Как правило, раз в месяц выполняется ревизия в магазине розничной торговли. Обычно выбирается определенный день. Например, это может быть последняя пятница. Рассмотрим далее, как проходит ревизия в магазине.
Документация
Перед тем, как будет выполняться проверка, необходимо приготовить ведомость учета. Все листы в ней должны быть пронумерованы. Желательно, чтобы ревизия в магазине проводилась в присутствии независимого лица. Записи по проверке необходимо вести в двух экземплярах. Это могут делать владелец точки и независимый представитель либо последний с продавцом. Для более точного контроля работник может вести записи отдельно, не в ведомость.
Специфика
Чтобы определить, какой результат должна дать ревизия в магазине, необходимо посчитать приход (поступление продукции). К полученному показателю прибавляется остаток с предыдущей проверки. После этого вычитается расход товара за контрольный период. Если ранее ревизия магазина не выполнялась, тогда из прихода просто вычитается количество проданного товара. Проверка в небольшой точке может продолжаться около 5-6 часов. В этой связи целесообразно начинать ее утром. Некоторые владельцы доверяют проведение проверки работникам. Однако в этом случае продавцы могут скрыть какую-либо информацию.
Плановые мероприятия
Ревизия в магазине может проводиться в несколько этапов. Их количество зависит от размеров точки, объема товара, ассортимента. Перед началом проверки составляется план. При этом учитывается возможность вносить в него коррективы и дополнения по мере выявления нарушений. Если не изменять ход проверочных мероприятий, ревизия в магазине может быть неэффективной. В некоторых случаях план, даже хорошо продуманный, приходится корректировать после выявления некоторых фактов. Вместе с этим дополнение и внесение изменений в ход контрольных мероприятий должны быть обоснованными. Корректировки проводятся до того момента, пока не будут собраны все материалы, необходимые для правильного представления о состоянии дел. 
Программа проверки
Она предусматривает время, в течение которого будут выполняться контрольные мероприятия, список основных вопросов и объектов, подлежащих ревизии. В программе могут присутствовать следующие разделы:
- Цель.
- Вопросы для проверки.
- Условия и средства, которые необходимы для выполнения мероприятий.
- Место и сроки выполнения.
- Субъектный состав.
- Формы документирования.
Цель
В этом разделе описываются основные задачи, которые будут решены посредством проверки. Они зависят от масштаба предприятия. Так, например, в крупной точке проверяется состояние складов, соблюдение правил хранения продукции, правильность проведения кассовых операций и так далее. Несколько иные цели преследует ревизия в магазине. Недостача, как правило, является основной причиной начала проверки. Поэтому в небольшой точке внимание акцентируется на соответствие количества проданной продукции объему выручки за нее.
Участники проверки
В зависимости от масштабов магазина к ревизии могут привлекаться различные специалисты. Например, это могут быть технологи, снабженцы, финансисты, бухгалтера. Руководителю проверки необходимо правильно распределить задачи между привлеченными лицами, проследить за полнотой контроля отдельных участков в магазине. Он также организует надлежащее оформление результатов, оказывает практическое содействие участникам. В соответствии с составленной программой определяются возможность и необходимость использовать те или иные ревизионные средства, способы и приемы получения и обработки сведений. Перед началом проверки проводится совещание с лицами, привлеченными к ней.
Ход проверки
В магазине, осуществляющем продажу широкого ассортимента продукции, участники проверки распределяются по отделам. Каждый из них ведет учет и вносит записи в свою ведомость. Обязательно проверяется и состояние склада. Финансисты проводят ревизию по кассам. Они устанавливают отклонения, выявляют несоответствия остатка денежных средств сумме поступлений. Бухгалтеры осуществляют проверку документации предприятия. Они смотрят правильность заполнения, полноту отражения операций, достоверность сведений в журналах.
Все привлеченные лица следуют разработанной программе проверки. Выявленные нарушения документируются в соответствующем акте. После проверки всех отделов составляется ревизионная ведомость. В ней указываются мероприятия, которые были проведены, результаты контроля. Если были выявлены нарушения, руководитель ревизионной комиссии и директор предприятия выявляют виновных лиц. Они могут быть привлечены к дисциплинарной, административной либо уголовной ответственности. Зачастую ревизии проводятся надзорными органами без предупреждения (внепланово). Чтобы у предприятия не возникло никаких проблем с контрольными структурами, целесообразно проводить регулярные внутренние проверки.
