Что относится к хозяйственным расходам в бухгалтерии. Расходы на хознужды

Наличные денежные средства моїут выдаваться под отчет на хо-зяйственные нужды - для приобретения материальных ценностей и оплаты других расходов, связанных с осуществлением текущей де-ятельности организации, в том числе для закупок товарно-материаль- ных ценностей у других юридических лиц, у населения, на рынках
Когда возникает необходимость приобрести какие-либо материальные ценности или оплатить какие-либо расходы через представителей организация, обычно соответствующее подотчетное лицо пи-шет заявление на выдачу денег для определенных целей (см. с. 272).
После подтверждения руководителем организации необходимости выдачи подотчетному лицу денежных средств на соответствующую сумму выписывается ртсходньш кассовый ордер, который согласно п. 14 Порядка ведения кассовых операций должен быть подписан ру-ководителем организации, главным бухгалтером или уполномочен-ными на это лицами
В том случае, если на заявлении на выдачу денег имеется разре-шительная надпись руководителя организации, его подпись на рас-ходном кассовом ордере не обязательна.
Отметим, что, как было сказано выше, денежные средства выдаются на определенный срок. Не позднее трех дней по истечении этого срокл подотчетные лица обязаны едать в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах н приложить к нему все оправдательные документы, подтверждающие произведенные заїра- ты. К таким документам, например, относятся товарные и кассовые чеки, счета, накладные, квитанции к приходным кассовым ордерам 6 случае осуществления покупки на рынке или у населения оправдательными документами моїут служить акты на закупку товарно-мате- ривльных ценностей.
Обращаем внимание читателей, что в соответствий с требованиями действующих нормативных актов возмещение сотруднику произ-веденных им расходов (или утверждение отчета" об израсходованных подотчетных суммах) считается обоснованным только при одновре-менном выполнении двух условий:
наличие документов, подтверждающих факт приобретения материальных ценностей (получения работ или услуг) и размер оплаченной суммы;
оприходование приобретенных материальных ценностей наскаад (использование полученных и оплаченных подотчетным лицом работ или услуг для нужд организации).
Поэтому при приобретении товарно-материальных ценностей по-дотчетным лицом к авансовому отчету кроме документов, подтверждающих факт приобретении и размер израсходованных сумм, должны быть приложены копии документов, подтверждающие их оприходование на склад (например, приходный ордер, приходная накладная), или же на полях авансового отчета могут быть даны ссылки на эти документы. Указание в авансовом отчете ссылок на документы об оприходовании материальных ценностей (или приложение к авансовому отчету копий соответствующих документов) не является обязатель-ным требованием, однако, по мнению авторов, выполнение таких действий желательно, поскольку это облегчает бухгалтеру контроль за расходованием подотчетных сумм н обоснованностью их выплаты подотчетным лицам
Если материалы быт переданы непосредственно в подразделения организации или сразу израсходованы для нужд организации без оприходования их на склад (например, канцтовары в небольшом ко-личестве, приобретавшиеся и иеполыовавшиеся работником в месте длительной служебной командировки), то к авансовому отчету должны приваліться копии требований с распиской получателей либо другие документы, поотверждающие расход, или же указываются ссылки на такие документы
В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются правила выдачи наличных денежных средстп под отчет, не содержвт- ся ограничений размеров выдаваемых сумм. Организация может выдать пещ отчет любую сумму
Однако следует иметь в виду, что с учетом ограничений предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, в случаях, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя при этом от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать установленного предела.
С 21 ноября 2001 г. согласно указанию Банка России от 14-11 2001 № 1050-У при осуществлении расчетов наличными деньгами с юри-дическими лицами устаноален их предельный размер по одной сделке в сумме 60 ООО руб
При приобретении через подотчетных лиц материалов, козийстсен- ного инвентаря, основных средств, нематериальных активов соответ-ствующие суммы НДС, выделенные в первичных учетных и расчетных документах, отражаются по дебету счета 19 (по соответствующим субсчетам).
После фактической выплаты денежных сред сто из кассы подотчетному лицу указанные суммы НДС моїут быть списаны с крсдиіа счета 19 в дебет счета 68 (при наличии счета-фактуры).
Обращаем внимание читателей, что для отнесения уплаченного поставщикам НДС на расчеты с бюджетом помимо прочего необходимо одновременное выполнение двух условий:
материальные ценности должны быть оприходованы и предназначены для использования в производственных целях, а полученные работы или услуги фактически использованы о производственных целях и списаны на издержки производства и об-ращения (в дебет счетов 20, 25, 26, 44 и т п.);
полученные материальные ценности (работы или услуги) должны быть оплачены.
Поэтому отнесение на расчеты с бюджетом НДС по материальным ценностям (работам, услугам), оплаченным через подотчетных лиц, возможно только после их оприходования (использования) в организации и выплаты соответствующей денежной суммы из кассы.
При приобретении материальных ценностей у населения за налич-ный расчет НДС выделен быть не может, поскольку такие сделки НДС вообще не облагаются.
Рассмотрим порядок оформления операций по расчету с подотчетными лицами, получающими деньги на хозяйственные расходы
Заявление на выдачу денег
Утвержденной типовой формы заявления на выдачу денег нет Заяаление может быть написано в свободной форме или по форме, которую организация может разработать самостоятельно.
Образец такого заявления приведен на с, 273.
Расходный кассовый ордер (форма № КО-2)
Расходный кассовый ордер оформляется при выдаче подотчетному лицу аванса на хозяйственные расходы, а также при возмещении подотчетному лицу перерасхода по авансовому отчету.

