Сколько денег хранить в кассе
Фирма может хранить деньги в кассе в пределах лимита, который установил ей банк. Причем согласно Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 г. № 14-П (далее - Положение № 14-П) лимит кассы необходимо согласовывать с банком ежегодно. Если к концу рабочего дня у компании оказалось денег больше, чем установлено, то «лишние» деньги фирма обязана сдать в банк.
Сверх установленного лимита фирма может хранить только деньги на заработную плату и выплаты социального характера. Однако срок хранения не должен превышать трех дней, включая день, когда деньги были получены в банке (п. 2.6. Положения № 14-П, п. 9 Порядка ведения кассовых операций утв. ЦБ 22 сентября 1993 г. № 40). Фирмы не имеют права накапливать в кассе наличность сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда (п. 7 Порядка ведения кассовых операций). Таким образом, если к вам поступила наличная выручка, и тем самым лимит кассы оказался превышен, то излишки средств необходимо сдать в банк - даже если на следующий день предстоит выплачивать зарплату.
Разделение обязанностей
Проверку кассовой дисциплины производят банки, а укомплектованность и защищенность помещения кассы - милиция. Протоколы же об административной ответственности составляют только сотрудники милиции и налоговые органы (по сообщениям банков). Правда, налоговики могут счесть, что они тоже вправе производить подобные проверки, но с этим можно поспорить в суде.
Кто проверяет кассу
Согласно Порядку ведения кассовых операций контроль за ними ведут банки (п. 41 Порядка). Однако его сотрудники не могут составлять протоколы о нарушениях - таким правом располагают только органы милиции и налоговики (п. 1, 2 ст. 28.3 КоАП). Они же должны рассматривать материалы проверки и выносить постановление о штрафах (ст. ст. 23.5, 23.3 КоАП).
Следует отметить, что сотрудники милиции тоже имеют право прийти в компанию с проверкой. Но проверять они могут только то, что входит в сферу их компетентности: «техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей» (п. 42 Порядка).
Существуют так называемые «Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий» (Приложение № 3 к Порядку ведения кассовых операций). Согласно этому документу руководитель фирмы обязан обеспечить следующие условия хранения денег в кассе:
- помещение кассы должно быть изолированным;
- кассу следует располагать на промежуточных этажах (если здание многоэтажное);
- касса должна закрываться на две двери: «...внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы»;
- необходимо оборудовать специальное окошко для выдачи денег;
- помещение должно располагать сейфом или металлическим шкафом для хранения денег, «...в обязательном порядке прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами»;
- необходимое условие - наличие огнетушителей.
Как видно из этого списка, найти нарушения в порядке хранения денег несложно. Поэтому шансы на то, что посещение фирмы сотрудниками милиции приведет к штрафу, очень высоки.
Проблема личных денег
Многие фирмы считают, что личные деньги можно хранить в сейфе фирмы. Достаточно только заключить договор хранения между фирмой и владельцем наличности, прописать в нем переданную сумму, оговорить срок хранения и брать с поклажедателя (того, кто хранит деньги) оплату. Конечно, с точки зрения Гражданского кодекса так поступить можно, ведь договор хранения - один из видов гражданско-правовых договоров, и стороны свободны в его заключении.
Но нужно учитывать и то, что фирма, которая ведет кассу, должна исполнять Порядок ведения кассовых операций. Пункт 29 Порядка разъясняет, что касса - это изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег.
В кассе деньги должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Таким образом, кассой считается не просто сейф, а именно помещение, где он расположен. Далее, в пункте 30 Центральный банк указывает, что хранить в кассе личные деньги и другие ценности, которые не принадлежат фирме, запрещено.
Тогда встает вопрос, а можно ли хранить деньги в другом помещении - например, в кабинете директора. Теоретически ни Порядок ведения кассовых операций, ни Положение № 14-П этого делать не запрещают. Однако на практике деньги скорее всего изымут и в дальнейшем придадут им статус «неоприходованных». Так что доказывать, что эти деньги личные, а не принадлежат фирме, придется в суде.