Все владельцы малого/индивидуального бизнеса вынуждены проводить ревизии с целью проверки и наведения порядка в компании. И если ревизия производится только раз в году, то в остальное время персонал может относиться к своим обязанностям спустя рукава, что будет порождать весьма серьезные проблемы. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно проводить ревизии на предприятии.
Что такое ревизия?
Ревизия – это своего рода точка контроля, выявление правильности учета остатков, выявление хищений, недостач и т.п.
Основные задачи
1) Выявление разницы между учетом и реальным наличием;
2) Определение причин возникновения данной разницы;
3) Устранение причин с целью улучшения работы предприятия;
4) Возврат или списание недостачи, использование излишков;
5) Утверждение результатов проверки подписью уполномоченного лица.
В выполнении этих задач и заключается подлинный смысл ревизии. Если отказаться от поиска причин несоответствия, то ревизия становится бессмысленной, а недостачи будут продолжаться.
Причины появления недостач/излишков в процессе работы предприятия:
— низкое качество работы сотрудников с документами, в итоге на предприятии нет адекватной картины движения материальных средств;
— просчеты в процессе составления документов, касающихся взаимодействия с клиентами;
— невозврат материальных средств при записи возврата в документах;
— неправильный учет продукции, ошибки в написании наименований;
— неправильно проведенная предыдущая ревизия;
— передача материальных средств без надлежащих накладных;
— неправильная работа кассовых аппаратов;
— воровство.
В целом можно с уверенностью говорить, что большая часть причин появления излишков или недостач связана с человеческим фактором.
Особенности ревизии на предприятии
В процессе проведения ревизии нужно уделять достаточное внимание погрешностям, в чем хорошо помогает анализ в специальных компьютерных программах. Чаще всего торговые компании используют программу 1С. Проводить ревизию лучше в нерабочий день, причем неожиданно. При выявлении ошибок в том или ином отделе, необходимо провести там ряд дополнительных проверок. Проводить повторные расчеты нужно до тех пор, пока результаты и их причины не будут совершенно ясны и определены. Идеально, если ревизия проводится раз в месяц. Чем чаще будут проверки, тем меньше будет несоответствий.
Есть и еще один немаловажный момент – чем больше несоответствий, тем чаще нужно проводить инвентаризацию. В особо запущенных случаях это следует делать каждый день. Максимальный интервал между ревизиями не должен превышать более 6 месяцев.
Отчет и выводы
После проведения ревизии важно составить грамотный отчет. Там должно быть полно и понятно указана следующая информация: продукция, ее цена, наличие, учет, причины несоответствия, дата предшествующей инвентаризации и ее итоги. В заключительной графе должны быть указаны итоговые суммы, а также недостатки/излишки.
В целом ревизия – это сложный и ответственный процесс, даже если используется качественное программное обеспечение. Но она необходима для того, чтобы в компании не возникало несоответствия между реальным и учетным состоянием.
Документальная ревизия назначается руководителем предприятия организации) или руководителем вышестоящей организации по отношению к проверяемой.
В приказе о производстве ревизии указывается:
Где будет проводится ревизия;
За какой период времени деятельности предприятия и в какой срок.
Перед проведением ревизии ревизору дается письменное задание с указанием в нем вопросов, подлежащих обязательной проверке, объема ревизий и порядка проведения ревизионных действий. По общему правилу продолжительность ревизии не может превышать одного месяца. Продление срока ревизии допускается с разрешения руководителя организации назначившего ревизию.
К ним относятся:
1. Проверка законности и экономической целесообразности хозяйственных операций, произведенных, данным учреждением или хозяйственной организацией, и соблюдения финансовой, сметной, штатной дисциплины.
2. Выявление фактов ущерба организации от незаконного расходования средств и материалов. При этом ревизор обязан не только выявлять данные факты, но и выяснять причины их возникновения, устанавливать конкретных лиц виновных в нарушениях.
3. Проверка правильности постановки бухгалтерского учета доброкачественности документов, которыми оформляются отдельные хозяйственные операции и правильности ведения бухгалтерских записей.
4. Проверка правильности учета материалов на складах, условий хранения материальных ценностей, правильности документального оформления хозяйственных операций по поступлению и отпуску материальных ценностей.
На проведение каждой ревизии участвующим в ней работникам выда-ется специальное удостоверение, которое подписывается руководителем контрольно-ревизионного органа, назначившего ревизию, или лицом, им упол-номоченным, и заверяется печатью указанного органа.
