Домой Кредит на бизнес Процесс учета расчетов с подотчетными лицами. Учет расчетов с подотчетными лицами — пошаговая инструкция

Кредит на бизнес

Процесс учета расчетов с подотчетными лицами. Учет расчетов с подотчетными лицами — пошаговая инструкция

Библиографическое описание:

Нестеров А.К. Учет расчетов с подотчетными лицами [Электронный ресурс] // Образовательная энциклопедия сайт

В современных условиях учет расчетов с подотчетными лицами должен быть налажен должным образом, вестись правильно, корректно и своевременно, в соответствии действующим законодательством и нормами бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии

С точки зрения экономического содержания хозяйственные операции по использованию денежных средств, которые выданы под отчет подотчетным лицам, нуждаются в особом внимании со стороны бухгалтерии предприятия.

Основной проблемой в исследуемой области выступает тот факт, что в современных условиях объем операций с денежными средствами организации достаточно велик и зависит от характера и масштаба экономической деятельности организации. Поэтому очевидна важность достоверного, корректного и полного бухгалтерского учета хозяйственных операций по выдаче денежных средств пот отчет и их целевому расходованию подотчетными лицами. Кроме того, можно объективно утверждать, что эффективная организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами представляет особую важность для руководства предприятия в контексте недопущения нецелевого расходования средств организации.

Для получения достоверных сведений о ходе хозяйственных процессов на предприятиях организуется бухгалтерский финансовый учет. "Бухгалтерский финансовый учет – это система сбора и обработки учетной информации, необходимой для составления финансовой отчетности. Финансовый учет включает в себя информацию по учету балансовых счетов, используется не только внутри предприятия, но и внешними пользователями. Финансовый учет регулируется нормативными документами" .

Главные задачи бухгалтерского финансового учета представлены на рисунке 1.

Рис. 1. Главные задачи бухгалтерского финансового учета

В соответствии с целью получения достоверных сведений о хозяйственных процессах на предприятии и задачами бухгалтерского финансового учета основные учетные процессы представляют собой линейную систему, представляющую последовательность работы с бухгалтерской информацией.

Расчеты с подотчетными лицами являются важным участком бухгалтерского финансового учета, что обусловлено природой возникновения данного вида операций в хозяйственной деятельности предприятия. В деятельности предприятия часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными деньгами, производить закупки на других предприятиях за наличный расчет, оплачивать служебные командировки и так далее. В таких ситуациях работнику предприятия выдаются наличные деньги под его ответственность для выполнения определенных действий. Такие работники называются подотчетными лицами: "подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы" .

Цель учета расчетов с подотчетными лицами :

Обобщение информации о расчетах с работниками предприятия, по суммам выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, на служебные командировки, а также по расчетам с сотрудниками по возмещению затрат произведенными ими в процессе хозяйственной деятельности.

Перечень должностных лиц, имеющих право по роду работы получать в кассе наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные нужды, ежегодно утверждается руководителем предприятия в приказе с указанием фамилии, имени, отчества, должности, на какую цель может быть выдана подотчетная сумма и ее предельный размер. Размер этих сумм ограничен; выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия. Основанием для выдачи подотчетной суммы служит приказ. Подотчетная сумма может быть выдана работнику предприятия, за которым не числится задолженности по ранее полученным подотчетным суммам. Сумма, выданная под отчет, должна расходоваться лишь по прямому назначению.

Следовательно, стоящие перед бухгалтерией предприятия задачи бухгалтерского финансового учета расчетов с подотчетными лицами сопряжены с несколькими аспектами учетного процесса.

Основные аспекты учета расчетов с подотчетными лицами

	Характеристика
	Определен ли руководителем предприятия круг лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет
	Не выдаются ли подотчетным лицам авансы сверх установленных размеров или лицам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам
	Не допускается ли оплата через подотчетных лиц расходов, которые могли быть оплачены непосредственно из кассы или с расчетных счетов предприятия
	Подтверждает ли руководитель предприятия целесообразность произведенных расходов
	Своевременно ли отражается в учете расходы из подотчетных сумм
	Расходуют ли подотчетные лица, полученные суммы, на те цели, на которые эти суммы выданы

Вместе с этим, по данным бухгалтерского учета должна формироваться информация, пригодная для принятия управленческих решений, связанных с повышением эффективности, как непосредственно организации финансового учета и учетного процесса, так и сопряженных процессов. Следовательно, состояние учета расчетов с подотчетными лицами не должно снижать эффективность действующей системы учета на предприятии. Таким образом, можно сделать объективный вывод, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами занимает особое место в учетной системе на предприятии, так как предоставляемая информация влияет на отдельные показатели деятельности предприятия.

В соответствии с этим, задачи данного участка бухгалтерского учета предприятия связаны с контролем, достоверностью и формализацией хозяйственных операций, связанных с предоставлением денежных средств в подотчет.

Задачи учета расчетов с подотчетными лицами представлены на рисунке 2.

Рис. 2. Задачи учета расчета с подотчетными лицами

Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в рамках действующей системы регулирования бухгалтерского учета.

Первый уровень наряду с другими законодательными актами образует Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014).

Второй уровень регулирования бухгалтерского учета составляют Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ).

Регулирования учета расчетов с подотчетными лицами касается ПБУ 10/99 "Расходы организации", в котором указаны основополагающие аспекты признания расходов, произведенных организацией в соответствии с правилами формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций, в рамках данного участка бухгалтерского учета.

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации с Инструкцией по его применению, который утвержден Министерством финансов РФ, считается наиболее важным документом третьего уровня регулирования бухгалтерского учета.

Четвертый уровень регулирования бухгалтерского учета включает приказы, указания, инструкции, выпускаемые самой организацией: рабочий план счетов, учетная политика и др.

Согласно Инструкции по применению плана счетов учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На счете учета расчетов с подотчетными лицами обобщается информация о расчетах с работниками и суммах денежных средств, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

Таким образом, можно сделать вывод, что нормативно-правовое регулирование бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в настоящее время определяется в соответствии с четырьмя уровнями регулирования бухгалтерского учета.

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами

Для учета операций по расчетам с работниками, получившими деньги для определенной цели, используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Сальдо счета отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. Общий порядок выдачи подотчетных сумм и отчетности по ним предусмотрен Указанием Банка России "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства". Предприятие ведет учет расчетов с подотчетными лицами в соответствии действующими нормативными положениями.

Основанием для выдачи подотчетной суммы служит приказ руководителя, заверенный также подписью главного бухгалтера. Сумма выдачи на расходы зависит от характера предстоящих расходов и выдается в виде денежного аванса в пределах предполагаемого размера расходов. Подотчетная сумма может быть выдана работнику, за которым не числится задолженности по ранее полученным подотчетным суммам. Целевое использование сумм, выданных под отчет, контролируется главным бухгалтером. Выдача денежных средств оформляется расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм. Выданные под отчет суммы на хозяйственные и операционные расходы называются нормированными и включаются в себестоимость продукции организации.

Порядок выдачи денежных средств на операционные и хозяйственные нужды и командировочные расходы должен быть закреплен в Учетной политике предприятия. К операционным и хозяйственным расходам относятся расходы на приобретение материальных ценностей, канцелярские, почтовые расходы, оплата денежных документов и т.п. Размер командировочных расходов рассчитывается на основе соответствующих положений Учетной политики предприятий. Оплата представительских расходов в Учетной политике может быть не предусмотрена.

Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным им под отчет из кассы или переведенным им через органы связи, предназначенным для совершения операционных или хозяйственных расходов, приобретения мелких партий различных материалов или оплату расходов за время служебных командировок ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Выдача денежных средств под отчет оформляется следующей записью:

Дебет 71 Кредит 50 на сумму выданных наличных денег.

Возврат неиспользованных денежных средств в кассу предприятия оформляется следующей записью

Дебет 50 Кредит 71 на сумму сданных наличных денег

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Основные бухгалтерские записи по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Подотчетные лица в подтверждение расходов полученных авансов обязаны представить бухгалтерии авансовый отчет с приложением подлинных документов, подтверждающих произведённый расход полученных на предприятии денежных сумм.

В отношении командировочных расходов в течение трех дней по возвращении подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет на основе подлинных документов, подтверждающих произведенный расход (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов), докладная о проделанной работе (выполнение задания) и прилагается командировочное удостоверение.

По авансовым суммам на хозяйственные и операционные нужды отчет должен быть сдан на следующий рабочий день после истечения срока, на который была выдана подотчетная сумма.

Целесообразность произведенных расходов подтверждается непосредственными руководителями в зависимости от целевого назначения расходов. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету, последний утверждается руководителем предприятия и принимается к учету.

В случае если при авансовом отчете имеются товарные чеки розничных магазинов на приобретенные из подотчетных сумм различные материалы, эти материалы должны быть сданы на склад предприятия, на них выписывается общая приходная накладная.

Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру одновременно со сдачей авансового отчета, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Согласно приказа руководителя расходовать выданные под отчет суммы следует по назначению, а передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается. Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и подтверждающие документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать с него в бесспорном порядке при очередной выдаче заработной платы числящуюся за работником подотчетную сумму задолженности в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Администрация организации самостоятельно решает вопрос о размере сумм, выделяемых под отчет, в соответствии с производственной необходимостью и на основе ретроспективного анализа аналогичных расходов в прошлые периоды.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами в организациях служит журнал-ордер № 7 – комбинированный регистр, сочетающий в единой системе аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. На рисунке приведен пример журнала-ордера №7.

Каждой выданной под отчет сумме в журнале-ордере отводится одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

Применение журнала-ордера № 7 исключает необходимость ведения накопительных ведомостей, карточек и оборотных ведомостей по счету № 71 "Расчеты с подотчетными лицами", что способствует резкому сокращению учетной работы. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Позиционная форма записи и ведение расчетов по каждому авансовому отчету вносят ясность в расчеты, увеличивают контрольные функции учета.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные работникам под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные главным бухгалтером на корректность представления и по существу информации, в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса, и утвержденные руководителем предприятия. Главный бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

В журнал-ордер № 7 вносятся дата выдачи денежных средств под отчет и состояние расчетов на начало месяца (дебет – суммы, оставшиеся под отчет, кредит – суммы, невозмещенного перерасхода) с каждым из подотчетных лиц. Эти записи берутся из журнала-ордера № 7 за прошлый месяц.

Аналитический учет расчетов в журнал-ордере № 7 ведется по каждой отдельно выданной под отчет сумме. По строкам журнала-ордера № 7 отражаются выданные авансы, списание сумм расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также выдачи в возмещение перерасхода и возврат неиспользованных авансов. Таким образом, операции по каждому авансовому отчету находят отражение только по одной строке журнала-ордера № 7.

При разработке отчетов кассира суммы, выданные под отчет, заносятся в журнал-ордер № 7. Одновременно указываются дата выдачи и корреспондирующий счет, что соответствует действующему порядку учета и системе учета в организации.

В случае, когда подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке, или в других случаях выдается (переводится) дополнительный аванс, в разделе "Выдано в подотчет", по кассовым, банковским и другим документам устанавливаются суммы, выданные в возмещение перерасхода. Отражаются суммы неиспользованных авансов, сданные в кассу и на расчетный счет, а также удержанные из заработной платы рабочих и служащих. Запись в этот раздел журнала-ордера № 7 производится на основании документов по кассе, банку и расчетно-платежных ведомостей.

Суммы, выданные под отчет и в возмещение перерасхода, а также суммы возвращенных и удержанных неиспользованных авансов сверяет главный бухгалтер. Проверенные и утвержденные авансовые отчеты записываются в соответствующие графы, с указанием сумм, утвержденной по авансовому отчету. На основании разметки корреспондирующих счетов в авансовых отчетах производятся записи в соответствующие данным счетам графы.

Для того, чтобы определить сумму итога по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", необходимо сложить суммы, сданные подотчетными лицами в кассу, внесенные на расчетный счет и удержанные из заработной платы, а также суммы, списанные по утвержденным авансовым отчетам. Общая сумма кредитового оборота по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" заносится в Главную книгу. В состав сумм, относимых в дебет счетов 10 "Материалы", 41 "Товары" включаются стоимость материальных ценностей по учетным ценам, суммы транспортно-заготовительных и других расходов по заготовлению и приобретению материальных ценностей. Стоимость приобретенных материальных ценностей на основе сумм в журнале-ордере №7 определяется согласно специальной справке, заполняемой на основании копий приходных документов (накладных, приемных актов, приходных ордеров), которые прилагаются к авансовым отчетам подотчетных лиц. В практике чаще всего выписывается общая приходная накладная на основе сопроводительных документов к приобретенным материальным ценностям, оплата которых была произведена подотчетными лицами из сумм денежных средств, выданных им под отчет.

В журнале-ордере № 7 предусмотрены графы для отражения остатка на начало месяца, дебетовых оборотов и кредитовых оборотов. Остаток на конец месяца по каждой позиции (строке) переносится в журнал-ордер № 7 следующего отчетного месяца. Такой порядок переноса сальдо сокращает количество записей. После окончания всех записей журнал-ордер № 7 проверяется и подписывается главным бухгалтером.

