним, как правило, относятся:

• рост издержек на оплату аренды или оплату труда;
• разницы в валютных курсах, периодические колебания;
• сезонное или иное снижение спроса, которое повлекло неизбежное снижение цены;
• разрыв экономических связей с поставщиками по разным причинам, в результате чего закупать товары и сырье пришлось по более высоким ценам;
• нестабильная экономическая ситуация по отрасли, в которой работает компания;
• форс-мажоры, которые невозможно было предвидеть и рассчитать изначально.

1. Далее перечисляется список всех приложений, которые обосновывают описанные причины.
2. Наконец, ставится подпись генерального директора, расшифровка, печать и дата составления пояснительной записки.

Исходить можно из такого образца.

В случае расхождений по столь важному налогу, как НДС, налоговая обязательно затребует пояснений. В данном случае образец пояснительной записки также произвольный, а сведения из книги покупок заполняют в виде таблицы.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Ведомство принимает пояснения по НДС только в электронном виде – явка сотрудника в данном случае не понадобится.

За основу можно взять такой образец.

Обычно в таких случаях обоснование производится в связи с приобретением определенных товаров с целью их дальнейшей перепродажи. В качестве доказательных документов приводятся дополнительные соглашения, которые были заключены с контрагентами, например, о том, что будет увеличена площадь арендуемого помещения, из-за чего и сумма НДС увеличивается по сравнению с предыдущим отчетным периодом. К записке также прикладывают копии соответствующих счетов-фактур.

Пояснения при наличии вычета и отсутствии начислений

Суть этой ситуации в том, что инспекторы всегда интересуются, почему в декларации имеется вычет, но соответствующий НДС у поставщика не был учтен и начислен. Как показывает практика, главная причина состоит в том, что представители поставщика не произвели эту операцию. И хотя по факту виновата его бухгалтерия, сама компания тоже рискует.

Еще одна возможная причина в том, что поставщик является только посредником, потому что в данном случае хотя и происходит выставление счетов-фактур, но сам НДС не начисляется. Вне зависимости от конкретной причины, изначально следует обратиться за разъяснениями именно к поставщику . Нужно попросить прислать документальные подтверждения того, что он является исключительно посредником. Копия соответствующего письма направляется в налоговую как основное доказательство.

Пояснения при разных вычете и начислениях

Суть этого случая в том, что вычет согласно счету-фактуре оказывается больше, чем НДС, который был начислен по данным поставщика. Самая вероятная причина – техническая ошибка или невнимательность. В пояснительной части нужно указать, что книга покупок заполнена корректно. Пояснения можно привести в свободной форме.

Пояснения в случае, если выручка меньше, чем начисления

Если в декларации указана меньшая сумма выручки по сравнению с реально зачисленными суммами на банковский депозит, это тоже основание для запроса пояснений. Основная причина в данном случае связана с ошибкой стороны покупателя. Контрагент может указать, например, что оплатил аванс, но на самом деле направляет средства за полученные товары. Соответственно, в пояснительной части нужно указать, что фирма корректно учла и выручку, и все зачисленные авансы. Также можно сослаться на то, что как выручка, так и авансовые платежи не всегда совпадают с суммами, представленными в выписках из банка.

Расхождения по выплаченной зарплате

В данном случае представители налоговой могут сделать замечания относительно того, что налог на доходы исчислен в размере, не соответствующим зарплате. И еще один распространенный случай – когда работник получает зарплату ниже официального МРОТ. Исходить нужно из следующих документов:

• принятое штатное расписание;
• трудовой договор, в котором всегда указывается, работает сотрудник на полную занятость или по совместительству;
• приказ о приеме этого сотрудника на работу, в котором также есть подобные сведения.

Некорректно начисленный НДФЛ

Это довольно редкие ситуации, поскольку начисление НДФЛ – стандартная процедура. Поэтому основная причина – невнимательность или техническая ошибка. В итоге нужно исправлять декларацию. Если же это сделать невозможно, то по требованию налоговой инспекции следует предоставить пояснительную записку любого образца. Например, иногда причина может быть связана с тем, что методика расчета на разных этапах применялась неодинаковая – тогда нужно подробно расписать эту методику и привести пример.

Пояснения в связи с расхождениями в отчетных документах

Могут быть и такие случаи, когда в разных декларациях наблюдаются нестыковки. В основном это происходит потому, что база по налогам в каждом случае определяется в соответствии со своими особенностями. Еще одна распространенная причина – разные правила налогового учета для конкретных ситуаций, поэтому обосновать подобные «расхождения» несложно.

По налоговой нагрузке

Если по мнению инспекторов компания имеет слишком низкую налоговую нагрузку, они почти всегда заинтересуются подобными случаями. Возможная причина – неточности, ошибки, из-за которых произошло уменьшение налоговой базы. Другой распространенный вариант – нагрузка снижается в связи с повышением издержек, уменьшением доходов на фоне форс-мажорных, непредвиденных обстоятельств, курсовой разницы, потерей поставщиков и многих других причин. За основу пояснения можно взять такой образец.