Каков предел расчета наличными
Фирмы должны соблюдать не только лимит кассы, но и предельный расчет наличными с другими фирмами или индивидуальными предпринимателями. С 22 июля 2007 г. Центральный банк установил новый предел расчетов наличными, который составляет 100 000 рублей (Указание ЦБ от 20 июня 2007 г. № 1843-У). Следует напомнить бухгалтеру, что ограничение на 100 000 рублей распространяется не на один день, а на всю сделку. Допустим, если сегодня фирма рассчиталась с партнером 40 000 рублями, то завтра она может доплатить еще 60 000 рублей по тому же договору.
О штрафах
Помимо лимита кассы, Положением № 14-П оговорено, что фирмы должны еще и согласовывать с банком, на какие конкретные цели фирма собирается тратить наличность из кассы (п. 2.7 Положения). Причем компания должна подать заявление в банк, в котором указать цели расходования. После этого тот составляет предписание о том, на какие нужды фирме можно направлять свою наличность.
За нарушение кассовой дисциплины Кодексом об административных правонарушениях установлен ряд штрафов (статья 15.1 КоАП). В этот список входят:
- расчеты наличными деньгами с другими фирмами сверх установленных размеров;
- неоприходование денег в кассу;
- несоблюдение порядка хранения наличности;
- накопление в кассе средств сверх установленных лимитов.
Как видно из этого перечня, ответственность за нецелевые расходы из кассы на нынешний момент административным законодательством не установлена.
Ответственность за нецелевые расходы из кассы на нынешний момент не установлена.
Штраф выписывается на должностное лицо, и его сумма составляет от четырех до пяти тысяч рублей. Как говорится в Кодексе об административных правонарушениях, должностное лицо может быть наказано в случае совершения им «правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей» (ст. 2.4 Кодекса). Причем должностными лицами фирмы в данном случае считаются, помимо директора, также и лица, которые осуществляют «организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции».
Так что теоретически, если на бухгалтера или кассира возложена обязанность оприходовать деньги или отслеживать лимит кассы, то его могут оштрафовать, причем на вполне законных основаниях. Однако такие случаи крайне редки. Ведь у налоговиков и милиционеров совсем нет желания устанавливать, кто именно нарушил нормы кассовой дисциплины. Штраф на директора - вариант беспроигрышный. При этом следует помнить, что штраф, наложенный на директора, не отменяет штрафа фирмы, и размер последнего в десять раз больше - от сорока до пятидесяти тысяч рублей (ст. 15.1. КоАП).
Итак, из всего вышеизложенного следует, что соблюдение всех требований, предъявляемых к кассе фирмы, - дело непростое и ответственное, связанное с многочисленными тонкостями. Впрочем, в профессии бухгалтера подобное положение дел вполне обыденно.
Алина Домкина
Кассовая дисциплина - законодательно установленные правила контроля за наличными денежными средствами, обязательные к соблюдению юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями.
Порядок ведения кассы регламентируется Указом Банка России №3210-Н от 11.03.2014 г.
Основные правила
Все предприятия обязаны контролировать оборот своих наличных денежных средств. Чаще всего организации рассчитываются так при выдаче заработной платы, расчётах с подотчётными лицами, получении наличной выручки, передаче денег в банк для зачисления на счёт. Расчёты должны проходить строго через кассу с использованием и .
При получении наличной выручки компания обязана применять особое оборудование - ККТ . Это специальные счётно-суммирующие машины, предназначенные для регистрации поступающих денежных средств. С их помощью осуществляется хранение информации по произведённым торговым операциям.
Использование ККТ обязательно для всех лиц, осуществляющих продажу посредством наличного расчёта, однако есть некоторые исключения. Машины могут не применяться, если:
- лицо осуществляет такую деятельность, применение ККТ при которой затруднено, например, курьерская доставка, продажа талонов для проезда в общественном транспорте, торговля на рынках, в киосках, ларьках и тому подобное;
- лицо применяет особые , работая с населением и ИП, исключение не касается расчётов с юридическими лицами;
- лица находятся на или являются ИП, применяющими , при этом для расчётов они должны оформить подтверждающий принятие денег документ, чаще всего он имеет те же реквизиты, что и .