Проблемы учета расчетов с подотчетными лицами

В ходе изучения состояния учета расчетов с подотчетными лицами на предприятиях могут быть выявлены типичные для данного участка учета проблемы.

Типовые нарушения учета расчетов с подотчетными лицами

	Описание
	В организации допускается на практике скрытое авансирование сотрудников предприятия денежными средствами на личные нужды, выдача которых из кассы оформляется под видом авансов на хозяйственные нужды.
	Имеются случаи выдачи авансов работникам на хозяйственные нужды без уточнения факта совершения целевых расходов либо квалификации хозяйственных расходов как операционных затрат без подтверждающих документов.
	Имеются случаи несвоевременного отчета подотчетных лиц за расходование полученных денежных средств под отчет.
	Авансовый отчет подотчетных лиц не всегда соответствует целям расходования денежных средств, полученных под отчет, согласно приказу руководителя.
	Возникают противоречия при отнесении расходов подотчетных лиц конкретную статью расходов из-за некорректных сведений, предоставляемых подотчетными лицами.

Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами

Таким образом, хотя учетный процесс в организации может быть налажен достаточно эффективно, а учет расчетов с подотчетными лицами ведется вполне рационально, учетная политика в отношении данного аспекта учета часто может быть представлена в общих чертах, что является достаточно существенным недостатком. В соответствии с этим необходимо внести некоторые изменения в учетную политику в плане конкретизации системы документооборота и отслеживания расчетов с подотчетными лицами и отражения связанных с этим хозяйственных операций в системе бухгалтерской информации предприятия.

В отношении учета расчетов с подотчетными лицами в учетной политике следует закрепить и прописать следующие моменты:

виды первичных документов, применяемых при учете операций связанных с расчетами с подотчетными лицами, учета произведенных расходов, порядок их заполнения и принятия к учету, а также процесс документооборота по данным операциям и расчетам в соответствии с действующим на предприятии порядком предоставления денежных средств под отчет;
порядок и момент признания расходов, совершенных подотчетным лицом, и отнесения их на себестоимость продукции предприятия;
порядок и момент начисления задолженности по расчетам с подотчетными лицами;
документально закрепить основные проводки, используемые для отражения расчетов с подотчетными лицами, и формализовать порядок отражения данных операций в системе учета предприятия;
порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами;
закрепить перечень расходов, которые должны учитываться на счете 44 "Расходы на продажу", производимых из сумм денежных средств, выданных под отчет на операционные расходы;
полностью отразить методы оценки произведенных подотчетными лицами расходов на соответствие целям расходования и отнесения расходов на конкретные статьи расходов для избежания возникновения возможных противоречий в системе учета.

Следует отметить, что при закреплении перечня расходов, которые должны учитываться на счете 44 "Расходы на продажу" следует также включить порядок списания этих расходов в себестоимость продаж в полной сумме расходов, признанных в отчетном периоде. Отнесение расходов на продажу в себестоимость проданной готовой продукции формирует более полную ее себестоимость.

Согласно положениям ПБУ 1/2008, изменять учетную политику можно только в некоторых случаях, к которым относится и разработка предприятием новых способов ведения бухгалтерского учета, которые позволили бы отображать более достоверное представление фактов хозяйственной деятельности. Таким образом, предлагаемые изменения учетной политики не будут противозаконными.

Реализация данных мер позволит более объективно формировать бухгалтерскую информацию о состоянии расчетов с подотчетными лицами, избежать возможных искажений данных финансово-экономических показателях, что, в свою очередь, снизит вероятность принятия неверных управленческих решений.

Выводы

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в рамках хозяйственной деятельности и развития предприятия является естественным и объективным процессом в современной экономике, так как основу хозяйственной деятельности любого производственного предприятия составляют операции, связанные с поступлением и расходованием денежных средств. Таким образом, полное, точное, своевременное и достоверное отражение в бухгалтерском учете операций по выдаче под отчет и использованию денежных средств подотчетными лицами является необходимым условием для формирования достоверной информационной картины для руководства предприятия.

Значимость данного участка бухгалтерского учета обусловлена значением всех хозяйственных операций, связанных с использованием денежных средств предприятия подотчетными лицами, с которыми сопряжены внутрихозяйственные процессы в рамках экономической деятельности предприятия. Цели и задачи учета расчетов с подотчетными лицами связаны с контролем, достоверностью и формализацией операций по выдаче и расходованию подотчетных денежных средств.

Нормативно-правовое регулирование бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами соответствует общей четырехуровневой системе регулирования бухгалтерского учета. В соответствии с планом счетов и инструкцией по его применению учет расчетов с подотчетными лицами денежных средств осуществляется с использованием счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Отражение учета расчетов с подотчетными лицами в учетной политике организации сопряжено с рядом аспектов, которые имеют существенное значение для учета движения денежных средств организации, прежде всего, кассовых операций.

На данном участке бухгалтерского учета чаще всего возникают типовые нарушения, связанные с выдачей денежных средств под отчет. На предприятии имеют место случаи нецелевого предоставления денежных средств под отчет под видом авансов на хозяйственные нужды, некорректного подтверждения совершения целевых расходов и отсутствия подтверждающих документов, несвоевременного отчета по израсходованным подотчетным суммам, а также возникают противоречия по содержанию произведенных расходов. Помимо этого в организации отсутствует документально закрепленный и формализованный порядок выдачи денежных средств под отчет и отражения операций по их расходованию.

Список литературы

Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016).
Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99). Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 №33н (в редакции Приказа Минфина РФ от 06.04.2015 N 57н).
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению. Утверждены Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94-н (в ред. Приказа Минфина РФ от 08.11.2010 №142н).
Указание Банка России от 11.03.2014 №3210-У (ред. от 03.02.2015) "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".
Алексеева Г.И. Бухгалтерский финансовый учет. – М.: Юрайт, 2015.
Алисенов А.С. Бухгалтерский финансовый учет. – М.: Юрайт, 2016.
Астахов В.П. Бухгалтерский (финансовый) учет. – Ростов-на-Дону: МарТ, 2013.
Бабаев Ю.А., Петров А.М., Мельникова Л.А. Бухгалтерский финансовый учет. – М.: Проспект, 2015.
Богатая И.Н., Хахонова Н.Н. Бухгалтерский учет. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2013.
Богаченко В.М., Кириллова Н.А. Бухгалтерский учет. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2015.
Бычкова С.М., Бадмаева Д.Г. Бухгалтерский учет и анализ. – СПб.: Питер, 2015.
Нечитайло А.И., Панкова Л.В., Нечитайло И.А. Методология и концепции бухгалтерского учета. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2015.
Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учета. – М.: Дашков и К, 2012.
Сапожникова Н.Г. Бухгалтерский учет. – М.: КноРус, 2013.
Черненко Н.Ю., Черненко А.Ф. Бухгалтерский финансовый учет. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2015.

5. Инвентаризация: порядок ее проведения и отражения результатов в учете.

6. Понятие, состав, назначение бухгалтерской отчетности.

7. Бухгалтерский баланс – информационная модель состояния средств организации.

8. Учет денежных средств на расчетном счете организации

9. Организация учета кассовых операций, порядок ведения кассовой книги.

13. Учет расчетов с учредителями

14. Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

15. Учет расчетов с покупателями и заказчиками

17. Учет расчетов с подотчетными лицами.

18. Учет расчетов с бюджетом.

19. Учет импортных операций

20. Учет экспортных операций

21. Основные средства: понятие, классификация, виды оценки

22. Основные средства: учет поступления и выбытия.

23. Учет амортизации основных средств.

24. Учет аренды основных средств.

II. Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности

1. Комплексный экономический анализ, как элемент управления организацией.

2. Методика детерминированного факторного анализа, как способ поиска резервов деятельности организации.

3. Традиционные и экономико-математические приемы экономического анализа.

4. Экономический анализ в системе маркетинга: анализ спроса, рынка, ценовой политики.

5. Конкурентоспособность продукции, методика ее экономического анализа и способы повышения.

6. Экономический анализ объема производства и реализации продукции.

13. Экономический анализ обеспеченности организации основными средствами

14. Экономический анализ эффективности и интенсивности использования основных средств

15. Экономический анализ использования производственной мощности организации

16. Экономический анализ технического уровня производства.

18. Экономический анализ обеспеченности организации материальными ресурсами.

19. Экономический анализ организации материально-технического снабжения материальными ресурсами и использования отходов

20. Экономический анализ и оценка эффективности использования оборотных средств. Резервы повышения эффективности использования

21. Экономический анализ денежных средств и денежных потоков

22. Экономический анализ дебиторской и кредиторской задолженностей.

23. Экономический анализ затрат на производство продукции, затрат на один рубль товарной продукции.

24. Экономический анализ себестоимости единицы продукции, сравнимой товарной продукции.

III. Аудит

1. Понятие об аудите и аудиторской деятельности. Место аудита в системе контроля в Российской Федерации.

2. Виды аудита.

3. Услуги, сопутствующие аудиту.

4. Кодекс профессиональной этики аудитора.

5. Принцип независимости аудиторов.

6. Права и обязанности индивидуальных аудиторов и аудиторских организаций.

7. Права и обязанности аудируемых лиц.

8. Аудит финансовой отчетности.

9. Правовое регулирование аудиторской деятельности.

13. Аттестация аудиторов в рф

14. Планирование аудиторской проверки

15. Сущность в аудите

16. Аудиторские риски.

17. Аудиторские доказательства.

18. Документирование в аудите.

19. Структура аудиторского заключения

20. Аудит основных средств и нематериальных активов

Основные виды нарушении:

21. Аудит материально-производственных запасов

22. Аудит расчетов по оплате труда.

23. Аудит затрат на производство.

24. Аудит товарных операций.

17. Учет расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.

Подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размере 2-дневной потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.

В случае если командировочный работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.

Временная нетрудоспособность и невозможность вернуться должны быть установлены документально. В срок командировки не включаются дни временной нетрудоспособности. Работнику возмещаются услуги по предварительной покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.

Днем выезда является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда считается день приезда транспортного средства к месту работы. При отправлении в место до 24 ч является текущий день, после 0 ч – последующие сутки.

Если место назначения находится за чертой города, учитывается время приезда до станции. Режим работы и отдыха определяется предприятием, командировавшим его. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни не предоставляются. Если работник выезжает в командировку по распоряжению администрации в выходной день, то ему в установленном порядке предоставляется другой день отдыха.

Полученные авансы разрешается использовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В течение 30 дней после возвращения из командировки подотчетные лица обязаны представить авансовый отчет об израсходованных суммах.

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача наличных денежных средств выдается подотчетному лицу на основании служебной записки, в которой должны быть указаны: цель расхода, сроки и необходимая для этого сумма. Служебную записку должен подписать руководитель предприятия, и только после этого бухгалтер может выписать расходный кассовый ордер на данную сумму, а кассир – выдать подотчетную сумму.

Подотчетное лицо в установленный срок должно представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими документами (товарные чеки) о факте приобретения предметов для административно-хозяйственных нужд. Остаток неиспользованной суммы подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.

Руководитель предприятия может отправить подотчетное лицо в служебную командировку (например, в поездку на определенный срок в другой регион или город для выполнения каких-либо поручений руководителя).

При направлении подотчетного лица в служебную командировку в пределах Российской Федерации в бухгалтерии предприятия оформляется командировочное удостоверение, которое должно содержать следующие необходимые реквизиты:

1) фамилия, имя, отчество подотчетного лица;

2) пункт назначения командировки;

3) наименование предприятия, куда командируется подотчетное лицо;

4) цель командировки;

5) срок командировки.

Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем предприятия. Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:

1) сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;

2) оплату суточных за время нахождения в командировке;

3) оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;

4) оплату расходов по найму жилого помещения. В бухгалтерском учете операции с подотчетными лицами отражаются следующими проводками:

1) выдан аванс на командировочные расходы:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса»;

2) отражены расходы по найму жилого помещения (без учета НДС):

Дебет счета 44 «Расходы на продажу», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

3) учтена сумма НДС, уплаченная за найм жилого помещения:

Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

4) возврат неиспользованной суммы в кассу от подотчетного лица:

Дебет счета 50 «Касса»,

К авансовому отчету прилагаются оформленные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм, по командировкам прилагается оформленное командировочное удостоверение и т. д.

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются суммы, подлежащие утверждению руководством предприятия.

На суммы, выданные под отчет, делается запись:

На израсходованные суммы, принятые и утвержденные по авансовым отчетам, делаются записи:

Дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 10 «Материалы»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу предприятия:

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При заграничных командировках выдача аванса в валюте в учете отражается так:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются следующим образом: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если эти суммы могут быть удержаны из зарплаты, то делается запись:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если они не могут быть удержаны:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче. Выдача новых авансов может быть только при полном отчете по предыдущему авансу. Передача аванса другому лицу не допускается.

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При направлении подотчетного лица в служебную командировку в пределах Российской Федерации в бухгалтерии предприятия оформляется командировочное удостоверение.

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются суммы, подлежащие утверждению руководством предприятия. На суммы, выданные под отчет, делается запись: Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

Кредит счета 50 «Касса».

На израсходованные суммы, принятые и утвержденные по авансовым отчетам, делаются записи:

Дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 10 «Материалы»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче. Выдача новых авансов может быть только при полном отчете по предыдущему авансу.