Часто бывают ситуации, когда налоговая инспекция требует каких-либо пояснений, по тем показателям, которые организация или предприниматель представили в отчетности. При камеральных проверках налоговый инспектор оправляет требование, указывая срок на исполнение требование – 5 рабочих дней (НК РФ п.3 ст.88, п.6 ст.6.1). В статье расскажем про образец пояснительной записки в налоговую по требованию, дадим инструкции по заполнению.

Для чего используется пояснительная записка

Пояснительная записка должна быть оформлена как правило в письменном виде, к ней должны прилагаться подтверждающие документы. Итак, если вам пришло письмо из налоговой с требованием предоставить пояснения, это означает, что инспектора что-то в отчете не устроило. В основном, рассылку требований производят при камеральных проверках. «Камералку» проводят при помощи спецпрограмм в автоматическом режиме.

Рассмотрим случаи, когда налоговый орган вправе потребовать пояснения:

1. Если в представленной декларации выявлены ошибки, либо расхождения между сведениями налоговой с данными в отчете;
2. Если в уточненной декларации сумма налога меньше, чем в исходной;
3. Если представлена декларация по налогу на прибыль с убытком.

Когда в налоговых отчетах в самом деле содержаться ошибки, то организации и предприниматели могут сразу направлять уточненную декларацию, а не пояснительную записку (НК РФ 81, п.1, ст.81).

Любая пояснительная записка пишется в свободной форме, строгих бланков для ее написания нет. Подается записка на бумаге, одним из способов:

1. лично, обратившись в канцелярию налоговой;
2. по почте.

Пояснительная записка по справкам НДФЛ

По справкам 2-НДФЛ проводить камеральные проверки налоговые органы не имеют право, так как справки эти ни расчетом ни декларацией не являются. Однако при их проверке могут возникнуть неточности и ИФНС может потребовать пояснение. Налоговая может потребовать объяснить причину расхождения сумм начисленного, удержанного и уплаченного НДФЛ сотрудника, либо если выявились ошибки при представлении вычета, либо когда сумма уплаченного НДФЛ в текущем году меньше НДФЛ предыдущего года.

Пояснительная записка по декларации УСН

Требование о предоставлении пояснений по декларации УСН связано, в основном, с расхождениями данных о сумме дохода в отчете с поступлениями на расчетном счете организации. Налоговые органы в настоящее время имеют доступ к расчетному счету организации либо предпринимателя. И в случаях, когда итоги в инспекции и итоги в декларации расходятся, это требует пояснения. Такие расхождения в суммах могут быть связаны с поступлениями на расчетный счет, которые не учитываются при расчете дохода компании, например возврат платежа от поставщика, помощь учредителей организации, займы и др.

Пояснительная записка по убыткам

Когда налоговики требуют пояснения по убытку в декларации, необходимо обосновать причину его возникновения. Следовательно, нужно представить документальное подтверждение доходов и расходов, разъяснить как происходил расчет, а так же обосновать возникновение этого убытка. Для документального подтверждения подходят выписки из бухгалтерских регистров, договора с поставщиками, договора с клиентами и др.

Чем тщательнее вы подготовите пояснение, тем меньше дополнительных вопросов возникнет у налоговой.

Пояснительная записка по НДС к возмещению

Как и при проверке других деклараций, если налоговики выявляют ошибки в декларации по НДС, они требуют представить пояснения. Как правило, если подается НДС декларация к возмещению, налоговая требует дать пояснения. Если вы сдаете НДС-декларацию в электронном виде, то и пояснения по ней вы обязаны представить электронно. А пояснения, подаваемые в другом виде, будут признаны непредставленными. (НК РФ п.3ст.88).

Ошибки в составлении пояснительной записки

Для того, чтобы избежать возможных ошибок при составления пояснения нужно четко понимать что именно требует от вас налоговая. Так как четких требований по составлению записки нет, задача упрощается, однако следует запомнить несколько моментов:

1. Как и любой исходящий документ, вы должны зарегистрировать записку под определенным номером;
2. Пояснение должно содержать наименование органа, куда вы направляете эту записку. Это должен быть налоговый орган по месту регистрации организации или ИП;
3. В записке должен быть указан номер требования, которое прислала вам налоговая;
4. В тексте записке желательно выделять разделы, подразделы, пункты и подпункты;
5. Должным образом должны быть оформлены приложения к записке.

Если в отчете указанная налоговиками ошибка действительно существует, но она не влияет на конечный результат и не занижает налоговую базу, организация или предприниматель могут сделать следующее: в пояснительной записке указать, что «указанная ошибка не занижает налоговую базу и не уменьшает платежи в бюджет, правильным считать значение _______», либо сразу подать уточненную декларацию.

Ответственность за непредставление пояснительной записки

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. «Нужно ли уведомлять налоговую о том, что уведомление нами получено?»

Да, действительно в настоящее время в некоторых случаях налоговиков следует уведомить о том, что вы получили требование (письмо ФНС РФ NЕД-4-15/1071 от 21.01.2015).

Вопрос №2. «Наша налоговая инспекция прислала требование о предоставлении пояснений, на котором отсутствует печать. Правомерно ли это?»