Освобождение от применения специализированной техники не означает, что предприятие может не соблюдать кассовую дисциплину. Она представляет собой комплекс требований, необходимых для обеспечения достоверности учёта наличных финансов:
- Все оформляются законодательно утверждёнными типовыми формами первичной документации.
- Наличные средства должны расходоваться только на те цели, ради которых они получены.
- Предприятие должно обеспечить надлежащие технические условия для помещений, где расположена касса.
- Организация обязана вести полный комплект кассовых документов.
- Остаток средств не должен превышать определённого фирмой .
- Наличные расчёты между предприятиями должны осуществляться только в пределах законодательно установленных ограничений. На данный момент лимит одного подобного договора - 100 тыс. рублей.
- Организация обязана приказом назначить работника, ответственного за кассовые операции.
- Выдача средств сотрудникам для обеспечения нужд фирмы должна сопровождаться составлением авансового отчёта.
Более подробную информацию вы можете узнать из следующего видео:
Необходимые документы
Организации оформляют все кассовые операции с помощью следующих документов:
- . В неё записываются все случаи получения и выдачи денег, произведённые на основании ордеров.
- Приходный кассовый ордер. Составляется на каждые поступающие наличные денежные средства. В нём указывается назначение платежа, сумма, дата получения.
- Расходный кассовый ордер. Без этого документа выдача денег из кассы не разрешается. В нём содержится информация о том, кому и на какие цели переданы наличные средства.
- . Все оформленные ордера регистрируются до передачи непосредственно в кассу.
- Книга учёта денежных средств по форме КО-5. В документе записывается движение наличных финансов от старшего к прочим кассирам.
- , . Оформляются при выплате заработной платы, а также выдаче денег сотрудникам по другим причинам.
Все документы должны быть обязательно оформлены на бумажном носителе. Некоторые организации для удобства также дублируют все ордера в специализированной программе автоматизированного бухгалтерского учёта.
Для оформления бумажного экземпляра необходимо занести данные от руки или распечатать заполненный на компьютере шаблон, поставить подпись. Заверение факсимильными реквизитами не допускается.
В электронном виде документ составляется с помощью компьютера или другого специализированного программного обеспечения. Данные заносятся в базу для защиты от искажений, исправлений, сохранения информации от потери. Все документы заверяются с помощью .
Кто обязан выполнять требования?
Дисциплину обязаны вести абсолютно все организации, осуществляющие расчёты с помощью наличных средств . Необходимость исполнения не зависит от:
- наличия или отсутствия у предприятия контрольно-кассового аппарата;
- выбранной системы налогообложения;
- сферы деятельности фирмы.
Компании, освобождённые от обязательного применения ККТ, всё равно должны оформлять надлежащим образом поступление и выбытие денежных средств.
Индивидуальные предприниматели до 1 июня 2015 года также обязаны были заполнять все документы. Но с изменением законодательства их деятельность была упрощена. В настоящее время они должны вести только ведомости выдачи заработной платы наёмным сотрудникам.
Ответственность за несоблюдение
Соответствие кассовой дисциплины предприятия действующему законодательству контролируется следующими органами:
- Директор и бухгалтерия несут ответственность за наличие необходимых технических условий для безопасной работы и сохранности кассы.
- Органы внутренних дел следят за соответствием технических характеристик помещения кассы необходимым требованиям.
- Банками осуществляется наблюдение за полнотой отражения операций, а также соответствием оформления документов стандартам.
Несоблюдение в любом аспекте порядка признаётся нарушением. Наказывается наложением штрафа:
- для ответственных лиц, как правило, директора - 4-5 тысяч рублей;
- для предприятия в целом - от 40 до 50 тысяч.
Нарушением также является выполнение одного или нескольких следующих действий:
- превышение установленного ограничения на остаток денег в кассе;
- расчёты с третьими лицами объёмом более законодательно установленных пределов;
- неполное отражение в документации поступивших денежных средств.
Особенности у ИП
Многие индивидуальные предприниматели не знают, как правильно вести кассу в соответствии с законодательством. Если предприниматель решил использовать упрощённую дисциплину, он должен оформить соответствующий приказ. Без него отказ от ведения полного комплекта кассовых документов является нарушением.
