Система контроля в бюджетных учреждениях. Система внутреннего контроля бюджетного учреждения

"Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности ", 2009, N6

ПОЛОЖЕНИЕ О ВНУТРЕННЕМ КОНТРОЛЕ:

РАЗРАБАТЫВАЕМ, УТВЕРЖДАЕМ, ПРИМЕНЯЕМ

Как показывает практика, не все учреждения уделяют внимание всем этапам контроля, некоторые ограничиваются лишь вялотекущим и последующим контролем. В таком случае учреждению можно посоветовать другую методику внутреннего контроля, которая включает в основном последующий контроль уже совершенных операций.

Определяемся с внутренними плановыми

и внеплановыми проверками

Контроль посредством проведения проверок наиболее практикуется внешними ревизорами учреждения, что не мешает прибегать к таким методам при осуществлении внутреннего контроля. Как для плановых, так и для внеплановых проверок может понадобиться ревизионная комиссия, которая будет заниматься указанными мероприятиями контроля. Работники такой комиссии несут ответственность за обоснованность выводов по результатам проверки, составленный отчет и предложения руководству <3>.

<3> Помимо плановых и внеплановых, проверки могут делиться на тематические, обобщающие и комплексные в зависимости от специфики и сферы деятельности бюджетного учреждения.

Плановые проверки осуществляются с определенной периодичностью, поэтому их объекты и сроки проведения указываются в графике проверок. Он включает: объект проверки, период, срок проведения и ответственных исполнителей. Из перечисленных пунктов особое внимание следует уделить направлениям работы ревизионной комиссии. Учреждения самостоятельно выбирают объекты для проверки. Перечислим основные из них, которые чаще других фигурируют в положении о внутреннем контроле:

Соблюдение действующего законодательства и норм учетной политики;

Целевое использование бюджетных средств;

Правильность и своевременность отражения всех хозяйственных операций в бюджетном учете;

Полнота и правильность документального оформления операций;

Отражение в учете доходов и расходов по внебюджетным средствам ;

Сохранность финансовых и нефинансовых активов учреждения;

Достоверность отчетности бюджетного учреждения.

В программе внутренних проверок перечисленные вопросы могут быть разбиты на подвопросы по контролю конкретных подразделений, участков и хозяйственных операций.

При внеплановых внутренних проверках контролируются вопросы, в отношении которых есть информация о возможных нарушениях и злоупотреблениях, поэтому в положении о внутреннем контроле могут быть не указаны объекты внеплановой проверки. В то же время нужно перечислить по крайней мере основания проведения такой проверки (неустранение нарушений, выявленных в ходе планового контроля, получение сведений о несоблюдении законодательства).

Любая проверка, независимо от того, является она внутренней или внешней, заканчивается оформлением результатов. По результатам контроля руководитель может принять следующие решения: привлечение к ответственности, поощрение работников, иные решения в пределах его компетенции. На основании выводов, сделанных по результатам проверки, составляется отчет. В него включаются все объекты проверки, а также описание выявленных недостатков и нарушений. На основании отчета разрабатывается план мероприятий по устранению выявленных недостатков и нарушений, назначаются сроки и ответственные лица.

Пара слов о важном для бухгалтера приложении

Положение о внутреннем контроле предназначено для всех работников учреждения. То же самое можно сказать об одном из неотъемлемых приложений - положении о внутреннем документообороте. Его соблюдают все сотрудники, на которых распространяется действие документа, но больше всех с ним работает бухгалтерия. Безусловно, положение о внутреннем контроле - более емкий документ по сравнению с положением о документообороте, но для бухгалтера большинство разделов относится именно к системе документооборота.

О том, что включает в себя система документооборота, сказано в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете <4>. В частности, в нее входят:

Первичные документы;

Учетные регистры, бухгалтерская и налоговая отчетность;

График документооборота;

Порядок хранения документов.

<4> Утверждено Минфином СССР 29.07.1983 N 105.

Все элементы являются важными, но, как показывает практика, недостаточно внимания уделяется графику документооборота. Он составляется для того, чтобы упорядочить движение документов в бюджетном учреждении и обеспечить своевременное получение бухгалтерской службой первичных документов, их учет и хранение. Следовательно, прежде всего в графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение. График лучше оформить распоряжением руководителя как приложение к приказу об учетной политике. С ним следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов, в установленные сроки.

Подведем итоги

Несмотря на то что для бюджетных учреждений четких инструкций по составлению положения о внутреннем контроле нет, как видим, этот документ не настолько сложен, чтобы у бухгалтера не хватило навыков его составить. Главное - выделить основные разделы и прописать все то, что необходимо для достижения поставленной цели.

С. Булаев

Эксперт журнала

"Бюджетные учреждения:

ревизии и проверки

финансово-хозяйственной

деятельности"

Подписано в печать

В бюджетном учреждении должно быть разработано Положение о внутреннем контроле . Это один из определяющих документов по контролю деятельности организации.

Унифицированной формы Положения нет, учреждение разрабатывает его самостоятельно. Наша задача — помочь грамотно составить этот важный документ.

Положение о внутреннем контроле в учреждении должно содержать следующие разделы:

1. Общие положения:

• цели и задачи внутреннего контроля;
• принципы внутреннего контроля.

2. Организация системы внутреннего контроля.

3. Субъекты внутреннего контроля.

4. Функции и права службы внутреннего контроля.

5. Ответственность субъектов внутреннего контроля.

6. Оценка эффективности системы внутреннего контроля.

7. Заключительные положения.

Фрагмент Положения о внутреннем контроле

1. Общие положения

1.2. Настоящее Положение устанавливает единые цели, задачи и принципы проведения внутреннего контроля.