Код Форма по ОКУД поОКПО 0310002 57122659 организации сгруктдою поярвэделонио
РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР
РОЯ
| їоділругтцню " КоррвЭТСДОФТВ1! >> rpsfHT Srs Кицсмиго 1 71-3 7I3SZ SO 2255-00 - |
Выдать Вопопиной Анне БОРИСОВ не
/іичиость получателя Г.М, Зотов»
Основание: IP пиобрвнеиио материалов Сумм» Яде ТЫСРУИ ЛКЄСПІ лягьдоиг пять-

Деньги на хозяйственные расходы выдаются работникам из кассы организации по расходным кассовым ордерам на основании заявления на выдачу денег или приказа (распоряжения) руководителя орга-низации.
Подробное описание порядка заполненил кассовых ордеров см. нас 31
В этом разделе мы только отметим, что при выдаче денег на хозяйственные расходы.
по строке «Основание» может указываться, например, следую-щее:
на хозяйственные расходы; на приобретение материалов; на приобретение специальной литературы; на приобретение канцелярских товаров; на оплату счетов за электроэнергию.
по строке «Приложение может быть указано:
заявление на выдачу денег,
приказ (распоряжение) руководителя организации № от.
Возмещение перерасхода
В том случае, если расходы подотчетного лица превысили сумм; выданного аванса, но все затраты обоснованы и подтверждены оправ дательными документами, подотчетному лицу возмещается перерасход. В этом случае выписывается расходный кассовый ордер на сумму перерасхода. По строке «Основание» расходного кассового ордера указывается - Возмещение перерасхода по авансовому отчету №
СЕРИЯ
«НАЛОГОВЫЙ ПРАКТИКУМ»
«Налоговый практикум» - одна и J саиыхпопулйриых серий нашою издательств». Подробно рассматри-ваются вопроси расчета,уплаты и «гранения о отчетности всохосноанык палвгоцупмадваемихприии- зацияни. Бухгалтер,у которого вызывает затруднения определенный налоГ.может приобрести такую книгу, где четко и ясно на конкретных прниера» показаны способы решения гтроблеї
I НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ: ПРОСТО® СЛОЖНОМ. Глиа 25 НК РФ. Практический К UN КТчАЙ
Доходы и расходы Состав затрат Незавершенное производство Готовая пророч і" Реализация имущества?30с
Сложные (опросы Практические принеры 187руб.
НДС; ПРОСТО О СЛОЖНОМ (3-еиздание)
Налоговая база и налоговые вычеты, сияние вопроси Сгвпдожя іфиздоние) Льготы и освобождение о; пало га, практические примеры СНЕГА-ФАКТУРЬІЇ НОВОЕ В ОФОРМЛЕНИИ И УЧЕТЕ Порядок эалолиения всох показагеміі,исправление сшибок 64 с " Киига покупок и книга предам Андпиа арбитражной практики 55,0 руб. НАЛОГ НА ИМУЩЕСТВО. Глава 30 НК П(3**з»*трраб. ніж) Новый порядок исчисления и уплаты Плательщиков налога стало больше Льготы и налоговая база, сосшяеиис декларации?9 с.
