Учетные документы фиксирующие факт свершения хозяйственной операции. Особенности документирования хозяйственных операций

Журнал хозяйственных операций Независимо от вида и способа формирования, все без исключения хозяйственные операции содержатся в журнале операций, который представляет собой удобный инструмент для их просмотра, редактирования и вывода на печать. Чтобы открыть журнал

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:

Формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

Обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций.

От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственной операции (их юридическая доказательность).

Если в организации не создана система организации и ведения первичного учета, то не будет эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.

Одним из основных принципов ведения бухгалтерского учета является то, что хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).

Кроме того, следует обратить внимание на то обстоятельство, что налоговые органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учета с нарушением установленного законом порядка.

Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. К основным требованиям, предъявляемым к первичной учетной документации, относятся:

1) к учету принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.

В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности для оформления совершенных хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов, утверждаемые Государственным комитетом РФ по статистике в установленном порядке. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учетных регистров, которых нет в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации и альбомах отраслевых специализированных форм документов (например, торгово-закупочные акты на приобретение материалов у физических лиц). Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменений;

2) первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.

Кроме перечисленных обязательных реквизитов, в первичной учетной документации могут указываться и дополнительные реквизиты, характер которых определяется содержанием той или иной операции и назначение которых состоит в усилении контрольного, познавательного и оперативного значения документов:

Первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях - непосредственно после его окончания;

В первичных документах должны быть отражены все необходимые сведения, позволяющие точно установить содержание и условие совершения операций, т. е. возникает необходимость заполнения всех реквизитов, предусмотренных формой документов;

Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений;

Заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам:

1) по назначению:

распорядительные - документы, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет);

оправдательные - документы, содержащие информацию об исполнении распоряжения (авансированный отчет);

бухгалтерского оформления - документы, которые служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет начислений с оплаты труда);

комбинированные - документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, исполнительных и документов бухгалтерского оформления (расчетно-платежная ведомость на оплату труда);

материальные - документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (приходный ордер);

денежные - документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное поручение);

расчетные - используемые для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам (счет-фактура);

3) по объему отраженных операций:

первичные - документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера);

сводные - документы, предназначенные для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйствен-

ных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира);

4) по способу использования:

разовые - документы, используемые для оформления однократной хозяйственной операции (накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов);

накопительные - используются для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций (лимитно-заборная карта);

5) по числу учитываемых позиций:

однострочные - документы, содержащие одну учетную позицию;

многострочные - документы, содержащие две или более учетные позиции (расчетно-платежная ведомость);

6) по месту составления:

внутренние - документы, составленные в самой организации для оформления внутренних хозяйственных операций (доверенность на получение товарно-материальных ценностей);

внешние - документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими контрагентами (платежные требования-поручения);

7) по способу заполнения:

Заполняемые вручную;

Заполняемые при помощи средств вычислительной техники.

Кроме того, все перечисленные виды учетной документации можно условно сгруппировать по следующим признакам:

организационно-распорядительные - документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно-эксплуатационной деятельностью. Данные документы составляются органами управления организации;

финансово-расчетные - документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и рас-

четах с другими участниками рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации;

документы по снабжению и сбыту - материальные документы.

Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших первичных документов по форме, арифметическая проверка и проверка по существу.

Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы и все реквизиты документа заполнены.

Арифметическая проверка предназначена для выявления ошибок, которые могли возникнуть при заполнении документа. Если ошибки допущены в документах, служащих для оформления кассовых операций (приходные и расходные кассовые ордера), и банковских документах (чеках, платежных поручениях и др.), то данные документы к учету не должны приниматься, а подлежат составлению заново независимо от характера ошибки, поскольку исправления в кассовых и банковских документах запрещены.

Проверка по существу необходима для того, чтобы установить законность и целесообразность совершаемой хозяйственной операции.

Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению приниматься не должны. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Первичные документы изымаются на основании мотивированного постановления должностного лица. Изъятие документов в обязательном порядке производится в присутствии понятых лиц и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества изымаемых документов.

Любым предприятиям (будь то маленький магазин или солидная корпорация со множеством подразделений) невозможно управлять, если там не налажен учет - бухгалтерский, оперативный, статистический. У любого вида учета есть своя основа - документ. Как не бывает дома без фундамента, так не бывает и учета без документов, а грамотное и эффективное управление невозможно без всестороннего анализа информации, полученной посредством бухгалтерского, оперативного и статистического учета.