1.3. Внутренний контроль направлен на:

• соблюдение требований законодательства РФ в области бухгалтерского (бюджетного) учета, внутренних процедур составления и исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности;
• эффективное использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами (нормативами);
• соблюдение финансовой дисциплины;
• повышение качества ведения бухгалтерского (бюджетного) учета и составления отчетности;
• повышение результативности использования субсидий и средств, полученных от приносящей доход деятельности.

1.4. Основные цели внутреннего контроля:

• подтверждение достоверности бухгалтерского (бюджетного) учета и отчетности учреждения;
• соблюдение действующего законодательства РФ, регулирующего порядок осуществления финансово-хозяйственной деятельности.

1.5. Основные задачи внутреннего контроля:

• установление соответствия совершаемых финансовых операций в части финансово-хозяйственной деятельности и их отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете требованиям нормативных правовых актов;
• установление соответствия проводимых операций регламентам и полномочиям сотрудников;
• анализ системы внутреннего контроля учреждения, позволяющий выявить существенные аспекты, влияющие на ее эффективность.

1.6. Принципы внутреннего контроля учреждения:

• принцип законности — неуклонное и точное соблюдение всеми субъектами внутреннего контроля норм и правил, установленных нормативным законодательством РФ;
• принцип объективности — внутренний контроль осуществляется с использованием фактических документальных данных в порядке, установленном законодательством РФ, путем применения методов, обеспечивающих получение полной и достоверной информации;
• принцип независимости — субъекты внутреннего контроля при выполнении своих функциональных обязанностей не зависят от объектов внутреннего контроля;
• принцип системности — периодичная проверка всех сторон деятельности объекта внутреннего контроля и его взаимосвязей в структуре управления;
• принцип ответственности — каждый субъект внутреннего контроля несет ответственность за ненадлежащее выполнение своих контрольных функций;
• принцип профессиональной компетентности и добросовестности — проверяющий должен владеть необходимым объемом знаний и навыками для проведения проверки.

1.7. Внутренний контроль осуществляют:

• сотрудники учреждения в соответствии с их полномочиями и функциями;
• служба внутреннего контроля, созданная приказом руководителя учреждения.

2. Организация системы внутреннего контроля

2.1. Система внутреннего контроля обеспечивает:

• точность и полноту документации бухгалтерского учета;
• соблюдение требований законодательства;
• своевременность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;
• предотвращение ошибок и искажений;
• исполнение приказов и распоряжений руководителя учреждения;
• выполнение планов финансово-хозяйственной деятельности учреждения;
• сохранность имущества учреждения.

2.2. Система внутреннего контроля дает возможность оценить эффективность работы структурных подразделений и отделов учреждения.

2.3. В учреждении используется три типа контрольных мероприятий: предварительный, текущий и последующий контроль.

2.3.1. Предварительный контроль предшествует совершению хозяйственной операции. Он позволяет определить ее целесообразность и правомерность.

Цель предварительного контроля — предупредить нарушения на стадии планирования расходов и заключения договоров.

Предварительный контроль осуществляют руководитель учреждения, его заместители, главный бухгалтер, специалисты юридической службы и службы внутреннего контроля.

Основные методы предварительного контроля:

• проверка финансово-плановых документов (расчетов потребности в финансовых средствах, плана финансово-хозяйственной деятельности и др.) руководителем, главным бухгалтером, их визирование, согласование и урегулирование разногласий;
• проверка и визирование проектов договоров (контрактов) специалистами юридической службы и главным бухгалтером;
• предварительная экспертиза документов (решений), связанных с расходованием финансовых и материальных средств, осуществляемая заместителем руководителя по административно-хозяйственной части, главным бухгалтером, руководителями подразделений, специалистами службы внутреннего контроля.

2.3.2. Текущий контроль производится путем повседневного анализа исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности, ведения бухгалтерского учета, мониторинга расходования денежных средств по назначению.

Методы текущего внутреннего контроля:

• проверка расходных денежных документов до их оплаты (расчетно-платежных ведомостей, платежных поручений, счетов и т. д.). Фактом контроля является разрешение документов к оплате;
• проверка наличия денежных средств в кассе;
• проверка полноты оприходования полученных в банке наличных денежных средств;
• проверка у подотчетных лиц наличных денежных средств, полученных под отчет, и оправдательных документов;
• контроль за взысканием дебиторской и погашением кредиторской задолженности;
• сверка аналитического учета с синтетическим счетом (оборотная ведомость);
• проверка фактического наличия материальных средств.

Ведение текущего контроля осуществляется на постоянной основе специалистами службы внутреннего контроля и бухгалтерии.

2.3.3. Последующий контроль проводится по итогам совершения хозяйственных операций путем анализа и проверки бухгалтерской документации и отчетности, проведения ревизий и иных необходимых процедур.

Цель последующего внутреннего контроля — обнаружение фактов незаконного, нецелесообразного расходования денежных и материальных средств, вскрытие причин нарушений.

Методы последующего внутреннего контроля:

• внезапная проверка кассы;
• проверка поступления, наличия и использования денежных средств в учреждении;
• документальные проверки финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Для последующего контроля используются плановые и внеплановые проверки.

Плановые проверки проводятся с периодичностью, установленной графиком проведения внутренних проверок финансово-хозяйственной деятельности.

Объекты плановой проверки:

• соблюдение законодательства РФ, регулирующего порядок ведения бухгалтерского (бюджетного) учета и норм учетной политики;
• правильность и своевременность отражения всех хозяйственных операций в бухгалтерском (бюджетном) учете;
• полнота и правильность документального оформления операций;
• своевременность и полнота проведения инвентаризаций;
• достоверность отчетности.

В ходе проведения внеплановой проверки осуществляется контроль по вопросам, в отношении которых есть информация о возможных нарушениях.

Проведение последующего контроля осуществляется специалистами службы по внутреннему контролю.