Работники контрольно-ревизионного органа должны так же иметь посто-янные служебные удостоверения установленного образца. Если они посто-янно проживают и осуществляют свои служебные обязанности вне места нахождения этого органа, в исключительных случаях (значительная удален-ность, неблагоприятные погодные условия и др.) по согласованию с органом, обратившимся с просьбой провести ревизию, допускается ее проведение по их служебным удостоверениям с последующим оформлением в установлен-ном порядке.
Сроки проведения ревизии, состав ревизионной группы и ее руководи-тель (контролер-ревизор) определяются руководителем контрольно-ревизи-онного органа с учетом объема предстоящих работ, вытекающих из конкретных задач ревизии и особенностей ревизуемой организации, и, как правило, не могут превышать 45 календарных дней.
Продление первоначально установленного срока ревизии осуществля-ется руководителем контрольно-ревизионного органа по мотивированному представлению руководителя ревизионной группы (контролера-ревизора).
Конкретные вопросы ревизии определяются программой или перечнем основных вопросов ревизии.
Программа ревизии включает в себя ее тему, период, который должна охватить ревизия, перечень основных объектов и вопросов, подлежащих ре-визии, и утверждается руководителем контрольно-ревизионного органа.
Составлению программы ревизии и ее проведению должен предшество-вать подготовительный период, в ходе которого участники ревизии обязаны изучить необходимые законодательные и другие нормативные правовые акты, отчетные и статистические данные, другие имеющиеся материалы, характе-ризующие финансово-хозяйственную деятельность подлежащей ревизии орга-низации.
Руководитель ревизионной группы до начала ревизии знакомит ее уча-стников с содержанием программы ревизии и распределяет вопросы и учас-тки работы между ее исполнителями.
Программа ревизии в ходе ее проведения с учетом изучения необходи-мых документов, отчетных и статистических данных, других материалов, ха-рактеризующих ревизуемую организацию, может быть изменена и дополнена.
Руководитель ревизионной группы (контролер-ревизор) должен предъя-вить руководителю ревизуемой организации удостоверение на право проведения ревизии, ознакомить его с основными задачами, представить уча-ствующих в ревизии работников, решить организационно-технические вопро-сы проведения ревизии и составить рабочий план.
По требованию руководителя ревизионной группы (контролера-ревизора) при выявлении фактов злоупотребления или порчи имущества руководитель ревизуемой организации в соответствии с действующим законодательством обязан организовать проведение инвентаризации денежных средств и мате-риальных ценностей. Дата проведения и участки (объем) инвентаризации устанавливаются руководителем ревизионной группы (контролером-ревизо-ром) по согласованию с руководителем ревизуемой организации.
Получив задание на проведение ревизии, ревизор, прежде чем приступить к проверке, обязательно подготовится к ее проведению. Для этого он должен изучить акты предшествующих ревизий, материалы отчетности. На основе изученных материалов ревизор составляет программу (план) предстоящей ревизии. При подготовке к проведению ревизии ревизор может снимать копии отчетных документов, которые может брать с собой, так как возможна их подмена (нередки случаи, когда в вышестоящую инстанцию организации представляют один вариант отчетности, а ревизору дают другой).
Подготовка к проведению ревизии для ревизора обычно совпадает с изданием приказа о назначении ревизии, в котором определяется ревизионная группа и сроки проведения ревизией. При проведении ревизии ревизор руководствуется законодательством постановлениями правительства, а также приказами, инструкциями и иными нормативными актами, действующими в системе соответствующего ведомства.
Ревизор обязан:
Разработать конкретную программу на каждую ревизию с указани-ем основных вопросов и сроков их выполнения. При подготовке программы следует использовать сметы расходов, штатные рас-писания, бухгалтерские отчеты и заключения по ним, приказы, оперативные и статистические данные, имеющиеся в других управлениях и отделах, акты предыдущих ревизий и заключения по ним. Программа составляется председателем комиссии (ревизором), утверждается руководителем или заместителем руководителя министерства;
Проводить документальные ревизии в строгом соответствии с действующим законодательством, инструкциями, положениями, относящимися к финансовой деятельности и бухгалтерскому учету; по прибытии в ревизуемую организацию предъявить полномочия (приказ или распоряжение) на проведение ревизии; добиваться, чтобы все нарушения по мере их обнаружения были устранены. Если это невозможно, то ревизор на основании акта, с учетом объяснений составляет проект предложений по устране-нию выявленных недостатков в ходе ревизии и представляет его вместе со всеми материалами по ревизии на рассмотрение руко-водителю, назначившему ревизию;
Кроме этого ревизор во время проведения ревизии обязан не только выявлять, факты нарушений, но и оказывать всемерную помощь проверяемой организации в устранении вскрытых недостатков и нарушений;
При ревизии централизованной бухгалтерии проводить проверки в службах судебных приставов и нотариальных конторах по вопро-сам достоверности предоставления соответствующих документов и др.