Правомерно, на требованиях, представленных ИФНС, печать налогового органа может отсутствовать (письмо ФНС РФ NЕД-3-2/2739 от 15.07.2015).

Вопрос №3. «Если наша организация проигнорирует требование налоговой и не представить пояснения, могут ли нас оштрафовать?»

Штраф за отказ представлять пояснения налоговая вам начислить не имеет право. Однако предоставить объяснения в ваших же интересах, т.к. на основании расхождений между данными декларации и налоговиков, вам могут доначислить налоги или платежи, а это уже сложнее.

В адрес предприятий, которые сдали отчет о прибылях и убытках в налоговую службу с убытком, может прийти уведомление с требованием разъяснить причины его образования. Иначе, при непредставлении налогоплательщиком необходимой информации, налоговая инспекция может принять решение о проведении выездной проверки или в крайнем случае о ликвидации юридического лица. Игнорировать такой «знак внимания» не рекомендуется. В этой статье будет подробно рассмотрено, как написать пояснения в налоговую по убыткам. Образец будет дан в конце статьи.

Как себя вести?

и для кого не секрет, что ни один главный бухгалтер не хочет, чтобы его предприятие попало в список «счастливчиков» для проведения выездных мероприятий по проверке налоговыми органами финансово-хозяйственной деятельности. Но что делать ему, если годовой отчет получился с убытком, и налоговая инспекция требует пояснить причины его возникновения?

При такой ситуации есть два варианта поведения:

• оставить годовой отчет, как есть, но при этом нужно грамотно и убедительно написать пояснения к убыткам предприятия;
• искусственно исправить отчетность таким образом, чтобы убыточность в конечном итоге «исчезла».

Остановив свой выбор на том или ином варианте, вы должны понимать, какие налоговые риски вас могут ожидать и какие последствия они могут принести для предприятия.

Если у вас в распоряжении есть вся надлежаще оформленная документация, которая может подтвердить обоснованность понесенных расходов, то необходимости в искусственной корректировке отчетности нет, т. е. убытки предприятия убирать не нужно, так как они будут потеряны для вас навсегда. При такой ситуации будет целесообразней, если вы подготовите пояснения в налоговую по убыткам. Образец подобной пояснительной записки рассмотрим ниже.

Но иногда нет возможности объяснить причины возникновения отрицательного баланса. Тогда можно грамотно подправить отчет о прибылях и убытках и тем самым спрятать убыток. Но вы должны понимать, что предумышленное искажение отчетности может повлечь штрафы для предприятия. Будет лучше, если вы до сдачи отчетности в налоговую еще раз просмотрите ее на предмет того, учли ли вы все доходы.

По каким критериям рассматривают компании, показавшие убыток?

Как правило, это три вида убытков:

• достаточно крупный убыток;
• убыток повторяется в течение двух налоговых периодов ;
• убыток был показан в прошлом году и в промежуточных кварталах текущего года.

Что делать вновь зарегистрированным предприятиям? Обычно убыток для новых предприятий - явление, часто встречающееся. Кроме того, налоговое законодательство требует учитывать расходы в том периоде, в котором они образовались, несмотря на то что доходы еще не были получены. Если компания создалась и в течение этого же года получили убыток, то налоговые органы, скорее всего, не будут рассматривать ее как проблемную.

Однако если вы показываете убыток не один год, то инспекция потребует от вас объяснения причин такой ситуации, так как она может посчитать, что вы намеренно снижаете прибыль. Поэтому рекомендуем в том случае, если у вас образовался убыток, сдавать баланс и отчет о прибылях и убытках с пояснительной запиской, это позволит вам избежать лишних вопросов.

На какие показатели обращают внимание налоговики при проверке убыточной компании?

1. На соотношение заемного и собственного капитала. Приемлемым считается, если величина собственного капитала больше, чем заемного. При этом будет лучше, если темпы роста заемного капитала будут меньше.
2. На темпы роста оборотных активов. Считается нормальным, если этот показатель будет больше темпа роста внеоборотных.
3. На темпы роста дебиторской и кредиторской задолженности. Эти показатели должны быть практически одинаковыми. Налоговиков может заинтересовать причина увеличения или уменьшения данных показателей.

Как должна выглядеть пояснительная записка об убытках?

Как написать пояснение в налоговую инспекцию? Как таковой типовой формы нет, пояснения пишутся в произвольной форме на официальном бланке предприятия и закрепляются подписью руководителя. Записка оформляется на имя начальника налоговой инспекции, которая направила запрос на разъяснение убытков.

Основной упор в письме нужно сделать на пояснение причин образования отрицательного финансового результата. Здесь очень важно подкреплять все слова фактами, повлиявшими на возникновении ситуации, когда у предприятия расходы превысили доходы. Очень хорошо, если у предприятия есть документы, с помощью которых можно подтвердить, что это обычная хозяйственная деятельность, направленная на получение прибыли, и убытки в следующем отчетном периоде присутствовать не будут. В доказательство того, что вы предприняли ряд шагов по достижению положительных результатов, вы можете приложить к пояснительной записке копию бизнес-плана, расшифровку кредиторской задолженности и другие подобные инструменты.