Ъ Сложные вопросы, пргкт ічеотт примеры * 44,0 руб.
I НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ; НОНАЛ ФОРМА ДЕКЛАРАЦИЯ | Подробный алгоритм заполнения, комментарии к изменениям 224 с итоговый учет 77,0 руб.
1Ы ДЕКЛАРАЦИЙ 176с.
Подробный ангарнім заполнения, сложные вопросы 77.0 руб. НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ: УЧЕТСОГЛАСНО ПБУ 18/02 И ГЛАВЕ 25 НК РФ Бухгалтерский и ваяоговый учет как единое целое Плюсы и иинусы ПБУ ie/02 Сложные вопросы 136 с.
Бумміерскав и ааяогония отчетность: взаимосвязь показателей (6,0 руб. ЕСН и ВЗНОСЫ ¦ ПФР. Глава 24 НК РФ и Закон Н! Ш-ФЗ: гр» ти «кий ком -Игарнй (1-tViiaHUt) 16
Сложные вопросы, практические примеры, арбитражная практика 99,01 ЕДИНЫЙ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫЙ НАЛОГ! просто в сложном Правила исчисления и уплаты, налоговая база ігвс.
Переход на уплату ЕСХН, составление декларации 66,0 руб.
НАЛОГ НА ИГОРНЫЙ БИЗНЕС;престо « сложном. Глава 2S НК Р* Сложные вопросы, практические примеры, заполнение де дараци і 152с. " Особенности применения в регионах 66,0 руб.
НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ; просго о сложном (4-шшд., ыршраб, и ion.) Как совместить бухгалтерский учет с налоговый Оптимальная структур» налоговых ригистров
Сложные «опросы, грвегмчгаше примеры (іетояшчтрвшвенш)
УНИВЕРСАЛЬНЫЙ СПРАВОК НИК НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА. ВМ ПРОВЕРЯЕТ НАЛОГОВЫЙ ИНСПЕКТОР: на ЧТО обратитьМММММ Права и обязанности Проверки к прочие средства контроля 320с.
О лввниость и заідига от вее Сложные вопросы Судебная практика 4,0 руб. Стоимость изданий указана с учетом НДС 10% и почтовой я рссылки

Предприятия (учреждения) выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно - операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче.

Под расходами на хозяйственно-операционные нужды подразумевают обычно расходы учреждения по приобретению канцелярских или хозяйственных товаров, материальных ценностей, ГСМ, на оплату мелкого ремонта, представительские расходы.

При снятии организацией денег с расчетного счета на хозяйственные нужды нужно соблюсти следующий порядок:

1. Снятые денежные средства в этот же день нужно оприходовать в кассу организации. Оприходование делается так: составляется приходный кассовый ордер на снятую со счета сумму (форма приходного ордера № 0310001).

2. Затем необходимо оформить выдачу наличных тому лицу, который будет приобретать для организации товары (работы, услуги) для хозяйственных нужд.