Указ №3210-У позволяет ИП:
- Не составлять ПКО при приёме наличных денег. При этом подтверждающими документами будут являться отчёты ККТ, БСО, чеки и тому подобное.
- Не применять РКО при передаче денежных средств. При этом выплата заработной платы осуществляется на основании платёжной ведомости.
- Не иметь кассовую книгу. Все операции, касающиеся деятельности ИП, в том числе поступление и выдача денежных средств, отражаются в . При этом взятые предпринимателем средства из кассы на личные нужды вовсе не подлежат фиксированию в КУДиР.
Также ограничены цели, на которые ИП может расходовать наличные средства. Например, невозможен расход на осуществление операций с ценными бумагами, выдачу займов, оплату кредитов и тому подобное. Полный перечень ограничений зафиксирован в Указе.
Особенности у ООО
Изменение дисциплины для субъектов малого предпринимательства включает в себя только возможность отмены лимита остатков. В других аспектах ООО обязаны придерживаться требований, определённых для юридических лиц.
Лимит или переходящий остаток - наибольшая разрешённая сумма наличности, которую допускается оставлять в кассе в конце дня. Деньги сверх предела при этом необходимо сдать в банк, за исключением дней выдачи заработной платы, праздников и выходных, если в это время происходило поступление средств.
Ранее ООО обязаны были устанавливать предел остатка по кассе. Если малое предприятие игнорировало этот факт, налоговая служба признавала лимитом 0 рублей, и все установленные при проверке суммы остатков на счёте 50 считались прямым нарушением.
С 1 июня 2014 все ООО, имеющие в штате менее 100 работников и получающие выручку до 800 млн рублей в год, могут не утверждать лимит.
При этом действующий предел остатков необходимо отменить. Для этого руководитель должен составить специальный приказ. Его содержание регламентировано Указом №3210-У. Если организация ведёт бухгалтерский учёт, решение можно закрепить в . В противном случае превышение ранее установленных лимитов является административным нарушением и наказывается штрафом.
Последние изменения 2016 года
В 2016 году учёт кассовых операций регламентируется Указом ЦБ №3210. Изменения коснулись множества важных аспектов:
- ИП и ООО могут иметь неограниченное количество наличных средств в кассе на конец дня.
- Малые предприятия имеют право не заполнять кассовую книгу, не составлять ордера.
- Срок хранения в архиве кассовых документов устанавливается только директором предприятия.
- Исключено требование о необходимости нумерации, прошивки, заверении подписью директора и печатью всех листов кассовой книги.
- Метод расчёта лимита остатков выбирается компанией самостоятельно и не зависит от источников получения средств.
- В БСО и прочие подтверждающие документы можно вносить всю дневную выручку одной суммой.
Выясняем, что такое кассовая дисциплина, кто может брать наличные из кассы, на что их можно тратить, какими документами нужно оформлять,пример расчета лимита.Рассмотрим отличия для ИП и ООО в 2015 году, порядок проверки ИФНС и штрафные санкции за нарушения.
Немало вопросов возникает по поводу того, как должна быть организована кассовая дисциплина у юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в 2015 году, ведь последние Указания Центробанка предусматривают разные требования к организациям и индивидуальным предпринимателям. Как таковой, этот термин в нормативных документах, отсутствует. Под ним понимается исполнение двух документов, которые регулируют порядок:
- осуществления наличных расчетов в рублях и валюте (№ 3073-У от 07.10.2013);
- проведения и оформления кассовых операций (№ 3210-У от 14.03.2014).
Они охватывают все, что касается оборота наличности, и обязательны для исполнения на территории РФ. Ограничения по расчетам одинаковы для всех, а порядок ведения кассовых операций имеет отличия, которые рассмотрим ниже.Большинство юристов оценили изменения как положительные.
Расчеты наличными
Оборот наличных денег контролируется с помощью ограничения:
- направлений расходования;
- суммы расчетов по сделкам.