Какие причины убыточности назвать в пояснительной записке?

Назовем основные причины, которые можно использовать как пример пояснения по убыткам.

Пояснение 1. Снижение цен на продаваемые товары, работы и услуги

Причинами такого снижения могут быть следующие факторы.

1. Цена реализация снижена из-за понижения рыночных цен или спада спроса. Потребитель товар с ценой выше рыночной не купит, а продав его с убытком, можно получить хоть какую-то выручку и не уйти еще больше в убыток. Это объяснение можно подкрепить следующими документами:

• приказом руководителя об установлении новых цен и причинах таких изменений;
• отчетом от маркетингового отдела, где будет отражена ситуация на рынке и представлен анализ снижения спроса на товар, отгружаемый предприятием.

2. Истекает срок годности продукции. Для доказательства этой причины можно приложить следующие документы:

• акт инвентаризационной комиссии;
• приказ от руководителя о снижении цен на товары.

3. Отказ покупателя от заказа. Обосновать эту причину можно, приложив соглашение о расторжении договора или официальное письмо от покупателя, в котором он пишет о своем отказе.

4. Сезонный характер реализуемых товаров, работ и услуг. Сезонные колебания спроса характерны для таких сфер деятельности, как строительство, туризм и т. д. Для обоснования этой причины также нужен будет приказ руководителя о снижения цен.

5. Снижение цен объясняется освоением нового рынка сбыта. При этом в вашем арсенале должны быть маркетинговые исследования, планы, стратегии развития. Не будет лишним, если вы предоставите копии договоров поставок в новые точки продаж или документы на открытие нового подразделения в другом регионе.

Пояснение 2. Снижение объемов продаж или производства

К такому пояснению убытка можно приложить отчет о снижении объема выпускаемой продукции, выполненной работы и услуг или о снижении продаж продукции в количественных значениях.

Пояснение 3. Необходимость проведения работ или мероприятий, которые требуют осуществить крупные разовые расходы

Это может быть ремонт оборудования, офиса, склада и прочих объектов, а также всяческие исследования, лицензирование и т. д. Для обоснования этих расходов у вас на руках должны быть первичные документы на них, такие как договоры подряда, смета, накладные и другая подобная документация.

В том случае, если налоговая инспекция требует разъяснения убытков в отчетности за квартал, полугодие или девять месяцев, вы можете в пояснительной записке сослаться на то, что финансовой результат предприятия формируется с нарастающим итогом за год. И поэтому ситуация с ним еще может измениться до конца года.

Пояснение 4. Форс-мажор (затопление, пожар и т. д.)

В этом случае у вас должна быть на руках справка от госоргана, который зафиксировал эту ситуацию. Также понадобится заключение инвентаризационной комиссии об убытках, понесенных в результате бедствия.

Образец пояснительной записки

Для наглядного понимания, как писать пояснения в налоговую по убыткам, образец, представленный ниже, нам поможет.

Начальнику

ИФНС России №6

по г. Казани

Скворцову А.С.

ПОЯСНЕНИЯ

Изучив Ваше требование касательно предоставления пояснений, объясняющих образование убытка, ООО «Ромашка» сообщает следующее.

В течение девяти месяцев 2014 года выручка ООО «Ромашка» от продажи продукции составила 465 тыс. руб.

Затраты, учитываемые в налоговом учете, составили 665 тыс. руб., в том числе:

• материальные затраты – 265 тыс. руб.
• расходы на оплату труда – 200 тыс. руб.
• прочие расходы – 200 тыс. руб.

По сравнению с аналогичным периодом прошлого года данные затраты возросли на 15 процентов, в том числе:

• материальные затраты – на 10%;
• расходы на оплату труда – на 4%;
• прочие расходы – на 1%.

Из указанных показателей видно, что рост расходов предприятия был связан в основном с увеличением цен на необходимые для выпуска нашей продукции материалы и сырье. Кроме того, стоит отметить, что предприятие с целью мотивации своих работников увеличило расходы на заработную плату.

Также в связи с ситуацией на рынке и уровнем конкуренции Общество не смогло осуществить плановое увеличение цен на реализуемый товар.

В связи с вышеизложенным можно утверждать, что убыток является следствием объективных причин.

В настоящее время руководством предприятия уже ведутся переговоры, целью которых является привлечение новых покупателей и заказчиков, а также рассматривается вопрос об усовершенствовании выпускаемой продукции, что позволит увеличить доходы предприятия в разы. Предприятие планирует выйти на положительный финансовый результат уже по результатам 2015 года.

Пояснительная записка по налогам

В настоящее время от предприятий может потребоваться предоставить пояснение в налоговую по НДС. Это в том случае, если при направлении им уточненной декларации размер налоговых платежей меньше того, который был указан в первоначальной версии.

Пояснение по НДС, так же как пояснение по убыткам в налоговую, составляется в произвольной форме и подкрепляется подписью руководителя организации. В нем указываются изменившиеся в декларации показатели, которые и стали причиной для уменьшения суммы налога. Кроме всего прочего, не будет лишним указать причину, в соответствии с которой в первоначальной декларации была указана иная информация. Это может быть ошибка в расчете из-за недопонимания законодательства или сбоя программы и прочие подобные факторы.