Проверка оформляется приказом (распоряжением) руководителя учреждения, в котором указывают:

• тему проверки;
• вид и форму проверки;
• проверяемый период;
• срок проведения проверки;
• состав комиссии по проведению внутреннего контроля.

2.4. Лица, ответственные за проведение проверки, анализируют выявленные нарушения, определяют причины и разрабатывают предложения для принятия мер по их устранению и недопущению в дальнейшем.

2.5. Результаты предварительного и текущего контроля оформляются в виде протоколов проведения внутренней проверки. К ним может прилагаться перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, если таковые были выявлены, а также рекомендации по недопущению возможных ошибок.

2.6. Результаты проведения последующего контроля оформляются в виде акта. Акт проверки должен включать следующие сведения:

• характер и состояние систем бухгалтерского (бюджетного) учета и отчетности;
• методы и приемы, применяемые при проведении контрольных мероприятий;
• анализ соблюдения законодательства РФ, регламентирующего порядок осуществления финансово-хозяйственной деятельности;
• выводы о результатах проведения контроля;
• описание принятых мер и перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, выявленных в ходе последующего контроля, рекомендации по недопущению возможных ошибок.

2.7. Работники учреждения, допустившие недостатки, искажения и нарушения, в письменной форме обязаны представить руководителю учреждения объяснения по вопросам, связанным с результатами проведения контроля.

2.8. По результатам проведения проверки специалистами службы внутреннего контроля разрабатывается план мероприятий по устранению выявленных недостатков и нарушений с указанием сроков и ответственных лиц, который утверждается руководителем учреждения.

По истечении установленного срока уполномоченный специалист службы внутреннего контроля незамедлительно информирует руководителя учреждения о выполнении мероприятий или их неисполнении с указанием причин.

3. Субъекты внутреннего контроля

3.1. В систему субъектов внутреннего контроля входят:

• руководитель учреждения и его заместители;
• служба внутреннего контроля;
• руководители подразделений, отделов и работники учреждения.

3.2. Разграничение полномочий и ответственности органов, задействованных в функционировании системы внутреннего контроля, определяется внутренними документами учреждения, в том числе положениями о соответствующих структурных подразделениях, а также организационно-распорядительными документами учреждения и должностными инструкциями работников.

С. С. Велижанская,
заместитель главного бухгалтера

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале

Внутренний финансовый контроль (ВФК) в учреждении поможет эффективно использовать бюджетные деньги, трудовые и материальные ресурсы. Задача ВФК– обнаружить ошибки, исправить и не допустить их в дальнейшем. В статье найдете готовые образцы Положения, карты и журнала внутреннего финансового контроля.

В силу п. 1 стат. 19 Закона № 402-ФЗ и п. 6 Инструкции № 157н все учреждения обязаны организовывать проверку своей деятельности. Такая процедура позволяет эффективно использовать средства бюджета, обеспечить высокое качество учета, а также достоверность отчетности. Рассмотрим, что включает внутренний государственный финансовый контроль, по каким правилам или стандартам проводится.

Как организовать систему внутреннего финансового контроля

Внутренний финансовый контроль в бюджетном учреждении направлен на достижение организацией своих целей, предотвращение отклонений от установленного порядка, обеспечение корректности учета, отчетности. Особенно актуально данное мероприятие для учреждений со сложной организационной структурой, включающей филиалы или подразделения.

Про последние изменения в порядке контроля читайте в статье журнала

Система проверки должна охватывать все операции, сделки и события, которые могут влиять на результат деятельности или перемещение денег. При разработке плана ревизионных мероприятий для собственного применения можно использовать федеральные стандарты для аудиторской деятельности. В процессе выбора конкретных действия нужно учитывать требования в области финансов:

• На федеральном уровне – государства.
• На региональном уровне или местном – субъектов РФ или муниципалитетов.

Это обусловлено тем, что все учредители (РБС и ГРБС) обязаны проверять свои подчиненные структуры. Параллельно учреждения подвержены ревизии со стороны государства или местных органов власти. Основной целью мероприятий является проверка:

• Соблюдения требований, принятых правил составления бюджета по расходованию средств.
• Соблюдения нормативных стандартов по составлению бюджетных отчетов, ведению учета получателя финансирования.
• Подготовки и реализаций мероприятий по эффективности, экономности использования средств бюджета.

При разработке системы ВФК нужно учитывать требования следующих нормативно-правовых актов:

• БК РФ.
• Закона № 402-ФЗ от 06.12.11 г.
• Закона № 7-ФЗ от 12.01.96 г.
• Закона № 174-ФЗ от 03.11.06 г.
• Приказа Минфина № 157н от 01.12.10 г.
• Приказа Минфина № 191н от 28.12.10 г.
• Приказа Минфина № 33н от 25.03.11 г.
• Приказа Минфина № 18н от 20.03.14 г.
• Приказа Минфина № 356 от 07.09.16 г.
• Постановления Правительства № 1092 от 28.11.13 г.

Структура и положение о контроле

Положение о внутреннем финансовом контроле составляется для утверждения порядка осуществления внутреннего финансового контроля. Допускается оформление этого регламента в виде отдельного раздела учетной политики учреждения. Предварительно, нужно определить, кто именно будет проводить процедуру. Вариант зависит от объема и срочности работ, общего положения дел в учреждении, организационной структуры:

• Отдельное специальное подразделение – к примеру, отдел, департамент или служба.
• Уполномоченные сотрудники или подразделения.
• Специальная комиссия для проведения проверки.
• Штатный аудитор или ревизор.
• Внешний аудитор, привлеченный «со стороны» на договорной основе.

Порядок ВФК должен включать следующие основные нюансы проверки:

• Главные задачи и цели мероприятий.
• Применяемые методики и процедуры.
• Объекты и субъекты мероприятия.
• Порядок оформления итоговых результатов и исправления обнаруженных нарушений.
• Ответственность лиц, по вине которых допущены искажения, неточности, нарушения.