Выдача денежных средств оформляется следующими документами (п. 4.4. Положения):

Заявлением от работника о выдаче ему сумм под отчет, составленным в произвольной форме, с указанием срока, на который будут выданы денежные средства, и их сумме; руководитель компании на этом заявлении должен поставить свою подпись и дату.

Расходным кассовым ордером, который составляется по форме 0310002.

3. О приходе из банка денежных средств по приходному ордеру и об их выдаче по расходному кассовому ордеру делаются записи в Кассовой книге (форма 0310004).

4. После расходования денежных средств, но не позднее 3 дней с окончания срока, на которые выданы деньги, подотчетное лицо должно составить авансовый отчет по форме № АО-1.

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные расходы (например, товарные и кассовые чеки, п. 4.4 Положения).

Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю. Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм.

После этого авансовый отчет утверждается руководителем. Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем (подпункт 6.3 п. 6 Указания). После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм.

Неизрасходованные или не подтвержденные документально денежные суммы должны быть возвращены в кассу организации.

Если работник потратил меньше денежных средств, чем получил под отчет: главному бухгалтеру следует оформить и подписать приходный кассовый ордер, в котором, в частности, отражается возвращаемая денежная сумма.

Если работник потратил больше денежных средств, чем получил под отчет: после утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход следует вернуть работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Если авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты (статья 137 ТК РФ). Для этого следует:

Получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);

В течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);

Ознакомить с приказом работника (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

Общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы зарплаты, причитающейся работнику (статья 138 ТК РФ). Если долг превышает данный предел, то удержания потребуется производить из нескольких выплат.

Таким образом, организация может тратить наличные денежные средства только на свои нужды. Кроме того, нужно подтверждать все наличные расходы документами, которые должны храниться.

Кроме того, если наличные денежные средства были выданы физическому лицу без составления документов и авансового отчета, налоговые органы при проверках доначисляют данному лицу налог на доходы физических лиц (НДФЛ), а также пеню и штраф за его неуплату.

Пример 1. Выдача денег под отчет из кассы

Секретарю ООО «Век» Е.П. Ковалевой 24 марта 2016 года было выдано 5000 руб. на пять дней на покупку канцтоваров. Бухгалтер выдал Е.П. Ковалевой деньги на основании ее заявления, подписанного директором.

Секретарь 27 марта купила канцтовары на сумму 4000 руб. и принесла в бухгалтерию авансовый отчет и чеки. Неиспользованные 1000 руб. секретарь сдала обратно в кассу.

Бухгалтер сделал следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 5000 руб. – выданы деньги под отчет из кассы.

Дебет 50 Кредит 71 – 1000 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств;

Дебет 10 Кредит 71 – 4000 руб. – приняты к учету канцтовары.

Пример 2. Перевод подотчетных сумм на зарплатную карточку сотрудника

ООО «Ключик» 6 ноября 2014 года перечислило на зарплатную карту 30 000 руб. подотчетных денег на покупку канцтоваров Ключкину О.Р.

7 ноября Ключкин приобрел необходимые ТМЦ на сумму 27 350 руб., заплатив за них банковской картой. Того же числа Ключкин предоставил в бухгалтерию ООО «Ключик» авансовый отчет с чеком ККМ, квитанцией от ПКО и слипом терминала, а также накладную и счет-фактуру на имя организации (т.к. Ключкину была выдана доверенность от имени компании). Также 7 ноября Ключкин вернул оставшуюся неизрасходованную сумму наличными в кассу компании.

В бухгалтерском учете будут составлены следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 51 – 30 000 руб. – выдана сумма под отчет,

Дебет 10 Кредит 60 – 27 350 руб. - приобретены канцтовары,

Дебет 60 Кредит 71 – 27 350 руб. – погашена задолженность перед продавцом канцтоваров,

Дебет 50 Кредит 71 – 2 650 руб. – неиспользованная подотчетная сумма возвращена в кассу.