Пояснительная записка запрашивается в случае, если налоговики нашли в сданной отчетности какие-либо неточности, ошибки или возможные нарушения. Инспекция направляет в адрес налогоплательщика требование с подачей пояснений, которые должны быть оформлены в письменном виде. Вместе с запиской могут потребоваться документальные доказательства.

В каких случаях требуется?

Если налоговая прислала письмо с требованием о предоставлении пояснений, значит инспекторам что-то не понравилось в поданной отчетности. Чаще всего такие требования рассылают в ходе проведения камеральных налоговых проверок полученных деклараций, которые проводятся в автоматическом режиме с помощью специального программного обеспечения.

При обнаружении ошибок, расхождений в показателях и противоречий между указанными сведениями и информацией, которой располагает инспекция, налогоплательщик обязан подать соответствующие разъяснения. Об этом говорится в пункте 3 статьи 88 Налогового кодекса .

Налоговики имеют право запрашивать разъяснения в ходе камеральной проверки отчетности, в которой заявлены убытки. Как показывает практика, это происходит в отношении каждой такой декларации.

Если подана уточненная декларация, в которой размер отчислений в бюджет стал меньше по сравнению с первичной суммой, инспекторы вправе истребовать объяснения, обосновывающие изменение значений (пункт 3 статьи 88).

Для направления пояснительной записки налогоплательщику дается пять рабочих дней с момента получения письма с требованием (пункт 3 статьи 88). Подача пояснений – в интересах налогоплательщика, так как налоговая при их отсутствии может доначислить сумму к уплате в бюджет.

ВАЖНО: Если в отчетности действительно содержатся ошибки, вместо пояснительной записки можно направить уточненную декларацию. Присылать объяснения в данном случае смысла нет (пункт 1 статьи 81 НК РФ , Письмо ФНС РФ от 6 ноября 2015 года №ЕД-4-15/19395).

Письменные разъяснения направляются следующим образом:

• сдаются лично через канцелярию;
• отправляются по почте (в письме должна быть опись вложения).

Пояснения касаемо отчетности по НДС можно переслать в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Таким образом, основаниями для запроса пояснений могут послужить:

• обнаружение ошибок в поданной отчетности;
• противоречия в бумагах за отчетный период или в разрезе ранее предоставленных сведений;
• подача «уточненки», снижающей сумму отчислений в бюджет по сравнению с ранее указанными цифрами;
• отражение убытков за отчетный период плательщиками налога на прибыль.

В некоторых случаях налоговую нужно уведомлять о получении требования с подачей пояснений (Письмо ФНС России от 27 января 2015 года №ЕД 4-15/1071). Также нужно иметь в виду, что на требовании может не быть печати инспекции (Письмо ФНС России от 15 июля 2015 года №ЕД 3-2-/2739).

Как составить?

Пояснительная записка составляется на имя начальника инспекции по адресу регистрации на официальном бланке фирмы. Закон не выдвигает требований к форме написания, однако в отношении некоторых видов записок налоговиками предусмотрен рекомендуемый вариант составления.

Такие формы не обязательны, поскольку носят рекомендательный характер. Тем не менее, их применение желательно во избежание разногласий с контролирующим органом, к тому же это намного удобнее в плане заполнения.

При написании ответа нужно учитывать не только специфику (например, уточнение размера заработной платы, объяснение убытков и т. д.), но и ориентироваться на содержание самого требования. Оно может включать необходимость указания общих сведений касаемо указанной темы либо узконаправленных данных. Требование может предусматривать подачу конкретных бумаг.

Если выяснилось, что ошибка в отчете действительно есть, но она не приводит к занижению налога (например, техническая ошибка в указании кода), в ответ на запрос можно сделать следующее:

• написать в ответном письме, что допущенная ошибка не повлекла занижения базы и суммы к уплате в бюджет, и указать правильный вариант;
• сдать уточненку.

В целом, пояснительная записка выглядит так:

«В ответ на ваше требование о предоставлении пояснений касаемо _____ №____ , сообщаем следующее: _____».

По убыткам

Вопросы возникают в первую очередь по поводу убытков, обозначенных в отчетности по налогу на прибыль. Пояснения требуются не в каждом случае указания убытков и только с юрлиц, зарегистрированных давно. Это объясняется тем, что минусы в деятельности фирм-новичков – явление абсолютно нормальное. Обычно налоговики обращают внимание на убытки, полученные в течение двух и более лет.

Основаниями для истребования уточнений могут служить:

• существенный размер убытков, полученных по результатам отчетного периода;
• компания работает в минус на протяжении нескольких отчетных периодов.

Налоговая в перечисленных случаях может приписать компанию к числу проблемных или же заподозрить ее в умышленном занижении доходов с целью уменьшения налогооблагаемой базы. Поэтому при получении подобных требований налогоплательщики особенно заинтересованы в таком объеме требований, которого бы хватило для снятия всех подозрений.