Учет расчетов с подотчетными лицами . Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок.

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками осуществляется на счете 60 «Расчеты с поставщиками.
При формировании учетной политики в отношении ТМЦ предприятие решает два вопроса: Расчеты с подотчетными лицами .

Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор контролиру- ет арифметическую точность и отслеживает взаимо- увязку данных аналитического и синтетического учета .

Учет расчетов с подотчетными лицами .
Претензии оформляются в письменной форме, где указывается требование заявителя, сумма, ссылки. Учет расчетов с покупателями и заказчиками.

Счета для учета расчетов отражают образование и движение дебиторской задолженности (активные). К таким счетам относится счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами », начальное сальдо этого счета отражает сумму непогашенной дебиторской задолженности, по дебету...

При контроле учета подотчетных сумм сверяются остатки подотчетных средств за отдельными работниками
с суммами задолженности по ним, зафиксированными в журнале-ордере или в ведомости по синтетическому счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами ».

Расчеты по оплате труда ведутся на счете 70. По кредиту этого счета ведется
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами »

Расчеты с подотчетными лицами .
Учет товарно-материальных ценностей. При формировании учетной политики в отношении ТМЦ предприятие решает два вопроса

...кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами , предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
По кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» записи производятся в дебет счетов учета денежных средств – на суммы...

Учет расчетов с подотчетными лицами . Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных... подробнее ».

Найдено похожих страниц:10

Министерство высшего образования РФ

Московский Энергетический Институт

(Технический Университет)

Гуманитарно-прикладной институт

Кафедра Экономики и Управления

Специальность «Финансы и кредит»

Курсовая работа по дисциплине: «Бухгалтерский учет»

по теме «Учет расчетов с подотчетными лицами »

Подготовила ст. гр. ГП-01-07 Кусембаева А.А.

Руководитель: Зверенчук Л.Ф.

Москва, 2009 год

Введение 4

1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами. 5

1.2. Нормативные документы, используемые для учета расчетов с подотчетными лицами. 10

1.3. Состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами. 14

2. Экономическая сущность и содержание учета расчетов с подотчетными лицами. 16

2.1. Выдача и учет подотчетных сумм 16

2.2. Учет представительских расходов 19

2.3. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы. 24

3. Учет расчетов с подотчетными лицами. 36

3.1. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами 36

3.2. Аналитический и синтетический учет 40

3.3. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами 43

Заключение 47

Список использованной литературы 49

Введение

Бухгалтерский учет является неотъемлемой частью жизни любого предприятия. Он представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. Эти работники и называются подотчетными лицами.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1.Своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2.Документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3.Контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.

А при недостаточном контроле порядка выдачи подотчетных средств, правильностью списания, а также своевременностью возвратов в кассу неизрасходованных денежных авансов могут возникать проблемы, как с налогообложением, так и с различного рода проверками.

Поэтому очень важно изучить порядок учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии как можно более детально, чтобы в дальнейшем научиться выявлять недостатки и находить наиболее рациональные пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами.

1. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами.

1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетным лицом является физическое лицо, которому были выданы наличные денежные средства. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. В последующем, подотчетное лицо составляет авансовый отчет. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

Приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

Оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

Расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

Представительские расходы.

При выдаче денежных средств организация обязана:

Определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

Получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

Выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

Запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работни-ка другому;

Определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

Цель командировки;

Кто направляется в командировку;

Место командировки;

Срок командировки;

Какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;

Условия командировке за пределами России;

Порядок оформления командировки;

Порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

В соответствии со ст. 166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:

Покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;

Осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;

Подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;

Участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;

Другими аналогичными нуждами.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в Инструкции 62, согласно которой:

Для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;

Наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;

Командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;

Фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

Днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения – дата прибытия соответствующего транспорта;

Перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;

Организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не представляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;

По возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. После утверждения отчета руководителем, он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.

Многие бухгалтеры сталкиваются с тем, что налоговая инспекция отказывалась считать расходы организации командировками лишь потому, что поездка неправильно оформлена – не составлено командировочное удостоверение. В письме Минфина РФ от 06.12.2002 №16-00-16 /158 говорится, что если организация оформила командировку приказом, то вовсе необязательно выдавать ещё и командировочное удостоверение.

Так же возникают проблемы относительно дней нахождения в командировке. Согласно пункту 4 Инструкции 62, командировка не должна длиться более 40 дней, не считая времени, пока сотрудник находится в пути.

Федеральный Закон от 30.12.2001 №197-ФЗ с 1 февраля 2002 г. ввел в действие новый Трудовой кодекс, положениями которого не регламентирован срок направления работника в командировку по распоряжению работодателя вне места постоянной работы.

Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

К представительским расходам относят расходы на:

Официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;

Проведение официального приема для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;

Транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

Буфетное обслуживание во время переговоров;

Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. Состав представительских расходов налогоплательщика определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.

Согласно п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения.

1.2. Нормативные документы, используемые для учета расчетов с подотчетными лицами.

Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов. Разрешает составлять документы на машинных носителях. Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами.

2. Положение по бухгалтерскому учету «Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденное Приказом Минфина РФ, регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте. Заключается в пересчете стоимости этого имущества и обязательств в рубли, а так же учете курсовой разницы.

3. Положение о составе затрат по производству и реализации продукции, включаемых в себестоимость продукции, и о порядке формирования финансовых результатов учитываемых при налогообложении прибыли, утвержденное Постановлением Правительства РФ, содержит полный перечень затрат, которые фирма в праве относить на себестоимость.

4. Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета Директоров Центрального Банка России, содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

5. Инструкция Госналогслужбы "По применению закона РФ "О подоходном налоге с физических лиц" - в соответствии с пунктом 8 Инструкции, суммы возмещения работнику командировочных расходов в пределах норм не включаются в совокупный годовой доход работника.

По командировкам в пределах Российской Федерации:

6. ИНСТРУКЦИЯ Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ В ПРЕДЕЛАХ СССР" - содержит:

Определение служебной командировки;

Правила документального оформления;

Предельные сроки командировок;

Необходимость ставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытии и дне выбытия из места командировки;

Формы журналов по ведению учета работников, отбывающих в командировки;

Указание на выплату работникам суточных;

Перечень расходов, возмещаемых командированному работнику;

Другие положения относительно командировок.

7. ПИСЬМО Минфина РФ от 12.05.92 N 30 "О ПОРЯДКЕ ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКАМ ЗАТРАТ ЗА ПОЛЬЗОВАНИЕ ПОСТЕЛЬНЫМИ ПРИНАДЛЕЖНОСТЯМИ В ПОЕЗДАХ". Компенсация работнику данных расходов с отнесением их к затратам предусмотрена документом.

8. ПИСЬМО Минфина РФ от 27.07.92 N 61 (ред. от 27.05.96) "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НОРМ ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ С УЧЕТОМ ИЗМЕНЕНИЯ ИНДЕКСА ЦЕН". Содержит действующие в настоящий момент нормы выплаты работникам суточных и возмещения затрат по найму жилого помещения при наличии оправдательных документов и без таковых при нахождении в командировке в пределах РФ. Согласно Постановлению Правительства РФ от 26.02.92 N 122 (ред. от 22.02.93) "О НОРМАХ ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ" источником выплат работнику командировочных сверх норм является чистая прибыль предприятия.

По командировкам за границу:

9. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госкомтруда СССР от 25.12.74 N 365 (ред. от 20.08.92) "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОБ УСЛОВИЯХ ТРУДА СОВЕТСКИХ РАБОТНИКОВ ЗА ГРАНИЦЕЙ" - п.70-75 регламентируют выплаты при нахождении работника в загранкомандировке. За время пребывания в командировке работнику выплачиваются суточные, а также возмещаются расходы по проезду, провозу багажа, по найму жилого помещения, на получение заграничного паспорта и виз, а также за прописку паспорта и комиссионные при обмене чека в банке на иностранную валюту. Дата пересечения границы определяется по отметке в загранпаспорте работника.

10. ПИСЬМО Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ "О ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ РАБОТНИКАМ, НАПРАВЛЯЕМЫМ В КРАТКОСРОЧНЫЕ КОМАНДИРОВКИ ЗА ГРАНИЦУ" - содержит дополнение к правилам п.72-75 документа - суточные какой страны и с какого момента применять.

11. ПИСЬМО Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02/49 (ред. от 29.03.96) "О РАЗМЕРАХ И ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ ИНОСТРАННЫХ ГОСУДАРСТВ" - содержит список государств и соответствующих размеров суточных отдельно для работников загранучреждений и прочих работников, находящихся в краткосрочных командировках

12. ПИСЬМО Минфина РФ от 26.04.93 N 52 (ред. от 01.08.94) "О НОРМАХ ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ ЗАГРАНКОМАНДИРОВКАХ" - поскольку размер суточных по загранкомандировкам изменен более поздним Письмом Минфина РФ, из данного Письма используются лишь нормы возмещения расходов по найму жилого помещения.

13. ПИСЬМО Минфина РФ от 27.12.96 N 110 "О РАЗМЕРАХ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ РЯДА ЗАРУБЕЖНЫХ СТРАН" - устанавливает с 1.01.97 нормы суточных при командировках во все страны - бывшие республики СССР.

14. Письмо Минфина РФ от 13 февраля 1997 г. N 14 "О предельных нормах возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран" - нормы расходов по найму жилых помещений при командировках в страны - бывшие республики СССР.

15. ПОЛОЖЕНИЕ ЦБР от 25.06.97 № 62 “О ПОРЯДКЕ ПОКУПКИ И ВЫДАЧИ ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЫ ДЛЯ ОПЛАТЫ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ”.

По представительским расходам:

16. Письмо Минфина РФ «Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции, и порядок их применения» относительно представительских расходов содержит:

Определение представительских расходов;

Расходы включаются в себестоимость продукции в пределах утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год;

Требования к первичным документам, подтверждающим представительские расходы;

Предельные нормы представительских размеров в год, принимаемые при налогообложении.

1.3. Состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета. Например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

Авансовый отчет;

Приказы о направлении сотрудников в командировки;

Командировочные удостоверения;

Копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;

Список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

Сметы представительских расходов;

Приказы об утверждении смет представительских расходов;

Оправдательные первичные документы.

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерских регистрах:

Журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами;

Главная книга;

Иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от формы счетоводства, принятой на предприятии.

2. Экономическая сущность и содержание учета расчетов с подотчетными лицами.

2.1. Выдача и учет подотчетных сумм

Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность для выполнения определённых действий по поручению организации.

Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.

Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

Либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

Либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

При приобретении товарно-материальных ценностей делаются проводки:

Если сначала выдаются денежные средства под отчет:

Дебет 71 Кредит 50(51)

– на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка;

Дебет 10 Кредит 71

Дебет 19 Кредит 71

Отражена сумма НДС, указанная в счете фактуре по приобретенным ТМЦ;

Дебет 50 Кредит 71

Если работник закупает ТМЦ за свой счет, а организация возмещает затраченные средства:

Дебет 10 Кредит 60

Оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дебет 19 Кредит 60

Дебет 60 Кредит 71

Дебет 71 Кредит 50

Погашена задолженность перед подотчетным лицом по приобретению ТМЦ.

Если работник заключает договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретенных товаров:

Дебет 71 Кредит 73

Отражена оплата физическим лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды);

Дебет 10 Кредит 71

Оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дебет 19 Кредит 71

Отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;

Дебет 73 Кредит 50

Работнику из кассы возмещены расходы по приобретению ТМЦ.

Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается.

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

1. Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.

2. Внесение наличных денег по заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации-продавца.

Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

3. Не позднее десяти дней после отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик обязана представить организации-покупателю счёт-фактуру.

2.2. Учет представительских расходов

Как известно, удачно заключенная сделка - важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности, как небольшой организации, так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Указанные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах, утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год. Общая сумма расходов по смете и фактические расходы, относимые на себестоимость продукции (работ, услуг), не должны превышать предельных размеров, исчисляемых по нормативам, указанным в таблице 1.

Таблица 1.

Нормативы для исчисления предельных размеров представительских расходов в год

Предприятиям рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля. При составлении сметы на представительские расходы можно взять за основу нормы на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц, которые периодически сообщаются Министерством финансов РФ для бюджетных учреждений с учетом изменения индекса цен.

Нормы расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц установлены в следующих размерах:

Оплата питания (в сутки на одного человека) - до130 рублей;

Оплата (на одного участника) завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия, связанного с официальным приемом:

Делегации, возглавляемых министрами и лицами аналогичных рангов, членами парламентов - до 180 рублей;

Других делегаций - до 145 рублей;

Буфетное обслуживание во время переговоров, мероприятий культурной программы (на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающего) - до15 рублей;

Культ обслуживание (на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающего) - до 50 рублей;

Бытовое обслуживание и прочие расходы (на одного члена делегации в день) - до 13 рублей;

Оплата труда переводчика (по счетам организации - в час) - до 45 рублей;

Приобретение сувениров (памятных подарков) с российской символикой:

Для руководителя делегации- до 270 рублей;

Для членов делегации - до145 рублей»

Разумеется, что при составлении сметы для других организаций указанные нормы могут быть изменены. Главное, чтобы фактически произведенные организацией представительские расходы, превышающие пределы, установленные законодательством, не уменьшали налогооблагаемую прибыль.