Первичные документы по своей сути различны, однако их можно разделить на два вида. Первый - документы-основания (договоры, счета, счета-фактуры, заявки на обслуживание), регламентирующие операции с контрагентами (клиентами). Эти документы создаются в системе для увязки сопроводительных документов на движение товаров, услуг и платежных документов, а поэтому не требуют разноски по счетам. Второй вид документов - сопроводительные документы (накладные, акты, складские ордера, платежные поручения, кассовые ордера и т. д.), сопровождающие движение товаров (услуг) и денежных средств. К такого рода документам могут быть отнесены проводки, отражающие в стоимостном выражении суть операции.

Документы-основания в большинстве своем относятся к оперативному учету, в то время как сопроводительные документы имеют отношение ко всем видам учета. Документы-основания могут находиться в одном из трех состояний: оформляемые, исполняемые и закрытые. Оформляемые используются только для планирования закупок и продаж и не включаются в хозяйственный оборот, по ним не производится контроль регламента выполнения. Исполняемые документы используются для формирования на их основе накладных и актов на работу (услуги), а также включаются в контроль сроков исполнения и расчета штрафов. Над документом в состоянии «Исполняемый» можно проводить любые действия: вводить даты фактической оплаты и поставки товара; формировать накладные и акты на услуги, связанные с данным документом, а также платежные документы; выписывать складские ордера, связанные с накладными. Документ в таком состоянии можно назвать рабочим, так как он является основой создания цепочки связанных с ним сопроводительных документов.

После выполнения регламента (оплаты и проведения товара со складов) документ может быть переведен в состояние «Закрытый». В этом качестве он системой не обрабатывается (хранится в архиве). Закрытие документа-основания производится на основании данных отчета по исполняемым договорам только в том случае, если по нему нет задолженности.

Проверить использование документов-оснований можно автоматически. Документы, по которым после указанной даты не было никаких операций, после подтверждения пользователя удаляются из системы.

Создание сопроводительных документов по исполняемому документу-основанию может быть осуществлено одновременно с помощью специальной функции. В любом из сопроводительных документов по желанию пользователя существует возможность создания счета-фактуры (практически вся информация о ней заполняется автоматически из предшествующего документа), а из счета-фактуры проведенная операция может быть зарегистрирована в книге закупок или продаж.

В управлении продажами вся цепочка документов «счет; накладная; складской ордер» может быть создана при выписке счета без дополнительных переходов.

Накладные и акты, сформированные автоматически, доступны для последующего редактирования, необходимость в котором может возникнуть в случае неполной поставки либо поставки по нескольким сопроводительным документам. При формировании очередного сопроводительного документа по документу-основанию система автоматически учитывает ранее произведенные поставки. При создании накладных на отпуск осуществляется контроль наличия отпускаемых товаров по разрезам хранения: склад - материально-ответственное лицо - партия. Для облегчения работы при большом потоке документов существует возможность формирования складских ордеров как по отдельной накладной, так и по группе накладных.

В случае обнаружения несоответствия характеристик товара указанным в накладной, например брака, истечения срока годности и т. д., предусмотрено формирование возвратной накладной и складского ордера.

В связи с тем, что оформление первичных документов, регламентирующих сделку, может выполняться в разное время и разными сотрудниками, полезно периодически проверять их соответствие. Система предлагает ряд возможностей для всестороннего контроля.

Реализованы функции контроля соответствия документов-оснований и накладных, накладных и складских ордеров. В результате их выполнения формируются отчеты разной степени подробности. По запросу программы можно включать в отчеты только документы, по которым выявлены несоответствия.

Если по документу-основанию на продажу суммы платежа были разнесены по позициям накладных, то в отчете присутствует графа «Оплата», где приводятся суммы оплаты по каждой накладной.

При автоматическом формировании платежных документов из модулей контура оперативного управления предоставляется возможность выбрать вид платежного документа (рублевый или валютный), задать дату, откорректировать сумму (по умолчанию принимается неоплаченный остаток от общей суммы документов-оснований), сформировать платежные документы по группе выбранных документов.

Дальнейшая работа с платежным документом - ввод даты оплаты и выполнение проводок - осуществляется в контуре бухгалтерского учета. Безусловно, платежные документы можно вводить непосредственно в контуре бухгалтерского учета и при этом устанавливать их связь с документами-основаниями. Во всех случаях возможен как один платеж по нескольким документам, так и несколько платежей по одному документу.