Учреждение может добавить в положение любые сведения, включая план внутреннего финансового контроля ведения учета в соответствии с нормативными требованиями. Главное – согласовать текст положения с ГРБС.

Образец Положения о внутреннем финансовом контроле в бюджетном учреждении

Смотрите и скачайте образец положения:

Карта и методы внутреннего финансового контроля

При подготовке к осуществлению ВФК необходимо разработать карту внутреннего финансового контроля. Здесь приводятся сведения о должностном работнике, ответственном за соблюдение сроков, периодичность операций. Дополнительно указываются способы и методы проверок и т.д. В карте требуется привести все виды операций, за выполнение которых отвечает отдельное подразделение.

Документ формируется до начала очередного года. Корректировки вносятся в следующих ситуациях:

• При внесении изменений в карту по решению руководителя администратора (главного администратора) и получателя средств.
• При корректировке нормативных требований по регулированию бюджетных процедур и правоотношений.

Отчет о результатах внутреннего финансового контроля

Отчет о результатах внутреннего финансового контроля предназначен для фиксации информации о выявленных нарушениях и недостатках, данных об источниках рисков неисполнения бюджета, рекомендаций по исправлению. По итогам проведенного внутреннего мероприятия можно заполнить протокол или служебную записку. К документу прикладывается перечень мер по устранению обнаруженных нарушений и рекомендации по их дальнейшему предотвращению.

Стандарты осуществления внутреннего муниципального финансового контроля подразумевают оформление результатов. Для этого составляется заключение; а при внешней ревизии – акт. Документы заполняются произвольно. От работников, по вине которых произошли недоработки, требуется предоставить письменные объяснения руководителю организации.

Журнал внутреннего финансового контроля с примером заполнения

В журнале внутреннего финансового контроля учреждения приводят:

• Сведения о нарушениях и недостатках при выполнении бюджетных процедур.
• Информацию об имеющихся бюджетных рисках.
• Рекомендации по их устранению и предотвращению.

Согласно стандартам внутреннего финансового контроля, в документе приводятся итоговые результаты исследования правомерности ведения организацией деятельности. Дополнительно отражаются выводы о качестве тех хозяйственных операций, которые влияют на эффективное распоряжение бюджетными средствами.

Оформлять журнал обязано то подразделение учреждения, которое назначено ответственным за исполнение бюджетных процедур. Заполняется документ на основании сведений от проверяющего ведомства. Бланк можно формировать произвольно. Рекомендуется использовать для примера стандарт Казначейства РФ по Приказу № 475 от 16.12.16 г. В этом нормативно-правовом акте утвержден сам бланк и порядок его составления.

Допускается оформление журнала в электронном формате или «на бумаге». Электронный способ позволяет группировать нарушения по периодам их возникновения, типам и прочим критериям. Посредством использования программы доступны идентификация времени записи; защита от доступа посторонних; внесение отметок о нарушениях.

Пояснительная записка к годовой отчетности

Порядок осуществления внутреннего муниципального финансового контроля предусматривает заполнение соответствующих сведений в пояснительных записках. Такие формы прикладываются к годовой бухотчетности (ф. 0503760) учреждения и бюджетной отчетности (ф. 0503160). В таблице № 5 приводятся данные о результатах проведенных в отчетном периоде проверочных мероприятий, а также рекомендации по устранению недоработок.

Ответственность

На законодательном уровне санкции за отсутствие у организации системы внутреннего контроля финансовой отчетности напрямую не утверждены. Но финансовый орган может в любое время посетить учреждение для изучения его системы контроля. По результатам такой проверки ревизоры могут вынести предписание или представление. Если никаких замечаний к ревизии нет, бланк не заполняется.

В документе указывается на наличие нарушений. Если не исполнить предписание (представление), нарушителю грозит ответственность. В настоящее время размер штрафной санкции составляет:

• Для должностных сотрудников учреждения – 20000-50000 руб. или возможна дисквалификация на период 1-2 года.

Обратите внимание! При проведении внутренних проверок виды ответственности можно предусмотреть для субъектов процедуры в рамках их обязанностей. Для лиц, виновных в недостатках, нарушениях и искажениях, как правило, вводится дисциплинарная ответственность по ТК РФ. Оценкой адекватности и эффективности системы, контролем за ее соблюдением занимается специальная комиссия. Состав комиссии утверждается руководителем организации.

Осуществлять внутренний контроль бухгалтерского учета – обязанность каждого учреждения. Для главных распорядителей бюджетных средств (ГРБС) порядок такого контроля установлен нормативными правовыми актами, а получатели бюджетных средств, бюджетные и автономные учреждения должны установить порядок внутреннего контроля в рамках формирования учетной политики.

Внутренний контроль и учетная политика

Обязанность осуществлять внутренний контроль установлена целым рядом нормативных актов. Согласно ч. 1 ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.
Порядок организации и обеспечения (осуществления) субъектом учета внутреннего финансового контроля устанавливается учреждениями в рамках формирования учетной политики (п. 6 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н ; далее – Инструкция № 157н). При этом для его осуществления и (или) в целях упорядочения обработки данных о фактах хозяйственной жизни, принимаемых к отражению на счетах бухгалтерского учета, учреждение вправе на основе первичных учетных документов, составленных в подтверждение указанных операций, составлять также сводные учетные документы (п. 7 Инструкции № 157н).
Таким образом, учреждение обязано утвердить порядок осуществления финансового контроля, который может быть предварительным и последующим. Проверять можно не только первичные учетные, но и сводные документы, составленные на их основе.
Порядок осуществления внутреннего контроля должен включать в себя:

	-	цели его осуществления (например, повышение качества бухгалтерского учета, минимизация количества ошибок);
	-	ответственные за его организацию лица (например, заместитель руководителя учреждения или главный бухгалтер);
	-	виды внутреннего контроля (например, предварительный, текущий, последующий контроль, самоконтроль и контроль по подчиненности);
	-	описание методики внутреннего контроля;
	-	оформление результатов внутреннего контроля (акты, журнал и т.д.);
	-	мероприятия по результатам его проведения (дисциплинарные взыскания и поощрения и т.д.).