Вопрос:

Возможно ли послать средства на хоз. расходы на личную банковскую карточку директора? Нужен ли какой-то приказ для того? Если да, какая форма приказа? И как правильно оформить платежку и что писать в назначении платежа?
Нужно ли делать авансовые отчеты в сервисе по этим хоз. расходам? В какой срок надо отчитаться? Ответ:

Перевод денег под отчет на хоз.расходы на банковскую карточку сотрудника (гендиректора) по-хорошему проверяющие не одобряют. И могут признать эти суммы доходом сотрудника, в следствии чего доначислят НДФЛ и страховые? взносы на такие выплаты в случае налоговой проверки. Оптимально для таких расходов оформить корпоративную карту.
Если пока корпоративной карты у организации нет, то можно перевести деньги на банковскую карту директора на хоз.нужды. На практике это применяется повсеместно. Для этого нужно оформить приказ на выдачу денег под отчет сотруднику, в котором указать сумму и срок, на который выдаются деньги.
При перечисление денег в назначении платежа так и нужно указать "под отчет на хозяйственные расходы".

После того, как директор оплатит расходы, он обязан составить авансовый отчет и приложить к нему документы на совершенные расходы. Срок составления авансового отчета 3 рабочих дня после истечения срока, на который выданы деньги под отчет, указанного в приказе.
Отмечу, что пока сотрудник не отчитается за ранее выданные ему деньги под отчет, ему нельзя выдавать следующую сумму под отчет.

Последовательность отражения действий в сервисе должна быть такой:
1. В разделе Деньги добавляете Движение с р/сч в кассу на дату снятия средств по чековой книжке. Если деньги с расчетного счета не снимаете, операцию пропустите.
2. В разделе Деньги добавьте Списание- Выплата подотчетному лицу, наличными . В поле Кому выберите сотрудника. Отразите сумму и дату выплаты денег сотруднику. Сохраните.
3. Сформируйте Авансовый отчет. В сервисе во вкладке Документы добавьте Авансовый отчет привязывая к Расходному ордеру . К данному авансовому отчету прилагаются чеки, подтверждающие совершенные расходы (подробнее о документах Вы можете посмотреть в наших видео-новостях). Актуально на дату 11.06.2015 г.

Доходы и расходы. Ведение учёта

Документы подтверждающие расход

Вопрос:

Поставщик (частное лицо, без ИП) не может предоставить документы (товарную накладную и счет фактуру) на товар.
У ООО УСН 6%, то есть расходы не влияют на расчет налогов. Может ли ООО купить товар поставщика без документов? Если можем, то как правильно отразить расход в бухгалтерской отчетности?
Налоговая может оштрафовать ООО за неподтвержденный документами расход?

Ответ:

Несмотря на то, что ООО применяет УСН 6% и расходная часть на уплату налога в бюджет влияния не оказывает, в настоящее время налоговая ужесточает контроль за деятельностью ООО в части законности приобретения товара, который впоследствии будет реализован. Т.е. у ООО обязательно должны быть правильно оформленные документы на товар, чтобы налоговая не могла предъявить претензии.
В случае отсутствия документов продаваемый товар, на приобретение которого у ООО нет документов, налоговая может расценить как полученный безвозмездно, а следовательно, у ООО возникнет дополнительный доход в виде стоимости безвозмездно полученного имущества и с такого дохода придется заплатить налог и пени.
Кроме этого на ООО может быть наложен штраф за грубое нарушение правил учета, которое повлекло занижение налоговой базы по УСН, а также штраф за неуплату налога УСН.

Поэтому документы от продавца - физ. лица следует оформить в обязательном порядке.

Поскольку товар для перепродажи Вы покупаете у физ.лиц, они не могут предоставить накладные на товар, как это бывает в случае приобретения у ИП или ООО.
В данном случае оформляете закупку товара закупочным актом. За основу можете взять форму N ОП-5 .
Составляют акт в двух экземплярах в момент совершения закупки товаров у физ.лица. Один экземпляр документа передают продавцу, второй остается у покупателя. Оба акта должны быть подписаны ООО, закупившим товар, и продавцом. В акте необходимо указать паспортные данные лица, у которого был приобретен товар (полное указание Ф.И.О. продавца, его паспортные данные: серия, номер, кем и когда выдан, а также адрес местожительства).