В процессе проведения ревизии ревизор не должен, давать оценку действиям соответствующих должностных лиц, а тем более угрожать им наказанием. Кроме того, ревизор не должен допускать неделовых отношений с сотрудниками проверяемой организации. При осуществлении своих функций ревизор может привлекать актив и общественность данного предприятия.
Наряду с обязанностями, ревизор наделен широкими правами.
Права ревизора обычно оговаривают в уставе организации. Как правило, ревизор, проводящий ревизию, имеет право:
1. Осматривать все помещения, склады, хранилища, в которых находятся денежные, имущественные, товарно-материальные и другие ценности ревизуемой организации, а также проводить инвентаризации товарно-материальных ценностей и денежных средств, и применять все другие методы фактического контроля.
2. В случаях обнаружения хищений и злоупотреблений по согласованию с руководителем ревизуемой организации опечатывать помещения.
3. Требовать от ревизуемых организаций представления первичной бухгалтерской документации, составления необходимых справок и расчетов, а также брать письменные и устные объяснения от работников проверяемого предприятия по вопросам, вытекающим из проводимой проверки.
4. Ревизор имеет право опечатывать места хранения документов ревизуемой организации, а также изымать документы, содержащие подтверждение выявленных фактов нарушений и злоупотреблений, оформляя изъятие двухсторонним актом и оставляя в делах предприятия копии изъятых документов, подписанным главным бухгалтером и ревизором.
5. Знакомиться с подлинниками документов, находящихся в других организациях, связанных с ревизуемой, а также запрашивать из смежных организаций заверенные копии необходимых документов.
7. Принимать в процессе ревизий и проверок совместно с руководи-телями ревизуемых организаций меры по устранению выявленных нарушений финансовой деятельности и неэффективного исполь-зования средств, а также давать обязательные указания об устра-нении этих нарушений, о возмещении причиненного ущерба и привлечении к ответственности виновных лиц.
8. Привлекать в установленном порядке для участия в проведении ревизий и проверок специалистов других организаций.
9. Направлять предложения об ограничении, приостановлении или прекращении финансировании ревизуемых организаций при выявлении нецелевого использования бюджетных средств, а так-же в случае непредставления или бухгалтерских и финансовых до-кументов, связанных с использованием этих средств.
10. Вносить по результатам ревизии и проверки предложения о взыс-кании с организаций бюджетных средств, израсходованных не по целевому назначению, и доходов от их использования.
11. В случаях выявления нарушения законодательства, фактов хище-ния денежных средств и материальных ценностей, а также злоупотреблений ставить вопрос об отстранении от работ должностных лиц, виновных в этих нарушениях, передавать материалы ревизий и проверок в правоохранительные органы.
12. Информировать вышестоящие органы ревизуемых организаций о выявленных в ходе ревизий и проверок нарушениях и ставить воп-рос о принятии мер по устранению этих нарушений и их послед-ствий, а также наказанию виновных лиц.
13. Ревизор, на его усмотрение, в ходе проведения ревизии может применять все доступные ему методы исследования учетных документов.
В процессе проведения ревизии и после ее окончания, ревизор может нести как дисциплинарную, так и уголовную ответственность.
Дисциплинарную ответственность ревизор несет за полноту и качество ревизии и инвентаризации, проведения их в установленные сроки, правильность и объективность изложенных в актах ревизии фактов и обоснованность выводов ревизии.
Ревизор может нести уголовную ответственность при сокрытии в процессе ревизии фактов хищения имущества и денеж-ных средств путем внесения в акт ревизии ложных сведений или исправле-ний, искажающих содержание документов (например, ст.292 УК РФ - служебный подлог и др.).
По прибытии на место проверки ревизор немедленно организует проведение инвентаризации денежных средств и товарно-материальных ценностей. В первую очередь он проверяет фактическое наличие денег и ценных бумаг в кассе, а затем остатки других ценностей. После проведения инвентаризации денежных средств и материальных ценностей ревизор приступает к проверке хозяйственной деятельности предприятия.