Кроме порядка осуществления внутреннего контроля в соответствующем разделе учетной политики (или положении о внутреннем контроле как приложении к учетной политике) необходимо установить, кто его осуществляет. Указать можно должность, отдел или комиссию. Конкретный состав комиссии может быть установлен отдельным приказом руководителя учреждения.

Обязанность ГРБС

Согласно статье 160.2-1 Бюджетного кодекса РФ ГРБС обязан осуществлять внутренний финансовый контроль, направленный на соблюдение внутренних стандартов и процедур составления и исполнения бюджета по расходам, включая расходы на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд, составления бюджетной отчетности и ведения бюджетного учета этим ГРБС и подведомственными ему распорядителями и получателями бюджетных средств.
Правила осуществления внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита ГРБС утверждены постановлением Правительства РФ

ЭКОНОМИКА И ЭКОНОМИЧЕСКАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ

ОРГАНИЗАЦИЯ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

©2014 г. О. Г. Лам опекая, Н.С. Голодных

Ключевые слова: бюджетные учреждения, главный бухгалтер, финансовый контроль, эффективное использование государственных средств.

The analysis of the existing system of internal financial control in the budgetary establishments is earned out and the "Regulations on Internal Control in the public institution" is worked out.

Key words: budgetary institutions, chief accountant, financial control, efficient use of state

Новый закон о бухгалтерском учете обязал экономический субъект организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. К экономическим субъектам относятся и бюджетные учреждения. Исполнение данной обязанности по-прежнему вызывает и у главных бухгалтеров, и у руководителей учреждений немало вопросов, касающихся порядка организации данного контроля. Например, надо ли разрабатывать положение о внутреннем финансовом контроле и если надо, то какую информацию оно должно отражать? Кто будет проводить мероприятия по внутреннему контролю, если в штатном расписании отсутствует штатная единица "ревизор"? Какова ответственность работников за нарушения, выявленные в ходе проведения внутреннего контроля?

В бюджетных учреждениях, как правило, штат работников небольшой, что не

позволяет иметь не только контрольно-ревизионный отдел, но и ревизора. Поэтому функции ревизора очень часто возлагают на главного бухгалтера. Это связано с тем, что в его должностные обязанности согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному Постановлением Минтруда России № 37, в том числе входит:

Руководство работой по организации системы внутреннего контроля за правильностью оформления хозяйственных операций, соблюдением порядка документооборота, технологии обработки учетной информации и ее защиты от несанкционированного доступа;

Обеспечение контроля за соблюдением порядка оформления первичных учетных документов;

Оказание методической помощи руководителям подразделений и другим ра-

ботникам организации по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и анализа хозяйственной деятельности.

Таким образом, уже в силу своих должностных обязанностей главный бухгалтер наделен контрольными функциями. Поэтому функции по организации и проведению внутреннего контроля должен выполнять главный бухгалтер, в крайнем случае, его заместитель. Можно выделить следующие основные элементы системы внутреннего контроля бюджетного учреждения:

Наблюдение за работой бюджетного учреждения и ее проверка;

Выявление допущенных отклонений и нарушений;

Принятие мер по предупреждению и устранению нарушений.

Для бухгалтера система внутреннего контроля в большей степени включает надзор и проверку;

1) соблюдения требований бюджетного законодательства;

2) точности и полноты составления документов и регистров бухгалтерского учета;

3) предотвращения возможных ошибок и искажений в учете и отчетности;

4) исполнения приказов и распоряжений руководства учреждения;

5) контроля за сохранностью финансовых и нефинансовых активов учреждения.

Учреждению, как получателю бюджетных средств, следует организовать систему внутреннего контроля на основе норм Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации. В соответствующих формах отчетности бюджетному учреждению в обязательном порядке следует указать тип и наименование контрольных мероприятий, выявленные нарушения и принятые меры по их устранению. Перечисленные сведения характеризуют результаты проведенных в отчетном периоде мероприятий по внутреннему контролю за соблюдением требований бюджетного законодательства

и финансовой дисциплины, эффективным использованием материальных и финансовых ресурсов, а также за правильным ведением бюджетного учета и составлением бюджетной отчетности. Этот факт говорит о том, что учреждению, как получателю бюджетных средств, следует очень серьезно подходить к организации системы внутреннего контроля. Предварительными условиями, объективно необходимыми для правильного и результативного функционирования системы внутреннего контроля, следует признать наличие:

Сформированной нормативной базы;

Созданных специальных либо наделенных соответствующими полномочиями структурных подразделений и установление им задач в данной области, закрепление прав, обязанностей, а также ответственности за их неисполнение.

В системе внутреннего контроля бюджетного учреждения задействованы в той или иной степени все сотрудники. При этом кто-то больше контролирует, а кто-то чаще исполняет обязательные предписания. Исполнителями и контролерами в одном лице, которые участвуют во многих контрольно-ревизионных мероприятиях, можно считать работников бухгалтерии, так как именно через бухгалтерию проходят почти все документы бюджетного учреждения, которые обрабатываются и принимаются к бухгалтерскому учету. Но было бы ошибочно считать, что всю работу по внутреннему контролю можно возложить на учетных работников.