Руководитель предприятия должен издать приказ, в котором будет определен круг лиц, занятых приемом участников деловых встреч.

Предприятию желательно вести журнал регистрации приглашенных. В нем следует указывать наименование организации, представители которой приглашены для переговоров. Число приглашенных, участвующих в переговорах, и число участников со стороны предприятия; виды производственных расходов: приобретение продуктов или иных товаров для обслуживания представителей других фирм; приобретение билетов в театр, на выставку, в музей и на другие культурные мероприятия.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов.

Если деньги на представительские расходы выдаются физическому лицу под отчет на основании приказа руководителя предприятия с установлением срока их возврата и эти расходы подтверждены документально, то такие суммы не являются доходом физического лица.

Не следует забывать, что сотрудник, которому в соответствии с приказом по предприятию разрешено расходовать представительские средства, как правило, получает их из кассы по расходному кассовому ордеру. Тем самым выступает по отношению к предприятию как обычное подотчётное лицо, которое должно отчитываться за расходование подотчетных сумм в установленном законодательством порядке.

Таким образом, подотчетное лицо, взявшее в кассе предприятия наличные деньги на представительские цели, должно подтвердить свои расходы предъявлением в бухгалтерию товарного чека, счета, накладной на отпуск товара, а также чека кассового аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью (а не со штампом) предприятия.

Исключением из вышеизложенного правила могут служить расходы, которые подтверждены предъявлением документов строгой отчетности по формам, утвержденным Министерством финансов России (билеты, талоны, знаки почтовой оплаты и т.д.).

В бухгалтерском учете представительские расходы будут отражены в данном случае следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50

Выдано под отчёт на представительские расходы;

Дебет 26 Кредит 71

Списаны представительские расходы по предъявленным документам,

Дебет 44 Кредит 71

– отражены представительские расходы;

Подтверждая документально произведённые представительские расходы, необходимо помнить, что принимать к исполнению можно только первичные документы, соответствующие Положению о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ.

Поэтому не являются документами, подтверждающими расходование наличных средств, акты, служебные записки, приходные кассовые ордера без печати, товарные чеки без чека ККМ, счёт по проведению официального приёма.

В случае непредставления подотчётным лицом соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведённые расходы, такие суммы подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход работника на общих основаниях в соответствии Закона РФ «О налоге на доходы».

Необходимо также обратить внимание на тот факт, что нормативы устанавливаются исходя из объёма выручки от реализации или иного показателя, используемого для определения финансового результата, за год. На предприятии может возникнуть ситуация, когда большая часть представительских расходов потрачена, например, в первом квартале текущего финансового года. Подведя итоги деятельности за первый квартал, на себестоимость реализованной продукции следует отнести представительские расходы в пределах нормы, исходя из объёма выручки или иного показателя, формирующего финансовый результат первого квартала. Сумму превышения отражается на счёте 97 «Расходы будущих периодов» и в последующих кварталах данного финансового года производим списание суммы представительских расходов

Дебет 26 Кредит 97

В пределах нормы за полугодие (девять месяцев). И только тогда по результатам годового баланса затраты по данной статье превышают установленный норматив, фактическая прибыль для целей налогообложения увеличивается на величину такого превышения.

Для целей налогообложения к представительским расходам относятся затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранные), прибывших для переговоров, проводимых в месте расположения организации, осуществляющей их прием, с целью установления и поддержания взаимного сотрудничества. Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по представительским расходам, относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, подлежат возмещению из бюджета согласно Налоговому Кодекса РФ гл.21. Таким образом, необходимо проверить, не было ли во время командировок произведено «представительских расходов». Данные расходы могут быть возмещены командированному работнику из суточных либо за счет прибыли предприятия. Если указанные расходы возмещены за счет прибыли предприятия, следует эту сумму включить в совокупный доход работника для удержания НДФЛ.

Рассмотренные ранее направления расходования подотчётных сумм (закупка ТМЦ у юридических и физических лиц, предпринимателей), представитель предприятия может осуществить и находясь в командировке, к тому же расходы на командировки - неотъемлемая часть состава затрат почти каждого предприятия; они находятся под пристальным вниманием налоговых органов. Поэтому на командировочных расходах следует остановиться подробнее.

2.3. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы.

Командировки на территории России.

Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В командировку могут быть направлены только штатные работники предприятия, с которыми заключен трудовой договор.

Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Если работник специально командирован для работы в выходные и праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

В случаях, когда работник выезжает в командировку в выходной день, о чем должно быть указано в приказе о направлении в командировку, ему после возвращения из командировки предоставляется другой день отдыха по его заявлению.

Во время командировки (в том числе за время нахождения в пути) за командированным работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Предприятия, как правило, ведут специальные журналы - "Журнал учета работников, прибывших в командировку" и "Журнал учета работников, выбывающих в командировки", в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники, ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.

Перед отъездом в командировку работник (на основании приказа о направлении в командировку) получает в кассе предприятия аванс. Для этого работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью зам. главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. Лицам, которые не отчитались по ранее выданным авансам, подотчетные суммы не выдаются.

На копии приказа (с отметкой зам. главного бухгалтера) главный бухгалтер производит расчет авансовой суммы, ставит свою подпись и передает кассиру - для выдачи денежных средств командированному лицу по расходному ордеру. Копия приказа с расчетом авансовой суммы включается с расходным ордером в отчет кассира.

В расчет авансовой суммы включается оплата суточных, предполагаемые расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно. Суммы, выдаваемые в качестве аванса командированному лицу, кроме перечисленных, должны быть оговорены в приказе руководителя предприятия о направлении работника в командировку.

По возвращении из командировки работник обязан в трехдневный срок сдать в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, а неизрасходованные суммы вернуть в кассу предприятия. К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расходы командированного, командировочное удостоверение с необходимыми отметками и утвержденный руководителем отчет о командировке. Бухгалтер, обрабатывающий авансовый отчет, прикладывает к нему копию приказа руководителя о направлении в командировку работника.

Бухгалтер, проверив авансовый отчет командированного лица и получив от него при необходимости пояснения в письменном виде, подписывает этот отчет и передает его на утверждение руководителю предприятия в день получения отчета от подотчетного лица. Бухгалтерские записи в балансе производятся только по утвержденным руководителем авансовым отчетам.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику полностью по предоставленным документам. Также возмещаются расходы на оплату следующих дополнительных услуг, предоставляемых гостиницами: телевизор, телефон, холодильник и подобные расходы, связанные с оплатой жилья. Не возмещаются включенные в счет за гостиницу оплата питания, наборы к чаю, минеральная вода, пользование мини-баром и прочие расходы, не связанные с оплатой жилья.

Командированному работнику возмещается плата за бронирование мест в гостинице в размере до 50 % от стоимости места за сутки.

Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути возмещаются в том же порядке. Вынужденная остановка должна быть подтверждена соответствующими документами.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере: стоимости проезда железнодорожным, воздушным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже билетов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями. Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, по билету "бизнес-класса" на воздушном транспорте, в каютах, оплачиваемых по 1-4 группам тарифных ставок на судах морского флота, в каютах 1 и 2 категории на судах речного флота возмещаются без ограничений. Но в каждом отдельном случае с разрешения руководителя предприятия, что должно быть отражено в приказе о направлении работника в командировку.

При утере проездных документов работник должен написать заявление о возмещении ему израсходованных средств с указанием даты и времени отправления транспортного средства, его вида и номера, стоимости билета, а также причин утраты документов. На заявлении руководитель предприятия должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или о невозмещении. На себестоимость по статье "командировочные расходы" в таких случаях относится минимальная сумма затрат на проезд в указанном направлении на основании справки транспортного предприятия, а сумма сверх нее относится на счета учета затрат по субсчетам "исключаемые из себестоимости при налогообложении". НДС в таких случаях расчетным путем не выделяется. Суммы, возмещенные работнику при утере проездных документов, полностью включаются в его совокупный доход для удержания подоходного налога. На суммы, возмещенные сверх минимального тарифа, начисляются взносы во внебюджетные фонды.

Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 24 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта и от них при возвращении из командировки.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Следует помнить, что суточные и расходы по найму жилого помещения (как при предоставлении документов, подтверждающих такую оплату, так и без них) должны возмещаться работнику в пределах установленных действующим законодательством норм, которые имеют тенденцию к постоянному увеличению в связи изменением уровня цен. В настоящее время указанные расходы возмещаются по нормам, установленным Приказом МФ РФ от 06.07.2001г. № 49н, действующим с 01.01.2002г., в следующих размерах:

Оплата суточных - 100 руб. за каждый день нахождения в командировке;

Оплата найма жилого помещения - по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 руб. в сутки.

Министерству финансов РФ предоставлено право корректировать эти нормы с учетом изменения индекса цен.

При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Если командированный работник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при предоставлении документов о найме жилого помещения расходы по найму возмещаются в установленном порядке.

Учитывая дальность расстояния, условия транспортного сообщения, характер выполняемого задания и необходимость создания работнику условий для отдыха, руководитель предприятия в приказе о направлении работника в командировку в такую местность может разрешить работнику не возвращаться ежедневно к месту постоянного жительства. В таких случаях суточные работнику выплачиваются в установленном порядке.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к исполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности в срок командировки не включаются. Временная нетрудоспособность и невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены медицинским учреждением.

В бухгалтерском учете при командировочных расходах делаются следующие записи:

Дебет 71 Кредит 50

Выдача денежного аванса командированному лицу;

Дебет 08, 10, 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 71

Списаны командировочные расходы в зависимости от характера расходов;

Дебет 19 Кредит 71

Учтен НДС, подлежащий возмещению из бюджета;

Дебет 50 Кредит 71

Возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.

Командировки за пределы территории Российской Федерации.

При направлении работника в командировку за границу руководитель издает приказ, в котором указывается: цель командировки, срок командировки, страна назначения, дата пересечения границы, количество дней нахождения за пределами территории РФ, размер суточных и расходов по найму жилого помещения за границей в иностранной валюте (в день и всего).

Командировочное удостоверение при загранкомандировках не выписывается. Подтверждением фактического пребывания командированного работника за пределами РФ являются отметки контрольно-пропускных пунктов с датами пересечения границы, проставляемые в заграничном паспорте командированного работника. В авансовый отчет командированного лица следует приложить копию приказа на загранкомандировку и копии первой страницы загранпаспорта, страницы с визой и страницы с пограничными отметками.

При поездке в страны СНГ с безвизовым режимом въезда командировочное удостоверение оформляется в установленном порядке.

Срок заграничной краткосрочной командировки не должен превышать 60 дней.

Работнику, командированному за пределы России, кроме возмещаемых компенсаций по командировкам в пределах РФ, оплачиваются дополнительные расходы, связанные с необходимостью пересечения границы и использования иностранной валюты. Помимо расходов по проезду, найму жилого помещения, оплате суточных возмещаются следующие документально подтверждённые расходы:

По получению виз и загранпаспорта;

По прописке загранпаспорта при необходимости;

По покупке иностранной валюты страны пребывания или обмену чека на валюту;

Оплата за провоз багажа.

Нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке устанавливаются Положением Правительства РФ.

Следует отметить, чтобы все расходы, кроме суточных, были подтверждены документально (например, счетами, квитанциями, проездными документами), так как при отсутствии оправдательных документов соответствующие командировочные расходы не возмещаются.

Расходы по найму жилья, подтверждённые соответствующими документами, и суточные возмещаются в пределах, установленных действующим законодательством.

Возмещение расходов по найму жилого помещения производится только при наличии квитанции (счета гостиницы), по нормам. При отсутствии документа по найму жилого помещения (счета из гостиницы) возмещение таких расходов работнику не производится. Письменная резолюция руководителя предприятия на заявлении работника о возмещении расходов по найму жилого помещения при утрате им первичного документа может быть основанием для возмещения таких расходов, но с отнесением этих затрат за счет прибыли предприятия. При этом данные суммы включаются в совокупный доход работника для удержания налога на доходы.

При принятии к учету авансовых отчетов и проверке гостиничных счетов бухгалтеру следует учитывать то обстоятельство, что за рубежом отели обычно представляют постояльцам целый комплекс услуг, стоимость которых включается в общую стоимость счета. Суммы, уплаченные за питание в гостиничных барах, кафе и ресторанах, а также другие личные услуги, включенные в счет по найму жилого помещения, оплачиваются за счет суточных. При условии, если предоставлено бесплатное жилое помещение, возмещение работнику расходов за проживание не производится. В приказе о командировании, издаваемом руководителем предприятия, должны быть оговорены все условия пребывания работника в командировке с приложением приглашения принимающей стороны.

Что касается оплаты проезда к месту командировки и обратно, то порядок, установленный для загранкомандировок, немного отличается от порядка, установленного по командировкам внутри страны.

Так, в зависимости от должности направляемого в командировку за границу сотрудника лимитирован класс проезда. Руководителям предприятий и их заместителям проезд воздушным, железнодорожным и водным транспортом оплачивается по тарифу первого класса, всех остальных - по тарифу второго класса; при этом на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса.