Более того, реализован учет взаиморасчетов товарами (услугами), причем несколькими способами. Во-первых, можно оформить бартерный договор, включив в него два ранее оформленных исполняемых договора: на закупку и на продажу. На основании установленной связи между договорами осуществляется погашение взаимной задолженности по платежам. Во-вторых, можно связывать накладную на отдых с договором на закупку, и наоборот, тогда и в дебетовой, и в кредитовой части отчета по исполняемым договорам будут присутствовать товарно-сопроводительные документы.

Общую картину взаиморасчетов можно получить в модуле Поставщики, Получатели.

Итак, вся хозяйственная деятельность предприятия описывается стройной цепочкой взаимосвязанных документов, знакомых и привычных работникам. Информация вводится один раз, на любом этапе обеспечивается контроль соответствия документов, в любой момент времени можно получить данные о состоянии взаиморасчетов.

12. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Требования главного бухгалтера (далее под главным бухгалтером понимаются также лица, ведущие бухгалтерский учет в случаях, предусмотренных подпунктами "б", "в", "г" пункта 7 настоящего Положения) по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

13. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа (формы), код формы;
• дату составления;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а по документам, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждаемым организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями абзаца первого настоящего пункта.

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

14. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

15. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

16. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.

17. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы.

18. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

бухгалтерский учет затраты калькуляция

1. Бухгалтерским документом называется письменное подтверждение совершенной хозяйственной операции или права на ее совершение (лат. documentum - свидетельство, доказательство).

Документ является носителем юридической и экономической информации, отражающей динамику движения материальных ценностей и денежных средств. На основании документов производятся все записи в бухгалтерских регистрах. При налоговой проверке первичные бухгалтерские документы имеют значение как письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции либо о праве на ее совершение и служат одним из средств проверки правильности и достоверности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете.

Отсутствие документов, даже на первый взгляд незначительных, или неверное их оформление может привести к серьезным проблемам во взаимодействии партнерами по бизнесу, наемными работниками, контролирующими органами, учредителями. Поэтому одним из главнейших правил бухгалтера должно быть следующее: нет документа - нет операции. Несмотря на то, что индивидуальные предприниматели, а также организации, применяющие УСНО, освобождены от ведения бухгалтерского учета, им не стоит пренебрегать этим правилом, поскольку в налоговом учете документальное подтверждение каждой хозяйственной операции имеет решающее значение.

Каждый факт хозяйственной деятельности подлежит оформлению первичным учетным документом.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

• 1) наименование документа;
• 7) подписи лиц, предусмотренных, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

Документы, оформленные в электронном формате, по действующему законодательству должны удовлетворять всем требованиям, предъявляемым к традиционным бумажным носителям:

• 1) возможность визуального просмотра;
• 2) возможность получения бумажных копий;
• 3) соответствие типовым формам документов, возможность их длительного хранения;
• 4) идентификация лиц, оформивших документ;
• 5) ограничение доступа к информации.

Документация в учете имеет первостепенное значение в управлении предприятиями, так как с ее помощью:

• 1)контролируется наличие, движение и сохранность товарно-материальных и денежных средств;
• 2) контролируется количество и качество труда работников и расчетов за труд;
• 3) обеспечивается повседневное руководство работой предприятия;
• 4) обеспечивается внутренний и внешний (вышестоящей организацией, налоговой инспекцией, банками, независимыми аудиторами) контроль за работой предприятия;
• 5) устанавливается вина (она является доказательством для судебных органов) или невиновность лиц при судебных разбирательствах; контролируются расчеты с другими предприятиями (учреждениями).

Кроме того, на основе документов производится предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств предприятия и экономической необходимостью каждой хозяйственной операции.

Предварительный контроль - это контроль за целесообразностью совершения хозяйственной операции, когда руководящий персонал подписывает документы, содержащие распоряжение на выполнение хозяйственной операции.

Текущий контроль производится в процессе совершения хозяйственной операции.

Последующий контроль осуществляется при получении документов и их обработке.

Чтобы систематизировать и накапливать информацию, содержащуюся в принятых к учету первичных документах, и отражать ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, предприятиями должны вестись регистры бухгалтерского учета.