При наличии возможностей руководитель может поручить заняться внутренним контролем отдельному подразделению или комиссии по внутреннему контролю учреждения. В состав такой комиссии могут входить работники администрации, бухгалтерии, юридической службы и т.д. Главное при этом, чтобы подразделение контроля было независимым и представляло отчеты только назначившему его руководству. Тогда объективность выводов такой службы может быть не ниже оценки состояния дел в учреждении, которая дается внешними ревизорами - государственными органами.

В целом внутренний контроль является процессом управления деятельностью учреждения. Его цель - эффективное использование бюджетных средств, сохранность финансовых и нефинансовых активов учреждения, соблюдение законодательных требований и представление достоверной отчетности. Система может включать иные мероприятия и вопросы, подлежащие внутреннему контролю в учреждении.

Вся работа по внутреннему контролю должна осуществляться по определенным правилам, зафиксированным в отдельном Положении о внутреннем контроле. Такое Положение должно стать приложением к Учетной политике учреждения или может быть утверждено отдельным локальным актом. Кроме того отдельным приказом утверждается комиссия, на которую возложены функции по проведению внутреннего контроля.

От правильности создания и исполнения Положения о внутреннем контроле во многом зависит финансовый порядок в учреждении. В связи с этим предлагается авторский вариант данного положения, в котором отражены все вопросы, касающиеся проведения внутреннего финансового контроля в бюджетном учреждении.

Положение о внутреннем контроле учреждения

1. Общие положения

Положение о внутреннем контроле разработано в целях повышения эффективности системы управления.

Положение определяет основные цели, принципы, требования и структуру внутреннего контроля учреждения.

При организации внутреннего контроля в учреждении следует руководствоваться следующими нормативно-правовыми актами:

Бюджетным Кодексом РФ;

Налоговым Кодексом РФ;

Трудовым Кодексом РФ;

Гражданским Кодексом РФ;

Федеральным Законом «О бухгалтерском учете»;

Федеральным законом «О некоммерческих организациях»;

Локальными нормативными актами.

2. Основные задачи

Контроль за соблюдением законов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, правовых актов субъектов РФ;

Исполнение приказов и распоряжений руководителя учреждения;

Законность совершения кассовых операций;

Организация учета и обеспечение сохранности имущества;

Установление соответствия осуществляемых операций регламентам, полномочиям сотрудников.

В соответствии с предъявляемыми требованиями первичные документы в учреждении должны:

Оформляться в момент совершения хозяйственных операций или сразу после их окончания;

Соответствовать типовым унифицированным формам;

Соответствовать формам документов, описанным в учетной политике.

Кроме того, бухгалтерские справки, содержащие обоснование исправлений в случаях, когда в бухгалтерский учет вносят исправления, специальные расчеты, должны быть изложены просто и ясно во избежание двусмысленного толкования.

Л Система внутреннего контроля

Под системой внутреннего контроля понимается совокупность организационной структуры, процедур и методик, принятых и утвержденных руководством учреждения в качестве средств для эффективного ведения хозяйственной деятельности, которая в том числе включает организацию внутри учреждения и его силами надзора и проверок:

Соблюдения требований законодательства;

Точности и полноты документации бухгалтерского учета,

Предотвращение ошибок и искажений;

Обеспечение сохранности имущества учреждения.

Система внутреннего контроля позволяет следить за эффективностью работы отдельных структурных подразделений учреждения, добросовестностью выполнения работниками возложенных на них должностных обязанностей.

Среди форм внутреннего контроля выделяется предварительный, текущий и последующий контроль.

Предварительный контроль осуществляется до совершения финансовых операций, на стадии принятия управленческих решений по формированию и утверждению планов финансовой деятельности, смет доходов и расходов, договоров, обязательств и других соглашений.

Целью предварительного контроля является эффективное использование государственных средств на основе законодательных, нормативно-правовых актов, стандартов и правил. Предварительный контроль направлен на предотвращение финансовых нарушений на стадии рассмотрения и оценки обоснованности формируемых доходов и целесообразности предлагаемых расходов.

Предварительный контроль в учреждении осуществляют юридическая и финансово-экономическая службы учреждения на этапе заключения договоров, соглашений и других документов.

Текущий контроль осуществляется на стадии совершения финансовых операций по формированию, распределению и использованию финансовых ресурсов,

Целью текущего контроля является соблюдение финансовой дисциплины и предотвращение финансовых нарушений. Текущий контроль деятельности учреждения осуществляет бухгалтерская служба на основании проверки документов.

Последующий контроль осуществляется по итогам совершения финансовых операций, путем анализа и проверки финансовой и бухгалтерской документации, отчетности, определяется состояние финансовой дисциплины, выявляются нарушения, намечаются пути предупреждения и меры их устранения.

Работа комиссии внутреннего контроля организуется по следующим направлениям проверки:

Проверка соблюдения действующего законодательных и нормативных актов;

Проверка соблюдения норм Учетной политики;

Проверка правильности расчетов с поставщиками и подрядчиками по заключенным договорам;

Проверка правильности расчетов с персоналом учреждения по оплате труда, расчетов с внебюджетными фондами по начислениям на оплату труда;

Проверка правильности расчетов с бюджетом - по налогам и сборам;

Проверка правильности и своевременности отражения операций в бухгалтерском учете;

Проверка правильности, полноты и своевременности отражения в учете доходов и расходов по приносящей доход деятельности;

Проверка организации сохранности имущества и активов учреждения;

Проверка полноты и правильности документального оформления бухгалтерских операций;

Проверка достоверности отчетности, предоставляемой руководству учреждения и внешним организациям, фондам.

Внутренний контроль в учреждении осуществляет комиссия, созданная приказом руководителя и состоящая из работников администрации, бухгалтерии и юридического отдела. В зависимости от индивидуального плана - программы проверки в состав комиссии возможно привлечение других специалистов. Приказом руководителя также утверждаются:

Объекты проверки;

Период, за который проводится проверка;

Срок проведения проверки;

Ответственные исполнители.