В объяснительной подробно описываются все обстоятельства, которые стали основанием для ухода в минус:

• изменение валютного курса;
• значительные расходы на аренду и оплату труда;
• крупные разовые или длительные затраты (ремонт, покупка оборудования, вложения и т. д.);
• вынужденный сброс цен на продукт из-за снижения спроса;
• снижение объема производства или реализации вследствие нестабильной ситуации на рынке, кризиса в стране;
• форс-мажорные события, причинившие крупный ущерб;
• потеря поставщиков и др.

В записке нужно написать, что все расходы имеют экономическое обоснование (привести детализацию расходов и доходов). В качестве доказательства изложенных событий следует приложить подтверждающие бумаги (выписки из бухгалтерских и налоговых регистров и др. – пункт 4 статьи 88).

В конце необходимо описать меры, предпринятые для минимизации убытков в будущем. Можно приложить план мероприятий и таблицу, содержащую основные виды расходов и их значения за год по видам.

По заработной плате

Помимо убытков инспекторы могут заинтересоваться размером заработной платы персонала и порядком исчисления с нее налога на доходы. В отношении выплат работникам часто возникают вопросы касаемо их размера, если они меньше установленной нижней планки.

Если сотрудник работает на полставки, можно сослаться на следующие документы:

• штатное расписание;
• приказ о приеме на работу;
• трудовой контракт, в котором подробно описаны условия (неполная занятость, неполный рабочий день, совместительство и т. д.).

Дополнительно не лишним будет объяснить причины, из-за которых уменьшилась зарплата (например, сокращение производственного объема).

По начислению НДФЛ

Если компания уплачивает НДФЛ в качестве налогового агента, могут возникнуть вопросы касаемо выявленных неточностей в определении налогооблагаемой базы и самой суммы к уплате. Если ошибка на самом деле есть, ситуацию нужно исправить, представив доказывающие исправление документы. Если ее невозможно исправить, следует послать обоснование.

Если несоответствие возникло из-за расхождений в методике расчета, и сведения по факту были представлены правильно, нужно просто детально описать используемый способ расчета и обосновать его.

По расхождению в отчетности

Инспектор может сравнить сведения двух или нескольких деклараций (например, НДС с отчетностью по налогу на прибыль), либо сопоставить отчетность с бухгалтерскими документами. Налогоплательщику потребуется доказать причину расхождений показателей (в т. ч. выручки). Сделать это несложно, поскольку правила бухучета несколько отличаются от правил налогового учета. К тому же база по разным налогам определяется с учетом своих особенностей.

Так, например, база по НДС может не совпасть с выручкой в отчете по прибыли, так как некоторые внереализационные доходы не подлежат обложению НДС (дивиденды, штрафы, курсовая разница). Об этом говорится в статье 250 .

По НДС

Если в ходе проверки по НДС инспектор выявляет ошибки или какие-либо несостыковки, он также запрашивает объяснения. Форма ответа рекомендована Письмом ФНС от 16 июля 2013 года №АС 4-2/12705 (второе приложение).

В форме содержится несколько таблиц, в которые вписываются разъяснения по каждому разделу декларации (с 8 по 12 раздел). Заполняется та, которая соответствует блоку с ошибками.

Следует отметить то, что это именно рекомендуемая форма, а не обязательная. Поэтому утонения можно оформить и в другом, более удобном виде. Но лучше все-таки остановиться на образце, указанном в Письме ФНС. К записке можно приложить дубликаты счетов-фактур, выписку из книги покупок и продаж.

По налоговой нагрузке

Если ИФНС истребует пояснения, касающиеся низкой налоговой нагрузки в разрезе среднеотраслевого уровня, можно написать следующее:

«В декларации по налогу ____ за период с __.__.____ г. по __.__.____ г. не допущено неполного отражения данных или неточностей, в результате которых возможно уменьшение налогооблагаемой базы. Ввиду этого у ООО «____» нет обязательств по уточнению налоговых платежей за указанный период. Касаемо налоговой нагрузки по основному виду деятельности, сообщаем:

ее уменьшение в период с __.__.____ г. по __.__.____ г. вызвано рядом обстоятельств: снижение доходов и увеличение расходов компании».

Далее можно указать, насколько снизилась выручка и возросли затраты за указанный период по сравнению с предыдущим. Нужно объяснить, что к этому привело (уменьшение спроса или количества покупателей, рост цен по закупке и др.).

Другие случаи

Помимо деятельности самой фирмы, налоговая может запросить сведения о контрагентах. Это называется встречной проверкой (или «встречкой»). Суть ее заключается в том, камеральный отдел рассылает запросы с просьбой предоставить перечень операций, выполняемых в отношении какой-либо организации, а также подтверждающие бумаги (договоры, взаиморасчеты и т. д.). Сведения запрашиваются за конкретный период времени.

Ответ составляется строго по установленному алгоритму, т. е. в соотвествии с истребуемыми сведениями. Если никаких операций за указанный период не осуществлялось, можно так и написать:

«За период времени с __.__.____ г. по __.__.____ г. никакие операции в отношении ООО «___» не проводились». За непредставление такого рода сведений на налогоплательщика накладывается штраф.

Образец составления

Поскольку единой формы написания нет, записку можно составить в достаточно свободной форме по сути описания ситуации.