Возмещаются расходы по проезду на вокзал, аэродром, пристань и от них в местах отправления, назначения, пересадок. Кроме того, подлежат оплате аэродромные, страховые и комиссионные сборы, а также провоз багажа (30 кг - независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник).

Следует отметить, что оплата страховых сборов входит в проездные расходы и подлежит включению в себестоимость.

Что касается оплаты найма такси при нахождении в загранкомандировке, то прямого запрета на возмещение расходов на такси при проезде от пункта прибытия (к пункту отправления) к пункту (от пункта) назначения в нормативных документах не содержится. При этом говорится о возмещении сотрудникам, направляемым за границу, помимо расходов по проезду воздушным, железнодорожным и водным транспортом затрат на проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам. Но, принимая к учету оправдательные документы по использованию, например, такси, следует помнить, что налоговые органы не признают в составе затрат расходы по найму такси, так как это вступает в противоречие с порядком отражения соответствующих расходов внутри страны.

При возмещении расходов по проезду при загранкомандировке необходимо учитывать, что действующим законодательством не установлены выплаты при отсутствии подтверждающих документов, и произведённые соответствующие расходы при отражении их в составе затрат в бухгалтерском учёте не должны учитываться в себестоимости в целях налогообложения со всеми вытекающими последствиями (начислением дохода на налог, взносов в фонды).

Кроме перечисленных выше расходов, командированному подотчётному лицу могут быть возмещены затраты, связанные с получением виз, загранпаспорта, его пропиской, с обменом чека в банке на иностранную валюту, а также произведённые в производственных целях дополнительные расходы, например, на телефонные переговоры. Данные расходы могут быть компенсированы при наличии оправдательного документа об их необходимости для выполнения командировочного задания. Так, возможно включить в командировочное задание обязанность сотрудника информировать руководство о хо-де проведения переговоров и др.

При направлении сотрудника в служебную заграничную командировку ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы, исходя из реальных потребностей в стране пребывания, с учётом непредвиденных расходов. Для этого с текущего счёта предприятия снимается наличная иностранная валюта либо покупается дорожный или банковский чек в валюте. В случае отсутствия на счёте предприятия необходимой валютной суммы банк по поручению предприятия может приобрести инвалюту на валютной бирже. При этом снятие, покупка валюты или приобретение чека производится только на основании представляемых предприятиями в уполномоченный банк заявок.

Заявка оформляется предприятием на основании следующих документов:

Приказа (распоряжения) о норме суточных командируемому лицу, устанавливаемой предприятием;

Приказа о командировании данного лица в служебную командировку за пределы РФ, в котором указываются: фамилия, имя, отчество командируемого, предполагаемая дата выезда, дата возвращения или планируемый срок командирования, страна командирования.

За десять рабочих дней до даты убытия работника в загранкомандировку уполномоченный банк выдаёт запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты предприятию (либо дорожные чеки командируемому лицу) с одновременной выдачей справки по форме № 0406007 на имя командируемого, которая является основанием для вывоза иностранной валюты и дорожных чеков за пределы РФ.

Справки по форме № 0406007 хранятся в кассе предприятия.

Для учёта таких справок кассиром предприятия ведётся Журнал учёта справок по форме № 0406007. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован, заверен подписями руководителя и главного бухгалтера и скреплен круглой печатью предприятия.

Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ валюта не может быть выдана в банке самому командируемому. Она должна обязательно приходоваться через кассу предприятия и выдаваться работнику по расходному кассовому ордеру в течение трех банковских дней, с момента снятия указанных средств.

Приобретение дорожных чеков организациями возможно только путем безналичной оплаты с текущего валютного счета в уполномоченном банке.

Полученные в банке средства или чек выдаются работнику под отчет, а при невыполнении этого должны быть в течение трех банковских дней с момента их снятия возвращены в полном объеме на тот же счет, с которого они были получены; при этом необходимо предъявление документа, подтверждающего списание этой суммы именно с того валютного счета, на который она будет зачислена. Дорожные чеки по несостоявшейся командировке обязан купить банк и зачислить вырученные за них средства на счет, с которого производилась оплата за банковские, дорожные чеки.

Обычно аванс на командировочные расходы выдается в валюте, в которой установлены нормы возмещения этих расходов. Если нормы установлены в редкой неконвертируемой валюте, предприятие может произвести расчеты и в свободно конвертируемой валюте, в которой и будет составляться смета (пересчет) редко используемой неконвертируемой иностранной валюты на свободно конвертируемую производится через рубли по курсу ЦБ РФ.

Выезжающему в служебную командировку выдается денежный аттестат (справка-расчет), в котором указывается место назначения, маршрут, срок командировки, нормы выплат и все полученные подотчетным лицом денежные средства.

Выдаваемая в качестве аванса сумма включает суточные в пределах норм.

Когда предприятие в лице кассира выдает под отчет сотруднику наличную валюту из кассы, в то в составе соответствующего счета открываются для учета данных операций отдельные субсчета для каждой из используемых валют. При этом в кассовой книге выделяется место (или заводится отдельная валютная кассовая книга) для учета движения валюты, который ведется непосредственно в валюте и в рублях по курсу на день совершения операции. Поскольку синтетический учет ведется только в рублях, то остатки иностранной валюты в кассе подлежат переоценке при изменении курса валюты. Данная операция производится на день совершения операции и на последний день каждого месяца с отнесением курсовой разницы на внереализационные доходы (расходы) или на счет доходов будущих периодов проводкой, например, при возрастании курса инвалюты по отношению к рублю:

Дебет 50-2 "Касса в иностранной валюте" Кредит 99 "Прибыли и убытки", или

Дебет 50-2 "Касса в иностранной валюте" Кредит 98 "Доходы будущих периодов".

Сданный подотчетным лицом отчет обрабатывает бухгалтер. В процессе обработки проверяется правильность его составления, наличие подтверждающих расходы оправдательных документов. Кроме того, затраты работника распределяются по источникам их покрытия (составляется корреспонденции счетов). При этом суточные и расходы по найму жилья рассчитываются в пределах норм; в этих суммах, а также оплата за проезд к месту командировки и обратно, за оформление выезда за пределы России и другие относятся согласно Положению о составе затрат на себестоимость для целей налогообложения. Кроме того, подсчитывается общая сумма расходов, подлежащая возмещению работнику, определяется перерасход или недостаток, выводится остаток по данному авансовому отчёту.

Необходимо учитывать, что авансовый отчёт составляется в той валюте, которая была выдана командируемому. Если сотруднику выдаётся аванс на командировочные расходы в валюте иной, чем валюта страны назначения, то в целях определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходов производится пересчёт её в рубли по курсу Центрального банка РФ на дату выдачи, а из рублёвого эквивалента - в валюту страны убывания. Потом стоимость валюты пересчитывается в рубли по курсу Центрального банка РФ на дату утверждения авансового отчёта руководителем или лицом, на это уполномоченным.

Бухгалтер, обрабатывая авансовый отчёт, ведёт учёт отдельно для целей бухгалтерского учёта и для целей налогообложения. Суммы сверхнормативных командировочных расходов, а также нормативных, но не подтверждённых документально, относятся, как было сказано ранее, за счёт затрат, не участвующих в налогообложении прибыли, и подлежат обложению доходом на налог в установленном порядке. Такая корректировка финансового результата производится внесистемно без составления бухгалтерских проводок.

После утверждения и обработки авансового отчёта необходимо завершить расчёты с работником по выданному в подотчёт на командировку авансу. Когда по результатам расчёта предприятие является должником, возможны несколько вариантов. Причитающаяся к доплате сумма может быть выплачена направившей в командировку организацией в соответствующей иностранной валюте и в рублях по курсу Центрального банка РФ на дату выплаты, а также зачислением на текущие валютные счета работников или выплаты им валюты через кассы банков, уполномоченных на осуществление данных операций.

Кроме того, по результатам расчёта может возникнуть ситуация, при которой сотрудник обязан вернуть остаток выданного на командировку неиспользованного аванса. При получении от подотчётного лица валютных средств предприятие обязано внести их на текущий счёт в течении трёх дней, что в учёте отражается проводками:

Дебет 50-2 «Касса в иностранной валюте» Кредит 71

Дебет 52 Кредит 50-2 «Касса в иностранной валюте»

При этом пересчёт валюты в рубли производится по курсу Центрального банка РФ на дату совершения операции, а курсовая разница отражается также по счёту 91 «Прочие доходы и расходы.

3. Учет расчетов с подотчетными лицами.

3.1. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами во многих предприятиях подразделяются на три вида.

1. Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ является основанием для направления работника в командировку (форма №Т–9). В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т–10а) и выписывается командировочное удостоверение (форма №Т–10).

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО–2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

2. Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет–фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

Наименование организации-продавца;

Идентификационный номер (ИНН)

Заводской номер ККМ;

Порядковый номер чека;

Дата и время покупки;

Стоимость (цену) покупки;

Признак фискального режима.

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты:

Наименование документа;

Дату составления документа;

Наименование организации, от имени которой составлен документ;

Измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

Должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счёте–фактуре должны быть указаны:

Порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;

Наименование продавца в соответствии с учредительными документами;

Идентификационный номер продавца (ИНН);

Наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;

Идентификационный номер покупателя (ИНН);

Наименование товара (работы, услуги);

Стоимость (цена) товара (работ, услуг);

Налоговая ставка;

Сумма налога на добавленную стоимость;

Страна происхождения товара;

Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации (Приложение 7).

3. Третий вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки, обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т–10а), в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств.

С 1 января 2002 года постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 года №55 введена в действие унифицированная форма первичной учетной документации №АО–1 «Авансовый отчет», которая применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

К итоговой документации относятся: авансовый отчет и отчет о результатах командировки (Рис 1).

Рис 1. Схема первичной документации

В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

1) работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает её в кассу организации;

2) утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации. Однако для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы без первичных документов не принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащие обложению налогом на доходы. Кроме того, возникают обязательства по уплате единого социального налога на основании п.3 ст.236 главы 24 НК РФ.

3.2. Аналитический и синтетический учет

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Таблица 2

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 – это остаток долга подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное - это остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету – выдача денег подотчетному лицу	Оборот по кредиту – списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода - это остаток долга подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец периода - это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

В ООО счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 71 Кредит 50 "Касса"

На выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег на оплату услуг связи.

Дебет 71 Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

Оплата подотчетным лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды)

Дебет 71 Кредит 91 "Прочие доходы и расходы"

Отражена курсовая разница при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки;

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 10 "Материалы" Кредит 71

Отражена сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом;

Дебет 19 " Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 71

Учтен НДС, отраженный в счете-фактуре по приобретенным запчастям;

Дебет 20 "Основное производство Кредит 71

Приобретение материальных ценностей подотчетным лицом;

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 71

Приобретены канцелярские принадлежности подотчетным лицом;

Дебет 50 "Касса" Кредит 71

На суммы, возвращенные в кассу подотчетным лицом, неиспользованные во время командировки;

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71

Отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71

На суммы, удержанные из зарплаты подотчетного лица;

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71

Если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов;

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71

Если командировка носит непроизводственный характер и финансируется за счет собственных средств;

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 71

Если недостачу по расчетам с подотчетным лицом нельзя возместить.

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71

Если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства;

Дебет 97 "Расходы будущих периодов" Кредит 71

Приобретена лицензия на осуществление деятельности подотчетным лицом;

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Ежемесячно итоги из журнала – ордера №7 переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс. Движение документов представлено на рис. 2

Рис 2.Схема движения документов

3.3. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами

При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.

У бухгалтеров постоянно возникают вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящийся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.

Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".

Если телефонные переговоры оплачиваются работнику без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости при налогообложении".

Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику. Но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

Учитывая недостаточность российской экономической базы по этому вопросу можно порекомендовать относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако, рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, т. к. в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

Дело в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему НК РФ гл.23«О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах доходов, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.

Организация-покупатель должна представить сведения по форме Инструкции Госналогслужбы РФ.

Эти сведения включают в себя адрес постоянного местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.

Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации именно у этого продавца.

Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена, и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница?

Руководитель предприятия может принять решение о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

Выплаченная компенсация должна быть включена в совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы.

Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Этому также способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм, повышение уровня механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ.

Заключение

Детальное рассмотрение теории учета расчетов с подотчетными лицами показывает актуальность этой ветви бухгалтерского учета. Ведь, как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Приобретение сельхозпродукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее качества. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные. При этом поставщик может не оставить товар у себя на складе, реализуя товары для хозяйственных нужд. Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок и отсутствие возможности продажи их третьим лицам. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы оплачиваются за наличные деньги.

Следует отметить, что организация учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии должна быть налажена наилучшим образом. Потому что при не правильной учетной политике возможно допущение серьезных ошибок. Например, бывает, что при наличии небольшой задолженности по подотчету подотчетные суммы выдаются, что недопустимо. В авансовом отчете второй раздел бухгалтером не заполняется, во избежание повторного заполнения данных. Вообще происходит дублирование записей по лицевым счетам, то есть каждый бухгалтер делает разноску, но это издержки книжно-журнальной формы и автоматизированная локальная сеть решит этот вопрос.