Выручку, поступившую в кассу, без предварительной сдачи в банк, разрешается тратить на следующие нужды:
- выплату зарплаты и пособий;
- оплату услуг, работ, товаров (исключая ценные бумаги);
- выдачу подотчетным лицам;
- совершение операций платежного агента;
- возврат денег за не оказанные услуги, не поставленный товар (только оплаченных ранее наличными).
Индивидуальный предприниматель может оставить кассовую выручку себе - на потребительские, личные нужды,не связанные с предпринимательской деятельностью. При этом сумма ничем не ограничивается. В других случаях, предприниматель, не желающий выводить деньги из кассы, обязан положить их на счет, а затем снять на конкретные цели.
Рассчитаться за аренду недвижимости, по операциям, связанным с азартными играми, с ценными бумагами, займами, кредитами можно только деньгами, снятыми со счета. Это относится ко всем видам перечисленных сделок, независимо от того, кто является контрагентом: ООО, ИП, физические лица. Следовательно, открыть счет индивидуальному предпринимателю все равно придется. Ограничение на расчеты наличными установлено в размере 100 000 рублей по одному договору (сделке).Это не касается расчетов с физическими лицами.
Кассовые операции
"Касса"— это весь объем наличных денег, имеющихся на предприятии или в организации, в том числе полученных с применением контрольно-кассовой техники , включая операции по их приему, пересчету, выдаче. Соответственно, все они должны быть документально оформлены.
Правила проведения
- Приказом руководителя устанавливается ежедневный максимальный остаток наличных в кассе предприятия (лимит денежного остатка).
- Свободные денежные средства (сверх установленного лимита) должны быть переданы в банк, для помещения на открытый лицевой счет.
- Разрешается хранение суммы денег, превышающей размер лимита: в рабочие выходные, дни выплаты зарплаты (стипендии).
- Средства на выплату зарплаты составляют сумму в соответствии с расчетно-платежной (РПВ) или платежной (ПВ) ведомостью. Продолжительность их хранения — не свыше 5-ти дней.
- Выдача денег подотчетному лицу на производственные расходы производится по письменному заявлению, заверенному руководителем, и только при отсутствии задолженности по ранее полученным суммам.
- Проводить кассовые операции может только работник, на которого возложены эти функции должностной инструкцией (кассир или бухгалтер) и руководитель.Используемая контрольно-кассовая техника должна быть зарегистрирована в ИФНС.
- Все операции оформляются кассовыми документами: приходными (ПКО) и расходными (РКО) ордерами, фиксируются в кассовой книге (КК).
- Заполнять документы имеют право: главный бухгалтер, кассир или бухгалтер, в том числе работающий по договору подряда. Руководитель — при отсутствии перечисленных работников.
- Документы могут создаваться и храниться в электронном виде (подписываются ЭЦП) или бумажном носителе. Исправления после подписания допускаются только на бумажных документах, за исключением ПКО и РКО.
Для индивидуальных предпринимателей и предприятий малого бизнеса - предусмотрены исключения, которые отражены в таблице 1.
На практике, это означает, что в кассе СМП или ИП может храниться какое угодно количество денег. Поскольку не нужно устанавливать лимит, то нет и необходимости сдавать их в банк.
Ответ: да. При условии, что предприятие относится к СМП, а ранее действующий лимит отменен приказом.
Кассовые документы
В действующем законе "О бухгалтерском учете" (№ 402-ФЗ) отсутствует требование использовать для первичного учета только унифицированные бланки. Означает ли это, что кассовая дисциплина в 2015 году допускает использование собственных форм? Нет, это грубое нарушение.
Таким образом, вся документация оформляется, как и раньше в соответствии с постановлением от 18 августа 1998 г. N 88 .
Приказ и учетная политика
Из Указания следует, что организация (индивидуальный предприниматель) самостоятельно, своим распорядительным документом устанавливает:
- место хранения наличных средств (касса);
- ежедневный лимит остатка после передачи в банк;
- лиц, ответственных за прием и выдачу денег;
- лиц, отвечающих за оформление кассовых документов;
- меры по сохранности средств во время приема, передачи, транспортировки.