статье 19.4 КоАП . Нормы указанной статьи применяются в случае неявки в налоговую, в не при отказе от дачи пояснений. Об этом говорит и ФНС (пункт 2.3 Письма от 17 июля 2013 года №АС-4-2/12837).

Получается, что налоговики не могут наложить штраф на несдачу пояснений. Тем не менее, сделать это нужно, так как отказ может привести к выездной проверке и как следствие – к существенным доначислениям, обжаловать которые не так-то просто.

Сегодня, некоторым учреждениям приходиться сталкиваться с необходимостью предоставления в налоговые структуры объяснения после какой-либо проверки или отчетности. Чтобы объяснения не спровоцировали дополнительные проверки надзорным органом, к оформлению пояснения необходимо отнестись очень серьезно, со всей ответственностью и не затягивать с ответом.

Какие требования сейчас актуальны

Как правило, требование о предоставлении объяснений возникает через определенный период после отчетов или деклараций, а поводом для требования может оказаться любая ошибочная запись или неточность в отчетности. Довольно часто возникают вопросы у надзорных структур по отчетности к возмещению НДС, при несоответствии отчетов у контрагентов, из-за несовпадения данных о налогообложении в декларациях по налогу на прибыль. Также могут возникнуть вопросы в результате неоправданных убытков предприятия при проведении ревизии, при отправке уточненной декларации или в отчетности по налогу, в которой размер налога показан меньшим, чем в первоначальных сведениях и т.д.

Например, по НДС определены 3 основных вида требований о написании объяснений, образец которых разработан и утвержден в электронном виде нормативами ФНС:

• По контрольным соответствиям
• По разногласиям с контрагентами
• О не записанных сведениях в журнал продаж (письмо ФНС № ЕД-4-15/5752 от 07.04.2015).

Требования об объяснениях после деклараций по НДС – могут возникнуть и по другим причинам, но образец документа пока налоговыми органами не разработан.

Для отправки ответа, в распоряжении плательщика имеется 6 рабочих дней на сообщение о получении требования, плюс еще 5 рабочих дней для отправки ответа на запрос (выходные дни и праздники не учитываются).

Как написать пояснения в налоговую в 2019 году

Если плательщик получил запрос из налоговой службы о предоставлении объяснений, значит инспекции нашла что-то подозрительное в декларации плательщика. Надо отметить, что ИФНС обеспечивает камеральный контроль всех деклараций и отчетов бухгалтерии с использованием автоматической электронной программы, которая может быстро выявить ошибки в отчетности (разночтения между данными в отчетах, несоответствие между сданной декларацией и информацией, имеющейся у закрепленного инспектора), в результате этого ИФНС подает запрос об объяснении такого факта (п. 3 ст. 88 НК РФ). Могут быть и другие причины для отправки требования для подачи объяснений.

Объяснительная в ИФНС оформляется в свободном виде, кроме объяснений при камеральной ревизии декларации по НДС. Если, плательщик считает, что, в отправленном отчете неточности и несоответствия отсутствуют, то так и нужно указать в объяснении на требование:

«…В ответ на ваш запрос от 02.03.2019 года № 75 докладываем, что в декларации по налогу за запрашиваемое время неточности отсутствуют. На основании этого внесение исправлений в отчетность за указанное время считаем не допустимым… ».

При обнаружении допущенной ошибки в отчетности, которая не влечет уменьшения налога (к примеру, техническая неточность при отображении какого-нибудь кода), можно объяснить, какая ошибка допущена, указать правильный код и привести доказательства, что данная неточность не привела к снижению размера уплаченного налога или отправить уточненную декларацию.

Однако, если обнаружена неточность, повлекшая снижение налога, необходимо немедленно отправить уточненную декларацию. Объяснения при таких обстоятельствах давать не имеет смысла (п. 1 ст. 81 НК РФ; Письмо ФНС № ЕД-4-15/19395 от 06.11.2015).

Каждый налогоплательщик обязан знать, что законодательством не предусмотрено, что объяснения должны подаваться только в письменном виде, т.е. это говорит о том, что объяснения можно предоставлять и устно, тем не менее для избегания каких-либо недоразумений, лучше составить письменный ответ.

Пояснение в налоговую по убыткам

При проверке убыточных предприятий налоговая служба внимательно изучает, не занижены ли налоги на прибыль. Период проведения ревизии осуществляется за прошедшие два года и более. При получении плательщиком налогов запроса об объяснении причины убытков, необходимо своевременно отправить ответ в надзорную службу, в котором подробно объяснить, почему затраты выше доходов. К примеру, можно сослаться на то что фирма создана недавно, еще мало клиентуры, а затраты на аренду здания и на содержание сотрудников большие и т.д. В ответе необходимо обратить внимание на то, что все издержки документально обоснованы и отчетность составлена верно. Для большей наглядности, можно создать таблицу с отображением перечня затрат за год в разрезе операций.