Следовательно, можно сказать, что правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль использования денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.

Список использованной литературы

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете от 21 ноября 1996 № 129-ФЗ (в ред.23.07.1998 и 28.03.2002)

2. Трудовой кодекс РФ от 21 декабря 2001 года. Введен в действие с 1 февраля 2002 года (в ред. 24.07.2002 №97-ФЗ и 25.07.2002 №116-ФЗ)

3. Налоговый кодекс РФ часть первая от 31 июля 1998г. №146-ФЗ и часть вторая от 5 августа 2000 г. №117-ФЗ (с изменениями от 30 марта, 9 июля 1999г., 2 января, 5 августа, 29 декабря 2000г., 24 марта, 30 мая, 6,7,8 августа, 27,29 ноября, 28, 29, 30, 31 декабря 2001 г., 29 мая 2002г.)

4. Приказ Минфина РФ от 9 ноября 2001 года №91н «О внесении дополнений в приказ Минфина РФ от 6 июля 2001 года №49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ»

5. Постановление Правительства РФ от 20 декабря 2002 года №911 « О гарантиях и компенсациях работникам, направляемым на работу в представительства РФ за границей»

6. Приказ Минфина РФ от 15 марта 2000 года №26н (в ред. 01.03.2001) «О нормах и нормативах на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения и порядке их применения»

7. Письмо Минфина РФ от 14 сентября 2001 года №14-04-0б/29 «О порядке применения приказа Минфина РФ от 6 июля 2001 года №49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ»

8. Приказ Минфина РФ от 12 ноября 2001 года №92н «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран»

9. Письма Минфина РФ от 29 марта 1996 года № 34 «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

10. Письмо Минфина РФ от 27 декабря 1996 года №110 «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран»

11. Постановление Правительства РФ от 1 декабря 1993года №1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территорию иностранных государств» (в ред.21.03.98).

12. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 года №62 «О служебных командировках в пределах СССР»

13. Приказ Минфина РФ от 6 июля 2001 года №49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ»

14. Приказ Минфина РФ от 13 августа 1999 года №57н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ»

15. Постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 года № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»

16. Приказ Минфина РФ от 11 июля 2001 года №51н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран»

17. Приказ Минфина РФ от 6 июля 2001 года №50н «Об уточнении норм расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц»

18. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух.-2003.-№4.-с.72-78

19. Васильева И.П. О проведении внутреннего бухгалтерского контроля расчетов с подотчетными лицами // Налоговый вестник.-2001.-№7.-с.143-148,-№8.-с.135-139

20. Веденика Е. Командировка на выставку: проблема учета // Аудит и на-логообложение.-2004.-№2.-с.21-25

21. Волков Н.Г. Учет расчетов с подотчетными лицами // Бухгалтерский учет.-2000.-№4.-с.3-9

22. Волкова Л.В. Командировки по России: расходы на проезд и проживание работников // Главбух.-2003.-№5.-с.47-58

23. Гарнов Д.В. Зарубежные командировки // Консультант.-2004.-№5.-с.22-29

24. Глинистый В.Д. Ответы на вопросы // Налоговый вестник.-2003.-№6.-с.112-118

25. Гущина И.Э. Бухгалтерский и налоговый учет представительских рас-ходов организации.// Новое в бухгалтерском учете и отчетности.-2003.-№23.-с.39-46

26. Загарова Н.А. Учет представительских расходов в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет.-2003.-№3.-с.43-44

27. Земсков В.В. Командировки по России: спорные моменты // Главбух.-2003.-№20.-с.36-41

28. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет.- М.: Инфра-М, 2002.-640с.

29. Лытнева Н.А. Учет краткосрочных загранкомандировок // Бухгалтерский учет.-2001.-№22.-с.10-17

30. Смышляева С.В. Как составить авансовый отчет // Консультант.-2002.-№1.-с.43-46

31. Старостин С.Н. О представительских расходах // Консультант.-2002.-№15.-с.50-56

32. Феоктистов И.А. Командировочные расходы. Отражение в Налоговом учете // Главбух.-2003.-№13.-с.44-48

33. Чеботарева З.В. Учет командировочных расходов // Новое в бухгалтерском учете и точетности.-2003.-№5.-с.45-55

34. Шорохова Н.А. Налогообложение доходов физических лиц при командировках за рубеж // Налоговый вестник.-2003.-№10.-с.52-55

Введение

Глава 1. Теоретические основы расчетов с подотчетными лицами

1 Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

2 Понятие, виды, формы учета расчетов с подотчетными лицами

3 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами

Глава 2. Организационно-экономическая характеристика ООО «Алиса»

Глава 3. Расчеты с подотчетными лицами в программе «1С: Бухгалтерия» на примере ООО «Алиса»

Заключение

Библиографический список

Введение

В соответствии с Российским законодательством каждая организация обязана вести бухгалтерский учет своего имущества, обязательств и хозяйственных операций. Одной из главных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации.

Денежные средства являются наиболее подвижными и легко реализуемыми активами организации. Денежные операции носят массовый характер, затрагивают практически все сферы хозяйственной деятельности организации и являются наиболее уязвимыми с точки зрения нарушений. Поэтому руководителю каждой организации важно четко представлять, как правильно должен быть поставлен бухгалтерский учет денежных средств и операций с ними. В связи с этим в современных условиях совершенствования управления, выработки новой стратегии развития организаций усиливается роль и значение бухгалтерского учета и экономического анализа хозяйственной деятельности.

Основной целью проводимого в настоящей работе исследования явилось изучение организационных основ бухгалтерского учета движения денежных средств при расчетах с подотчетными лицами и расчеты с подотчетными лицами в программе «1 С: Бухгалтерия».

Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи:

изучить нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами;

рассмотреть синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами;

раскрыть поставленную цель с практической стороны на примере ООО «Алиса».

Объектом исследования данной курсовой работы является учет расчетов с подотчетными лицами.

Предметом исследования выступает организация учета расчетов с подотчетными лицами в программе «1 С: Бухгалтерия» на примере ООО «Алиса».

Глава 1. Теоретические основы расчетов с подотчетными лицами

.1 Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус.

Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ). Во второй части ГК РФ зафиксированы правила осуществления расчетов, купли - продажи, найма жилого помещения и т. д.

Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ). НК РФ содержит правила расчета НДС и налоговых отчислений в федеральный бюджет.

Общие правила ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами регламентируются федеральным законом "О бухгалтерском учете" (№402-ФЗ);положением по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/08; планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н).

Выплата суточных и возмещение расходов работникам организации производится в соответствии с постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета"; приказом Минфина РФ "О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 12 ноября 2001 года № 92Н "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" № 16н от 4 марта 2002 г.; приказом Минфина РФ "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" № 64н от 2 августа 2004 г.; приказом Минфина РФ "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" № 15н от 2 августа 2004 г.

Ведение бухгалтерского учета затрат на командировочные и представительские расходы, произведенных безналичным способом, регулируется указанием ЦБР "О порядке бухгалтерского учета затрат на командировочные и представительские расходы, произведенных с использованием международных корпоративных карт Сбербанка России работниками Банка России" № 869-У от 20 декабря 2000 г.

Договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности заключаются в соответствии с постановлением Минтруда России «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» от 31.12.2002 № 85.

Рабочие документы самой организации определяют особенности организации и ведения учета в ней.

1.2 Понятие, виды, формы учета расчетов с подотчетными лицами

В работе каждой организации часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными деньгами, производить закупки в других организациях и в системе розничной торговли за наличный расчет, оплачивать расходы по командировкам и т. д. В таких ситуациях работнику организации выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по распоряжению организации.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые организацией из кассы на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности организации.

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем организации. Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусматривается сметой организации. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Указанные суммы на командировочные расходы называются нормированными и включаются в себестоимость продукции, работ, услуг. В случае превышения фактических расходов над нормой разрешается их оплата за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации с одновременным суммированием выплаченного превышения с суммой, начисленной командируемому заработной платы для определения налога на доходы физических лиц.

Целесообразность произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или служб в зависимости от целевого назначения командировки.

В каждой организации ведется специальный журнал регистрации прибывших и выбывших в командировку лицом, назначенным приказом руководителя организации.

Выдача подотчетных сумм на хозяйственные нужды производится доверенным лицом, который назначается руководством организации. Подотчетные суммы выдаются с целью приобретения товарно-материальных ценностей. Для приобретения товарно-материальных ценностей подотчетное лицо получает доверенность, где помимо реквизитов подотчетного лица указывается наименование товарно-материальных ценностей, их количество и сумма.

На основании доверенности и счета на получение товарно-материальных ценностей выписывается расходный кассовый ордер и по нему, соответственно, производится выплата кассой денежных средств. По совершении операции подотчетное лицо сдает документы в бухгалтерию.

Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером на основании заявления работника, приказа руководителя. Сумму аванса на командировки определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.

В настоящее время в состав командировочных расходов включаются:

расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

расходы по найму жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

суточные или паевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы при наличии оправдательных документов.

Во время пребывания работника в командировке он продолжает получать заработную плату.

Кроме того, организация имеет возможность в порядке исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм. Но для целей налогообложения эти выплаты учитываются в пределах норм; кроме того, сверхнормативные суммы подлежат обложению налогом на доходы у работника.

Нормы возмещения расходов в иностранной валюте работникам, находящимся в краткосрочных командировках за границей, определены соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации и зависят от конкретной страны, в которую направляется работник.

Перечень подотчетных лиц. Документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета не определен перечень должностей работников организации, которые могут быть подотчетными лицами.

При формировании соответствующего перечня, утверждаемого впоследствии приказом по организации, следует исходить из следующего соображения: по общему правилу, работа с денежной наличностью предполагает полную материальную ответственность. Иными словами, в общем случае с работником, который может быть подотчетным лицом, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Исключение могут составлять случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам ввиду того, что в данной ситуации материальная ответственность возникает в результате выполнения работником служебных обязанностей.

Таким образом, при формировании перечня работников, которые могут быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности.

В соответствии с вышеуказанными перечнями договоры о полной материальной ответственности могут заключаться со следующими работниками (которые могут являться и подотчетными лицами, имеющими право на получение подотчетных сумм), а именно:

с руководителями, их заместителями, специалистами и иными работниками, осуществляющими операции по купле, продаже, разрешению на оплату и иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей;

с директорами, заведующими, администраторами (в том числе старшими, главными), другими руководителями организаций и подразделений (в том числе секций, приемных пунктов, отделов, залов) торговли, общественного питания, бытового обслуживания, гостиниц (кемпингов, мотелей), их заместителями, помощниками, продавцами, товароведами всех специализаций (в том числе старшими, главными), а также иными работниками, выполняющими аналогичные функции; начальниками (руководителями) строительных и монтажных цехов, участков и иных строительно-монтажных подразделении, производителями работ и мастерами (в том числе старшими, главными) строительных и монтажных работ;

с заведующими, другими руководителями складов, кладовых (пунктов, отделений), ломбардов, камер хранения, других организаций и подразделений по заготовке, транспортировке, хранению, учету и выдаче материальных ценностей, их заместителями; заведующими хозяйством, комендантами зданий и иных сооружений, кладовщиками, кастеляншами; старшими медицинскими сестрами организаций здравоохранения; агентами по заготовке и/или снабжению, экспедиторами по перевозке и другими работниками, осуществляющими получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей;

с заведующими и иными руководителями аптечных и иных фармацевтических организаций, отделов, пунктов и иных подразделений, их заместителями, провизорами, технологами, фармацевтами;

лаборантами, методистами кафедр, деканатов, заведующими секторами библиотек. Кроме того, при формировании перечня подотчетных лиц организациям можно ориентироваться на перечень работ, при выполнении которых с исполнителями могут заключаться договоры о полной материальной ответственности. В частности, к таким видам работ могут быть отнесены операции:

по приему и выплате всех видов платежей; по расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в том числе не через кассу);

по изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, абонементов (включая абонементы и талоны на отпуск пищи (продуктов питания)) и других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги;

по купле, продаже, разрешению на оплату, а также иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей; с денежной наличностью при обслуживании банкоматов и обслуживании клиентов, имеющих индивидуальные сейфы в хранилище, учетом и хранением ценностей и иного имущества клиентов в хранилище; по эмиссии, учету, хранению, выдаче и уничтожению банковских, кредитных, дисконтных карт, кассовому и иному финансовому обслуживанию клиентов, по подсчету, пересчету или формированию денежной наличности и валютных ценностей; по выполнению инкассаторских функций и по осуществлению перевозки (транспортировке) денежных средств и иных ценностей;

по купле (приему), продаже (торговле, отпуску, реализации) услуг, товаров (продукции), подготовке их к продаже (торговле, отпуску, реализации);

по приему на хранение, обработке (изготовлению), хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей на складах, базах, в кладовых, пунктах, отделениях, на участках, в других организациях и подразделениях; по выдаче (приему) материальных ценностей лицам, находящимся в санаторно-курортных и других лечебно-профилактических организациях, пансионатах, кемпингах, мотелях, домах отдыха, гостиницах, общежитиях, комнатах отдыха на транспорте, детских организациях, спортивно-оздоровительных и туристских организациях, в образовательных организациях, а также пассажирам всех видов транспорта; по экипировке пассажирских судов, вагонов и самолетов;

по приему от населения предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей), их хранению и выполнению других операций с ними; по выдаче напрокат населению предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей;

по приему и обработке для доставки (сопровождения) груза, багажа, почтовых отправлений и других материальных ценностей, их доставке (сопровождению), выдаче (сдаче);

по выращиванию, откорму, содержанию и разведению сельскохозяйственных и других животных.