Путем анализа счетов синтетического и аналитического учета он изучает данные последнего бухгалтерского баланса, а также первичные документы; проверяет их доброкачественность как по форме, так и по существу отраженных в них операций. Результаты своей деятельности ревизор оформляет актом документальной ревизии.
Руководитель ревизуемой организации обязан создавать надлежащие условия для проведения участниками ревизионной группы (контролером-ре-визором) ревизии: предоставить необходимое помещение, оргтехнику, услу-ги связи, канцелярские принадлежности, обеспечить машинописными работами и т.п.
В случае отказа работниками ревизуемой организации предоставить не-обходимые документы либо возникновения иных препятствий, не позволяю-щих провести ревизию, руководитель ревизионной группы (контролер-ревизор), а в необходимых случаях руководитель контрольно-ревизионного органа сооб-щает об этих фактах в орган, по поручению которого проводится ревизия.
При отсутствии или запущенности бухгалтерского учета в ревизуемой организации руководителем ревизионной группы (контролером-ревизором) составляется об этом соответствующий акт и докладывается руководителю контрольно-ревизионного органа. Последний направляет руководителю ре-визуемой организации и (или) в вышестоящую организацию либо органу, осу-ществляющему общее руководство деятельностью ревизуемой организации, письменное предписание о восстановлении бухгалтерского учета в проверя-емой организации. Дальнейшее проведение ревизии возможно только после восстановления в ревизуемой организации бухгалтерского учета.
Руководитель контрольно-ревизионного органа по предоставлению ма-териалов ревизии в срок не более 10 календарных дней определяет порядок их реализации. По результатам проведенной ревизии проверенной органи-зации направляется представление для принятия мер по пресечению выяв-ленных нарушений, возмещению причиненного государству ущерба и привлечения к ответственности виновных лиц.
Организация контроля за выполнением представления по результатам ревизии, проводимой в рамках финансового контроля, не только заключи-тельный этап проверочных мероприятий, но и важный участок контрольно-ревизионной работы, который способствует своевременному устранению выявленных недостатков и способствует эффективности хозяйственной дея-тельности.
Результаты деятельности ревизионных комиссий в коммерческих структурах, как показывает изучение их фактического наличия и функционирования, представляют, как правило, интерес в том случае, если состав учредителей коммерческой организации (далее – Общество) состоит из нескольких участников. Причем, результаты отчетов ревизионной комиссии особенно важны при изменениях в составе учредителей и (или) при наличии спорных ситуаций и вопросов как между учредителями Общества, так и между участниками и руководством.
Ревизию следует рассматривать как составную часть внутреннего контроля , которая не может его полностью заменить, так как проводится непоследовательно, прерывна во времени, осуществляется по факту совершения операций и не носит превентивный характер. В Информации Минфина России № ПЗ-11/2013 «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности» (ст.18 п.1) указано, что «внутренний контроль, как правило, осуществляют … ревизионная комиссия (ревизор) экономического субъекта». В этой связи можно предположить, что планирование деятельности ревизионной комиссии целесообразно соотносить с планом внутреннего контроля, осуществляемого специальной службой или сотрудником .
В современных условиях хозяйствования в связи с целесообразностью и обязательным созданием системы внутреннего контроля любым экономическим субъектом, необходимо повышение статуса ревизоров. А с другой стороны, ревизору Общества следует повышать свою квалификацию не только в области учета, но и в области права, изучать изменения в налоговом законодательстве и т.п. Считаем полезным проведение повышения квалификации ревизоров Обществ, акционерных обществ по специально разработанным для них программам.
В соответствии с Федеральным законом от 08.02.1998 № 14-ФЗ (ред. от 03.07.2016) «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2016) (далее – ФЗ № 14) обязанность избрания ревизора Общества или создания ревизионной комиссии установлена ст.6 в случае, если в Обществе более пятнадцати участников: «В обществах, имеющих более пятнадцати участников, образование ревизионной комиссии (избрание ревизора) общества является обязательным».
Членом ревизионной комиссии, как предусматривает Законодательство может быть лицо, которое не является участником Общества. Это дает возможность вовлечения в ревизионную проверку более профессиональных и компетентных лиц, в том числе не являющихся сотрудниками и не состоящих в трудовых отношениях с Обществом.
Проведенное анкетирование руководителей 86 организаций Краснодарского края – обществ с ограниченной ответственностью позволило нам сделать вывод о намечающейся тенденции роста интереса участников Общества к деятельности ревизионных комиссий (ревизора) на фоне повышения качества ревизионных проверок и роли в организации и осуществлении внутреннего контроля. Результаты анкетирования Обществ – респондентов приведены в табл.1.