Скачать пояснительную записку в налоговую по убыткам

(Видео : “Составляем пояснения по убыткам в ответ на требование налогового органа”)

Пояснение в налоговую о расхождениях в декларациях

Надзорные структуры проверяют все декларации с использованием автоматических программ, и они очень быстро могут найти несоответствие сведений в одной декларации (к примеру, по НДС) со сведениями другой (к примеру, по налогу на прибыль) или с отчетом бухгалтерии. В этом случае инспекция вынуждена обратиться к плательщику с требованием объяснения причины несовпадения показателей (например, выручки).

Учитывая, что бухгалтерский учет в учреждениях ведется не в таком порядке, как учет в надзорной службе, объяснить выявленные несовпадения не сложно. Например, налоговые данные по НДС могут не совпадать с размером прибыли, так как существуют доходы вне реализации, не облагаемые НДС (штрафы, дивиденды, курсовые расхождения). Это обстоятельство может оказаться причиной разночтений, о чем и нужно написать в ответе на запрос. (ст. 250 НК РФ).

Пояснение в ИФНС по НДС

При составлении объяснений в ИФНС по НДС надо иметь ввиду, что здесь присутствуют свои нюансы. Как отмечалось ранее, плательщики обязаны подавать декларацию в электронной форме (п. 3 ст. 88 НК РФ), следовательно, и объяснения по НДС учреждениями обязаны представляться в электронной форме. При этом объяснения обязаны представляться по принятому шаблону (Пр. ФНС N ММВ-7-15/682@ от 16.12.2016) и если учреждением поданы электронные объяснения не в требуемом шаблоне, то он может быть оштрафован (п.1 ст.129.1 НК РФ). Однако, в сентябре 2017 года было вынесено постановление ФНС № СА-4-9/18214@) от 13.09.2017, где отменили штраф плательщику за неправильный образец объяснений.

Если же предприятие имеет право на подачу декларации по НДС в бумажной форме, то и объяснения лучше предоставлять по принятым ФНС образцам (приложения 2.1-2.9 к письму ФНС № АС-4-2/12705 от 16.07.2013г.). При этом надо отметить, что применение данных образцов не обязательно.

Для большей достоверности объяснения, можно прикрепить копии счетов-фактур, выписки из журналов реализации и закупок.

Если инспектор требует у предприятия объ­яс­не­ние о низ­кой на­ло­го­вой на­груз­ке по срав­не­нию со средним ­уров­нем по отрасли, то можно объяснить данное обстоятельство следующим образом:

«…В де­кла­ра­ции по требуемой отчетности за запрашиваемое время непол­но­го отоб­ра­же­ния информации, ко­то­рая при­ве­ла бы к уменьшению на­ло­го­вых выплат, не до­пу­ще­но. Поэтому предприятие считает, что уточ­не­ния на­ло­го­вой декларации за ука­зан­ное время не требуется. Налоговая на­груз­ка по ос­нов­ной де­я­тель­но­сти учреждения сни­же­на в указанное время из-за умень­ше­ниям до­хо­дов и уве­ли­че­ниям издержек учреждения… ».

А даль­ше нужно из­ло­жи­ть, величину умень­шения суммы вы­руч­ки и воз­растания рас­хо­дов за запрошенное время по срав­не­нию с про­шедшим пе­ри­о­до­м, и причины этого обстоятельства (снижение численности по­ку­па­те­лей, ро­ст цен по за­ку­пке товара и т.д.).

(Видео : “Новости “УНП” – Выпуск 8″)

Как поступить, когда требование налоговой несправедливо

Бывают случаи, когда налоговые структуры требует объяснений при отсутствии ошибок в отчетности. Игнорировать такие требования от налоговой не нужно. Дабы не было недоразумения и не подвергнуться санкциям (в том числе неожиданным проверкам со стороны надзорных служб) требуется незамедлительно уведомить инспекцию о том, что вся отправленная отчетность верна и по возможности предоставить копии подтверждающих документов. Надо помнить, что для инспекции важную роль играет не текст объяснения, а сам факт ответа.

Образец составления ответа на требование налоговой о предоставлении пояснений

Как отмечалось ранее, унифицированного образца ответа на требование инспекции нет, поэтому писать объяснительную можно в произвольной форме. Конечно, текст ответа необходимо отображать в корректном деловом стиле, принятом для оформления служебных писем.

• Вначале, обычно в правом верхнем углу необходимо написать адрес налоговой инспекции, куда учреждение должно предоставить объяснение. Далее пишется номер письма, населенный пункт и район, к которому учреждение относится.
• В следующей строке отображается данные отправителя документа: наименование учреждения, адрес, а также контактный телефон.
• В очередном пункте письма, перед составлением текста объяснения, нужно отобразить ссылку на номер и дату запроса инспекцией и лаконично описать сущность их требования, и только после этого необходимо начать описывать пояснения.
• Объяснение необходимо описывать очень скрупулезно, с предоставлением необходимых ссылок на подтверждающие материалы, справки, законодательство, нормативные документы и т.д. Чем понятнее будет составлен этот раздел объяснения, тем больше надежд на то, что контролируемый орган останется удовлетворен ответом.
• В объяснении, категорически, нельзя ссылаться на недостоверные данные, так как это будет быстро выявлено с последующими жесткими санкциями со стороны налоговых инспекторов.