Перед внутренней проверкой разрабатывается индивидуальная программа проверки в соответствии с целями и задачами на основании общего плана проверок и утверждается руководителем.

4. Права комиссии по проведению внутренних проверок

Для обеспечения эффективности внутреннего контроля группе проверяющих по проведению внутренних проверок предоставляются следующие права:

По проверке соответствия финансо-во-хозяйственных операций действующему законодательству;

По проверке правильности составления бухгалтерских документов и своевременного их отражения в учете;

По возможности входить в помещение проверяемого объекта, а также в помещения, используемые для хранения документов, кассы, компьютерной обработки данных и хранения данных на машинах носителях, с обязательным привлечением главного бухгалтера;

По проверке наличия денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности в кассе учреждения;

По проверке правильности применения ККМ, исключая из сроков, в которые такая проверка может быть проведена, период выплаты зарплаты;

По проверке всех без исключения учетных бухгалтерских регистров;

По проверке планов финансово-хозяйственной деятельности, смет, расчетов и т.д.;

По ознакомлению со всеми учредительными и распорядительными документами (приказами, распоряжениями, указаниями руководства учреждения), регулирующими финансово-хозяйственную деятельность;

По ознакомлению с перепиской подразделения с вышестоящими организациями, юридическими и физическими лицами (жалобы, заявления);

По обследованию производственных и служебных помещений (могут преследоваться цели, не связанные напрямую с финансовым состоянием, но проводится оценка рациональности использования оборудования и приборов);

По проверке состояния и сохранности товарно-материальных ценностей у ма-териально-ответственных лиц;

По проверке состояния, наличия и эффективности использования объектов основных средств.

5. Ответственность комиссии по проведении) внутренних проверок

Работники учреждения, осуществляющие внутренние проверки, несут ответственность:

За полноту и своевременность проверок;

За обоснованность выводов по результатам проведенной проверки;

За обоснованность предложений по повышению эффективности производства, рационализации бухгалтерского учета и отчетности;

За отчет, созданный по результатам проверки, о выявленных недостатках и нарушениях, с рекомендациями по их устранению, с включением всех вопросов, возникших в период проверки;

За своевременное информирование руководства учреждения обо всех выявленных нарушениях законодательства, нормативных актов, внутренних распоряжений, а также мерах, принятых руководителями проверяемых подразделений по устранению допущенных нарушений.

6. Оформление ревизий и проверок

По результатам проведения внутреннего контроля составляется соответствующий акт. В нем следует отразить:

Программу проверки, утвержденную руководителем учреждения;

Характер и состояние бухгалтерского учета и отчетности;

Виды, методы и приемы, способы, применяемые при проведении проверки;

Анализ соблюдения законодательных и нормативных актов РФ;

Выводы о результатах проведения мероприятий внутреннего контроля;

Размеры причиненного материального ущерба, другие последствия допущенных нарушений, а также виновных должностных лиц;

Описание принятых мер и перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, выявленных в ходе последующего контроля, рекомендации по недопу-

щению возможных ошибок в дальнейшей работе.

Работники учреждения, допустившие недостатки, искажения и нарушения, в письменной форме обязаны представить руководителю учреждения объяснения по вопросам, относящимся к результатам проведения контроля.

Литература

1. Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению: Приказ Минфина России от 01 декабря 2010 г. № 157н // Справочно-правовая система Консультант Плюс [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http:www.consultant.ru, 2015.

2. Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению: Приказ Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н// Справочно-правовая система Консультант Плюс [Электронный ресурс]. -Режим доступа: http:www.consultant.ru, 2015.

3. О некоммерческих организациях: Федеральный закон от 12 января 1996г. № 7-ФЗ: в редакции от 28 декабря 2013 г. // Справочно-правовая система Консультант Плюс [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http:www.consultant.ru, 2015.

4. Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации: Приказ Минфина России от 28 декабря 2010 г. № 1914н: в редакции от 11.02.2013 г. № 8-ФЗ// Справочно-правовая система Консультант Плюс [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http:www.consultant.ru, 2015.

5. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих: Постановление Минтруда России от 21.08.1998 № 37: в редак-

ции от 15.05.2013 г. № 205 // Справочно-правовая система Консультант Плюс [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http:www.consultant.ru, 2015.

6. Корчагина, Л.М. Искажение финансовой информации в бюджетных организациях / Л.М. Корчагина, // Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных организациях. - 2012. - № 5. Справочно-правовая система Консультант Плюс [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http:www.consultant.ru, 2015.

7. Короткова, О.И. Проблемы взаимоотношений государства и государственных бюджетных учреждений в области финансирования / О.И. Короткова // Государственная власть и местное самоуправление. - 2011. - № 6.

8. Егорова, Л.В. Учет и аудит в некоммерческих организациях: теория и методология; Институт открытого образования / Л.В. Егорова. - Новочеркасск: Оникс+, 2008.-476 с.

9. Гусарова, Л.В. Концепция бухгалтерского учета, аудита и анализа в некоммерческих организациях / Л.В. Гусарова. -Казань: Познание, 2009. - 264 с.

10. Васильева, Ю.А. Ревизии и проверки бюджетных учреждений - 2010. Что должен знать бухгалтер9 / Ю.А. Васильева. - Москва: Аюдар Пресс, 2010. - 230 с.

11. Фисенко, Т.И. Организация внутреннего контроля в бюджетной сфере. Возможные подходы / Т.И. Фисенко // Учет в бюджетных учреждениях. - 2011. -№ 12.-С. 72-75.

12.Enterprise Risk management: Com-mittee of Sponsoring Organizations of the tradeway Commission, 2004.

13.Why isn"t the Controller Having More Impact? - Schuemann, Jon. Stratégie Finance, Aril, 2009.-P. 32.