Таблица 1 — Отношение руководителя Общества к наличию функционирования ревизионной комиссии (ревизора Общества)
Можно предположить, что Общества, в которых менее 15 участников, предусмотрели создание ревизионной комиссии или избрание ревизора Общества исходя из общих требований ФЗ № 14, не особо задумываясь о том, что положения Устава необходимо соблюдать, то есть только в 28 организациях из 54 фактически опрошенных действуют ревизионные комиссии. Тем не менее, все руководители организаций согласились с тем, что наличие ревизионной комиссии целесообразно для контроля финансово- хозяйственной деятельности.
Необходимо помнить, что в соответствии со ст. 15.23.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 №195-ФЗ (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2016) «незаконный отказ в созыве или уклонение от созыва общего собрания акционеров (общего собрания владельцев инвестиционных паев закрытого паевого инвестиционного фонда), а равно незаконный отказ или уклонение от внесения в повестку дня общего собрания акционеров вопросов и (или) предложений о выдвижении кандидатов в совет директоров (наблюдательный совет), коллегиальный исполнительный орган, ревизионную комиссию (ревизоры) и счетную комиссию акционерного общества либо кандидата на должность единоличного исполнительного органа акционерного общества влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от двух тысяч до четырех тысяч рублей; на должностных лиц — от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок до одного года; на юридических лиц — от пятисот тысяч до семисот тысяч рублей».
Респонденты также сообщили, что ревизионные комиссии выявили существенные нарушения в ходе проверки финансово-хозяйственной деятельности. Необходимо отметить тот факт, что в некоторых организациях проводились и аудиторские проверки. Но ревизоры проверяли практически все факты хозяйственной жизни сплошным методом, как поясняли главные бухгалтеры Обществ-респондентов. Большой интерес для ревизоров представляют операции с денежными средствами, осуществляемые организациями, особенно с наличными, в том числе кассовые операции, расчеты с подотчетными лицами, расчеты корпоративными картами. Данные таблицы свидетельствуют о том, что большинство нарушений связаны именно с наличными денежными средствами.
- Опыт работы в составе ревизионной комиссии и опыт проверяемого юридического лица позволил обобщить те ошибки, которые часто описывают ревизионные комиссии (ревизоры) при проверке кассовой дисциплины и связанные с этим нарушения. Незначительные, на первый взгляд, нарушения и замечания могут привести к серьезным последствиям и выводам для руководства организации. Следует помнить, что в настоящее время к квалификации бухгалтера предъявляются требования, которые закреплены в профстандарте «Бухгалтер», а ведение учета и хранение документов бухгалтерского учета организует руководитель экономического субъекта.
- Авансовые отчеты на приобретение товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ), оплату услуг и т.п. составляют те сотрудники организации, которым по должностным инструкциям эти действия не вменяются в обязанности. Возникает вопрос о целесообразности отвлечения рабочего времени на закупки и приобретения в магазинах розничной торговли и у других поставщиков ТМЦ.
- Отсутствуют приказы о круге лиц, которые могут рассчитываться корпоративной картой и совершать от имени организации расходы.
- Покупки, расчеты совершаются сотрудниками в нерабочее время, в том числе в выходные дни. Возникает вопрос о том, где хранились и как доставлены были в организацию приобретенные ТМЦ или основные средства, была ли необходимость их приобретения в организации розничной торговли, была ли завышена цена приобретения и т.п. Ревизоры проверяют дату оприходования ТМЦ на склад и выдачу их на производственные и иные нужды.
- При расчетах наличными сотрудники организации, совершающие расходы, не проверяют качество полученных документов, не всегда предоставляют чеки контрольно-кассовой техники ; нарушают пределы расчетов наличными между юридическими лицами и при расчетах с индивидуальными предпринимателями.
- Перечисляются и (или) выдаются наличными авансы поставщикам в завышенном размере по сравнению с предусмотренным порядком в договоре.
- Перечисляются авансы при отсутствии в договоре с поставщиком условий об их величине и сроках перечисления. В любом случае ревизоры проверяют режим налогообложения поставщика и сумму налога на добавленную стоимость, которую могли предъявить к вычету по налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость.
- Размер суммы, выданной под отчет сотруднику и цели, на которые получены наличные денежные средства, должны быть обоснованы. Имею место случаи наличия значительных сумм денежных средств, находящихся под отчетом сотрудников. Несмотря на наличие арбитражной практики, предусматривающей невозможным удержание налога на доходы физических лиц с этих сумм, ревизоры отражают в актах (отчетах) такие факты.