Если организация ведет бухгалтерский учет , то можно отразить все это в учетной политике . В других случаях — это должностные инструкции и приказ по кассовой дисциплине,примерный образец можно скачать по ссылке.
Лимит может быть установлен на любой срок квартал, год - тогда документы придется периодически менять.Поэтому практичнее сделать по нему отдельный документ. Если срок не указан —распоряжение действительно до его замены (отмены). Если приказа — значит, остаток равен нулю. Ниже приведем формулы расчета и приказ об установлении лимита по кассе.
Примеры расчета
Расчет лимитного остатка сделать несложно, формулы простые, они приводятся в приложении к Указанию ЦБР . Предлагается два варианта:
- из объема поступающей денежной выручки (рис.1);
- из объема произведенной выдачи денег (рис.2).
Что в них важно?
- Период для расчета берется реальный, по выбору (92 дня - это квартал) за прошлое время, за любой год. Количество рабочих дней должно соответствовать графику работы.
- Сумма выручки берется чистая, выдачи на хозяйственные нужды - без учета зарплаты, пособий.
- Количество дней между сдачей (получением) наличных не менее 7.
Пример.
ООО «Сантехник», занимающееся продажей мелких бытовых товаров, имеет 6-ти дневный график работы, воскресенье - выходной. Деньги сдаются еженедельно, в пятницу. Устанавливая лимит денежного остатка на 3 квартал 2015 года, за основу был принят аналогичный период 2013 года. Выручка составляла 360 000 рублей, количество рабочих дней в планируемом квартале - 72.
Лимит = (360 000 / 72) × 6 = 30 000 рублей.
При этом неважно, как часто сдавались деньги раньше. Это максимальная величина, которая может находиться в кассе при средней ежедневной выручке 5 000 рублей.
Вторая формула аналогична первой. Но если раньше она была предназначена только для организаций, не имеющих выручки, то сейчас ею могут пользоваться все.
Если по договору период сдачи денег в банк - 6 дней, это не значит, что вы не можете делать это чаще или реже. Главное, чтобы количество наличных денег в кассе на конец рабочего дня не превышало лимит. Если вы ошиблись с расчетом, или поменялась ситуация, нужно просто определить новую величину и закрепить ее приказом.
Проверки ИФНС
Что понимается под проверкой кассовой дисциплины? Налоговые органы по закону обязаны контролировать правильность учета выручки и соблюдение требований при использовании ККТ. Поэтому они вправе проверять все документы, связанные с наличностью, кассовыми операциями и налагать штрафы за нарушение правил. Минфином были утверждены два специальных Регламента для проверки:
- учета выручки (Приказ Минфина № 133 н от 17.10.2011)
- использования ККТ (Приказ Минфина № 132 нн от 17.10.2011)
Они оформляются отдельными актами, даже если совпадают по времени.Что нужно знать о порядке их проведения?
- Периодичность — не установлена законом. Могут проводиться в любое время, не ограничен и проверяемый период.
- Основания — решение руководителя ИФНС. Проверка может быть проведена в отсутствие ИП, директора предприятия.
- Порядок— документы (заверенные руководством копии) могут быть затребованы в инспекцию, так как они не относятся к выездным.
- Срок проведения-для проверки ККТ установлен максимальный срок в 5, а полноты учета выручки - 20 дней.
Список проверяемых документов приведен в Регламентах.Подробнее этот вопрос рассматривался на вебинаре консалтинговой фирмы "Нормы права"в марте этого года.
Задумываясь о том, что лучше открыть ООО или ИП , стоит вспомнить, что у индивидуального предпринимателя, не ведущего бухгалтерский учет и не использующего ККМ — проверять практически нечего. Разве что, сумму и форму оплаты по отдельным видам сделок, чего не скажешь об организациях. По результатам проверки составляется акт, если выявлены нарушения кассовой дисциплины— составляется протокол о привлечении к административной ответственности, налагается штраф.
Штрафы за нарушение кассовой дисциплины
Прежде всего, нужно заметить, что все, что связано с КоАП - трудно, практически невозможно, оспорить. Даже, если не соблюдался Регламент, инспекторы вели себя некорректно, документы составлены с ошибками, но факт нарушения доказан и виновное лицо выявлено - суд признает наказание правомерным. Размеры штрафов по действующему законодательству сведены в таблицу 2.