При отражении в разделе Деньги оплаты за товар создайте операцию Списание - По основному виду деятельности. В качестве подтверждающей накладной укажите данные акта на приобретение товара.

Дополнительно отмечу, что оплатить товар лучше переводом на банковский (карточный) счет физ.лица.
Если нет возможности провести безналичный платеж, тогда средства можно выдать наличными по расходному кассовому ордеру, в котором физ. лицо-продавец должен прописью указать полученную сумму, проставить дату получения денег и свою подпись. Предварительно деньги следует снять с расчетного счета, если в кассе ООО на выплату денег нет.

Что касается уплаты налогов по данной сделке, то выплата дохода физ. лицу в данном случае облагается НДФЛ, но Вы его уплачивать не должны. Физ. лицо-продавец должен самостоятельно отчитаться в налоговую о полученном доходе и уплатить налог.
Выплата по договору купли-продажи с физ. лицом также не подлежат обложению страховыми взносами.
Таким образом, просто выплатите физ. лицу сумму за товар. Никакие дополнительные налоги или взносы в рамках данной сделки платить не придется.

Некоторые виды расходов не могут быть оплачены из кассы или безналичным путем с расчетного счета. К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей у других юридических лиц или у населения.

К операционно-хозяйственным расходам относятся: канцелярские, почтово-телеграфные, приобретение мелкого инвентаря за наличный расчет, оплата мелких транспортных затрат или покупка горюче-смазочных материалов.

Покупка небольших партий товара и операционно-хозяйственные расходы осуществляются через лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет.

В том случае, когда предприятию необходимо приобрести за наличный расчет какие-либо товары или услуги подотчетное лицо пишет заявление о выдаче ему подотчетной суммы.

На основании утвержденного руководителем предприятия заявления, бухгалтерия заполняет расходный кассовый ордер и в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержденным ЦБ РФ 22. 09.93 № 40 кассир выдает подотчетному лицу денежные средства.

При приобретении товарно-материальных ценностей, основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат:

товарные чеки - документы установленной формы, выписываемые продавцом магазина в подтверждение покупки отобранного покупателем товара;

• счета-фактуры;

  торгово-закупочные акты;

  накладные на отпуск товаров;

  акты выполненных работ, оказанных услуг,

с учетом кассовых чеков или корешков приходных ордеров, подтверждающих оплату данного товара.

При этом следует знать, что в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 30.07.93"№745 денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации производятся всеми организациями, предприятиями, учреждениями, их филиалами и другими обособленными подразделениями, а также физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, с обязательным применением контрольно-кассовых машин и что на выдаваемом покупателям (клиентам) чеке или вкладном (подкладном) документе должны отражаться следующие реквизиты:

наименование организации;

идентификационный номер организации - налогоплательщика;

заводской номер контрольно-кассовой машины;

порядковый номер чека;

дата и время покупки (оказания услуги);

стоимость покупки (услуги);

признак фискального режима.

Кассовый чек фиксирует факт оплаты и представляет собой упрощенную форму публичного договора купли-продажи или договора о предоставлении услуг. Такая форма договора регулируется Гражданским кодексом. Наличие кассового чека подразумевает исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим предприятием.

Чеки погашаются одновременно с выдачей товара (оказанием услуг) с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах.

Выдаваемые покупателям (клиентам) счета, квитанции, товарные чеки и другие документы не освобождают организации от применения контрольно-кассовых машин, за исключением отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица). Эти предприятия в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения, в части оказания услуг населению, могут осуществлять денежные расчеты без применения контрольно-кассовых машин, но с обязательной выдачей клиентам документа строгой отчетности, приравниваемого к чеку, по формам, утвержденным Минфином РФ по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам.