- Под пристальное внимание ревизоров попадают представительские расходы сотрудников, оплачиваемые ими как наличным путем, включая корпоративную карту, так и безналичным.
- Расходы совершены за счет личных средств подотчетного лица или за счет личных средств сотрудника без предварительного согласования целей расходования денежных средств с руководством, В этом случае к израсходованным средствам некорректно применение термина «подотчетные» суммы. В экономической практике такие суммы рассматривались как привлеченные (заемные).
Следует отметить следующий факт оценки суммы превышения фактически совершенных представительских расходов над нормируемыми для целей исчисления налога на прибыль организации при квалификации сумм превышения как доход физического лица. Изучение существующей практики, в том числе материалов арбитражных судов, показало, что при превышении сумм представительских расходов над нормируемой суммой для исчисления расходов при исчислении прибыли, сумма превышения не является доходом физического лица и не включается в его совокупный доход. При этом необходимая сумма представительских расходов планируется организацией для целей учета в размере, необходимом для управленческих нужд организации исходя из количества встреч, переговоров, места их проведения, рыночных цен и прочих условий.
Краткий обзор позиций Федеральных арбитражных судов по признанию представительских расходов таковыми приведен в Таблице 2.
Таблица 2 – Позиции Федеральных арбитражных судов
| Дата и номер постановления | Позиция суда |
| Постановление ФАС Московского округа от 04.08.2010 N КА-А40/6672-10 по делу N А40-80407/09-140-601 | Относительно начисления НДФЛ со стоимости ресторанного питания, судами обоснованно указано, что данные расходы в качестве представительских учтены в целях налогообложения прибыли, являются затратами общества и не могут быть включены в налоговую базу по НДФЛ конкретных работников заявителя. |
| Постановление ФАС Поволжского округа от 10.08.2009 по делу N А55-14288/2008 | Положения НК РФ не предусматривают, что израсходованные работниками денежные средства, полученные на предприятии, по которым работник приобрел товар и при этом отчитался перед работодателем о произведенных расходах, подлежат включению в доход работника лишь на том основании, что у общества не предусмотрены представительские расходы. |
| Постановление ФАС Поволжского округа от 10.04.2007 по делу N А72-7503/06-7/283 | Представительские расходы не могут быть признаны выплатами в пользу физических лиц, так как это, прежде всего, расходы организаций, в связи с чем они не образуют налогооблагаемую базу по НДФЛ. |
| Постановление ФАС Поволжского округа от 24.11.2005 по делу N А65-3726/2005-СА1-37 | Суммы представительских расходов, установленных законодательством (п/п. 22 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации), относятся к компенсационным выплатам, связанным с выполнением работником трудовых обязанностей, и не подлежат включению в налогооблагаемый доход физических лиц (п. 2 ст. 217 Налогового кодекса Российской Федерации). |
| Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 18.06.2009 по делу N А53-14011/2008-С5-14 | Заявитель обоснованно отнес на представительские расходы оплату за проживание в гостинице, обеды, авиабилеты лицам, не являющимся штатными сотрудниками общества. |
| Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 02.07.2003 N Ф08-2313/2003-860А | Выводы суда о том, что представительские расходы не являются доходами физических лиц, а представляют собой расходы банка, произведенные в его интересах, являются обоснованными. |
| Постановление ФАС Уральского округа от 19.01.2012 N Ф09-9140/11 по делу N А50-3964/2011 | Доказательства, подтверждающие факт проведения предпринимателем корпоративного праздника, инспекцией не представлены, из оспариваемого решения не представляется возможным установить, на основании каких документов налоговым органом сделан вывод о проведении корпоративного праздника. При таких обстоятельствах суды правомерно заключили, что спорные расходы предпринимателя связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, то есть являются обоснованными. |
| Постановление ФАС Уральского округа от 15.06.2006 N Ф09-4994/06-С2 по делу N А60-33045/05 | Инспекция пришла к выводу о нарушении предприятием положений ст. 208, 210, 226 Кодекса в связи с невключением в совокупный доход отдельных работников представительских расходов, расходов на проведение праздничного мероприятия. Суды, признавая недействительным решение инспекции в указанной части, исходили из того обстоятельства, что денежные средства, выдаваемые физическим лицам на указанные расходы, не являются их доходом или иным вознаграждением. |
| Постановление ФАС Уральского округа от 03.09.2007 N Ф09-7059/07-С2 по делу N А60-2008/07 | Оплата проживания в гостинице физическому лицу, не являющемуся сотрудником общества, на основании имеющихся в деле документов и с учетом подп. 22 п. 2 ст. 264 Кодекса отнесена к представительским расходам и не может рассматриваться в качестве дохода этого физического лица, подлежащего обложению НДФЛ |
| Постановление ФАС Центрального округа от 18.08.2004 N А64-1002/04-13 | В Налоговом кодексе РФ нет статьи, где однозначно было бы сказано, что представительские расходы, в данном случае, оплата питания участников совещания, являются налогооблагаемым доходом физического лица |
Таким образом, учитывая накопленный опыт проверок расходов, ревизионными комиссиями в организациях, бухгалтерии необходимо ответственно подходить к вопросам документирования всех расходов, осуществляемых наличным путем во избежание отстаивания своей позиции в арбитражном суде.