Таблица 2. Размер установленных штрафов.
Дополнение
Остались вопросы по особенностям заполнения кассовой книги для ИП или ООО, или вам требуется развернутая консультация эксперта? Рекомендуем воспользоваться онлайн-сервисом "Правовед" для получения развернутых ответов на ваши вопросов с учетом имеющихся нюансов.
Срок хранения кассовых документов отличается от подобных сроков, установленных для другой документации предприятия. Из данной статьи вы узнаете, сколько хранить кассовые документы.
Какие документы являются кассовыми
В 2019 году кассовые операции сопровождаются оформлением следующих документов:
- ПКО (приходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при поступлении денежных средств (ДС) в кассу. Возможно составление одного кассового ордера за день, если получение наличности оформляется кассовым чеком (при наличии кассы) или бланком строгой отчетности (БСО).
- РКО (расходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при расходовании ДС из кассы. Кассир после идентификации личности получателя наличных по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, выдает деньги по РКО, подписанному главным бухгалтером. Руководитель подписывает РКО только в случае, если в штате организации нет главного бухгалтера (бухгалтера). Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
- Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
- Книга учета — документ, который формируется лишь тогда, когда на предприятии существует несколько кассиров, и служит для отражения передачи ДС от старшего кассира младшему. Данные в книге отражаются в течение смены и заверяются подписями обеих сторон.
- Платежная и расчетно-платежная ведомости — они составляются для осуществления выплат сотрудникам (оплаты труда, стипендии и т. п.).
Все вышеперечисленные документы можно вести как на бумажных, так и на электронных носителях.
ВАЖНО! Строго говоря, из этого перечня к кассовым документам относятся только приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Остальные вышеперечисленные документы, к кассовым документам не относятся, хотя и применяются при оформлении кассовых операций.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
О необходимости соблюдения кассовой дисциплины читайте в статье «А ваша кассовая дисциплина в порядке?» .
Сколько лет хранить кассовые документы
Бухгалтерское и налоговое законодательство имеют разные точки зрения на сроки хранения кассовых документов.
Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) говорит о том, что документы с отражением данных бухгалтерского и налогового учета нужно хранить 4 года. Такие же сроки им установлены для документов, которыми отражаются доходы и расходы предприятия.
В 2011 году, а точнее 12 октября 2011 года, Центральный банк России принял новое положение «О порядке ведения кассовых операций». С 2012 года данное положение вступило в силу. В частности, данный документ изменил учётную практику предприятия, дав ему право самостоятельно определять, какой объём денежных средств будет храниться в кассе.
Этот объём называется лимитом кассы. Он не сдаётся в банк, а хранится в кассе предприятия. Само распоряжение может быть издано руководителем предприятия в произвольной форме – главное, чтобы оно было подписано им собственноручно и хранилось в компании. Объём хранимых денежных средств может быть рассчитан согласно несложному алгоритму, которых приводится ниже.
Когда сдавать в банк лишние деньги?
Расчёт лимита кассы предприятия осуществляется в несколько этапов. Прежде всего следует выбрать временной период, в течение которого будет рассчитываться собственно лимит. Согласно действующему законодательству данный промежуток времени не может превышать 92 рабочих дня.
Какой именно период может стать расчётным? По сути, какой угодно. Руководитель предприятия вправе выбрать период в прошедшем году, предыдущий месяц (или два-три месяца). Можно также использовать, например, сезон продаж или любой другой период.
Периодичность, с которой предприятие обязуется сдавать наличные средства, которые превысят лимит, в банк, не должна быть реже одного раза в течение семи рабочих дней. Для тех населённых пунктов, где нет ни одного банка, делается исключение – в этом случае допустимо сдавать наличные не чаще, чем один раз в 14 рабочих дней.
Сколько наличных можно хранить в кассе?
Расчёт лимита остатка кассы ведётся по довольно простой формуле. Чтобы получить сумму лимита при , необходимо разделить величину наличной выручки за расчётный период на количество рабочих дней этого периода, в течение которых предприятие работало. После этого следует умножить получившуюся сумму на число рабочих дней, которое проходит между сдачами наличности в банк.