Работники, занятые вышеперечисленными видами работ, могут получать наличные денежные средства для приобретения материально-производственных запасов, объектов основных средств и иных внеоборотных активов, оплаты работ и услуг сторонних организации, расчетов с населением за приобретенные товары (включая сельскохозяйственную продукцию и животных для выращивания и откорма).

Порядок заключения договоров о полной материальной ответственности, а также перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться вышеуказанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

1.3 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами

Первичными учетными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

Первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных документов реквизитам относятся:

наименование документа;

дата составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц.

Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие, как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные (включая дату рождения). Эти данные необходимы бухгалтерии организации для оформления справки о доходах, выплаченных физическому лицу. При этом необходимо иметь в виду, что если в качестве платежного документа, предоставленного работником в составе авансового отчета, выступает кассовый чек, то сведения о выплаченных физическому лицу-предпринимателю средствах в Инспекцию Министерства РФ по налогам и сборам не представляются.

При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средств, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет права включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

При возвращении из командировки либо после покупки товарно-материальных ценностей подотчетное лицо составляет авансовый отчет и прикладывает к нему все оправдательные документы. Авансовый отчет состоит из двух частей:часть: фамилия, имя, отчество подотчетного лица и т. п.; срок командировки; сумма, выданная под отчет; израсходовано; остаток или задолженность организации;часть (обратная сторона отчета): сумма расходов, на основании всех приложенных документов; суточные (расчет); проезд (билеты); проживание, при наличии квитанции.

Авансовый отчет (форма № АО-1) заполняется работником. После его сдачи в бухгалтерию документ проверяется бухгалтером, который проставляет бухгалтерские проводки. Сроки обработки сданных отчетов составляют 5 дней. Право утверждения отчетов принадлежит руководителю.

Кроме того, по приказу руководителя при предъявлении соответствующих документов (копия техпаспорта) подотчетным лицом могут быть компенсированы затраты на использование им личного легкового автомобиля по нормам, установленным Правительством Российской Федерации, которые в связи с инфляцией также имеют тенденцию к увеличению. При этом выплаты могут быть произведены и свыше норм, но для целей налогообложения учитываются в утвержденных размерах. Кроме того, суммы превышения также облагаются налогом на доходы у работника.

Новый аванс работникам выдается только после расчета по предыдущему. Бухгалтерия может удержать из зарплаты сумму задолженности у подотчетного лица, не предъявившего оправдательных документов или не возвратившего остаток средств.

Возврат неиспользованного аванса оформляется приходным кассовым ордером, перерасход же выдается по расходному ордеру.

Глава 2. Организационно-экономическая характеристика ООО «Алиса»

Общество с ограниченной ответственностью "Алиса", действует в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации "Об обществах с ограниченной ответственностью", Гражданским Кодексом Российской Федерации, другими законодательными актами Российской Федерации и настоящим Уставом.

Общество является юридическим лицом, действующего на принципах полного хозяйственного расчета, самофинансирования, имеет круглую печать и штампы, фирменные бланки, собственный товарный знак, эмблему и другие реквизиты, самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях и банках.

Открытое акционерное общество ООО «Алиса» создано в 2003 г. (номер свидетельства: 1652, выдано администрацией Центрального г. Гай; Государственный регистрационный номер: 1025900886637).

ООО «Алиса» осуществляет свою деятельность на территории России, и руководствуется в своей деятельности законами и нормативными актами России. Срок деятельности Общества ООО «Алиса» не ограничен.

Участником Общества является гражданин Российской Федерации.

Уставный капитал Общества составляет 10 000 (десять тысяч) рублей и сформирован денежными средствами.

Согласно штатному расписанию ООО «Алиса» количество сотрудников составляет 21 человек.

На предприятии используется линейная структура управления.

Рис. 2.1 - Организационная структура ООО «Алиса»

Организационная структура ООО «Алиса» выглядит следующим образом (рис. 2.1):

Таблица 2.1 - Функциональные обязанности ООО «Алиса»

Занимаемая должностьКруг обязанностейГенеральный директорУправление фирмой, контроль за деятельностью и взаимодействием структурных подразделений, ведение переговоров с крупными поставщиками и клиентамиЗаместитель директораВедение переговоров, сбыт продукции, контроль и анализ финансового состояния фирмыСекретарь - делопроизводительРабота с документами, обеспечение и обслуживание работы руководителяМенеджер по продажамИзучение конъюнктуры рынка, разработка плана реализации продукции, разработка плана ценовой стратегии, подготовка и заключение договоровБухгалтерВедение бухгалтерского учета и отчетностиГлавный инженерРуководство техническими службами, координация подразделений по разработке технического развития предприятия, обеспечение систематического повышения эффективности производства, производительности труда, обеспечение производства конкурентоспособной продукции.Отдел тех. обслуживанияТехническое обслуживание и ремонт компьютерной и оргтехникиПрограммистустановка и настройка программного обеспеченияОтдел кадровОбеспечение подбора, расстановки, изучения и использования рабочих кадров и специалистов; организация системы учета кадров, анализ текучести кадров

Целью создания ООО «Алиса» является ведение коммерческой и хозяйственной деятельности, направленной на получение прибыли в порядке и на условиях, определяемых действующим законодательством РФ.

Все виды деятельности Общества осуществляются в соответствии с действующим законодательством РФ.

Предметом деятельности ООО «Алиса» является:

осуществление торгово-закупочной деятельности;

оптовая и розничная торговля на территории РФ;

закупка, производство и реализация продовольственных товаров и др. пищевой продукции;

оказание транспортно-экспедиционных услуг;

организация посреднической, маркетинговой, и т.п. деятельности;

Основной вид деятельности ООО «Алиса» посреднические услуги по реализации продуктов питания на основании договоров комиссии. ООО «Алиса» выступает в качестве Комиссионера и по поручению Комитента (Поставщик) за вознаграждение совершает сделки по реализации товара Комитента, а Комитент передает Комиссионеру товар, принимает исполнение и оплачивает услуги Комиссионера.

ООО «Алиса» совершает реализацию товара по поручению Комитента за его счет, но от своего имени.

Бухгалтерский, оперативный и статистический учет и отчетность в "Обществе" ведутся по нормам, действующим в России. Используется программа «1С: Предприятие» Версия 8. Ответственность за состояние учета, своевременное представление бухгалтерской и иной отчетности возлагается на органы управления и гл. бухгалтера ООО «Алиса».

В рамках учетной политики ООО «Алиса» утвержден:

рабочий план счетов бухгалтерского учета, с 2002 года все организации обязаны предоставлять контролирующим органам бухгалтерскую отчетность в соответствии Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению";

формы первичных учетных документов, принимаемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

порядок проведения инвентаризации активов и обязательств;

порядок документооборота.

Бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме с

применением персональных компьютеров и специальных сетевых компьютерных программ.

По окончанию отчетного периода регистры бухгалтерского учета выводятся на машинные носители информации.

Учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется способом двойной записи в соответствии с принятым рабочим планом счетов бухгалтерского учета.Основанием для записей в регистры бухгалтерского учета являются первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, а также расчеты бухгалтерии.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет генеральный директор Организации. Бухгалтерский учет осуществляется бухгалтерией Организации, возглавляемой главным бухгалтером ООО «Алиса». Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и предоставлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников Организации. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства (документы, оформляющие финансовые вложения Организации, договора займа, кредитные договора и договора, заключенные по товарному и коммерческому кредиту) считаются недействительными и не принимаются к исполнению, за исключением случаев, когда имеется письменное распоряжение генерального директора Организации.

Бухгалтерский учет в Обществе ведется бухгалтерией, выделенной в отдельное структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером. Разделение учетного труда между сотрудниками бухгалтерии - функциональное. Структура бухгалтерской службы представлена на рисунке 2.2.

Рис. 2.2 - Структура бухгалтерии ООО «Алиса»

Главная задача бухгалтерии - своевременно и достоверно отражать состояние дел и обязательств организации, определять результат предпринимательской деятельности, обеспечивать руководство информацией для повседневного финансового управления организацией и участвовать в этом управлении. Кроме того, бухгалтерская служба должна контролировать эффективность использования средств, бороться с бесхозяйственностью. Также обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, производит контроль за движением имущества и обязательств организации. Разрабатывает систему первичного учета, т.е. здесь определяются, какими первичными документами должны оформляться все хозяйственные операции, которые осуществляются в данной организации. Также обеспечить контроль за правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей, учет доходов и расходов. Своевременное проведение расчетов, составление и представление в установленные сроки финансовой (бухгалтерской) отчетности; Обеспечить контроль за сохранностью основных средств, и других материальных ценностей в местах их хранения и эксплуатации, а также за хранение бухгалтерских документов, регистров учета, машинограмм, других документов, а также сдача их в архив в установленном порядке.

При осуществлении налогового учета ООО «Алиса» руководствуется принципом последовательности применения норм и правил налогового учета от одного налогового периода к другому. Изменения порядка учета отдельных хозяйственных операций и объектов в целях налогообложения осуществлять в случае изменения законодательства или применяемых методов учета.

В рамках учетной политики ООО «Алиса» утверждены следующие аналитические регистры налогового учета:

информации об объектах основных средств, расчет амортизации основных средств;

информации об объектах нематериальных активов, расчет амортизации нематериальных активов;

учета расходов по оплате труда;

расчет расходов на ремонт текущего отчетного периода, расчет расходов на ремонт, учитываемых в текущем и будущих периодах;

учета прочих расходов текущего периода;

учета внереализационных расходов текущего периода;

учета доходов текущего периода;

учета расходов будущих периодов;

расчет начисленных штрафных санкций за отчетный период, учета расчетов по штрафным санкциям.

Объекты учета в аналитических регистрах отражаются на основании первичных документов в хронологическом порядке.

Аналитические регистры налогового учета ведутся с применением персональных компьютеров и специальных сетевых компьютерных программ. По окончанию отчетного периода регистры налогового учета выводятся на машинные носители информации.

Обеспечивается сохранность регистров налогового учета, не допускаются в них несанкционированные исправления. Исправление ошибок в регистрах обосновываются и подтверждаются подписью лица, внесшего исправления, с указанием даты и обоснованием внесенного исправления.

Налоговые декларации (расчеты) по налогам, независимо от наличия обязанности по уплате налога и авансовых платежей, представляются в налоговый орган по мету регистрации в установленные налоговым законодательством сроки.

Ответственность за организацию налогового учета, соблюдение налогового законодательства при ведении хозяйственной деятельности несет генеральный директор ООО «Алиса».

Ответственность за правильное составление налоговых деклараций несет главный бухгалтер ООО «Алиса».

Ответственность за правильное отражение хозяйственных операций в регистрах налогового учете несут лица, составившие и подписавшие данные регистра.

Финансовый анализ предприятия является существенным элементом финансового менеджмента и аудита. Практически все пользователи финансовых отчетов предприятий применяют методы финансового анализа для принятия решений. Финансовые отчеты анализируются с целью повышения доходности капитала, обеспечения стабильности положения фирмы. Основным источником информации о финансовой деятельности предприятия служит бухгалтерская отчетность.

Рассмотрим основные показатели деятельности организации за 3 года (таблица 2.2).

Таблица 2.2 - Основные показатели финансово-хозяйственной деятельности

Основные показатели финансово-хозяйственной деятельности01.01.201101.01.201201.01.2013Выручка10332589359991236298Фактическая себестоимость товарной продукции (издержки обращения)8768327825791011587Валовая прибыль156426153420224711Общая численность работников предприятия212121Чистая прибыль91316186100114Средние остатки дебиторской задолженности102922,5133505253062Кредиторская задолженность В том числе: -поставщики и подрядчики7049885813,5147460482126032879434Оборачиваемость кредиторской задолженности -обороты - дни15118253343Оборачиваемость дебиторской задолженности1075

Коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности в отчетном году достаточно высокий, т.е. тем быстрее компания рассчитывается со своими поставщиками. Но в динамике данный коэффициент снизился, иными словами, данное снижение оборачиваемости может означать:

Проблемы с оплатой счетов.

Организацию взаимоотношений с поставщиками, обеспечивающую более выгодный, отложенный график платежей и использующую кредиторскую задолженность как источник получения финансовых ресурсов.

Оценивая показатели оборачиваемости дебиторской и кредиторской задолженностей можно сделать вывод, что для данной организации коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности значительно больше коэффициента оборачиваемости дебиторской задолженности (в динамике трех лет) - неблагоприятной для организации является ситуация. Речь идет об увеличении объема финансирования, связанного с удлинением срока кредитования, что в свою очередь изменяет величину оттока денежных средств.