Подобные регистры ведутся в специальных книгах (журналах, журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках, дисках, дискетах и иных машинных носителях. Такая форма счетоводства называется журнально-ордерной и применяется большинством организаций. В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый или дебетовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Показатели синтетического учета регистрируются по данным первичных документов только по кредиту (по дебету) соответствующих счетов, в корреспонденции с дебетуемыми (кредитуемыми) счетами.

С введением в действие с 1 января 2002 г. главы 25 части второй НК РФ организациям вменено в обязанность вести, помимо бухгалтерского, еще и налоговый учет.

Подтверждением данных налогового учета являются:

• 1) первичные учетные документы (включая справки бухгалтера);
• 2) аналитические регистры налогового учета;
• 3) расчет налоговой базы.

Первичные учетные документы в данном случае применяются те же, что и в бухгалтерском учете. Непосредственный расчет налоговой базы происходит в налоговых декларациях. А вот аналитические регистры налогового учета каждое предприятие должно определить для себя самостоятельно, исходя из требований налогового законодательства и необходимости ведения налогового учета по тем или иным позициям.

В ходе осуществления хозяйственной деятельности организации используется довольно большое количество документов, которые различаются по назначению и способу отражения в них хозяйственных операций. В связи с этим документы принято классифицировать по различным признакам: по назначению, по степени обобщения (порядку составления), по способу охвата фактов хозяйственной жизни, по месту составления, количеству учетных позиций, характеру фактов хозяйственной жизни.

Существует несколько признаков классификации документов.

По назначению документы делятся на:

• 1) распорядительные;
• 2) исполнительные (или оправдательные);
• 3) бухгалтерского оформления;
• 4) комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжения на совершение хозяйственной операции: доверенность - на получение материальных ценностей; банковский чек - на получение денег со счета в банке; приказы на зачисление работников на работу, на их увольнение, на предоставление работнику отпуска и др. В распорядительных документах нет факта выполнения хозяйственной операции, а значит, записи по счетам бухгалтерского учета не производятся.

Исполнительные (или оправдательные ) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и являются первым этапом учетной информации (товарно-транспортные накладные, приходные и расходные кассовые ордера, акты, товарные отчеты и др.).

Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для последующего отражения в учете хозяйственных операций. Так, ежемесячно бухгалтер составляет расчет амортизации (износа) основных средств, расчет амортизации нематериальных активов и др.

Комбинированные документы содержат признаки двух или даже трех типов документов. Например, в наряде указывается задание на работу и фактическое.

По характеру документируемых операций различают документы:

• 1) денежные (приходные и расходные кассовые ордера и др.);
• 2) материальные (накладные, товарные отчеты и др.);
• 3) расчетные (платежные инструкции-поручения и др.).

По объему отраженных хозяйственных операций документы делятся на первичные (единичные) и сводные.

Первичные (единичные) документы отражают одну хозяйственную операцию (товарно-транспортная накладная, приходный кассовый ордер и др.).

Сводные, документы составляются на основе нескольких первичных документов для их объединения (в кассовом отчете записывается каждый приходный и каждый расходный кассовый ордер, итог по приходу и расходу наличных денег и определяется остаток денег в кассе на конец рабочего дня).

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну хозяйственную операцию (приходный кассовый ордер и др.).

Накопительные документы используются для регистрации однородных хозяйственных операций, совершаемых с определенной периодичностью (ежедневно, через день). Например, в лимитно-заборной карте на получение материалов для производства за каждую дату отмечается количество отпущенных материальных ценностей.

По месту составления документы делятся на внутренние, которые составляются в данной организации (приходные и расходные кассовые ордера и др.), и внешние, поступившие от других организаций (накладные, счета-фактуры поставщиков, выписки банка с расчетного счета и др.)

По количеству отраженных объектов (позиций) документы делятся на однопозиционные и многопозиционные . Однопозиционные (однострочные) предназначены для учета одного вида средств (расходный кассовый ордер и др.). Многопозиционные (многострочные) служат для учета многих позиций (расчетно-платежная ведомость на заработную уплату и др.).

По виду носителей информации документы делятся на бумажные и безбумажные, находящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных лентах, дисках и др. Организация обязана обеспечивать защиту своей информации и изготавливать копии таких документов на бумажных носителях.

• 2. К содержанию и форме первичных документов предъявляются следующие основные требования:
• 1) документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции иди непосредственно после ее окончания;
• 2) должна соблюдаться форма документов, которая чаще всего является типовой и печатается в специальных альбомах типовых форм бланков документов;
• 3) в документе должны быть заполнены все реквизиты;
• 4) должны быть установлены сроки сдачи документов в бухгалтерию.