В соответствии со статьей 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 25.07.2002) продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг в организациях торговли либо в иных организациях, осуществляющих реализацию товаров, выполняющих работы либо оказывающих услуги, а равно гражданами, зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей, без применения в установленных законом случаях контрольно-кассовых машин - влечет наложение административного штрафа:

на граждан в размере от 15 до 20 минимальных размеров оплаты труда;

на должностных лиц - от 30 до 40 минимальных размеров оплаты труда;

на юридических лиц - от 300 до 400 минимальных размеров оплаты труда.

Бухгалтерам предприятий следует обращать внимание на заполнение товарного чека, в котором должны быть указаны наименования приобретенных товаров, их цена, количество и сумма.

Зачастую при покупке товаров продавец заполняет бланк товарного чека; «канцтовары» или «хозтовары», а бухгалтер относит эти расходы на себестоимость продукции. При проверках налоговых органов такие расходы будут исключены из себестоимости продукции, ведь согласно Положению о составе затрат на себестоимость продукции (работ, услуг) можно отнести стоимость приобретенных товаров только в три случае, когда видна их производственная направленность.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

В установленные организацией сроки подотчетные лица должны отчитаться в использовании полученных денежных средств.

Неиспользованные остатки наличных денег сдаются в кассу организации. При оформлении авансовых отчетов кроме документов, подтверждающих получение товарно-материальных ценностей, должны быть документы, подтверждающие факт их оприходования на склад. В том случае, когда приобретенные товары, материалы или другие предметы были переданы непосредственно в подразделения организации без оприходования на склад, к авансовому отчету должны быть приложены копии документов с распиской получателей, подтверждающие произведенные расходы.

У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из зарплаты данную задолженность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

При приобретении товарно-материальных ценностей у юридических лиц бухгалтерам предприятий следует обращать внимание на то, что расходы подотчетных лиц должны подтверждаться первичными документами:

подтверждающими факт получения товарно-материальных ценностей (накладные, счета); .

подтверждающими факт оплаты полученных товарно-материальных ценностей с указанием стоимости покупки (квитанции к приходно-кассовым ордерам, чеки контрольно-кассовых машин, документы, приравненные к бланкам строгой отчетности).

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся:

наименование документа;

дата составления документа;

наименование организации, составившей документ;

денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;

наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы.

Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

В том случае, если материальные ценности получаются непосредственно самим руководителем организации, доверенность не требуется, но его полномочия должны быть подтверждены документом, удостоверяющим личность, а роспись в получении ценностей должна быть подтверждена оттиском печати организации.

Доверенности (формы № М-2 и № М-2а) применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Регистрацию доверенностей предприятия, могут производить в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале «Учет выданных доверенностей» следующей формы:

№ доверенности	Дата выдачи	Срок действия доверенности		Наименование поставщика	№ и дата наряда (счета, спецификации и др. заменяющего наряд документа) или извещения	Расписка лица, получившего доверенность	Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности

Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации. Отрывная часть доверенности выдается под расписку работнику предприятия, уполномоченному на получение товарно-материальных ценностей, а корешок доверенности остается в бухгалтерии организации.

Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана.

Доверенности подписываются руководителем (заместителем руководителя) и главным бухгалтером предприятия. Право подписи доверенностей оформляется приказом в тех случаях, когда оно предоставлено лицам, уполномоченным на то руководством и главным бухгалтером предприятия.

При выписке доверенностей следует иметь в виду, что перечень подлежащих получению товарно-материальных ценностей, предусмотренный на оборотной стороне доверенности, заполняется в случаях, когда в документе на отпуск (соглашении и т.п.), указанном на лицевой стороне, не приведены наименования и количества ценностей, подлежащих получению. Если же в указанных документах приводятся наименования и количества товарно-материальных ценностей, подлежащих получению, перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркивается.