1. Ob utverzhdenii Edinogo plana schetov buhgalterskogo ucheta dlya organov gosudarstvennoj vlasti (gosudarstvennyh organov), organov mestnogo samoupravleniya, organov upravleniya gosudarstvennymi vne-byudzhetnymi fondami, gosudarstvennyh akademij nauk, gosudarstvennyh (municipal-

nyh) uchrezhdeniji Instrukcii po ego prime-neniyu: Prikaz Minfina Rossii ot 01 dekabrya 2010 g. № 157n (On the approval of the single chart of accounts for public authorities (government agencies), local authorities, governments state budget funds, state academies of sciences, the state (municipal) institutions and instructions for its implementation), Spravochno-pravovaya sistema Konsul"tant Plyus , Rezhim dostupa: http:www.consultant.ru, 2015.

2. Ob utverzhdenii Plana schetov buh-galterskogo ucheta byudzhetnyh uchrezhdeniji Instrukcii po ego primeneniyu: Prikaz Min-finaRossii ot 16 dekabrya 2010 g. № 174n (On approval of the Plan of accounts of budgetary institutions and instructions for its implementation) Spravochno-pravovaya sistema Konsul"tant Plyus , Rezhim dostupa: http:www.consultant.ru, 2015.

3. O nekommercheskih organizaciyah: Federal "nyj zakon ot 12 yanvarya 1996 g, № 7-FZ: v redakcii ot 28 dekabrya 2013 g. (About non-profit organizations), Spravochno-pravovaya sistema Konsul"tant Plyus , Rezhim dostupa: http:www.consultant.ru, 2015.

4. Instrukciya o poryadke sostavleniyai predstavleniya godovoj, kvartalnoj imesyachnoj otchetnosti ob ispolnenii byudzhetov byudzhetnoj sistemy Rossijskoj Federacii: Prikaz Minfina Rossii ot 28 dekabrya 2010 g. № 1914n: v redakcii ot 11.02.2013 g. № 8-FZ (Instruction on compilation and submission of annual, quarterly and monthly reporting on the budget system performance of the Russian Federation), Spravochno-pravovaya sistema Konsul"tant Plyus , Rezhim dostupa: http:www.consultant.ru, 2015.

5. Kvalifikacionnyj spravochnik dolzhnostej rukovoditelej, specialistov i drugih sluzhashchih: Postanovlenie Mintruda Rossii ot 21.08.1998 № 37: v redakcii ot 15.05.2013 g. № 205 (Qualification schedule of managers, professionals and other employees), Spravochno-pravovaya sistema Konsul"tant

Plyus , Rezhim dostupa: http:www.consultant.ru, 2015.

6. Korchagina L.M. Iskazhenie fi-nansovoj informacii v byudzhetnyh organizaciyah (The distortion of the financial information in the budgetary organizations), Buhgalterskij uchet i nalogooblozhenie v byudzhetnyh organizaciyah, 2012, No 5, Spravochno-pravovaya sistema Konsul"tant Plyus , Rezhim dostupa: http:www.consultant.ru, 2015.

7. Korotkova O.I. Problemy vzaimoot-noshenij gosudarstva i gosudarstvennyh byudzhetnyh uchrezhdenij v oblasti finansiro-vaniya (Problems of relations between the state and the state public institutions in the field of finance), Gosudarstvemiaya vlast" i mestnoe samoupravlenie, 2011, No 6.

8. Egorova L.V. Uchet i audit v nekommercheskih organizaciyah: teoriya i meto-dologiya; Institut otkrytogo obrazovaniya (Accounting and audit of non-profit organizations: the theory and methodology), Novocherkassk: Oniks+ 2008, 476 p.

9. Gusarova L.V. Koncepciya buhgalter-skogo ucheta, audita i analiza v nekommercheskih organizaciyah (The concept of accounting, auditing and analysis of non-profit organizations), Kazan": Poznanie, 2009, 264 p.

10. Vasileva Yu.A. Revizii i proverki byudzhetnyh uchrezhdenij - 2010. Chto dolzhen znat" buhgalter? (Audit and inspection of public institutions), Moskva: Ayudar Press, 2010, 230 p.

11. Fisenko T.l. Organizaciya vnutren-nego kontrolya v byudzhetnoj sfere. Vozmozhnye podhody (The organization of internal control in the public sector), Uchet v byudzhetnyh uchrezhdeniyah, 2011, No 12, pp. 72-75.

12. Enterprise Risk management: Committee of Sponsoring Organizations of the tradeway Commission, 2004.

13. Why isnt the Controller Having More Impact? Schuemann, Jon. Strategic Finance, Aril, 2009, p. 32.

Ламовская Ольга Григорьевна - канд. эконом, наук, доцент кафедры «Бухучёт, анализ и аудит». Азово-Черноморский инженерный институ т ФГБОУ ВПО ДГАУ в г. Зернограде (Ростовская область, Россия). Тел.: 8-928-138-42-23.

Голодных Надежда Сергеевна - магистрант кафедры «Бухучёт, анализ и аудит». Азово-Чсрноморский инженерный институт ФГБОУ ВПО ДГАУ в г. Зсрноградс (Ростовская область, Россия). Тел.: 8-918-5618-50-73.

Information about the authors

Lamovskaya Olga Grigorievna - Candidate of Economic Sciences, associate professor of the Accounting, analysis and audit department, Azov-Black Sea Engineering Institute F S BEE HPE ""Don State Agrarian University"" in Zernograd (Rostov region, Russia). Phone: 8-928-138-42-23.

Golodnykh Nadezhda Sergeevna - undergraduate student of the Accounting, analysis and audit department, Azov-Black Sea Engineering Institute FSB EE HPE "Don State Agrarian University"" in Zernograd (Rostov region, Russia). Phone: 8-918-5618-50-73.