Работа государственных контролирующих органов, аудиторов или подобных им структур, создаваемых внутри компаний, может выражаться в проведении проверок и ревизий. Что они собой представляют?
Факты о проверках
Проверка - это метод контроля деятельности организации, который заключается в изучении ее документов и оценке качества отчетности за конкретный период. Главная цель контролирующих органов в данном случае - выявить формальные несоответствия источников, отражающих финансовые и хозяйственные операции фирмы, требованиям законодательства и локальных нормативных актов.
Проверки могут быть плановыми и внеплановыми, выездными и камеральными. В чем особенности каждого их типа?
Плановые проверки проводятся в соответствии с графиком, который заранее известен проверяемой фирме. Если данные мероприятия выполняются государственными органами, то их расписание обычно заблаговременно опубликовывается - например, на сайте ведомства.
Внеплановые проверки, в свою очередь, проводятся не по графику, а по причине объективной необходимости. К примеру, если в контролирующее ведомство поступила информация о том, что предприятие что-то нарушает.
Выездные проверки предполагают визит контролирующих лиц на территорию проверяемого объекта, требуют обеспечения доступа инспекторов к документам, которые находятся в архиве организации и в общем случае не передаются за пределы фирмы.
Камеральные проверки - те, которые проводятся без выезда контролирующих лиц на территорию проверяемой организации. В этом случае изучаются документы, находящиеся в распоряжении ведомства, осуществляющего контроль.
Факты о ревизиях
Ревизия , как и проверка, также является методом контроля деятельности организации. Но ее особенность в том, что контролирующие органы могут не только смотреть документы и отчетность фирмы, но и изучать фактическое содержание ее хозяйственных операций. При ревизии нередко используется большое количество инструментов - начиная от формальной сверки документов и заканчивая контрольной закупкой товаров.
Главные цели ревизии - выявление ошибок в системе финансового и хозяйственного управления организацией, а также допущенных нарушений норм законов, под юрисдикцию которых попадает коммерческая деятельность фирмы. При этом для их достижения в числе прочих мер, как правило, применяется анализ документов - то есть производится проверка, которая становится частью ревизии.
Как и проверки, ревизии также могут быть плановыми и внеплановыми. Но практически всегда они выездные, поскольку контролирующим органам, как правило, требуется доступ в производственные помещения проверяемых организаций.
Сравнение
Основное отличие проверки от ревизии в том, что первый метод контроля - в достаточной мере узкий по содержанию, а второй - широкий. При проверках исследуются главным образом документы. При ревизии - могут изучаться также и хозяйственные процессы, фактическое содержание хозяйственной деятельности фирмы.
Но стоит отметить, что на практике содержание проверок (особенно если речь идет о работе государственных контролирующих органов) может быть очень емким. Например, визит инспекторов Роспотребнадзора нередко бывает весьма обстоятельным. Ведомство способно проверить не только документы, но также, как вариант, и качество товаров или оказываемых компанией услуг. Проверка Роспотребнадзора будет, таким образом, фактически ревизией.
Еще один важный нюанс, на который полезно обратить внимание, - разграничение контрольных мероприятий на проверки и ревизии свойственно главным образом бюджетной сфере. То есть если речь идет о контроле над деятельностью частных предприятий (со стороны государственных, аудиторских или внутрикорпоративных структур), для обозначения соответствующих ему мероприятий почти всегда используется термин «проверка».
Изучив то, в чем разница между проверкой и ревизией, отразим выявленные нами критерии в небольшой таблице.