В Российской Федерации с целью однозначности понимания и единообразия оформления до 1 января 2013 года существовала система стандартов документов, определяющая требования, предъявляемые к ним.

Стандарты основаны на унификации - то есть разработке требований к документам, отражающим однородные операции, совершаемые на различных предприятиях, и на стандартизации - установлении строгих ограничений в отношении размеров и правил размещения надписей в документах.

1 января 2013 г. вступает в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в дальнейшем - Закон). Согласно данному Закону отменяется единая унификация первичных учетных документов.

Законодатель установил только обязательные реквизиты первичного учетного документа:

• 1) наименование документа;
• 2) дата составления документа;
• 3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
• 4) содержание факта хозяйственной жизни;
• 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• 7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы первичных учетных документов, применяемые экономическим субъектом, должны быть утверждены Приказом руководителя предприятия. Следует отметить, что существуют документы, которые не могут быть изменены организацией в силу действия иных регламентирующих документов. Например, в Положении Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» установлена необходимость применения кассовых документов с указанием кодов, соответствующих документам из альбома унифицированных форм: кассовые ордера, формы кассовой книги. Применение этих форм необязательно в целях бухгалтерского учета, но необходимо при ведении кассовых операций во исполнение соответствующих регламентаций. Иными словами, у организации нет выбора в данном случае. Такие документы необходимо будет либо заполнять вручную, либо дорабатывать программное обеспечение с целью дополнить его собственными печатными формами, что приведет к дополнительным - финансовым, человеческим, временным и т.п. затратам.

С 2013 года изменяется также требование об утверждении перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. В частности пункт о подписи документов руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером, отсутствует. Нет также указаний на то, что документы подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Тем не менее, в перечне обязательных реквизитов в ст. 9 Закона № 402-ФЗ указано, что подписи проставляют лица, ответственные за правильность оформления свершившегося события. Следовательно, необходимо предусмотреть определенные действия по установлению такой ответственности. Полная или частичная передача прав и любых полномочий, в том числе и подписание документов, осуществляется на основании доверенности. Также исполнение определенных функций можно возложить на сотрудника приказом или должностной инструкцией.

Для переходного периода предусмотрено следующее положение: в случае, если законодательством РФ или договором установлено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в электронном виде.

Согласно требованиям Закона является положение о первичных учетных документах, согласно которому формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

3. Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов.

Движение же первичных документов в бухгалтерском (налоговом) учете регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен в виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике предприятия по бухгалтерскому учету.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, т.е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет, как правило, главный бухгалтер организации. Для составления графика документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему (график) документооборота по организации в целом.

Схемы (графики) документооборота по форме могут быть различными (таблица 1). Каждое предприятие самостоятельно выбирает тот порядок документооборота, который максимально позволяет контролировать движение ценностей, своевременное выполнение обязательств и т.д.

Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, пра­во на их совершение или устанавливает материальную ответствен­ность работников за доверенные им ценности. Хозяйственные опе­рации отражаются на бумажных и машиночитаемых носителях ин­формации (перфокартах, перфолентах, магнитных лентах и др.). Следовательно, документ - это любой носитель информации, с по­мощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтер­ского учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, кото­рые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного ру­ководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценно­сти; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, це­лесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

Формы и реквизиты документов. Форма документа определя­ется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их количество в докумен­тах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции. Некоторые реквизиты являются основными (обязательны­ми) для каждого документа. Они определяют содержание отражаемых операций и придают документу доказательную силу. К таким рекви­зитам относят наименование документа, дату составления; наимено­вание организации, от имени которой составлен документ; содержа­ние хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и пра­вильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Перечень должностей лиц, имеющих право подписи первичных учетных доку­ментов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнитель­ные реквизиты.

Первичные документы должны быть составлены в момент совер­шения операции, а если это не представляется возможным - непо­средственно по окончании операции.

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бух­галтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленных порядке и сроки для отражения в бух­галтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в орга­низации графиком документооборота.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.

С 1 января 1999 г. организации применяют формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме новых унифицирован­ных форм первичной учетной документации, утвержденном постанов­лением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а.

Унифицированные формы первичных документов должны приме­няться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных доку­ментов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.

Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, т.е. установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.

Порядок составления и обработки документов. Документы сле­дует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают.

Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах. В денежных документах сумму ука­зывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Если в тек­сте или цифрах допущена ошибка, ее следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего доку­мент. Текст оговорки таков:

Написанному в исправление ошибки....................................................... верить

(новый текст или сумма)

Дата Подпись

В некоторых документах, например в приходных и расходных кас­совых ордерах, исправления делать не разрешается.

Поступающие в бухгалтерию документы обязательно проверяют. Прежде всего производят проверку по форме, в процессе которой ус­танавливают необходимое количество заполненных реквизитов, на­личие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполне­ния документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и це­лесообразность хозяйственных операций.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают­ся бухгалтерской обработке, которая включает в себя их расценку, группировку и разметку (контировку).

Расценка (таксировка) документов - это денежная оценка ука­занных в документе материальных ценностей.

Группировка - это подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами. На основе групп первич­ных документов часто составляют сводные документы.

Разметка (контировка) - это определение и запись корреспон­дирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.

После разметки данные документов о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а использован­ные документы сдают в архив. Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется докумен­ тооборотом.

Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствую­щим образом подготовить: однородные первичные документы фор­мируют в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие усло­вия: документы постоянного и временного сроков хранения группи­руют в дела раздельно; подлинники отделяют от копий, а годовые пла­ны и отчеты - от квартальных и месячных; в дело должно быть вклю­чено по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и дру­гих нормативных актов.

В дело группируются документы одного периода - месяца, квар­тала, календарного года, - кроме переходящих дел (например, лич­ные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев документы поме­сячно разделяются листами бумаги с указанием месяца.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они от­носятся.

Существуют определенные правила группировки в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распо­рядительными документами, являются приложениями к ним и груп­пируются вместе с указанными документами; приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному соста­ву; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности сис­тематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в по­рядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся ос­нованием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело при­ложений к данным приказам.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от вре­мени их составления или даты поступления.

Например, отчет за 2002 г., составленный в 2003 г., должен быть отнесен к 2002 г.

Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последователь­ности. Например, документы отчета о финансовой деятельности организации, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располага­ют в таком порядке: объяснительная записка к отчету, баланс, а затем приложе­ния.

Лицевые счета сотрудников организации по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в ал­фавитном порядке фамилий. Протоколы заседаний совета трудового коллектива или собрания акционеров организации группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные, к засе­даниям, помещаются после протоколов в последовательности рас­смотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизирует­ся в хронологической последовательности: документ-ответ помеща­ется за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание де­ятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.

Папки с документами заключаются в переплет. На титульном ли­сте указывают наименование организации, название и порядковый

номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ве­домости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.

Сроки хранения отдельных первичных документов, ведомостей, от­четов и других материалов определены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков хране­ния материалов, утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88 г., с учетом изменений, внесенных решением Госналогслужбы России и Росархива от «Об изменении сро­ков хранения документов бухгалтерского учета» 27.06.96 г.

В соответствии с этим Перечнем к документам со сроком хране­ния 1 год относят подтверждения сальдо по взаимным расчетам; к документам со сроком хранения 3 года - квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы засе­даний комиссий по рассмотрению и утверждению квартальных бух­галтерских балансов и отчетов, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, контрольные книги, журналы и ведомости, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по анали­тическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдатель­ные документы и ряд других документов; к документам со сроком хра­нения 5 лет - Главные книги и журналы, а также акты документаль­ных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним; к документам со сроком хранения 10 лет - годо­вые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, пе­редаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационной комиссии по рассмотрению сличительных ведомостей и другие материалы по инвентаризации зданий и сооружений, книги и картотеки по учету зданий и сооруже­ний. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списа­ния с баланса указанных ценностей. Лицевые счета рабочих и слу­жащих должны храниться (75 - В) лет, где В - возраст лиц на мо­мент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны хра­ниться в течение 75 лет. При прекращении деятельности организа­ции документы, связанные с начислением и выплатой зараббтной пла­ты работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные ар­хивы.

Изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокурату­ры, судам, налоговым инспекциям и налоговой полиции на основе их

постановлений в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Изъятие документов оформляется протоко­лом, копия которого вручается под расписку руководителю организа­ции или главному бухгалтеру.

С разрешения и в присутствии представителей органов, проводя­щих изъятие документов, главный бухгалтер или другое должност­ное лицо может снять копии с изъятых документов с указанием ос­нования и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных документов руково­дитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссии оформляют ак­том, который утверждается руководителем предприятия.