В виде формулы это может быть изображено следующим образом:
ЛК = НВ / ДРП *ДС
Здесь ЛК – это лимит кассы, НВ – это наличная выручка, ДРП – дни расчётного периода, ДС – дни между сдачами.
Хранящийся лимит наличных денег в кассе, называемый также для краткости просто лимитом кассы, можно рассчитать для любого предприятия. Давайте рассмотрим на примере, как правильно рассчитывать данную сумму.
Пример расчёта лимита кассы при наличии выручки
Предположим, магазин посуды «Сервиз», существующий в виде , торгует в розницу посудой, сервизами и столовыми приборами. Если за четвёртый квартал 2012 года выручка составила 600 000 рублей, мы можем рассчитать лимит денежных средств в кассе. В качестве расчётного периода мы рассматриваем упомянутый четвёртый квартал – в нём было 72 рабочих дня.
Если ООО «Сервиз» работает пять дней в неделю, в будние дни, а выручка сдаётся в банк каждую пятницу, то между сдачами проходит по пять рабочих дней. Таким образом, начнём расчёт по уже приведённой формуле:
ЛК = 600 000 / 72 *5 = 41 6667 рублей.
Что делать, если нет наличной выручки?
Если предприятие не принимает наличные и не имеет выручки в данной форме, расчёт ведётся в несколько ином порядке. Расчётный период также не должен превышать 92 рабочих дня. Аналогично, получать наличные из банка предприятие должно не реже, чем раз в семь рабочих дней. Если банков в населённом пункте нет, то допустимо увеличить максимальный период до 14 дней.
Сам расчёт ведётся по схожей формуле, однако вместо дней между сдачами используется параметр ДП – это число рабочих дней на предприятии, которые проходят между моментами получения наличных денежных средств в банке.
Примёр расчёт лимита без наличного дохода
Предположим, ООО «Плантация» закупает фрукты и овощи у дачников и фермеров. Рассчитывая лимит кассы на 2014 год, руководитель ООО принял решение о том, чтобы выбрать в качестве расчётного периода время наиболее интенсивных покупок – сентябрь 2012 года. Если фирма работает с понедельника по пятницу, а в сентябре было 20 рабочих дней, то можем приступить к самому расчёту.
Итак, ООО «Плантация» заработало за сентябрь 400 000 рублей. Если кассир получает наличные деньги раз в четыре рабочих дня, то данный пример расчёта лимита кассы будет таким:
ЛК = 400 000 / 20 *4 = 80 000 рублей.
Особенности принятого Положения
Новый документ не оговаривает, например, насколько часто предприятие имеет право пересматривать и менять лимит кассы. Решение по этому вопросу принимает руководитель предприятия, при этом новый лимит должен быть утверждён в течение разумного срока и в соответствии с законодательством: это может быть месяц, квартал, год и так далее.
Как видно из рассмотренных примеров, рассчитать лимит кассы вполне можно самостоятельно – сделать это совсем несложно, достаточно принять грамотное решение и чётко обозначить периодичность всех совершаемых операций.
Грамотные решения руководителя в этом случае обеспечат полную легитимность работы предприятия и удобное использование появляющегося дохода с возможностью хранения в наличной форме. Пользуясь такой удобной функцией, как лимит кассы предприятия, любой магазин или любая фирма по обслуживанию населения всегда сможет иметь в своём распоряжении достаточный запас наличных средств для ведения операций.
Следует также ознакомиться с принятым Положением, чтобы быть в курсе всех изменений, внесённых с 2012 года в порядок ведения учёта доходов предприятий. Пользуясь полученными сведениями, можно максимально оптимизировать работу фирмы. Расчёт ничем принципиально не отличается в случаях, если предприятие имеет доход в наличной форме, и в случае, если не имеет его. Достаточно лишь чётко определить и структурировать свою деятельность, правильно определив, какой период лучше всего выбирать в качестве расчётного. Этот выбор может отличаться в зависимости от профиля и специализации фирмы.