Типовая межотраслевая форма № М-2

Утверждена Постановлением .Госкомстата России от 30.10.97№ 71а

Номер доверенности	Дата выдачи	Срок действия	Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность		Расписка в получении доверенности
			Растаковскому Ивану Лазаревичу		Растаковский
Поставщик		Номер и дата наряда (заменяющего наряд документа) или извещения		Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения
«Диво»		Счет № 025 от 01.03.2002		Накладная mo 0012 от 10.03.2002; счет-фактура N9014

Оборотная сторона формы Ns M -2

Перечень материальных ценностей, подлежащих получению

Номер по порядку	Материальные ценности	Единица измерения	Количество (прописью)
	обувь

Подпись лица, получившего доверенность Растаковский удостоверяем.

Руководитель директор Гибнер Гибнер Х.И.

(должность) подпись расшифровка подписи

Главный бухгалтер Абдулина Абдулина А.А.

Подпись расшифровка подписи

УТВЕРЖДАЮ

директор

(должность)

Гибнер Гибнер Х.И.

(подпись) (Ф.И.О.)

АКТ№ 10

ЗАКУПКИ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

« 1 » марта 2002 г.

Мною, товароведом магазина «Чудо» Растаковским И.Л. закуплены за наличный расчет продовольственные товары у физического лица:

Люлюкова Федора Андреевича

паспорт серия XIX - ME № 543014 выдан 05.05.85 ОВД Уездного Горисполкома проживающего по адресу г. Уездный, ул. Трактирная, д. 13 действительно приобретены в г. Уездный

(место приобретения)

следующие товарно-материальные ценности:

	Наименование	Единица измерения	Количество
	Яблоки			1 O -00
	ИТОГО

Товары двух наименований, на общую сумму три тысячи пятьсот рублей

(итого прописью)

Сдал Люлюков Люпюков Ф.А.

Принял Растаковский Растаковский И.Л.

Денежные средства в сумме три тысячи пятьсот рублей

(итого прописью)

получил Люлюков

Денежные средства в сумме три тысячи пятьсот рублей

(итого прописью)

уплатил Растаковский

Комиссия в составе зам, директора Коробкина С.И. и зав, отдела Пошлепкинои Ф.П. подтверждают закупку и доставкужа склад магазина выше указанного товара

зам, директора Коробкина Коробкина С.И.

(подпись) (И.О. Фамилия)

зав, отдела Пошлепкина Пошлепкина Ф.П.

(подпись) (И.О. Фамилия)

Поименованные товарно-материальные ценности в указанном количестве приняты под отчет

Пошлепкина.

Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по счету, накладной или другому заменяющему их документу, на основании которого выдана доверенность, но, как правило, не более чем на 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшему их предприятию на следующий день после истечения срока действия доверенности. О возвращении неиспользованной доверенности в журнале учета выданных доверенностей в графе «отметки о выполнении поручений» делается пометка. Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью «неиспользована» и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.

Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

В тех случаях, когда производится оптовая продажа товаров, предприятием-продавцом осуществляется выписка накладных и приходных кассовых ордеров. В этом случае вместо чека покупателю выдается корешок к приходному кассовому ордеру, иной документ строгой отчетности, предусмотренный при расчетах между юридическими лицами, подтверждающий оплату товара покупателем и накладная.

Размер денежных средств, выдаваемых под отчет, не ограничен Порядком ведения кассовых операций, однако следует иметь в виду, что в соответствии с указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тысяч рублей (указание вступило в силу с 21.11.2001).

При покупке материальных ценностей у физического лица составляется договор купли-продажи, который должен содержать реквизиты, обусловленные письменной формой сделки купли-продажи, в нем должны быть отражены данные о физическом лице, продавце товара.

При покупке сельхозпродукции у физического лица составляется торгово-закупочный акт, в котором должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные, а если физическое лицо является индивидуальным предпринимателем, то должен быть указан его идентификационный номер. Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.