Если предприятие сможет добиться увеличения срока погашения кредиторской задолженности, то отток денежных средств будет меньше в силу того, что большая часть запасов (в сравнении с прошлым периодом) останется неоплаченной, т. е. будет финансироваться кредиторами. Аналогично сокращение периода оборачиваемости кредиторской задолженности приведет к тому, что отток денежных средств будет больше, чем сумма увеличения закупок (возрастет объем платежей).

Большое количество дней периода оборота кредиторской задолженности может говорить недостаточной величине денежных средств для удовлетворения текущих потребностей из-за сокращения объема продаж, увеличения затрат или роста потребности в оборотном капитале.

Глава 3. Расчеты с подотчетными лицами в программе«1с: бухгалтерия» на примере ООО «Алиса»

Выдача денежных средств подотчетным лицам может производиться наличным или безналичным способом. Выдача наличных денежных средств оформляется с помощью документа «Расходный кассовый ордер». Данный документ доступен в программе «1С: Бухгалтерия предприятия» из меню «Касса». Выдача безналичных денежных средств - с помощью документа «Списание с расчетного счета».

Выдача денежных средств подотчетным лицам может производиться наличным или безналичным способом.

Выдача наличных денежных средств

Выдача наличных денежных средств подотчетным лицам оформляется с помощью документа «Расходный кассовый ордер». Данный документ доступен из меню «Касса» (рис. 3.1).

Рис. 3.1 - Расходный кассовый ордер

Также «Расходный кассовый ордер» можно найти в закладке «Касса» панели функций программы (рис. 3.2).

Рис. 3.2 - Расходный кассовый ордер

Для того чтобы выдать из кассы денежные средства подотчетному лицу, следует использовать вид операции документа «Выдача подотчетному лицу» (рис. 3.3).

Рис. 3.3 - Выдача подотчетному лицу

Для того чтобы выдача денежных средств провелась корректно, следует указать подотчетную сумму и подотчетное лицо. Подотчетная сумма вводится вручную, а подотчетное лицо выбирается из справочника «Физические лица» (рис. 3.4).

Рис. 3.4 - Справочник «физические лица»

На закладке «Печать» находятся реквизиты, необходимые для печатной формы расходного кассового ордера.

«Выдать:» - копирует строку «Подотчетное лицо»;

«Основание», «Приложение» - заполняется пользователем вручную

«По:» - копирует сведения о документе, удостоверяющем личность подотчетного лица» из карточки физического лица (рис. 3.5).

Рис. 3.5 - Реквизиты

После проведения документа уменьшается остаток денежных средств в кассе и увеличивается задолженность перед физическим лицом, получившим подотчетную сумму (рис. 3.6).

Рис. 3.6 - Результат проведения документа Расходный кассовый ордер

Выдача безналичных денежных средств

Выдача безналичных денежных средств оформляется с помощью документа «Списание с расчетного счета». Данный документ доступен из меню «Банк» и находится в журнале «Банковские выписки» (рис. 3.7).

Рис. 3.7 - Банковские выписки

Также журнал «Банковские выписки» можно найти в закладке «Банк» панели функций программы (рис. 3.8).

Рис. 3.8 - Банковские выписки

Для того чтобы выдать безналичные денежные средства подотчетному лицу, следует использовать вид операции «Перечисление подотчетному лицу» (рис. 3.9).

Рис. 3.9 - Перечисление подотчетному лицу

Для того чтобы операция перечисления денежных средств прошла корректно, нужно правильно заполнить следующие обязательные реквизиты документа «Списание с расчетного счета»:

Сумма - сумма денежных средств, перечисляемая подотчетному лицу.

Подотчетное лицо - сотрудник, которому перечисляется подотчетная сумма. Данный реквизит выбирается из справочника «Физические лица».

Получатель - сотрудник, которому перечисляется подотчетная сумма. Данный реквизит выбирается из справочника «Контрагенты».

Счет получателя - счет, на который будет перечислена подотчетная сумма. Информация о счете доступна из карточки контрагента в закладке «Счета и договоры».

Назначение платежа - заполняется вручную (рис. 3.10).

Рис. 3.10 - Обязательные реквизиты документа «Списание с расчетного счета»

После проведения документ уменьшает остаток денежных средств на расчетном счете, а также увеличивает задолженность подотчетного лица (рис. 3.11).

Рис. 3.11 - Результаты проведения документа Списание с расчетного счета

Задолженность подотчетных лиц

После того, как денежные средства выданы подотчетным лицам, перед сотрудниками формируется задолженность. Состояние данной задолженности можно отслеживать с помощью отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» (рис. 3.12).

Рис. 3.12 - Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71

Из данного отчета видно, что Иванова Марина Викторовна должна отчитаться на сумму 1000 рублей, а Симоновой Виктории Павловне было перечислено 2000 рублей.

Оформление авансового отчета

Авансовый отчет оформляется для того, чтобы закрыть задолженность подотчетного лица, т. е. отразить расход выданных ему денежных средств на нужды предприятия.

Документ «Авансовый отчет» доступен из меню «Касса» (рис. 3.13).

Рис. 3.13 - Авансовый отчет

подотчетный лицо расчет учет

Также данный документ можно найти в закладке «Касса» панели функций программы (рис. 3.14).

Рис. 3.14 - Авансовый отчет

Для того чтобы документ «Авансовый отчет» провелся корректно, следует правильно заполнять следующие обязательные реквизиты документа:

Физическое лицо - выбирается из справочника «Физические лица» и соответствует сотруднику, который отчитывается за полученную сумму

Табличная часть «Авансы»: Необходимо выбрать документ, по которому был получен аванс. После выбора документа прописывается «Сумма аванса», «Валюта», «Выдано» и «Израсходовано». Значение израсходованной суммы можно менять вручную (рис. 3.15).

Рис. 3.15 - Авансовый отчет

Табличные части «Товары», «Оплата» и «Прочее» предусмотрены для оформления расходов подотчетного лица. Подотчетное лицо может потратить выданные ему денежные средства на приобретение товарно-материальных ценностей, оплату услуг сторонних организаций и т. д. (рис. 3.16).

Рис. 3.16 - Оформление расходов подотчетного лица

После проведения данного документа уменьшается задолженность подотчетного лица (рис. 3.17).

Рис. 3.17 - Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71

Оформление перерасхода денежных средств

Зачастую бывает ситуация, когда подотчетному лицу не хватает выданных ему денежных средств для того, чтобы оплатить расходы по нуждам документа. В этом случае подотчетное лицо вынуждено использовать собственные денежные средства, которые предприятие обязано ему вернуть (рис. 3.18).

Рис. 3.18 - Оформление перерасхода денежных средств

Сумма перерасхода также отражается в оборотно-сальдовой ведомости (рис. 3.19).

Рис. 3.20 - Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71

Возврат средств, израсходованных сверх выданных, производится документами «Расходный кассовый ордер» или «Списание с расчетного счета» по той же технологии, что и выдача денежных средств подотчетному лицу.

Оформление остатка денежных средств

Также может возникнуть ситуация, при которой выданные денежные средства расходуются не полностью. В этом случае у подотчетного лица остается часть подотчетной суммы, которую сотрудник должен вернуть предприятию (рис. 3.21).

Рис. 3.21 - Оформление остатка денежных средств

Задолженность подотчетного лица также можно видеть в оборотно-сальдовой ведомости (рис. 3.22).

Рис. 3.22 - Оборотно-сальдовая ведомость

Как правило, возврат остатка аванса отражается документом «Приходный кассовый ордер». Данный документ доступен из меню «Касса» (рис. 3.23).

Рис. 3.23 - Приходный кассовый ордер

Также данный документ можно найти в закладке «Касса» панели функций программы (рис. 3.24).

Рис. 3.24 - Приходный кассовый ордер

Для возврата остатка подотчетных сумм следует использовать вид операции документа «Возврат от подотчетного лица» (рис. 3.25).

Рис. 3.25 - Возврат от подотчетного лица

Для корректного проведения данного документа необходимо правильно заполнить следующие реквизиты:

Сумма - сумма остатка подотчетных денежных средств, которая вносится в кассу (заполняется пользователем вручную).

Подотчетное лицо - сотрудник, который возвращает остаток подотчетной суммы (выбирается пользователем из справочника «Физические лица») (рис. 3.26).

Рис. 3.26 - Подотчетное лицо

Закладка «Печать» предназначена для корректного формирования печатной формы данного документа.

«Принято от» копируется из строки «Подотчетное лицо».

«Основание» и «Приложение» заполняются пользователем вручную.

После проведения документа уменьшается задолженность подотчетного лица, а также увеличивается остаток по кассе (рис. 3.27).

Рис. 3.27 - Результат проведения документа Приходный кассовый ордер

Динамику задолженности подотчетного лица можно прослеживать в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» (рис. 3.28).

Рис. 3.28 - Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71

Заключение

Освоение методики учета расчетов с подотчетными лицами, имеет важное значение во всей системе бухгалтерского учета, так как подвижность денежных средств делает этот участок хозяйственной деятельности экономического субъекта наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений.

Научно обоснованная система организации бухгалтерского учета содействует эффективному контролю за наличием и движением денежных средств организации, своевременному предупреждению отрицательных фактов в хозяйственной деятельности, получению полной и достоверной информации о хозяйственных процессах, результатах деятельности и финансовом состоянии организации.

Помимо выплаты заработной платы организация выдает денежные средства наличными из кассы подотчетным лицам. Выдача подотчетных сумм производится на хозяйственные нужды и на командировочные расходы. Как правило, список подотчетных лиц устанавливается руководителем организации. По мере расходования денежных средств подотчетными лицами составляется отчет, где отражается (на основании оправдательных первичных документов: квитанции, чеки, билеты и т. д.) фактический расход денежных средств. Остаток неизрасходованных денежных средств возвращается в кассу организации. Израсходованные денежные средства списываются на затраты производства в зависимости от цели их израсходования.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций предусмотрен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это - активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в разрезе каждого работника организации в ведомости и журнале-ордере по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Основанием для заполнения этих документов являются расходные и приходные кассовые ордера - при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет - при списании израсходованных сумм.

Библиографический список

.План счетов утвержден приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н (в редакции Приказов от 07.05.2003 №38н и от 18.09.2006 N 115н).

.Федеральный закон № 402 "О бухгалтерском учете".

.Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

.Приказ Минфина РФ "О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 12 ноября 2001 года № 92Н "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" № 16н от 4 марта 2002 г.

.Приказ Минфина РФ "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" № 64н от 2 августа 2007 г.

.Приказ Минфина РФ "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" № 15н от 2 августа 2007 г.

.Указание ЦБР "О порядке бухгалтерского учета затрат на командировочные и представительские расходы, произведенных с использованием международных корпоративных карт Сбербанка России работниками Банка России" № 869-У от 20 декабря 2000 г.

.Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н) (с изм. от 30 декабря 1999 г., 24 марта 2000 г., 18 сентября 2006 г.).

.Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/08 (утв. приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. № 107н).

.Постановление Минтруда России «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» от 31.12.2002 № 85.

.Анциферова И.В. Бухгалтерский финансовый учет. М.: Перспектива, 2009.

.Бухгалтерский финансовый учет: Учебник для вузов / Под ред. проф. Ю. А. Бабаева. - М.: ВЗФЭИ Вузовский учебник, 2008.

.И. Е. Глушков. «Бухгалтерский учет на современном предприятии». М., «Кнорус», Новосибирск «Экор», 2007.

.Захарьин В. Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение, М., Налоговый вестник, 2008.

.Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: учебное пособие. - М.: ИНФРА-М., 2008.

.Ковалев В.В. Финансовый анализ.- М.: Финансы и статистика, 2007.

.Макарьева В. И. Анализ финансово-хозяйственной деятельности организации - М.: Финансы и статистика, 2004.

.Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия / Под ред. Табурчака - Ростов н/Д: Феникс, 2006.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Процесс учета расчетов с подотчетными лицами. Учет расчетов с подотчетными лицами — пошаговая инструкция

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии

Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами

Проблемы учета расчетов с подотчетными лицами

Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами

Выводы

17. Учет расчетов с подотчетными лицами.

Введение

1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами.

1.2. Нормативные документы, используемые для учета расчетов с подотчетными лицами.

1.3. Состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами.

2. Экономическая сущность и содержание учета расчетов с подотчетными лицами.

2.1. Выдача и учет подотчетных сумм

2.2. Учет представительских расходов

2.3. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы.

3. Учет расчетов с подотчетными лицами.

3.1. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

3.2. Аналитический и синтетический учет

3.3. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами

Заключение

Список использованной литературы

Репетиторство

Новое на сайте

Как получить из ифнс письмо, которое подтвердит, что ваша компания применяет упрощенку

Значение за морем телушка полушка, да рубль перевоз

Образцы смет на строительство дома

Способы начисления амортизации основных средств

Страхование жизни ренессанс

Самое популярное

новый подъем забастовочного движения

Декретницы в сзв-м Если я сделаю ошибку в отчете, есть ли возможность ее исправить

Как заполнить декларацию по налогу на прибыль Строка 041 налога на прибыль какие налоги

Инвестиционно-строительный комплекс Экономическая характеристика инвестиционно строительного комплекса

Сдача НДС Срок уплаты ндс в марте

ПОПУЛЯРНЫЕ РАЗДЕЛЫ